instructivo para el cierre de proyectos en el módulo ps

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Contenido:

1. Verificación de comprometidos

2. Planificación y Notificación de Valores estadísticos

3. Notificación de Actividades (Operaciones Internas)

4. Cierre Técnico

5. Cierre Final

Instructivo para el Cierre de

Proyectos en el módulo PS

SAP HANA

Gestión de Proyectos

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INSTRUCTIVO PARA CIERRE DE PROYECTOS

Para dar cierre a los proyectos que se encuentran en la herramienta SAP – PS, debe tener en

cuenta:

a) Es necesario tener presente si el ciclo de vida del proyecto fue a partir del 15 de julio de

2017, éstos deben contar con la documentación completa que exige el proceso de

Gestionar Proyectos y en particular para cerrarlo, deben contar con el Acta de Cierre del

Proyecto FE-GP-F-0011 y las lecciones aprendidas FE-GP-F-0012, así como los controles

de cambio FE-GP-F-0009, si aplican.

b) Para los proyectos que tienen pendiente el proceso de liquidación de convenio y/o contrato

con aportantes o que tienen alguna factura pendiente por desembolsar, se debe proceder a

dejar el proyecto en el status de cierre técnico hasta que se liquide o facture lo pendiente.

c) Se deben registrar los aportes en especie de la comunidad o de otros actores (Seguir

Procedimiento Puestos de Trabajo-Aportes en especie)

d) Proceder con el cierre técnico y administrativo de la siguiente forma:

1. Verificación de comprometidos:

1.1. Revisar que no existan comprometidos en PS - > Transacción: CJI5 Layout - >

/INFO.LIQUID


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(i) En caso de existir comprometidos que no continúan su proceso logístico, éstos deben ser ANULADOS:

PEDIDOS: Deben borrarse desde el Módulo de MM o se les debe dar entrada final y bloquear la posición para liberar el comprometido.-> Seguir el instructivo de liberación de comprometidos (Adjunto).

SOLICITUD DE PEDIDO: Debe eliminarse desde PS.


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(ii) En caso de no eliminarse con la herramienta de borrar, se debe dirigir a Tratar -> Status -> Petición de borrado -> Fijar

(iii) Una vez se liberen los comprometidos se verifica nuevamente que los comprometidos estén en cero.

Si se presentan inquietudes sobre los procesos logísticos como la liberación de comprometidos, entre otros, por favor remitirse al Instructivo para liberación de comprometidos del módulo de Bienes y Servicios.

1.2. Liquidación ejecución real: Se debe realizar el proceso de liquidación para la ejecución real que tuvo durante el mes. Transacción CJI3 -> variante de visualización -> /ZPS


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(i) En caso de tener saldos pendientes por liquidar se debe correr la transacción CJ88 (individual).


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(ii) Una vez validado el test proceder con la ejecución real, desmarcando el flag.

(ii) Una vez ejecutada la transacción anterior en real, verificar nuevamente que la ejecución

real este en cero (0). Transacción CJI3 -> variante de visualización -> /ZPS

Por favor retire los filtros de la transacción CJI3 y verifique que el proyecto se encuentre en ceros (0) luego de liquidarlo.


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2. Planificación y Notificación de Valores estadísticos: En caso que no se haya planificado los valores estadísticos debe proceder con éste registro, posteriormente se deberá notificar los valores estadísticos de los proyectos a cerrar. Estos valores estadísticos van de acuerdo con el alcance del proyecto y la estrategia de valor de la Federación, es decir, cual es el alcance que tiene el proyecto de acuerdo con los entregables del mismo (p.e. cuantos beneficiarios estoy impactando) los cuales deben estar alineados con los objetivos estratégicos dentro de los cuales está enmarcado el proyecto. Esta actividad la deberá realizar el Gestor del Proyecto. Mediante la transacción S_ALR_87013548 es posible visualizar la planificación y notificación de los valores estadísticos registrados en los proyectos de su dependencia. Allí se podrá seleccionar uno o varios proyectos. *XX corresponde al código de dependencia, ej. Antioquia - 60412.


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En caso de no presentar planificación y notificación deberá registrarlos, así:


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(i). Planificación: Transacción CJS2 -> Perfil de Planificación: ZPS00001

En caso de no aparecer esta pantalla deberá activar este perfil, así:

Seleccione el Elemento PEP al cual le va a realizar la planificación de valores estadísticos, el fondo, el área funcional y el valor estadístico, para esta selección puede desplegar las opciones que tenemos en el sistema. (En caso de no encontrar el valor estadístico necesario puede solicitarlo a la Dirección de Gestión de Proyectos mediante ticket justificando el motivo por el cual es necesaria su

creación, esto con el fin de evaluar su viabilidad y su aporte a la estrategia de valor a la Federación). Nota: Los campos “De periodo – A periodo” permiten indicar el mes en el que se planea realizar la entrega. (Hectáreas renovadas, usuarios capacitados, análisis de suelos, etc).


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Luego de seleccionar el valor estadístico se da clic en el icono

En la pantalla de planificación, debe indicar las cantidades en las columnas valor plan actual y valor plan máximo, y proceder a grabar.

(ii). Notificación: Transacción KB31N -> Var. Entr.: Elemento PEP/Grafo


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Se deberá diligenciar los campo “Texto doc., Val.estad., Cantidad, Elem.PEP, Fondo, Área func.”

Luego de diligenciar la información como muestra la pantalla anterior, proceder a grabar. Puede verificar nuevamente la transacción S_ALR_87013548, debe aparecer la planificación y

notificación real del valor estadístico seleccionado.


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3. Notificación de Actividades (Operaciones Internas):

Se deberá notificar el 100% del cumplimiento de las actividades internas (ZPSS – ZPS1) como requisito previo al cierre del proyecto; esta actividad la deberá realizar el Gestor del Proyecto. NOTA: Sin realizar este proceso es imposible proceder con el cierre del proyecto ya que se genera un error en el sistema. Se debe utilizar la transacción CN47N -> variante -> /NOTIF_ACTIV; se puede realizar la búsqueda para la totalidad de proyectos que se van a cerrar en la dependencia con operaciones ZPSS y ZPS1, diligenciando el campo de Proyecto como se muestra a continuación. *XX corresponde al código de dependencia, ej. Antioquia - 60412.


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El reporte está parametrizado para mostrar las operaciones que se deben notificar. a. Se selecciona la fila correspondiente a la operación a notificar; seguidamente se da clic en el

botón de "crear notificación"

b. Se deben diligenciar los campos de "Descripción breve", Grado realizac." la información

correspondiente al porcentaje a notificar, además se deberá seleccionar los flag para las opciones de NotiFinal y Concluido.


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Una vez actualizado el reporte se puede evidenciar las operaciones notificadas y su porcentaje de avance.

4. Cierre Técnico:

(i). Esta actividad la debe realizar el Responsable de Proyectos de la dependencia previa verificación de que los pasos anteriores de hayan cumplido en su totalidad y en acompañamiento del Gestor del Proyecto.

Transacción CJ20N; una vez se ejecute la transacción se debe desplegar el proyecto al que se le

realizará el "Cierre Técnico" como se muestra a continuación.


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NOTA: Este Status bloquea el proyecto e impide que se puedan realizar más ejecución sobre el mismo. Es importante tener en cuenta los saldos pendientes con los terceros aportantes, esta verificación se debe hacer con el área contable y deben apoyarse en los instructivos contables. Se debe dejar en status de “cierre técnico” los proyectos que tienen pendiente el proceso de liquidación de convenio y/o contrato con aportantes o que tienen alguna factura por cobrar al aportante pendiente de desembolso, para este caso aplicar el Procedimiento de Facturación de aporte de terceros.

5. Cierre Administrativo: Antes de realizar el cierre administrativo de los proyectos debe actualizar la fecha de finalización, está debe coincidir con la fecha del acta de cierre del proyecto, recuerde que la fecha de fin es la del proyecto no la del convenio, en algunos casos puede coincidir, sin embargo no es necesariamente la misma. Para el caso de los proyectos que nacieron antes del 15 de julio de 2017 deben actualizar la fecha en la que se cumplieron los entregables del proyecto. Transacción CJ20N; una vez fijado el "Cierre Técnico" se procede a fijar el "Cierre Final" como se muestra a continuación:


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En el Status de sistema se puede comprobar el cierre del proyecto:

Repetir operación para todos los proyectos que requieran cierre. Elaboró: Dirección Gestión de Proyectos

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