Introduction to Data Processing Data vs. Information

Data : Representations facts about various events that affect a business.

Information : Data presented in its proper context. Process : Manipulation data with a program. ข้�อมู�ล ประกอบด้�วย ความูเป�นจร�ง (facts) และตั�วเลข้ (figures) เช่�น จ�านวน ช่มู . การทำ�างานข้องล�กจ�าง แตั�ละคน สารสนเทำศ เป�นผลทำ"#ได้�จากการจ�ด้การกระทำ�าก�บข้�อมู�ล

(Data processing) และมู"ความูหมูายทำ"#ไมู�อาจพบใน ข้�อมู�ลทำ"#เก�ด้ข้()น

Data

Data Processing

Information

Introduction to Data Processing

- Manual - Computerize- Knowledge

กล�าวโด้ยสร+ปการประมูวลผลข้�อมู�ลไมู�ว�าจะเป�น การประมูวลผลด้�วยมู,อแบบง�ายๆ หร,อจะเป�นการประมูวล

ผลด้�วยเคร,#องจ�กรทำ"#ย+�งยากซั�บซั�อน จะตั�องประกอบด้�วยส�วนใด้ส�วนหน(#งหร,อหลายส�วนข้องข้�)น ตัอนตั�างๆ ด้�งน")

1. การสร�างข้�อมู�ล ( Creating )2. การจ�าแนกหมูวด้หมู��ข้องข้�อมู�ล ( Classifying )3. การจ�ด้ล�าด้�บ ( Sorting )4. การค�านวณ ( Calculating )5. การสร+ป ( Summarizing )

6. การเก0บร�กษาข้�อมู�ล ( Storing ) 7. การด้(งข้�อมู�ลทำ"#ตั�องการมูาใช่�งาน ( Retrieving ) 8. การสร�างข้�อมู�ลช่+ด้ใหมู�ข้()นมูา ( Reproducting ) 9. การส,#อสารข้�อมู�ล ( Data communicating )

องค2ประกอบระบบสารสนเทำศ- Input : activity of capturing and gathering of raw data- Processing : converting and transforming data

into information- Output : producing an useful information- Feedback : output that used to make

adjustments or changes to input and processing activities

- Computerized Information System : การใช่� คอมูพ�วเตัอร2ในการด้�าเน�นงานระบบสารสนเทำศ

คุ�ณลั�กษณะของสารสนเทศท��ดี�- ตัรงตัามูความูตั�องการ (relevant)- ประหย�ด้ (economical)- ถู�กตั�อง (accurate)- ง�ายตั�อการใช่�งาน (simple)- ทำ�นสมู�ย (timely)- ย,ด้หย+�น (flexible)- สมูบ�รณ2 (complete)- ตัรวจสอบได้� (verifiable)- เช่,#อถู,อได้� (reliable)

ช่น�ด้ข้องระบบการประมูวลผลข้�อมู�ล แบ�ง ออกเป�น 3 ช่น�ด้ ค,อ 1. การประมูวลผลด้�วยมู,อ ( Manual Data Processing ) 2. การประมูวลผลด้�วยมู,อแตั�มู" เคร,#องจ�กรเข้�ามูาช่�วย ( Manual with Machine Assistance Data Processing ) 3. การประมูวลผลด้�วยเคร,#องจ�กร คอมูพ�วเตัอร2

( Electronic Data Processing )ป4จจ�ยทำ"#จะตั�ด้ส�นใจว�าจะใช่�เคร,#องคอมูพ�วเตัอร2ประมูวลผลหร,อไมู� 1. ข้นาด้ข้องข้�อมู�ลมู"ข้นาด้ใหญ่�มูาก 2. ล�กษณะข้องงานซั�)าๆ ก�น 3. ตั�องการผลทำ"#ได้�ในเวลาอ�นรวด้เร0ว 4. งานทำ"#ตั�องใช่�การค�านวณทำ"#ย+�งยากซั�บซั�อน 5. ค�าใช่�จ�าย

Data Organization (การจั�ดีระเบี�ยบีข�อมู�ลั)ข้�อมู�ลส�าหร�บการประมูวลผลด้�วยเคร,#อง

คอมูพ�วเตัอร2 สามูารถูแบ�งตัามูล�กษณะล�าด้�บข้�)นได้� เป�น 4 ระด้�บ ด้�งน")ค,อ1. ข้�อมู�ลย�อย ( Data Item or

Field )2. ระเบ"ยน ( Record )3. แฟ้7มูข้�อมู�ล ( File )4. ฐานข้�อมู�ล ( Data Base )

File Organization Terms and Concepts

• Bit: Smallest unit of data; binary digit (0,1)

• Byte: Group of bits that represents a single character

• Field: Group of words or a complete number

ORGANIZING DATA IN A TRADITIONAL FILE ENVIRONMENT

• Record: Group of related fields

• File: Group of records of same type

• Database: Group of related files

File Organization Terms and Concepts

ORGANIZING DATA IN A TRADITIONAL FILE ENVIRONMENT

Data Hierarchy in a Computer System

ORGANIZING DATA IN A TRADITIONAL FILE ENVIRONMENT

• Entity: Person, place, thing, event about which information is maintained

• Attribute: Description of a particular entity

• Key field: Identifier field used to retrieve, update, sort a record

File Organization Terms and Concepts

ORGANIZING DATA IN A TRADITIONAL FILE ENVIRONMENT

Entitities and Attributes

ORGANIZING DATA IN A TRADITIONAL FILE ENVIRONMENT

Traditional File Processing

ORGANIZING DATA IN A TRADITIONAL FILE ENVIRONMENT

ORGANIZING DATA IN A TRADITIONAL FILE ENVIRONMENT

• Data redundancy

• Program-Data dependence

• Lack of flexibility

• Poor security

• Lack of data-sharing and availability

Problems with the Traditional File Environment

• The presence of duplicate data in multiple data files

• Different functions collect the same information independently

• May have different meanings in different parts of the organisation

DATA REDUNDANCY

7

Data Redundancy

Program Data Dependence

• The tight relationship between data stored in files and the specific programs required to update and maintain those files

• Every program must describe the nature • In traditional file environment any changes to

data requires a change in all programs that access the data

• A change in tax rates for example !!

Lack of Flexibility

• Traditional File system can deliver routine scheduled reports after a significant programming efforts

• An ad hoc/ unanticipated request for information, would require a lot of time

• The information is somewhere in the system but too expensive to locate/retrieve

• Compiling the data could take weeks

Poor Security

• There is little or no control and management of data

• Data could be disseminated all over the organisation without control

• Who is accessing the data and making changes?

Lack of Data-sharing

• Lack of control over access • Hard to get hands on information• Different pieces of information in different files

and different physical locations• Since files in different locations can’t be related

hard to share or access in a timely manner• Impossible for information to flow freely

Data Base

File

File

File

Record

Record

Record

Item

Item

Item

....

...

....

...

....

...

File เก�ด้จากการรวมูกล+�มูข้องระเบ"ยน(Records) ทำ"#มู"ความู ส�มูพ�นธ์2ก�น โด้ยปกตั�ระเบ"ยนทำ"#อย��ในแฟ้7มูข้�อมู�ล หน(#งๆ จะมู"ร�ปแบบ

เด้"ยวก�น (Single format) แตั�อาจจะมู"หลาย ร�ปแบบ (Multipleformat) ก0ได้� ซั(#งการจ�ด้เก0บข้�อมู�ลลงในระเบ"ยนบนแฟ้7มูข้�อมู�ลน�)นก0เพ,#อว�ตัถู+ประสงค2ร�วมูก�นในการใช่�งานแฟ้7มูข้�อมู�ลน�)นก�บงานหน(#งงานใด้หร,อหลายๆงานก0ได้�

ตั�วอย�าง4003001 นายกนก ธ์รรมูเล�ศ 1A 0.00 0.004003002 น.ส. กรกช่ บ�วงามู 1 B0.00 0.003903001 นายข้จร พ+ทำธ์บ�ช่า 2 A 38.00 76.003903002 น.ส. ว�ภา งามูภ�กด้" 2 B 38.00 85.00

ตั�วอย�าง4003002 น.ส. กรกช่ บ�วงามู 1 B0.00 0.00MTH161 B 1CHM101 C 1LNG102 B 03903001 นายข้จร พ+ทำธ์บ�ช่า 2 A 38.00 76.00MTH261 A 1MTH241 C 0

สาเหตั+ทำ"#ส�าค�ญ่ในการสร�างแฟ้7มูข้�อมู�ลมู"ด้�งน")1. มู"ข้�อมู�ลจ�านวนมูากเก�นข้"ด้จ�าก�ด้ทำ"# หน�วยความูจ�าหล�ก

(Memory) จะเก0บไว�ได้�2. การประมูวลผลในข้ณะใด้ๆ ตั�องการข้�อมู�ลเพ"ยงบาง

ส�วนเทำ�าน�)น จ(งไมู�ตั�องเก0บข้�อมู�ลไว�ในหน�วยความูจ�าหล�กทำ�)งหมูด้

การแยกประเภทำแฟ้7มูข้�อมู�ลตัามูฟ้4งก2ช่�นทำ"#ใช่�ด้�าเน�น การในระบบสารสนเทำศ สามูารถูแยกได้�

5 ประเภทำ ค,อ1. แฟ้7มูข้�อมู�ลหล�ก ( Master

File )2. แฟ้7มูข้�อมู�ลรายการเปล"#ยนแปลง

( Transaction File )3. แฟ้7มูข้�อมู�ลรายงาน ( Report

File )4. แฟ้7มูข้�อมู�ลด้�าเน�นการ ( Work

File )5. แฟ้7มูข้�อมู�ลโปรแกรมู

( Program File )

การดี�าเน นการแฟ้#มูข�อมู�ลั (File Operation)

ว�ธ์"การใช่�แฟ้7มูข้�อมู�ลเพ,#อการประมูวลผล น�)น น�บเป�นป4จจ�ย ส�าค�ญ่ในการก�าหนด้การจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ล ( File

Organization ) ว�า ควรจะเป�นแบบใด้ ซั(#งมู"หล�กส�าค�ญ่ 2 ประการ ค,อ

1. ว�ธ์"การประมูวลผล2. ล�กษณะการด้�าเน�นการแฟ้7มูข้�อมู�ล

ว ธี�การประมูวลัผลั การประมูวลผลด้�วย โปรแกรมูมู" 2 แบบ ค,อ1. แบบกล+�มู ( Batch )2. แบบโตั�ตัอบ ( Interactive )

โปรแกรมู Update

แฟ้7มูข้�อมู�ลเง�นเด้,อน

แฟ้7มูข้�อมู�ลรายการเปล"#ยนแปลง

แฟ้7มูข้�อมู�ลเง�นเด้,อนทำ"#ทำ�นสมู�ย

รายงานรายการเปล"#ยนแปลง

โปรแกรมูออกรายงานเง�นเด้,อนรายงาน

เง�นเด้,อน

การประมูวลัผลัแบีบีกลั��มู

โปรแกรมูตั�ด้ยอด้จ�านวนส�นค�า

ใบส�#งซั,)อ

บ�นทำ(กข้�อมู�ล

แฟ้7มูข้�อมู�ลส�นค�าคงคล�ง

แสด้งรายการเปล"#ยนแปลง

การประมูวลัผลัแบีบีโตั�ตัอบี

ลั�กษณะการดี�าเน นการแฟ้#มูข�อมู�ลั การด้�าเน�นการข้�)นพ,)นฐานแบ�งออกเป�น4 ล�กษณะ ค,อ

1. การสร�าง ( Creation )2. การปร�บปร+งแก�ไข้( Updating )3. การด้(งข้�อมู�ล ( Retrieval )4. การบ�าร+งร�กษา( Maintenance ) - การเปล"#ยนโครงสร�างใหมู�( Restructuring ) - การเปล"#ยนการจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ล ใหมู�

( Reorganization )

การจั�ดีแฟ้#มูข�อมู�ลั ( File Organization )

การจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ลเป�นเทำคน�คทำ"#ใช่�ในการแทำนและ เก0บระเบ"ยนในแฟ้7มูข้�อมู�ล ซั(#งเทำคน�คเบ,)องตั�นข้องการจ�ด้

แฟ้7มูข้�อมู�ลมู" 3 แบบ ค,อ1. แบบเร"ยงล�าด้�บ ( Sequential

)2. แบบส+�มู ( Random )3. แบบเร"ยงล�าด้�บเช่�งด้�ช่น"

( Indexed Sequential )

การจั�ดีแฟ้#มูข�อมู�ลัแบีบีเร�ยงลั�าดี�บี ( Sequential File ) การจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ลแบบเร"ยงล�าด้�บเป�นการจ�ด้รวบรวมู

ระเบ"ยน (Records) ตัามูล�าด้�บจากน�อยไปหามูากหร,อจากมูากไปหาน�อยข้องเข้ตัข้�อมู�ลย�อย(field)หน(#งข้องทำ+กระเบ"ยนใน

แฟ้7มูน�)น ซั(#งจะเร"ยกเข้ตัข้�อมู�ลย�อยน")ว�าเป�น ค"ย2 (Key)ข้องระเบ"ยน

การจ�ด้แฟ้7มูแบบน")เหมูาะก�บงานทำ"#มู"ระยะเวลาในการประมูวลผลค�อนข้�างแน�นอนและตั�องการข้�อมู�ลจากแฟ้7มูเพ,#อใช่�ในการประมูวลผลแตั�ละคร�)งเป�นจ�านวนมูาก

เมู,#อตั�องการค�นหาข้�อมู�ลในระเบ"ยนทำ"# ตั�องการ เคร,#องคอมูพ�วเตัอร2จะอ�านข้�อมู�ลเร"ยงตัามูล�าด้�บและเปร"ยบเทำ"ยบค"ย2ทำ"#

ตั�องการ จนกระทำ�#งพบระเบ"ยนซั(#งมู"ค"ย2ตัามูทำ"# ตั�องการ การค�น หาข้�อมู�ลในล�กษณะน")จะเส"ยเวลามูาก โด้ยเฉล"#ยแล�วอ�านระเบ"ยน

ประมูาณคร(#งหน(#งข้องแฟ้7มูจ(งจะพบระเบ"ยนทำ"#ตั�องการ ส�าหร�บการ Update ข้�อมู�ลแฟ้7มูแบบน")จะน�ยมูเก0บ

สะสมูข้�อมู�ลทำ"#จะเปล"#ยนแปลงเอาไว�ก�อนทำ�)งน") เพราะ การค�นหา ข้�อมู�ลคร�)งละ 1 ระเบ"ยนตั�อการประมูวลผล 1 คร�)ง ทำ�าให�เส"ยเวลา

มูากด้�งได้�กล�าวแล�ว

Sequential FileEMP_NO EMP_NAME AGE WORK_AGE SALARY 1001 นายนาบ+ญ่ บ�วบ�ช่า 35 5 15000 1003 น.ส. มูาล" บ+ญ่มูาก 25 2 8500 2001 นายมูานะ ทำ�างานด้" 30 3 12000 2005 นายว�ษณ+ งามูเล�ศ 26 2 8500 3001 นายสามูารถู เก�งจร�ง 283 10000 3006 น.ส. ว�นด้" พระงามู 31 3 11000

การค�นหาข้�อมู�ล20

05

การจั�ดีแฟ้#มูข�อมู�ลัแบีบีส��มู ( Random File ) การจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ลแบบส+�มู เป�นการจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ลเพ,#อให�

เคร,#องสามูารถูเข้�าถู(งระเบ"ยนทำ"#ตั�องการได้� โด้ยตัรง (Direct) และไมู�จ�าเป�นตั�องผ�านระเบ"ยนอ,#นๆตัามู ล�าด้�บ ซั(#งเป�นผลให�เวลาทำ"#ใช่�ในการค�นหาหร,อ Update ระเบ"ยนทำ�าได้�เร0วกว�าแบบSequential ส,#อบ�นทำ(กข้�อมู�ลทำ"#ใช่�จะตั�องเป�นประเภทำทำ"#สามูารถู

เข้�าถู(งได้�โด้ยตัรง เช่�น จานแมู�เหล0ก การจ�ด้เก0บบ�นทำ(กระเบ"ยนจะตั�องค�านวณหาทำ"#เก0บบนส,#อโด้ยค�านวณ จาก field ทำ"#เป�น key

ข้องระเบ"ยน ซั(#งมู"ว�ธ์"การค�านวณหลายแบบ แตักตั�างก�นไป เมู,#อได้�ตั�าแหน�งแล�วจ(งจะบ�นทำ(กระเบ"ยนตัรงตั�าแหน�งน�)น

การ Update แฟ้7มูข้�อมู�ลแบบส+�มูจะทำ�าได้�สะด้วกและรวด้ เร0วกว�าแบบ Sequential ทำ�)งน")เพราะการ

Update จะสามูารถูUpdate ภายใตั�แฟ้7มูข้�อมู�ลเด้�มูได้� กล�าวค,อเมู,#อส�)นส+ด้การUpdate จะไมู�เก�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ลใหมู�เหมู,อน แบบ Sequential เมู,#อ

ตั�องการเพ�#มู ลด้ หร,อเปล"#ยนแปลงระเบ"ยนสามูารถูทำ�าได้�ทำ�นทำ"เหมูาะส�าหร�บงานทำ"#มู"ระยะเวลาในการประมูวลผลไมู�แน�นอนด้�งน�)นเมู,#อเก�ด้การเปล"#ยนแปลงข้�อมู�ลจะ ทำ�าการ Update ทำ�นทำ"เพ,#อให�ข้�อมู�ลทำ�นสมู�ยอย��เสมูอ

Random File EMP_NO EMP_NAMEWORK _AGE SALARY

1 1001 นายนาบ+ญ่ บ�วบ�ช่า 5 15000

2 1003 น.ส. มูาล" บ+ญ่มูาก 2 8500 3 2001 นายมูานะ ทำ�างานด้" 3 12000

4 2005 นายว�ษณ+ งามูเล�ศ 2 8500 5 3001 นายสามูารถู เก�งจร�ง 3 10000

6 3006 น.ส. ว�นด้" พระงามู 3 11000

การค�นหาข้�อมู�ล20

05

Record no.

Hashing Algorithm

4

การจั�ดีแฟ้#มูข�อมู�ลัแบีบีเร�ยงลั�าดี�บีเชิ งดี�ชิน�(Indexed Sequential File )

การจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ลแบบน")เป�นการจ�ด้แฟ้7มูข้�อมู�ลเพ,#อให�เคร,#องสามูารถูเข้�าถู(งระเบ"ยนทำ"#ตั�องการได้�ทำ�)งแบบเร"ยงล�าด้�บ

และแบบส+�มู ส,#อบ�นทำ(กข้�อมู�ลทำ"#ใช่�จะตั�องเป�นประเภทำทำ"# สามูารถูเข้�าถู(งได้�โด้ยตัรง เช่�น จานแมู�เหล0ก

การจ�ด้เก0บข้�อมู�ล จะแบ�งเป�น 2 ส�วนค,อ1. ส�วนเก0บตัารางด้�ช่น" (Index area) เพ,#อใช่�ในการค�นหา

ระเบ"ยน 2 . ส�วนเก0บข้�อมู�ล แบ�งเป�น 2 ส�วน ค,อ

21 Prime data area2.2 Overflow area

0005

5811

0016

5812

0080

5901

0239

5902

KeyField

RecordLocation

Index file

0005

Diskette

0

0

1

6

Ribbon

0080

Printer

0

2

3

9

Scanner

Data file

5811

5812

5901

5902

RecordLocation

Key Data Record

Database Technology

• DATABASE:– A collection of data organised to serve many

applications efficiently by centralising the data and minimising redundant data.

The Contemporary Database Environment

Figure 7-4

THE DATABASE APPROACH TO DATA MANAGEMENT

Types of Databases

• Relational DBMSRelational DBMS

• Hierarchical and Network DBMSHierarchical and Network DBMS

• Object-Oriented DatabasesObject-Oriented Databases

THE DATABASE APPROACH TO DATA MANAGEMENT

Relational DBMS

• The most popular type of DBMS today for PCs as well as for larger companies and mainframes

• Represents all data in DB as two-dimensional tables called relations

• Similar to flat files but information in more than one file can easily be extracted and combined

• Relates data across tables based on common data element

• Examples: DB2, Oracle, MS SQL Server

THE DATABASE APPROACH TO DATA MANAGEMENT

Relational Data Model

THE DATABASE APPROACH TO DATA MANAGEMENT

- - - EMPLOYEE NO EMPLOYEE NAME SALARY DEPT CODE - DEPT NAME -DEPT BONUS 0 0 1 Mr. ANAN BOONMA 55000 01 COMPUTER ENGINEER 3 M MMM MM M M MMM M MMM MM002 10000 01 3COMPUTER ENGINEER 003 Mr. TAWAT MEETHEP 7500 02 3COMPUTER SOFTWARE 004 Miss MALI WONGTHAI 8500 03ACCOUNT 2 M M M

-EMPLOYEE NO -EMPLOYEE NAMESALARY- -DEPT NO SEQ NO

0 1 0 0 1 Mr. ANANBOONMA 55000

01 002 Miss BOONSRI MAKMEE 10000 02 001 Mr. TAWATMEETHEP 7500 03 001 Miss MALIMMMMMMMM 8500 M M

- DEPT CODE - DEPT NAME-DEPT BONUS 01 COMPUTERENGI NEER 3 02 COMPUTERSOFTWARE 3 03 ACCOUNT 2 M M M

Key

Key

EMPLOYEE

DEPARTMENT

SALESPERSON SALESPERSON SALES CUSTOMER CUSTOMER WAREHOUSE WAREHOUSE SALES NUMBER NAME AREA NUMBER NAME NUMBER LOCATION AMOUNT 3462 18765Waters WEST DELTA Syste 4 13540ms Fargo 3462 18830Waters WEST A.Levy and S 3 10600ons Bismarck 3462 19242Waters WEST Ranier Comp any 3 Bismarck 9700 3593 18841Dryne EAST R. W. Flood In 2 11560c. Superior 3593 18899Dryne EAST Seward Syste 2 2590ms Superior 3593 19565Dryne EAST Stodola’s Inc. 1 8800Plymouth M M M M

SALESPERSON SALESPERSON SALES NUMBER NAME AREA 3462 Waters WEST 3593 Dryne EAST MMMM

SALESPERSON CUSTOMER SALES NUMBER NUMBER AMOUNT 3462 18765 13540 3462 18830 10600 3462 19242 9700 3593 18841 11560 3593 18899 2590 3593 19565 8800 etc.

CUSTOMER CUSTOMER WAREHOUSE NUMBER NAME NUMBER

18765 4Delta Systems 18830 3A. Levy and Sons 19242 3Ranier Company 18841 2R. W. Flood Inc. 18899 2Seward Systems 19565 1Stodola’s Inc. MMMM

WAREHOUSE WAREHOUSENUMBER LOCATION 4 Fargo 3 Bismarck 2 Superior 1 Plymouth etc.

SALESPERSON

SALES

CUSTOMER

WAREHOUSE

The complete database