1

Instructie

Versie 1.0., juli 2015

Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen?

2

Inhoud

1. Wat?

2. Instructie

3

Wat?Klantdossier aanmaken en toewijzen

Iedere klant in het de Qsuite heeft zijn eigen dossier. In het dossier kan je zaken vastleggen, gegevens bewaren, gegevens inzien etc..Voordat je in een dossier kunt werken, moet deze zijn aangemaakt en moet je rechten hebben om het dossier te kunnen inzien. Zodra dat geregeld is, kan je in het dossier en aan de slag gaan. Er moeten verschillende stappen worden ondernomen om het dossier goed aan te maken en toe te wijzen aan die medewerkers die het dossier mogen inzien.

4

Aanmaken en toewijzen1. Als een nieuw dossier

moet worden aangemaakt, dan kan dat gedaan worden door degene die daarvoor de rechten heeft en de knop ‘Beheer’ ziet in de grijze balk.

2. Klik op Beheer en op Klanten – Klanten.

3. Je komt in de overzichtslijst van de bestaande klant. Maak een nieuwe klant aan door op de knop ‘nieuwe klant’ te klikken of wijzig klantinstellingen door op het grijze knopje ‘bewerken’ te klikken.

4. Voordat je een nieuwe klant aanmaakt, controleer of deze niet al bestaat. Vul daarom eerst even (een deel van) de naam in in het zoekveld. Toch foutje gemaakt? Stuur een berichtje via de knop ondersteuning naar de servicedesk.5. Vul de klantgegevens in, of

wijzig ze. Doorloop de volgende stappen:

1

5

Aanmaken en toewijzen1. 1. Vul de naam in.2. Vul in of men evt

toestemming geeft. Het effect van een vinkje hier is dat in toetsingen op klantdossier in het systeem de naam van de klant vermeld wordt. Geen vinkje, dan worden de gegevens anoniem verwerkt.

3. Hoofdverantwoordelijke medewerker: deze is eindverantwoordelijk voor het dossier. De klant hoort via deze medewerker ook bij het team / afdeling waar de medewerker onderdeel van is.

4. Ken het best passende klantprofiel toe. Aan de hand van het profiel wordt het dossiermenu opgebouwd en worden signalen gestuurd.

5. Kies eventueel een klant die aan deze klant verwant is. Je maakt nu een systeemdossier.

6. Vul eventueel nummers in.

7. Klik op opslaan.

7. Ga naar de knop ‘toewijzen medewerker’ en vink de medewerkers aan die recht hebben om dit dossier in te zien.8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’ en je gaat het dossier in.

9. Vul nu nog als laatste de data in zorg in en de startdatum van de planning. Deze planning activeert de acties die in het dossier gedaan moeten worden. Vanaf deze startdatum gerekend zal de Qsuite signalen gaan afgeven voor het invullen van metingen.

2

6

Aanmaken en toewijzen3 In één keer voor het team of de

afdeling?

1. Je kunt ook de Qsuite voor jou de klanten aan alle medewerkers in één team laten toewijzen. Dat scheelt je een extra handeling in het aanmaken van de dossiers.

2. Zorg ervoor dat je onder Beheer – Instellingen een vinkje zet bij ‘Klanten automatisch toewijzen aan medewerkers van een afdeling’.

3. Staat het vinkje aan dan kijkt de Qsuite naar de eerst verantwoordelijk medewerker die je hebt gekozen bij de klant. De Qsuite weet van deze eerst verantwoordelijke medewerker bij welk team of welke afdeling hij of zij hoort.

De Qsuite zal dan de klant toewijzen aan alle medewerkers van dit team. Hierdoor hoef je deze instelling zelf niet meer goed te zetten. Let wel op dat je nadenkt over of inderdaad wel iedereen inzage moet hebben. Zo niet, zet dan toewijzingen weer uit. Dit in het kader van de bescherming van de persoonsgegevens.

7

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

8

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

9

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.