iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · web viewКиїв - до 50...
TRANSCRIPT
![Page 1: iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · Web viewКиїв - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070701/5e5d923f1a458610f54aad25/html5/thumbnails/1.jpg)
Специфікації та вимоги до постачальників послугТендер №UA1-2018-2017 на організацію підсумкового заходу компонентів соціального
згуртування та розбудови потенціалу громадських організацій в рамках проекту«Сприяння відбудові та сталому розв’язанню проблем ВПО та
постраждалого від конфлікту населення в Україні»
1. Місце проведення: готельний комплекс *3/*4 у Київській області, віддаленість від м. Київ - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті (не довше однієї години в дорозі). Заклад має розмістити 150 гостей. Перевага надаватиметься готельним комплексам, які зможуть прийняти усіх учасників (забезпечити проживання для всіх учасників на території комплексу) та які мають конференц-залу на своїй території, що відповідає усім нижченаведеним вимогам до приміщення. Обов’язковою вимогою є наявність на території обраного місця проведення пандусів та зручностей для людей з інвалідністю (на візках).
2. Дати: захід відбуватиметься 1 червня 2018 року, проживання для учасників забезпечується у період: 31 травня 2018 -2 червня 2018 року (заїзд 31 травня, виїзд 2 червня).
№ Найменування Кількість Коментар
ПРОЖИВАННЯ1. 66 двомісних номерів
включно зі сніданком для 135 осіб, 2 добиЗаїзд 31 травня 2018, виїзд 2 червня 2018 року
132 номерo/ді
б
Номер передбачає двомісне розміщення, роздільні ліжка. Категорія «стандарт». В разі відсутності достатньої кількості номерів категорії «стандарт», допускається пропозиція номерів вищих категорій. Один двомісний номер має бути адаптований для людей на візочках.
2. 3 одномісних номери включно зі сніданком для людей з інвалідністю для 3 осіб, 2 доби Заїзд 31 травня 2018, виїзд 2 червня 2018 року
6 номеро/ді
б
Номер передбачає одномісне розміщення. Категорія «стандарт». В разі відсутності достатньої кількості номерів категорії «стандарт», допускається пропозиція номерів вищих категорій. Одномісні номери мають бути адаптовані для людей на візках.
ХАРЧУВАННЯ3. Обід для 150 осіб, 1
червня 2018 року150 Формат «банкет», розсадка гостей за столами в
оптимальному для місця проведення форматі. Порційні 3 страви – закуски (салат), суп, основна страва. Обід також передбачає напої – чай, кава чи сік, узвар. Пропоноване меню необхідно додати до комерційної пропозиції. Попередній час*: 13:00-14:00
4. Вечеря для 150 осіб, 1 червня 2018 року
150 Формат «фуршет», розсадка гостей за столами в оптимальному для місця проведення форматі. Пропоноване меню необхідно додати до комерційної пропозиції. Попередній час*: 19:00-21:00
5. Вода в пляшках: 1 літр/день для 150 осіб, 1 червня 2018 року
300 пляшок 2 пляшки по 0,5 л на день, 30% газованої та 70% негазованої. Вода повинна бути на столах під час першої та другої частин заходу.
6. 2 кава-паузи для 150 осіб під час заходу 1
300 Пропоноване меню кава-пауз необхідно додати до комерційної пропозиції.
![Page 2: iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · Web viewКиїв - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070701/5e5d923f1a458610f54aad25/html5/thumbnails/2.jpg)
червня 2018 року Кава-пауза повинна відбуватись у суміжному з конференц-залою приміщенні.Попередній час* 1 кави-паузи: 11:00-11:30Попередній час* 2 кави-паузи: 15:30-16:00
КОНФЕРЕНЦ-СЕРВІС7. Конференц-зала з
обладнанням до 300 посадочних місць 1 червня 2018.
1,5 дні
Конференц-зала, розміром до 800 м2 або меншої площини з можливістю розміщення 150 осіб за столами по 10-15 чоловік під час першої частини заходу. Під час другої частини заходу важливо забезпечити перестановку столів/стільців для роботи в 5 міні-групах по 30 осіб. Може розглядатись варіант роботи в міні- групах у суміжних приміщеннях меншої площини за умови місткості до 30 осіб під час проведення другої частини заходу.Попередній час початку*: 9:00 – 9:30 (прибуття та реєстрація учасників)Попередній час закінчення*: 19:00. Важливо, щоб дане приміщення мало рівну й гладку підлогу, як варіант – плитка або ламінат, паркет, проте не ковролін для формування тимчасової зони для гри в боче. Може розглядатись варіант проведення гри в боче в іншому прміщенні – мінімальна площа примішення 4*6 м, вимоги до підлоги як зазначено вище. Попередній час проведення* гри в боче – 13:30-14:00, 17:30-18:00.Конференц-зала має бути доступною починаючи з 31 травня 2018 року, 16:00 для тестування обладнання й розстановки столів.
8. Оренда обладнання та меблів для заходу на 1 червня 2018 року повинно включати:• 2 демонстраційні екрани; • 2 проектори;• 2 активні звукові системи (колонки);• 5 мікрофонів;• 2 ноутбуки;• обладнання для синхронного перекладу для 150 учасників;• 5 фліпчартів;• маркери для 5 фліпчартів; • 5 блоків паперу для фліпчартів;• 1 сучасна кафедра для виступу спікерів та демонстрації презентацій;• пульт для
1,5 дні Активна звукова система «під-ключ», включає 2 колонки потужністю для забезпечення звукового покриття у пропонованому конференц просторі відповідно до площі приміщення. Система повинна включати в себе всю необхідну комутацію: подовжувачі, а також мікшер для підключення всіх мікрофонів.Дане обладнання повинно бути наявним та відповідно налаштованим. Починаючи з 31 травня 2018 р., у переддень заходу.
![Page 3: iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · Web viewКиїв - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070701/5e5d923f1a458610f54aad25/html5/thumbnails/3.jpg)
презентацій;• принтер/сканер або МФУ;• безперебійний інтернет;• кондиціонер;• 2 реєстраційні столи та 6 стільців;• Скотч будівельний для маркування тимчасової зони для гри в боче;
9. Оформлення приміщення: повітряними
кульками білих та синіх кольорів із відповідною символікою Європейського союзу та логотипом МОМ, у вигляді гірлянди по 4 кульки в 1-му ряду;
прапорці настільні з логотипами Європейського союзу та МОМ, формат А5 на металевій ножці.
40 пог/метрів
40 прапорців (по 20 шт. кожного)
Кулькова гірлянда повинна бути в білому та синьому кольорах із відповідною символікою ЄС та МОМ. Логотипи для друку на кульках будуть надані окремо.Гірлянда може бути розміщена біля фотозони (бренд-волу), або прикрашати місце виступу спікерів та місце проведення кава-пауз.Розстановка прапорців є прямопропорційною кількості столів на яких вони будуть розташовуватись та за якими будуть сидіти учасники заходу. Також прапорці мають бути на столах реєстрації та місці проведення кави-пауз.
10. Бренд-вол (прес-вол) 3000мм*3000мм, повний колір, з логотипами, назвою проекту та заходу із забезпеченням відповідної металевої конструкції для монтажу
1 Дизайн полотна буде наданий МОМ окремо
РОЗДАТКОВІ МАТЕРАЛИ11. Блокнот з логотипами
та назвою проекту та заходу, повний колір - формату А5, внутрішній блок - 50 аркушів, папір - 80г, 4+0, обкладинка - крейдований картон 300 г/м2, на металевій пружині
150 Макет надається МОМ додатково
![Page 4: iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · Web viewКиїв - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070701/5e5d923f1a458610f54aad25/html5/thumbnails/4.jpg)
Обкладинка Внутрішній папір(лицьовий бік)
Обкладинка(звороній бік)
12. Іменні бейджі на стрічці для 150 учасників розміром 148*105 мм
150 Список учасників для іменних бейджів надається МОМ додатково.
13. Еко-ручка з нанесеними логотипами та назвою проекту та заходу,1+0, колір ручки темно-синій
150 Макет ручки надається МОМ додатково
14. Картонна папка з логотипами та назвою проекту та заходу, матова ламінація, 4+0 (формат А4, з двома клапанами, з прорізом для візиток), 350 г/м2
150 Макет надається МОМ додатково
![Page 5: iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · Web viewКиїв - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070701/5e5d923f1a458610f54aad25/html5/thumbnails/5.jpg)
15. Друкована мапа розсадки учасників з логотипами та назвою проекту та заходу , формат А4 на офісному папері, А4, 80г/м2, колір, односторонній друк,
150 Текст для мапи надається МОМ додатково
16. Порядок денний з логотипами та назвою проекту та заходу, на офісному папері, А4 80г/м2, колір, односторонній друк
150 Текст порядку денного надається МОМ додатково
17. Текстильні сумки бежевого кольору з повнокольоровим друком брендингу проекту та логотипів, розмір: 42 см * 35 см, вертикальний
150 Макет надається МОМ додатково
18. Індивідуальні подяки за участь у проекті на металевій основі з назвами 49 громад та 25 громадських організацій. Металева поверхня, дерев’яна основа розмірами 220*300 мм
74 подяки Індивідуальні списки та дизайн подяки будуть надані МОМ додатково
![Page 6: iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · Web viewКиїв - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070701/5e5d923f1a458610f54aad25/html5/thumbnails/6.jpg)
ТРАНСФЕР19. Трансфер учасників
заходу: «залізничний вокзал – місце проведення» (7 трансферів для 135 чоловік); «місце проведення – залізничний вокзал» (7 трансферів для 135 чоловік ).
14 трансферів
Забезпечення трансферу учасникам заходу 31 травня 2018 та 2 червня 2018 маршрутом: Залізничний вокзал у м. Київ – місце проведення заходу – залізничний вокзал. Оскільки серед учасників заходу будуть люди з інвалідністю (на візках) – 4 особи, важливо забезпечити зручності для їхнього пересування та трансферу.Координація та складання графіків відбуття, прибуття учасників та інші питання логістики залишаються за організаторами заходу
ПЕРСОНАЛ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ ТА СУПРОВОДУ ЗАХОДУ20. 1 модератор (ведучий
заходу) 10 люд/год Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати
резюме.21. 5 фасилітаторів для
роботи в групах (з 14:00 до 17:00)
15 люд/год МОМ надасть із порядком денним розклад залучення персоналуФасилітатори, які працюють в групах повинні бути обізнаними в тематиках: адвокація прав ВПО та постарждалого населення, сталого розвитку громад. Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме пропонованих фасилітаторів
22. 2 адміністратора для забезпечення реєстрації учасників заходу та допомозі в залі у першій частині заходу1 червня 2018 року з 8:00 до 13:00
10 люд/год 2 особи залучені для реєстрації учасників, а також допомагають модератору у проведенні першої частини заходу. Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме
23. Послуги фотографа, 1 червня 2018 року з 9:00 до 18:00
8 люд/год Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме
24. Послуги синхронного перекладу, 2 перекладачі, 1 червня 2018 року, з 9:00 до 18:00
16 люд/год Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме
* Детальна програма заходу та сценарій буде надана МОМ пізніше.
Додаткові вимоги:
Просимо подавати кілька варіантів місць проведення заходу, вказуючи назву місця проведення, що пропонується до розгляду;
Пропоноване меню обіду, вечері та кава – пауз необхідно додати до комерційної пропозиції;
Додати резюме для додаткового персоналу, який здійснюватиме супровід заходу; Присутність як мінімум 1 представника від організаторів обов’язкова протягом всього
терміну проведення заходу з 16-00 20 травня 2018 по 22 травня 2018. Вимоги до поліграфічної продукції: • у встановленому порядку, беручи до уваги
призначення, інформацію до розміщення, якість, вартість та кількість поліграфічної продукції, замовленої МОМ. Виконавець повинен своєчасно виготовити зазначену вище продукцію (впродовж 2 календарних тижнів після дати підписання контракту). Виконавець повинен надати зразки поліграфічної продукції.
![Page 7: iom.org.uaiom.org.ua/.../tehnichne_zavdannya_noua1-2018-2017.docx · Web viewКиїв - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті](https://reader036.vdocuments.mx/reader036/viewer/2022070701/5e5d923f1a458610f54aad25/html5/thumbnails/7.jpg)
Специфікації комерційних пропозицій учасників тендеру повинні бути еквівалентними вищенаведеним вимогам.
Комерційна пропозиція повинна бути дійсною не менше 30 календарних днів з дати закриття тендеру, про що повинно бути зазначено в комерційній пропозиції.
Вартість послуг в комерційних пропозиціях вказується в гривнях.
Необхідно звернути увагу також на те, що ціни на послуги в комерційних пропозиціях вказуються без ПДВ. Пропозиції, подані з ПДВ, будуть відхилені.
Комерційні пропозиції, які не відповідають цим вимогам не будуть враховані МОМ.