===!"§==Systems=

Introducción al PM Book

Delivery Office

======!"§==Systems= Página 2

PMBook. Conceptos Generales.Mapa Procesos

PMBook. Conceptos Generales.Mapa Procesos

======!"§==Systems= Página 3

El proceso de Gestión de Proyectos describe los métodos y prácticas que deben tenerse

en consideración desde que se inicia un proyecto hasta su finalización. La aplicación de

estas prácticas permitirá llevar una buena gestión del proyecto y mantener un mayor

control, permitiendo a los Project Managers y a su equipo realizar proyectos de manera

eficaz y eficiente (en alcance, tiempo, coste), así como asegurar la calidad y

transparencia a lo largo de toda la vida del proyecto.

El proceso de Gestión de Proyectos sigue el modelo TSI PM BookTSI PM BookTSI PM BookTSI PM BookTSI PM BookTSI PM BookTSI PM BookTSI PM Book, metodología de

Gestión de Proyectos específica de T-Systems, basada en el estándar “Project

Management Body of Knowledge“(PMBOK®).

PMBOK® recoge la suma de conocimientos y prácticas aceptadas internacionalmente

sobre la dirección de proyectos, desarrollada por el Project Management Institute

(PMI /www.pmi.org)

PM BookIntroducción al Project Management

======!"§==Systems= Página 4

PM BookEscenario General

======!"§==Systems= Página 5

PMBOK® Guide Third EditionProject Management Institute (PMI /www.pmi.org)

TSI PM Book v3.3(PM Book)

PM BookDe PMBOK™ a PM Book

======!"§==Systems= Página 6

INITIATINGPROCESSES

PLANNINGPROCESSES

EXECUTINGPROCESSES

CONTROLLINGPROCESSES

CLOSINGPROCESSES

INTEGRATION

SCOPE

TIME

COST

QUALITY

HUMANRESOURCES

COMMUNICATION

RISK

PROCURAMENT

GRUPOS DE PROCESOSÁ

RE

AS

DE

CO

NO

CIM

IEN

TO

PMBOK trabaja con dos conceptos fundamentales:

� Grupos de ProcesosGrupos de Procesos: modo lógico de agrupar los procesos de dirección de proyectos, necesarios para cualquier proyecto, con dependencias entre ellos, y que se llevan a cabo en la misma secuencia siempre

� ÁÁreas de Conocimientoreas de Conocimiento: categoría que agrupa elementos en común

PM BookGrupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

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Procesosde Planificación

Procesosde Ejecución

Procesosde Cierre

Procesosde Inicio

Procesosde Control

Entradasdel proyecto

Entregablesdel proyecto

Registrosdel proyecto

Usuariosfinales

Activos delos procesos

Iniciador/Patrocinadordel Proyecto

Límites del Proyecto

[PMBOK™] Es un modo lógico de agrupar los procesos de dirección de proyectos, que se estructuran en 5 grupos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.

Estos cinco grupos son necesarios para cualquier proyecto, deben contar con dependencias internas claras y deben llevarse a cabo con la misma secuencia en cada proyecto, independientemente del ciclo de vida que aplique.

PM BookPMBOK ™ – Grupos de Procesos

======!"§==Systems= Página 8

PM BookTSI PM Book – Grupos de Procesos

======!"§==Systems= Página 9

Procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar el resto de procesos de la gestión de Proyectos

Procesos para asegurar que el trabajo requerido queda claramente definido y estructurado

Procesos necesarios para definir y monitorizar el calendario del proyecto

Procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de manera que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado

Procesos y actividades que aseguran que los requerimientos de calidad quedan claramente identificados, definidos y cumplidos

Procesos y actividades que aseguran que los requerimientos de calidad quedan claramente identificados, definidos y cumplidos

Procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución y almacenamiento de información generada en el proyecto y proveerla a las partes interesadas

Procesos relacionados con la identificación, análisis, planificación y gestión de los riesgos asociados al proyecto

Procesos que aseguran que los productos o servicios externos al ámbito del proyecto son definidos y adquiridos

[PMBOK©] Áreas identificadas de la dirección de proyectos definidas por sus requisitos de conocimientos y que se describen en términos de sus procesos de componentes, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicasSe agrupan en 9 “Áreas de Conocimiento”.

PM BookTSI PM Book – Areas de Conocimiento

======!"§==Systems= Página 10

En TSI PM Book, existen 42 procesos para la Dirección de Proyectos distribuidos en 9 Áreas de Conocimiento

PM BookTSI PM Book – Procesos de Gestión de Proyecto

======!"§==Systems= Página 11

INITIATINGPROCESSES

PLANNINGPROCESSES

EXECUTINGPROCESSES

CONTROLLINGPROCESSES

CLOSINGPROCESSES

DevelopProjectCharter

DevelopPreliminary

ScopeStatement

DevelopProject

ManagementPlan

DevelopProjectPlan

ScopeDefinition

CreateWBS

ActivityDefinition

ActivitySequencing

ActivityResource

Estimating

ActivityDuration

Estimating

ScheduleDevelopment

CostEstimating

CostBudgeting

QualityPlannig

HumanResourcePlanning

AcquireProjectTeam

CommunicationsPlanning

RiskIdentification

RiskAnalysis

RiskResponsePlanning

PlanPurchase

andAcquisitions

PlanContracting

Direct andManageProject

Execution

ScopeVerification

PerformQuality

Assurance

DevelopProjectTeam

InformationDistribution

RequestSeller

Responses

SelectSellers

ContractAdministration

IntegratedChangeControl

Monitor and Control

ProjectWork

ScopeControl

ScheduleControl

CostControl

PerformQualityControl

ManageProjectTeam

PerformanceReporting

ManageStakeholders

RiskMonitoringand Control

CloseProject

ContractClosure

INTEGRATION

SCOPE

TIME

COST

QUALITY

HUMANRESOURCES

COMMUNICATION

RISK

PROCURAMENT

ÁÁREASREASDEDE

CONOCIMIENTOCONOCIMIENTO

GRUPOS DE PROCESOSGRUPOS DE PROCESOS

PM BookMatriz Grupos de Procesos vs. Áreas de Conocimiento

======!"§==Systems= Página 12

Procesos de InicioProcesos de Inicio : procesos mediante los cuales se lleva a cabo la autorización formal para comenzar un proyecto.

Procesos de PlanificaciProcesos de Planificaci óónn: procesos que deberán refinar los objetivos planteados durante el grupo de procesos de Inicio y planificar el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

Procesos de EjecuciProcesos de Ejecuci óónn: procesos que se despliegan para completar el trabajo definido en el grupo de procesos de Planificación con objeto de cumplir los requisitos del proyecto.

Procesos de ControlProcesos de Control : procesos realizados para medir y supervisar regularmente el avance del proyecto, de manera que se puedan identificar las variaciones respecto a la planificación y adoptar, cuando sea necesario, las acciones correctivas, preventivas y de control de cambios para cumplir con los objetivos del proyecto.

Procesos de CierreProcesos de Cierre : procesos requeridos para cerrar formalmente un proyecto y que aseguran que las experiencias adquiridas durante el proyecto queden registradas y a disposición de futuros usos.

PM BookDocumentación ISO

======!"§==Systems= Página 13

Determinar cómo se realizarála planificación del proyecto(Project Management Plan)

Crear el Enunciado del Alcance definitivo(Scope Statement)

Determinar el Equipo de proyecto

Crear WBS(y Work Package Description)

CrearLista de Actividades

EstimarRequerimientos de recursos

EstimarTiempo y Coste

DeterminarCamino Crítico

CrearCronograma

DefinirPresupuesto

Planificación de Calidad(estándares, procesos, métricas)

Definición de la Estructura Organizativa(OBS, RAM)

Planificación de la Comunicación(requerimientos de comunicación)

Identificación, Análisis y Planificaciónde respuestas a Riesgos

ITERACIÓN

PlanificarCompras y Adquisiciones

Desarrollar el Project ManagementPlan final

Ajustar los Planes deProyecto subsidiarios

Obtener aprobaciones formales

Realizar Kick-off meeting

Nominación delProject Manager

Recopilar información previa(ACE, RFP, Contrato, etc.)

Categorizar el Proyecto

Recopilar información sobre procesos,procedimientos y experiencias

Identificar stakeholders

Documentar lasNecesidades del proyecto

Determinar losObjetivos del Proyecto

DocumentarAsunciones y Restricciones

Desarrollar el Acta de Constitucióndel Proyecto (Project Charter)

Desarrollar el Enunciado Preliminar delAlcance (Preliminary Scope Statement)

Crear laCarpeta del Proyecto

Conseguir el equipo definitivodel proyecto

Dirigir la Ejecución del Proyecto

Ejecutar el Project Management Plan(y los planes de proyecto subsidiarios)

Recomendar Cambiosy Acciones Correctivas

Distribución de la información(envío y recepción)

Implementar cambios aprobados,Solucionar problemas,

acciones preventivas y correctivas

Realizar Aseguramiento de Calidad

Mejora Continua

Desarrollar el equipo del proyecto

Verificar el Alcance

Aceptación por el Cliente

Solicitar respuesta de proveedores

Seleccionar proveedores

Recopilar mediciones sobre la evolucióndel proyecto

Comparar mediciones frente a lasdiferentes líneas base (coste, tiempo, etc.)

Analizar las variaciones que sehan producido

Control del Alcance

Gestión de Configuraciones

Recomendar cambios,solución de problemas,

acciones preventivas y correctivas

Control Integrado de Cambios

Seguimiento y Control de Riesgos

Realizar Control de Calidad

Gestionar el equipo del proyecto

Informar el rendimiento del proyecto

Llevar a cabolos procedimientos de cierre

Completar el cierre del contrato

Confirmar que el trabajo efectuadocumple con los requerimientos

Obtener aceptación final del proyecto

Crear elInforme Final del Proyecto

Archivar registros del proyecto

Liberar recursos

Administración del Contrato

INICIOINICIO PLANIFICACIPLANIFICACI ÓÓNN EJECUCIEJECUCIÓÓNN CONTROLCONTROL CIERRECIERRE

Determinar los documentos queaplican para la Gestión de Proyectos

======!"§==Systems= Página 14

Quality GatesQuality Gates

======!"§==Systems= Página 15

PM BookDefinition of Q-Gates.

Quality GatesQuality GatesQuality GatesQuality Gates

� are a process and toolset for continuous quality assurance and

improvement during the lifetime of projects/services.

� will give guidelines to follow and achieve System Integration

methodologies and standards for deals, projects, and services.

� will ensure a holistic view and control mechanism on projects/services

through continuous (whole application lifecycle) quality checks and

tracking of actions .

� are replacing all previously known and performed Bootstrap-

Assessments, Project Audits, and Project Management Audits.

� will be driven and/or supported by the defined IDE/QA responsible.

======!"§==Systems= Página 16

ALM/Application Services

Q-Gates 9, 10

Project Q-Gates 5-8

Delivery Management:•Init: 5.x•Run: 7•Close: 8

Delivery: 6.x

Deal – Q-Gates 1-4

Run Close

Handover

Transition

Q-Gate 1Q-Gate 1

44

33

22

Stage 6 7

5.15.1

5.25.2

6.16.1

6.26.2

6.36.3

6.46.4

6.56.5

6.66.6

6.76.7

6.86.8

77

77

88

Handover

9.19.1

9.29.2

9.39.3

1010

SE-Book

TSI-PM-Book

PM Book.Quality-Gates.

Proyectos

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Determinar cómo se realizarála planificación del proyecto(Project Management Plan)

Crear el Enunciado del Alcance definitivo(Scope Statement)

Determinar el Equipo de proyecto

Crear WBS(y Work Package Description)

CrearLista de Actividades

EstimarRequerimientos de recursos

EstimarTiempo y Coste

DeterminarCamino Crítico

CrearCronograma

DefinirPresupuesto

Planificación de Calidad(estándares, procesos, métricas)

Definición de la Estructura Organizativa(OBS, RAM)

Planificación de la Comunicación(requerimientos de comunicación)

Identificación, Análisis y Planificaciónde respuestas a Riesgos

ITERACIÓN

PlanificarCompras y Adquisiciones

Desarrollar el Project ManagementPlan final

Ajustar los Planes deProyecto subsidiarios

Obtener aprobaciones formales

Realizar Kick-off meeting

Nominación delProject Manager

Recopilar información previa(ACE, RFP, Contrato, etc.)

Categorizar el Proyecto

Recopilar información sobre procesos,procedimientos y experiencias

Identificar stakeholders

Documentar lasNecesidades del proyecto

Determinar losObjetivos del Proyecto

DocumentarAsunciones y Restricciones

Desarrollar el Acta de Constitucióndel Proyecto (Project Charter)

Desarrollar el Enunciado Preliminar delAlcance (Preliminary Scope Statement)

Crear laCarpeta del Proyecto

Conseguir el equipo definitivodel proyecto

Dirigir la Ejecución del Proyecto

Ejecutar el Project Management Plan(y los planes de proyecto subsidiarios)

Recomendar Cambiosy Acciones Correctivas

Distribución de la información(envío y recepción)

Implementar cambios aprobados,Solucionar problemas,

acciones preventivas y correctivas

Realizar Aseguramiento de Calidad

Mejora Continua

Desarrollar el equipo del proyecto

Verificar el Alcance

Aceptación por el Cliente

Solicitar respuesta de proveedores

Seleccionar proveedores

Recopilar mediciones sobre la evolucióndel proyecto

Comparar mediciones frente a lasdiferentes líneas base (coste, tiempo, etc.)

Analizar las variaciones que sehan producido

Control del Alcance

Gestión de Configuraciones

Recomendar cambios,solución de problemas,

acciones preventivas y correctivas

Control Integrado de Cambios

Seguimiento y Control de Riesgos

Realizar Control de Calidad

Gestionar el equipo del proyecto

Informar el rendimiento del proyecto

Llevar a cabolos procedimientos de cierre

Completar el cierre del contrato

Confirmar que el trabajo efectuadocumple con los requerimientos

Obtener aceptación final del proyecto

Crear elInforme Final del Proyecto

Archivar registros del proyecto

Liberar recursos

Administración del Contrato

INICIOINICIO PLANIFICACIPLANIFICACI ÓÓNN EJECUCIEJECUCIÓÓNN CONTROLCONTROL CIERRECIERRE

Determinar los documentos queaplican para la Gestión de Proyectos

QGate 7.n

QGate 8

QGate 5.2

QGate 5.1

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5.1 5.1 5.1 5.1 PrjPrjPrjPrj Handover 5.2 Handover 5.2 Handover 5.2 Handover 5.2 PrjPrjPrjPrj StartupStartupStartupStartup Review 7.x Loop Back Cycle 8 Review 7.x Loop Back Cycle 8 Review 7.x Loop Back Cycle 8 Review 7.x Loop Back Cycle 8 PrjClosingPrjClosingPrjClosingPrjClosing

Objective:Objective:Objective:Objective:

Input: Input: Input: Input:

Decisions:Decisions:Decisions:Decisions:

Output:Output:Output:Output:

………………..Q-Gates 6.y…………………………………..Q-Gates 6.y…………………………………..Q-Gates 6.y…………………Initiating

Planning

Executing

Controlling

Planning

Executing

Controlling

Closing

•CompletionCompletionCompletionCompletion of of of of thethethethe projectprojectprojectproject withwithwithwith

archivingarchivingarchivingarchiving and and and and warrantywarrantywarrantywarranty

•FinalFinalFinalFinal calculationcalculationcalculationcalculation, final , final , final , final reportreportreportreport

•FC FC FC FC evaluationevaluationevaluationevaluation

•((((statusstatusstatusstatus of of of of thethethethe order, order, order, order, accrualaccrualaccrualaccrual))))

•WarrantyWarrantyWarrantyWarranty filefilefilefile

•GoGoGoGo / No Go/ No Go/ No Go/ No Go

•Credit Credit Credit Credit entryentryentryentry PM and PQMPM and PQMPM and PQMPM and PQM

•Best Best Best Best PracticePracticePracticePractice

•LessonsLessonsLessonsLessons LearnedLearnedLearnedLearned

•Project Project Project Project DeDeDeDe----assignmentassignmentassignmentassignment

•CyclicalCyclicalCyclicalCyclical verificationverificationverificationverification of of of of thethethethecontrolcontrolcontrolcontrol cyclecyclecyclecycle as TSI PM as TSI PM as TSI PM as TSI PM BookBookBookBookCheck Check Check Check orororor Project Project Project Project filefilefilefile check check check check parallel to parallel to parallel to parallel to thethethethe QQQQ----GatesGatesGatesGates 6.y 6.y 6.y 6.y ((((everyeveryeveryevery 3 3 3 3 monthsmonthsmonthsmonths orororor forforforfor projectprojectprojectprojectresultsresultsresultsresults))))

•ProjectProjectProjectProject filesfilesfilesfiles::::•QS QS QS QS ProofsProofsProofsProofs•Plan Plan Plan Plan update/correctionupdate/correctionupdate/correctionupdate/correction•RiskRiskRiskRisk----MgmtMgmtMgmtMgmt

•GoGoGoGo / No Go/ No Go/ No Go/ No Go•MeasurementMeasurementMeasurementMeasurement conversionconversionconversionconversiondonedonedonedone

•Plan update Plan update Plan update Plan update isisisis enoughenoughenoughenough•Support Support Support Support levellevellevellevel IDE/QA/DOIDE/QA/DOIDE/QA/DOIDE/QA/DO isisisisappropriateappropriateappropriateappropriate ((((DeDeDeDe----EscalationEscalationEscalationEscalation))))

•NextNextNextNext QQQQ----GateGateGateGate scheduleschedulescheduleschedule

•AppropriateAppropriateAppropriateAppropriate tailoringtailoringtailoringtailoring of of of of thethethetheprocessprocessprocessprocess and and and and standardsstandardsstandardsstandards forforforfor thethethetheprojectprojectprojectproject

•ProjectProjectProjectProject Management Management Management Management plansplansplansplans / / / / guidelineguidelineguidelineguideline

•TSI PM TSI PM TSI PM TSI PM BookBookBookBook CheckCheckCheckCheck

•SE SE SE SE BookBookBookBook, , , , Top ReportTop ReportTop ReportTop Report

•GoGoGoGo / No Go/ No Go/ No Go/ No Go

•Initial Initial Initial Initial planningplanningplanningplanning isisisis releasedreleasedreleasedreleased

•PlanningPlanningPlanningPlanning withwithwithwith QQQQ----GateGateGateGateschedulesschedulesschedulesschedules isisisis availableavailableavailableavailable

•Project Project Project Project TeamTeamTeamTeam----StructureStructureStructureStructure and and and and SESESESE----StartStartStartStart

•ProvideProvideProvideProvide thethethethe requiredrequiredrequiredrequired experieceexperieceexperieceexperieceand and and and skillsskillsskillsskills

•AllocationAllocationAllocationAllocation of IDE/QAof IDE/QAof IDE/QAof IDE/QA

•Transfer of all Transfer of all Transfer of all Transfer of all thethethethe informationinformationinformationinformationfromfromfromfrom DealDealDealDeal

•AllAllAllAll Deal InformationDeal InformationDeal InformationDeal Information

•MonitoringMonitoringMonitoringMonitoring Log Log Log Log bookbookbookbook ////filesfilesfilesfiles

•QualificationQualificationQualificationQualification of of of of thethethethe corecorecorecore teamteamteamteam((((interviewsinterviewsinterviewsinterviews, , , , ifififif requiredrequiredrequiredrequired))))

•In In In In thethethethe MonitoringMonitoringMonitoringMonitoring BoardBoardBoardBoard

•Go / No GoGo / No GoGo / No GoGo / No Go

•PM, QS, PM, QS, PM, QS, PM, QS, ArchitectsArchitectsArchitectsArchitects selectionselectionselectionselection

•AllocationAllocationAllocationAllocation of IDE/QAof IDE/QAof IDE/QAof IDE/QA

•Determination Q 5.2 Determination Q 5.2 Determination Q 5.2 Determination Q 5.2 scheduleschedulescheduleschedule

•ProjectProjectProjectProject AssignmentAssignmentAssignmentAssignment

PM BookQ-Gates for Delivery Management: 5, 7, 8

======!"§==Systems= Página 19

Performance of interview

Check of papers

Provision of papers

Organization of Q Gate check

Planning of Q Gate check

Finalizing Q Gate review

PM BookExecution of Q-Gates - Process

======!"§==Systems= Página 20

� Header

� Degree of completion

� N: not/absent

� P: partially (<= 33%)

� L: largely (33%<x<80%)

� F: Fully

� Na: not applicable

� Remarks

� Categorie of deviation

� Cat 1: Must criteria with „n“ or „p“

� Cat 2: Must criteria with „l“ or criteria with „n“ or „p“

� Cat 3: Criteria with „l“

� Documentation of necessary measures

PM BookQ-Gate Checklists – Application

======!"§==Systems= Página 21

PM BookQ-Gate Checklists – Results

======!"§==Systems= Página 22

PM BookQ-Gate Checklists – Results

======!"§==Systems= Página 23

PM BookDudas y Cuestiones

¿Alguna duda de algún contenido presentado en esta sesión?

======!"§==Systems= Página 24

PM Book

Gracias por vuestra atención, Y ahora un ejemplo de auditoria Q-Gates….