instructivo liquidacion a5

8/17/2019 Instructivo liquidacion A5

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PROCEDIMIENTO DE

LIQUIDACIÓN

FINANCIERA

DE BECAS

Subsecretaría de Fortalecimiento

del Conocimiento y

Gerencia Nacional de Becas

INSTRUCTIVO PASO A PASO

Quito, Octubre 2015

Definiciones GeneralesMarco Legal

Productos Generados y Políticas del procesoProcedimiento

Indicadores

Controles, Documentos y Registros

Anexos

Unidad de Procesos, Calidad y Servicios


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1. OBJETIVO:

Estandarizar el proceso de liquidación financiera de la beca mediante

la verificación de la coherencia y consistencia de la documentación

presentada por el becario durante el periodo de financiamiento para

confirmar el cumplimiento de las obligaciones financieras y académicas

tanto del becario como del IFTH.

2. ALCANCE:

Inicio:

Desde la entrega-recepción (becario/a-analista de becas) de

documentos habilitantes para la liquidación financiera de la beca.

Fin:

En caso de programa de becas internacionales y becas de complemento

a la cooperación internacional:

Hasta que el analista de becas recepta el certificado de no adeudamiento

emitido por la Gerencia Financiera del IFTH, con el fin de que se notifique

por correo electrónico al becario/a el retiro del documento. Y el analista

de becas entrega dicho certificado al becario, mediante el cual se indica

que el becario no mantiene deudas con esta cartera de estado, ó;

Hasta que la Gerencia Regional del IFTH presente ante el Comité

Institucional de Becas y Ayudas Económicas (de aquí en adelante

CIBAE) o el comité de becas IFTH el informe técnico de incumplimiento

de obligaciones contraídas con dicha institución por parte del becario.

En el caso de programas becas nacionales:

Hasta que la Gerencia Regional del IFTH entregue el acta de finiquito al becario.


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3. RESPONSABLE DEL PROCESO:

Gerente Regional IFTH

4. PARTICIPANTES:

• Becario

• Analista de Becas

• Coordinador - Control Previo Becas

• Gerente Regional

• Gestión Financiera (Control Previo)

• Gestión de Asesoría Jurídica

5. DEFINICIONES GENERALES:

Beca: “Es el financiamiento total o parcial que otorga la SENESCYT,

en los porcentajes definidos por la naturaleza de la entidad

auspiciante, para la realización de programas de estudios de cuarto

nivel en el exterior, en instituciones de excelencia académica

debidamente reconocidas.”1

Becario/a: Persona natural en goce de los derechos de ciudadanía

ecuatoriana que, en calidad de postulante, ha superado los procesos

de postulación, precalificación, evaluación y selección, es declarada

como adjudicataria de la beca otorgada por la SENESCYT para

realizar sus estudios de postgrado o pregrado, una vez que haya

suscrito el Contrato de Financiamiento correspondiente.2

Desembolso: Pago o entrega de una cantidad de dinero al becario

según un presupuesto de beca.

Tasa de cambio: es un indicador que expresa cuántas unidades


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de una divisa se necesitan para obtener una unidad de la otra.

Para realizar la conversión de moneda, se utilizará la fecha en la

cual se llevó a cabo la transacción comercial, la tasa de cambio

oficial a utilizarse será la que se obtenga de la fuente del Banco

Central del Ecuador.

Esta medida está amparada en las Normas de Información

Financiera (NIF), bajo el principio contable de Realización, el

mismo señala que las operaciones y eventos económicos que la

contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados cuando ha

efectuado transacciones con otros entes económicos.

Definiciones de documentación del proceso.

Acta de finiquito: (En caso de programa de becas internacionales

y complemento a la cooperación internacional) Es un Documentolegal mediante el cual las partes dejan constancia de la terminación

de relaciones contractuales previas a la cancelación de haberes y

al cumplimiento del periodo de compensación.

(En caso de programa de becas nacionales) Documento legal

mediante el cual las partes dejan constancia de la terminación de

relaciones contractuales previas a la cancelación de haberes.

Bases de postulación: Es el documento aprobado por el Comité

Ejecutivo de Becas ó Comité Institucional de Becas y Ayudas

Económicas de la SENESCYT, en el cual se especifican el objeto,

características, modalidades y condiciones del financiamiento de

los programas de estudios de cuarto nivel de formación académica

en el exterior. 3

Contrato de financiamiento de beca: Documento legal en el cual

se definen los derechos y obligaciones de las partes establecidos


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según las bases de postulación de cada programa de becas.

e-SIGEF: Sistema informático gubernamental de registro de

transacciones financieras.

Expediente: Conjunto ordenado de documentos habilitantes que

forman parte del proceso contractual, del seguimiento académico,

financiero y ocupacional del becario según el programa de becas

del que fue beneficiario.

Matriz de manutención: Documento mediante el cual se detallan

los días justificados y no justificados correspondientes al periodo

académico y que son validados según la documentación habilitante

que señala el Anexo 14.

Matriz de liquidación financiera: Documento mediante el

cual se detallan los valores desembolsados con la documentación justificada por el becario durante su período de financiamiento de

la beca que se señala el Anexo 14.

Pagaré: es un título de valor, que contiene la promesa pura y simple

de pagar una cantidad de dinero a una persona natural o jurídica.

Tabla de costos de vida: Es el documento en el cual se establece

el monto de manutención en función al cálculo realizado por la

Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas en

el cual se toma en cuenta el costo de vida del país y ciudad de

destino.

1 CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL

DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066

2 CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVELDE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066

3 CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL

DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066


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6. MARCO LEGAL:

1. Contrato de Financiamiento de Beca y su presupuesto.

2. Reglamento para el otorgamiento de becas para programas

de estudios de cuarto nivel de Formación Académica en el

Exterior (Acuerdo 2011-066)

3. Reglamento para el financiamiento de Ayudas Económicas

de la Secretaria de Educación Superior Ciencia Tecnología e

innovación (Acuerdo 2014-029)

4. Bases de Postulación y Reformas

5. Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del

Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado

6. Resoluciones emitidas por la Máxima Autoridad de la

SENESCYT.

7. PRODUCTOS GENERADOS:

Matriz de manutención

Analista de becasMatriz de

liquidación financiera

Productos Responsable de elaboración

Analista de becas

Elaborar Acta de finiquito Analista de becas

Gerencia RegionalMemorando de solicitud

de certificado de noadeudamiento

Dirección FinancieraCertificado de no

adeudamiento al IFTH

Revisar Acta de FiniquitoDirección Jurídica o su

delegado en regionales


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8. POLÍTICAS DEL PROCESO:

Becario

• El tiempo máximo que el becario/a tiene para entregar la

documentación al IFTH para realizar su liquidación financiera

de beca es de hasta 60 días plazo una vez que haya culminado

estudios. (Ver Anexo 14 y 15)

IFTH - Becario

• El proceso de liquidación nanciera tiene un plazo máximo de 60

días adicionales, dividido de la siguiente manera:

o Las partes involucradas: IFTH y Becario dispondrán de 45

días plazo para realizar la liquidación financiera en la cual

se aceptará por una sola vez documentación adicional por

parte del becario.

o Los 15 días plazo restantes serán contados como parte de la

1era notificación formal enviada mediante oficio “Quipux”,

notificando el valor final validado con los documentos

habilitantes entregados a ser pagado por el becario/a al

IFTH.

o Si el becario no realiza el pago, luego de la primera

notificación, el analista debe realizar dos notificaciones

adicionales mediante oficio “Quipux” con el lapso de 15

días plazo cada una para que el becario realice el pago.

o Si el becario/a no realiza el pago trascurridos los 15 días

plazo posteriores a la tercera notificación, el Analista de

Becas dispone de 48 horas adicionales para elaborar el

informe técnico y elevar el caso a CIBAE, a fin de que este

resuelva sobre el mismo.


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Analista de becas

• Debe utilizar los formatos de registros pre-establecidos en el

presente documento en el acápite de anexos.

• Cuando se dan observaciones por parte de Coordinador -

Control Previo se estipula un máximo de 1 día plazo para

rectificar el error.

• Es preciso indicar que, toda la documentación a ser recibida

por el analista debe ser receptada a través de un acta entrega– recepción (Ver Anexo 13) de documentos en la cual tanto el

becario como el analista asuman la responsabilidad de dicha

información a satisfacción de la bases de postulación.

Coordinador - control previo

• Debe revisar las matrices de manutención, matriz de liquidación

financiera, informe técnico de liquidación y documentaciónhabilitante que justifiquen los gastos incurridos, en el plazo

máximo de 1 día.

• Debe vericar que se lleve a cabo el correcto cumplimiento

del procedimiento en el presente documento.

• Debe tomar acciones preventivas o correctivas en conjunto

con la unidad de procesos y mejora continua por los re-

procesos detectados.

Dirección Financiera

• Emitir dentro del plazo de 2 días el certicado de no

adeudamiento a la Gerencia Regional de Becas, una vez que

la Regional ha entregado todos los documentos habilitantes

y se haya verificado el depósito en la cuenta bancaria del

IFTH (en el caso de existan saldos a favor de la institución).


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Dirección Jurídica o su delegado/a en regionales

• Revisar las actas de Finiquito elaboradas por el Analista de becas

previo a ser entregado al Becario en un plazo máximo de 1 día.

GRÁFICA DE TIEMPOS DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA(Cuando el Becario SI cancela el valor de su liquidación)

9. PROCEDIMIENTO:

2 díalaborables1 día laboral

15 días plazo

TIEMPOS MAXIMOS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA

Tiempo máximopara que el becario

presente ladocumentación,

una vez que hayaterminado sus

estudios.

Tiempomáximo que la

Gestión de AsesoríaJurídica dispone para

revisar el Acta de Finiquitoelaborada por el analista

de becas previo a serentregado al

Becario.

60 días plazo

1era notificaciónformal dada al becario

dada al becario pormedio de QUIPUX,

notificando el valor finala pagar validado con losdocumentos habilitantes

entregados.

2da notificaciónformal dada al

becario víaQUIPUX,

notificando elvalor a pagar.

3ra notificaciónformal dada al

becario víaQUIPUX,


15 días plazo

Tiempo máximoque de la gestión

financiera dispone paraemitir el certificado deno adeudamiento a lagerencia regional de

becas.15 días plazo

Tiempo pararealizar la liquidaciónfinanciera en la cualse aceptara por una

sola vezdocumentación

adicional por partedel becario.

45 días plazo


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GRÁFICA DE TIEMPOS DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA(Cuando el Becario NO cancela el valor de su liquidación)

15 días plazo

TIEMPOS MAXIMOS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA

Tiempo máximopara que el becario

presente ladocumentación una

vez que allaterminado sus

estudios.

El analista de becasdispone de 48

horas adicionalespara elaborar el

informe técnico yelevar el caso a

CIBAE

60 días plazo

1ra. Notificaciónformal dada al becariovía QUIPUX notificará el

valor final a pagarvalidado con los

documentos habilitantesentregados.

2da. Notificaciónformal dada al

becario víaQUIPUX,


15 días plazo

3ra. Notificaciónformal dada al

becario víaQUIPUX,


Tiempo pararealizar la liquidaciónfinanciera en la cualse aceptará por una

sola vezdocumentación

adicional por partedel becario.

45 días plazo

48 horas


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Actividad 1

Esta actividad inicia:

• Por cumplimiento de obligaciones académicas: trascurridos

60 días plazo otorgado para la entrega de documentación que

justifican los gastos incurridos por el becario una vez que haya

culminado estudios.

• Por terminación Unilateral de Contrato mediante resolución

otorgada por CIBAE.

El becario y el analista de becas deberán revisar los documentos

justificativos de cada rubro según estipula la base de postulación

correspondiente y su respectivo contrato firmado de financiamiento

de beca, conforme se muestra en la siguiente matriz:

Matriz de Control documental

1. Documentación Académica. (Anexo 15)

1. Documentación Financieros. (Anexo 15)

Nota importante: Para verificar a detalle los rubros y documentos

por programa (Ver anexo 14: Control de Rubros para Liquidación por

Programa de Beca. Resumen bases postulación.xlsx ) y Anexo 15:

Matriz de Control documental.


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El analista de becas debe constatar que los documentos que se

encuentren en el expediente sean originales y/o notariados y quetodos sean referentes a los estudios realizados por el becario.

Documentos que deben estar notariados:

1. El título o certificado de haber culminado las obligaciones

académicas (obligatorio).

2. Declaraciones Juramentadas (obligatorio).

Si el expediente se encuentra incompleto ir a la actividad 1.1

Si el expediente se encuentra completo ir a la actividad 2

Actividad 1.1

El analista de becas debe notificar al becario mediante correoelectrónico hasta 3 veces (en periodos de 15 días plazo cada una)

la documentación habilitante que debe entregar para el proceso

de liquidación por medio del sistema PUSAK, y noticar de forma

manual a las siguientes partes: Apoderado, Responsable Solidario

y al Coordinador de Control Previo del IFTH (Ver Anexo 12). El

becario tiene un tiempo máximo de 60 días plazo para entregar la

documentación que justifique los gastos incurridos de la beca, dicho

tiempo empieza desde que el becario culmina sus estudios. Cabe

señalar que el becario dispondrá de 45 días plazo aparte de los 60

días plazo para “presentar documentación adicional (por una sola

vez)”.

El analista de becas es el responsable de llevar el control de las

notificaciones realizadas a las personas anteriormente mencionadas

usando una bitácora de notificaciones de liquidación en un archivoExcel, el cual le indique por medio de semaforización los tiempos

por vencer o vencidos de cada becario por liquidarse.


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Actividad 2

El analista de becas procede a realizar la matriz de manutención (Ver

anexo 1) con todos los documentos habilitantes. (Nota: Esta actividad

únicamente se realiza en programas de becas internacionales y

complemento a la cooperación internacional)

debe liquidar considerando la fecha de fin de estudios (información

proporcionada por la Universidad o Centro de Estudios especicado

en el formato dd/mm/aaaa) más el tiempo de gracia establecido en

el presupuesto y sujeto a las bases de postulación del programa de

becas al que pertenece. (Ver Anexo 14)

Actividad 3

El analista de becas debe realizar la matriz de liquidación financiera

(Ver anexo 2/ 2.1) utilizando los sistemas informáticos PUSAK,DELTA 21 y e-SIGEF: para la verificación de los pagos realizados al

becario cotejando con la documentación de justificación de gastos

entregados por el becario.

(Nota. Para mayor comprensión del cálculo del valor a pagar o

devolver al becario Ver anexo 8)

Actividad 4

El analista de becas procede a sacar copias de los documentos

originales que sustentan a la matriz de manutención y liquidación

financiera (estos son tomados del expediente): (Ver Anexo 14 y

Anexo 15 y verificar el programa de beca según sea el caso)

• Copia de título o certicado de haber culminado las obligaciones

académicas (debidamente notariados)


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• Certicado de n de estudios en el que se señale la fecha de

culminación de obligaciones académicas que contenga el día el

mes y el año.

• Copia Simple de reporte de notas consolidado emitido por la IES.

• Documentos originales de:

o Facturas de matrícula o certificado de gasto emitido por la

Universidad o Centro de Estudios.

o Factura de pasajes o ticket electrónico acompañado de

los pases abordo o copia de pasaporte.

o Factura de seguro de salud y vida, acompañada de sus

pólizas, comprobante de retención o estado de cuenta

bancaria o tarjeta de crédito que justifique impuesto de

salida de divisas, según sea el caso.

o Facturas que justifiquen los gastos incurridos en el rubro

de Investigación y tesis.

• Copia del Contrato de Financiamiento de Beca.

• Copia del Presupuesto.

• Memorandos de cada solicitud de pago.

• Data screen del DELTA rmado por el Coordinador.

• Copia de los OPIS de pago (DELTA), solicitud de desembolso

(PUSAK) o reporte de pagos (e- SIGEF).

Nota: El Certifcado de movimiento migratorio NO se solicitará al becario.

Solamente se solicitará el certificado migratorio en el caso de que la

información del portal web Dato Seguro se encuentre desactualizado.


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Actividad 5

El analista de becas con las copias de los documentos originales

que sustentan a la matriz de manutención y liquidación financiera

procede a generar el informe técnico de liquidación financiera y

enviará al Coordinador de Control previo para la respectiva revisión

de la matriz de manutención, matriz de liquidación financiera e

informe técnico de liquidación financiera (Ver Anexo 3 y 3.1, según

sea el caso).

Actividad 6

El Coordinador - control previo revisará la matriz de manutención,

liquidación financiera, las copias de los documentos habilitantes y el

informe técnico de liquidación financiera en la cual debe asegurar que

los cálculos matemáticos y la consistencia de saldos sean coherentes

versus los documentos de soporte.

Si el informe técnico y las matrices son correctas el Coordinador –

control previo sumilla los productos e ir a la actividad 7.

Si la documentación justificativa no es correcta, se debe registrar

las observaciones de corrección en la matriz de control (Ver anexo

7), información que debe ser notificada al analista de becas para las

correcciones respectivas, además debe reportar al finalizar el mes

la matriz de control consolidada a la unidad de procesos y mejora

continua. Y regresar a la actividad 2.

Actividad 7

El analista de becas debe revisar si existen saldos pendientes en la

liquidación financiera. Si no existen valores o saldos pendientes en laliquidación financiera ir a actividad 9.


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Si existen saldos pendientes en la liquidación financiera a favor del

becario/a, se debe enviar el Informe Técnico de Liquidación con las

matrices respectivas y documentos habilitantes como insumo, para

realizar el proceso de Desembolso y termina el proceso hasta que

se cancele los saldos pendientes al becario.

Si el valor o saldo es a favor del IFTH ir a la actividad 8.

Actividad 8

El analista de becas es el encargado de realizar la notificación por

oficio especificando monto y cuenta bancaria institucional. (Cuenta

corriente # 7623437 del Banco del Pacíco a nombre del Instituto de

fomento al Talento Humano con número de RUC 1768181740001)

Las partes involucradas: IFTH y Becario dispondrán de 45 días plazo

para realizar la liquidación financiera en la cual se aceptará por una

sola vez documentación adicional por parte del becario.

En caso de recibir documentación adicional por parte del becario

regresar a la actividad 2.

En caso de no tener documentos adicionales y si no se cuenta con

respuesta del becario se debe realizar dos notificaciones formalesadicionales mediante oficio “Quipux”, cada una con un tiempo de

espera de 15 días plazo cada uno (Ver anexo 9).

Si el becario realiza el depósito ir a la actividad 9.

Si el becario no realiza el depósito a favor del IFTH ir a la actividad

8.1.


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Actividad 8.1

Si después de la tercera notificación enviada y transcurridos 15 días

plazo, el becario no cumple con el depósito, el analista de becas procede

a realizar el informe técnico de incumplimiento mediante el cual se

expone ante el CIBAE ó Comité de Becas del IFTH el incumplimiento de

obligaciones financieras, para realizar este informe técnico el Analista

dispone de 48 horas, posterior a su pronunciamiento si el becario aún

no paga el valor notificado finalizar el proceso e inicia el proceso de

COACTIVAS.

Actividad 9

El analista de becas archiva las copias de matriz de manutención,

liquidación financiera e informe técnico de liquidación financiera en el

expediente para tenerlo actualizado.

El analista de becas elabora el borrador de memorando, mediante el

cual se solicita la emisión del Certificado de no adeudamiento (Ver anexo

4), documento que es generado por la Gerencia Regional y dirigido a

la Gerencia Financiera, una vez que los valores de financiamiento de la

beca se encuentren liquidados.

Al memorando se debe adjuntar todas las copias de los documentos

habilitantes, como el data screen (print de pantalla) obtenidos del

sistema DELTA o PUSAK sumillado por el Coordinador de Control

Previo. El certicado se lo solicitará mediante Quipux.

Actividad 10

El gerente regional firma el memorando de forma digital dentro del

sistema Quipux, para ser enviado a Gerencia Financiera


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Gerencia Financiera procede con el análisis de liquidación financiera y

emisión de certificado de no adeudamiento al IFTH, este último a través

de Quipux en un plazo no mayor a 2 días laborables (Ver anexo 5)

Actividad 11

El analista de becas recepta el certificado de no adeudamiento emitido

por Gerencia Financiera del IFTH, con el fin de que se notifique por

correo electrónico al becario el retiro del documento.

El analista de becas debe entregar el certificado de no adeudamiento del

IFTH al becario, mediante el cual se indica que el becario no mantiene

deudas con dicha Institución.

Si el programa de beca es internacional finaliza el proceso de liquidación

financiera.

Si el programa de beca tiene destino nacional o complemento a la

cooperación internacional: ir a la actividad 12

Actividad 12

(Nota importante: El procedimiento que se describe en el presente

documento a partir de la actividad 12 aplica solo a programas de becas nacionales o de cooperación internacional, el proceso para

programas de becas internacionales se detalla en el proceso de

Compensación y Acta de fniquito)

El analista de becas realiza el acta de finiquito (Ver anexo 6) según el formato

emitido por Gerencia de Asesoría Jurídica para que se fnalice la beca.

El acta de finiquito debe contener todos los datos del becario y rubros

cancelados a lo largo de su período de estudios. Y se envía por correo


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electrónico a la Gerencia de Asesoría Jurídica o al Delegado de la misma

en regional para su revisión en un plazo no mayor a un día laborable, yenvía mediante correo electrónico al gerente de la regional.

Actividad 13

El gerente de la regional recepta el Acta de finiquito sumillada por la

Gerencia de Asesoría Jurídica y procede a rmarla para enviarla al

Analista de becas.

Actividad 14

El analista de becas notifica mediante correo electrónico institucional

el retiro del acta de finiquito de forma inmediata por parte del Becario.

(Ver Anexo 11).


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10. Indicadores (analistas) :

11. Controles:

• Diagrama de ujo

• Indicadores de gestión

• Reportes de monitoreo del Coordinador de Control Previo

• Informes de Gerencia Financiera

12. Documentos

N° Código VersiónNombre

del

Documento

Responsable

del

Documento

Tipo de

documentoDisposición

1 0

Procedimiento

de liquidación

financierade becas

Gerente

Regional

Físico

y Digital

Unidad de

Procesos y

Mejora Continuadel IFTH

http://programasbecas.educacionsuperior.gob.ec/wp-content/uploads/2015/11/10-indicdores.png


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13. Registros

N° Código Versión Versión

Nombre del

Registro

Tipo de

RegistroRetención Disposición

1 0Formato de

matriz de

manutención

Digital Analista

de becas

Unidad de

Procesos y

Mejora Continua

del IFTH

2 0

Formato de

matriz de

liquidación

financiera

Digital Analista

de becas

Unidad deProcesos y

Mejora Continua

del IFTH

3 0

Formato de

informe técnico

de liquidación

ºfinanciera

Digital Analista

de becas

Unidad de

Procesos y

Mejora Continua

del IFTH

4 0

Texto de

memorando de

solicitud de

certificado de

no adeudamiento

Digital Analista

de becas

Unidad de

Procesos y

Mejora Continua

del IFTH

5 0Formato de

certificado de

no adeudamiento

Digital Analista

de becas

Unidad de

Procesos y

Mejora Continua

del IFTH

6 0Formato de

acta de finiquitoDigital

Analista

de becas

Unidad de

Procesos y

Mejora Continua

del IFTH


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