intro om sharepoint 2010 - campus kalvskinnet · 2011-09-09 · intro om sharepoint 2010 2010 side...

Opphavsrett: Forfatter

Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag

Intro om SharePoint 2010 Stein Meisingseth

09.09.2011

Lærestoffet er utviklet for faget LO205D Microsoft SharePoint

1. Intro om SharePoint 2010

Resymé: Denne leksjonen inneholder en intro om hva SharePoint 2010 kan brukes til og hva

som er nytt i SharePoint 2010.

Innhold

1. INTRO OM SHAREPOINT 2010 ........................................................................................................... 1

1.1. INNLEDNING ..................................................................................................................................... 2 1.2. MICROSOFT SHAREPOINT SERVER 2010 ............................................................................................ 2 1.3. HVA ER NYTT I MICROSOFT SHAREPOINT SERVER 2010 ..................................................................... 3

3.1.1 Nytt brukergrensesnitt ....................................................................................................................... 3 3.1.2 Dokumentbehandling ........................................................................................................................ 5 3.1.3 Forbedret kalender ........................................................................................................................... 6 3.1.4 SharePoint Workspace 2010 ............................................................................................................. 7 3.1.5 Forbedrede wiki- og gruppeområder ................................................................................................. 8 3.1.6 Administrer flere elementer i en SharePoint-liste på en mer effektiv måte: ........................................ 9 3.1.7 Administrasjon av blogger .............................................................................................................. 10 3.1.8 Vise og arbeide med SharePoint-informasjon fra mobilenheten ....................................................... 11 3.1.9 Sosial databehandling ..................................................................................................................... 11 3.1.10 Innholdsbehandling for dokumenter, poster, digitale aktiva og webinnhold for virksomheter. ....... 12 3.1.10.1 Behandling av taksonomier og metadata .................................................................................... 12 3.1.10.2 Behandle en levering eller ett arbeidsprodukt som inneholder flere dokumenter med dokumentsett.

................................................................................................................................................................ 12 3.1.10.3 Dokumentbehandling på et sted med forbedret områdemal ......................................................... 12 3.1.10.4 Nye funksjoner for policy- og postbehandling ............................................................................. 13 3.1.10.5 Forbedrede funksjoner for webinnholdsbehandling .................................................................... 13 3.1.11 Søk ................................................................................................................................................ 13 3.1.12 Områdeadministrasjon og tilpassing ............................................................................................. 14

1.4. INFOPATH OG SHAREPOINT DESIGNER ............................................................................................ 17

Intro om SharePoint 2010 2010 side 2 av 17

Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP

1.1. Innledning

Før man skal starte å arbeide med SharePoint er det viktig å skape seg et bilde hva SharePoint

egentlig er. Man kan si at SharePoint er en komplett plattform som legger til rette for

samhandling både mellom menneske og datamaskin men også samhandling mellom flere

applikasjoner. SharePoint er en web plattform som er laget for å samle og sentralisere flere

web applikasjoner på et sted og har veldig mange funksjoner. Eksempler på slike funksjoner

kan være dokument behandling eller internettportal (hjemmeside) for organisasjonen.

For å bruke kjente applikasjoner og tjenester på hva SharePoint kan brukes til kan man

sammenligne med Google Docs, Etherpad, Dropbox og “facebook lite”.

Google Docs tilbyr dokumentlagring og samtidig redigering mellom flere brukere gjennom

nettleser, det samme gjør Etherpad. Men Etherpad tilbyr kun lagring per URL, slik at man må

enten skrive ned eller huske hvilken URL Etherpad dokumentet ligger på.

Dropbox tilbyr lagring på nett, men alle dokumentene ligger lagret på din lokale PC slik at

man kan jobbe når man ikke er koblet til internet – deretter synkroniseres det man har lagret

når man kobler til internet. Filene lagres her i en filstruktur på samme måte man lagrer filer i

mapper på PC-en.

I dette eksempelet brukes engels versjon, men du kan velge å bruke norsk versjon eller andre

språk.

1.2. Microsoft SharePoint Server 2010

Hva er så “facebook lite”? I SharePoint 2010 har man lagt enda mer fokus på det sosiale

aspektet, hver bruker har egen profil der man kan fylle ut både personlige opplysninger og

jobbrelaterte opplysninger, man kan legge til venner og man kan søke opp personer gjennom

interessesøk, kompetansesøk etc.

Følgende illustrasjon vil gi en oversikt over hvilke muligheter SharePoint gir og hva man det

kan brukes til.



1.3. Hva er nytt i Microsoft SharePoint Server 2010

For å beskrive de nye funksjonene i SharePoint kan vi sepå Microsofts egen hjemmeside som

kilde og egne erfaringer med programmet da dette gir en fin oversikt over funksjonene.

SharePoint 2010 inneholder flere nye funksjoner. Innledningsvis er det nytt at man kan

arbeide på tvers av flere nettlesere. Det Microsoft lister opp som offisiell støtte er Microsoft

Internet Explorer 7 eller nyere, Firefox 3.0 eller nyere og Safari 3.0. Også Google Chrome ser

ut til å støttes på lik linje med Firefox. Men støtten for å åpne Office filer støttes ikke av

Google Chrome, heller ikke Internet Explorer 64 Bit versjon:

Om man ser på teksten som er markert viser det seg at man ikke kan åpne dokumenter uten å

bruke Microsoft Internet Explorer. Ved å bruke kompabilitetsmodus i IE x64 kan dette omgås.

3.1.1 Nytt brukergrensesnitt

En av de største visuelle forandringene i SharePoint 2010 er brukergrensesnittet. Microsoft

har designet verktøylinjen i likhet med verktøylinjen man finner fra Microsoft Office Word og

Powerpoint 2007 samt alle Microsoft Office 2010 programmer. Er man kjent med disse lærer

man seg fort å navigere blant funksjonene i SharePoint.

Slik ser det ut hvis man skal behandle et dokument.

En annen funksjon som er ny i SharePoint 2010 er muligheten til å knytte det til Microsoft

Office Web App, dette skal jeg beskrive senere, men vil vise et bilde av brukergrensesnittet:



Her kjenner man igjen brukergrensesnittet til Office Word 2010.

Brukergrensesnittet er forandret på administrasjonssiden. Det forutsetter at man har installert

Microsoft Silverlight i nettleseren man bruker. Om man ikke installerer Silverlight vil man få

et brukergrensesnitt som ligner på det som var i Microsoft SharePoint 2007.

Bildet viser en administrasjonsside for å opprette en nye side i SharePoint 2010 uten

Silverlight installert i nettleseren.



Bildet her viser hvordan administrasjonssiden ser ut med Silverlight installert (vi kommer

tilbake til oppretting av en ny side senere)

Som bildene viser er det nye brukergrensesnittet mye mer oversiktlig enn det gamle.

Sammenlignet med de gamle versjonene av SharePoint er SharePoint 2010 mye mer

oversiktlig og enklere å navigere i.

3.1.2 Dokumentbehandling

Det Microsoft har lagt mest vekt på i SharePoint 2010 er tilretteleggingen for samhandling.

Man kan sitte flere personer å redigere et Word-dokument, PowerPoint presentasjon eller et

regneark i Excel. Filene er da lagret i et SharePoint bibliotek og man åpner dem gjennom å

koble seg til gjennom nettleser. (vi kommer tilbake til dette i ene egen leksjon).



3.1.3 Forbedret kalender

SharePoint 2010 har også forbedret kalenderfunksjonen sin. Det er enklere å holde oversikt

over timeplaner og avtaler. Punkter som er med på å forbedre kalenderen er:

Visning av flere SharePoint- og Exchange-kalendere på en side

Man kan legge til hendelser i kalender ved å klikke på en dato og legge inn detaljer om hendelsen uten å gå ut av kalenderen.

Man kan bruke dra og slipp elementer innenfor kalenderen, slik kan man enkelt flytte hendelser uten å måtte inn å forandre på dato og tid.

I SharePoint 2010 har man en gruppekalender der man kan legge til flere brukere. Denne funksjonen er fin når man skal planlegge møter.



3.1.4 SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace er et verktøy som følger med Microsoft Office 2010 Profesjonell Plus.

Dette gjør det mulig å arbeide med SharePoint -områder, -biblioteker og -lister i frakoblet

modus og synkronisere endringene når man kobler til firmanettverket. Slik gjør man det mulig

å jobbe mot SharePoint-området når man ikke har tilgjengelig internett.

Her ser man et bilde av SharePoint Workspace koblet til et SharePoint område. Her får man

opp alt bortsett fra kalender og undersider til området. Verktøylinjen kjenner man igjen fra

nettleseren.

Viktige fordeler med SharePoint Workspace 2010:

Man kan raskt vise, legge til og slette SharePoint-bibliotekdokumenter eller -

listeelementer i frakoblet modus.

Toveis synkronisering mellom datamaskin og nettverket. Oppdatering av data på

datamaskinen eller i nettverket foregår automatisk når man er tilkoblet nettverket.

Man kan bruke den nye funksjonen for eksterne lister til å arbeide mer effektiv med

forretningsdata i en database. Vi kommer tilbake med mer om lister senere.



3.1.5 Forbedrede wiki- og gruppeområder

Med å forbedre disse områdene vil det være enklere å dele informasjon med andre. Nye

fordeler med disse områdene er:

Sette inn og formatere innhold direkte på siden med det nye redigeringsprogrammet

for rik tekst.

Bla gjennom etter bilder på den lokale datamaskinen eller i nettverket og sette dem inn

i området uten å forlate siden du er på.

I bakgrunnen ser man siden man er på.



3.1.6 Administrer flere elementer i en SharePoint-liste på en mer effektiv måte:

Her er alle dokumentene i listen merket av. Her kan man for eksempel sjekke ut alle

dokumentene samtidig.



3.1.7 Administrasjon av blogger

På samme måte som på wikisidene kan man enkelt administrere blogger med forbedrede

redigeringsverktøy og ny navigasjon.

Rediger tekst med det nye redigeringsprogrammet for rik tekst

Bla gjennom bilder på lokal datamaskin eller i nettverker og sette dem inn i bloggen

uten å forlate siden.

Bla gjennom blogginnlegg etter dato samt etter kategori. Man kan se antallet innlegg

for hver måned eller kategori i sanntid. En ny arkivkobling gir tilgang til en visning av

alle måneder siden bloggen ble startet, og innleggene er oppført etter kategori innenfor

hver måned.



3.1.8 Vise og arbeide med SharePoint-informasjon fra mobilenheten

I SharePoint 2010 blir websidene optimalisert for visning på små enheter. Man kan nå vise og

arbeide med dokumenter, blogger, wikier, administrere data og områder på mobiltelefonen.

Disse funksjonene er verdt å nevne:

Bruk dette grensesnittet og navigasjonen for å få tilgang til SharePoint-

dokumentbiblioteker, lister, wikier, blogger, webdelsider (webpart sites) og

forretningsdata fra en database

Bruk den mobile søkeopplevelsen til å finne personer, kontaktinformasjon og

SharePoint-innhold og til å finne data i egendefinerte databaser

Abonner på SMS-varsling og endringer i dokumenter i SharePoint eller et SharePoint-

dokumentbibliotek eller en liste

Vis Microsoft Office Word-, Excel- og PowerPoint- documenter i mobile lesere

Integrasjon med gatewayer som ISA 2007 eller Forefront Threat Management

Gateway 2010 (TMG) for tilgang over brannmurer

En mobil utviklingsplattform til å bygge egendefinerte SharePint mobilløsninger

utover standardopplevelsen

3.1.9 Sosial databehandling

I SharePoint Server 2010 er det lagt til rette for enda mer “sosiale aktiviteter”. Med de nye

funksjonene i SharePoint Server 2010 kan man finne innhold og holde seg informert om

personer og interesseområder som betyr mest for deg. Med ulike nye funksjoner kan man:

Følge personer med nyhetsfeeder, sosial merking og rangeringer slik at man enklere

kan holde oversikt over kollegaenes aktiviteter samt dele relevant innhold.

Forbedrede “Mine områder” eller “My Site”. Disse skal gjøre det enklere å dele

spesialkunnskaper med kollegaer. Man kan legge til interesser og ansvarsområder i

profilene slik at det blir enklere for kollegaer å finne hverandre gjennom nyhetsfeeder,

ved å stille og besvare spørsmål og kommunisere på andre måter.



3.1.10 Innholdsbehandling for dokumenter, poster, digitale aktiva og webinnhold for virksomheter.

I SharePoint Server 2010 er det kommet nye funksjoner for innholdsbehandling - disse skal

gjøre at behandlingen av dokumenter, post, digitalt innhold og publiserte websider mer

effektivt og enklere å administrere.

3.1.10.1 Behandling av taksonomier og metadata

Den nye tjenesten for forvaltede metadata i SharePoint 2010 har et sett av funksjoner som

organisasjoner kan bruke til å behandle taksonomier og metadata på en enhetlig måte i hele

virksomheten. Med den nye tjenesten kan man:

Publisere og dele innholdstyper på tvers av områdesamlinger og webprogrammer

Bruke termlageret til å behandle begreper og taksonomier

En taksonomi er en hierarkisk organisasjon av begreper. Brukeren kan bruke disse begrepene

på innhold på området hvis man legger til den nye kolonnen for forvaltede metadata i lister,

biblioteker og innholdstyper. Taksonomier og begreper kan behandles sentralt i

organisasjonen eller man kan integrere forvaltede metadata med sosial merking slik at brukere

kan foreslå begreper når de merker innhold.

3.1.10.2 Behandle en levering eller ett arbeidsprodukt som inneholder flere dokumenter med dokumentsett.

SharePoint Server 2010 innfører dokumentsett. Dokumentsett er en ny innholdstype som man kan bruke til å opprette og behandle arbeidsprodukter som går over flere dokumenter. En innholdstype er: “En gruppe innstillinger for en innholdskategori, og som kan brukes på nytt. Bruk innholdstyper for å behandle metadata, maler og virkemåter for elementer og dokumenter konsekvent. Innholdstyper defineres på områdenivå og brukes i lister og biblioteker.” Sitat fra http://office.microsoft.com/nb-no/sharepoint-server-help/hva-er-nytt-i-microsoft-sharepoint-server-2010-HA010370058.aspx: “Dokumentsett konfigureres akkurat som andre innholdstyper. De kan settes opp med et sett av standarddokumenter som brukerne så kan tilpasse når de oppretter en ny forekomst av et dokumentsett. Dokumentsettfunksjoner som delte metadata, arbeidsflyter og versjonskontroll gjør det mulig for grupper å behandle utviklingen av et arbeidsprodukt eller innholdssett på en effektiv måte. Et vanlig eksempel på et dokumentsett er et spesielt markedsføringshefte som brukes av en salgs- og markedsføringsgruppe til å gruppere ulike dokumenttyper for en produktkampanje.”

3.1.10.3 Dokumentbehandling på et sted med forbedret områdemal

I SharePoint Server 2010 er områdemalen for dokumentsenteret forbedret. Her er den nye

metadatabaserte navigasjonsfunksjonen. Denne funksjonen kan man nå blant annet gjennom

innhold i en lang liste eller et stort bibliotek ved å bruke metadata i stedet for

mappeplassering. Unike dokument-Id gjør det også enklere å finne innhold uansett plassering.

http://office.microsoft.com/nb-no/sharepoint-server-help/hva-er-nytt-i-microsoft-sharepoint-server-2010-HA010370058.aspx

http://office.microsoft.com/nb-no/sharepoint-server-help/hva-er-nytt-i-microsoft-sharepoint-server-2010-HA010370058.aspx



3.1.10.4 Nye funksjoner for policy- og postbehandling

Med den nye funksjonen kan man velge om man vil behandle og søke etter innhold på stedet

eller i et sentralt repositorium. Nye postbehandlingsfunksjoner:

Postbehandling på stedet. Man kan nå lagre poster på stedet ved siden av innhold

under arbeid

Oppbevaringspolicyer som nå inneholder komplekse planer

For større arkiver er arkivsenterområdet forbedret med en hierarkisk filplan.

3.1.10.5 Forbedrede funksjoner for webinnholdsbehandling

Nye og forbedrede funksjoner gjør det enklere å opprette og behandle områder. Dette gjør det

også enklere å publisere websider.

SharePoint Server 2010 har støtte for direkteavspilling av video

Redigering av webinnhold er forbedret og forenklet gjennom det nye båndet

(Oppgavelinjen).

Forbedret eksport, logging og rapportering

Innebygde funksjoner for webanalyse gir støtte til trafikkfunksjoner, søkefunksjoner

og lageranalyserapporter

Ny støtte for medier omfatter et nytt aktiva-bibliotek med visninger, støtte for videoer

som en SharePoint-innholdstype, en infrastruktur for direkteavspilt video og en

Silverlight-mediespiller med skallfunksjonalitet.

Store sidebibliotek forenkler behandlingen av webområder med mange sider.

Oppretting og behandling av ulike versjoner eller “variasjoner” av

publiseringsområder eller sider er en operasjon som nå sendes til en kø, og foregår i

bakgrunnen slik at brukerne kan fortsette å arbeide i SharePoint mens operasjonen

fullføres. Den nye kommandoen Vis endringer gjør det mulig å sammenligne en eldre

versjon av en webside med en nyere.

3.1.11 Søk

I SharePoint Server 2010 gjør nye søkefunksjoner det enklere å finne mer relevant

informasjon, samt finne kollegaer raskt og effektivt. “Forbedringene omfatter et nytt

resultatoppsett som deler informasjonen inn i kategorier samt bedre beskrivelser og metadata.

Personer som befinner seg i den sosiale sirkelen din, vil også vises øverst i søkeresultatene.”

Med de nye funksjonene vil man få bedre svar raskere:

Begrensninger: Denne funksjonen bidrar til å informere om resultater og gir mulighet

til å begrense resultatene etter bestemte typer. For eksempel områder, forfatter eller

dato.

Forhåndsutfylte spørringsforslag, relaterte søkekoblinger og utvidelser av akronymer

Mulighet til å kjøre spørringer i dokumenter ved hjelp av boolsk syntaks. (OG.

ELLER og IKKE) og jokertegn(*).

Mulighet til å søke i SharePoint-innhold fra en datamaskin som kjører Windows 7



Ved å bruke søk sammen med funksjonene for sosial databehandling og samarbeid vil

man kunne gjøre følgende:

o Søke etter ekspertise for finne noen som har ferdighetene man trenger

o Bruke fonetisk navneoppslag for å finne navn som høres like ut

o Begrense søkeresultater ved å bruke kategorier som avdeling eller jobbtittel

Andre søkeforbedringer er at søkemodellen bruker egenskapene som “du” eller datamaskinen

oppgir for dokumentene du søker på. Søkefunksjonen finkjemmer nå innholdet etter

nøkkelfraser som kan lokalisere manglende eller unøyaktige egenskaper. Dette bidrar til å

forbedre relevansen på søket.

3.1.12 Områdeadministrasjon og tilpassing

I SharePoint Server 2010 er det enklere å behandle tillatelser og områder. Nye funksjoner for

behandling av tillatelser, områdeutforming og et internasjonalt brukergrensesnitt optimaliserer

måten man kan bruke, utforme og få tilgang til SharePoint -områder og -innhold på.



Man kan vise og juster tillatelsesnivåer (Permissions)

Her kan man justere tillatelser på elementnivå, for en bestemt bruker eller gruppe ved hjelp av

nytt verktøy for behandling av tillatelser. Man kan enkelt legge til eller fjerne brukere eller

grupper, endre tillatelsesnivår, bryte arv og behandle anonym tilgang på alle

områdesamlinger, områder, lister eller listelementer med de nye funksjonene. Man kan også

vise og justere alle tillatelsesnivåer gitt til en bestemt bruker eller gruppe:



Man kan også endre farger og skrifttyper for et område ved hjelp av nye temafiler. Man kan

bruke det eksiterende temagalleriet som følger med SharePoint Server 2010. Man kan også

generere egne temafiler fra Microsoft PowerPoint og legge dem til i galleriet.

Områdene kan også gjøres globalt tilgjengelig ved å endre språket, man kan med riktig

språkpakke installert vise innstillingssider, hjelp og programinnhold som listetitler og

kolonnenavn på det språket man velger.



1.4. InfoPath og SharePoint Designer

Det er nå blitt enklere å tilpasse SharePoint -lister, -visninger og -arbeidsflyter gjennom en

sterkere integrering mellom InfoPath, Microsoft SharePoint Designer 2010 og SharePoint

Server 2010.

InfoPath kan brukes til å tilpasse SharePoints listeskjemaer. Du kan endre skjemaets utseende,

bytte til oppsett med flere kolonner, dele opp skjemaet i inndelinger, validere informasjonen

som legges inn, forhånds utfylte felt og få deler av skjemat til å vises eller skjules automatisk.

SharePoint Designer gjør det mulig å lage sammensatte programmer ved å konfigurere eller

utforme komponenter som datakilder, lister, innholdstyper, visninger, skjemaer, arbeidsflyter

og eksterne innholdstyper – uten å skrive kode. SharePoint Designer er et veldig godt verktøy

og enkelt å bruke for å tilpasse innhold til dine områder på SharePoint, man kan åpne

SharePoint Designer direkte fra SharePoint sidene:

SharePoint Designer 2010 har fått nytt brukergrensesnitt som gjør det enklere å finne alle de

viktige komponentene i et område eller en løsning som lister og innholdstyper, visninger og

skjemaer, arbeidsflyter, datakilder og eksterne innholdstyper, sideoppsett og

hoveddokumenter. Det er også enkelt å se hvordan de ulike komponentene er relatert til

hverandre.

intro om sharepoint 2010 - campus kalvskinnet · 2011-09-09 · intro om sharepoint 2010 2010 side...

Documents