introducción a access 2007

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ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIÓN II GUÍA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007 Introducción a Access 2007 El programa Microsoft Access es el sistema gestor de bases de datos más popular, sobre todo, por estar incluido dentro del paquete informático Office. Cuando hablamos de Base de Datos (BD) nos referimos a uno o varios ficheros en los que se almacena información. Esta información estará almacenada en tablas relacionadas entre sí. Podremos acceder a la información mediante formularios, realizar consultas o imprimir informes. Podemos encontrarnos con bases de datos muy sencillas, por ejemplo, una agenda telefónica. Pero habitualmente se trabaja con bases de datos mucho mayores y complicadas como, por ejemplo, aquellas que almacenan toda la información de una empresa: trabajadores, clientes, facturación, pedidos,... La mayoría de personas que empiezan a trabajar con una base de datos parten de un diseño ya realizado, es decir, las tablas que forman la base de datos ya están definidas y relacionadas. Entonces, el trabajo que se espera que realicemos es demanipulación de la información: introducir datos, modificarlos, realizar consultas de la información,... Sin embargo en este curso vamos a partir desde una base de datos en blanco. Diseñaremos las tablas necesarias y las relacionaremos, aunque esto en muchas empresas, es labor del departamento de informática. Iniciamos el programa y esta es la primera ventana que observamos: Desde esta ventana tenemos varias opciones: 1. Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en linea. 2. Crear una BD en blanco. 3. Abrir una BD existente. Nosotros partiremos desde una base de datos en blanco. Al pulsar esta opción debemos elegir el nombre de la base de datos (nombre del archivo) y su ubicación. A diferencia de otros programas Access crea al archivo antes de empezar a trabajar con la base de datos. A continuación deberemos crear las tablas que forman nuestra BD. Crear tablas en Access 2007 Cuando queremos iniciar una base de datos en blanco debemos crear la tabla o tablas donde se almacenará la información. Por eso, por defecto, Access nos crea una tabla vacía (tabla1) y espera que añadamos los campos (las columnas) que definirán nuestra tabla.

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  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Introduccin a Access 2007 El programa Microsoft Access es el sistema gestor de bases de datos ms popular, sobre todo, por estar incluido dentro del paquete informtico Office. Cuando hablamos de Base de Datos (BD) nos referimos a uno o varios ficheros en los que se almacena informacin. Esta informacin estar almacenada en tablas relacionadas entre s. Podremos acceder a la informacin mediante formularios, realizar consultas o imprimir informes. Podemos encontrarnos con bases de datos muy sencillas, por ejemplo, una agenda telefnica. Pero habitualmente se trabaja con bases de datos mucho mayores y complicadas como, por ejemplo, aquellas que almacenan toda la informacin de una empresa: trabajadores, clientes, facturacin, pedidos,... La mayora de personas que empiezan a trabajar con una base de datos parten de un diseo ya realizado, es decir, las tablas que forman la base de datos ya estn definidas y relacionadas. Entonces, el trabajo que se espera que realicemos es demanipulacin de la informacin: introducir datos, modificarlos, realizar consultas de la informacin,... Sin embargo en este curso vamos a partir desde una base de datos en blanco. Disearemos las tablas necesarias y las relacionaremos, aunque esto en muchas empresas, es labor del departamento de informtica. Iniciamos el programa y esta es la primera ventana que observamos:

    Desde esta ventana tenemos varias opciones:

    1. Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en linea.

    2. Crear una BD en blanco.

    3. Abrir una BD existente.

    Nosotros partiremos desde una base de datos en blanco. Al pulsar esta opcin debemos elegir el nombre de la base

    de datos (nombre del archivo) y su ubicacin. A diferencia de otros programas Access crea al archivo antes de empezar

    a trabajar con la base de datos.

    A continuacin deberemos crear las tablas que forman nuestra BD.

    Crear tablas en Access 2007

    Cuando queremos iniciar una base de datos en blanco debemos crear la tabla o tablas donde se almacenar la informacin. Por eso, por defecto, Access nos crea una tabla vaca (tabla1) y espera que aadamos los campos (las columnas) que definirn nuestra tabla.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Para crear una tabla en Access debemos definir los campos que la forman (las columnas). Tenemos varias maneras de crear tablas. El mtodo que aparece por defecto al iniciar la base de datos es el que se observa en la imagen:

    Esta tabla ya dispone de un campo llamado Id de tipo autonumrico (ms adelante hablaremos de este campo).

    Podemos agregar tantos campos como deseemos indicando su nombre. Mediante este mtodo no podemos definir el

    tipo de dato de los campos (se define automticamente al introducir la informacin) ni determinar sus propiedades.

    Despus podemos aadir los registros (las filas) con los datos que seamos almacenar.

    Al guardar la tabla esta queda almacenada en el panel de exploracin en la parte izquierda de la ventana. Podemos

    acceder a la tabla en cualquier momento pulsando doble clic sobre su nombre.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Si deseamos agregar ms tablas accedemos al grupo de opciones Tablas de la ficha Crear, .

    Existen distintas formas de crear tablas:

    Tabla: Se trata del mtodo explicado anteriormente, es decir, el que aparece por defecto al iniciar el programa.

    Plantillas de tabla: Existen algunas tablas ya creadas que podemos utilizar en nuestra base de datos.

    Diseo de tabla. Explicaremos en otra entrada este mtodo con detenimiento.

    Diseo de tablas en Access 2007 El mtodo recomendado para crear nuevas tablas en Access es el Diseo de tabla. Accedemos a l desde el grupo de opciones Tablas de la ficha Crear.

    Desde aqu podremos crear la nueva tabla indicando:

    Nombres de campo: Identifica y define a cada campo.

    Tipo de datos de cada campo.

    Descripcin de los campos: Comentario que podemos aadir para describir el campo, indicar su finalidad,

    especificar la informacin que contendr,... o cualquier otra aclaracin que deseemos dejar reflejada.

    Propiedades de los campos.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    TIPO DE DATOS:

    Definimos qu tipo de informacin se va a aadir en el campo. Tenemos 10 tipos de datos disponibles:

    1. Texto: Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos

    (ejemplo: nmeros de telfono). El tamao de este tipo de datos es de hasta 255 caracteres o la longitud que

    indique la propiedad Tamao del campo.

    2. Memo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.

    3. Nmero: Datos numricos utilizados en clculos matemticos.

    4. Fecha/Hora.

    5. Moneda: Valores numricos de moneda utilizados en clculos matemticos.

    6. Auto numrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico. No se puede actualizar.

    7. S/No: Campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso,...)

    8. Objeto OLE: Objeto (imagen, documentos, hojas de clculo,...) vinculado o incrustado en el campo.

    9. Hipervnculo: Texto utilizado como direccin de hipervnculo. til para almacenar direcciones web o

    correos electrnicos.

    10. Datos adjuntos: Para adjuntar imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, y otros tipos de

    archivos admitidos.

    11. Asistente para bsquedas: Al elegir esta opcin aparece un asistente para bsquedas que nos permite

    crear un campo de bsqueda, campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    PROPIEDADES DE CAMPO:

    A cada uno de los campos aadidos a la tabla le podemos definir una serie de propiedades mediante la ficha situada en

    la parte inferior. Hay muchas propiedades y estas dependen del tipo de dato elegido para el campo. A continuacin

    vamos a describir las propiedades ms relevantes:

    Tamao del campo: en campos de tipo texto es el mximo nmero de caracteres que se pueden introducir. En datos de tipo nmero definimos si el nmero es entero o decimal.

    Formato: diseo de presentacin, es decir, cmo se va a visualizar. til en tipo de datos moneda, fecha/hora y nmero.

    Mscara de entrada: un modelo para los datos introducidos. Ejemplo: DNI 0000000X

    Ttulo: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes.

    Valor predeterminado: valor por defecto.

    Regla de Validacin: una condicin que limita los valores que pueden introducirse.

    Texto de Validacin: mensaje de error que aparecer si no se cumple la regla de validacin.

    Requerido: hacer obligatoria la entrada del dato.

    Indexado: para acelerar bsquedas y ordenacin. Adems podemos prohibir la existencia de duplicados en el campo.

    Lugares decimales: nmero de dgitos a la derecha de la coma decimal en los datos de tipo nmero o moneda.

    Para crear una tabla es necesario definir los campos con su nombre y tipo de datos. Las propiedades comentadas en

    este apartado son opcionales. Sin embargo tambin es necesario definir uno o ms campos como clave principal.

    CLAVE PRINCIPAL:

    Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un

    campo nico para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podramos definir la matrcula como

    clave principal, ya que la matrcula identifica a los automviles y es un dato nico para cada uno.

    Para definir un campo como clave principal en la vista diseo nos colocamos sobre el campo y accedemos a la

    opcin Clave principal en la ficha Diseo.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Aparecer una llave a la izquierda del campo seleccionado para indicarnos que se trata de la clave principal.

    Siguiendo estos pasos podemos crear una tabla mediante el mtodo diseo de tabla. Podemos guardarla y se

    almacenar en el panel de exploracin situado a la izquierda de la ventana.

    En cualquier momento podemos acceder a nuestras tablas desde este panel pulsando doble clic sobre ellas. En este

    caso accederemos a la vista hoja de datos que nos permite visualizar los datos, modificarlos o aadir nuevos registros.

    Podemos cambiar la vista a diseo de tabla desde la opcin Ver de la ficha hoja de datos.

    De esta manera tan sencilla es posible cambiar entre estas dos vistas para modificar el diseo de la tabla en la Vista

    diseo o trabajar con los datos almacenados en la tabla desde Vista hoja de datos.

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    Una vez que hemos creado las tablas que necesitamos en nuestra base de datos debemos relacionar estas tablas. Pero

    de esto hablaremos en la entrada Relaciones entre las tablas.

    Relaciones entre las tablas en Access 2007 Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la

    informacin que deseamos almacenar en la misma. Estas tablas deberan estar relacionadas. De hecho toda la

    informacin que incluiremos en la base de datos, seguramente tendr algn tipo de relacin.

    Sin embargo, este punto es el que puede considerarse ms complicado dentro del diseo de bases de datos. Exige un

    amplio y profundo estudio para que las relaciones establecidas sean las ms eficaces. En muchos libros de texto y

    tutoriales se pasa por alto este punto o se trata mnimamente, pero en este curso deseamos darle la atencin que

    merece.

    Plantearemos en primer lugar las distintas relaciones lgicas que se pueden encontrar y, posteriormente, veremos cmo

    implementar estas relaciones mediante las herramientas que nos ofrece el programa Access.

    Tipos de relaciones:

    Uno a uno: relacin en la que UN registro de una tabla est relacionado con UN nico registro de otra tabla.

    Ejemplo:

    En este ejemplo un registro de la tabla Estudiantes se relaciona con un nico registro de la tabla Padres.

    Uno a varios: relacin entre dos tablas en la que UN registro de una de ellas est relacionado con VARIOS

    registros de la otra.

    Ejemplo:

    En este ejemplo un registro de la tabla Clientes se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos.

    Varios a varios: relacin en la que UN registro de una tabla est relacionado con VARIOS registros de la otra y

    viceversa (sera como la relacin anterior, pero leda en los dos sentidos)

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Ejemplo:

    En este ejemplo cada registro de la tabla Productos se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos y, ademas, cada registro de la tabla Pedidos se relaciona con varios registros de la tabla Productos.

    Relaciones en Access

    Despus de comentar tericamente los tipos de relaciones existentes veamos cmo las implementaramos en Access.

    Para ello accedemos a la opcin Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos. Aadiremos en la ventana

    que aparece las tablas que deseamos relacionar. Podemos arrastrar las tablas desde el panel de exploracin o usar el

    botn Mostrar tabla de la ficha Diseo.

    Uno a uno: este tipo de relacin se realizar uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrn el mismo tipo de informacin. Sern dos campos que tendrn el mismo tipo de datos y las mismas caractersticas (el nombre puede ser distinto). Adems estos campos deben ser nicos en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con el mismo dato en este campo. Podemos utilizar, por tanto, las claves principales si estas contienen el mismo tipo de informacin en las dos tablas.

    Para realizar la unin fsica pulsamos con el ratn sobre uno de los campos y lo arrastramos hasta el otro. Al soltar el

    ratn nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

    Mediante este cuadro de dilogo podemos crear las relaciones. En este caso, al haber seleccionado dos campos que son

    nicos en su tabla, el tipo de relacin ser Uno a uno (como indica en la parte inferior del cuadro de dilogo).

    Podemos exigir integridad referencial a la relacin. Esto garantiza que cualquier registro siempre se va a relacionar con

    otros registros existentes y vlidos. Si pulsamos esta opcin adems podremos Actualizar en cascada los campos

    relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados. De esta manera si se modifican los datos en una

    tabla se modificarn tambin en la tabla con la que est relacionada.

    Cuando pulsamos sobre el botn crear nos aparecen las tablas relacionadas.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Uno a varios: este tipo de relacin se realizar uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrn el

    mismo tipo de informacin. Sern dos campos que tendrn el mismo tipo de datos y las mismas caractersticas (el

    nombre puede ser distinto). Adems UNO de estos campo debe ser nico en su tabla, es decir, no pueden haber varios

    registros con el mismo dato en este campo. Normalmente se utiliza la clave principal.

    Usamos el mismo mtodo comentado anteriormente para unir fsicamente estos dos campos. Observaremos que, en

    esta ocasin, en el cuadro de dilogo Modificar relaciones aparece el tipo de relacin Uno a varios.

    Varios a varios: este tipo de relacin no puede ser implementada directamente en la base de datos. Por eso,

    para que entre dos tablas exista una relacin varios a varios, crearemos una tabla intermedia que nos permita crear

    dos relaciones uno a varios. Esta tabla intermedia debe tener, al menos, dos campos que contendrn el mismo tipo de

    informacin que las claves principales de las tablas que queremos relacionar, tendrn el mismo tipo de datos y las

    mismas caractersticas. Adems estos dos campos sern claves principales de la nueva tabla creada.

    Como podemos ver en el ejemplo, esta tabla intermedia, creada a propsito para que exista esta relacin varios a

    varios, contiene dos claves principales que son una "copia" de las claves principales de las tablas que queremos

    relacionar. Adems puede contener otros campos si lo vemos necesario.

    De esta manera, podremos crear dos relaciones uno a varios entre esta tabla intermedia y las dos tablas que

    desebamos relacionar originalmente. En definitiva, por tanto, tenemos una relacin varios a varios entre las dos tablas

    inciales.

    Cmo utilizar las relaciones?

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    La verdad es que todo esto puede parecer un poco lioso pero, es cuestin de prctica llegar a controlarlo. Ante un

    problema real, disearemos las tablas que creamos necesarias para almacenar toda la informacin.

    Posteriormente estudiaremos las relaciones que deseamos que existan entre las tablas. Y, dependiendo del caso,

    aplicaremos uno de los tipos de relaciones explicados aqu.

    Llegados a este punto es ms que recomendable el practicar lo estudiado mediante algunos ejercicios. Se han planteado

    cuatro distintos ejercicios a fin de que quede claro cmo disear las tablas de una base de datos y cmo relacionarlas.

    Ejercicio 1: BIBLIOTECA. Objetivo: Crear y relacionar tablas.

    Ejercicio 2: VIDEOCLUB. Objetivo: Crear y relacionar tablas.

    Ejercicio 3: PEDIDOS CLIENTES. Objetivo: Crear y relacionar tablas.

    Ejercicio 4: Distribuir la informacin en tablas y relacionarlas.

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    Ejercicio 1 Access: Crear y relacionar tablas PRACTICA CREAR Y RELACIONAR TABLAS

    Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de una biblioteca.

    Nombre de la Base de Datos: BIBLIOTECA.

    La Base de Datos estar compuesta por tres tablas: socios, libros y prstamos. Las caractersticas de cada una de las

    tablas se muestran a continuacin:

    Ingresar a cada tabla los siguientes registros:

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    Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

    Ejercicio 2 Access: Crear y relacionar tablas PRACTICA CREAR Y RELACIONAR TABLAS

    Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de un VIDEOCLUB.

    Nombre de la Base de Datos: VIDEOCLUB.

    La Base de Datos estar compuesta por las tablas que se presentan a continuacin:

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    Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

    Ingresar a cada tabla algunos registros. Por ejemplo:

    Hay algn problema al aadir el segundo alquiler? A qu crees que se debe? Intenta insertar un nuevo registro en la tabla Dvd con los siguientes datos:

    Ident-dvd: AVA-1

    Ttulo: Avatar

    Por qu no permite su insercin?

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Ejercicio 3 Access: Crear y relacionar tablas PRACTICA CREAR Y RELACIONAR TABLAS

    Realizar una Base de Datos que almacene la informacin relativa a los pedidos de productos por parte de los clientes de

    una empresa.

    Nombre de la Base de Datos: Pedidos de clientes.

    La Base de Datos estar compuesta por las tablas: Clientes, Productos, Modos Envo, Pedidos, Productos Pedido,

    Proveedores.

    Las caractersticas de cada una de las tablas se muestran a continuacin:

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

    Ejercicio 4 Access: Crear y relacionar tablas PRACTICA CREAR Y RELACIONAR TABLAS

    A. Crea una BD que contenga informacin relativa a los empleados de una empresa y sus tareas o proyectos realizados.

    Nombre de la Base de Datos: Empleados.

    Datos:

    Nombre completo, Direccin y Telfonos de los Empleados.

    Nmero de la seguridad social de los Empleados.

    Cargo y departamento de los Empleados.

    Fecha de Contratacin y salario de los Empleados.

    Fotografa de los Empleados.

    Nombre del Departamento.

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    Trabajadores en Departamento.

    Responsable de Departamento.

    Descripcin de la Tarea.

    Fecha de Inicio de la Tarea.

    Fecha de Finalizacin de la Tarea.

    Organiza estos datos en tablas y crea las relaciones oportunas para que:

    En un departamento puedan haber varios trabajadores.

    Un empleado pueda realizar varias tareas.

    B. Crea una BD que contenga informacin sobre los cursos realizados por un Centro de Estudios.

    Nombre de la Base de Datos: Centro de Estudios.

    Datos:

    Datos personales de los Alumnos (Nombre, direccin, telfono)

    Datos personales de los Profesores (DNI, Nombre, direccin, telfono)

    Duracin, Aula de Imparticin, Horario y nombre de los Cursos.

    Organiza estos datos en tablas y crea las relaciones que creas oportunas.

    C. Una BD que almacene la informacin sobre la facturacin de proyectos a los clientes de una empresa.

    Nombre de la Base de datos: Facturacin Proyectos.

    Tablas:

    Facturas.

    Proyectos.

    Clientes.

    Crea las tablas con los campos que consideres necesarios.

    Relaciona estas tablas como creas ms oportuno.

    Buscar, Ordenar y Filtrar datos en las tablas de Access 2007 Ahora que ya hemos explicado cmo crear las tablas de nuestra base de datos y cmo relacionarlas, veamos algunas opciones que tenemos para trabajar con ellas desde la vista Hoja de datos.

    Vista hoja de datos

    Desde esta vista (aparece al pulsar doble clic sobre la tabla desde el panel de exploracin) podemos visualizar los datos almacenados, aadir nuevos registros a la tabla, eliminar los existentes o modificar los datos. Desde el grupo de opciones Registros en la ficha Inicio encontramos la mayora estas opciones.

    Tambin podemos aadir registros escribiendo los datos en la ltima fila de la tabla o eliminar un registro pulsando sobre l con el botn derecho del ratn.

    Para desplazarnos por los registros de la tabla podemos utilizar los botones accesibles desde la parte inferior de la tabla.

    Formato de la tabla

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Tenemos algunas opciones para modificar el formato del texto y de la tabla en el grupo de opciones Fuente desde la

    ficha Inicio: tipo de letra, tamao, alineacin, negrita, cursiva, subrayado, color de la fuente, lineas de divisin de la tabla

    y color de fondo.

    Buscar texto

    En la misma ficha inicio tenemos una opcin que nos permite buscar rpidamente dentro de la informacin contenida en

    la tabla. Al pulsar en el icono Buscar aparece el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

    Desde este cuadro de dilogo podemos buscar un texto en la tabla o en algn campo en concreto haciendo coincidir

    todo el campo con el texto de bsqueda o indicando si este aparece al principio o en cualquier parte del campo.

    Ordenar la tabla

    Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos ordenar la tabla por el campo que deseemos. Bastara con colocarnos sobre el campo por el que queremos ordenar y pulsar sobre el botn de orden Ascendente o Descendente.

    Tambin podemos ordenar la tabla si accedemos al men que aparece al pulsar sobre la flecha situada en los nombres

    de campo. En este men tambin tenemos opciones para ordenar por el campo seleccionado.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Filtrar datos

    Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos filtrar los datos de la tabla para que se visualice solo la informacin que deseemos. Tenemos varias opciones para filtrar:

    Filtro de Seleccin. Seleccionamos la informacin de la tabla por la que queremos filtrar y accedemos al botn

    Seleccin.

    Filtro. Al pulsar sobre esta opcin del grupo Ordenar y filtrar nos aparece este men donde tambin tenemos

    opciones para filtrar por el campo seleccionado.

    Filtro por formulario. Accesible desde el botn Avanzadas.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Filtro avanzado. Accesible desde el botn Avanzadas.

    Ejercicio 5 Access: Practicar la ordenacin, bsqueda y filtrado de datos PRACTICA ORDENAR, FILTRAR Y BUSCAR REGISTROS EN LAS TABLAS

    A partir de la base de datos Videoclub.mdb realizar las siguientes tareas con las tablas en Vista Hoja de Datos:

    Ordenar por ...

    ao de estreno la tabla Pelculas.

    ttulo de pelculas la tabla Dvd.

    nombre la tabla de Clientes.

    DNI del cliente la tabla Alquiler.

    Filtros:

    (Antes de aplicar cada filtro elimina el anterior)

    Mostrar todas las comedias en la tabla pelculas.

    Mostrar los dramas del ao 2000 en la tabla pelculas.

    Mostrar las pelculas dirigidas por Vicente Aranda.

    Mostrar los alquileres de 4,00 .

    Mostrar los alquileres de 3,00 del cliente con DNI 33333333C .

    En la tabla pelculas buscar ...

    directores que se llamen Pedro.

    directores o intrpretes que se llamen Alex.

    En la tabla clientes buscar la palabra SE en cualquier campo.

    Modificar el formato de la Hoja de Datos:

    Cambiar las propiedades del texto y de la cuadrcula de cada una de las tablas.

    Consultas de seleccin en Access 2007 Una de las tareas ms habituales que necesitamos realizar en una base de datos en funcionamiento es consultar y seleccionar la informacin deseada con el fin de visualizarla o imprimirla. Access tiene disponible un objeto para realizar esta accin: las consultas de seleccin. Aunque podemos crear consultas mediante un asistente, explicaremos en esta leccin cmo crear consultas desde la vista Diseo de consulta. Para ello accedemos a la ficha Crear y la opcin Diseo de consulta entre las opciones del grupo Otros.

    Nos aparecer la ventana que se observa en la imagen:

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    En primer lugar debemos elegir la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin. En el caso de elegir

    ms de una tabla deben de estar relacionadas entre s.

    Si posteriormente queremos agregar ms tablas a nuestra consulta podemos hacerlo desde la opcin Mostrar

    Tabla desde el grupo Configuracin de consultas de la ficha Diseo.

    Las tablas seleccionadas nos aparecern en la parte superior de esta ventana mostrndonos los campos que la forman e

    indicndonos con una pequea llave qu campo es la clave principal.

    Ahora debemos elegir los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta de seleccin. Para ello podemos dar

    doble clic sobre estos campos en la vista superior de la tabla o seleccionarlos desde los apartados Campo y Tabla de la

    parte inferior de la vista.

    En el ejemplo mostrado se han seleccionado dos campos (AUTOR y AO NACIMIENTO) de la tabla llamada

    AUTORES.

    Podemos elegir tantos campos como deseemos o necesitemos. Si queremos elegir todos los campos de una tabla

    podemos usar el smbolo asterisco (*).

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Si no realizamos ninguna otra accin sobre la consulta visualizaremos todos los datos almacenados en lo/s campo/s

    seleccionados de la/s tabla/s. Sin embargo, normalmente desearemos establecer un criterio de seleccin para

    visualizar solo aquellos datos deseados.

    CRITERIO DE SELECCIN

    Colocaremos el criterio de seleccin sobre un campo en el apartado Criterios. Si deseamos establecer varios criterios

    sobre el mismo campo podemos hacerlo en las filas inferiores. Estas condiciones se aplicarn con un O lgico, es decir,

    se visualizarn los datos que cumplan cualquiera de los criterios establecidos.

    Podemos utilizar los habituales smbolos de comparacin:

    > (mayor)

    < (menor)

    >= (mayor o igual)

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Si los resultados son los deseamos podemos guardar la consulta. sta se almacenar en el panel de exploracin en la

    parte izquierda de la ventana. En cualquier momento podremos dar doble clic sobre la consulta para observar los

    resultados o poder modificar el diseo de la misma. Podemos cambiar fcilmente de la vista hoja de datos a la vista

    diseo desde el botn Ver.

    Debemos tener en cuenta que las consultas no guardan una copia de los datos almacenados en las tablas. Los datos siguen estando en las tablas y las consultas slo nos permiten hacer una seleccin de estos datos. De esta forma cualquier modificacin en las tablas se ver reflejado en las consultas. Y cualquier modificacin de los datos visualizados en las consultas se almacenar en las tablas. Comentemos a continuacin algunos otros detalles a tener en cuenta al realizar consultas de seleccin: Como se ha comentado, si elegimos ms de una tabla en nuestra consulta las tablas seleccionadas deben teneralgn tipo de relacin entre ellas. Si esta relacin no aparece automticamente deberemos aadir las tablas necesarias para que exista una relacin indirecta entre las tablas que nos interesan. Aadiremos estas tablas aunque, en principio, no deseemos visualizar en nuestra consulta ningn campo almacenado en ellas. Para ms informacin sobre la relacin entre las tablas visitar la seccin Relaciones entre las tablas.

    Por otra parte, debemos tener en cuenta que podemos establecer diferentes criterios de seleccin sobre distintos

    campos en una misma consulta. Como se puede ver en esta imagen:

    En este caso en concreto las condiciones se unen con un Y lgico, es decir, se deben cumplir ambas para que se

    presenten los resultados. Si queremos unir las condiciones con un O lgico (se muestren los resultados si se cumple

    alguna de las condiciones) escribiremos los criterios en distintas filas.

    Como criterios de seleccin podemos hacer uso de algunos caracteres comodn.

    * (Asterisco) - Sustituye a un conjunto de caracteres.

    ? - Sustituye a un carcter.

    Ejemplos:

    D?? buscar los datos que comiencen por D y luego tengan dos letras ms

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    ?a?a buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a

    */12/13 buscar los datos de cualquier da del mes de diciembre del 13

    Na* buscar los datos que comiencen por Na

    En estos casos Access coloca la palabra COMO delante de nuestro criterio.

    Ejercicio 6 Access: Consultas de seleccin PRACTICA CONSULTAS DE SELECCIN

    Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribucin de informacin en tablas y las relaciones entre

    estas.

    A. A partir de la base de datos BIBLIO.mdb que contiene informacin sobre los libros de una biblioteca, realizar las

    siguientes consultas:

    1. Nombre, direccin y telfono de las editoriales de Nueva York (New York).

    2. Nombre, direccin y telfono de las editoriales del estado Massachusetts (MA).

    3. Nombre y ao de nacimiento de los escritores nacidos antes de 1950.

    4. Nombre de los escritores de los que no se conoce el ao de nacimiento.

    5. Ttulo de los libros publicados por editoriales de Boston despus de 1990.

    6. Nombre, direccin y telfono de las editoriales con nmero de telfono que empiece por 2.

    7. Nombre completo de los escritores que se llamen Michael.

    8. Ttulo y ao de publicacin de los libros publicados recientemente (desde 1995) y que contengan la palabra Access en su titulo.

    (Resultado en cantidad de registros: 118, 2-6, 3-5, 4-434, 5-28, 6-11, 7-11, 8-38)

    B. La BD Neptuno.mdb contiene informacin relativa a los pedidos de una empresa. Realizar las

    siguientes consultas sobre los datos all almacenados:

    1. Nombre, apellido y cargo de los empleados que estn trabajando desde antes del 1993 (El campo es de tipo fecha as que el criterio tambin debe realizarse con una fecha: 1/1/1993).

    2. Nombre de compaa, contacto, direccin y ciudad de los clientes a los que se les envi un pedido (fecha envo) en 1996. (Cuidado que el campo es de tipo fecha!)

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    3. Nombre de contacto y telfono de los proveedores de los productos con pocas unidades en existencia (

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas

    debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin.

    En este ltimo punto encontraremos la diferencia respecto a las consultas de seleccin habituales. En el criterio de

    seleccin debemos indicar que nuestra consulta va a solicitar un parmetro cada vez que se ejecute.

    Para ello bastara con escribir en el criterio del campo deseado dos corchetes [ ] . De esta manera le indicamos que se

    trata de una consulta con parmetro.

    Entre los corchetes podemos escribir el texto

    que deseamos que aparezca en la ventana

    que solicita el parmetro. Por ejemplo:

    [Introduce el nombre del autor:]

    Si delante de los corchetes escribimos la

    palabra COMO permitiremos que se utilicen

    los caracteres comodn * ? cuando se

    introduzca el parmetro solicitado.

    Ejercicio 7 Access: Consultas de seleccin con parmetro PRACTICA CONSULTA DE SELECCIN CON PARMETRO

    Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribucin de informacin en tablas y las relaciones entre

    estas.

    A. A partir de la base de datos BIBLIO.mdb realizar las siguientes consultas con parmetro:

    1. Ttulo y ao de publicacin de los libros escritos por un autor determinado.

    2. Ttulo y ao de publicacin de los libros publicados por una determinada editorial (indicad el nombre de la compaa).

    (Resultado en cantidad de registros: 1Ej: Blanc,Iris 1, 2-Ej: Que Corp 162)

    B. Realizar las siguientes consultas sobre los datos almacenados en la base de datos Neptuno.mdb:

    1. Precio y nombre de los productos enviados por una compaa de envos en concreto. Mostrad la fecha del envo.

    2. Nombre y apellidos de los empleados que han realizado un pedido para cierto cliente (nombre de compaa). Mostrad la fecha del pedido.

    (Resultado en cantidad de registros: 1Ej: Speedy Express 643, 2-Ej: Que Delcia 9)

    C. Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB proporcionada por el profesor:

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    1. Ident-dvd y ttulo de los dvd alquilados por cliente en concreto (solicitad el DNI). Incluid tambin la fecha

    de alquiler y devolucin.

    2. Nombre, direccin y telfono de los clientes que han alquilado cierto Dvd.

    3. Ident-dvd y ttulo de los dvd sin devolver de un cliente concreto (solicitad el DNI). Incluid tambin la fecha

    de alquiler.

    4. Ident-dvd y ttulo de los dvd de un gnero determinado.

    (Resultado en cantidad de registros: 1Ej: 11111111A 2, 2-Ej: AIR-1 1, 3-Ej:00000000J 1, 4-Ej:drama 25)

    Consulta de campos calculados en Access 2007 Mediante este tipo de consultas podemos realizar clculos sobre los datos de las tablas. Aadiremos un campo en la consulta que nos mostrar el resultado de una operacin realizada con los datos almacenados en otros campos. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo. Tenemos un campo en la tabla que nos muestra el ao de nacimiento y deseamos conocer la edad de la persona. Para ello aadimos un campo en la consulta que nos calcule la edad a partir del ao actual y el ao de nacimiento.

    Para crear la consulta realizamos los pasos habituales:

    1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas

    debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin.

    Finalmente aadiremos el campo calculado en la consulta. Para ello basta con escribir la operacin en el apartado Campode la parte inferior de la ventana diseo de consulta. Si deseamos que este campo calculado tenga nombre lo escribiremos antes de la operacin.

    Nombre Campo: Operacin

    Para facilitar el trabajo de escribir la operacin Access dispone de una herramienta denominada Generador de

    expresiones. Podemos acceder a ella desde el botn Generador... del grupo de opciones Configuracin de

    consultas en la ficha Diseo.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Mediante esta herramienta podemos escribir la expresin necesaria para realizar el clculo. Podemos acceder a los

    datos de las tablas y utilizar funciones y operadores.

    Consultas con totales en Access 2007 Las consultas de totales nos permiten realizar clculos de resumen de los registros almacenados en las tablas: contar registros, obtener sumas, promedios, mximos, mnimos, etc.,.. Para crear la consulta realizamos los pasos habituales:

    1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin, si es necesario.

    Pero necesitaremos una fila nueva en la parte inferior de la ventana diseo de consulta, la fila totales. Para agregarla accedemos al Botn Totales del grupo de opciones Mostrar u ocultar en la ficha Diseo.

    Desde esta fila podemos elegir el clculo que deseamos realizar sobre un campo en concreto: suma, promedio,

    mximo, mnimo, cuenta, desviacin estndar,...

    Si se ha colocado un criterio de seleccin sobre algn campo, deberemos elegir la opcin Donde en la fila Totales.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Si queremos agrupar los datos por algn campo en concreto elegiremos la opcin Agrupar por en la fila Totales. De esta manera el resultado sera como el que se muestra en la imagen.

    Ejercicio 8 Access: Consultas de Campos Calculados y Totales PRACTICA CONSULTAS DE CAMPOS CALCULADOS Y TOTALES

    Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribucin de informacin en tablas y las relaciones entre

    estas.

    A. A partir de la base de datos BIBLIO.mdb realizar las siguientes consultas:

    1. Cread una consulta con los campos autor y ao de nacimiento de la tabla autores mostrando solo aquellos que tienen ao de nacimiento. Aadid un campo que calcule la edad actual de los autores.

    2. Realizad una consulta similar para conocer los aos que llevan publicados los libros.

    3. Calculad cul es el ao de publicacin de los libros ms reciente.

    4. Calculad la media de edad de los autores.

    5. Cul es el ao de publicacin ms antiguo? A partir de este dato mostrad los libros ms antiguos.

    (Resultado en cantidad de registros: 3-1999, 4-63, 5-World of dBASE)

    B. Realizar las siguientes consultas sobre los datos almacenados en la base de datos Neptuno.mdb:

    1. Cread una consulta con los campos producto, precio unidad, cantidad y descuento de la tabla detalles de pedidos. Aadid un campo que calcule el precio total (precio unidad x cantidad), otro que calcule el descuento y un tercer campo que calcule el precio final.

    2. Cuntos pedidos se enviaron a Espaa?

    3. Cuntos clientes hicieron un pedido en Octubre de 1996?

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    4. Cul es la fecha de nacimiento ms reciente de los empleados? A partir de este dato mostrad el nombre y los apellidos del empleado ms joven.

    5. Calcula la media del precio unidad de los productos de la categora bebidas.

    6. Cuntos productos hay de una categora determinada? (consulta con parmetro)

    7. Suma el precio unidad de los productos valorados en ms de 50 dlares.

    8. Cul es el producto ms caro?

    (Resultado en cantidad de registros: 2-23, 3-26, 4-Anne Dodsworth, 5-37,98, 6-Ej: bebidas 12, 7-735,79, 8-Vino

    Cte de Blaye)

    C. Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB proporcionada por el profesor:

    1. Cuntos alquileres de 3,00 se han realizado?

    2. Cuntos dvd hay disponibles?

    3. Cuntas pelculas hay de gnero drama estrenadas en el 1998?

    4. Calculad la media del precio de alquiler.

    5. Cread una consulta con los campos Ident-dvd, nombre y apellidos del cliente. Aadid un campo que

    muestre los das que el cliente tiene la pelcula en su poder.

    (Resultado en cantidad de registros: 1-6, 2-38, 3-5, 4-3,82)

    Consultas de accin en Access 2007 CONSULTAS PARA CREAR TABLAS

    Este tipo de consultas nos permiten seleccionar datos de las tablas y almacenar estos datos en una nueva tabla.

    Seguiremos los pasos habituales para crear una consulta de seleccin:

    1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin.

    Para crear una consulta de tipo Crear Tabla pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de consulta de la

    ficha Diseo. Al hacerlo nos aparecer un cuadro de dilogo que nos pedir el nombre de la tabla que se va a crear.

    Por ltimo para que la consulta realice la accin deseada debemos ejecutarla. Podemos hacerlo desde la

    ficha Diseo en la opcin Ejecutar. Tambin podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploracin

    al pulsar doble clic sobre ella.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    CONSULTAS PARA ANEXAR DATOS

    Este tipo de consultas nos permiten seleccionar datos de una o varias tablas y aadir estos datos en una tabla ya

    existente. Como es evidente, para que se puedan anexar los datos los campos de las tablas de origen y los de la tabla

    donde se anexan los datos deben de contener el mismo tipo de informacin.

    Seguiremos los pasos habituales para crear una consulta de seleccin:

    1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas

    debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin.

    Para crear una consulta de tipo Anexar Datos pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de consulta de la

    ficha Diseo. Al hacerlo nos aparecer un cuadro de dilogo que nos pedir el nombre de la tabla donde se van a anexar

    los datos.

    Si nos fijamos en la parte inferior de la ventana veremos que se han modificado las filas. Aparece una nueva fila, la

    fila Anexar a. Desde esta fila indicaremos la correspondencia entre los campos de las tablas originales y los de la tabla

    donde anexamos.

    Por ltimo para que la consulta realice la accin deseada debemos ejecutarla. Podemos hacerlo desde la

    ficha Diseo en la opcin Ejecutar. Tambin podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploracin

    al pulsar doble clic sobre ella.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    En la consulta mostrada en la imagen se aadirn todos los datos de los productos de proveedores de Francia a la

    tabla Reino Unido.

    CONSULTAS PARA ACTUALIZAR DATOS

    Este tipo de consultas nos permiten modificar los datos seleccionados de una o varias tablas.

    Seguiremos los pasos habituales para crear una consulta de seleccin:

    1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas

    debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin.

    Para crear una consulta de tipo Actualizar Datos pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de

    consulta de la ficha Diseo.

    Si nos fijamos en la parte inferior de la ventana veremos que se han modificado las filas. Aparece una nueva fila, la

    fila Actualizar a. Desde esta fila indicaremos el nuevo valor para los campos deseados.

    Podemos escribir cualquier valor del mismo tipo de datos que contiene el campo.

    Si deseamos hacer una operacin matemtica podemos utilizar el generador de expresiones. Podemos acceder a esta herramienta desde el botn Generador... del grupo de opciones Configuracin de consultas en la ficha Diseo.

    Si en esta frmula queremos hacer referencia al valor que existe en el campo debemos escribir el nombre del campo entre [ ]. [Nombre Campo]

    Por ltimo para que la consulta realice la accin deseada debemos ejecutarla. Podemos hacerlo desde la

    ficha Diseo en la opcin Ejecutar. Tambin podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploracin

    al pulsar doble clic sobre ella. Debemos tener cuidado por que una vez actualizados los datos no podremos volver atrs.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    En la consulta mostrada en la imagen se actualiza la tabla Productos dejando el campo Unidades En Pedido a 0 y

    actualizando el campo Unidades En Existencia sumando las unidades en el pedido a las unidades existentes.

    CONSULTAS PARA ELIMINAR REGISTROS

    Como indica su nombre este tipo de consultas nos permiten eliminar registros seleccionados de una tabla.

    Seguiremos los pasos habituales para crear una consulta de seleccin:

    1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas

    debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin.

    Para crear una consulta de tipo Eliminar Datos pulsamos esta opcin desde el grupo de opciones Tipo de consulta de

    la ficha Diseo.

    Si nos fijamos en la parte inferior de la ventana veremos que se han modificado las filas. Aparece una nueva fila, la

    fila Eliminar. Desde esta fila podemos elegir dos valores:

    1. Dnde: elegiremos esta opcin en los campos en los que coloquemos criterios de seleccin.

    2. Desde: esta opcin la usaremos en el resto de campos. Normalmente seleccionaremos todos los campos

    de una tabla mediante la opcin asterisco (*).

    Por ltimo para que la consulta realice la accin deseada debemos ejecutarla. Podemos hacerlo desde la

    ficha Diseo en la opcin Ejecutar. Tambin podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploracin

    al pulsar doble clic sobre ella. Debemos tener cuidado por que una vez eliminados los datos no podremos recuperarlos.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Mediante la consulta mostrada en la imagen se eliminan todos los clientes que sean de Irlanda.

    Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas en Access 2007 Una consulta de tablas de referencias cruzadas es una consulta de tipo resumen que nos permite mostrar los datos como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. La verdad es que resulta ms complicado explicar con palabras qu es una consulta de tablas de referencias cruzadas que verlo con un ejemplo. Por eso explicaremos estas consultas usando el ejemplo de la imagen:

    Seguiremos los pasos habituales para crear una consulta de seleccin:

    1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseo de consulta.

    2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la informacin (si elegimos varias tablas

    debe existir una relacin entre ellas).

    3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

    4. Establecemos el criterio de seleccin.

    Para crear una consulta de tipo tablas de referencias cruzadas pulsamos sobre la opcin General desde el grupo de

    opciones Tipo de consulta de la ficha Diseo. Al hacerlo nos aparecern dos filas nuevas en la parte inferior de la

    ventana.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Tab. ref. cruz.: nos permite elegir entre tres valores:

    1. Encabezado de fila. Colocamos esta opcin en el campo cuyas entradas queremos que

    aparezcan en la parte izquierda de la tabla de referencias cruzadas. En nuestro ejemplo se ha elegido

    el campo Pas.

    2. Encabezado de columna. Colocamos esta opcin en el campo cuyas entradas queremos que

    aparezcan en la parte superior de la tabla de referencias cruzadas. En nuestro ejemplo se ha elegido el

    campo Nombre Compaa.

    3. Valor. Este ser el campo cuyas entradas aparecern en el centro de la tabla de referencias

    cruzadas. En realidad aparecer un resumen (suma, promedio, mximo, mnimo,...) de los valores de

    este campo. En el ejemplo el campo elegido ha sido Id Pedido (identificador o nmero de pedido).

    Total: nos permite elegir entre varios valores para cada uno de los campos:

    o Agrupar por: elegiremos este valor para los campos encabezado de columna y fila.

    o Dnde: elegiremos este valor para los campos que no sean encabezado y tengan criterio de seleccin.

    o Funciones: Suma, Promedio, Mnimo, Mximo,... Elegiremos la funcin que queremos utilizar para el resumen de los datos del campo valor. En nuestro ejemplo se ha utilizado la funcin Cuenta.

    Por ltimo para ver el resultado final podemos ejecutar la consulta ( ficha Diseo - opcin Ejecutar ) o abrir la consulta

    envista hoja de datos (doble clic sobre la consulta almacenada en el panel de exploracin).

    Analicemos los resultados obtenidos en el ejemplo planteado:

    Como encabezado de fila tenemos el pas, en este caso slo Espaa por que ese era el criterio de seleccin de

    la consulta.

    Como encabezado de las columnas tenemos las compaas que son clientes de la empresa.

    Por tanto, los valores que se observan son una cuenta de los pedidos que se han realizado a los clientes que se

    ven como encabezado de columna en el pas que se muestra a la izquierda.

    Ejercicio 9 Access: Consultas de accin PRACTICA CONSULTAS DE ACCIN

    Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribucin de informacin en tablas y las relaciones entre

    estas.

    Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB:

    1. Actualizacin del precio de pelculas de 1998: Reduccin del 10%.

    2. Creacin de una tabla con las pelculas vistas por los clientes.

    3. Eliminar todos los datos de un cliente.

    4. Presentar una consulta de tablas de referencias cruzadas que muestre el nmero de pelculas de cliente por da.

    5. Copiar la tabla alquileres y posteriormente realizar una consulta de datos anexados que anexe esta copia a la original.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Ejercicio 10 Access: Consultas de accin PRACTICA CONSULTAS DE ACCIN

    Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos Neptuno.mdb:

    Suma las unidades pedidas a las unidades en existencia de la tabla Productos. Actualiza las unidades pedidas a 0 (actualizar).

    Aumenta un 10 % los precios de los lcteos en la tabla Productos (actualizar).

    Elimina a los clientes de Francia.

    Elimina los pedidos de Agosto de 1996.

    Elimina al empleado Robert King.

    Crea una nueva tabla con los siguientes datos: nombre de compaa del cliente, nombre de producto y fecha de pedido.

    Crea una tabla llamada Irlanda con los clientes de este pas.

    Crea una tabla llamada Reino Unido con los productos de proveedores de este pas.

    Anexa los productos de los proveedores de Francia a la tabla Reino Unido.

    Crea las siguientes consultas de referencias cruzadas:

    Clientes de Espaa y la cantidad de pedidos realizados por estos:

    Cantidad de productos de la categora bebidas y sus proveedores.

    Cuenta de los pedidos de cada producto realizado por cada empleado (la tabla de ejemplo no se muestra completa)

    Formularios en Access 2007 Los formularios son unos objetos de la base de datos que nos permiten acceder a la informacin almacenada en las tablas. Los podremos utilizar para escribir, modificar, eliminar, buscar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Son como ventanas por las que los usuarios visualizan y acceden a las bases de datos. Podemos crear los formularios desde el grupo de opciones Formularios en la ficha Crear.

    Existen diferentes mtodos para crear formularios y distintos tipos de formularios. Veamos algunos.

    Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Formulario en la ficha

    Crear. Este es el mtodo ms sencillo para crear un formulario. Si adems la tabla estaba relacionada con otra con una

    relacin del tipo uno a varios en el formulario creado aparecern los datos de las dos tablas.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Formulario

    dividido en la ficha Crear. En este tipo de formulario aparecen los datos de la tabla de dos formas distintas en una

    ventana dividida: con vista formulario y vista hoja de datos.

    Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Varios elementos en

    la ficha Crear.

    Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opcin Ms

    Formularios/Hojas de datos en la ficha Crear. En este tipo de formulario tiene una forma similar a la vista hoja de datos

    de las tablas.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    ASISTENTE PARA FORMULARIOS

    Este es el mtodo recomendado puesto que, a pesar de ser bastante sencillo de utilizar, nos permite controlar qu

    datos se van a visualizar en el formulario y modificar algunas opciones de diseo.

    Accedemos a la opcin Ms Formularios / Asistente para formularios en la ficha Crear.

    Nos aparecer un asistente como el de la imagen. A continuacin describiremos los pasos de este asistente.

    1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el formulario. Podemos seleccionar datos de ms

    de una consulta o tabla.

    En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecern los campos disponibles en la lista de la

    izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasndolos a la lista de la derecha usando los botones

    con forma de flecha que estn entre ambas listas.

    Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botn Siguiente >.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    2. Este paso del asistente slo aparecer si hemos seleccionado campos de ms de una tabla o consulta.

    Indicaremos cmo deseamos ver los datos en el formulario.

    Elegimos la opcin deseada y continuamos con el paso Siguiente.

    3. Elegimos la distribucin de los datos en el formulario. Siguiente.

    4. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al formulario. Siguiente.

    5. Por ltimo escribimos el nombre para el formulario. Si hemos elegido campos de varias tablas o consultas

    aparecern dos objetos: formulario y subformulario.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin,

    visualizaremos el formulario resultante. Adems este formulario se habr guardado en el panel de exploracin con el

    nombre que le hayamos indicado.

    DISEO DEL FORMULARIO

    Esta es una vista que tenemos disponible para trabajar con los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un

    formulario y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio. Desde esta vista podemos hacer modificaciones en el diseo del

    formulario.

    Tambin se puede crear un formulario utilizando esta vista. Para ello accedemos a la opcin Diseo del formulario de la

    ficha Crear.

    Desde la ficha Diseo podemos pulsar al botn Agregar campos existentes para aadir los campos que

    deseemos visualizar en nuestro formulario.

    Tambin podemos aadir distintos controles desde el grupo de opciones con ese nombre: cuadros de texto,

    etiquetas, botones, cuadros combinados, listas,... Al insertarlos aparecer un asistente para definir algunas propiedades

    del objeto insertado.

    Podemos activar el panel Hoja de propiedades desde la ficha Diseo para visualizar y modificar todas las

    propiedades de cada uno de los objetos de nuestro formulario.

    Aunque es posible crear formularios usando este mtodo no es recomendable para aquellos que empiezan a trabajar con el Access.

    VISTA PRESENTACIN Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los formularios ya creados. Accedemos a ella si

    abrimos un formulario y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio.

  • ELABORADO POR: LUIS ALFONSO GASTELUM NORIEGA COMPUTACIN II

    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Desde esta vista podemos:

    Cambiar de posicin los objetos.

    Modificar el tamao de los objetos.

    Elegir otro autoformato del formulario.

    Modificar las propiedades de la fuente.

    Cambiar algunas propiedades de los controles.

    Ejercicio 11 Access: Formularios PRACTICA FORMULARIOS

    A. Crear los siguientes formularios sobre la base de datos VIDEOCLUB:

    Usando el asistente:

    1. Un formulario que muestre las Pelculas y un subformulario que indique los Dvds que existen de cada pelcula.

    2. Dvd y sus Alquileres (subformulario).

    3. Clientes y sus Alquileres (subformulario).

    4. Dvds sin devolver de un cliente concreto (formulario de una consulta de seleccin con parmetros: Ejercicio 7C-3).

    En vista diseo:

    Crear un formulario similar al siguiente que nos servir de men para acceder al resto de formularios. Este formulario est formado por 6 botones de comando y 6 etiquetas.

    B. Crear los siguientes formularios sobre la base de datos Neptuno.mdb:

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    1. Un formulario que muestre los Clientes y dos subformularios que muestren los Pedidos y los Detalles

    de Pedidos.

    2. Un formulario que muestre las Categoras y dos subformularios que muestren los Productos y los

    Detalles de Pedidos.

    3. Empleados y los Pedidos realizados por estos (Formulario con subformulario).

    4. Proveedores y los Productos suministrados por estos (Formulario con subformulario).

    5. Crear un formulario que nos sirva como men para acceder a los formularios anteriores. Este

    formulario tendr adems dos botones que ejecutarn dos consultas de accin realizadas en el ejercicio 10:

    o Suma las unidades pedidas a las unidades en existencia de la tabla Productos. Actualiza las unidades pedidas a 0.

    o Crea una nueva tabla con los siguientes datos: nombre de compaa del cliente, nombre de producto y fecha de pedido.

    Informes en Access 2007 Un informe es un objeto de la base de datos que se utiliza para mostrar, imprimir o exportar los datos. Se pueden hacer informes tanto de tablas como de consultas, aunque suele ser ms habitual realizar informes de este ltimo tipo de objetos.

    Podemos crear informes desde el grupo de opciones Informes de la ficha Crear.

    Comentaremos a continuacin dos mtodos distintos para crear informes:

    Seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos hacer un informe y pulsamos la opcin Informes en la

    ficha Crear. Este es el mtodo ms sencillo para crear informes, sin embargo, no tenemos ningn tipo de control sobre

    los campos elegidos y sobre el diseo del informe.

    Tambin podemos crear informes mediante el asistente para informes disponible en la ficha Crear.

    Describimos ahora los pasos de este asistente:

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    1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el informe. Podemos seleccionar datos de ms

    de una consulta o tabla.

    En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecern los campos disponibles en la lista de la

    izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasndolos a la lista de la derecha usando los botones

    con forma de flecha que estn entre ambas listas.

    Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botn Siguiente >.

    2. Este paso del asistente slo aparecer si hemos seleccionado campos de ms de una tabla o consulta.

    Indicaremos cmo deseamos ver los datos en el informe.

    Elegimos la opcin deseada y continuamos con el paso Siguiente.

    3. En este paso podemos agregar algn nivel de agrupamiento. Siguiente.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    4. En este paso podemos indicar algn criterio de ordenacin. Siguiente.

    5. Elegimos la distribucin de los datos en el informe y la orientacin de la hoja. Siguiente.

    6. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al informe. Siguiente.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    5. Por ltimo escribimos el nombre para el informe.

    Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opcin Vista previa del informe, visualizaremos el informe resultante.

    Adems este informe se habr guardado en el panel de exploracin con el nombre que le hayamos indicado.

    VISTA PRESENTACIN

    Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los informes ya creados. Accedemos a ella si

    abrimos un informe y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio.

    Desde esta vista podemos:

    Cambiar de posicin los objetos.

    Modificar el tamao de los objetos.

    Elegir otro autoformato del informe.

    Modificar las propiedades de la fuente.

    Cambiar algunas propiedades de los controles.

    VISTA PRELIMINAR

    Esta es una vista que tenemos disponible para visualizar e imprimir los informes ya creados. Accedemos a ella si abrimos

    un informe y acudimos a la opcin Ver de la ficha Inicio.

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    GUA DE APRENDIZAJE ACCESS 2007

    Desde esta vista podemos:

    Ver cmo va a imprimirse el documento

    Configurar el diseo de la pgina de impresin

    Exportar los datos en otros formatos

    Ejercicio 12 Access: Informes PRACTICA INFORMES

    A. Crear los siguientes informes sobre la base de datos VIDEOCLUB a partir de las consultas ya creadas en ejercicios

    anteriores:

    1. Dvds sin devolver (Ejercicio 6C-1).

    2. Alquileres de un cliente en concreto (Ejercicio 7C-1).

    3. Clientes que han alquilado cierto Dvd (Ejercicio 7C-2).

    4. Dvds de un gnero determinado (Ejercicio 7C-4).

    5. Clientes que han alquilado dvds el ao 2001 (Ejercicio 6C-2).

    Crear en vista diseo un formulario similar al siguiente que nos servir de men para acceder a los informes recin

    creados.

    B. Crear los siguientes informes sobre la base de datos Neptuno.mdb:

    1. Productos enviados por una compaa de envos en concreto (Ejercicio 7B-1).

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    2. Empleados que han realizado un pedido para cierto cliente (Ejercicio 7B-2).

    3. Clientes a los que se les envi un pedido en 1996 (Ejercicio 6B-2).

    4. Proveedores de los productos con pocas unidades en existencia (Ejercicio 6B-3).

    5. Empleados que han realizado pedidos de ms de 100 unidades (Ejercicio 6B-5).

    6. Clientes que han efectuado un pedido sin descuento (Ejercicio 6B-6).

    Crear en vista diseo un formulario similar al del ejercicio anterior que nos servir de men para acceder a

    los informes recin creados.

    Ejercicio 13 Access: Ejercicio de resumen Disponemos los siguientes datos organizados en estas dos tablas:

    1. Establece la relacin entre ellas para que pueda darse el caso de que tengamos varias grabaciones del mismo intrprete.

    2. Crea un formulario con subformulario, que muestre todos los datos almacenados en las tablas.

    3. Inserta datos mediante el formulario recin creado (al menos 5 interpretes y 2 grabaciones por cada uno)

    4. Crea las siguientes consultas de seleccin:

    Mostrar las grabaciones (ttulo, categora musical, ao de lanzamiento, formato y notas) de un intrprete en concreto.

    Mostrar las grabaciones (ttulo, ao de lanzamiento, formato y notas) de una categora de msica en concreto y su intrprete.

    Mostrar las grabaciones (ttulo, categora musical, formato y notas) de un ao en concreto y su intrprete.

    Mostrar las grabaciones (ttulo, categora musical, ao de lanzamiento y notas) en CD y su intrprete

    Crea un formulario para la consulta a y otro para la consulta b.

    Crea un informe para la consulta c y otro para la consulta d.

    Realiza en vista Diseo un formulario con botones que nos permita abrir los dos informes.

    Crea un formulario que nos sirva de men para los 4 formularios ya creados. Crea las siguientes consultas de accin:

    Eliminar los datos de un intrprete en concreto.

    Crear una tabla copia de la tabla Grabaciones (copia de seguridad).

    Aade dos botones en el formulario men que nos permitan ejecutar estas consultas