1

DocumentenHoe gebruik ik de project-documentatie?

Instructie

2

Verschillende vormen van documentenIn de Qsuite kunnen we op verschillende manieren documenten beheren. We kunnen documenten beheren op het niveaus van de dossiers en daarin zowel documenten uploaden als downloaden.We kunnen documenten publiek publiceren en dynamisch beheren in het documentenbeheerssysteem.Én we kunnen documenten met elkaar delen in een afgeschermde map en meer statisch beheren. Dat doe je bij de projectdocumentatie en daarover gaat het in deze les: hoe gebruik je de projectdocumentatie?

Wat

3

De indeling ziet er dus zo uit:

Klant Medewerker

1. Archiveren2. Downloaden uit dossier

1. Archiveren2. Downloaden uit dossier

Organisatie

1. Archiveren en delen

2. Archiveren en (selectief)afschermen

3. Downloaden uit dossier

4. Kennis delen en voorbeelden gebruiken

5. Beheren eigen documenten

6. Beheren info van buiten

7. Nieuws en communicatie

Wat

4

Deze projectdocumentatie vind je onder de Kennisbank – Rapporten:

Wat

Zie je deze Rapporten niet staan? Dan is de licentie niet geactiveerd. Neem dan contact op met de servicedesk.

5

1 Bepaal of de projectdocumentatie je kan ondersteunen

1. Tijdens het inrichtings- en implementatieproces van de Qsuite gebruiken we deze projectdocumentatietool.

2. In de starterskit die je bij je account hebt ontvangen, lees je er meer over.

3. Voor de inrichting en implementatie van de Qsuite is een map aangemaakt waarin de leden van het kernteam deel hebben.

4. Alle projectdocumentatie welke nodig is in deze fase geven we hier een plaats. Je maakt zo al kennis met de mogelijkheden van dit deel van de applicatie.

5. Je kunt de functionaliteit ook voor eigen projectmatige taken gebruiken. Voordelen? Alle documentatie altijd gebundeld gearchiveerd. Geen gezoek in mails meer. Eén vaste plaats, één archief. Rechtstreekse communicatie met iedereen die toegang heeft. Goede afscherming op rolniveau. En bovendien: het draagt bij aan het effectief en gestandaardiseerd werken.

Instructie

6

2 Stel de map en de toegang vast

1. Bepaal eerst wat de inhoud van je project is en welke indeling van de mappenstructuur hier het beste bij zou passen.

2. Bekijk vooral dan in processen en in chronologische volgorde hiernaar: wat komt eerst en wat komt daarna?

3. Klik op Rapporten en klik op ‘Map maken’.

Instructie

7

3 Ken de rechten toe en maak submappen

1. Geef de map een passende naam. Ons advies is om er een dubbele nummering voor te plaatsen. Mappen worden namelijk op alfabetische volgorde geplaatst. Met de nummers kan je zelf de volgorde bepalen.

2. Geef aan wie er inzage mogen hebben in de map: iedereen of alleen mensen met een bepaalde rol?

3. Klik de rollen aan die inzage mogen hebben.

4. Vervolgens kan je op dezelfde manier de submappen maken. gebruik ook hier weer nummering. De submap krijgt standaard de rechten van de bovenliggende map, maar deze kan je aanpassen op het niveau van de submap.

Instructie

8

4 Upload documentatie

1. Klik op ‘bestand uploaden’ en je krijgt dit scherm:

2. Klik op Bestand toevoegen en zoek op jouw pc het bestand dat je wilt uploaden.

3. Schrijf er vervolgens een bericht bij en klik op ‘sla bestand op’. Je bestand wordt nu geüpload.

4. Je begeleidend schrijven wordt zichtbaar bij het bestand. 5 regels worden standaard getoond. Klik op ‘lees meer’ om het hele bericht te bekijken.

Instructie

9

5 Op de hoogte blijven

1. Wanneer er een bestand (met of zonder een bericht) is geplaatst, dan ontvangen alle deelnemers van een groep een mailbericht. Zo is iedereen op de hoogte van nieuwe toevoegingen in de map en eventuele acties die daarop moeten worden genomen.

2. Via de link ben je direct bij het nieuwe bestand in de juiste map.

Instructie

10

Hoe kunnen we verder helpen?Heb je meer vragen?

Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.

11

De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door de Novire, kenniscentrum. Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy. De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.