1

ActiviteitenHoe plan ik activiteiten via de agenda?

Instructie

2

1. Wat?2. Instructie

Inhoud

3

Verschillende vormen van plannen: activiteiten

In de Qsuite kennen we verschillen vormen van ‘plannen’. We kunnen individuele contactmomenten plannen, één op één of in een route (door de wijk). Daarnaast kunnen we ook activiteiten (trainingen, groepsbijeenkomsten), interne overleggen én diensten plannen. In deze instructie gaan we in op het plannen van de activiteiten. Deze functie moet aan jouw rol zijn toegewezen. Als dat zo is, krijg je de activiteitenagenda in Mijn Menu en kan je er in kijken en werken.

Wat

4

1 Activiteitenagenda openen

Instructie

1. Ga naar jouw persoonlijke pagina (Mijn Menu) en kies voor de knop Taken en agenda (of zoiets dergelijks). Daaronder staat dan ‘activiteiten plannen en registreren’. Klik daarop en de activiteitenagenda verschijnt.

2. Je komt altijd binnen op ‘vandaag’. Deze dag is geel, de andere dagen zijn wit.

3. Je kunt kiezen voor een dagweergave of een weekweergave.

5

2 Activiteitenagenda inzien

Instructie

1. Kies de dag (of week) die je wilt bekijken.

2. Zet de weekweergave aan voor een beter overstijgend overzicht en zet de dagweergave aan voor een meer gedetailleerd overzicht op één dag.

3. Klik rechtsbovenin op het kalendertje om snel naar een andere dag te kunnen gaan.Je kiest dan de dag waar je wat op wilt zien.

6

3 Een activiteit kiezen

Instructie

1. Kies de dag waarop je iets wilt plannen.Doe dat altijd eerst. Wanneer je dit vergeet en eerst de andere gegevens invult, en daarna de datum aanpast, dan verdwijnen de eerder ingevulde gegevens weer.

2. Kies nu de activiteit. Alleen activiteiten die geldig zijn (startdatum voor vandaag en einddatum na vandaag) worden getoond.

3. Kies dan ook de klanten en/of de medewerkers die bij de activiteit worden ingepland. Het kunnen er één of meer zijn. Je krijgt de hele lijst met alle klanten met een actueel dossier én alle medewerkers met een actueel contract (let dus op: mis je een klant of medewerker, ga dan na of er wel een actueel dossier is en of de medewerker / vrijwilliger wel een actueel contract heeft).

7

4 Een medewerker en een klant koppelen

Instructie

1. De lijsten met klanten en medewerkers zijn lang. Om te zoeken kan je in het zoekveld beginnen met typen van een deel van een naam. Vanaf drie letters gaat het systeem dan filteren. Overigens geldt dit ook voor de lijst met activiteiten (die kan immers ook lang zijn).

2. Je hoeft geen medewerkers en klanten te koppelen. Bij een interne activiteit horen helemaal geen klanten. Nu kan je ze nog wel koppelen, maar we doen later een aanpassing dat dit veld dan helemaal verdwijnt op het moment dat je een interne activiteit koppelt.

3. Koppel je geen klanten of medewerkers, dan kan er bijvoorbeeld op een later moment (al dan niet via de website) worden ingeschreven op deze activiteiten.

8

5 Tijden invoeren

Instructie

1. Een activiteit vindt op een tijdstip plaats. Van… tot… uur.

2. Vul een starttijd in en vul een eindtijd in door te klikken op het klokje.

3. Kies eerst het uur (in de binnenste ring tot 12 uur en in de buitenste ring na 12 uur en tot 00 uur) en daarna de minuten.

4. Wanneer deze activiteit eenmalig is, of niet gestructureerd wordt herhaald, dan kan je nu op ‘inplannen’ klikken (groene knop).

9

6 Herhaalfunctie gebruiken

Instructie

1. Wanneer activiteiten wel herhaald kunnen worden, zet dan een vinkje onder het woord ‘herhalen’.

2. Kies voor de termijn waarbinnen de activiteit herhaald moet worden.

10

7 Herhalen per dag

Instructie

1. Kies voor de optie ‘herhalen per dag’.

2. Wanneer de actie iedere dag herhaald moet worden, kies dan voor ‘iedere 1 dagen’.

3. Wanneer dat om de dag is, kies iedere 2 dagen.

4. Enzovoorts5. Vul een einddatum of een aantal

maal in door het bolletje aan te klikken bij de optie van je keuze.

6. Vul dan het aantal keren in. 7. Het is belangrijk een einddatum

of een aantal maal in te vullen, omdat de database niet vol kan lopen met oneindige activiteiten.

11

8 Herhalen per week, maand, kwartaal, jaar

Instructie

1. Bij de andere frequenties werkt het op dezelfde manier als bij de dag-herhaling.

2. Kies voor de gewenste optie.3. Wanneer de actie bijvoorbeeld iedere week herhaald

moet worden, kies dan voor ‘iedere 1 weken’.4. Wanneer dat om de week is, kies iedere 2 weken.5. Enzovoorts6. Vul een einddatum of een aantal maal in door het

bolletje aan te klikken bij de optie van je keuze.7. Vul dan het aantal keren in. 8. Het is belangrijk een einddatum of een aantal maal in

te vullen, omdat de database niet vol kan lopen met oneindige activiteiten.

12

9 Toevoegen verdere gegevens

Instructie

1. Verder heb je de mogelijkheid om bij een activiteit nog een locatie (open tekst), een toelichting en eventueel een aantal kilometers toe te voegen.

2. Is er iets bijzonders bij juist deze geplande activiteit? Is het aantal kilometers relevant? Of de locatie? Gebruik deze velden dan; ze worden bij de publicatie van de activiteit getoond.

3. Wanneer je een toelichting invult en je herhaalt de activiteit, dan wordt deze toelichting bij iedere activiteit in deze reeks toegevoegd. Wanneer je dat niet wilt, dan kan je de toelichting leeg laten in de reeks en deze reeks wel plannen. Vervolgens kan je de afzonderlijke activiteiten binnen de reeks openen en dan bij iedere individuele activiteit een aparte toelichting toevoegen.

13

10Bekijk na het plannen de kleur

Instructie

1. Na het inplannen krijgt de activiteit een kleur. Bekijk of dat klopt.

2. Let op; een indirecte activiteit krijgt nu nog de kleur ‘rood’, omdat er geen klanten gekoppeld zijn, maar dat moet natuurlijk niet. Deze aanpassing volgt nog.

3. In andere slides komen we verder op deze kleuren terug.

Signalering kleuren in de activiteitenagendaRood Activiteit staat in agenda, maar er zijn nog helemaal geen medewerkers

aan gekoppeld en/of helemaal geen klanten.

Blauw Activiteit staat in agenda, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld binnen het minimum en maximum, maar de datum is nog niet geweest dus registratie is nog niet van toepassing.

Oranje Activiteit is gepland, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld, maar de activiteit is niet doorgegaan.

Geel De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), maar de activiteit is nog niet geregistreerd

Groen De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), en de activiteit is wel geregistreerd

Symbolen Er worden nog symbolen aan de activiteiten toegevoegd voor extra duidelijkheid

14

11 Wijzigen van een geplande activiteit

Instructie

1. Wil je een activiteit wijzigen, klik dan op de activiteit in de agenda. Let op, activiteiten kunnen alleen gewijzigd worden in de centrale activiteitenagenda. Dat is de bron; de activiteiten die vanuit hier worden gepubliceerd in de individuele agenda’s zijn hier kopieën van.

2. Heb je op de activiteit geklikt, dan opent zich een pop-up.

3. Klik op het blauwe tabje ‘wijzigen’.4. Wijzig één of meer van de velden

die je daar ziet.5. Klik op opslaan.

15

11 Wijzigen van een geplande activiteit

Instructie

1. Is de activiteit geen onderdeel van een reeks (niet met de herhaalfunctie gepland), dan pas je de gegevens aan en klikt op opslaan.

2. Wanneer de activiteit wel onderdeel is van een reeks, dan zie je dat hier.

3. Wil je dan wijzigen, dan krijg je dit schermpje.

4. Kies voor één van de blauwe knoppen. Bij alleen deze activiteit wordt alleen de geselecteerde activiteit gewijzigd.

5. Bij de hele reeks worden alle activiteiten in de reeks gewijzigd en bij ‘alle opvolgende activiteiten’ dan wordt de huidige activiteit én worden de daarop volgende activiteiten gewijzigd tot het einde van de reeks.

16

12Verwijderen van een geplande activiteit

Instructie

1. Bij het verwijderen, werkt het net zo.

2. Klik op de activiteit en klik op de rode knop verwijderen.

3. Is de activiteit geen onderdeel van een reeks, dan verdwijnt alleen deze activiteit uit de agenda.

4. Is de activiteit wel onderdeel van een reeks, dan kies je ook hier weer of de hele reeks, de reeks vanaf nu of alleen de huidige activiteit verwijderd moet worden.

17

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies

18

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies

19

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies

20

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.