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Introducción a la Hoja de Cálculo

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Hoja de cálculo

En los procesos de almacenamiento, contabilización y recuperación de información, suelen usarse programas que permiten el manejo simultáneo de múltiples datos.

Se llaman hojas de cálculo, hojas electrónicas o spreadsheet.

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Utilidad

Las hojas de cálculo son útiles para:Llevar contabilidad.Llevar inventarios.Hacer estados de cuenta.Clasificar operación.Estadísticas.Graficar resúmenes de datos.Etc.

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Programas

Estos son los productos más conocidos de hojas de cálculo Lotus Quattro Pro (Qpro) Excel

Vamos a trabajar con el programa de Excel.

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Excel

Es la hoja de cálculo de Microsoft.Es el programa más popular para Windows

en esta área.La extensión de sus archivos es XLS.Es un programa fácil de comprender y

utilizar, aunque tiene sus detallitos.

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Área de trabajo de Excel

Fila

Columna

Celda

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Área de trabajo de Excel

Cuadro de nombres

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Área de trabajo de Excel

Barras de fórmulas

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Área de trabajo de Excel

Barras de herramientas

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Filas y Columnas

La información se ubica en celdas.Cada celda es la intersección entre una fila

y una columna.Dentro de una hoja de cálculo, puedo hacer

referencia a una o varias celdas.Cada celda tiene su “dirección” o

localización dentro de la hoja.

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Donde se cruza la columna B . . .

. . .con lafila 4. . .

. . . está lacelda B4.

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Libros y hojas

En los dibujos anteriores vimos representada una hoja de cálculo.

Pero en realidad un archivo de Excel se compone de varias hojas de cálculo.

Ese conjunto de hojas se llama Libro.En otras palabras, un archivo de Excel es un

libro compuesto por muchas hojas.

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Libros y hojasEl nombre del libro lo determina el nombre del archivo.El nombre de la hoja lo da Excel por defecto (Hoja1,

Hoja2, etc.) pero el usuario puede cambiarlo.Basta hacer doble clic sobre la hoja.Todo usuario organizado le da nombre a las hojas para

saber de qué trata.No se debe meter toda la información en una sola hoja:

clasifíquela.

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Celdas

Para que el trabajo en una hoja de cálculo sea efectivo, llene cada celda con un solo dato.

Para llenar una celda, debe seleccionarla y escribir.

Se sabe que una celda está seleccionada porque su borde está resaltado, es más oscuro que el de las demás celdas.

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Celda resaltada

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Desplazarse por celdas

Oprima Enter, las flechas del teclado o la tecla TAB para moverse por las celdas.

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Rangos

Un conjunto de celdas se denomina rango.Un rango puede ser una fila, una columna, o

un cuadro de celdas.Por ejemplo, el rango A10:E15 se refiere a

todas las celdas comprendidas entre las celdas A10 y E 15.

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Rango A10:E15

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Operaciones de selección

Una columna: haga un clic sobre el título de la columna.

Una fila: haga un clic sobre el título de la fila.

Varias celdas: haga clic en la primera celda y arrastre el puntero hacia la dirección deseada.

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Celdas seleccionadas

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Operaciones con selecciones

Para eliminar el contenido de las celdas seleccionadas, oprima DELETE.

Para mover el contenido de las celdas, coloque el puntero en uno de los bordes de la selección hasta que aparezca una flecha. Cuando aparezca, haga clic y arrastre.

Para cambiar el tamaño de una fila o columna, arrastre el borde del título para aumentar el ancho o el alto, según el caso.

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Cambiar tamaño y mover

Hagaclicpara

aumentarel

ancho

Sin sacar el punterode la selección,

muévalo hasta queaparezca la flecha;

luego arrastre.

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Operaciones con hojas

Para moverse entre una hoja y otra, puede: Hacer clic en la etiqueta de hoja deseada. Pulsar CONTROL + PAGE DOWN para avanzar,

o CONTROL + PAGE UP para retroceder. Usar las flechitas de desplazamiento por hojas,

haciendo clic en el botón correspondiente. O hacer clic con el botón derecho sobre las flechas

para ver el nombre de la hoja adonde desea moverse.

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Desplazamiento por hojas

Ir a la anterior

Ir a la primera

Ir a la siguiente

Ir a la última

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Creación y eliminación de hojasPara insertar una nueva hoja, oprima el menú

Insertar / Hoja de cálculo.Para borrar una hoja, haga clic con el botón

derecho sobre la hoja y elija Eliminar.Para seleccionar un rango de hojas, haga clic en

la primera, oprima Shift y sin soltar haga clic en la última.

Para seleccionar hojas no contiguas, oprima Control y sin soltar haga clic en cada hoja.

Puede borrar varias hojas seleccionadas.

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Rango de hojas

Hojas no contiguas

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Formato de selecciones

Podemos aplicar formatos similares a los de Word a las celdas y sus contenidos.

Basta con seleccionar la celda o celdas que se desee modificar, y hacer clic en el menú o botón correspondiente..

Veamos un resumen de los formatos que se pueden aplicar.

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Barra de Formato

FuenteTamaño de textoNegrilla, Cursiva y subrayado.Alineación de texto (Izquierda, centrada, derecha).Combinar y centrar.

Continúa . . .

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Barra de Formato

Estilo monedaEstilo porcentajeAumentar/ Disminuir decimalesDisminuir/Aumentar sangríaBordesColor de rellenoColor de fuente

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Menú Formato

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Formato / Celdas

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Formato / Celdas - Alineación

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Formato / Celdas - Fuente

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Formato / Celdas - Bordes

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Formato / Celdas - Tramas

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Formato / Celdas - Proteger

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Formato / Autoformato

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Formato / Formato Condicional

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Modo de obtener ayuda en Excel

Oprima F1 para activar el Asistente.Oprima Shift+F1 y lleve el puntero hacia la

zona de la pantalla de la cual desee ayuda.Oprima el botón derecho del mouse sobre

cualquier menú, herramienta o botón de cuadro de diálogo para ver la opción “Qué es esto”. Luego haga un clic sobre ese mensaje y verá una ayuda específica.

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F1 para el Asistente

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Shift + F1 para ayuda específica

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Ayuda en un cuadro de diálogo

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Cómo se guarda en Excel

Se elige el menú Archivo / Guardar.La primera vez, le pedirá el nombre del

archivo y su ubicación.Las demás veces cuando pulse el botón o el

menú Guardar, Excel no preguntará nada.Si quiere colocar contraseña, debe elegir el

botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como

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Guardar como

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