internal audit training

1QMS ISO 9001:2008 Training

QMS ISO 9001:2008INTERNAL QUALITY AUDIT( base on ISO 19011:2002 )

Bekasi, 11 May 2013


Tujuan Audit :

1. Untuk memeriksa apakah sistem manajemen mutu memenuhi persayaratan customer dengan tujuan meningkatkan kepuasan customer

2. Untuk memverifikasi kesesuaian sistem dengan persyaratan ISO 9001:2008

3. Untuk memverifikasi penerapan sistem manajemen mutu dalam pelaksanaan proses bisnis di seluruh lapisan organisasi

4. Untuk mengeveluasi efektifitas dari sistem manajemen mutu dalam rangka memenuhi persyaratan mutu dan pencapaian perencanaan manajemen

5. Untuk mengidentifikasi kesesuaian ( conformity ) dan ketidaksesuaian ( non conformity ) terhadap persyaratan sistem manajemen mutu

6. Untuk Mengidentifikasi peluang peningkatan ( improvement opportunity ) dan perbaikan yang diperlukan


Sasaran Training :

Setelah training ini peserta diharapkan dapat :

1. Mengerti dan memahami persiapan yang harus dimiliki oleh seorang internal system auditor

2. Membuat Rencana internal audit

3. Melaksanakan internal audit

4. Membuat laporan audit

5. Melakukan follow up terhadap hasil internal audit


Agenda Training :1. Panduan sistem audit manajemen

ISO 19011:20022. Definisi3. Prinsip Audit4. Pengelolaan sistem audit5. Aktivitas audit6. Kompetensi auditor


Apa Itu ISO 19011 : 2002

• Suatu Standar Internasional Yang Merupakan Pedoman Yang Spesifik Untuk Melakukan Audit :

- Quality Management System- Environmental Management

System

• Digunakan untuk melakukan audit ISO 9001:2008 dan ISO 14001:2004

• Standar ini juga dapat diaplikasikan dalam melakukan audit system lain seperti OHSAS ( k3 )


1. Definisi [ definition ]


Definisi :

Audit :Proses Sistematis, Mandiri Dan Terdokumentasi Untuk Memperoleh Bukti Audit

Kriteria Audit :Sejumlah Kebijakan, Prosedur Atau Persyaratan Yang Dipakai Sebagai Rujukan

Bukti Audit :Rekaman, Pernyataan Mengenai Fakta Atau Informasi Lain Yang Terkait Dengan Kriteria Audit Dan Dapat Diverifikasi


Definisi :

Temuan Audit :Hasil Evaluasi Dari Bukti Audit Yang Dikumpulkan Terhadap Kriteria Audit

Kesimpulan Audit :Hasil Dari Suatu Audit Yang Disampaikan Oleh Tim Audit Setelah Mempertimbangkan Tujuan Audit Dan Seluruh Temuan Audit


Definisi :

Audit Pihak 1 :Audit Internal Yaitu Audit Yang Dilakukan Oleh, Atau Atas Nama Organisasi Sendiri Untuk Tujuan Internal

Audit Pihak 2 :Audit Yang Dilakukan Oleh Pihak Yang Berkepentingan Dengan Organisasi Contohnya : Pelanggan, Pemerintah, Pemasok Dll

Audit Pihak 3 :Audit Yang Dilakukan Oleh Organisasi Mandiri Eksternal Spt : Badan Sertifikasi, Konsultan Dll


2. Prinsip Audit [ audit principle ]


Prinsip Audit :

Ethical Conduct :[ Prilaku Etis ]

Dapat Dipercaya, Punya Integritas, Dapat Menjaga Kerahasiaan Dan Berpendirian Adalah Penting Dalam Pelaksanaan Audit

Fair Presentation :[ Penyajian Yang Fair ]

Kewajiban Untuk Melaporkan Secara Benar Dan Akurat Terhadap Temuan Audit, Kesimpulan Hasil Audit Dan Laporan Audit, Serta Hambatan Yang Ditemukan Selama Audit

Due Professional Care :[ Kecermatan Profesional ]

Kesungguhan Dan Ketepatan Penilaian Dalam Audit ( Memiliki Kompetensi Adalah Hal Yang Sangat Penting )


Prinsip Audit :Prinsip Audit Yang Lain Berdasarkan Kepada :

Independence :[ Mandiri ]

Auditor Tidak Terkait Dengan Kegiatan Yang Diaudit Dan Bebas Dari Keberpihakan Dan Konflik Kepentingan

Evidence Based Approach :[ Pendekatan Berdasarkan Fakta ]

Metode Yang Rasional Untuk Mencapai Kesimpulan Audit Yang Dapat Dipercaya Dan Terjaga Konsistensinya Melalui Proses Yang Sistematis


3. Pengelolaan Program Audit

[ management audit program ]


3. Pengelolaan Program Audit :

• Pembuatan Rencana Program Audit

• Implementasi Program Audit

• Monitoring Dan Peninjauan Program Audit

• Meningkatkan Program Audit


3. Pengelolaan Program Audit :

Perencanaan Program

Penunjukan Auditor

Persiapan Checklist

Tinjauan Dokumen

Mempersiapkan Jadwal

Pelaksanaan

Opening

Temuan

Check

Closing

Merangkum Hasil

Laporan Audit

Reporting To Management


4. Aktifitas Audit [ audit activity ]


4. Aktifitas Audit :

• Inisiasi audit• Meninjau dokumen• Menyiapkan on-site audit• On-site audit• Pelaporan audit• Menyelesaikan audit• Audit follow up



• Inisiasi Audit- Penunjukkan Team Leader- Menetapkan Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit- Menentukan Fisibilitas Audit- Pembentukan Tim Audit- Melakukan Kontak Dengan Auditee



• Meninjau Dokumen- Untuk Menentukan Kesesuaian Sistem Dengan Kriteria

Audit- Auditor Boleh Melakukaan On-site Visit- Bila Dokumentasi Belum Memenuhi Persyaratan, Team

Leader Menginformasikan Hal Tersebut Kepada Auditee



• Menyiapkan On-site VisitRencana/Jadwal Audit- Tujuan, Lingkup, Kriteria Audit- Waktu Dan Durasi Audit- Tim Auditor ( Pastikan Ttidak Ada Auditor Yang

Mengaudit Bagiannya Sendiri )- Wakil Auditee



• Menyiapkan On-site VisitPenugasan Tim AuditorTugas Lead Auditor- Merencanakan Audit Serta Menggunakan Sumber Daya

Secara Efektif - Mengelola Dan Mengarahkan Anggota Tim Audit- Memimpin Audit- Mencegah Dan Memecahkan Masalah- Menyiapkan Dan Meyelesaikan Laporan Audit



• Menyiapkan On-site VisitPenugasan Tim AuditorTugas Auditor- Bekerja Sama Dan Membantu Lead Auditor- Melakanakan Tugas-tugas Audit- Mempersiapkan Dokumen-dokumen Kerja Atau

Pendukung- Mencatat Hasil Observasi, Dokumen Dan Record, Hasil

Wawancara Serta Bukti Audit Lainnya



• Menyiapkan On-site VisitPenugasan Tim AuditorTugas Auditee- Bekerja Sama Dan Membantu Tim Audit Menyediakan

Waktu- Menjamin Kehadiran Personel Untuk Kelancaran Audit- Menyiapkan Dokumen-dokumen Pendukung Audit- Bekerjasama Dengan Tim Audit Utk Mencapai Sasaran Audit- Memberikaan Keleluasaan Kepada Tim Audit Untuk Mengaudit Bagian Atau

Informasi Tertentu- Meninjau Hasil Temuan Audit Daan Membuat Persetujuan Dengan Tim

Audit Untuk Perbaikannya



• Menyiapkan On-site VisitMenyiapkan Dokumen Kerja- Manual QMS- Prosedur Terkait- Instruksi Kerja Terkait- Dokumen Pendukung Cth. : Check Sheet



• Menyiapkan On-site VisitMenyiapkan Dokumen Kerja- check list

Alat bantuDaftar pertanyaan kunciDaftar rujukanPengingat waktuBahan untuk membuat laporanRuang untuk mencatat



• Menyiapkan On-site VisitMenyiapkan Dokumen Kerja- Check List

Pola Dari Check List Apa…? Siapa…? Kapan…? Yang Mana…? Dimana…? Bagaimana…?



• Menyiapkan On-site VisitOpening Meeting- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit- Penjelasan Metode Audit- Konfirmasi Komunikasi- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee



• Menyiapkan On-site VisitMetode Pengumpulan Informasi- Wawancara- Open Question- Dengarkan- Observasi Kegiatan- Meninjau Dokumen- Meninjau Rekaman- Melihat Bukti-bukti Lain



• Menyiapkan On-site VisitMetode Pengumpulan Informasi- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit- Penjelasan Metode Audit- Konfirmasi Komunikasi- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee



• Menyiapkan On-site VisitMetode Audit- Trace Forward- Trace Backward- 3D Described, Document, Demonstrate



• Menyiapkan On-site VisitMetode Sampling- Sampling- Pilih Sendiri Sample- Jangan Mencari-cari ( Ingat : Bukan Aib Jika Auditor Tidak Menemukan Ketidaksesuaian )



• Menyiapkan On-site VisitTemuan Audit

- Ketidaksesuaian Major : Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Dapat Berakibat Tidak Berjalannya Sistem Atau Berdampak Pada

Pelanggan / Interest Parties

- Ketidaksesuaian Minor : Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Dikarenakan

Tidak Dipatuhinya Proseedur Yang Berlaku

- Observasi : Potensi Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Jika Tidak

Diperbaiki Akan Berpoteni Terhadap Ketidaksesuaian



• Menyiapkan On-site VisitPenulisan LKS / CAR

• Problem• Location• Objective Evidance• Reference



• Menyiapkan On-site VisitClosing Meeting

• Dihadiri Manajemen Dan Auditee• Penjelasan Penemuan Dan Kesimpulan Audit• Penentuan Periode Waktu Auditee Melakukan Koreksi• Penyelesaian Masalah Yang Terjadi Rekomendasi Dari Auditor• Menentukan Follow Up Audit



• Pelaporan AuditLaporan Audit

• Tujuan Audit• Lingkup Audit• Identifikasi Auditee• Tanggal Dan Tempat Audit• Kriteria Audit• Penemuan Audit• Kesimpulan Audit



• Pelaporan AuditClosing Audit

• Mengembalikan dokumen• Mengakhiri audit• Laporan audit disahkan dan didistribusi



• Follow Up AuditClosing Audit

• Memverifikasi Tindakan Perbaikan Apakah Telah Efektif Dan Dilakukan

• Laporan Audit Disahkan Dan Didistribusi


5. Kompetensi Auditor

[ auditor competency ]


5. Kompetensi Auditor :

• Keterampilan dan pengetahuan umum dan khususumum : teknik, prosedur dan prinsip audit

sistem manajemen mutu dan dokumen referensi

situasi organisasihukum / regulasi yang berlaaku

khusus : teknik dan metode mutuproduk, jasa, prose operasional



• Atribut Auditor

• Diplomatis, Sopan, Disiplin, Sabar, Jujur, Perhatian, Banyak Bertanya Dll



• Evaluasi Auditor

• Identifikasi Personal Attributes Yang Diperlukan• Kriteria Evaluasi• Metode Evaluasi• Pelakasanaan Proses Evaluasi


Terima kasih[ thank you ]

internal audit training

Technology

aktifitas audit audit

prinsip audit audit

training11prinsip audit

training12prinsip audit

training2tujuan audit

prinsip audit yang

pengelolaan program

kriteria audit waktu