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Introducción a la gestión de Proyectos
PGD Pedro Pablo PukyRotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370
2010
Pedro Pablo Puky
• Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
PMBOK 2004 - PMI
¿Que es un proyecto?
Pedro Pablo Puky
Características de un proyecto …Una serie de Actividades o tareas con las
siguientes características:• Tienen un Objetivo específico que debe
ser logrado, dentro de ciertas especificaciones.
• Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalización.
• Tienen Presupuesto específico o limitaciones en el gasto e inversión.
• Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).
Pedro Pablo Puky
Proyecto vs. Programas
Los Proyectos y Programas se parecen porque:
• Realizados por personas.• Restringidos por la limitación de los
recursos.• Planificados, ejecutados y controlados.
Los proyectos y los Programas difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.
Pedro Pablo Puky
La Triple Restricción
Proyecto
Tiempo
Alcance
Cos
to
Pedro Pablo Puky
Ciclo de vida del proyecto
IIniciación
PPlanificación
EEjecución
CCierre
Control y Seguimiento
INICIATIVA
Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne
Pedro Pablo Puky
Interrelación entre los procesos
Procesos deIniciación
Procesos deCierre
Procesos dePlanificación
Procesos deEjecución
Procesos de Seguimiento
y Control
PROYECTO
Pedro Pablo Puky
Iniciación
• Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto• Objetivo y Justificativo• Análisis del Entorno• Alcance del Proyecto
Pedro Pablo Puky
Iniciación - Objetivo• Defina el Objetivo amplio y
claro.
• El Objetivo del Proyecto debe ser comprendido por todos los interesados.
• Debe redactarse de tal forma que incluya las actividades que deban ser realizadas para el logro final.
Pedro Pablo Puky
Iniciación - Alcance• Defina un Alcance realístico.
• No trate de llegar a la luna en dos pasos.
• Defina el Alcance del proyecto paso a paso.
• El Alcance debe definir las cosas que sí se harán en el proyecto y las que se excluyen de él.
• Defina la calidad del trabajo a ser efectuado.
Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.
Pedro Pablo Puky
Proceso de Planificación
• EDT – Estructura de Tareas
• Metas• Tiempos, Horarios y
Calendario• Comunicaciones,
Reuniones• Herramientas• Aspectos Financieros
• Recursos• Beneficios• Riesgos• Tamaño• Divulgación
Pedro Pablo Puky
Planificación - Actividades
• ¿Qué son?• Las Actividades son
acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.
Pedro Pablo Puky
Planificación - Tareas
• ¿Qué son?• Las tareas constituyen acciones
menores para el logro de las Actividades
Pedro Pablo Puky
Planificación - Tareas
• Nombre: ¿Qué se hace?
• Duración: días u horas
• Recursos 4M
• Secuencia
• Inicio - Terminación
La mayoría de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones sino porque
surgen tareas que nunca fueron planificadas.
Pedro Pablo Puky
Planifique el Cierre
• Evaluación
• Informes
• Presentaciones
• Reconocimientos
• Seguimiento
Siempre planifique tiempo al finalizar el proyecto, para:
Pedro Pablo Puky
Planificación - Metas
• Fije metas a lo largo del proyecto.
• Las metas deben ser medibles, en términos de trabajo, producto elaborado o en términos relativos porcentuales.
• Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideración el factor de ineficiencia del personal.
Pedro Pablo Puky
Planifique las Comunicaciones
• Comunicación entre los integrantes del equipo de proyecto
• Reportes periódicos a los interesados
Pedro Pablo Puky
Planifique los Recursos
¿Qué son?• Los recursos son los elementos
necesarios para la ejecución de un proyecto.
• Típicamente son personas con conocimientos especializados, máquinas, materiales y dinero.
• Asegúrese de identificar TODOS los recursos necesarios.
Pedro Pablo Puky
Cuantifique los Recursos
• USO • El uso de los recursos es limitado.• Hay un factor de eficiencia que
debe tomarse en cuenta en la etapa de planificación.
• Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones, participan en cursos de desarrollo profesional, se enferman, etc.
Pedro Pablo Puky
Planifique las Finanzas
Prepare un PresupuestoPrepare un Flujo de Caja
Pedro Pablo Puky
Planifique los Riesgos
• Identifique los riesgos• Describa el impacto• Cuantifique el impacto• Haga una reserva monetaria
para mitigar posibles riesgos
Pedro Pablo Puky
¡Recuerde!
• Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.
Pedro Pablo Puky
Ejecución
• Dirección
• Equipo de trabajo
• Forma de trabajo
• Control
• Cambios
• ¡Adhiérase a su plan!
Pedro Pablo Puky
Ejecución – Manejo de Cambios
• Prepárese para ver cambios durante la ejecución de un proyecto. Hay amenazas y oportunidades externas o debilidades y fortalezas internas que suelen generar ajustes y cambios.
Pedro Pablo Puky
Ejecución – Manejo de Cambios
• Los cambios pueden ser:• de menor impacto: cuando el
tiempo y el costo del proyecto no se ven mayormente afectados.
• de mayor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto se ven afectados.
• de total impacto: cuando el proyecto es cancelado en la mitad de su ejecución.
Pedro Pablo Puky
Ejecución – Manejo de Cambios
• ¡Adhiérase a su plan!• Muchos proyectos fracasan porque
a lo largo del camino sufren innumerables cambios que no habían sido previstos.
• Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual a su planificación.
Pedro Pablo Puky
Control y Seguimiento
• Seguimiento del progreso
• Comparación del resultado vs. Planificado
• Reuniones de Control
• Análisis de impacto
• Manejo de cambios
Pedro Pablo Puky
Control y Seguimiento• Control de Tiempo
• Control de Costo
• Control de Calidad
• Acciones Correctivas
• Responsables
• Fechas
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
• ¡Recuerde!
• ¡Ningún trabajo está finalizado hasta no haber concluido el “papeleo”!
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
• El beneficio de la experiencia adquirida• La Sesión de Evaluación (->)• Recomendaciones y Mejoras• La entrega de Reconocimientos.
Pedro Pablo Puky
Cierre - Informe Final
• Prepare un reporte final que contenga toda la historia del proyecto, desde su Justificación, Planificación, Ejecución, Cierre y Evaluación.
Pedro Pablo Puky
Distribuya el reporte
Envíe una copia a:• los rotarios de su club• cada donante o contribuyente• Gobernador del distrito• Rotary International• La Revista Rotaria
Pedro Pablo Puky
Ahora es su Oportunidad!
Para realizar Proyectos Eficaces
Pedro Pablo Puky
Bibliografía
• Parte del material fue tomado del PMBOK - Project Management Body Of Knowledge (Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI - Project Management Institute.
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
• Pregúntese...1. ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en
tiempo, costo y calidad?2. ¿Se logró satisfacer la necesidad
como fue previsto?3. ¿Se obtuvieron todos los recursos
materiales, en tiempo, costo y calidad?
4. ¿Hubo una adecuada asistencia financiera?
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
• Pregúntese...5. ¿Cómo se manejaron los cambios?
6. ¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del proyecto?
7. ¿Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad?
8. ¿Hubo problemas de comunicaciones?
Pedro Pablo Puky
Cierre y Evaluación
• Pregúntese...9. ¿Se afectó de alguna forma el flujo
principal del trabajo de la organización?
10.¿Hubo algún impacto en la cultura organizacional?
11.¿Cuál fue la reacción o aceptación de la Gerencia o la Dirección de la empresa?
12.¿Hubo buena cobertura por parte de los medios?