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SENA
SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA
ORGANIZACIONAL
Guía Principal del Sistema de Prospectiva,
Vigilancia e Inteligencia
Organizacional del SENA1
Versión 6.0
22/5/2017
1 Este documento hace parte de una colección de textos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e
Inteligencia Organizacional del SENA. - PREVIOS Por tanto, se sugiere conocer por parte del lector los siguientes documentos: 1). Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 2). Métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, 3) Instructivo de Prospectiva Territorial, 4) Instructivo de Prospectiva Sectorial, 5) Instructivo de Prospectiva Tecnológica, 6) Instructivo de Prospectiva Ocupacional, 7) Instructivo de Vigilancia e Inteligencia Organizacional. Toda vez que le permitirán en conjunto desarrollar un proyecto prospectivo.
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TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción ................................................................................................................... 4
2. Objetivo de la guía .......................................................................................................... 5
3. Alcance de la guía ........................................................................................................... 5
4. Responsables del Sistema Previos .................................................................................. 5
5. Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA “PREVIOS” 6
6. Condiciones mínimas para el funcionamiento del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional- PREVIOS .................................................................................... 6
7. Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional ....................................... 8
8. El Proceso de Prospectiva en el SENA .......................................................................... 10
8.1. Fase 1. Pre – Prospectiva ............................................................................................... 11
8.2. Fase 2. Prospectiva ........................................................................................................ 20
8.3. Fase 3. Post – Prospectiva ............................................................................................. 28
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1. Introducción
El Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA “PREVIOS”, es
el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión
del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas que le
permitan un direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el
cumplimiento de su misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas
del país.
La presente guía hace parte de la documentación del Sistema PREVIOS que busca brindar
herramientas que apoyen la implementación e institucionalización del sistema.
Señor lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos, cada uno de ellos con un
objetivo específico, que le permitirán en su conjunto implementar metodos y procesos de
prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA, a saber:
• Guía Principal Sistema “PREVIOS”: es el documento base del proceso prospectivo
plateado por “PREVIOS”, define la estructura de todos los procesos prospectivos,
establece los marcos de referencia y ubica al miembro de la comunidad SENA en el
contexto de la institucionalización del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e
Inteligencia Organizacional. Constituye el documento que sirve de guía de lectura,
determina el paso a paso de la implementación de todos los procesos del Sistema
PREVIOS, lectura obligatoria para cualquier interesado en realizar proyectos de
Prospectiva y/o Vigilancia en el SENA
• Un documento de bases teóricas y conceptuales que busca brindar un referente
conceptual para el aprendizaje de la prospectiva, vigilancia e inteligencia
competitiva.
• Cinco instructivos que desarrollan la metodología a seguir para desarrollar
ejercicios de prospectiva a partir del Sistema PREVIOS.
• Un documento de métodos y herramientas de prospectiva en la cual usted
encontrará la descripción paso a paso de 11 Métodos de prospectiva, vigilancia e
inteligencia organizacional que se consideran los más usados y la referencia
bibliográfica a otros 30 más.
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En principio usted podrá encontrará estos documentos y todo sobre el Sistema de
PREVIOS en:
http://senaPREVIOS.com http://compromiso.sena.edu.co
2. Objetivo de la guía
Presentar las generalidades del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional “PREVIOS” y permitir a los interesados/ejecutores/líderes/ de proyectos de prospectiva y/o de Vigilancia de todo el país acertar en las decisiones estrategicas que tomará la entidad.
3. Alcance de la guía
Este documento es de lectura obligatoria para aquellos interesados en el desarrollo de ejercicios de prospectiva, vigilancia e inteligencia en el SENA, ya que permite conocer completamente el Sistema PREVIOS y sus diferentes interdependencias, así como la descripción del proceso que debe seguir cualquier ejercicio de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional Esta guía está dirigida a todos los colaboradores de la entidad que consideren implementar “PREVIOS” para tomar decisiones estratégicas en función de las dinámicas actuales y futuras. El uso de esta Guía no está limitado, se podrá emplear de manera permanente, se espera que este documento se actualice, de tal manera que incluya lecciones aprendidas y configure nuevas formas de aplicar prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional en todas las dependencias del SENA del país.
4. Responsables del Sistema PREVIOS
El sistema “PREVIOS” es responsabilidad de la Dirección General y la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA, será coordinado por funcionarios de
la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional (UPVeIO) de la entidad,
una nueva instancia creada para coordinar/orientar/evaluar los proyectos de Prospectiva,
Vigilancia e Inteligencia Organizacional, que las diferentes dependencias de la entidad
desarrollen en todo el país.
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5. Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA “PREVIOS”
PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de
prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que le permiten a la entidad mejorar
sustancialmente su capacidad anticipación y acierto en
la toma de decisiones estratégicas, es decir
aquellas que implican altos costos, altos
impactos y efectos irreversibles.
Esto quiere decir que “PREVIOS” deberá
permitir orientar y anticipar la oferta
nueva institucional, la modernización y
actualización tecnológica de los programas
de formación, los nuevos perfiles
ocupacionales, los futuros ambientes de
aprendizaje, y los servicios que ofrecerá la
institución en los próximos 20 años, entre otros
beneficios.
Condiciones mínimas para el funcionamiento del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional- PREVIOS
Para un efectivo y dinámico comportamiento del sistema PREVIOS se deberán tener en
cuenta las siguientes condiciones:
• Reconocer que existen desarrollos en el SENA en múltiples temas que se pueden
apropiar para el desarrollo efectivo del sistema.
• Contar con la participación y el apoyo institucional de la Dirección Nacional del
SENA
• Estar alineado y contribuir al logro del Plan Estratégico del SENA
• Estar articulado con las diferentes instancias que hacen parte del SENA (mesas
sectoriales, etc)
• Asegurar la evolución permanente del sistema en respuesta de las dinámicas del
entorno interno y externo.
• Gestión proactiva de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia
Organizacional que asegure el funcionamiento pertinente del sistema.
7 Fundamentación Seguimiento y control
Gráfico 1. Soporte metodológico del Sistema “PREVIOS”
Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional SENA
Doc. Seguimiento de Proyectos de prospectiva,
Vigilancia e IO
Guía Actualización Programas
Guía Planes tecnológicos
Hoja de ruta para el desarrollo de centros
de formación
Programa de entrenamiento
lideres SENNOVA
Programa de entrenamiento
Regional
Métodos, Procesos y entrenamiento
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La Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional
La Unidad de prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional es el gran dinamizador
del Sistema PREVIOS, su papel es acompañar, asesorar, monitorear y sistematizar las
experiencias en el uso de la Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional en Todo el
SENA.
La Unidad esta estructurada en 2 dimensones:
1. Dimensión estratégica
El componente estratégico es el resultado del dialogo permanente con el grupo en
formación y el grupo de planeación e inteligencia organizacional, define la misión, visión y
los objetivos estratégicos a los que la unidad brinda sus servicios.
MISIÓN
“Ser una instancia de coordinación para el desarrollo de capacidades y el liderazgo
de los procesos de implementación del sistema de prospectiva, vigilancia e
inteligencia organizacional como soporte a los procesos estratégicos de los centros
de formación, las regionales y la Dirección General para mejorar la toma de
decisiones innovadora en forma práctica, estructurada, sistemática, competitiva y
de largo plazo en el SENA”
VISIÓN
“En el 2020 la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del
SENA será líder en el soporte de la planificación institucional, a través de la
prospectiva, vigilancia e Inteligencia organizacional, armonizada con los sistemas
de gestión integral de la institución”
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Se requiere que la Unidad de prospectiva, Vigilancia e Inteligencia organizacional,
desarrolle y ejecute sistemática y permanentemente los siguientes objetivos, que
contribuyen a cumplir su misión en el SENA.
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Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
2. Dimensión humana
Lo más importante de este tipo de organizaciones es su estructura y las personas que la
conforman. A continuación se presenta la estructura organizacional de la Unidad:
Ilustración 1. Estructura organizacional de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,2017.
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1. El Proceso de Prospectiva en el SENA En el marco del Sistema PREVIOS, cualquier proyecto prospectivo deberá cumplir con la
siguiente metodología que que se describe a continuación:
❖ Fase 1. Pre-prospectiva: se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e
identificación de requerimientos técnicos y de talento humano para su desarrollo.
❖ Fase 2. Prospectiva: núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento
prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes,
del sistema objeto de estudio para crear los escenarios y la apuesta de futuro.
❖ Fase 3. Post – Prospectiva: recomendaciones e implicaciones para la toma de
decisiones, evaluación del proyecto.
Ilustración 1 – Diseño metodológico para un proyecto prospectivo en el marco del
Sistema PREVIOS
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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8.1. Fase 1. Pre – Prospectiva 8.1.1. Etapa 1. Identificación de la temática objeto de estudio la identificación de la temática objeto de estudio permite focalizar el tema al cual se le requiere hacer un proceso prospectivo o de Vigilancia e Inteligencia Organización. para realizar esta etapa se requiere contestar a las siguientes preguntas:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Para la realización de la identificación de la temática objeto de estudio, se inicia con la delimitación del campo de interés y el alcance de la información que se requiere conseguir y procesar. En este sentido, la actividad se limita a la información calificada referente. Una vez se haya seleccionado el tema de interés, se requiere definir el objetivo del estudio, las necesidades de información específica para orientar la búsqueda y consulta de información. Esto implica que se identifique claramente los aspectos o factores de análisis del tema en los que requiere obtener conocimiento. Para definir las preguntas orientadoras en la identificación de la temática objeto de estudio, se requiere de la participación tanto del líder del tipo de Prospectiva/Vigilancia escogida para realizar el proyecto prospectivo, como del líder del proyecto y al menos un experto temático en el campo objeto de estudio con el fin de identificar y priorizar dentro del tema en general, cual será el foco de estudio en el proyecto.
FASE PRE-PROSPECTIVA –ETAPA 1
ETAPA 1. IDENTIFICACIÓN DE LA TEMÁTICA OBJETO DE ESTUDIO
INTERROGACIÓN EXPRESIÓN METODOLÓGICA
¿Qué tema se va a
estudiar?
Describir con claridad el tema al que se le piensa realizar el estudio prospectivo, es importante destacar que puede ser a cualquier tema, sin
embargo entre mas amplio el tema menos será la posibilidad de precisar en los detalles,
Un ejemplo: Si su tema es el sector automotriz, el estudio podría ser contextual y muy general del futuro de la industria, mientras que usted podría
definir un sub-tema como los vehículos eléctricos, que si bien pertenece a la industria automotriz es un tema preciso y alcanzable en términos de
definir oferta de formación, perfiles, ambientes de aprendizaje, entre otros resultados puntuales de acuerdo a la prospectiva.
¿Cuál es el objetivo de
ese estudio
prospectivo?
Para la definición del estudio prospectivo, usted debe saber que puede escoger entre:
Prospectiva territorial, Prospectiva tecnológica, prospectiva ocupacional, prospectiva sectorial, vigilancia e inteligencia organizacional.
Unejemplodeobjetivo: Desarrollar un estudio de prospectiva tecnológica de la industria automotriz colombiana al 2040.
¿Qué información se
debe buscar?
No se puede investigar todo de todo, hay que saber que hay múltiples tipos de información, se destacan al menos: (Ver guia principal)
• Información tecnológica
• Información comercial• Información ocupacional
• Información de proveedores• Información de usuarios
¿Dónde localizarla?Identifique las principales fuentes de información donde deberá iniciar su búsqueda (por ejemplo Scopus, DANE, DIAN, entre otras)
(ver método de vigilancia e inteligencia organizacional, capitulo fuentes de información)
¿A quién dirigirlas?
Antes de iniciar el estudio prospectivo es necesario preguntarse para quien se esta realizando dicho informe, no es lo mismo hacer un estudio para
un sub- director regional que requiere información de lectura rápida (no mas de 20 min) a un líder de investigación del centro que requiere un
informe con marco teórico, estado del arte y de referencia y su enfoque son los requerimientos técnicos. Se requiere entonces, la definición del
lector y sus expectativas.
¿Cómo comunicarlas?
Existen múltiples manera de comunicar los resultados de un ejercicio prospectivo:• Boletín (documento corto de lectura rápida)
• Informe: Documento que contiene todos los componentes y detalles del estudio (diagnostico estratégico – escenarios – conclusiones y
recomendaciones)
CONTINUAR EN LA ETAPA 2
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8.1.2. Etapa 2. Definición de equipo básico para la ejecución de un proyecto prospectivo/vigilancia Todo proyecto de Prospectiva/Vigilancia, requiere de un equipo de trabajo que permita su efectiva ejecución, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema de prospectiva “PREVIOS” se recomienda contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente la ejecución del proyecto. A continuación se describen los cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar para la definición del equipo:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
FASE PRE-PROSPECTIVA –ETAPA 2 ETAPA 2.
IDENTIFICACIÓN DEL
EQUIPO DE TRABAJO
*EL NÚMERO DE PROFESIONALES Y VIGÍAS PUEDE VARIAR DEPENDIENDO DE LA COMPLEJIDAD DEL PROYECTO
LÍDER PROYECTO
LIDER POR TIPO DE
PROSPECTIVA/VIGILANCIA
COORDINACIÓN DE LA UNIDAD
APOYO
ADMINISTRATIVO,
LOGÍSTICO,
COMUNICACIONES
EXPERTOS
TEMÁTICOS
PROFESIONAL*
VIGÍA * 1 VIGÍA * 2
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO
CORPORATIVO
CON APOYO DE LOS
VIGIAS DE LA
UNIDAD PVEIO
OR
IEN
TA
CIÓ
N D
EL
SIS
TEM
A P
REVIO
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EJEC
UC
IÓN
DEL P
RO
YEC
TO
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OSPEC
TIV
O/V
IGIL
AN
CIA
CONTINUAR EN LA ETAPA 3
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Descripción del equipo de trabajo para un proyecto Prospectivo/Vigilancia
PERFIL
CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN
Director de planeación y
direccionamiento corporativo
Ver estatutos del SENA
Ver estatutos del SENA
• Direccionar el
sistema
PREVIOS.
• Articular el
sistema PREVIOS
con el Plan
Estratégico
Institucional.
• Generar la
sinergia entre los
componentes del
sistema
PREVIOS.
• Asegurar los
recursos para el
funcionamiento
del sistema
PREVIOS.
• Conocimiento de
los componentes
conceptuales y
prácticos del
sistema
PREVIOS.
• Pensamiento
estratégico
• Liderazgo
• Capacidad de
organización
• Resolución de
problemas
• Trabajo en equipo
• Compromiso ético
• Habilidades en las
relaciones
interpersonales
• Iniciativa y
espíritu
emprendedor
• Conocimiento de
una lengua
extranjera
• Comunicación
oral y escrita.
3 horas semanales
Coordinación de la Unidad de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia
Organizacional
Maestría – Especialización en planeación estratégica o
afines.
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 3 años
• Apoyar a la
Dirección de
Planeación
Estratégica y
Direccionamiento
Corporativo en
el liderazgo del
Sistema
PREVIOS.
• Asegurar la
apropiación del
Sistema
• Conocimiento de
los componentes
conceptuales y
prácticos del
sistema
PREVIOS.
• Liderazgo
• Capacidad de
organización
• Resolución de
problemas
• Trabajo en equipo
5 horas semanales
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PERFIL
CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN
PREVIOS al
interior del
SENA.
• Asegurar la
utilización del
Sistema
PREVIOS en la
toma de
decisiones del
SENA.
• Articular los
proyectos
realizados en el
Sistema
PREVIOS.
• Dar seguimiento
y control a los
proyectos
desarrollados
en el marco del
Sistema
PREVIOS.
• Presentar
informes de
gestión del
Sistema
PREVIOS ante
la Dirección de
Planeación
Estratégica y
Direccionamiento
Corporativo.
• Compromiso ético
• Habilidades en las
relaciones
interpersonales.
• Iniciativa y
espíritu
emprendedor
• Conocimiento de
una lengua
extranjera
• Comunicación
oral y escrita.
Líder de Prospectiva/
Vigilancia
Magíster/ Especialista en
prospectiva/ VeIC
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 3 años
• Ejecutar
procesos de
transferencia de
conocimiento.
• Participar en la
ejecución de
proyectos de
formación y
liderar la réplica
activa como
especialista en
prospectiva.
• Conocimiento del
Sistema PREVIOS
• Conocimiento de los
Instructivos de
Prospectiva.
• Conocimiento y
dominio de los
métodos
prospectivos
requeridos para la
ejecución de un
proyecto de
5 horas semanales por
proyecto
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PERFIL
CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN
• Aportar
técnicamente en
los procesos de
prospectiva a las
dependencias
que lo requieran.
• Orientar
actividades
permanentes de
VT e IC durante
un proyecto de
prospectiva.
prospectiva.
• Capacidad de
organización
• Resolución de
problemas
• Capacidad de
gestión de la
información
• Trabajo en equipo
• Compromiso ético
• Habilidades en las
relaciones
interpersonales
• Liderazgo
• Iniciativa y espíritu
emprendedor
• Conocimiento de
una lengua
extranjera
• Comunicación
oral y escrita.
Vigías de la Unidad de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia
Organizacional
Profesional en administración de empresas,
ingeniería industrial,
economía o afines /
Especialista en Vigilancia
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 2 años
• Transferir
conocimientos en
temas de
vigilancia.
• Orientar
operativamente la
busqueda, el
procesamiento de
los datos y el
análisis de la
información.
• Capacidad de
gestión de la
información.
• Trabajo en
equipo.
• Compromiso
ético.
• Habilidades en las
relaciones
interpersonales.
• Conocimiento de
una lengua
extranjera.
• Comunicación
oral y escrita.
• Análisis sistemico.
5 horas semanales
Líder del proyecto
Profesional/ Especialista en
la temática pertinente objeto del estudio del
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 3 años
• Gestionar los aspectos tecnicos del proyecto prospectivo.
• Ejecutar el proceso de
• Conocimiento del
Sistema PREVIOS
• Conocimiento de los
Instructivos de
Prospectiva.
10 horas semanales
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PERFIL
CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN
proyecto o afines
evaluación y seguimiento al proyecto.
• Establecer la interlocución con los expertos y los actores estratégicos del proyecto.
• Asegurar el funcionamiento de los aspectos de logística, de comunicaciones, sincronización de actividades, preparación de reportes y consultas a los actores estratégicos.
• Rendir informe de
gestión del
proyecto ante el
delegado de la
Unidad de PveIO.
• Conocimiento y
dominio de los
métodos
prospectivos
requeridos para la
ejecución de un
proyecto de
prospectiva
• Rigor
• Autoridad
• Sentido de la
organizacion
• Trabajo en equipo,
lo cual implica
capacidad de poner
de acuerdo a todos
los consultores y
miembros del
proyecto.
Profesional
Profesional en la temática pertinente objeto del estudio del proyecto o
afines
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 1 año
Apoyo para el
lider del
proyecto en las
siguientes
actividades:
• Dar sentido a los
datos
investigados por
el vigía.
• Dialogar con los
actores
decisorios.
• Ser experto en la
función de alerta
o apreciación
analítica de
asuntos
emergentes o
hechos
portadores de
futuro y aplicar su
• Conocimiento del
Sistema
PREVIOS
• Conocimiento de
los Instructivos de
Prospectiva.
• Conocimiento y
dominio de los
métodos
prospectivos
requeridos para la
ejecución de un
proyecto de
prospectiva
• Rigor
• Autoridad
• Sentido de la
organizacion
• Trabajo en
equipo, lo cual
implica capacidad
10 horas semanales
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PERFIL
CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN
experiencia en la
temática objeto de
estudio para la
efectiva ejecución
del proyecto.
• Apoyar al lider del
proyecto para la
toma de
decisiones con
criterios prácticos
y útiles para que
los ejercicios y
estudios puedan
fluir en el tiempo.
de poner de
acuerdo a todos
los consultores y
miembros del
proyecto.
Vigías del proyecto
Técnico/ Tecnólogo/ Profesional/
Especialización en Vigilancia
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 1 año
• La función de
este perfil se
centra en la
ejecución
efectiva de la
búsqueda de
información
sobre las
necesidades
definidas desde
la Dirección que
le sean
asignadas, así
como el registro
de la misma.
También define y
actualiza las
fuentes de
vigilancia de las
que hace uso.
• Capacidad de
organización.
• Capacidad de
gestión de la
información.
• Trabajo en equipo.
• Compromiso ético.
• Habilidades en las
relaciones
interpersonales.
• Iniciativa y espíritu
emprendedor.
• Conocimiento de
una lengua
extranjera.
• Comunicación oral
y escrita.
10 Horas semanales por
proyecto
Expertos Temáticos
Magister en la temática
pertinente objeto del estudio del proyecto o
afines
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 5 años
• Orientar la
investigación en
los campos
temáticos del
proyecto.
• Proporcionar al
proyecto pautas
metodológicas
sobre las
• Capacidad de
organización.
• Capacidad de
gestión de la
información.
• Trabajo en
equipo.
• Compromiso
ético.
5 horas semanales por
proyecto
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PERFIL
CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN
temáticas
contempladas.
• Servir de fuente
de consulta
para el
desarrollo del
proyecto.
• Orientar las
propuestas de
cambio en las
temáticas del
proyecto.
• Validar los
hallazgos
obtenidos en la
investigación.
• Habilidades en las
relaciones
interpersonales
• Iniciativa y
espíritu
emprendedor.
• Conocimiento de
una lengua
extranjera.
• Comunicación
oral y escrita.
Coordinador administrativo
Tecnólogo /Profesional en administración de empresas o
afines.
Experiencia profesional/ relacionada
con mínimo 1 año
• Controlar la
ejecución del
presupuesto del
proyecto.
• Dirigir los
aspectos
logísticos de las
actividades del
proyecto.
• Realizar las
contrataciones y
compras
(insumos,
viajes, equipos,
etc.) que hayan
lugar en el
proyecto.
• Atender
requerimientos
o solicitudes de
orden
administrativo
por parte de las
personas
involucradas en
el proyecto.
• Elaborar
informes
• Inteligencia
relacional y
habilidades de
comunicación.
• Capacidad de
Análisis y
Solución de
Problemas
• Trabajo en
equipo.
• Proactividad /
Recursividad
• Toma de
decisiones
gerenciales
• Habilidades para
liderar y
direccionar
equipos humanos
• Actitud de servicio
10 Horas semanales por
proyecto
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PERFIL
CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN
periódicos de
las actividades
administrativa
realizadas.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
8.1.3. Etapa 3- Ficha de registro de proyecto prospectivo
Con el fin de llevar un registro de los proyectos de Prospectiva/Vigilancia realizados dentro del Sistema PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma electrónica senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del proyecto para su correcto seguimiento y control. El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a saber:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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8.2. Fase 2. Prospectiva En la fase dos de prospectiva, el proyecto deberá surtir dos etapas, ambas usan métodos
diferentes en cada tipo de prospectiva, a continuación se describen:
ETAPA 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO
Es un proceso de recogida, procesamiento e interpretación de la información de un
sistema dado con el fin de evaluar y promover su capacidad de desarrollo (Silva y
Sandoval, 2012). Un análisis estratégico con metodología prospectiva de acuerdo con
Medina (2013) aborda el análisis de las posibles soluciones a los problemas identificados
y evaluados, de tal modo que se logra identificar los factores clave que se requieren
modificar para generar el cambio. Su verdadero valor radica en su capacidad explicativa y
en la habilidad para interrelacionar los fenómenos propios de un sistema de manera
evolutiva, facilitando identificar los factores de cambio (DNP, 2010).
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Ejemplo dela fase prospectiva: Caso prospectiva tecnológica, etapa 1
ETA
PA
1 –
AN
ÁLIS
IS E
STR
ATÉG
ICO
DEL E
NTO
RN
O
Vigilancia Científico-
tecnológica
(Bibliometría, análisis
de patentes)
FASE PROSPECTIVA –ETAPA 1
VigilanciaCompetitiva
Mapatecnológico
• Revisión de la tecnología actual nacional
e internacional
• Identificación de tendencias pesadas,
emergentes y factores de cambio del
entornotecnológico
• Revisión de los referentes competitivos
yproveedores
• Identificación de las líneas tecnológicas
de la temática
• Identificación de las ocupaciones que
están generando las tecnologías
identificadas
ETAPA MÉTODOS PROSPECTIVOS RESULTADO ESPERADO
TallerdeExpertos/Delphi
• Realimentación y validación de
los hallazgos tecnológicos.
RESULTADO DE LA ETAPA
DIAGNOSTICO
DE VARIABLES
TECNOLÓGICAS
PERTINENTES
PARA EL SENA
CONTINUAR EN LA ETAPA 2
21
ETAPA 2. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS
Según Medina y Ortegón (2006) los escenarios constituyen una síntesis de los distintos
caminos hipotéticos que llevan de una situación presente a una situación futura y
comprenden la relación entre eventos, actores y estrategias que se requieren para
construirlos. Los escenarios son instrumentos que buscan reducir y manejar el nivel de
incertidumbre y de error en el proceso de toma de decisiones, en situaciones de rápido
cambio social y compleja interacción social (Coates, 1997). Los escenarios describen
varias alternativas futuras, permiten analizar problemas conjuntos e interrelacionados.
Facilitan un mejor conocimiento del grupo decisor acerca de sus asuntos estratégicos,
tienen una importante función educativa y de toma de conciencia sobre la realidad por
venir.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Ejemplo dela fase prospectiva: Caso prospectiva tecnológica, etapa 2
**Es importante mencionar que cada uno de los cuatro procesos prospectivos que componen el
sistema tales como Prospectiva Territorial, Prospectiva Sectorial, Prospectiva Tecnológica y Prospectiva
Ocupacional, desarrollan de manera especifica en su instructivo, cada una de estas etapas con los
métodos prospectivos pertinentes. Para saber más consultar SENAPREVIOS.COM
ETA
PA
2 -
CO
NSTR
UC
CIÓ
N Y
FO
RM
ULA
CIÓ
N D
E E
SC
EN
AR
IOS
Matriz de
Importancia y
Gobernabilidad -
IGO
FASE PROSPECTIVA –ETAPA 2
Abaco de
Regnier
(más de 30 variables)
Análisis
morfológico (6 dimensiones máx)
• Priorización de variables para
escenarios.
• Configuración de posibles
escenarios, escenario deseado y
apuestadefuturo.
• Configuración de posibles
escenarios, escenario deseado y
apuestade futuro.
ETAPA MÉTODOS PROSPECTIVOS RESULTADO ESPERADO
Análisisdeactores
• Determinación de los roles de los
actores frente al escenario
deseado.
RESULTADO DE LA ETAPA
CONTINUAR EN LA FASE POST-PROSPECTIVA
APUESTA DE
FUTURO
TALLER DE ESCENARIOS
22
8.2.3. Métodos prospectivos2 El Sistema PREVIOS cuenta con un conjunto de 11 métodos prospectivos descritos en
detalle en el documento guía de métodos, parte integral del sistema, un ejercicio de
prospectiva requiere al menos 1 método de cada dimensión (evidencia, experticia,
interacción y creatividad), la secuencia de los métodos propuestos en PREVIOS es una guía
y le permitirá al ejecutar de ejercicios de prospectiva en el SENA tener un paso a paso.
Para esta fase se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden
sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción y
formulación de escenarios y apuestas de futuro en el proceso de prospectiva.
La puesta en marcha en forma sistemática de la prospectiva requiere el uso especializado
de métodos, procesos y sistemas, los cuales evitan la especulación, proveen rigor y
reflexión estructurada acerca del futuro, permiten trascender las intervenciones
ocasionales y facilitan la realización de iteraciones o rondas sucesivas de exploración y
análisis de entorno. Los sistemas prospectivos implican necesariamente la formación de
equipos permanentes, el desarrollo de curvas de aprendizaje y profesionalización, y la
posibilidad de hacer ciclos recurrentes de trabajo a lo largo de varios años. Por tanto,
implican un desarrollo organizacional relevante, para ganar en alcance y grado de
estructuración del trabajo.
Una clasificación contemporánea útil distingue los métodos por el tipo de fuentes de
conocimiento o información necesaria para su uso Para tener éstos en cuenta, aquí se
presenta el Diamante de los métodos de la Prospectiva elaborado por Popper (2008)3:
2 Si usted quiere conocer más en detalle cada uno de los métodos propuestos, se sugiere leer el Documento métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, en el cual usted encontrará la descripción paso a paso de 11 Métodos de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que se consideran los más usados y la referencia bibliográfica a otros 30 más. http://senaprevios.com/ 3 Popper, Rafael (2008), ‘Foresight Methodology’, in Georghiou, L., Cassingena H., J., Keenan, M., Miles, I., and Popper, R., The Handbook of Technology Foresight: Concepts and Practices, Edward Elgar Publisher, Cheltenham.
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Tabla. Métodos prospectivos según las fuentes de conocimiento e información
MÉTODOS BASADOS EN
DESCRIPCIÓN
Evidencia
Intentan explicar un fenómeno en particular con el apoyo de documentación confiable y medios de análisis. Estas actividades son particularmente útiles para comprender el verdadero estado de desarrollo del asunto bajo investigación. Por este motivo, los métodos cuantitativos (Ej., benchmarking, bibliometría, minería de datos y trabajo de indicadores) han ganado popularidad dado que éstos están apoyados por datos estadísticos u otros tipos de indicadores. Éstas son herramientas fundamentales para la evaluación de tecnología e impacto y para actividades de análisis o escaneo del entorno. Estos métodos también pueden ser empleados para estimular la creatividad, animar la interacción y obtener retroalimentación de los participantes.
Experticia
Dependen de las habilidades y conocimientos especializados de los individuos en un área o tema en particular. Estos métodos son frecuentemente utilizados para: (1) apoyar decisiones de arriba hacia abajo (top-down), es decir, decisiones que se toman desde lo más alto (ej. alta dirección de una organización) y que luego llegan a los niveles inferiores de la pirámide organizacional; (2) proveer consejos y hacer recomendaciones. Ejemplos comunes son los paneles de expertos y los cuestionarios Delphi, los mapas tecnológicos, árboles relevantes, diagramas lógicos, análisis morfológico, tecnologías claves y el Sistema de Matriz de Impacto Cruzado (SMIC).
Interacción
Se utilizan en la prospectiva al menos por dos razones (1) la experticia a menudo gana considerablemente cuando se junta y se articula con otra experticia (y de hecho con los puntos de vista de los grupos focales); (2) las actividades de la prospectiva se realizan en sociedades donde los ideales democráticos están ampliamente difundidos, y la legitimidad involucra actividades de participación e inclusión desde abajo hacia arriba (bottom-up), no sólo la dependencia en la evidencia y los expertos (que pueden llegar a ser utilizados selectivamente). Involucra, por ejemplo, los talleres de escenarios, las votaciones, las encuestas, los paneles de ciudadanos y análisis de los grupos focales.
Creatividad
Normalmente requieren una mezcla de pensamiento imaginativo y original, a
menudo suministrado por maestros o ―grandes personalidades‖, por medio de
ensayos u otros escritos. Dependen fuertemente de (1) la inventiva y la ingeniosidad de individuos sumamente capacitados, tales como innovadores, emprendedores o escritores de ciencia ficción. (2) la inspiración que emerge de grupos de personas involucradas en lluvias de ideas o sesiones de “cartas salvajes”.
Fuente: Adaptado de Popper (2008) Los métodos de la prospectiva también pueden categorizarse por tipo de técnica, es decir, métodos cualitativos, cuantitativos y semicuantitativos. En prospectiva los métodos cualitativos dan significado a eventos y percepciones. Estas interpretaciones tienden a basarse en la subjetividad o creatividad que suele ser difícil corroborar (opiniones, lluvias de ideas, entrevistas). Por su parte los métodos cuantitativos miden variables y aplican análisis estadísticos, usan o generan (deseablemente) datos confiables y válidos (por
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ejemplo, indicadores socioeconómicos). Finalmente, los métodos semi-cuantitativos aplican principios matemáticos para cuantificar la subjetividad, los juicios racionales y los puntos de vista de expertos y analistas (ponderación de opiniones o probabilidades).
Gráfico 1. El diamante de los métodos de la prospectiva
Fuente: R, Popper (2008) Para el diseño de “PREVIOS” se han seleccionado 5 diferentes combinaciones de métodos para el desarrollo de 5 procesos que responden directamente a las necesidades del SENA, a saber:
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1. Proceso sugerido para Prospectiva territorial (Para saber más leer Instructivo 1)
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
2. Proceso sugerido para Prospectiva Sectorial (Para saber más leer Instructivo 2)
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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3. Proceso sugerido para Prospectiva Tecnológica (Para saber más leer Instructivo 3)
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
4. Proceso sugerido para Prospectiva Ocupacional (Para saber más leer Instructivo 4)
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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5. Proceso sugerido para Vigilancia e Inteligencia Organizacional (Para saber más leer
Instructivo 5)
Es importante aclarar que el Sistema PREVIOS cuenta con cuatro procesos prospectivos y
uno de vigilancia, que centra su analisis en las decisiones estrategicas de corto plazo, el
ejector de un ejercicio de Vigilancia e inteligencia organizacional deberá seguir el siguiente
proceso que se compone de seis fases metodológicas a saber:
Figura 1. Ciclo de Vigilancia Tecnológica –VT.
Fuente: Adaptado, Palop y Vicente (2012), Adaptado (Degoul, P. 1992)
Para saber más y detalle de cada uno de los cinco (5) instructivos de procesos de prospectiva, vigilancia e Inteligencia Organizacional, lo invitamos a consultar el sitio web:
http://senaprevios.comguias-e-instructivos/
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8.3. Fase 3. Post – Prospectiva La fase Post-Prospectiva de un proyecto comprende las siguientes etapas: En la etapa 1 de la fase Pos-Prospectiva, denominada identificación de los elementos clave para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir al logro de los procesos misionales del SENA.
8.3.3. Etapa 1- Identificación de los elementos clave para la toma de decisiones
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento. 2017.
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ETAPA 1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS CLAVE PARA LA TOMA DE DECISIONES
Elementos clave para la toma de
decisiones
Variables importantes que movilizan la temática objeto de estudio que infieren en la toma de decisiones del SENA en sus objetos misionales.
Hallazgos Evidencia del comportamiento de las variables identificadas para la temática objeto de estudio.
Implicaciones estratégicas:
Son efectos o consecuencias para el SENA, generadas al tomar sus decisiones estratégicas.
Desafíos: Situación de alta complejidad que debe asumir el SENA para mejorar el estado actual.
Recomendaciones propuestas innovadoras (acciones, crear oportunidades y mejorar resultados) para responder de manera anticipada al contexto futuro de acuerdo con las implicaciones y los desafíos planteados.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
8.3.4. Etapa 2. Identificación de factores críticos de vigilancia La etapa 2 de la fase pos-prospectiva denominada Identificación de factores críticos de vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento. 2017.
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ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA
Factor crítico:
Elementos fundamentales del proyecto a las cuales se le realiza seguimiento continuo para tener mayores probabilidades de éxito en la toma de decisiones. Para definir los factores críticos se requiere un diálogo interactivo con los diversos actores que influencian el proyecto.
Fuentes de información:
Son instrumentos para la búsqueda y recolección de datos sobre el factor crítico seleccionado.
Periodicidad: corresponde a la frecuencia establecida para medición y/o evaluación del factor crítico.
Responsable: Es la persona encargada de coordinar y controlar el desarrollo y cumplimiento de los indicadores asociados al factor crítico.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
En esta etapa se han determinado diez (10) elementos que se consideran fundamentales
para garantizar la calidad en el desarrollo de las fases que componen un proyecto
prospectivo. A continuación, se presenta una breve descripción de los factores
identificados como clave para la validación del ejercicio:
ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA
Alta apropiación y nivel de cumplimiento de objetivos
Se refiere a verificar si los objetivos generales y específicos se
cumplieron satisfactoriamente.
Alto desempeño de los mecanismos de gestión y financiación
Se relaciona con la asignación de recursos destinados a actividades
de prospectiva, así como a la agilidad de los procesos
administrativos del proyecto.
Justificación del proyecto en términos de relación calidad-costo
Se refiere a la justificación de la realización del proyecto en
términos del valor económico y los resultados obtenidos.
Cumplimiento del cronograma del proyecto prospectivo
Está asociado a evaluar si el proyecto se ejecutó en el tiempo
previsto.
Alta efectividad del equipo de trabajo
Se pretende evaluar si el ejercicio contó con la participación de las
personas con la formación y experiencia requerida para la
realización del proyecto.
Alta efectividad de los enfoques y métodos aplicados
Pretende evaluar si los métodos aplicados fueron pertinentes al
ejercicio y a los resultados esperados.
Alta efectividad del equipo de Se verifica si el ejercicio se vinculó satisfactoriamente a la
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ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA
trabajo dependencia de interés del SENA contribuyendo al mejoramiento en la toma de decisiones.
Alta efectividad de los enfoques y métodos aplicados
Alta efectividad del equipo de trabajo: Se pretende evaluar si el
ejercicio contó con la participación de las personas con la
formación y experiencia requerida para la realización del proyecto.
Alta efectividad de la implementación y puesta en marcha
Alta efectividad de los enfoques y métodos aplicados: Pretende
evaluar si los métodos aplicados fueron pertinentes al ejercicio y a
los resultados esperados.
Alto nivel de desarrollo capacidades y cultura prospectiva en el equipo
Está relacionado con verificar si las actividades resultantes de las
dependencias del SENA involucradas son mejores gracias a la
prospectiva, y si se han obtenido cambios duraderos, por ejemplo,
una cultura de prospectiva. Igualmente se verifica la frecuencia de
la aplicación de prospectiva en la agenda del SENA.
Alto nivel de compromiso y dedicación de los participantes
Se refiere a la asistencia constante de los participantes del
proyecto en reuniones y grupos de trabajo.
Alto nivel de novedad e impacto del proyecto en la institución
Pretende determinar si los participantes de la dependencia
involucrada con el proyecto han adoptado nuevas rutinas o
prácticas (incluidas las redes creadas y la capacidad para seguir
haciendo prospectiva).
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
8.3.5. Etapa 3- Construcción del informe final En esta etapa se requiere consolidar los resultados obtenidos para la entrega del informe
final a la dependencia competente para la toma de decisiones con el conocimiento
generado a partir de las actividades desarrolladas dentro de un proyecto
Prospectivo/Vigilancia.
**En cada uno de los cinco (5) instructivos se especifica la tabla de contenido que se
recomienda seguir para construir el informe final del proyecto desarrollado.
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