integrantes : lizet escudero cirilo manolo fernández cuba karent gálvez castro ursula hoempler...

Integrantes :

Lizet Escudero Cirilo

Manolo Fernández Cuba

Karent Gálvez Castro

Ursula Hoempler Vernazza

Brenda Romero Céspedes

Steffanie Rosales Manta

Paola Sanjines Chávez

Giancarlo Valdivia Medina

Objetivo central

“Obtener los conocimientos previos de la teoría para aplicarlos en la vida real, donde se gestionaran los procesos que tiene una empresa, al analizar su estructura, cultura y organización, tanto interna como externa; con la finalidad de identificar las fortalezas y debilidades de dicha organización y aprender las diversas estrategias para el buen funcionamiento del negocio. Asimismo, al terminar el análisis del proyecto, propondremos estrategias y recomendaciones que logren corregir los aspectos negativos y sostener las fortalezas que tiene la empresa, aplicando los temas estudiados y aprendidos en el curso”

Matriz FODA de la empresa PANAPEX S.A.

M A D I

M A

D E

1 2

-2 -1

2

1

-1

-2

1.10

0.83

Amenazas

Oportunidades

Fortalezas

Debilidades

Estrategias de desarrollo y crecimiento

corporativo e integración.

Propuestas de cambio en la estructura organizacional

Estructura actual

Cara

cterí

stic

as

de la

org

aniz

aci

ón e

n

est

udio

Estructura actual y tamaño de la empresa

Cara

cterí

stic

as

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org

aniz

aci

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n

est

udio

Descripción del nivel de

tecnología usadaPodemos ver que la tecnología utilizada por Panapex ayuda a que las actividades realizadas por la empresa se enfoquen hacia su objetivo de una manera más eficaz y eficiente, lo cual hace que la empresa se diferencie de sus competidores por esta característica.

Descripción de la cultura organizacional:

Respeto: Debe haber un ambiente laboral de respeto mutuo entre trabajadores. De la misma manera, se deben respetar las reglas que se imponen durante el trabajo.

Puntualidad: Los trabajadores deben llegar a tiempo al trabajo, para lo cual se les da una tolerancia de 10 minutos como máximo. Asimismo, se exige a los trabajadores que sean puntuales y oportunos con los proveedores y clientes.

Exactitud: Cada trabajo que realicen, servicio de ingeniería, debe ser realizado con mucha precisión.

Responsabilidad: Los trabajadores deben ser asumir cada trabajo con dedicación.

Descripción de la toma de decisiones:

La toma de decisiones de la empresa es centralizada, ya que la última palabra sobre los proyectos importantes a realizar, presupuestos a aprobar o decisiones que tomar las realizan los altos mandos gerenciales, es decir en el ápice estratégico de la empresa PANAMEX S.A.

Pre estructura

Se le agrego a la estructura organizativa el área

de finanzas

La p

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pro

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La P

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pal

pro

puest

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ceso

s

PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD DENTRO DE LA EMPRESA

• En cuanto a este proceso, los trabajadores siguen un reglamento donde tiene en cuenta la seguridad del personal de la empresa y que todo trabajador debe conocer para evitar accidentes dentro de las instalaciones de la empresa. En conclusión, el flujo grama debe de tener un cambio, ya que de esa manera los trabajadores tendrán conocimiento del reglamento de seguridad. Así se evitara accidentes en la empresa y los procesos se realizaran de manera eficiente.

DESPUES

PROCESO DE SERVICIO DE INGENIERIA

• En cuanto a este proceso, se involucra el área ventas y proyectos, donde se sigue los procedimientos para ofrecer un servicio de ingeniería a un cliente. En esta área, se trabaja en conjunto pues al ofrecer este servicio, brindando un asesoramiento completo al cliente. En conclusión, el flujo grama debe de tener un cambio, para que cada integrante realiza este proceso eficientemente.

DESPUES

Anális

is c

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o –

benefici

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res

pro

puest

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de c

am

bio

.

PROCESO ACTUALCosto Operativo actual

Costo mensualCosto (US$)

Mantenimiento de las computadoras y software 400,00Costo de las horas de trabajo perdidas

1500,00

TOTAL MENSUAL1900,00

IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO Costo de Implementación del Cambio

CostosCosto(US$)

Adquisición de nuevas maquinas

16000,00

INVERSIÓN TOTAL16000,00

PROCESO PROPUESTOCosto Operativo después de cambio

Costo mensualCosto (US$)

mantenimiento de las computadoras y software 0,00Costo de las horas de trabajo perdidas 0,00 TOTAL MENSUAL 0,00

BENEFICIO: Ahorro mensual

1900,00

ahorro en % 100%

El M

APR

OPr

oce

so d

e

Fact

ura

ción

PANAPEX S.A

Tipo de proceso

Facturar

Aprobado por

Operaciones

Fecha

18/06/2013

Objetivo del proceso

Facturar correctamente para realizar los cobros.

Descripcióndel proceso

Recibe la carpeta.Corroborar el flete.Corroborar costos de destino.

Alcance del proceso

Agente de Aduana, Customer service, contabilidad.

Responsabilidades

Asistente administrativo: Secretaria

Normas del proceso

Guardar dos copias de la factura.

Proce

so d

e

Docu

menta

ción

PANAPEX S.A

Tipo de proceso

Documentación

Aprobado por

Asesoría Legal

Fecha 18/06/2013


Revisar que los documentos estén bien escritos además de estar bien respaldados para no incurrir en ninguna infracción.

Descripción del proceso

Revisión, verificación y asesoría al momento de registrar datos.

Alcance del proceso

Facturación

Responsabilidades

Revisión y verificación de datos.

Normas del proceso

Proceso estandarizado por área de Asesoría Legal y que también puede incluir a recepción.

Proce

so de

Venta

s

PANAPEX S.A

Tipo de proceso

Ventas

Aprobado por

Jefe de ventas

Fecha 18/06/2013


Generar buenas relaciones con los clientes para poder obtener así una fidelidad con estos.


Coordinar con el clientes para unas futuras ventas.

Alcance del proceso

Jefe de ventas, Gerente general

Responsabilidades

Vendedor: Visitar a los clientes. Gerente general: Dar el permiso para que realice dicha acción.

Normas del proceso

Lograr buena publicidad en el mercado al cual se ingresa.Puntualidad y buen trato.

Proce

so d

e

Coti

zaci

ón

PANAPEX S.A

Tipo de proceso

Cotizar

Aprobado por

Gerente Comercial

Fecha 18/06/2013


Realiza la venta.


Se solicita al cliente datos de la carga(peso, medida y dirección del proveedor). Se le envía al agente en origen.

Alcance del proceso

En este proceso participan: Costumer service, Gerenta general y vendedor.

Responsabilidades

Costumer service: Cotizar y agregar venta para ambas oficinas.

Normas del proceso

Se asegura que haya ganancias para ambas oficinas.

EL

MO

F

Panapex S.APuesto Jefe de ventas

Reporta aCoordina con

Gerente

Relaciones externas

Función general: establecer el perfil de las personas que formaran su equipo de venta.

Funciones específicas:

1. Determinar el número de vendedores 2. Determinar la estructura y el organigrama 3. Fijar el reparto geográfico4. Establecer los pronósticos de venta5. Determinar el nivel de demanda 6. Ubicar potenciales clientes7. Determinar estrategias publicitarias 8. Hacer proyección de ventas9. Visitar tiendas 10. Reunión con directorio11. Coordinar y derivar reportes a tiendas

Indicadores del puesto

Eficiencia:

este indicador representa la participación de la cantidad de veces que se promueve una venta

Situación del trabajador: con este indicador podemos apreciar la carga de trabajo que se le da al trabajador (W=40%)

Perfil del puesto

Conocimientos: Egresado de la carrera de administración y marketing o afines.

Aptitudes y habilidades: Responsable , proactivo

Condiciones de trabajo: trabajo en oficina

Panapex S.A

Puesto Almacenero


Asistente de gerente

Relaciones externas

Función general : recepción de mercancía y registro de la misma de forma manualFunciones especificas

1. Clasifica y sitúa los pallets2. Gestionar máquinas de almacenaje o desalmacenaje3. Preparar los pedidos de acuerdo a lo solicitado4. Controlar la mercancía con inventarios5. Realizar tareas de carga y descarga en los camiones6. Recepción de mercancía


Eficiencia : este indicador representa la participación de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%)


Perfil del puesto

Conocimientos: Descarga y embalaje de productos.

Aptitudes y habilidades: Responsable, puntual

Condiciones de trabajo: trabajo en almacén

Panapex S.A

Puesto Gerente


-

Relaciones externas

Función general: gestionar el negocio enfocándose en el cumplimiento de los objetivos de la empresa


1. Revisar y controlar el servicio que brinda la empresa2. Realizar el cobro a los deudores de la empresa3. Supervisar las actividades de los empleados4. Encargarse de los pagos de la empresa5. Realizar actividades relacionadas al marketing6. Administrar los diversos aspectos de la empresa

Indicadores del puesto:

Eficiencia : este indicador representa la participación de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%)

Archivos de gerencia: En este indicador podemos conocer cuántos documentos gerenciales han tenido observaciones de total de documentos revisados

Perfil del puesto

Conocimientos: Egresado de la carrera de administración

Aptitudes y habilidades: Responsable, con actitud de liderazgo, paciente, capacidad de solución de problemas.

Condiciones de trabajo: trabajo en oficina

Panapex S.A

Puesto Supervisor


Gerente

Relaciones externas

Función general: supervisar y abastecer de productos y materiales a las obras.


1. Coordinar los despachos de almacén2. Coordinar compras de materiales3. Supervisar algunas obras4. Realizar pruebas en la UNI y TECSUR5. Coordinar ventas en el centro


Eficiencia: este indicador representa la participación de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%)


Perfil del puesto

Conocimientos: Egresado de la carrera de administración

Aptitudes y habilidades: Responsable

Condiciones de trabajo: Trabajo en oficina

Panapex S.A

Puesto Asesoría general


Gerente

Relaciones externas

Función general : evaluar propuestas, realizar cotizaciones y repartir funciones en la empresa

Funciones especificas

1. Evaluar las propuestas2. Realizar cotizaciones3. Encargado de comunicaciones telefónicas4. Reparto de funciones5. Revisar correo electrónico


Eficiencia: este indicador representa la relación entre el número de asesorías que brinda y el que debería brindar, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%)


Perfil del puesto

Conocimientos: Egresado de administración

Aptitudes y habilidades: Analítico , responsable

Condiciones de trabajo:Trabajo en oficina

PANAPEX S.A.Puesto: Asesoria tecnica comercial

Reporta a: Gerente general

Coordina con:

Relaciones externas

Funcion general: Brindar suporte técnico comercial en temas de generación eléctrica y energía solar

Funciones especificas:

1.Hacer reportes

2.Participar en reuniones tecnicas

3.Preparar presupuestos

4.Hacer cotizaciones

5.Búsqueda de proveedores

6.Revisar tablas de especificaciones técnicas

7.Revisar documentos comerciales


Eficiencia:

este indicador representa la participacion de la cantidad de veces que se brinda la asesoria de manera

individual con respecto al numero de veces que deberia hacerlo.Con esto se puede concluir si el asesor

cumple con eficiencia su responsabilidad (w=50%)

Selección de personal:

Con este indicador podemos observar si la selección del personal llevada a cabo por el jefe de operaciones es el correcto.Esto da como resultado el % de personal eficiente e idoneo para el puesto (W=40%)

Perfil del puesto

Conocimientos:Egresado de la carrera de administracionConocimientos en el rubro de coordinacion y organziacion

Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente.


I

Ix100

PANAPEX S.A.Puesto: Sistemas


Coordina con:

Relaciones externas

Funcion general: Brindar soporte tecnico en los sistemas electronicos de la empresa(hardware y software)


1.Revision de programas

2.Programar sistemas informaticos

3.Planeamiento de desarrollo informatico

4.Diseño y desarrollo de redes de comunicación de datos

5.Seguimiento de funcionamiento de redes de informacion

6.Preparacion de seguridad informatica


Eficiencia:

este indicador representa la participacion de la cantidad de veces que se brinda soporte tecnico en los sistemas

de manera individual con respecto al numero de veces que deberia hacerlo.Con esto se puede concluir si el ingeniero

cumple con eficiencia su responsabilidad (w=50%)

Selección de personal:

Con este indicador podemos observar si la selección del personal llevada a cabo por el jefe de

operaciones es el correcto.Esto da como resultado el % de personal eficiente e idoneo para el puesto (W=40%)

Perfil del puesto

Conocimientos:Egresado de la carrera de Ingenieria y sistemas

Conocimientos en el rubro de programacion



I

Ix100

PANAPEX S.A.Puesto: Asistente de Gerente


Coordina con:

Relaciones externas

Funcion general: Brindar apoyo y estar pendiente de los problemas técnicos de la empresa


1.Atender problemas técnicos

2.Supervisar a los empleados técnicos

3.Participar en reuniones con los supervisores

4.Hacer reportes

5.Revisar los procesos técnicos

6.Capacitar personal técnico


Eficiencia:

este indicador representa la participacion de las actividades de tipo A y B con respecto a su

horario de trabajo,dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%)

Archivos de gerencia:

En este indicador podemos conocer cuantos documentos gerenciales han tenido observaciones de total de

documentos revisados

Perfil del puesto

Conocimientos:Egresado de la carrera de Administracion

Conocimientos en el rubro de Gerencia



Ix100

Ix100

PANAPEX S.A.Puesto: Secretaria


Coordina con:

Relaciones externas

Funcion general: Verificar los inventarios y kardex de almacen


1.Verificar la autenticidad de los documentos emitidos

2.Verificar el correcto almacenamiento de los productos

3.Realizar el kardex de productos

4.Informar al encargado de almacen el estado de productos

5.Verificar la salida de mercaderia del almacen


Eficiencia:

este indicador representa la participacion de la cantidad de veces que supervisa el trabajo individual

con respecto al numero de veces que deberia hacerlo.con esto se puede concluir si la secretaria

cumple con eficiencia sus responsabilidades (W=60%)

Apoyo al gerente general:

Este indicador representa en nivel de apoyo actual que brinda al gerente general con respecto

al nivel de apoyo que deberia brindar al gerente general. (W=40%)

Perfil del puesto

Conocimientos:

Egresado de la carrera tecnica de secretaria

Conocimiento sobre el rubro de la empresa

Experiencia previa en empresas similares

Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente,honestidad,etc.


Ix100

Ix100

PANAPEX S.A.Puesto: Asistente legal


Coordina con:

Relaciones externas

Funcion general: Dar asesorias y representar a la empresa ante cualquier eventualidad


1.Revision de contratos y/o documentos

2.Viaje para junta con abogados externos de la empresa

3.Elaboracion de documentos para procesos legales

4. Reuniones con la directiva

5. Revision de notificaciones legales

6.Actualizacion y creacion de normas del reglamento interno

7.Carga de facturas y reembolsos del sistema

8.Asistencia a audiencias judiciales


Eficiencia:

este indicador representa la participacion de las actividades de tipo A y B con respecto a su

horario de trabajo,dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%)

Archivos legales:

En este indicador podemos conocer cuantos documentos legales han tenido observaciones de total de

documentos revisados.

Perfil del puesto

Conocimientos:

Egresado de la carrera de Derecho

Conocimiento sobre el rubro de la empresa

Experiencia previa en empresas similares

Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente,honestidad,etc.


Ix100

Ix100

Ix100

Concl

usi

ones

fin

ale

s

El trabajo que hemos desarrollado en la empresa permite que le brindemos a PANAPEX S.A determinados indicadores que serán muy útiles para el cumplimiento del propósito de la empresa. Por ejemplo las herramientas MADE Y MADI han dejado clara la situación de la organización frente al entorno, así como, los puntos fuertes y débiles que posee empresa. La herramienta de carga de trabajo nos permitió apreciar a cada colaborador de la empresa realizando su labor de las actividades muy importantes y fuertemente vinculadas con cada función principal de su puesto. Determinando la eficiencia parcial y la sobrecarga de trabajo que tienen algunos empleados de la empresa. Por último, realizamos un análisis interno de ciertos procesos actuales que se llevan a cabo en la empresa, de lo cual encontramos que el proceso de ventas, cotizaciones, facturación y documentación tienen una adecuada coordinación que cumple con el objetivo.

Reco

mendaci

ones

finale

s En el organigrama de la organización se puede apreciar que cada unidad organizativa como ventas, sistemas, técnica y actividades operativas, las cuales consideramos de crucial importancia en la consecución de los objetivos. Después de realizar la carga de trabajo, esto arrojo como resultados que el puesto de trabajo de el Gerente general tiene una pequeña carga de trabajo. Sin embargo es un rango aceptable por lo cual no es necesario crear un área de asistente. En algunos puestos existe pequeños grados de sobrecarga de trabajo. Sin embargo son aceptables, por lo cual cada área tiene asignado actividades que dominan y se encuentran alineadas a los objetivos de la organización, generando una eficiencia en las funciones establecidas para cada área.

integrantes : lizet escudero cirilo manolo fernández cuba karent gálvez castro ursula hoempler...

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