INSTRUCTIVO Y REQUISITOS PARA EL CAMBIO DE CUOTA DE TERCEROS

La funcionalidad de esta opción permite modificar el valor de la cuota o porcentaje de los descuentos activos hechos a los pensionados de un tercero. La actualización se puede realizar mediante archivo plano para un grupo específico de pensionados o para todos los descuentos del tercero.

REQUISITOS Y ELABORACIÓN

Cambio de cuota por porcentaje a todos los descuentos o aportes:

Cuando se es necesario cambiar la cuota de todos los descuentos activos del tercero o un grupo específico que contenga el mismo porcentaje aplicado, es necesaria la siguiente documentación:

- Carta de la entidad firmada por el representante legal indicando la antigua y nueva cuota a modificar.

- Acta de los estatutos o acta de asamblea donde aprueba el cambio de cuota a modificar.

Cambio de cuota por valor fijo a todos los descuentos o aportes:

Cuando se es necesario cambiar la cuota de todos los descuentos activos del tercero o un grupo específico que contenga el mismo valor fijo aplicado, es necesaria la siguiente documentación:

- Carta de la entidad firmada por el representante legal indicando la antigua y nueva cuota a modificar.

- Acta de los estatutos o acta de asamblea donde aprueba el cambio de cuota a modificar.

Cambio de cuota por archivo plano a algunos de los descuentos o aportes:

Cuando la entidad necesita cambiar la cuota de algunos de los descuentos activos del tercero o un grupo específico que contenga diferente valor fijo o porcentaje aplicado, es necesaria la siguiente documentación:

- Carta de la entidad firmada por el representante legal indicando la antigua y nueva cuota a modificar.

- Acta de los estatutos o acta de asamblea donde aprueba el cambio de cuota a modificar.

- Archivo Plano.

ELABORACIÓN DEL ARCHIVO PLANO

1. Teniendo en cuenta la siguiente estructura del archivo plano y la plantilla “Estructura_cambio_de_cuota” se procede la elaboración.

ESTRUCTURA ARCHIVO PLANO

PLANTILLA CAMBIO DE CUOTA TERCEROS

2. Se diligencian los campos del archivo Excel

“Estructura_cambio_de_cuota” la cual contiene los siguientes

comentarios:

• Tipo de documento = Tipo documento del pensionado. Valores

permitidos CC - CE - TI.

• Numero de documento = Numero de documento del pensionado sin

separador de decimales.

• Código de la entidad = Código del tercero asignado por el Consorcio

FOPEP 2015.

• Numero de Pagaré = Numero de pagare correspondiente al descuento

o aporte.

• Indicador tipo descuento = Indicador para determinar si el cambio de

cuota se efectúa por: Valor Fijo (0) o Porcentaje (1).

• Valor o porcentaje anterior = Valor o porcentaje del descuento antes

de aplicar el cambio de cuota. 6 Enteros y (2) decimales.

Ejemplo:

Porcentaje: 5% = 000005,00

Valor fijo: 200,000 = 200000,00

• Valor o porcentaje nuevo = Valor o porcentaje del descuento antes de

aplicar el cambio de cuota. 6 Enteros y (2) decimales.

3. Una vez diligenciada la plantilla, a través de la opción “Archivo” /

“Guardar como”, en tipo seleccionar “Texto con formato (delimitado

por espacios).

4. Después de haber guardado el archivo en formato prn se debe remitir

por medio de PQRS la solicitud adjuntando los requisitos que

correspondan.

RESPUESTAS

1. Una vez sea cargada la modificación de cuota, al día siguiente llegará

las respuestas al correo registrado por la entidad.

2. Dichas respuestas llegaran en un archivo ZIP, el cual tendrá una

contraseña de seguridad para poder extraer la información.

Es importante mencionar que la contraseña es el NIT de la entidad.

3. Después de extraer el archivo ZIP se encontrará un archivo Excel con el

detalle de la modificación