iş analizi

İŞ ANALİZİ VE

ORGANİZASYON EL KİTABI

NURETTİN YARAŞIR

İÇİNDEKİLER

İÇİNDEKİLER

1-Eğitimin amacı

2-İş analizi

3-İş analizi ne zaman yapılır?

5-İş analizi yöntemleri

7-Organizasyon el kitabı

4-İş analizi aşamaları

6-İş analizi çıktıları

8-Neden Organizasyon el kitabı?

9-Sonuç

1-EĞİTİMİN AMACI

İş analizini tanımlamayı,yöntemlerini,önemini,kullanım alanlarını,çıktılarını açıklamayı ve Organizasyon el kitabı uygulamasını anlatmayı amaçlar.

2-İŞ ANALİZİ İş analizi: İş analizi, herhangi bir işi oluşturan görevlerin ve bu görevlerin başarılı bir şekilde

gerçekleştirebilmesi için çalışanda bulunması gereken özelliklerin belirlenmesi amacıyla iş

hakkında sistematik bilgi toplama sürecidir .

Belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir.

YANİ… İŞ ANALİZİ; BİR VERİ TOPLAMA FONKSİYONUDUR…

2-İŞ ANALİZİ

İş analizi teknik bir konu olmasından dolayı, iş analizini yapan kişilerin, belli bir bilgi

birikimine ve iş deneyimine sahip olması gerekir.

İş analizi yapan kişilere “iş analisti” denir. İşletmelerde iş analistleri işletmeden olabileceği

gibi daha profesyonel ve objektif olacağı için çoğunlukla danışmanlık yapan kişilerden destek

alınması tercih edilir.

İş analisti, işi kimin yaptığına ve nasıl yapması gerektiğine karışmaz. O sadece, işin nasıl

yapıldığını dikkate alır.

İş analizini kimler yapar?

2-İŞ ANALİZİ

İş analizini yapacak kişiler

İyi bir eğitim almış insan kaynakları yöneticisi

Konu içeriği uzmanları

İş analizcileri

Dış uzmanlar, profesyoneller

İşletme danışmanları

ilk amirler

İşletmenin kalite sistem sorumluları

3-İŞ ANALİZİ NE ZAMAN YAPILIR?

3.Teknolojik ilerlemelerin sonucu olarak işlerin değişmesiyle iş analizi yapılır.

İş analizleri 3 durumda yapılır:

1.Örgütler yeni kurulduğu zaman iş analizi yapılır.

2.Yeni işler oluşturulduğunda iş analizi yapılır.

4-İŞ ANALİZİ AŞAMALARI

Analiz edilecek işler belirlenir

İş analizi amacı saptanır

Analistler seçilir

Bilgi toplama yöntemi belirlenir

İhtiyaç Duyulan bilgi toplanır

Toplanan bilgi analiz edilir

İş tanımları hazırlanır

İş gerekleri hazırlanır

Uygulamaya geçilir

İş analizi aşamaları

5-İŞ ANALİZİ YÖNTEMLERİ

İŞ ANALİZİ YÖNTEMLERİ

Gözlem

Anket

Mülakat

Karma


Gözlem yönteminde iş analizcisi, belirli bir işin gerçekleştirilmesi için personel tarafından

gösterilen davranışları izlemekte veya doğrudan not etmekte ya da daha önceden

hazırlanmış olan kontrol listesini doldurmaktadır.

Başarılı bir gözlem için analist işin akışını bozmamalı

işin normal koşullarda nasıl gerçekleştiğini anlayabilmek için çalışan kişiyle iletişim

kurmamalıdır.

Diğer yandan gözlem değişik zaman ve sürelerde yapılmalı ve çalışanlar iş günü boyunca

farklı zaman aralıklarıyla gözlenmelidir. Çünkü belirli saatlerde çalışanlar daha fazla yorgun

olabilirler

iş analistleri gözlemlerini çalışanlarına mümkün olduğunca fark ettirmeden

yapmalıdırlar(Kamera kullanılabilir).

GÖZLEM

5-İŞ ANALİZİ YÖNTEMLERİGÖZLEM

Yararları: Gözlem yöntemi, önceden çok dikkatli biçimde hazırlanmış bir kontrol listesi kullanılarak

yapıldığında iyi sonuçlar vermektedir.

Gözlem yapılırken, iş ortamı hakkında bilgilerde kolaylıkla alınabilir.

Kısa sürede tamamlanan ve bedensel hareketlerden oluşan işler için uygundur (örneğin

inşaat işçileri)

Sakıncaları: Gözlenen personel, bilinçli biçimde davranışlarını değiştirebilir veya işini abartılı bir biçimde

sunmasına neden olabilir

Düşünsel eylemlerin yeraldığı işleri (yönetim, danışmanlık), bu yöntemle analiz etmek

olanaklı değildir.

İşin tamamlanma süresi çok uzun ise bu yöntemin uygulanması uzun zaman alır.


Mülakat yönteminde, iş analizcisi işin yapıldığı yere giderek, personel ile yüzyüze

görüşmektedir. Bu yöntemde planlı görüşme aracı olarak ankete benzeyen soru formu veya

iş kontrol listesi kullanılmaktadır.

Sorular analizin amaçları ile uygunluk göstermeli

Kullanılan ifadeler açık ve anlaşılır olmalı

Sorular yanıtlayan kişileri yönlendirmemeli ve anlam yükü taşımamalı

Çok özel veya mahrem konulara girilmemelidir

Analist,çalışana bu mülakatı ne amaçla yaptığını açıklamalıdır.

Analist, çalışana doğru bilginin önemini vurgulamalı ve kişinin kendisinden çok işine

odaklaşmasını sağlamalıdır.

Olabildiğince çok kişiden bilgi alınması ve verilen yanıtların aynı işi yapan başka kişilerin

yanıtları ile karşılaştırılıp birleştirilmesi yapılarak mülakatın güvenilirliğini artırılmalıdır.

MÜLAKAT


Yararları: İş analizcisine personelin anlayamadığı soru ve konuları anında açıklama ve net olmayan

yanıtlara müdahale etme olanağına sahiptir,

Görüşme yüz yüze yapıldığından iletişim sorunları doğmamakta, anlaşılmayan yönler açıkca

ortaya konarak doğrusu bulunmaya çalışılmaktadır.

Sakıncaları: Uzun zaman alır (özellikle yönetsel ve profesyonel işlerde).

Maliyeti yüksektir.

Heizenberg etkisi (insanların, görüşmecinin duymak istediğini sandığı yanıtları verme

eğiliminde olması).

Yanıtlayıcının yaptığı işi olduğundan daha zor ve karmaşık gösterme eğilimde olmasıdır

MÜLAKAT


Anket diğer önemli bir iş analiz bilgi toplama tekniğidir. İş analizi yapılırken çok sayıda

kişiden bilgi toplamak gerektiğinde bu teknikten yararlanılabilir

İş analizi anketlerinde öncelikle o işle ilgili yüzlerce etkinlik sıralanır ve çalışanlardan bu

etkinliklerin kendi işleri için geçerli olup olmadığı sorulur.

Ardından kendi işleri için geçerli olan etkinlikleri önem, zorluk ve sıklık boyutlarında

değerlendirmeleri istenilir.

Olabildiğince çok sayıdaki çalışandan elde edilen veriler, istatistiksel olarak analiz edilir.

Böylelikle işin içeriğine ilişkin kapsamlı bilgi toplanır

ANKET

5-İŞ ANALİZİ YÖNTEMLERİANKET

Yararları: Çok sayıda işle ilgili bilginin çok kısa bir süre içinde toplanmasına olanak tanır,

Daha az iş analizi elemanı gerektirir, yani veri toplama maliyeti düşüktür,

İş analizi çalışmalarına daha fazla personelin katılımı sağlanabilir.

Sakıncaları: Personelin iş analizine verdiği yanıtların doğruluğunun anında saptanamaması,

Personelin işini çok iyi bilmesine karşın işinin yalnızca önemli yönlerini belirtmesi

Personelin işini açık biçimde ifade edememesi,

Soruların anlamının personel tarafından yanlış anlaşılabilmesi,

Kişiler sıkıldıklarından dolayı soruları dikkatsizce yanıtlayabilirler


Karma ya da bileşik yöntem, yukarıda sayılan iş analiz yöntemlerinin birarada kullanıldığı yöntemdir.

Karma yöntem,bir yöntemin eksik ve zayıf yönlerini tamamlayacak şekilde diğer yöntemlerle desteklenmesi,yani birden fazla yöntemin aynı anda kullanılması anlamına

gelir.

KARMA


İş analizinde aşağıdaki sorulara cevap aranır;

İşin Ne olduğu

İşin Nasıl yapıldığı

İşin Ne zaman yapıldığı

İşin Nerede yapıldığı

İşin Kim tarafından yapıldığı

5N1K

İş analizinin yapılmadığı işletmelerde;

İşletmede bulunan mevcut işlerin gereklerinin bilinmediği bir örgütte,istihdam edilmek üzere

ne tür vasıflara sahip elemanlara ihtiyaç duyulduğu bilinemez,dolayısıyla sağlıklı bir seçim

yapılamaz.

İş tanımlarının ve iş gereklerinin bulunmadığı işletmelerde elemanların başarılarını ölçmek,

onların ne tür eğitim programlarına ihtiyaçları olduğunu saptamak,yaptıkları işleri sağlıklı bir

şekilde ücretlendirmek de söz konusu değildir.

İş Analizi çalışmasının önemini göstermek için İşe alım firması Robert Half International’ın yaptığı bir araştırmaya göre, süpervizörlerin işteki vakitlerinin %17 sini kötü performanslı ′çalışanların arkasını toplamakla geçiyor. Zira işlerini tam yapmayan, eksik veya yanlışlıklarla yoluna devam eden çalışanları yönetmek ekstra dikkat ve denetim gerektiriyor.

6-İŞ ANALİZİ ÇIKTILARI


İŞ TANIMI Görevler Sorumluluklar İlişkiler İş koşulları

İŞ GEREKLERİ Bilgi Beceri Yetenekler Kişisel özellikler

İŞ ANALİZİ

İŞ TANIMI:İş tanımı, çalışanların yapacağı bir işin içerdiği görevlerin, sorumlulukların ve iş özelliklerinin bütününe denir. İş tanımlarının ortak amacı, işin kimliğini, işlerin ayrıntılı

özelliklerini, diğer işlerle ilişkilerini ve onlardan ayrıldığı yönleri belirlemektedir.

İŞ GEREKLERİ:İş gerekleri;belirli bir işi yerine getirmek için bireylerin sahip olması gereken yetenek ve becerilerdir. Yani,çalışanda aranacak deneyimin,eğitimin,fiziksel ve

zihinsel özelliklerin belirtildiği bir çalışmadır.

İş tanımları; işin profili iken, İş gerekleri;işin istediği çalışan profilidir.




İŞ ANALİZİ

İş tanımı ve iş gerekleri doğru eşleştirmeyen işletmelerin verimli çalışmaları mümkün değildir.


İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ

İŞ SINIFLAMA

ORGANİZASYON ŞEMASI


ÜCRETLEME

PERFORMANS DEĞERLEME

EĞİTİM VE GELİŞTİRME

İŞGÖREN SEÇME


İŞ ANALİZİ

İŞGÖREN SAĞLAMA

İK PLANLAMASI


İŞGÖREN SEÇME: İş analizleri eleman seçme sürecinin önemli bir parçasıdır. Ayrıntılı iş analizleri, belirli bir işin gereksinimlerinin neler olduğunun belirlenmesini sağlar. Böylelikle örgütler iş başvurusunda bulunanlardan ne tür beceriler aramaları gerektiğini belirleyebilirler. İş analizi bilgisinden yararlanılarak, belirlenen kişisel özellikler, bilgi, beceri, yetenekler ve diğer özellikler eleman seçiminde kullanılmaktadır İş analizi yoluyla belirlenen iş performansı ölçütlerinin de seçilecek elemanda bulunması beklenir. İş analizleri olmadan etkili eleman seçme olasılığı ve başarılı seçme programları mümkün değildir

PERFORMANS DEĞERLEME: İşle ilgili performans standartlarının oluşturulması iş analiziyle belirlenmektedir. İş analiziyle belirlenen önemli işle ilgili maddeler ve performans ölçütleri çalışanının performansını değerlerme için geliştirilecek yöntemlerin özünü oluşturur.

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI:Gelecekte gereksinim duyulacak çalışan ihtiyacını saptayarakinsan kaynakları planlamasına yardımcı olmak


ORGANİZASYON ŞEMASININ OLUŞTURULMASI: İş analizi bilgileri, organizasyon yapısı oluşturulurken alınan kararlar için temel teşkil eder.

İŞ SINIFLAMA: Örgüt içerisindeki işlerin sınıflandırılmasında, diğer işlerle ilişkilerinin, benzerlik ve farklılıkların belirlenmesinde, İşlerin yeniden yapılandırılması ve zenginleştirilmesi çalışmalarında iş analizi bilgisinden yararlanılmaktadır.

EĞİTİM VE GELİŞTİRME:Şu anda ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmede ve eğitim programlarının hazırlanmasında,elemanların zayıf ve güçlü yönlerinin ortaya konulması ve bu doğrultuda geliştirilmeleri, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli bilgi, beceri ve yeteneklerinin kazandırılmasında iş analizi bilgisinden yararlanılmaktadır.


İŞ GÜVENLİĞİ VE SAĞLIĞI:Olumsuz çalışma koşullarının ortadan kaldırılması ve iş güvenliği kriterlerinin belirlenmesinde

6-İŞ ANALİZİ ÇIKTILARIÜCRETLEME: Örgütlerin temel amaçlarından biri çalışanlarına kurumun hedeflerine bulundukları katkı oranında ödüllendirilmektir. Bu bağlamda çalışanların adil ve hakkaniyet temelinde ücretlendirilmelerinde iş analizi bilgilerinin önemli bir işlevi vardır. İş analizi yoluyla, eğitim düzeyi, deneyim, özel beceri ya da strese maruz kalma derecesi gibi işin gerektirdiği özellikler belirlenebilir. Böylelikle o işin diğer işlere oranla nasıl ücretleneceği saptanabilir.

İş Tanımı


İş Gerekleri


OARGANİZASYON EL KİTABI

OARGANİZASYON EL KİTABI

İŞ ANALİZİ

7-ORGANİZASYON EL KİTABI


Organizasyon El Kitabı İşletmeler kurulurken amaçlarına ulaşmak ve hedeflerinden şaşmamak için genellikle vizyon ve

misyonlarını ve işletmeyi ilgilendiren diğer önemli konuları yazılı hale getirirler.

İşte bir işletmenin;Misyonunu,vizyonunu,işletme kültürünü,mevcut durum,gelecek hedefleri,

Organizasyon şeması,iş analizleri ve görev tanımları gibi önemli süreçlerin yazılı olduğu kitaba

Organizasyon El Kitabı denir.

İçerdiği bilgiler nedeniyle organizasyonun Anayasasını oluşturur.Dolayısıyla uzmanlar

tarafından doğru ve tam bilgilerle hazırlanmalıdır..


Özellikle yeniden yapılanma,büyüme ve değişim dönemlerinde ihtiyaç duyulan organizasyon

el kitabı;

İşlerin ve görevlerin belirli bir standarda kavuşturulmasını sağlaması

Kurumsal değişimi kolaylaştırması

İnsan kaynakları planlarının hazırlanmasına yol göstermesi

bakımından son derece önemli bir dökümandır.

Organizasyonun el kitabının temel amacı işletmeye ;

hedef gütme kolaylığı

işletmenin tüm süreçlerinde yönetim kolaylığı ve verimlilik sağlamaktır diyebiliriz.

7-ORGANİZASYON EL KİTABIOrganizasyon el kitabı;;

Görev tanımlarını

Organizasyon kısa tarihçesi

Misyonu ve Vizyonu

Mevcut durumunu

İnanç ve değerlerini

Hedeflerini

Birimlerin fonksiyonel politikaları ile ilgili bilgileri

Genel ve ayrıntılı organizasyon şemalarını içerir.

YÖNETİM

Teknik Faaliyetler

Ticari Faaliyetler

Muhasebe Faaliyetleri

Finansal Faaliyetler

Yönetim Faaliyetleri

Planlama

Organizasyon

Yöneltme

Koordinasyon

Kontrol

Örnek Organizasyon Şeması


8-NEDEN ORGANİZASYON EL KİTABI?

İşletmeler , vizyonlarını gerçekleştirmek amacıyla , planlamalar, iş paylaşımları, iş analizleri, görev

tanımları gibi çeşitli, hedef odaklı bir çok süreç izlerler.

Fakat bakıldığı zaman kaç işletme amaçlarına ulaşmak için uyguladıkları bu süreçleri verimli bir

şekilde yönetebiliyor ,tartışılır.

Bu başarısızlığın nedenlerine bakıldığı zaman ise aslında birbirinden farklı olmayan ,

Planlama eksikliği,

Yönetici yetersizliği,

Fikir ve çıkar çatışmaları ,

Üst yönetim ilgisizliği ,

Düzgün tanımlanmayan görev paylaşımları gibi ortak nedenler göze çarpıyor.

İşletmeler, başarısızlığa sebep olan bu ortak etkenleri başarıya ulaştırmak için bir çok yöntem

izleyebilirler.

Organizasyonun El Kitabını Hazırlama bu yöntemlerin en başında gelir ve bütün çözüm

yollarının temelini oluşturur.

Neden Organizasyon El Kitabı?

8-NEDEN ORGANİZASYON EL KİTABI?

Organizasyonun El kitabı ile birlikte hedefler kesin ve net şekilde ortaya konulur, tüm

çalışanlar tarafından benimsenilen hedefler doğrultusunda çalışma planı hazırlanır ve

hedeflere daha çabuk ulaşma imkanı sağlanır.

Organizasyonun El Kitabı ile birlikte daha planlı bir şekilde hareket eden işletmeler gereksiz

süreç ve maliyetlerden kurtulma yoluna giderler ve bu şekilde daha esnek olma potansiyeli

kazanırlar. Böylece daha fazla hareket yeteneği sayesinde çok daha karlı işlere imza atarlar.

Organizasyonun El Kitabı ile birlikte açık olarak belirtilen görev tanımları ile birlikte

departmanlar ve çalışanlar arasında meydana gelen görev ve fikir çatışmalarının önüne

geçilir.

Organizasyonun El Kitabı ile birlikte yapılan planlamalar doğrultusunda, İnsan Kaynakları

departmanı işe alım sürecinde daha bilinçli hareket ederek , boş olan pozisyon için en uygun

adayın seçilmesine dikkat eder. Bu sayede yanlış çalışan seçimin işletmeye vereceği maddi ve

manevi zararların önüne geçilmiş olur.

Neden Organizasyon El Kitabı?

9-SONUÇ

İş analizi sonuçları; İnsan kaynakları yönetiminin tüm

işlevlerine dayanak oluşturur İşlevler arasında tutarlılık sağlar.

Gelişen teknoloji ve hemen her alanda bilgisayar kullanımı, emek yoğun üretimden otomasyona geçişin hızlanması, bir çok alanda uzmanlaşmanın öneminin artması ve insan ihtiyaç ve beklentilerindeki değişim yeni bazı işlerin ve meslek alanlarının doğmasına yol açmakta bu da işlerin yeniden tasarlanmasını zorunlu kılmaktadır

Bu değişim devam ettiği sürece örgütteki işleri yeniden belirlemek, işe uygun elemanları seçmek ve istihdam etmek, onları gerektiği gibi eğitmek, ücretlerini belirlemek, performanslarını değerlendirmek için yöneticilerin her işin özelliğini bilmesi gerekir.. Teknolojinin değişmesi sonucunda örgütler donanımlarını ve donanımın başındaki işgörenleri çağa uydurmak zorunda kalmaktadır.

Bu bakımdan örgütlerin öncelikle yoğun rekabet ortamında ayakta kalabilmesinin temel şartının değişikliklere uymak ve sürekli olarak etkili çalışmalar gerçekleştirmek olduğunu anlamaları daha sonra ise eğitimin başarısının sağlıklı ve tutarlı iş analizlerine bağlı olduğunu kavramaları zorunludur. Bunun için her birimde gerçekleştirilen işler, gereklilikleri ve birbirleri ile ilişkileri bakımından ortaya konması gerekmektedir. Bu ihtiyaçtan doğan iş analizi çalışmaları, örgütlerin belirledikleri vizyon, misyon ve stratejilere ulaşmalarında kritik rol oynayan çalışmalardan biri haline gelmiştir

9-SONUÇ

Küreselleşmenin sonucu olarak işletmeler istediği ürünü istediği ülkeden alabiliyor.Yanıbaşındaki komşu ülke dururken kıtalar ötesi çok uzak bir ülkeden ürünlerini tedarik edebiliyor.Örnek olarak Peru’da beyaz eşya sektöründe faaliyet gösteren işletmeler yanı başında beyaz eşyada çok güçlü (fason üretimde) olan brezilya dururken ürünlerini Türkiyede yaptırıyor. Bunun da temel nedeni maliyettir.

İşte Maliyet avantajı yakalamak için etkin ve verimli çalışmak gerekiyor…. Etkin ve verimli çalışmak için insan kaynaklarına ihtiyaç vardır…. İnsan kaynaklarının da temelini iş analizi oluşturur….

İŞ ANALİZİ, İNSAN KAYNAKLARININ KALBİDİR…KALP NE KADAR SAĞLIKLI OLURSA (İŞ ANALİZİ NE KADAR SAĞLIKLI YAPILIRSA) İNSAN KAYNAKLARI

DA O KADAR SAĞLIKLI(BAŞARILI) OLUR…

9-SONUÇ

İŞ ANALİZİ YAPMIŞ BİR FİRMADA ÇALIŞMANIZ YA DA

İŞ ANALİZİ YAPAN BİR FİRMANIZIN OLMASIDİLEĞİYLE!!!

BENİ SABIRLA DİNLEDİĞİNİZ İÇİN

TEŞEKKÜRLER

iş analizi

Business