introduktion till nyttorealisering - projektrevision i offentlig verksamhet

Introduktion till nyttorealiseringProjektforum – Projektrevision i offentlig verksamhet

2013-02-14

Anna Pegelow

[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.edelegationen.se/

Vad gör E-delegationen?

Mer nytta för

användarna,

enkelt på utsidan och

smart på insidan

E-delegationens strategiska mål

• Enklare vardag för privatpersoner och företag.

• Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och

delaktighet.

• Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet.

Vägledningar framtagna av E-delegationen

• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning• Vägledning för kanalstrategi• Vägledning för automatiserad samverkan• Vägledning för webbutveckling• Vägledning för införande av IPv6• Vägledning för införande av DNSSEC• Terminologi• Vägledning för behovsdriven utveckling• Vägledning i nyttorealisering• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier• Vägledning för vidareutnyttjande av information• Utlämnande på medium för automatiserad behandling• Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter

Agenda

• Vad är nyttobaserad verksamhetsutveckling?

• Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering och vad består det av?

• Hur arbetar myndigheter med nyttorealisering idag – erfarenheter från koncernstödet.

• Gruppdiskussioner

Krav på Statsförvaltningen

Myndighetsförordningen:

3 § Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel.

6 § Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten.Myndigheten skall verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet.

Problembeskrivning

• Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser - förvaltningsgemensamma lösningar

• Många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten

• Om K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att säkerställa finansiering. Analysen används inte för att styra satsningens genomförande

• Fokus på att identifiera och värdera interna nyttor

• Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag)

• Fokus idag är på att hålla budget och att leverera i tid

Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade

till satsningar i verksamhetsutveckling

Det viktigaste kriteriet för att värdera en satsning är inte leverans på tid, kostnad och budget utan på vilken verksamhetsnytta den realiserar.”(E-delegationen)

Varför behövs nyttorealisering?

Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…

NYTTOREGISTER

Vad är nyttan?

Hur skaDen

Realiseras?

Vem skaRealisera

nyttan?

NärUppkommer

Nyttan?

Hur skaNyttan följas

upp

Vemansvarar förUppföljning?

VilkaMätetal?

Nyttorealisering – den röda tråden

Kvalitet

KostnadTidNytta

Operativ nivå

Rätt saker

Program- och portföljstyrning

Målstyrning

Göra saker rätt

Projektstyrning

Förvaltningsstyrning

Linjeverksamhet

Nyttorealiseringsprocessen

Identifieraverksamhetsmål och

nyttorSpecificera

nyttor

Planeranytto-

realisering

Realiseranyttor

Följ uppnytto-

realisering

Styrning av processen

för nytto-realisering

Behov & problem

Krav

Möjligheter & Risker

• Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan

• Levererade möjliggörare

• Realiserade nyttor• Reviderad

nyttorealiseringsplan

• Verifierad nyttorealisering

• Avslutad satsning• Tillvaratagna

erfarenheter

Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar

Identifieraverksamhetsmål och

nyttor

• Beskrivna motiv• Önskat börläge• Identifierade mål

Specificeranyttor

• Genomförd nyttoanalys

• Verifierat beslutsunderlag

(Business Case)

Specificeranyttor

Planeranytto-

realisering

Planering

UtvecklingUppföljning

Analys

Verksamhetsstrategier

Precisera respektive

utvecklingsinsats

Genomför respektive

utvecklingsinsats

Mätning av verksamheten

gentemot verksamhetsmå

l

Verksamhetsmål

Förslag till utvecklingsinsatser

Förändringsbehov

Uppföljning av verksamheten

gentemot verksamhetsmål

Analys av verksamheten

Rekommendation av åtgärder

Uppdrag

Identifieranyttor

Specificera nyttor

Planera nyttor

Realisera nyttor

Följ upp nyttor

Nyttobaseradstyrning

Behov

Krav

Möjligheter

Prioritera utvecklingsinsatser

Planera respektive

utvecklingsinsats

Förändringsaktiviteter

Uppföljning av nyttor för respektive

utvecklingsinsats Styrning av utvecklingsinsatser

Nyttorealiseringsprocessen (alternativ beskrivning)

1.1 IDENTIFIERA 1.3 PLANERA 1.4 REALISERA 1.5 FÖLJA UPP

1.1.1 Definiera motiv till förändring

1.1.2 Identifiera mål

1.3.2 Ta fram nyttorealiseringsplan

Besluta om genomförande

1.3.3 Förbereda verksamheten för

förändring

1.4.1 Realisera möjliggörare

Besluta om att fastställa

nyttorealiseringsplan

1.4.3 Realisera nyttor

1.4.2 Uppdatera beslutsunderlag

1.5.1 Följ upp nyttorealisering

1.5.2 Synliggör nyttan

Besluta om avslut av satsning

1.5.3 Utvärdera satsningBesluta om att

fördjupa analys

= Beslutspunkt

1.2 SPECIFICERA

1.2.2 Ta fram beslutsunderlag

Besluta om att etablera satsning

1.2.1 Identifiera och värdera nyttor

Nyttorealiseringsprocessen och andra processer

Kravhantering och system-utveckling

Upphandling och

leverantörs-styrning

Verksamhets-arkitekturBehovs-

inventering

Strategisk styrning

Resultat-redovisning

Rapportering och

prognostisering

Projektledning

Verksamhets-utvecklings-processen

Program- och portföljstyrning

Investerings-processen

Budget- och verksamhets-

planering

Kvalitetssäkring

BESLUTSUNDERLAG

FÖRÄNDRINGSLEDNING

GENOMFÖRANDEPLANER

VARFÖR?

HUR?

VAD, VEM OCH NÄR?

Business CaseK/N kalkyl Nyttorealiseringsplan

Nyttoregister

Program-/projektplanAktivitetsplanUppföljningsplan

En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley)

Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta

Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar

• Minskade kostnader• Frigjord arbetstid• Sparade årsarbetskrafter• Undvikta kostnader• Effektivare resursanvändning• Minskade ledtider

• Bättre informationskvalitet• Frigjord arbetstid• Bättre informationsdelning• Flexiblare arbetssätt• Högre servicenivåer • Nöjdare kunder• Ökad tillgänglighet • Ökad insyn

INOM MYNDIGHETEN

OFFENTLIGSEKTOR

(PARTNERS)

PRIVAT-PERSONER

FÖRETAG & IDEELLA

ORGANISATIONERSAMHÄLLET

Säker eller osäker?

Effektkedja

SATSNING

KRÄVER REALISERAR BIDRAR TILL DRIVER

KONKRETISERAS I KRÄVERGENERERARKRAVSTÄLLER

MÖJLIGGÖRAREUTVECKLINGS-

INSATSERFÖRÄNDRINGAR

EFFEKTER(NYTTOR)

VERKSAMHETS-MÅL

Exempel på aktörsmodell

PORTFÖLJÄGARE

PORTFÖLJLEDARE

UTVECKLINGSPORTFÖLJ

SATSNINGNYTTOREALISERINGS-

ANSVARIG

PROJEKTLEDARE

SPONSOR/ BESTÄLLARE

PROJEKTKONTOR

EFFEKT-CONTROLLER/

UPPFÖLJNINGS-ANSVARIG

Nytta måste balanseras mot kostnad, angelägenhet och genomförbarhet

KOSTNADER

NYTTA

GENOMFÖRBARHET

ANGELÄGENHET

ekonomisk nytta

kvalitativ nytta

intern nytta

extern nytta

säker nytta

osäker nytta

Risker för genomförbarhet avseende t ex:

-kompetens

-resurser

-arkitektur

-tidplan

-tekniska förutsättningar

-juridiska förutsättningar

måluppfyllnad

strategier

politisk angelägenhet

teknisk angelägenhet

organisatorisk angelägenhet

utvecklingskostnader

driftskostnader

förvaltningskostnader

Vad vi har sett...

Mycket leveransfokus - tid, kostnad, kvalitet

OM nyttofokus, så för projekt - mindre på utveckling i linje

Portföljstyrning driver mognad

...och styrningen på dessa brister

Svaga på mätning och uppföljning

Och mäter vi rätt saker?

Löpande uppdatering av beslutsunderlag...

Det är svårt att värdera och följa upp

kvalitativa nyttor

Koppling till verksamhetsmål

behövs De som har roller för nyttorealisering har

kommit längre

Få som är insatta – info/utbildning behövs Ledningens engagemang är

(som alltid!) avgörande för hur långt man kommit

Gruppövning

Sen diskussion i storgrupp fråga för fråga.

-Hur uppfattar du Nyttorealisering som koncept ur ett revisorsperspektiv? (och varför)

-När i nyttorealiseringsprocessen bör internrevisorn engageras?

-Hur hänger nyttorealisering och riskhantering ihop?

-Vad kan internrevisorer göra för att påskynda arbetet med nyttorealisering?

-Kommer nyttorealisering över myndighetsgränserna att påverka ert arbete som internrevisorer?