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Brembo, 18 dicembre 2012

Internal Audit Il caso Brembo

Università degli Studi di Bergamo – Facoltà di Economia Corso di Revisione Aziendale

Brembo Group Internal Audit:

Dott.ssa Anna Usnaghi

Dott.ssa Laura Pina

Dott. Stefano Sandri


Indice 1. Presentazione di Brembo

2. Sistema di Controllo Interno Definizione Sistema di Controllo Interno (SCI)

Ruoli e Responsabilità

Principi

Componenti

3. Il ruolo dell’Internal Audit nel SCI Definizione Internal Audit

Organizzazione e ruolo

4. Le attività di Internal Audit L’ambito e le tipologie di audit

Fasi di svolgimento di un audit


ALLA SCOPERTA DI BREMBO PROFILO AZIENDALE


Introduzione

SPECIALISTA GLOBALE NEI SISTEMI FRENANTI

brembo / 18 dicembre 2012


Introduzione

I NUMERI DEL GRUPPO

mln/€ di fatturato nel 2012


(primi nove mesi)


Introduzione

aumento del fatturato rispetto al 2011 (primi nove mesi)



Introduzione

PERFORMANCE SEMPRE MIGLIORI fatturato (Mln €)


(*primi nove mesi)


Introduzione

UN’AZIENDA UNA SQUADRA

dipendenti

a settembre 2012



Introduzione

UNA CONOSCENZA COMPLETA

sicurezza attiva pinze dischi pastiglie freno

sicurezza passiva cinture di sicurezza sedili per auto sedili infanzia



I valori di Brembo

RICERCA CONTINUA



I valori di Brembo

del fatturato investito in R&D ogni anno



I valori di Brembo

SGUARDO RIVOLTO AL FUTURO

delle risorse umane

dedicate a R&D



I valori di Brembo

TECNOLOGIA TESTATA IN PISTA



I valori di Brembo

ESSERE GLOBALI


Brembo, 18 dicembre 2012 brembo / 18 dicembre 2012


I valori di Brembo

presenza industriale in sedici paesi



I valori di Brembo

PRESENZA IN TUTTO IL MONDO



I valori di Brembo

EUROPA

Italia

Francia

Germania

Spagna

Svezia

Regno Unito

Repubblica Ceca

Polonia

Slovacchia



Le cose semplici le sanno fare tutti,

le cose difficili le sanno fare in pochi.

Noi dobbiamo fare quelle difficili.

Emilio Bombassei

Fondatore


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Brembo/18 December 2012

Direzione Internal Audit

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IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

Definizione

Ruoli e Responsabilità

Principi

Componenti

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Pag. 36

Definizione di Sistema Controllo Interno

COS’E’ ?

E’ l’insieme delle REGOLE, delle PROCEDURE e delle

STRUTTURE ORGANIZZATIVE

A COSA SERVE?

Ad una conduzione dell’impresa SANA, CORRETTA E

COERENTE con gli obiettivi prefissati

COME SI REALIZZA?

Attraverso l’IDENTIFICAZIONE, la MISURAZIONE, la

GESTIONE e il MONITORAGGIO dei RISCHI aziendali

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Pag. 37

Definizione di Sistema Controllo Interno

ESEMPIO: PROCESSO ACQUISTI OBIETTIVO: pagamenti corretti per acquisti e prestazioni di servizi effettivi IDENTIFICAZIONE RISCHIO: pagamenti non dovuti e/o errati MISURAZIONE: alto GESTIONE/CONTROLLO: autorizzazione fatture passive tramite workflow e pagamenti con firma abbinata MONITORAGGIO: riconciliazioni bancarie mensili A COSA SERVE? Gestione sana: salvaguardia del patrimonio aziendale, attendibilità delle informazioni, efficacia ed efficienza delle operazioni aziendali Gestione corretta: conformità a leggi e regolamenti

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Pag. 38

Il CdA di Brembo ha emanato le

“Linee Guida sul Sistema di Controllo Interno”

L’Amministratore Esecutivo sovrintendente il

Sistema di Controllo Interno le ha declinate nelle

“Politiche di attuazione del Sistema di Controllo

Interno”

Il Sistema di Controllo Interno Brembo

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Pag. 39

Politiche per l’attuazione del SCI – Brembo

Il documento identifica il disegno complessivo ed

integrato del Sistema di Controllo Interno Brembo.

In particolare, esse definiscono:

1. ruoli e responsabilità nel SCI

1. modello di riferimento per il SCI del Gruppo.

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Pag. 40

Ruoli e responsabilità SCI - Brembo

Vice Presidente

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Pag. 41

• ENTI ISTITUZIONALI DI CONTROLLO: soggetti o funzioni che hanno un ruolo stabilito da leggi, normative e regolamenti applicabili a Brembo:

Indirizzo: definiscono le linee guida

Supervisione: verificano e valutano il SCI

• ENTI OPERATIVI DI CONTROLLO: soggetti o funzioni che sono direttamente coinvolti nelle attività operative di controllo a vari livelli

II Livello:

Definiscono il Sistema di Controllo Interno di Corporate

Garantiscono la conformità a determinate normative


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Pag. 42

I Livello:

Responsabilità di definire il SCI per i rispettivi ambiti di

competenza (Management);

Gestiscono i controlli operativi (Tutti i dipendenti);

Comunicano verso l’alto rischi, malfunzionamenti operativi o

irregolarità (Tutti i dipendenti);

CONTROLLI OPERATIVI: svolti da chi mette in atto una determinata attività, sia da chi ne ha la responsabilità di supervisione;

richiedono competenze specifiche:

controlli procedurali (es. standard contratti, report contenziosi …);

informatici (es. accesso reti, autorizzazione profili …);

finanziari (es. report, budget, comunicati stampa …);

comportamentali (es. utilizzo dispositivi di sicurezza).


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Pag. 43

Novità in tema di Sistema di Controllo Interno – Dicembre 2011

Nuova edizione del Codice di Autodisciplina di Borsa Italiana

• Razionalizzazione del sistema di controllo e gestione dei rischi e maggiore coordinamento fra gli attori coinvolti.

• Focus sul concetto di «Rischio» e nuove denominazioni: «Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi», «Comitato Controllo e Rischi», «Amministratori incaricati del Sistema di Controllo Interno e di gestione dei rischi» e «Risk Appetite».

• Ruolo centrale del Collegio Sindacale nei rapporti con la società di revisione (novità già prevista dal D. Lgs. 39/2010) e nella vigilanza sul funzionamento del Sistema di Controllo Interno.

• Internal Audit come attività di controllo di III livello a diretto riporto del Consiglio di Amministrazione, con importanti novità organizzative ed operative.

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Pag. 44

ODV

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Amministratori delegati allo SCIR

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* = Riporta gerarchicamente al CDA (cfr. 7.C.5 lett. b) tramite il ruolo del

Presidente del CDA stesso, e operativamente al VPE.

Ruolo dell’Internal Audit nel SCI Brembo

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Pag. 45

Il Modello di Riferimento: il COSO Report

Il Modello di Riferimento del Sistema di Controllo Interno

Brembo è la pubblicazione “CoSO Report”, best practice

internazionale

CoSO – The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission “Internal Control – Integrated Framework”, 1992

(Traduzione italiana: PWC, “Il Sistema di Controllo Interno – Un modello integrato di riferimento per la gestione dei rischi aziendali, Milano: Il Sole 24 Ore, 2006)

E’ la base per:

l’impostazione del SCI da parte del management

la valutazione del SCI da parte di Internal Audit

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Pag. 46

OBIETTIVI

• Efficacia ed efficienza operazioni aziendali

• Attendibilità informazioni

• Conformità a leggi e regolamenti

• Salvaguardia del patrimonio aziendale

COMPONENTI

• Ambiente di controllo

• Valutazione del rischio

• Attività di controllo

• Informazione e comunicazione

• Monitoraggio

PRINCIPI

• Separazione dei ruoli

• Accountability

• Oggettivazione delle scelte

• Tracciabilità delle informazioni

I PILASTRI del SCI

TRASVERSALI

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Pag. 47

OBIETTIVI SCI A quali ambiti si riferiscono?

• Patrimonio tangibile: beni materiali (es. immobilizzazioni, disponibilità finanziaria, …)

• Patrimonio intangibile: beni immateriali (es. marchi, brevetti, know-how, reputazione aziendale …)

Salvaguardia del patrimonio aziendale

• Conformità esterna a leggi, normative e regolamenti

• Conformità interna a politiche, procedure e istruzioni aziendali

Conformità a leggi e regolamenti

• Informazioni finanziarie verso l’esterno

• Informazioni gestionali e operative verso l’interno

Attendibilità informazioni

• Efficacia: raggiungimento degli obiettivi aziendali nello svolgimento delle operazioni

• Efficienza: miglior rapporto costi / benefici nell’impiego delle risorse aziendali Efficacia ed efficienza

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Pag. 48

PRINCIPI SCI In cosa consistono?

• Un intero processo non dovrebbe essere gestito in autonomia da una sola persona

• Almeno esecuzione e controllo dovrebbero essere separati

• L’alternativa è la supervisione e il monitoraggio

Separazione dei ruoli

• Ogni attività e decisione deve essere riconducibile alla responsabilità di un determinato soggetto Accountability

• Decisioni derivanti da valutazioni il più possibile razionali e oggettive

• Decisioni motivate

• Decisioni condivise con gli enti interessati

Oggettivazione delle scelte

• Formalizzazione delle scelte

• Documentazione delle principali operazioni aziendali

• Tracciabilità anche informatica

Tracciabilità delle informazioni

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Pag. 49

Attraverso i principi, le linee guida e l’organizzazione di Brembo, che costituiscono le fondamenta di tutti gli altri componenti del controllo interno e determina il livello di sensibilità del personale alla necessità di controllo.

Componente: AMBIENTE DI CONTROLLO Come si realizza in Brembo?

• Carta Valori di riferimento per l’azienda

• Codice Etico Integrità, valori etici e stile

• Manuale di Corporate Governance

• Modello di Organizzazione Gestione e controllo

• Linee Guida e Politiche per il SCI Organi di controllo

• Documenti Organizzative e organigrammi

• Job Description Struttura Organizzativa

• Sistema delle Deleghe dell’azienda Poteri e responsabilità

• Modello delle competenze per l’azienda

• Attività di selezione e formazione

Competenza e professionalità

• Sistema incentivante

• Sistema sanzionatorio Risorse Umane

ES. PRINCIPI SCI Separazione dei ruoli

Accountability

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• Comunicazioni interne e policy

• Procedure / Istruzioni

• Moduli standard

Politiche e procedure

• Autorizzazioni, approvazioni e verifiche

• Workflow aziendali

• Controlli di linea produttiva

• Password e blocchi informatici

• Protocollazione documenti

• Classificazione e archiviazione documenti

• Check list

Prassi e sistemi di controllo

• Consuntivazione costi/obiettivi (es. spese legali / buon esito contenzioso)

• Reporting e indici di performance

• Valutazione/gestione della prestazione

Esame delle performance

Componente: ATTIVITA’ DI CONTROLLO Come si realizzano in Brembo? Attraverso l’applicazione di politiche e delle procedure per i principali processi, oppure prassi, che garantiscono al management che le sue direttive siano attuate

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Pag. 51

• Meeting strategico

• Comitati interni: Comitati Esecutivi, Comitati di Divisione o di business, …

• Budget

• Obiettivi di Direzione/Funzione

Obiettivi

• Comitati interni: Comitati Esecutivi, Comitati di Divisione o di business, …

• Comitato di Analisi e Prevenzione dei Rischi

• Risk report aziendale

• Rischi ambientali

Individuazione e valutazione dei

rischi

• Crisi economica internazionale (es. creazione di un comitato ad hoc per monitorare la situazione)

• Internazionalizzazione

Gestione del cambiamento

Componente: VALUTAZIONE DEL RISCHIO Come si realizza in Brembo?

Attraverso l’individuazione e l’analisi dei fattori che possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi, al fine di determinare come questi rischi dovranno essere gestiti

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Pag. 52

• Attività di supervisione continua da parte del management

• Attività di supervisione periodica da parte del management

• Analisi di indicatori di performance e report periodici

Monitoraggio delle

prestazioni

• Attività di audit (Internal Audit, Qualità e Ambiente, esterni)

• Attività di audit di follow - up

Valutazioni specifiche

Componente: MONITORAGGIO Come si realizza in Brembo? Attraverso attività di supervisione continua, in valutazioni periodiche oppure combinazione dei due metodi. Attraverso la valutazione delle performance dei sistemi di controllo.

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Componente: INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE Come si realizza in Brembo?

Attraverso la predisposizione di canali informativi aziendali che consentano l’adempimento delle proprie responsabilità e che producano rapporti contenenti dati operativi, contabili e relativi al rispetto degli obblighi legali e regolamentari, che permettono di gestire e controllare l’attività aziendale

Informazione

Comunicazione

Coordinamento

Relazioni

Clima

• Riunioni

• Comitati

• Report periodici

• Comunicazioni interne

• Verbali

• Attività formative

ES. PRINCIPI SCI Oggettivazione delle

scelte Tracciabilità delle

informazioni

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RUOLO DELL’INTERNAL AUDIT NEL SCI

Definizione Internal Audit

Organizzazione e ruolo

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Pag. 55

Definizione di Internal Auditing Standard Internazionali

“Internal Auditing è un’attività indipendente ed obiettiva di

controllo, finalizzata al miglioramento dell’organizzazione’’.

Assiste l’organizzazione nel perseguimento dei propri

obiettivi tramite un approccio professionale.

Genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e

migliorare i processi di controllo e di gestione

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Ruolo e Responsabilità nelle best practices

Standard di riferimento: 1100 - INDIPENDENZA E OBIETTIVITA’

“L’attività di Internal Auditing deve essere indipendente e gli Internal auditor devono essere obiettivi nell’esecuzione del loro lavoro”

Standard Internazionali Institute of Internal Auditors

Guide interpretative per la Pratica Professionale dell’Internal Auditing

Il Responsabile Internal Audit deve riportare a una persona che sia dotata dell’autorità necessaria a garantirne l’indipendenza e ad assicurare un ampio ambito di copertura, che presti adeguata considerazione ai rapporti di audit e assicuri un’appropriata reazione alle raccomandazioni emesse.

http://brembonet/Aree/CorpGov/principi/default.aspx

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Pag. 57

Ruolo e responsabilità nelle best practices

L’attività di internal auditing dovrebbe essere indipendente dalle attività sottoposte al suo esame. Dovrebbe non subire alcuna interferenza nello stabilire l’ambito del proprio lavoro, nello svolgere i propri compiti e nel comunicarne l’esito.

Per garantire un’indipendenza sostenibile, il responsabile internal auditing dovrebbe riferire, funzionalmente, a Comitato Controllo Interno, Consiglio di Amministrazione o un altro organismo appropriato e, gerarchicamente, ad un componente dei vertici aziendali che dovrebbe essere il Presidente o l’Amministratore Delegato.

European Confederation of Institute of Internal Auditing

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La funzione IA è centrale e fornisce servizio a tutta l’organizzazione (26 società in 15 nazioni); è inoltre localizzata nei paesi di maggiore dimensione e complessità.

Direzione Internal Audit Brembo Organizzazione

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Pag. 59

Ruolo Internal Audit Brembo

Con l’attività di analisi e verifica IA fornisce una valutazione sull’effettivo funzionamento e sull’adeguatezza dei controlli

Con attività di consulenza, IA può contribuire a proposte di miglioramento dei controlli

Esistono perciò flussi informativi reciproci:

•IA trasmette agli enti di controllo gli esiti significativi delle verifiche effettuate •Gli enti di controllo segnalano a IA le anomalie riscontrate nella gestione dei propri rischi e controlli

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Le Attività di INTERNAL AUDIT di Brembo

L’ambito e le tipologie di audit

Fasi di svolgimento di un audit

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Pag. 61

Ambito di Audit in Brembo Attività (es. pagare un fornitore)

Descrizione

Procedura

Responsabile

Processo (es. processo di acquisto)

Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività n

Organizzazione (es. Direzione Acquisti di Gruppo)

Processo 1

Processo 2

Processo n

Obiettivi Risorse Strutture Politiche

Piani

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Pag. 62

Tipologie di Audit in Brembo

Audit di conformità (AC): finalizzato a verificare l’osservanza alle norme interne ed esterne

applicabili al contesto delle strutture organizzative o delle operazioni sotto esame

Audit gestionale (AG): finalizzato a verificare il funzionamento del Sistema di Controllo

Interno dell’auditable unit, nonché la capacità di conseguire i propri obiettivi in termini di

efficacia, efficienza ed economicità

Audit organizzativo (AO): basato sull’analisi delle singole Società del Gruppo, al fine di

verificare il funzionamento del Sistema di Controllo Interno, nonché la capacità di conseguire

i propri obiettivi in termini di efficacia, efficienza ed economicità nelle diverse aree aziendali.

L’audit organizzativo permette anche di verificare l’allineamento delle Società del Gruppo.

Audit etico (AE): attivato a seguito di specifica segnalazione, finalizzata a verificare

l’osservanza del Codice Etico e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Brembo,

così come definito dal D. Lgs. 231/01.

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Pag. 63

Fonti del processo Audit in Brembo

Piano di audit: piano delle attività triennale predisposta dal Direttore

Internal Audit, da cui deriva il Piano di audit Annuale e il Budget per

l’anno di riferimento;

Richieste da altri enti : il Presidente/Amministratore Delegato, il

Comitato di Controllo Interno, l’organismo di Vigilanza, il Collegio

Sindacale e l’Amministratore Esecutivo incaricato di sovraintendere il

Sistema di Controllo Interno possono chiedere a Direttore Internal Audit

di attivare un audit su un’area considerata particolarmente rischiosa,

anche se non a piano

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Pag. 64

Fonti del processo Audit in Brembo

Segnalazioni :

Qualsiasi notizia riguardante possibili violazioni, comportamenti, pratiche non

conformi a quanto stabilito nel Codice Etico e nel Modello di Organizzazione,

Gestione e Controllo e/o che possano arrecare danno o pregiudizio, anche solo

d’immagine a Brembo S.p.A. o ad una sua società partecipata;

Internal Audit procede ad effettuare delle verifiche preliminari al fine di valutare

l’attendibilità, la natura e la competenza della segnalazione; se il DIA ritiene che sia

opportuno procedere ad un vero e proprio audit, detto Audit Etico, l’attivazione

viene valutata da:

• Organismo di Vigilanza, per le segnalazioni di sua competenza;

• Presidente di Brembo S.p.A., per le segnalazioni dirette all’Internal Audit.

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Pag. 65

Fasi di svolgimento di un audit in Brembo

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Pag. 66

Cosa è il Follow up?

Attività finalizzata a verificare che i piani di miglioramento siano stati effettivamente implementati in modo adeguato, efficace e tempestivo, riducendo il rischio ad un livello accettabile per l’organizzazione.

A seguito di un rilievo, si aprono due strade per il management:

1. Intraprendere azioni correttive efficaci a rimuovere l’anomalia

2. Decidere di accettare il rischio - condivisione con vertice aziendale

AUDIT RACCOMANDAZIONI

PIANI DI MIGLIORAMENTO

RISK ACCEPTANCE

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Pag. 67

Flow-chart del processo di follow – up in Brembo con Priorità Alta

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GRAZIE PER L’ATTENZIONE!

internal audit il caso brembo per... · 2012-12-18 · brembo, 18 dicembre 2012 indice 1....

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