IQDoc.Net iratkezelő

Az IQDoc a hazai intézményi és vállalati ügyfelek igényeihez illeszkedik, továbbfejleszthető, rugalmasan bővíthető moduláris alkalmazás. Teljes mértékben alkalmazkodik a Microsoft Office-alapú irodai szoftverekhez, így felhasználóbarát módon illeszkedik a vállalat informatikai környe-zetébe. A többrétegű, szolgáltatásorientált architektúra és a kizárólag Microsoft.NET-alapokon megvalósított rendszer teljes körű iratkezelési funkcionalitást biztosít a felhasználók részére, akik webes felületen egy böngésző segítségével végezhetik el feladataikat. Az IQDoc szoftver alkal-mazási módszereiben és az informatikai támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend megvalósítását célozza meg. Az iratkezelési szabályzatban rögzített iratkezelési rendhez igazítható, rugalmas alkalma-zás. Támogatja az iratkezelési, iktatási feladatok teljes vertikumát (érkezte-tés, átadás-átvétel, iktatás, ügyintézés, kiadmányozás, irattárazás), átfogja minden egyes szervezeti egység iratkezelési tevékenységét. Végigköveti az iratok gazdálkodó szervezeten belüli életútját. Az alkalmazás megmu-tatja, hogy az adott irat hol tart az iratkezelési folyamatban, és megmutatja felelősét, akinél pillanatnyilag található az adott irat.

Üzleti előnyei¦ Az egyes ügyekhez tartozó elektronikus és papíralapú iratok együtt

és egységesen tarthatók nyilván.¦ A központi érkeztetés modulban automatikus szkennelés segítségével

minden küldemény digitalizálása megoldott, ugyanakkor lehetőség van a decentralizált érkeztetési pontokon történő regisztrációra is.

¦ E-mailek, faxok automatikus érkeztetése támogatott.¦ Az elektronikus tartalmak tárolásával, papíriratok digitalizálásával bizto-

sított a vállalati tudásbázis kialakítása.¦ Vonalkódolvasás segítésével az iratok érkeztetése, átadás-átvétele,

keresése gyorsan és könnyen elvégezhető, automatizálható.¦ Az ügyintézés és koordináció minden fázisa elektronikusan támogatott.¦ Lehetőség nyílik a láttamozás, aláírás elektronikus regisztrálására.¦ A vezetők számára elérhető a beosztottak monitorozása.¦ Az iratok teljes életciklusa – a keletkezéstől egészen a selejtezésig,

levéltárba adásig – elektronikusan támogatott.

Az IQDoc.Net iratkezelő alkalmazásnak köszönhetően:¦ az eddig rengeteg energiát és időt felemésztő iratkezelési folyamatok

automatizáltan funkcionálnak,¦ egyszerűbbé válik az iratok, levelek, munkaanyagok visszakeresése,¦ javul a vállalat reakcióideje, pontossága, hatékonysága, mindemellett

a vállalati adminisztrációs költségek is jelentősen csökkennek,¦ a vezetők biztosak lehetnek abban, hogy nem veszhetnek el a számukra

fontos iratok, mivel minden irat elektronikusan is rendelkezésre áll,¦ a felhasználóbarát felületekkel köszönhetően az iratfeldolgozás,

ügyintézés ideje akár felére is csökkenthető,¦ az iratkezelési folyamatok követhetővé válnak, a munkatársak napi fel-

adatai jól szervezhetőek és precízen monitorozhatóak,¦ az iratmozgások átláthatóak, és a digitalizálás eredményeképpen

a papíralapú iratforgalom jelentősen csökken,¦ a hatályos jogszabályoknak megfelelő mederben tartható a vállalati

igények szerint működő iratkezelés.

Az IQDoc rendszer funkcionális felépítése¦ Érkeztető modul: érkeztetési, postázási funkciók, azaz a vállalathoz

beérkezett vagy onnan feladásra kerülő papíralapú vagy küldemények¦ Iratkezelő modul: funkciók, iratok létrehozása, kezelése, ügyintézése,

szervezetek közti mozgatása¦ Központi irattár modul: irattárazással kapcsolatos funkciók, lezárt ügy-

iratok központi tárolása, selejtezése, levéltárba adása¦ Szervezeti adminisztráció modul: az egyes szervezetekhez kapcso-

lódó adminisztrációs feladatok¦ Rendszeradminisztráció modul: a teljes rendszer-adminisztrációja

Érkeztetés

Az érkeztetés az érkeztetési adatok felvitelét, illetve a papíralapú iratok digitalizálását és a rendszerbe történő juttatását jelenti. Opcionálisan lehetőség van elektronikus dokumentumok érkeztetésére is, amennyi-ben az iratkezelési szabályok ezt megkövetelik, illetve lehetővé teszik. Az érkeztető modulban lehetséges a küldemények (központi vagy elosz-tott) érkeztetése a következő támogatással:¦ Nagyteljesítményű küldeményszkennelés, amelynek köszönhetően

minden bontható küldemény digitalizálásra kerül már érkeztetéskor.¦ Automatikus, központi érkeztetőszám-generálás.¦ Küldemények érkeztetőszámmal és vonalkóddal való ellátása.¦ Vonalkód-nyomtatás és -beolvasás.¦ E-mailek automatikus érkeztetése Microsoft Exchange integrációval.

Iktatás, irat- és ügykezelés

Az iratkezelő modulban lehetséges az iratok iktatása és az iratkezelési folyamatok véghezvitele. Az iktatás lehet centralizált vagy decentralizált. Az iktatószám kiosztása centralizált iktatás esetén központosított, de az iktatószám utalhat a szervezeti egységre, az ügyre.A rendszerbe feltöltött dokumentumok és a leíró adatok egy része máso-lásvédelem alá kerül az iktatásra vonatkozó szabályok szerint. A rendszer főszám-alszámos iktatási filozófiát használ. A főszám jelenti az ügy sor-számát, az alszám pedig az irat sorszámát az ügyön belül. A rendszerben tehát ügyeket és hozzájuk tartozó iratokat kezelünk. Az ügy és az iratok is külön állapottal rendelkeznek.

Feladatkiosztás, szignálás

A rendszer támogatja az iratok szignálását, azaz ügyintézőhöz rendelését, ezzel egyfajta feladatkiosztást megvalósítva:¦ Az ügyintéző a feladatlistájában megtekinti a kiszignált feladatát.¦ A feladat megtekintését a rendszer naplózza.¦ Az ügyintéző elvégzi a szükséges feladatot.¦ Az ügyintéző elolvassa az anyagot.¦ Az ügyintéző állásfoglalást készít és csatol (vagy iktat).¦ Az ügyintéző választ készít és iktat.¦ Az ügyintéző a koordinátor felé jelzi a feladat elvégzését

(telefonon/személyesen vagy az erre a célra készült üzenőfüzetben).

Szignáláskor lehetőség van egy szöveges leírás rögzítésére a kiadott fel-adattal kapcsolatban, amiről az ügyintéző e-mail értesítést is kap.A szignálás következtében előálló feladatlista egy személyre szabott iratlista, amellyel minden felhasználó rendelkezik. Ebben olyan elemek jelennek meg, amelyekkel a felhasználónak tennivalója van (ügyintéző, koordinátor vagy aláíró). A feladatok olvasottsága, elintézettsége a rend-szerben monitorozható.

Láttamozás és aláírás

A rendszerben regisztrálhatók a láttamozások és aláírások. A láttamozók és aláírók feladatlistájában megjelennek az aláírandó és láttamozandó iratok. Vezetői felhatalmazással az iktatóhelyi adminisztrátorok regisztrál-hatják az aláírás, illetve láttamozás megtörténtét. A kimenő iratok feladása előtt minden szükséges aláírásnak meg kell történnie az iraton.

Hitelesített elektronikus aláírás

A rendszer támogatja a digitális aláírást és időpecsétet, ami annyit jelent, hogy mind a leíró információkat, mind pedig a dokumentumokat képes ellátni digitális aláírással és időpecséttel a későbbi hitelesség igazolására, valamint ellenőrzésére.

Csatolmányverziók kezelése

A rendszerben a csatolmányok módosítása mindig verziózottan törté-nik. Minden csatolmánynak saját verziószáma van, így a dokumentumok verziói külön-külön is végigkövethetők. Egy csatolmány feltöltésekor, ha már létezik megegyező nevű csatolmány, akkor a rendszer automatikusan a már létező csatolmányhoz hoz létre új verziót. Amennyiben még nem létező csatolmányt töltünk fel, akkor egyes verziójú csatolmány jön létre.

Értesítések kezelése

Az IQDoc rendszer bizonyos események megtörténte esetén e-mail értesí-téseket tud küldeni az érintett felhasználóknak:

Irattári funkciók

Az iratkezelő modul biztosítja a napi szintű munkavégzésből már kima-radó, lezárt ügyiratok kezelését. Ha egy üggyel nincs több teendő, le kell zárni azt a rendszerben. Legkésőbb lezáráskor ki kell tölteni az ügy irattári tételszámát. A lezárt ügyet később irattárba lehet helyezni. Az egy ügyhöz tartozó minden iratot együtt kell irattárazni. Az irattárban el lehet végezni az iratok selejtezését, esetleges megsemmisítését, levéltárba adását, kölcsönzését.

Iratok visszakeresése

A rendszerben minden küldeményhez, ügyhöz és irathoz kapcsolódó metaadat értékeire lehetséges keresni. A keresési feltételek felhasználón-ként, személyre szabottan elmenthetőek. Keresésekkor mindenki azok között az iratok között tud keresni, amelyeket a jogosultságai alapján láthat. A rendszer biztosít továbbá egy rendszer-adminisztrátorok számára elérhető funkciót, amelynek használatával globálisan, a rendszer összes irata között lehetséges keresni.

Statisztikák, lekérdezések

A rendszer lehetőséget biztosít különböző lekérdezések és statisztikák előállítására:¦ Nézetek exportálásával Excelben is lehet statisztikát készíteni¦ A rendszernaplók segítségével tetszőleges statisztika előállítható

a rendszerből¦ Koordinátor szerinti ügyek nézet¦ Felhasználói aktivitási riport¦ Részletes keresések eredményeinek exportálása¦ Érkeztetőkönyv¦ Iktatókönyv¦ Postai küldemények feladójegyzéke

A felületek testreszabása

Az IQDoc rendszerben minden egyes nézet tulajdonságai testre szab-hatóak. A beállításokat a rendszer felhasználónként menti el. Ezáltal beállítható a nézetekben:¦ az oszlopok szélessége,¦ az oszlopok sorrendje,¦ az oszlopok láthatósága,¦ a sorok rendezési szempontjai.

A nézetek szűrhetőek, kereshetőek, valamint egy gombnyomással expor-tálhatók Excelbe.

Jogosultságkezelés

Az IQDoc rendszer jogosultságrendszere rendkívül összetett, aminek köszönhetően a legapróbb részletekig szabályozni lehet az egyes fel-használók jogosultságait.¦ A rendszer körülbelül 40 különböző privilégiumot kezel, amelyek akár

iktatóhelyenként külön kioszthatóak.¦ A rendszer a felhasználók autentikálásához, vagyis azonosításához

Windows integrált autentikációt alkalmaz, vagyis indulásakor az IQDoc rendszer.

¦ A Windows operációs rendszerbe való bejelentkezésekor használt neve alapján azonosítja az aktuális felhasználót, így a felhasználónak nem kell sem bejelentkezési nevet, sem jelszót megadnia a rendszer eléréséhez.

¦ A felhasználók szerepköreinek beállítására a rendszer biztosít közvetett, AD-n keresztüli beállítási lehetőséget is.

Naplózás

Az IQDoc rendszer aprólékos naplózási rendszerrel rendelke-zik. Az IQDoc-ban mindennek nyoma marad, és minden esemény visszakereshető.

Kétszintű naplózást valósít meg a rendszer:¦ Globális, rendszerszintű eseménynapló, ahová minden esemény

belekerül.

¦ Küldemény-, ügy- és iratszintű napló: élettörténet. Ide csak irathoz kapcsolódó kerülnek be, viszont a naplóbejegyzések részletesebbek és informatívabbak.

Vonalkódkezelés

Az IQDoc rendszer képes együttműködni vonalkódnyomtatóval és vonal-kódolvasóval, valamint vonalkódrendszert képes használni a küldemé-nyekhez és iratokhoz kapcsolódóan. A vonalkódok használata jelentősen meggyorsítja az iratok azonosítását és visszakeresését.

Amennyiben felkeltettük érdeklődését, kérjük, keresse ügyfélmenedzserét, vagy látogasson el a www.t-systems.hu weboldalunkra.