instructivo para la debida codificaciÓn de documentos generados o ingresados dentro del Área de...

Instructivo para codificación de documentos.

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INSTRUCTIVO PARA LA DEBIDA CODIFICACIÓN DE

DOCUMENTOS GENERADOS O INGRESADOS DENTRO

DEL ÁREA DE QUÍMICA

Contenido

1 OBJETIVOS........................................................................................................................... 1

1.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................................................ 1

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................................................1

2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.........12.1.1 Codificación:...................................................................................................................................42.1.2 Simbología por cursos....................................................................................................................52.1.3...............................................................................................................................................................52.1.4 Numero de práctica o código de la práctica...................................................................................52.1.5 Simbología de lineamientos...........................................................................................................52.1.6...............................................................................................................................................................62.1.7 Simbología número de versiones o nivel de etapa de aprobación.................................................6

1 OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Estandarizar la codificación pertinente que exige el sistema de control de

documentos, para los documentos generados dentro del área de química, así

como también, todos aquellos documentos que ingresan al área de química, y su

respectivo almacenamiento

Elaborado por:Firma:Fecha:

Revisado por:Firma:Fecha:

Aprobado por:Firma:Fecha:



1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.2.1 Realizar una clasificación de los diferentes tipos de documentos que se manejan dentro del área de química.

1.2.2 Reconocer si el documento pertenece a una especie de manual, instructivo, procedimiento y si está dirigido para el estudiante o para el catedrático.

1.2.3 Identificar el nivel de aprobación en el cual se encuentra el documento.

1.2.4 Llevar el control de cuantos documentos existen según su clasificación, tipo de documento y el nivel de aprobación.

2 Descripción del sistema de codificación de documentos

Debido al gran número de documentos que maneja el área de química tanto

los documentos generados al interior así como los que son recibidos o utilizados

dentro de la escuela para su debido funcionamiento, los documentos serán

divididos en cinco clases principales estos:

1. Evaluaciones.

2. Instructivos

3. Lineamientos

4. Registros

5. Control de documentos

A su vez éstos estarán apoyados por documentos que permitan la debida

generación, codificación, revisión y aprobación. Estos documentos de apoyo

serán:

a. Manuales

b. Procedimientos de gestión (PR)

c. Instructivos de trabajo (IT)

d. Especificaciones






e. Anexos

La función principal de los manuales será proporcionar una descripción de

la metodología que se utilizará según sea la clase de documentos que se

desea generar o la manera correcta de proceder para la admisión de

documentos y el modo correcto de archivarlos.

Los procedimientos generados serán todos aquellos documentos en los

cuales registremos en papel o medios electrónicos y de manera de texto,

diagrama de flujo, tablas, una combinación de estas, o por cualquier otro método

adecuado de acuerdo con las necesidades del area.

Si el manual nos indica de alguna manera que se debe de realizar los

instructivos de trabajo nos indica precisamente como se debe de realizar el

proceso así sea el documento para el estudiante o para el catedrático este te he

de seguir los pasos estrictamente como lo indique el instructivo de trabajo.

Por último como mencionamos anteriormente los manuales pueden ir

dirigidos a los catedráticos o a los estudiantes ya su vez se encontrarán en los

diferentes laboratorios que se encuentran dentro del area de química.

Sintetizando todo lo que se ha expuesto en este documento se encuentra

de una manera más didáctica y eficaz en los siguientes cuadros.






2.1.1 Codificación:

Codificación:cuela y

departamento

Documentos a generar

Documentos Etapas

EIQQ Simbología Simbología Simbología

E Evaluaciones

m Manual P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela

p Lineamientos

i Instrucciones de trabajo1,2 Documento evaluador

P Prácticas de laboratorio


p Lineamientos

i Instructivos de laboratorio1 Documento in V. # Número de la versión4

LReportes


p Procedimientos documentados

i Instrucciones de trabajo3 Documento V. # Número de la versión

PT

L

Protocolo P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela

RRegistros de estudiantes


p Procedimiento documentado

i Instrucciones de trabajo

Documentos registrados






CControl de

documentos

M Manual P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela

P Procedimientos documentados

I Restricciones de trabajo

1- Simbología por cursosSimbología CursosQG3 Química General 3QG4 Química General 4QA1 Análisis cuantitativoQA2 Análisis cualitativoQO1 Química orgánica 1QO2 Química orgánica 2

2- Numero de practica o código de la practica

3- Simbología de lineamientos

4- Simbología número de versiones o nivel de etapa de aprobación




Simbología Documento001 Protocolo002 Reporte003 Investigación004 Reglamentos

estudiantes005 Reglamentos

catedráticosC Catedráticos



Simbología Versión/etapav.# Versión númeroP PropuestaA Aprobada por el

áreaE Aprobado por la

escuela






Referencias




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