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Instructivo Gestión de Producto o Servicio No Conforme 127-INSVM-01

Versión 01

Vigente desde: 29/12/2017

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Proceso VERIFICACIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO Procedimiento o Documento: Identificación Y Control De Producto Y/O Servicio No Conforme

INSTRUCTIVO

GESTIÓN DE

PRODUCTO O

SERVICIO NO

CONFORME DADEP-2017

“Lo que no se define, no se puede

medir.

Lo que no se mide, no se puede

mejorar

Lo que no se mejora, se degrada

siempre.”

Lord Kelvin


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Tabla de contenido

1. 1.OBJETIVO ............................................................................... 3

2. 2.ALCANCE ................................................................................ 3

3. 3.DEFINICIONES ........................................................................... 3

4. 4.SIGLAS ................................................................................... 4

5. 5.TIPOLOGIA DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME YSU RESPECTIVO TRATAMIENTO 4

5.1 PROCESO INVENTARIO GENERAL DEL ESPACIO PÚBLICO Y BIENES FISCALES. .................................. 4

5.1.1 En los productos y /o sub-productos: actuaciones administrativas, Certificaciones y

Conceptos: .............................................................................................................................................................. 5

5.1.2 En el producto y /o sub-productos: Estudio de títulos:.............................................................. 5

5.1.3 En el producto o servicio Informe de Estudio técnico-jurídico ................................................. 6

5.1.4 En el producto o servicio Inventario General de Espacio Público y Bienes Fiscales

(componentes alfanumérico y geográfico). .................................................................................................... 6

5.1.5 En el servicio o producto Registros topográficos: ........................................................................ 7

5.2 PROCESO DE DEFENSA DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO DISTRITAL .............................................. 8

5.2.1 En los productos-servicios y/ o sub-productos o servicios: información acerca de los

bienes fiscales y bienes de uso público, espacio público restituido: ...................................................... 8

5.3 PROCESO DE ADMINISTRACION DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO DISTRITAL ................................ 9

5.3.1 Servicio información acerca de la administración de los bienes fiscales y bienes de uso

público: 9

5.3.2 En el servicio bienes de uso público y fiscales administrados directamente: .................... 10

6. 6.TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME ...................... 10

7. 7.ANALISIS ................................................................................. 12


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1. OBJETIVO

Tipificar y documentar los criterios para la identificación, tratamiento y el registro para asegurar

trazabilidad y el análisis de los productos o servicios no conformes de la Defensoría del Espacio Público.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación del producto o servicio no conforme por parte del líder del proceso o su delegado

para realizar las actividades de control de calidad y termina con el seguimiento a las acciones

implementadas para evitar que se no se vuelvan a presentar.

Este instructivo aplica para que los productos o servicios de los procesos misionales identificados en el

mapa procesos.

3. DEFINICIONES

PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME: Aquel que no cumple con los requisitos de ley, inherentes o de

la entidad de y de clientes y/o usuarios, y que se identifican antes de su entrega o prestación.

TRATAMIENTO DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME: Acción tendiente a prevenir el o entrega no

intencional de un producto o servicios no conforme.

CORRECION: Acción tomada para eliminar una no conformidad real y la reparación o ajustes a realizar

al producto o servicio son de forma y no afecta la integridad del producto.

REPROCESO: Acción tomada para eliminar una no conformidad real y la reparación o ajustes a realizar

al producto o servicio son de fondo y genera cambios importantes en el producto o servicio.

CONCESION: Autorización para utilizar o liberar un producto o servicios que no es conforme con los

requisitos.

LIBERACION: Autorización para continuar con la siguiente etapa del servicio.

TIPOLOGIA DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME: Grupo de rasgos diferenciadores que se agrupan

de acuerdo con el incumplimiento de uno varios requisitos.


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4. SIGLAS

5. TIPOLOGIA DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Y SU

RESPECTIVO TRATAMIENTO

5.1 PROCESO INVENTARIO GENERAL DEL ESPACIO PÚBLICO Y BIENES FISCALES.

• Producto o servicio conformeCO

• Producto o servicios No conformeNC

• ReprocesoREP

• CorrecciónCOR

• ConcesiónCON

• Sistema de información del Departamento Administrativo de la Defensoria del Espacio Público.SIDEP

• Sistema de gestión documental del Departamento Administrativo de la Defensoria del Espacio Público.ORFEO


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5.1.1 En los productos y /o sub-productos: actuaciones administrativas,

Certificaciones y Conceptos:

Se identificaron las siguientes tipologías de producto o servicio no Conforme y

sus respectivos tratamientos.

5.1.2 En el producto y /o sub-productos: Estudio de títulos:


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5.1.3 En el producto o servicio Informe de Estudio técnico-jurídico

5.1.4 En el producto o servicio Inventario General de Espacio Público y

Bienes Fiscales (componentes alfanumérico y geográfico).


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5.1.5 En el servicio o producto Registros topográficos:

Las tipologías establecidas son:


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5.2 PROCESO DE DEFENSA DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO DISTRITAL

5.2.1 En los productos-servicios y/ o sub-productos o servicios: información

acerca de los bienes fiscales y bienes de uso público, espacio público

restituido:

Se establecieron las siguientes tipologías de productos o servicios no conformes con

su respectivo tratamiento.


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5.3 PROCESO DE ADMINISTRACION DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO DISTRITAL

5.3.1 Servicio información acerca de la administración de los bienes fiscales y

bienes de uso público:

Se establecieron las siguientes tipologías de producto o servicio no conforme:


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5.3.2 En el servicio bienes de uso público y fiscales administrados

directamente:

La tipología establecida es:

5.3.3 Y en servicio bienes de uso público y fiscales entregados para administración indirecta: la tipología identificada es:

En la matriz de tratamiento de producto o servicio no conforme se encuentra la información

complementaria de los productos o servicios no conforme.

6. TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

No.

Instrucción Quien Lo Hace Documento o registro

6.1.-

Realizar la verificación o visto bueno de la respuesta proyectada o control de calidad

Funcionario o contratista que realiza verificación de respuesta proyectadas, control de calidad.

En ORFEO o SIDEP cuando se reasigna o se hace control de calidad.


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No.

Instrucción Quien Lo Hace Documento o registro

6.2.-

Realizar el registro en ORFEO, en el proceso de reasignación en el campo denominado comentario, y/o en el SIDEP en el campo observaciones de control de calidad, se debe anteponer a cualquier observación, las siguientes abreviaturas o códigos: Cuando es conforme las letras: “CO” - y luego

las instrucciones correspondientes o

pertinentes. Ejemplo: Cuando el oficio

proyectado es conforme se debe escribir:

CO – “imprimir y enviar o la información pertinente para el siguiente paso del proceso”.

Funcionario o contratista que realiza verificación de respuesta proyectadas, control de calidad

En ORFEO o SIDEP cuando se reasigna o se hace control de calidad

6.3.-

Cuando el producto o servicio presenta no

conformidad, se debe anteponer las letras:

“NC”- Código de la tipología de no conformidad

de acuerdo con la tabla establecida” - las tres

(3) primeras letras de los tipos de acciones a

aplicar; todo en letra mayúscula sostenida.

Ejemplo: Cuando no es conforme por: Imprecisiones en el sustento jurídico, se debe escribir: NCO-02-REP - xxx nnnn bbb. Cuando no es conforme por cumplimiento de términos, se debe escribir: NCO-07-CON- xxx nnn bbb

Ver siglas

Funcionario o contratista que realiza verificación de respuesta proyectadas, control de calidad

En ORFEO o SIDEP cuando se reasigna o se hace control de calidad


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7. ANALISIS

Analizar mensualmente la ocurrencia y tendencia del producto no conforme generado a partir de los

registros, y generar las acciones correctivas o preventivas necesarias.

Presentar informe trimestral a la Oficina Asesora de Planeación, las estadísticas y análisis de las causas

generadoras del producto no conforme, así como, las acciones correctivas o preventivas implementadas

para su no repetición.

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