Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas Inventario de... · Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO
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Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02 FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Recursos académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento del Servicio Tabla de contenido 1. OBJETIVO .................................................................................................. 2 2. ALCANCE ................................................................................................... 2 3. NORMATIVIDAD ......................................................................................... 2 3.1. Directrices ...................................................................................... 2 3.2. Lineamientos .................................................................................. 2 4. RESPONSABILIDADES ................................................................................. 2 4.1. Responsable del proceso .................................................................. 2 4.2. Responsabilidades ........................................................................... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................ 3 5.1. Diagrama de flujo: Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas ............ 3 5.2. Descripción de actividades: Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas 3 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................... 6 8. INDICADORES ............................................................................................ 6 9. RIESGOS ................................................................................................... 8 10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 8 11. APROBACION ............................................................................................. 8
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Tabla de contenido
1 OBJETIVO 2
2 ALCANCE 2
3 NORMATIVIDAD 2
31 Directrices 2
32 Lineamientos 2
4 RESPONSABILIDADES 2
41 Responsable del proceso 2
42 Responsabilidades 2
5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES 3
51 Diagrama de flujo Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas 3
52 Descripcioacuten de actividades Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas 3
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6
8 INDICADORES 6
9 RIESGOS 8
10 CONTROL DE CAMBIOS 8
11 APROBACION 8
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
1 OBJETIVO
Inventariar el material bibliograacutefico que se encuentra en el Sistema de Bibliotecas en la modalidad de coleccioacuten abierta y reserva
2 ALCANCE
El proceso inicia definiendo la coleccioacuten que se va a inventariar y finaliza con el enviacuteo de un reporte del material inventariado y perdido a Auditoriacutea
3 NORMATIVIDAD
31 Directrices
PDI Implementar procesos productivos y tecnoloacutegicos de calidad
32 Lineamientos
Realizar muestra anual de material bibliograacutefico a traveacutes del proceso de inventario fiacutesico
para establecer la cantidad de recursos que no estaraacuten disponibles en el servicio
Elaborar cronograma de inventario determinando fechas y personal responsable
Anualmente se realizaraacute una capacitacioacuten pre-inventario
4 RESPONSABILIDADES
41 Responsable del proceso
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
42 Responsabilidades
Auxiliares de Biblioteca Recibe capacitacioacuten sobre toma fiacutesica de inventario Inicia toma fiacutesica de inventario con la herramienta asignada debe realizar una lectura de coacutedigos de barras cuyo registro en la maacutequina de inventario asegure que se realizoacute el inventario Informar en planilla de avance de inventario inconvenientes con redes o lectura de coacutedigos de barras
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Gestores de Servicio de Informacioacuten Recibe la capacitacioacuten y cronograma de inventario distribuye auxiliares en su aacuterea para toma fiacutesica lleva control de avance de inventario Recibe reporte de faltantes para proceder a ubicacioacuten manual e inventario Reporta faltantes definitivos Jefe Administrativo Elabora el reporte tomado del sistema Symphony donde se incluye las colecciones a ser inventariadas de acuerdo a las etapas definidas para pre-inventario (cronograma preinventario toma fiacutesica reporte de faltantes Reporte inventario) inventario y post-inventario resultados Jefe de Servicios de Informacioacuten
Avala inicio de toma fiacutesica de inventario seguacuten cronograma -Recibe y revisa listado de
material bibliograacutefico a inventariar
Revisa informes de toma fiacutesica y presenta informe final de inventario donde debe reportar
el comparativo entre el material inventariado y el faltante respecto a los informes de pre-
inventario
Solicita cambio de estado de material perdido e inicia proceso de recuperacioacuten por compra
o por pago de multa
Jefe y Coordinador de Servicios de Informacioacuten
Presenta cronograma de inventario y personal a cargo de realizarlo
Capacita a todo el personal del aacuterea de Servicios sobre la metodologiacutea para realizar el
inventario
Informa sobre terminacioacuten de inventario
5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES
51 Diagrama de flujo Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas
52 Descripcioacuten de actividades Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas
ENTRADA Lisita de recursos a inventariar
PROVEEDOR Coordinador de Servicios de Sistema de Bibliotecas
SALIDA Informe de inventario consolidado (incluye recursos inventariados y perdidos)
CLIENTE Auditoriacutea
rcperez224
Archivo adjunto
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas (Institucional) - Organizational Process Diagramjpg
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
No ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Preparacioacuten de inventario
Se establece el cronograma los recursos tecnoloacutegicos necesarios y se realizan capacitaciones para realizar el inventario de colecciones Se promueve la divulgacioacuten del cronograma de inventario Esa actividad la puede realizar tanto el Coordinador de Servicios como el Jefe de Servicios
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
2 Generar y enviar lista de recursos a inventariar
Se genera la lista de la coleccioacuten a inventariar y se enviacutea al Coordinador de Servicios para su revisioacuten
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Lista de recursos a inventariar
3 Validar lista de recursos a inventariar
Se revisa la lista filtrando los tipos de iacutetems a inventariar
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
4 Realizar ajustes y solicitar nuevo reporte
Se realizan los ajustes necesarios y se le solicita al aacuterea Administrativa generar nuevamente el reporte
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
5 Remitir lista
Se le remite la lista a Auditoriacutea a la Direccioacuten de Sistema de Bibliotecas y al Gestor de cada sala y cada biblioteca encargado de hacer el inventario
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
6 Hacer inventario
Con base en la lista de recursos a inventariar y recursos de inventariado como maacutequinas pocket colection planillas de avance de inventario sentildealadores guantes y tapabocas se realiza el inventario en cada sala o biblioteca
AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS
Symphony
7 Notificar fin de inventario
Se notifica al Coordinador de Servicios y al Jefe Administrativo la terminacioacuten de la toma fiacutesica del inventario de su respectiva aacuterea
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
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Generar y enviar informe de material inventariado por salabiblioteca
Se genera un informe del material inventariado de los recursos faltantes por cada sala o biblioteca y se enviacutea al Gestor de cada sala por correo electroacutenico
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Informe de material inventariado por sala
9 Determinar si hay faltantes
Se cruza la lista de material a inventariar y el Informe de material inventariado para determinar si hay recursos faltantes por inventariar
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
10 Verificar nuevamente el inventario
Se revisa la coleccioacuten de acuerdo a la numeracioacuten topograacutefica Los recursos faltantes localizados se deben apartar para hacer un nuevo inventario
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
11 Revisar uacuteltimo preacutestamo registrado del material
En caso de que no se localicen los recursos faltantes se revisa en el sistema Symphony el uacuteltimo preacutestamo registrado del material bibliograacutefico y el uacuteltimo inventario en el que se registroacute Esta informacioacuten se debe relacionar en la planilla respectiva de inventario como informe final Si durante la buacutesqueda se ubica material de igual forma se debe relacionar UBICADO y NO ENCONTRADO
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Symphony
12 Generar informe de perdidos e inventariados
Se genera un informe con la informacioacuten de los recursos considerados perdidos y de los recursos inventariados Este informe se le enviacutea a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario
13 Consolidar reportes de todas las salas
Se consolidan todos los informes de inventario de cada sala en un solo documento
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario consolidado
14 Cambiar estado a perdido
Por solicitud del Jefe de Servicios la unidad de Anaacutelisis de Informacioacuten debe cambiar el estado del material a perdido en Symphony
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Symphony
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
15 Enviar a Auditoriacutea Se enviacutea el informe de inventario consolidado a Auditoriacutea por correo electroacutenico
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6 DEFINICIONES
Inventario Proceso de verificacioacuten a traveacutes de la toma fiacutesica de los recursos bibliograacuteficos fiacutesicos
que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas para detectar
material bibliograacutefico faltante Determinados los faltantes se procederaacute a su adquisicioacuten
Reporte de faltantes Relacioacuten de material bibliograacutefico no inventariado
Reporte de inventario Listado de material bibliograacutefico donde se describe el tiacutetulo autor nuacutemero de clasificacioacuten Dewey coacutedigo de barras fecha creacioacuten del registro tipo de material ubicacioacuten habitual Biblioteca
Symphony Sistema Integrado de Gestioacuten de Bibliotecas recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y o electroacutenico
Toma fiacutesica Proceso de lectura de coacutedigos de barras ubicados en el material bibliograacutefico para su inventario
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8 INDICADORES
FIC
HA
DE
L
IND
ICA
DO
R
PEacuteRDIDAS DE RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-021
Responsable del indicador
Jefe de Servicios de Informacioacuten
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
ISO-9001_2008
Manual de inventario Sistema de
Bibliotecas
PDI Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
1 OBJETIVO
Inventariar el material bibliograacutefico que se encuentra en el Sistema de Bibliotecas en la modalidad de coleccioacuten abierta y reserva
2 ALCANCE
El proceso inicia definiendo la coleccioacuten que se va a inventariar y finaliza con el enviacuteo de un reporte del material inventariado y perdido a Auditoriacutea
3 NORMATIVIDAD
31 Directrices
PDI Implementar procesos productivos y tecnoloacutegicos de calidad
32 Lineamientos
Realizar muestra anual de material bibliograacutefico a traveacutes del proceso de inventario fiacutesico
para establecer la cantidad de recursos que no estaraacuten disponibles en el servicio
Elaborar cronograma de inventario determinando fechas y personal responsable
Anualmente se realizaraacute una capacitacioacuten pre-inventario
4 RESPONSABILIDADES
41 Responsable del proceso
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
42 Responsabilidades
Auxiliares de Biblioteca Recibe capacitacioacuten sobre toma fiacutesica de inventario Inicia toma fiacutesica de inventario con la herramienta asignada debe realizar una lectura de coacutedigos de barras cuyo registro en la maacutequina de inventario asegure que se realizoacute el inventario Informar en planilla de avance de inventario inconvenientes con redes o lectura de coacutedigos de barras
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Gestores de Servicio de Informacioacuten Recibe la capacitacioacuten y cronograma de inventario distribuye auxiliares en su aacuterea para toma fiacutesica lleva control de avance de inventario Recibe reporte de faltantes para proceder a ubicacioacuten manual e inventario Reporta faltantes definitivos Jefe Administrativo Elabora el reporte tomado del sistema Symphony donde se incluye las colecciones a ser inventariadas de acuerdo a las etapas definidas para pre-inventario (cronograma preinventario toma fiacutesica reporte de faltantes Reporte inventario) inventario y post-inventario resultados Jefe de Servicios de Informacioacuten
Avala inicio de toma fiacutesica de inventario seguacuten cronograma -Recibe y revisa listado de
material bibliograacutefico a inventariar
Revisa informes de toma fiacutesica y presenta informe final de inventario donde debe reportar
el comparativo entre el material inventariado y el faltante respecto a los informes de pre-
inventario
Solicita cambio de estado de material perdido e inicia proceso de recuperacioacuten por compra
o por pago de multa
Jefe y Coordinador de Servicios de Informacioacuten
Presenta cronograma de inventario y personal a cargo de realizarlo
Capacita a todo el personal del aacuterea de Servicios sobre la metodologiacutea para realizar el
inventario
Informa sobre terminacioacuten de inventario
5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES
51 Diagrama de flujo Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas
52 Descripcioacuten de actividades Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas
ENTRADA Lisita de recursos a inventariar
PROVEEDOR Coordinador de Servicios de Sistema de Bibliotecas
SALIDA Informe de inventario consolidado (incluye recursos inventariados y perdidos)
CLIENTE Auditoriacutea
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Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas (Institucional) - Organizational Process Diagramjpg
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
No ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Preparacioacuten de inventario
Se establece el cronograma los recursos tecnoloacutegicos necesarios y se realizan capacitaciones para realizar el inventario de colecciones Se promueve la divulgacioacuten del cronograma de inventario Esa actividad la puede realizar tanto el Coordinador de Servicios como el Jefe de Servicios
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
2 Generar y enviar lista de recursos a inventariar
Se genera la lista de la coleccioacuten a inventariar y se enviacutea al Coordinador de Servicios para su revisioacuten
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Lista de recursos a inventariar
3 Validar lista de recursos a inventariar
Se revisa la lista filtrando los tipos de iacutetems a inventariar
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
4 Realizar ajustes y solicitar nuevo reporte
Se realizan los ajustes necesarios y se le solicita al aacuterea Administrativa generar nuevamente el reporte
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
5 Remitir lista
Se le remite la lista a Auditoriacutea a la Direccioacuten de Sistema de Bibliotecas y al Gestor de cada sala y cada biblioteca encargado de hacer el inventario
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
6 Hacer inventario
Con base en la lista de recursos a inventariar y recursos de inventariado como maacutequinas pocket colection planillas de avance de inventario sentildealadores guantes y tapabocas se realiza el inventario en cada sala o biblioteca
AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS
Symphony
7 Notificar fin de inventario
Se notifica al Coordinador de Servicios y al Jefe Administrativo la terminacioacuten de la toma fiacutesica del inventario de su respectiva aacuterea
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
8
Generar y enviar informe de material inventariado por salabiblioteca
Se genera un informe del material inventariado de los recursos faltantes por cada sala o biblioteca y se enviacutea al Gestor de cada sala por correo electroacutenico
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Informe de material inventariado por sala
9 Determinar si hay faltantes
Se cruza la lista de material a inventariar y el Informe de material inventariado para determinar si hay recursos faltantes por inventariar
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
10 Verificar nuevamente el inventario
Se revisa la coleccioacuten de acuerdo a la numeracioacuten topograacutefica Los recursos faltantes localizados se deben apartar para hacer un nuevo inventario
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
11 Revisar uacuteltimo preacutestamo registrado del material
En caso de que no se localicen los recursos faltantes se revisa en el sistema Symphony el uacuteltimo preacutestamo registrado del material bibliograacutefico y el uacuteltimo inventario en el que se registroacute Esta informacioacuten se debe relacionar en la planilla respectiva de inventario como informe final Si durante la buacutesqueda se ubica material de igual forma se debe relacionar UBICADO y NO ENCONTRADO
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Symphony
12 Generar informe de perdidos e inventariados
Se genera un informe con la informacioacuten de los recursos considerados perdidos y de los recursos inventariados Este informe se le enviacutea a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario
13 Consolidar reportes de todas las salas
Se consolidan todos los informes de inventario de cada sala en un solo documento
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario consolidado
14 Cambiar estado a perdido
Por solicitud del Jefe de Servicios la unidad de Anaacutelisis de Informacioacuten debe cambiar el estado del material a perdido en Symphony
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
Symphony
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
15 Enviar a Auditoriacutea Se enviacutea el informe de inventario consolidado a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
6 DEFINICIONES
Inventario Proceso de verificacioacuten a traveacutes de la toma fiacutesica de los recursos bibliograacuteficos fiacutesicos
que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas para detectar
material bibliograacutefico faltante Determinados los faltantes se procederaacute a su adquisicioacuten
Reporte de faltantes Relacioacuten de material bibliograacutefico no inventariado
Reporte de inventario Listado de material bibliograacutefico donde se describe el tiacutetulo autor nuacutemero de clasificacioacuten Dewey coacutedigo de barras fecha creacioacuten del registro tipo de material ubicacioacuten habitual Biblioteca
Symphony Sistema Integrado de Gestioacuten de Bibliotecas recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y o electroacutenico
Toma fiacutesica Proceso de lectura de coacutedigos de barras ubicados en el material bibliograacutefico para su inventario
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8 INDICADORES
FIC
HA
DE
L
IND
ICA
DO
R
PEacuteRDIDAS DE RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-021
Responsable del indicador
Jefe de Servicios de Informacioacuten
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
ISO-9001_2008
Manual de inventario Sistema de
Bibliotecas
PDI Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Gestores de Servicio de Informacioacuten Recibe la capacitacioacuten y cronograma de inventario distribuye auxiliares en su aacuterea para toma fiacutesica lleva control de avance de inventario Recibe reporte de faltantes para proceder a ubicacioacuten manual e inventario Reporta faltantes definitivos Jefe Administrativo Elabora el reporte tomado del sistema Symphony donde se incluye las colecciones a ser inventariadas de acuerdo a las etapas definidas para pre-inventario (cronograma preinventario toma fiacutesica reporte de faltantes Reporte inventario) inventario y post-inventario resultados Jefe de Servicios de Informacioacuten
Avala inicio de toma fiacutesica de inventario seguacuten cronograma -Recibe y revisa listado de
material bibliograacutefico a inventariar
Revisa informes de toma fiacutesica y presenta informe final de inventario donde debe reportar
el comparativo entre el material inventariado y el faltante respecto a los informes de pre-
inventario
Solicita cambio de estado de material perdido e inicia proceso de recuperacioacuten por compra
o por pago de multa
Jefe y Coordinador de Servicios de Informacioacuten
Presenta cronograma de inventario y personal a cargo de realizarlo
Capacita a todo el personal del aacuterea de Servicios sobre la metodologiacutea para realizar el
inventario
Informa sobre terminacioacuten de inventario
5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES
51 Diagrama de flujo Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas
52 Descripcioacuten de actividades Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas
ENTRADA Lisita de recursos a inventariar
PROVEEDOR Coordinador de Servicios de Sistema de Bibliotecas
SALIDA Informe de inventario consolidado (incluye recursos inventariados y perdidos)
CLIENTE Auditoriacutea
rcperez224
Archivo adjunto
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas (Institucional) - Organizational Process Diagramjpg
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
No ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Preparacioacuten de inventario
Se establece el cronograma los recursos tecnoloacutegicos necesarios y se realizan capacitaciones para realizar el inventario de colecciones Se promueve la divulgacioacuten del cronograma de inventario Esa actividad la puede realizar tanto el Coordinador de Servicios como el Jefe de Servicios
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
2 Generar y enviar lista de recursos a inventariar
Se genera la lista de la coleccioacuten a inventariar y se enviacutea al Coordinador de Servicios para su revisioacuten
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Lista de recursos a inventariar
3 Validar lista de recursos a inventariar
Se revisa la lista filtrando los tipos de iacutetems a inventariar
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
4 Realizar ajustes y solicitar nuevo reporte
Se realizan los ajustes necesarios y se le solicita al aacuterea Administrativa generar nuevamente el reporte
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
5 Remitir lista
Se le remite la lista a Auditoriacutea a la Direccioacuten de Sistema de Bibliotecas y al Gestor de cada sala y cada biblioteca encargado de hacer el inventario
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
6 Hacer inventario
Con base en la lista de recursos a inventariar y recursos de inventariado como maacutequinas pocket colection planillas de avance de inventario sentildealadores guantes y tapabocas se realiza el inventario en cada sala o biblioteca
AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS
Symphony
7 Notificar fin de inventario
Se notifica al Coordinador de Servicios y al Jefe Administrativo la terminacioacuten de la toma fiacutesica del inventario de su respectiva aacuterea
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
8
Generar y enviar informe de material inventariado por salabiblioteca
Se genera un informe del material inventariado de los recursos faltantes por cada sala o biblioteca y se enviacutea al Gestor de cada sala por correo electroacutenico
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Informe de material inventariado por sala
9 Determinar si hay faltantes
Se cruza la lista de material a inventariar y el Informe de material inventariado para determinar si hay recursos faltantes por inventariar
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
10 Verificar nuevamente el inventario
Se revisa la coleccioacuten de acuerdo a la numeracioacuten topograacutefica Los recursos faltantes localizados se deben apartar para hacer un nuevo inventario
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
11 Revisar uacuteltimo preacutestamo registrado del material
En caso de que no se localicen los recursos faltantes se revisa en el sistema Symphony el uacuteltimo preacutestamo registrado del material bibliograacutefico y el uacuteltimo inventario en el que se registroacute Esta informacioacuten se debe relacionar en la planilla respectiva de inventario como informe final Si durante la buacutesqueda se ubica material de igual forma se debe relacionar UBICADO y NO ENCONTRADO
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Symphony
12 Generar informe de perdidos e inventariados
Se genera un informe con la informacioacuten de los recursos considerados perdidos y de los recursos inventariados Este informe se le enviacutea a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario
13 Consolidar reportes de todas las salas
Se consolidan todos los informes de inventario de cada sala en un solo documento
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario consolidado
14 Cambiar estado a perdido
Por solicitud del Jefe de Servicios la unidad de Anaacutelisis de Informacioacuten debe cambiar el estado del material a perdido en Symphony
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
Symphony
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
15 Enviar a Auditoriacutea Se enviacutea el informe de inventario consolidado a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
6 DEFINICIONES
Inventario Proceso de verificacioacuten a traveacutes de la toma fiacutesica de los recursos bibliograacuteficos fiacutesicos
que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas para detectar
material bibliograacutefico faltante Determinados los faltantes se procederaacute a su adquisicioacuten
Reporte de faltantes Relacioacuten de material bibliograacutefico no inventariado
Reporte de inventario Listado de material bibliograacutefico donde se describe el tiacutetulo autor nuacutemero de clasificacioacuten Dewey coacutedigo de barras fecha creacioacuten del registro tipo de material ubicacioacuten habitual Biblioteca
Symphony Sistema Integrado de Gestioacuten de Bibliotecas recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y o electroacutenico
Toma fiacutesica Proceso de lectura de coacutedigos de barras ubicados en el material bibliograacutefico para su inventario
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8 INDICADORES
FIC
HA
DE
L
IND
ICA
DO
R
PEacuteRDIDAS DE RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-021
Responsable del indicador
Jefe de Servicios de Informacioacuten
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
ISO-9001_2008
Manual de inventario Sistema de
Bibliotecas
PDI Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
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El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
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Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
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Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
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k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
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Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
No ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Preparacioacuten de inventario
Se establece el cronograma los recursos tecnoloacutegicos necesarios y se realizan capacitaciones para realizar el inventario de colecciones Se promueve la divulgacioacuten del cronograma de inventario Esa actividad la puede realizar tanto el Coordinador de Servicios como el Jefe de Servicios
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
2 Generar y enviar lista de recursos a inventariar
Se genera la lista de la coleccioacuten a inventariar y se enviacutea al Coordinador de Servicios para su revisioacuten
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Lista de recursos a inventariar
3 Validar lista de recursos a inventariar
Se revisa la lista filtrando los tipos de iacutetems a inventariar
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
4 Realizar ajustes y solicitar nuevo reporte
Se realizan los ajustes necesarios y se le solicita al aacuterea Administrativa generar nuevamente el reporte
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
5 Remitir lista
Se le remite la lista a Auditoriacutea a la Direccioacuten de Sistema de Bibliotecas y al Gestor de cada sala y cada biblioteca encargado de hacer el inventario
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
6 Hacer inventario
Con base en la lista de recursos a inventariar y recursos de inventariado como maacutequinas pocket colection planillas de avance de inventario sentildealadores guantes y tapabocas se realiza el inventario en cada sala o biblioteca
AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS
Symphony
7 Notificar fin de inventario
Se notifica al Coordinador de Servicios y al Jefe Administrativo la terminacioacuten de la toma fiacutesica del inventario de su respectiva aacuterea
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
8
Generar y enviar informe de material inventariado por salabiblioteca
Se genera un informe del material inventariado de los recursos faltantes por cada sala o biblioteca y se enviacutea al Gestor de cada sala por correo electroacutenico
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Informe de material inventariado por sala
9 Determinar si hay faltantes
Se cruza la lista de material a inventariar y el Informe de material inventariado para determinar si hay recursos faltantes por inventariar
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
10 Verificar nuevamente el inventario
Se revisa la coleccioacuten de acuerdo a la numeracioacuten topograacutefica Los recursos faltantes localizados se deben apartar para hacer un nuevo inventario
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
11 Revisar uacuteltimo preacutestamo registrado del material
En caso de que no se localicen los recursos faltantes se revisa en el sistema Symphony el uacuteltimo preacutestamo registrado del material bibliograacutefico y el uacuteltimo inventario en el que se registroacute Esta informacioacuten se debe relacionar en la planilla respectiva de inventario como informe final Si durante la buacutesqueda se ubica material de igual forma se debe relacionar UBICADO y NO ENCONTRADO
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Symphony
12 Generar informe de perdidos e inventariados
Se genera un informe con la informacioacuten de los recursos considerados perdidos y de los recursos inventariados Este informe se le enviacutea a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario
13 Consolidar reportes de todas las salas
Se consolidan todos los informes de inventario de cada sala en un solo documento
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario consolidado
14 Cambiar estado a perdido
Por solicitud del Jefe de Servicios la unidad de Anaacutelisis de Informacioacuten debe cambiar el estado del material a perdido en Symphony
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
Symphony
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
15 Enviar a Auditoriacutea Se enviacutea el informe de inventario consolidado a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
6 DEFINICIONES
Inventario Proceso de verificacioacuten a traveacutes de la toma fiacutesica de los recursos bibliograacuteficos fiacutesicos
que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas para detectar
material bibliograacutefico faltante Determinados los faltantes se procederaacute a su adquisicioacuten
Reporte de faltantes Relacioacuten de material bibliograacutefico no inventariado
Reporte de inventario Listado de material bibliograacutefico donde se describe el tiacutetulo autor nuacutemero de clasificacioacuten Dewey coacutedigo de barras fecha creacioacuten del registro tipo de material ubicacioacuten habitual Biblioteca
Symphony Sistema Integrado de Gestioacuten de Bibliotecas recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y o electroacutenico
Toma fiacutesica Proceso de lectura de coacutedigos de barras ubicados en el material bibliograacutefico para su inventario
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8 INDICADORES
FIC
HA
DE
L
IND
ICA
DO
R
PEacuteRDIDAS DE RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-021
Responsable del indicador
Jefe de Servicios de Informacioacuten
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
ISO-9001_2008
Manual de inventario Sistema de
Bibliotecas
PDI Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
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4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
rcperez224
Archivo adjunto
MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 8 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 9 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
8
Generar y enviar informe de material inventariado por salabiblioteca
Se genera un informe del material inventariado de los recursos faltantes por cada sala o biblioteca y se enviacutea al Gestor de cada sala por correo electroacutenico
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
Symphony
Informe de material inventariado por sala
9 Determinar si hay faltantes
Se cruza la lista de material a inventariar y el Informe de material inventariado para determinar si hay recursos faltantes por inventariar
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
10 Verificar nuevamente el inventario
Se revisa la coleccioacuten de acuerdo a la numeracioacuten topograacutefica Los recursos faltantes localizados se deben apartar para hacer un nuevo inventario
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
11 Revisar uacuteltimo preacutestamo registrado del material
En caso de que no se localicen los recursos faltantes se revisa en el sistema Symphony el uacuteltimo preacutestamo registrado del material bibliograacutefico y el uacuteltimo inventario en el que se registroacute Esta informacioacuten se debe relacionar en la planilla respectiva de inventario como informe final Si durante la buacutesqueda se ubica material de igual forma se debe relacionar UBICADO y NO ENCONTRADO
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIOacuteN - SERSB
Symphony
12 Generar informe de perdidos e inventariados
Se genera un informe con la informacioacuten de los recursos considerados perdidos y de los recursos inventariados Este informe se le enviacutea a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario
13 Consolidar reportes de todas las salas
Se consolidan todos los informes de inventario de cada sala en un solo documento
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
Informe de inventario consolidado
14 Cambiar estado a perdido
Por solicitud del Jefe de Servicios la unidad de Anaacutelisis de Informacioacuten debe cambiar el estado del material a perdido en Symphony
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
Symphony
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
15 Enviar a Auditoriacutea Se enviacutea el informe de inventario consolidado a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
6 DEFINICIONES
Inventario Proceso de verificacioacuten a traveacutes de la toma fiacutesica de los recursos bibliograacuteficos fiacutesicos
que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas para detectar
material bibliograacutefico faltante Determinados los faltantes se procederaacute a su adquisicioacuten
Reporte de faltantes Relacioacuten de material bibliograacutefico no inventariado
Reporte de inventario Listado de material bibliograacutefico donde se describe el tiacutetulo autor nuacutemero de clasificacioacuten Dewey coacutedigo de barras fecha creacioacuten del registro tipo de material ubicacioacuten habitual Biblioteca
Symphony Sistema Integrado de Gestioacuten de Bibliotecas recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y o electroacutenico
Toma fiacutesica Proceso de lectura de coacutedigos de barras ubicados en el material bibliograacutefico para su inventario
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8 INDICADORES
FIC
HA
DE
L
IND
ICA
DO
R
PEacuteRDIDAS DE RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-021
Responsable del indicador
Jefe de Servicios de Informacioacuten
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
ISO-9001_2008
Manual de inventario Sistema de
Bibliotecas
PDI Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
rcperez224
Archivo adjunto
MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 2 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 4 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 5 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 6 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
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FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
15 Enviar a Auditoriacutea Se enviacutea el informe de inventario consolidado a Auditoriacutea por correo electroacutenico
JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993
6 DEFINICIONES
Inventario Proceso de verificacioacuten a traveacutes de la toma fiacutesica de los recursos bibliograacuteficos fiacutesicos
que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas para detectar
material bibliograacutefico faltante Determinados los faltantes se procederaacute a su adquisicioacuten
Reporte de faltantes Relacioacuten de material bibliograacutefico no inventariado
Reporte de inventario Listado de material bibliograacutefico donde se describe el tiacutetulo autor nuacutemero de clasificacioacuten Dewey coacutedigo de barras fecha creacioacuten del registro tipo de material ubicacioacuten habitual Biblioteca
Symphony Sistema Integrado de Gestioacuten de Bibliotecas recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y o electroacutenico
Toma fiacutesica Proceso de lectura de coacutedigos de barras ubicados en el material bibliograacutefico para su inventario
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8 INDICADORES
FIC
HA
DE
L
IND
ICA
DO
R
PEacuteRDIDAS DE RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-021
Responsable del indicador
Jefe de Servicios de Informacioacuten
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
ISO-9001_2008
Manual de inventario Sistema de
Bibliotecas
PDI Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 2 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 4 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 5 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 6 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
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Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 2 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
MANUAL DEL PROCESO DE INVENTARIO PARA LA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA 2015
1 OBJETIVO GENERAL
Documentar las definiciones baacutesicas procedimientos y reportes que deben generarse para el proceso de inventario de colecciones bibliograacuteficas del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes 2 PROPOacuteSITO DEL PROCESO DE INVENTARIO
Comparar las existencias fiacutesicas existentes en las colecciones bibliograacuteficas hemerograacuteficas y audiovisuales contra las existencias contenidas en la base de datos del Sistema de Informacioacuten Symphony con el que cuenta el Sistema de Bibliotecas para determinar el nuacutemero de peacuterdidas presentadas en un periodo de tiempo especiacutefico
3 OBJETIVOS ESPECIacuteFICOS
31 Realizar el control de existencias sobre las colecciones bibliograacuteficas del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad de los Andes
32 Identificar los materiales faltantes en la coleccioacuten tanto en el sistema como fiacutesicamente
33 Conocer y rectificar errores en la identificacioacuten y registro de los materiales del Sistema de Bibliotecas ejemplo coacutedigos de barras de maacutes de 15 diacutegitos
34 Detectar el material que requiere mantenimiento
35 Validar el orden topograacutefico de las colecciones y su orden fiacutesico en las estanteriacuteas
36 Localizar material que requiere reprocesamiento
37 Identificar mejoras en las diferentes actividades del proceso de inventario
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
rcperez224
Archivo adjunto
MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 8 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 9 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
4 ALCANCE El alcance definido del proceso de inventario para el antildeo 2015 es realizar un comparativo completo de la totalidad de la coleccioacuten para libros y audiovisuales de las Bibliotecas y un inventario realizado con muestras aleatorias para las colecciones de publicaciones perioacutedicas del Sistema de Bibliotecas Este proceso se aplica anualmente a todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas excepto a las colecciones de publicaciones perioacutedicas ubicadas en depoacutesitos que seraacuten inventariadas cada 4 antildeos El criterio definido para la seleccioacuten de las muestras aleatorias que seraacuten tomadas en el proceso de inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca es la siguiente
BibliotecaSala Criterio de la muestra para la
coleccioacuten hemerograacutefica
DERECHO Tiacutetulos que inician por la letra N
MEDICINA Tiacutetulos que inician con la letra O
ARQUITECTURA Y DISENtildeO Tiacutetulos que inician con la letra P
ADMINISTRACION Tiacutetulos que inician con la letra R
ECONOMIA Tiacutetulos que inician con la letra S
RESERVA No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
ARTES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
HEMEROTECA Tiacutetulos que inician con la letra T
HUMANIDADES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
CIENCIAS SOCIALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
AUDIOVISUALES No tiene coleccioacuten de Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
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612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
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613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Tipo de iacutetem anexo 1 Ubicaciones anexo 2 Reporte Faltantes Hemeroteca anexo 3 Reporte Faltantes Libros anexo 4 Planilla de seguimiento de inventario anexo 5 Glosario anexo 6
6 PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGIacuteA DE LA EJECUCIOacuteN DE INVENTARIO BIBLIOGRAFICO
61 PROCESO DE PRE-INVENTARIO El proceso de pre-inventario consta de los siguientes procedimientos
611 Capacitacioacuten del personal de servicios que realizara el inventario Un funcionario del Aacuterea Administrativa y del Aacuterea de Servicios del Sistema de Bibliotecas capacitaraacute al personal que participaraacute en el inventario en el manejo uso de la Pocket Circulation y elementos del inventario Los Gestores de cada sala o Biblioteca Sateacutelite aseguraraacuten la preparacioacuten de las colecciones para el proceso de toma fiacutesica en cada una de las bibliotecas o salas de acuerdo a las fechas establecidas y a las poliacuteticas dadas para este fin Para este antildeo se implementoacute la mejora identificada con la ubicacioacuten de un nuevo coacutedigo de barras del libro en su lomo el cual agilizaraacute y reduciraacute los tiempos del inventario El personal de inventario y la rotacioacuten del mismo estaraacuten a cargo de personal diferente al responsable de la sala o biblioteca sateacutelite permitiendo asiacute minimizar el riesgo de manipulacioacuten de la informacioacuten como accioacuten de mejora a una de las no conformidades documentadas en anteriores procesos de evaluacioacuten por parte de la Auditoriacutea Interna
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
612 Definicioacuten del Cronograma de Inventario Los cronogramas y periacuteodos de inventario para la coleccioacuten bibliograacutefica seraacuten definidos por el Aacuterea de Servicios conjuntamente con la Direccioacuten para establecer las fechas y periodicidad con la cual seraacute ejecutado este proceso en el Sistema de Bibliotecas El cronograma y personal propuesto para el proceso de inventario del antildeo 2015 es el siguiente
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
613 Revisioacuten y adecuacioacuten de los recursos Tecnoloacutegicos Consiste en el alistamiento revisioacuten configuracioacuten y adecuacioacuten de los dispositivos portaacutetiles PDArsquos Pocket Circulation dispuestos para la toma fiacutesica de inventario realizando pruebas de conexioacuten y funcionamiento para garantizar su oacuteptimo desempentildeo durante el proceso de inventario Esta actividad estaacute a cargo del Teacutecnico de Soporte del Sistema de Bibliotecas y se realizaraacute acorde a las fechas estipuladas en los cronogramas de inventario propuestos para cada biblioteca
614 Disposicioacuten de los insumos para el proceso El Aacuterea de Servicios aseguraraacute la disponibilidad de los insumos como marcadores separadores elementos de seguridad y demaacutes necesarios para el proceso de toma fiacutesica e inventario
Toma fiacutesica
Inicio Fin Turno 0800 a 1700
GIOVANNI PULIDO
JOHN ACUNtildeA
YADIRA GARAY
LUZ MARY SUESCA
ALEJANDRO ARGUELLO
SISNELA RODRIGUEZ
LEANDRO RAMIREZ
WILSON SUAREZ
EDISON CUERVO
JOSE PASTOR SANABRIA
LUIS FERNANDO VASQUEZ
DAVID QUEMBA
ALEJANDRO ARGUELLO
JOHANNA BOTERO
GUIOVANNI PULIDO
Total 01-jun-15 02-jul-15 21 47 11
CIENCIAS SOCIALES
AUDIOVISUALES 26062015 02072015 4 DANIEL HERNANDEZ
HUMANIDADES 18062015 22062015 3 DORIS FORERO
23062015 25062015 3 MARISOL VIRACACHA
BibliotecaSalaFecha Inventario
Diacutea
s
Muestra aleatoria
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 2 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
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Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
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Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
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El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
615 Generacioacuten de Reportes previos al inventario De acuerdo a las fechas definidas en los cronogramas de inventario se generaraacuten para cada biblioteca los reportes previos al proceso de toma fiacutesica que permitiraacuten establecer por una parte la cantidad de voluacutemenes con que cuenta la coleccioacuten hasta esa fecha en cada Biblioteca y por otra establecer una fecha de corte al iniciar el inventario lo que permitiraacute posteriormente efectuar el respectivo seguimiento y control en relacioacuten a la cantidad de voluacutemenes procesados durante la toma fiacutesica frente a la cantidad de voluacutemenes que teniacutea la coleccioacuten al inicio del mismo pudiendo identificar de una forma maacutes eficiente cualquier irregularidad que se presente Adicionalmente este reporte permitiraacute establecer un listado de materiales que se reportan en ubicacioacuten actual PRESTADO y que estaacuten en poder de un usuario especiacutefico Este listado de material PRESTADO seraacute procesado de manera masiva y automaacutetica en el sistema asignaacutendoles como fecha de inventario la fecha en que ha sido generado el reporte de Preinventario permitiendo asiacute identificar los faltantes reales al final del ejercicio sin que queden incluidos alliacute los materiales PRESTADOS como faltantes Los reportes previos de inventario seraacuten presentados con la siguiente estructura para cada una de las Bibliotecas que reporta el sistema
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe de Preinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 19
COL_ABIERTA LIBRO 4059
4065 REFERENCIA 6
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337
386 MAPA 3
PORIGINAL 38
COL_REF REFERENCIA 180 180
COL_RES RESERVA 39 39
INTERBIBLI LIBRO 2 2
PRESTADO LIBRO 207
219 PUBANDES 12
Total Coleccioacuten Preinventario 4902 4910
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
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Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
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Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
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Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
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Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
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Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
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Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Las bibliotecas que el sistema reporta actualmente para coleccioacuten bibliograacutefica y que estaraacuten incluidas en el proceso de inventario son 6 Biblioteca Sateacutelite de Administracioacuten Arquitectura Economiacutea Derecho Medicina y Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo De acuerdo con las fechas definidas para la toma fiacutesica el cronograma que se ha definido para la generacioacuten de reportes de preinventario reportes de faltantes e informes de inventario final es el siguiente
Cronograma generacioacuten Reportes Preinventario Faltantes y Final
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
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TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Los Gestores tendraacuten a su cargo el diligenciamiento y control del proceso de inventario
en cada una de sus salas o Bibliotecas Sateacutelites
622 Proceso de Toma Fiacutesica de Inventario
El proceso de inventario inicia mediante la entrega de la Pocket Circulation al aacuterea de servicios para comenzar la toma fiacutesica del inventario
El personal encargado de su uso debe iniciar sesioacuten en la terminal de la Pocket Circulation con el usuario y password individual que le ha sido asignado y con el cual ejecutan sus labores diarias normalmente Esto permitiraacute identificar de manera personalizada las estadiacutesticas de inventario que cada funcionario procesa durante diacuteas y horas para el control y seguimiento del proceso
Al iniciar sesioacuten el equipo se conecta a traveacutes de la red inalaacutembrica al servidor de produccioacuten Symphony y establece asiacute la comunicacioacuten directa para la transferencia de informacioacuten del proceso de inventario El funcionario a cargo de la toma fiacutesica debe seleccionar la opcioacuten ldquoInventoryrdquo que muestra la terminal para iniciar la captura de los coacutedigos de barra que seraacuten inventariados en el sistema
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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Archivo adjunto
MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
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Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Se inicia la captura de los coacutedigos de barra de la estanteriacutea informacioacuten que es enviada desde la Pocket en tiempo real al servidor eliminando asiacute cualquier tipo de manipulacioacuten fiacutesica El sistema por su parte procesa la informacioacuten y asigna la fecha actual al campo de inventario de cada material que vaya siendo capturado De esta forma el material que es capturado queda marcado como inventariado en el sistema aumentando en uno el contador del campo ldquoveces inventariadordquo y actualizando la ldquofecha de inventariadordquo a la fecha de captura de la toma fiacutesica en estanteriacutea La siguiente imagen ilustra los campos que son modificados en liacutenea a traveacutes de la Pocket Circulation en el sistema
Finalizado el proceso de captura o toma fiacutesica el Aacuterea de Servicios notificaraacute al Aacuterea Administrativa sobre la terminacioacuten del proceso para proceder a generar los informes de inventario correspondientes y reportar los resultados para su revisioacuten y anaacutelisis
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
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Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
623 Verificacioacuten del proceso de Toma Fiacutesica Al finalizar la toma fiacutesica de inventario para cada Biblioteca se tomaraacute una muestra aleatoria del 10 del material de dicha coleccioacuten por parte del Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales y Gestores Los coacutedigos seleccionados para la muestra seraacuten relacionados y enviados al Aacuterea Administrativa con copia a Auditoriacutea para que se obtenga un listado de dichos materiales que incluya la fecha de inventario reportada por el sistema de modo que este seraacute el campo que se verifique y compare para el seguimiento y control del proceso de toma fiacutesica
624 Inventario de Coleccioacuten Hemeroteca El inventario de la coleccioacuten de Hemeroteca se realizaraacute en dos fases las publicaciones perioacutedicas que tienen asignado un coacutedigo de barras seraacuten inventariadas tomando una muestra aleatoria de la coleccioacuten con un criterio definido a traveacutes de la Pocket Circulation Para las publicaciones perioacutedicas que no tienen asignado un coacutedigo de barras y que estaacuten registradas en el sistema como existencias en la etiqueta 866 en 4 antildeos se generaraacute un listado por cada Biblioteca con dichas existencias para que se realice el inventario manualmente
63 GENERACIOacuteN DE REPORTES DE INVENTARIO
Finalizado el proceso de toma fiacutesica se procede a generar los reportes de post-inventario correspondientes a la biblioteca y coleccioacuten que ha sido inventariada Este proceso estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa del Sistema de Bibliotecas y se generan los siguientes reportes
631 Reporte de Material Inventariado este reporte se genera a traveacutes de Scripts que han sido desarrollados para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario corresponde al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation A partir de este listado se consolida un informe consolidado de la cantidad de voluacutemenes que fueron procesados en la toma fiacutesica (inventariados) detallado por Biblioteca Ubicacioacuten y Tipo de material pudiendo detectar los siguientes casos
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
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k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
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Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Materiales que fueron capturados en la toma fiacutesica en una biblioteca determinada pero que al verificarlos en el sistema aparecen asociados a una Biblioteca diferente Para estos casos se reportaraacute el listado de los tiacutetulos en esta situacioacuten para que sean verificados y corregidos en el sistema o se hagan los traslados a que haya lugar
Registros con tipo de material asociado incorrectamente Para estos casos se reportaraacute el listado de tiacutetulos para que sean verificados y corregidos en el sistema
El listado de materiales que se reporten con inconsistencias a partir de este reporte contienen los siguientes campos
Titulo
Autor
Clasificacioacuten o Topograacutefico
Coacutedigo de Barras
Nuacutemero de Copia
Tipo de Material
Ubicacioacuten Habitual
Ubicacioacuten Actual
Biblioteca
632 Reporte de Material No Inventariado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales cuya fecha de inventario es diferente al rango o periacuteodo en que se hizo la toma fiacutesica a traveacutes de la Pocket Circulation Este reporte filtraraacute uacutenicamente las ubicaciones que deben ser revisadas excluyendo tal como lo sugieren los informes de Auditoriacutea ubicaciones como perdidos descartados extraviados en proceso Analiacuteticas etc
633 Informe de Material Prestado este reporte se genera a traveacutes de un Script que ha sido desarrollado para obtener un reporte personalizado con la lista de los materiales en ubicacioacuten actual prestada Para efectos de un mejor control de inventario este listado que es previamente identificado e informado a Auditoriacutea seraacute marcado como inventariado en el sistema con la misma fecha en la que se obtiene el informe de Pre-inventario para cada biblioteca Este proceso se realiza de manera masiva y estaacute a cargo del Aacuterea Administrativa
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
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Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
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Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
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Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
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El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
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Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
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IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
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k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
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e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
634 Cruce de Informacioacuten y Anaacutelisis de Resultados una vez obtenidos los informes de inventario se procede a consolidar las cifras obtenidas por cada uno y a comparar dichos resultados con las cifras obtenidas en el informe de ldquopreinventariordquo generado inicialmente para verificar y controlar que la cantidad total de voluacutemenes resultantes del proceso de inventario sea igual a la cantidad de voluacutemenes que fueron reportados en la coleccioacuten al inicio del proceso
El formato para la entrega de este informe consolidado de Post-inventario es el siguiente
Bib
liote
ca A
dm
inis
trac
ioacuten
Informe Postinventario
Ubicacioacuten Tipo Material Coleccioacuten Faltantes Inventariados Totales
AV_COL_AUD AUDIOVIS 19 1 18 19 100
COL_ABIERTA LIBRO 4059 3 4056 4059 100
REFERENCIA 6 0 6 6 100
COL_AUDIO
AUDIOVIS 337 2 335 337 100
MAPA 3 1 2 3 100
PORIGINAL 38 1 37 38 100
COL_REF REFERENCIA 180 0 180 180 100
COL_RES RESERVA 39 2 37 39 100
INTERBIBLI LIBRO 2 2 0 2 100
PRESTADO LIBRO 207 1 206 207 100
PUBANDES 12 0 12 12 100
Total Coleccioacuten 4902 13 4889 4902 11
Los Scripts que se generan para obtener los reportes personalizados de inventario se desarrollan por parte del Aacuterea Administrativa y se ejecutan en el sistema Symphony con la intervencioacuten de la DTI El resultado de la ejecucioacuten de dicho Script es un archivo plano delimitado a partir del cual se generaraacuten los informes en Excel que seraacuten enviados a la Direccioacuten Jefatura de Servicios y Auditoria Interna respectivamente El cronograma propuesto para la generacioacuten y entrega de los informes de inventario que se encuentran a cargo de la Jefatura Administrativa y de Servicios es el siguiente
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
64 PROCESO DE POSTINVENTARIO Este proceso corresponde a la entrega de informes finales de inventario al Aacuterea de Servicios para su anaacutelisis y toma de decisiones De igual forma se haraacute entrega de los listados de aquellos materiales que se reportan como ldquofaltantesrdquo con el fin de determinar si dichos materiales vuelven a ser buscados y ubicados en coleccioacuten o deben ser marcados en el sistema como material perdido en la ubicacioacuten generada para tal fin y denominada PERDIDO15 El Jefe de Servicios entregaraacute a la Direccioacuten de Biblioteca y Auditoriacutea Interna el informe final del inventario 2015 para el Sistema de Bibliotecas
641 El Aacuterea Administrativa enviara un reporte con el listado de los coacutedigos de barras que fueron capturados en la toma fiacutesica y marcados como inventariados por salas o bibliotecas sateacutelites al finalizar el proceso de inventario de cada seccioacuten de acuerdo a los cronogramas definidos
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
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Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
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Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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Archivo adjunto
MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 2 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 4 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Paacutegina 5 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 8 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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Archivo adjunto
MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 2 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 4 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 8 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 9 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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VERSIOacuteN Nordm 004 23032010
MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
ANALITICA Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten seriada no editada por la universidad ANALANDES Resumen descriptivo de un artiacuteculo (Autor Tiacutetulo del artiacuteculo ubicacioacuten resumen) cuya fuente es una publicacioacuten editada por la universidad COL_HEM Dos siglas cortas de la frase COLECCIOacuteN HEMEROTECA hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony COacuteDIGO DE BARRAS Identificacioacuten asignada a un material bibliograacutefico cuya lectura a traveacutes de un lector de coacutedigos suministra informacioacuten El Sistema de Bibliotecas tiene como regla que cada coacutedigo de barras debe contener como 14 diacutegitos cuyos nuacutemeros seriales deben iniciar para libros en 56 57 y para revistas 40 Si el coacutedigo de barrar es menor o mayor a 14 diacutegitos este coacutedigo debe cambiarse para permitir la lectura normalizada DESCARTADO Previa evaluacioacuten del material se decide pasar al estado DESCARTADO aquel material que se considera no es pertinente de consulta EN PROCESO Material bibliograacutefico que se encuentra en trascurso de registro en el sistema (registro Dewey) junto con su terminacioacuten fiacutesica (coacutedigos y bandas de seguridad) para ser colocado en coleccioacuten a disposicioacuten del usuario para su consulta EXTRAVIADO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten se presume la posibilidad de ubicarlo EN EMPASTE Material bibliograacutefico que requiere empaste nuevo debido al uso no adecuado o debilidad de pastas de portada por uso muy frecuente HEM_DEP Dos siglas cortas de la frase HEMEROTECA DEPOSITO hacen referencia a este tipo de coleccioacuten y su ubicacioacuten en el sistema Symphony Utilizada para material de coleccioacuten en Hemeroteca
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MANUAL PROCESO DE INVENTARIO PARA COLECCIOacuteN BIBLIOGRAacuteFICA
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
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Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
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Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
PERDIDO Material bibliograacutefico no ubicado en coleccioacuten cuya buacutesqueda en otros estados (en empaste arreglo en anaacutelisis de informacioacuten preacutestamo reparacioacuten) no arrojo resultados positivos y se asume su perdida por estar vigente y a disposicioacuten su registro en el sistema Symphony PUBPERFICH Registro que identifica tiacutetulos de publicaciones seriadas (revistas) que no tienen coacutedigo de barras asignado y no requieren de inventario WWW Siglas previas que identifican la conexioacuten a una direccioacuten electroacutenica en Internet
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MANUAL INVENTARIO 2015 (3)pdf
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 1 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 2 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
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Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
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Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
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Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
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El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
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Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
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Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
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Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
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Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
1 DEFINICION
Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interaccioacuten usuario‐biblioteca a traveacutes de la prestacioacuten de servicios
2 OBJETIVO GENERAL
Normalizar el registro de notas en Symphony regulando el ingreso y mantenimiento de informacioacuten en los registros de usuario la depuracioacuten de notas y comentarios en el sistema
3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear las poliacuteticas para el registro de notas en Symphony
Definir tiempos de duracioacuten de las notas en Symphony
Normalizar el ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuario
Depurar la informacioacuten adicional ya registrada en Symphony
4 ALCANCE
Establecer y estandarizar poliacuteticas para el ingreso y registro de informacioacuten adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas
5 ANTECEDENTES
Son varias las actividades que se realizan en la relacioacuten ldquousuarios‐bibliotecardquo muchas de ellas van relacionadas con la actividad que el aacuterea de servicios presta Acciones como preacutestamo de material devolucioacuten habilitacioacuten de perfiles condonacioacuten de multas cambios de perfil registros de solicitud de paz y salvo reposicioacuten de material perdida de carneacute bloqueo de usuario (no activo) creacioacuten
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 4 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
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CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
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Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
de membresiacuteas edicioacuten de la informacioacuten del usuario y preacutestamos departamentales entre otros son eventos que tienen sus propias caracteriacutesticas cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario permitiendo con esto obtener una informacioacuten clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial
6 CONCLUSIONES
Necesidad de estructurar el Ingreso de informacioacuten adicional en los registros de usuarios
Actualizacioacuten perioacutedica de la informacioacuten registrada en el sistema
Se elaboraraacute el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony con el fin de normalizar el registro de informacioacuten en eacuteste
7 RESPONSABILIDAD
El registro de notas estaraacute a cargo de Jefe de Servicios Coordinador de Servicios Coordinador de Servicios Especiales Referencistas y Auxiliares de servicios
8 VENTAJAS
Normalizacioacuten en la asignacioacuten de notas en los registros de usuarios
Clasificacioacuten de las notas de acuerdo a su contenido
Soporte para responder inquietudes de Auditoriacutea en los procesos de inventario de
colecciones
Seguimiento de eventos especiales presentados en el Aacuterea de Servicios
9 PROCEDIMIENTO
Symphony permite crear editar o eliminar informacioacuten de un registro a traveacutes del menuacute Usuarios del moacutedulo de Circulacioacuten en la funcioacuten Modificar usuario
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 5 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 6 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Sistema de Bibliotecas
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
Una vez ingrese a ldquoModificar usuariordquo debe ingresar el Coacutedigo del usuario y seleccionar la opcioacuten ldquoObtener informacioacuten de usuariordquo escoger la pestantildea ldquoinformacioacuten adicionalrdquo e ingresar la informacioacuten que se requiere seguacuten la clasificacioacuten establecida la cual puede ser seleccionada dentro del menuacute desplegable
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 6 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
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MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 7 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
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VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
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Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 9 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
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Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
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REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
10 CLASIFICACIOacuteN DE LAS NOTAS
Para la normalizacioacuten de las notas se determinaron dos (2) clases de notas permanentes y temporales Cada nota posee una estructura la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la informacioacuten en el sistema para asiacute poder mantener un mejor control sobre la identificacioacuten de quien las genera en queacute fecha y con la autorizacioacuten de quien Esto facilitara su posterior recuperacioacuten y le permitiraacute al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el aacuterea de servicios NOTAS PERMANENTES La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente Este tipo de nota sirve como histoacuterico por lo cual debe perdurar en el registro del usuario Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase autorizaciones cambios de perfil preacutestamos departamentales y reposiciones
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 7 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 8 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 9 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
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Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMPOS CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar
VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago)
ID DE ITEM Coacutedigo de barras del material
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
AUTORIZACIONES Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Direccioacuten Jefatura de servicios o Coordinacioacuten del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo
REPOSICIONES Se usa para el pago de libros por multas y la reposicioacuten de material perdido (por igual o diferente tiacutetulo) En el caso de ldquoreportar material perdidordquo se usa esta nota como preliminar a la reposicioacuten sirviendo como reporte para su posterior eliminacioacuten en el momento en que se lleve a cabo la reposicioacuten del material y se deje la nota definitiva
Para estos casos se utilizaraacuten siempre las frases LIBRO POR PAGO REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (seguacuten el caso) como preliminar a la informacioacuten que se va a ingresar de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadiacutesticos o de control
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 8 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 9 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
CAMBIOS DE PERFIL Se usa para todos los eventos que impliquen la modificacioacuten de perfiles y estados de usuario
PREacuteSTAMO DEPARTAMENTAL Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre acadeacutemico
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 9 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
NOTAS TEMPORALES La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente es decir por un tiempo informativo corto Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario
CAMPO CONTENIDO
TEXTO Informacioacuten sobre el evento a registrar entre el usuario y el aacuterea de servicios
MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema
FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento
Universidad de los Andes
Sistema de Bibliotecas
VERSIOacuteN Nordm 001 23022012
MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY
Paacutegina 10 de 9
Fecha Elaboracioacuten 23022011
Revisoacute Ricardo Floacuterez
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Elaboroacute Alberto Monsalve Magda Lugo Aacutengela Mariacutea Mejiacutea
Original
11 DEPURACION
Notas Permanentes (NP) estas notas se mantendraacuten indefinidamente en el sistema por su valor histoacuterico y como informacioacuten fuente para casos de reclamacioacuten de usuarios aclaraciones de inventario y soporte de informacioacuten para Auditoriacutea Notas Temporales (NT) Se programaraacute un reporte semestral para determinar la eliminacioacuten de eacutestas previa revisioacuten del aacuterea a la que corresponden
Toda nota ingresada al sistema iraacute en MAYUacuteSCULA SOSTENIDA
rcperez224
Archivo adjunto
REGISTRO DE NOTAS FINALPDF
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
I Introduccioacuten 1
II Servicios 1
Servicios en Liacutenea 1
Buzoacuten de Sugerencias 1
Cataacutelogo Puacuteblico 2
Recursos Electroacutenicos 2
Revisioacuten estado de cuenta del usuario 2
Renovacioacuten de preacutestamos 2
Revisioacuten de bibliografiacuteas 2
Solicitud de documentos 2
Servicio de alerta 3
Boletiacuten de novedades 3
GPS Bibliograacutefico 3
APP Aplicacioacuten moacutevil 3
Servicios Internos 3
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios 3
Servicios para Personas con discapacidad 4
Referencia 4
Preacutestamo de material bibliograacutefico 4
Preacutestamo de equipos 4
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica 4
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales 5
Pago de servicios y multas 5
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados 5
Consulta en sala 5
TABLA DE CONTENIDO
Fotocopiadora impresora y escaacutener 6
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores 6
Servicios externos 6
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas 6
Preacutestamo interbibliotecario 6
III Usuarios 7
Comunidad uniandina 7
Estudiantes suspendidos 8
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior 9
Usuarios externos 9
IV Deberes 10
Incumplimiento de los deberes de los usuarios 11
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca 13
VI Vigencia 13
REGLAMENTO DE SERVICIOS
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I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
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Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
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Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 1 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
I INTRODUCCIOacuteN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes estaacute conformado por la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y cinco Bibliotecas Sateacutelites Administracioacuten Arquitectura y Disentildeo Economiacutea Derecho y Medicina La misioacuten del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de informacioacuten a la comunidad uniandina Por ello sus servicios responden a las necesidades de estudiantes profesores investigadores empleados y egresados Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades acadeacutemicas en el desarrollo de los programas y procesos investigativos con lo cual contribuye al propoacutesito institucional de generar conocimiento Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios
II SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de informacioacuten a nivel local nacional e internacional directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones buscando un servicio versaacutetil inteligente y flexible que permita formar usuarios autoacutenomos
Servicios en Liacutenea Permiten realizar a traveacutes de Internet consultas solicitudes o actualizaciones de informacioacuten dentro o fuera del campus universitario en httpbibliotecauniandeseduco
Buzoacuten de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la direccioacuten de correo electroacutenico sisbibliuniandeseduco permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 2 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Cataacutelogo Puacuteblico Motor de buacutesqueda de informacioacuten que recupera material bibliograacutefico ubicado en las colecciones electroacutenicas o fiacutesicas del Sistema de Bibliotecas
Recursos Electroacutenicos Conjunto de bases de datos suscritas buscadores descubridor aplicaciones enlaces cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad
Revisioacuten estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opcioacuten para verificar inmediatamente a traveacutes de su cuenta el estado de sus preacutestamos multas entre otros servicios
Renovacioacuten de preacutestamos Permite ampliar las fechas de devolucioacuten del material bibliograacutefico prestado al usuario Siempre que no esteacuten reservados por otro usuario la renovacioacuten es perioacutedica pero posee un liacutemite una vez cumplido el usuario debe devolver el material bibliograacutefico al Sistema de Bibliotecas Los materiales sujetos a la renovacioacuten en liacutenea son los libros de coleccioacuten abierta audiovisuales y tesis con cesioacuten de derechos de autor
Revisioacuten de bibliografiacuteas Se ofrece a los profesores la buacutesqueda y localizacioacuten del material bibliograacutefico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisicioacuten
Solicitud de documentos Se recupera el material bibliograacutefico (artiacuteculos de revistas capiacutetulos de libros procedimientos actas patentes y tesis) no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas En caso de que el material solicitado tenga alguacuten costo se le informaraacute al usuario quien decidiraacute si se hace efectiva la compra
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 3 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis pueden acceder al enviacuteo perioacutedico de bibliografiacutea relacionada con las uacuteltimas novedades sobre el aacuterea temaacutetica de su intereacutes
Boletiacuten de novedades Presenta una seleccioacuten de material bibliograacutefico ingresado en el uacuteltimo mes Su consulta puede hacerse a traveacutes del portal web del Sistema de Bibliotecas mediante suscripcioacuten o aplicacioacuten moacutevil
GPS Bibliograacutefico Aplicacioacuten Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas para facilitar la ubicacioacuten fiacutesica de los libros Con el nuacutemero topograacutefico del tiacutetulo en un mapa del Sistema de Bibliotecas se sentildeala su ubicacioacuten dentro de las bibliotecas del Sistema
APP Aplicacioacuten moacutevil Aplicacioacuten para dispositivos moacuteviles que les permite a los usuarios acceder a servicios horarios eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas
SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas reproduccioacuten de informacioacuten consulta preacutestamo de material bibliograacutefico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
Induccioacuten y capacitacioacuten a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 4 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Servicios para Personas con discapacidad
Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente se habilitoacute el preacutestamo y devolucioacuten del material bibliograacutefico en la biblioteca maacutes cercana a sus actividades acadeacutemicas Adicionalmente podraacuten solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala
Referencia Se brinda asesoriacutea en la buacutesqueda localizacioacuten y recuperacioacuten de informacioacuten dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad
Preacutestamo de material bibliograacutefico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo externo material bibliograacutefico disponible en sus colecciones Los preacutestamos se acogen a las cantidades y periacuteodos establecidos seguacuten el tipo de usuario y coleccioacuten
Preacutestamo de equipos Se prestan equipos para consultar informacioacuten electroacutenica y por maacuteximo tres horas para la proyeccioacuten de material audiovisual (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
Salas de trabajo discusioacuten proyeccioacuten juegos y muacutesica El preacutestamo de estas salas se solicita en los puntos de atencioacuten ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las Bibliotecas Sateacutelites de Economiacutea y Medicina Este servicio estaacute disponible solo para estudiantes de pregrado posgrado y profesores seguacuten las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el nuacutemero de usuarios y disponibilidad)
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 5 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Salas Horas de preacutestamo
Personas por sala Destinacioacuten exclusiva
De trabajo 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De discusioacuten 2 Miacutenimo 3 y maacuteximo 8 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De juegos 2 Miacutenimo 2 y maacuteximo 4 Desarrollar actividades grupales acadeacutemicas y de investigacioacuten
De muacutesica 2 2 personas por cada
actividad
Interpretacioacuten de partituras escuchar discos de acetato y discos
compactos
De proyeccioacuten 3 Miacutenimo 2 y maacuteximo 5 Reproducir material audiovisual en
forma grupal
Buzoacuten externo para la devolucioacuten de materiales Los libros de coleccioacuten abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea o Sateacutelite de Economiacutea pueden retornarse en el buzoacuten de devolucioacuten correspondiente ubicado a las entradas de las mismas En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas se multaraacute al usuario por el valor establecido
Pago de servicios y multas
Los usuarios pueden pagar las multas y servicios utilizando tarjeta deacutebito en los dataacutefonos ubicados en todas las bibliotecas Tambieacuten lo pueden hacer a traveacutes del formato de recaudo (Coacutedigo 530061001) que se genera en Puntos de Informacioacuten de las bibliotecas sateacutelites Circulacioacuten y preacutestamo y Punto de informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo y pagarlo en cualquier banco
Preacutestamo material bibliograacutefico a usuarios egresados El preacutestamo externo estaacute autorizado a los egresados si han activado la membresiacutea con el Sistema de Bibliotecas cuyo costo y vigencia seraacuten definidos anualmente
Consulta en sala Acceso al material bibliograacutefico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva libros incunables y antiguos) y requieren una solicitud previa No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio digital de las tesis en formato microficha
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
rcperez224
Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 6 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Fotocopiadora impresora y escaacutener El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea y en las bibliotecas sateacutelites En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea estaacute permitido la reproduccioacuten de maacuteximo dos (2) capiacutetulos del material bibliograacutefico (libro tesis con cesioacuten de derechos) y dos (2) artiacuteculos de revista
Libros de texto o de uso permanente para profesores dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre acadeacutemico solo se prestaraacute material de aquel tiacutetulo sobre el cual exista un miacutenimo de dos (2) ejemplares en la coleccioacuten Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por periacuteodo semestral El director de la unidad acadeacutemica o administrativa deberaacute solicitar mediante comunicacioacuten escrita el preacutestamo del material y designar una persona responsable del mismo El Sistema de Bibliotecas podraacute solicitar la devolucioacuten de este material si durante el periacuteodo que dure el preacutestamo son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales
SERVICIOS EXTERNOS
Carta de presentacioacuten de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliograacutefico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el aacuterea de servicios Este formato tiene una vigencia de diez (10) diacuteas
Preacutestamo interbibliotecario Permite tomar en preacutestamo material bibliograacutefico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliograacutefico a solicitar en preacutestamo que el usuario deberaacute devolver con sello de devolucioacuten de la entidad prestamista una vez finalice el periacuteodo de preacutestamo El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Informacioacuten de la Biblioteca General ldquoRamoacuten de Zubiriacuteardquo o a traveacutes del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Aacuterea de Servicios solicitud de preacutestamo interbibliotecario
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
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Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 7 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
El incumplimiento en la entrega de material bibliograacutefico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendraacute una sancioacuten de acuerdo a lo establecido en los convenios Este servicio no aplica para egresados uniandinos pensionados ni miembros del Consejo Superior de la Universidad
Para preacutestamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango se realiza la solicitud desde el cataacutelogo puacuteblico y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carneacute categoriacutea B y C solo tienen servicio de consulta en sala
III USUARIOS
Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios el usuario debe presentar el carneacute vigente que lo acredite como estudiante profesor empleado egresado pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad A continuacioacuten se relacionan las colecciones y los periacuteodos de preacutestamo
Abierta Seguacuten tipo de usuario Seguacuten tipo de usuario
Audiacutefonos 1 3 horas
Audiovisual 2 Seguacuten tipo de usuario
Equipos de muacutesica 1 2 horas
Equipos Sala Virtual 1 2 horas
Hemeroteca Referencia Sin preacutestamo externo Por horas para consulta en Sala
Lectores de microfichas 1 2 horas
Libros incunables y antiguos
Sin preacutestamo externo ni autorizacioacuten de fotocopiado o
escaneado Por horas para consulta en Sala
Peliacuteculas cinematograacuteficas
Seguacuten tipo de usuario Por horas para consulta en Sala
Preacutestamo interbibliotecario
3 Seguacuten poliacutetica de la institucioacuten
prestamista
Reserva 2 Ver apartado
Tesis 2 7 diacuteas Dos (2) horas y a partir de las 200 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 1000 am Para estudiantes de maestriacutea y
doctorado a partir de las 700 pm para devolver el siguiente diacutea haacutebil antes de las 700 pm Las peliacuteculas cinematograacuteficas tienen preacutestamo externo solo para profesores por un diacutea Nuacutemero de voluacutemenes y periacuteodo de preacutestamo por tipo de usuarios para la coleccioacuten abierta y audiovisual
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 8 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Usuario Coleccioacuten Abierta
Periacuteodo Nuacutemero de
Renovaciones Coleccioacuten
Audiovisual Periacuteodo
Nuacutemero de Renovaciones
Pregrado 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Estudiantes en Tesis
15 14
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Especializacioacuten 10 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Doctorado 20 30
diacuteas 6 meses 4 5 diacuteas 6 meses
Maestriacutea 15 14
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Profesores de planta
20 30
diacuteas 6 meses 2 5 diacuteas 6 meses
Profesores de caacutetedra y empleados
4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Egresados 5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Pensionados 4 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica 3 diacuteas
Excepcioacuten 5 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Directivo 6 30
diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Fund_Sant 4 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Educa_Cont 8 7 diacuteas 6 meses 2 3 diacuteas 6 meses
Amigo Sistema de Bibliotecas
5 5 diacuteas 3 meses 0 No aplica No aplica
Educacioacuten Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres
El preacutestamo de los materiales de todas las colecciones excepto el material de la coleccioacuten de reserva es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario En el caso de las salas su preacutestamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad
Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones acadeacutemicas o disciplinarias solo podraacuten utilizar material para consulta en sala previa presentacioacuten de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente
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Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
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IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
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k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Archivo adjunto
REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECASPDF
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 9 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
Egresados pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes identificaacutendose en el Sistema de Bibliotecas con el carneacute correspondiente El preacutestamo externo soacutelo estaacute autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresiacutea del Sistema de Bibliotecas la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un antildeo a partir de la fecha en la cual se expida Los egresados pensionados y miembros del Consejo Superior tendraacuten acceso remoto para la consulta de los recursos electroacutenicos cumpliendo con los requisitos y poliacuteticas establecidas
Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el puacuteblico de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario El usuario externo deberaacute presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentacioacuten de la entidad a la cual pertenece y el carneacute vigente para ser registrado en el sistema de vigilancia Luego deberaacute dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliograacutefico que desea consultar El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de preacutestamo interbibliotecario el material bibliograacutefico siempre y cuando no tenga restriccioacuten no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos El siguiente material bibliograacutefico no tiene preacutestamo interbibliotecario
Material Audiovisual
Coleccioacuten de Hemeroteca
Material de referencia
Libros incunables antiguos y curiosos
Coleccioacuten de reserva
Libros de la coleccioacuten de artes
Tesis
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
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Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
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Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 10 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
IV DEBERES Son deberes de los usuarios
a Presentar el carneacute vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas El carneacute es personal e intransferible en caso de peacuterdida el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Informacioacuten del Sistema de Bibliotecas ubicado en la entrada de la Biblioteca General Ramoacuten de Zubiriacutea Mientras dure el traacutemite para obtener la copia del mismo podraacute acceder a los servicios presentando el coacutedigo de seguridad entregado en la porteriacutea y un documento de identidad
b No permitir que otras personas usen su carneacute institucional NIP (Nuacutemero de Identificacioacuten Personal) o contrasentildea de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido se suspenderaacute el acceso a los servicios de preacutestamo externo al usuario por un (1) mes
c Cuidar y dar buen uso a las instalaciones fiacutesicas muebles y equipos de las Bibliotecas del
Sistema
d No consumir alimentos o bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas subir los pies sobres las sillas yo mesas no exceder el cupo en las salas de trabajo ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual
e Es responsabilidad uacutenica del usuario cuidar sus pertenencias El personal de vigilancia estaacute
autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos
f Cumplir con las poliacuteticas de uso y seguridad de los recursos electroacutenicos suscritos o en periacuteodos de prueba
g Entregar las salas de trabajo discusioacuten juegos proyeccioacuten o muacutesica en perfectas condiciones
de orden y aseo en el tiempo establecido para la devolucioacuten y en el respectivo punto de atencioacuten de la biblioteca
h Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas
en las mismas condiciones en que fue prestado
i Registrar el preacutestamo del material en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas
j Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios
ofrecidos por el mismo
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k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
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e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 11 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
k Revisar el estado fiacutesico del material bibliograacutefico que retira en calidad de preacutestamo del Sistema de Bibliotecas y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva
l Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual
m No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de
los mismos
n Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular
o No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca
p Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas
Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades acadeacutemicas como son Decanatura de Estudiantes Decanos de Facultad Directores de Programa Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad En el evento en que el usuario interno considere que no haya meacuterito de una sancioacuten deberaacute seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado
a Tener multas deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas imposibilitaraacute tomar materiales en preacutestamo externo colecciones cerradas salas de estudio o equipos Soacutelo podraacute acceder al material de consulta en sala
b Quien preste el carneacute es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionaraacute de acuerdo con el reglamento de la Universidad
c Quien no informe la peacuterdida del carneacute se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento
d Quien raye escriba mutile dantildee o extraviacutee el material o equipos del Sistema de Bibliotecas seraacute responsable por su reposicioacuten y asumiraacute el costo del reproceso del material bibliograacutefico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 12 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
REGLAMENTO DE SERVICIOS
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas PRO-23-1-03-02
FECHA PUBLICACIOacuteN 12012016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
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e Hablar en voz alta consumir alimentos y bebidas escuchar muacutesica sin audiacutefonos rayar las mesas posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo dantildeos en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos tendraacuten llamados de atencioacuten cumplidos tres llamados de atencioacuten se solicitaraacute el nuacutemero de carneacute respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo se procede a la solicitud de devolucioacuten de la misma una vez agotados los tres llamados de atencioacuten se le impondraacute una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente
f El usuario pagaraacute los dantildeos ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas
g La entrega o abandono del material equipo o sala despueacutes del teacutermino del preacutestamo o su devolucioacuten en una biblioteca diferente a la de origen causaraacute una multa por cada unidad del periacuteodo de preacutestamo del material Estas unidades son por diacutea haacutebil para libros de coleccioacuten abierta y audiovisual por hora sea diacutea haacutebil o no para los libros de coleccioacuten de reserva y otro material que se preste por horas por fraccioacuten de 15 minutos para las salas de estudio o discusioacuten Las multas seraacuten definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC
h La peacuterdida de la ficha de preacutestamo de las salas de trabajo proyeccioacuten discusioacuten y equipos causaraacute una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo hasta su reposicioacuten
i Intentar retirar material sin registrar su preacutestamo o incumplir con la devolucioacuten oportuna de preacutestamo interbibliotecario que origine sancioacuten a la universidad implicaraacute la suspensioacuten del servicio de preacutestamo externo al usuario hasta la terminacioacuten del semestre acadeacutemico
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V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
HA
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DIC
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RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
Paacutegina 13 (Aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011)
V Reproduccioacuten de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual la reproduccioacuten de una obra requiere la autorizacioacuten del titular de los derechos patrimoniales sobre eacutesta No se permite la reproduccioacuten por ninguacuten medio de las tesis sin cesioacuten de derechos Sin embargo por disposicioacuten legal en el caso de las instituciones educativas los siguientes eventos son excepciones y en consecuencia no tienen tal requisito
La reproduccioacuten con fines de ensentildeanza y su utilizacioacuten conforme a ello
La reproduccioacuten de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro para preservarlo y sustituirlo en caso de extraviacuteo destruccioacuten o inutilizacioacuten
VI Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comiteacute Directivo en la sesioacuten 40-11 del 21 de septiembre de 2011 fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014 versioacuten que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Poliacuteticas de la Secretariacutea General de la Universidad
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
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Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
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Observaciones
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de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
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Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
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Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
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Objetivo Determinar el porcentaje de peacuterdidas de material bibliograacutefico
Meacutetodo de Medicioacuten
Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el nuacutemero
de ejemplares perdidos sobre el nuacutemero total de ejemplares que conforman la
coleccioacuten luego se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida Porcentaje
Foacutermula [ iacutetems perdidos iacutetems de coleccioacuten] x 100
Variables Numerador Nuacutemero de ejemplares no inventariados
Denominador Nuacutemero total de ejemplares que forma parte de la coleccioacuten
Limitaciones No tener actualizado el total de iacutetems que conforman la coleccioacuten
Fallas en la verificacioacuten postinventario
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Sateacutelite
Periodicidad Anual despueacutes de realizar cada inventario
Meta 99
Observaciones
FIC
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RECURSOS BIBLIOGRAacuteFICOS FALTANTES
Coacutedigo del indicador IND-23-1-03-022
Responsable del indicador
Jefe Administrativo Jefe de servicios de Informacioacuten Coordinador de servicios
de Informacioacuten
Objetivo Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliograacuteficas que conforman
el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliograacutefico faltante
Meacutetodo de Medicioacuten
Elaboracioacuten de reportes que listen la cantidad de material bibliograacutefico
existente a una fecha de corte Se procederaacute a verificar existencias del listado a
traveacutes de la lectura de coacutedigos de barras para determinar que material no se
encuentra en coleccioacuten fiacutesicamente Ubicado el material faltante se procede a
realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su informacioacuten
Se procede recuperacioacuten de material bibliograacutefico faltante
Unidad de Medida Porcentaje unidades
Foacutermula [ material bibliograacutefico inventariado material bibliograacutefico listado de
coleccioacuten para inventario] 100
Variables
Numerador Cantidad de material bibliograacutefico inventariado por toma fiacutesica
Denominador Cantidad de material bibliograacutefico listado para realizar proceso
de inventario
Limitaciones No aplica
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
Granularidad Por bibliotecasala
Periodicidad Anual
Meta 100
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
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Recursos acadeacutemicos Recursos Bibliograacuteficos Preparacioacuten y Mantenimiento del Servicio
Fuente de datos Sistema Symphony
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Periodicidad Anual
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OPERATIVO
Fallas en la toma fiacutesica manipulacioacuten indebida de la herramienta utilizada para la toma fiacutesica o falla en la red que suministra los datos de aprobacioacuten de inventario en el sistema
CALIDAD DE SERVICIO
Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma fiacutesica del material
