I t  A ti  & Inventory Accounting & Management for Company X

Contents: IntroductionWh  i  i   d P   f i What is inventory and Purpose of inventory

Inventory Recognition. Risks associated with inventory. Inventory Controls. Inventory Cost Structure. Reporting requirements for inventory.Reporting requirements for inventory. Inventory Audit.

6/7/2012 2Hamdy Rashed, CMA, CAPM

IntroductionThis presentation is prepared for justifying the relation‐ships between Finance and Accounting function and ships between Finance and Accounting function and Supply Chain and Logistics function in order to make the transactions process between two different functions the transactions process between two different functions goes in harmony to achieve entity’s overall objectives, and to increase the effectiveness and efficiency of each ydifferent function.This presentation does not cover the initial purchase for This presentation does not cover the initial purchase for inventory, it covers the inventory management in details and supply chain in summary.pp y y

6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 3

What is inventoryy A physical resource of items held in stock with the intent of using it for drilling wellsintent of using it for drilling wells.

P   f h ldi   k Purpose of holding stock. Economies of purchasing (Discount, hedge) Transportation savings  Meet variations in drilling well needs.g

6/7/2012 4Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Recognizing inventoryg g y Material in Transit and Incoterms 2000

FOB FOB

CIF\CFR

Ex‐Work seller’s premises or buyer’s premises/DDP

6/7/2012 5Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Recognizing inventoryg g y Inventory owned by Company and held in the warehouse or sitewarehouse or site.

Consignment held in the warehouse or site.

6/7/2012 6Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Risks and Inventoryy Risk of transporting stocks

D Damage

Risk of holding stock Inventory growing at a rate greater than needs. Obsolescence Missing or stolen materials. Damage

Drilling operation stoppage. High purchasing cost.g p g

6/7/2012 7Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Inventory ControlsyInventory controls should be designed and evaluated by COSO or any Internal Controls Framework.any Internal Controls Framework. Procure inventories based on final drilling program and 

considering the lead time from requesting the materials and received them in the entity’s premise

Maintaining inventory recording system (Inventory receipt and issuance authorization  documentation  tracking records)issuance authorization, documentation, tracking records)

Potential cost and benefits of large purchases Physical count Physical count Storage safety environment.

6/7/2012 8Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Inventory Costing Formulay g FIFO

Th   t i l  th t   fi t i    fi t  t The materials that are first‐in are first out The Drilling well is charged by old inventory priceTh   i i   k   h d i   l d b d    The remaining stock on hand is evaluated based on current price.

Specific Identification. For small number of items For small movement of items.

6/7/2012 9Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Reporting Requirementsp g q International Financial Reporting Standards (IFRS).

Fi i l St t t   d di l Financial Statements and disclosures.

( ) Production Sharing Agreement (PSA). Statement of Expenditures (SOE). List of inventory held by the Company. Cost Recovery Statements (CRS).

Joint Operation Agreement (JOA)J p g (J ) Joint Interest Billing (JIB).

6/7/2012 10Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Reporting Requirements ‐ Contp g q Internal Reporting.

A ti   Accounting purposes Drilling & Management purposes

6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 11

Audit on Inventoryy International Standards on Auditing (ISA)

Audit samplesAudit samples Testing controls Substantive test (Analytical procedures 

and Test of details) Audit Report.  P d i  Sh i  A   d C  R  A di Production Sharing Agreements and Cost Recovery Audit. Audit Samples Review the documents  approval and calculations Review the documents, approval and calculations. Checking how far from budget. Cost Recovery Audit Reporty p

6/7/2012 12Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Audit on Inventory ‐ Continuedy Joint Operation Agreement and Joint Venture Audit.

A dit S l Audit Samples Review the documents .Ch ki  h  f  f  b d Checking how far from budget.

Checking the existence of inventoryJ i  V  A di  R Joint Venture Audit Report

Audit is checking some financial assertions (e.g. E i   hi  A   d V l i )Existence, ownership, Accuracy and Valuation)

6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 13

Recommendations1 Keeping drilling materials owned by entity in different records from consignments, rental materials.g ,

2 Using consistent stock code over years.3 Applying FIFO method for evaluating drilling materials in 3 pp y g g gagreement with Corporate policy.

4 Recording the drilling materials owned by entity to LLI then issued from LLI except for consignment and rental then issued from LLI except for consignment and rental items that should be direct well cost.

5 Establishing new policy or updating the current policy to 5 Establishing new policy or updating the current policy to cover the physical count, inventory reports, normal and abnormal inventory variances (shortage or overage) and h  t  t t  h  i   d  f t   f th   hhow to treat such variances, and safety of the warehouses.

6/7/2012 14Hamdy Rashed, CMA, CAPM

Recommendations ‐ Continued6 Coordinating with Drilling management that have clear drilling plan program  to determine the required materials 

ll d l d d dper well and giving Logistics proper lead time to order and receive the materials.

7 Inventory records and Purchase orders records should have 7 Inventory records and Purchase orders records should have adequate information and common references between other records with Finance and our Customs Authority’s records to have easily and proper reconciliations between records to have easily and proper reconciliations between the records.

8 Performing physical count on frequently basis, reconcile it to the inventory records and adjust the variances obtain the to the inventory records and adjust the variances obtain the approval for variances from the proper parties as per the agreements.

6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 15

Recommendations ‐ Continued9 Transferring excess materials between licenses 

t d b  C t   th  th   h i  th  operated by Corporate rather than purchasing the materials with considering the risk of price t f itransferring.

10 Looking at the potential cost and benefit for any l   h   d   d f d       large purchases made, and find ways to save money for the entity.

6/7/2012 Hamdy Rashed, CMA, CAPM 16