1

Instructie

Versie 1.0., juli 2015

Hoe kan ik binnen de Qsuite communiceren?

2

Inhoud

1. Wat?

2. Instructie

3

Wat?

Communicatie is van groot belang. Van levensbelang soms. Zonder communicatie kunnen we ons werk niet doen. We werken immers in teams en we werken met mensen.Toch moet de communicatie in de zorg veilig zijn. Zorg gaat over persoonlijke aangelegenheden en valt daarmee onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. In de Qsuite voldoen we aan alle standaarden die met die wet te maken hebben. Zo zijn de persoonsgegevens in de Qsuite extra beveiligd door de token die je met het inloggen moet gebruiken. Belangrijk is het dus dat wanneer je met en over de klant communiceert, dat dit veilig gebeurt. Niet per mail, maar binnen de Qsuite zelf. Je ontkomt er niet altijd aan, maar wees je ervan bewust dat je geen persoonlijke gegevens per mail mag zenden. In de Qsuite hebben we verschillende oplossingen voor communicatie.

4

Communiceren

1. Communiceren kan met en over je klant in de rapportage en de rapportage voor het Multi-disciplinair overleg in het klantdossier. Wanneer jouw organisatie gebruik maakt van de mobiele variant van de Qsuite, en jouw klant heeft ook toegang, dan kan je ook echt samen rapporteren. Wees je er altijd van bewust – ook al heeft de klant niet direct toegang – dat je altijd in het dossier van de klant werkt. Denk na over je formuleringen.

1 Deel een rapportage met je team

5

Communiceren

1. Wanneer er in jouw team een rapportage gedeeld is, dan verschijnt er een melding op je scherm. Waar je ook aan het werk bent in de Qsuite, overal zie je met icoontje met het belletje bovenin (behalve op de startpagina, je moet wel in een werkdossier zijn).

2. Klik op het belletje en je ziet een lijstje met notificaties verschijnen. Hierin komen meer herinneringen, maar dus ook een signaal dat er een rapportage met je gedeeld is.

2 Bekijk of je een rapportage gedeeld hebt gekregen

6

Communiceren

1. Ga je met je muis over de zwarte regel met tekst dan zie je een link verschijnen. Klik daarop en je gaat meteen naar de lijst met gedeelde rapportages. Open vanaf hier de rapportage. De informatie is niet met één druk op de knop beschikbaar, omdat het ivm de veiligheid van de persoonsgegevens niet direct zichtbaar mag zijn.

2. Klik op de blauwe knop ‘archiveren’ om je herinnering uit de lijst te halen.

3. Heb je de rapportage met meerdere afdelingen gedeeld, dan krijgen collega’s die ook op meerdere afdelingen werken het bericht één keer binnen – via de afdeling van waar de medewerker die rapporteert – eerst verantwoordelijke is.

3 Bekijk de rapportage

7

Communiceren

1. Communiceren kan met je collega’s kan door je collega’s een (mail)bericht te zenden vanuit jouw eigen medewerkersdossier. Het werkt net als een mailprogramma. Je kunt een bericht zenden aan alle medewerkers die een dossier hebben in de applicatie en een account hebben. Zonder account kunnen ze namelijk zelf de berichten niet inzien, omdat ze niet kunnen inloggen.

2. Omdat de mails binnen de Qsuite en daarmee binnen de beveiligde omgeving zijn, kan hier wel veilig informatie mee gedeeld worden.

4 Stuur een berichtje

8

Communiceren

1. Ook bovenin je balk zie je bij het envelopje nu of je een berichtje hebt gekregen.

2. Klik op het envelopje en er opent zicht een lijstje met ongeopende berichten en een link naar al je berichten.

3. Je kunt uiteraard een antwoord zenden; dat is altijd leuk!

5 Bekijk of je een berichtje hebt

9

Communiceren

1. Verder is er binnen een team een discussiepagina. Kennis delen en uitwisselen is hier mogelijk. Een forum, zeg maar.

2. Er zijn dingen die je bespreekt binnen je teamoverleg, maar meer praktische zaken zijn op deze manier al snel met elkaar te delen.

6 Plaats iets op het forum

10

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

11

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

12

Het wordt nóg mooierWe hebben nog meer functionaliteiten voor je gepland, waardoor dit onderdeel nog verder zal verbeteren. Wat we gaan doen?1. We gaan nieuwe reacties en nieuwe discussies in het

forum ook bovenaan je pagina tonen, zodat je snel kan zien of er nieuwe reacties zijn.

2. We gaan het mogelijk maken om op meerdere plekken in je klant- en medewerkersdossier een berichtje te kunnen zenden met daarbij een link naar een belangrijk item. Bijvoorbeeld een rapportage of een evaluatie van een doel. Je kunt dan gericht mailen aan iemand die ook toegang heeft tot de Qsuite. Bij de uitrol van de mobiele website onder bijvoorbeeld klanten zelf is dit een handige functionaliteit. Je deelt dan gericht met één of meerdere personen en niet persé met het hele team (zoals je nu de overdracht doet).

3. We gaan het mogelijk maken om berichten die je met of over de klant hebt gedeeld via berichten ook in het klantdossier op te slaan.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

13

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.