1

ActiviteitenHoe bewaak ik de processen m.b.v. de activiteiten?

Instructie

2

1. Wat?2. Instructie

Inhoud

3

Verschillende vormen van plannen: activiteiten In de Qsuite kennen we verschillen vormen van ‘plannen’. We kunnen individuele contactmomenten plannen, één op één of in een route (door de wijk). Daarnaast kunnen we ook activiteiten (trainingen, groepsbijeenkomsten), interne overleggen én diensten plannen. In deze instructie gaan we in op het beheren van de activiteiten. Sommige activiteiten kunnen met elkaar een proces vormen. Het proces kan vervolgens bewaakt worden op een planbord. Hier gaat het in dit onderdeel over. In deze slides leggen we uit hoe je van activiteiten en kenmerken processen maakt.

Wat

4

ProcessenWe kunnen in een organisatie allemaal verschillende processen ontwaren. Processen zijn activiteiten die we in een bepaalde volgorde uitvoeren. De uitvoering en opvolging van deze stappen kan je bewaken door ze als activiteiten te plannen én de activiteiten na elkaar in een logische volgorde te plaatsen.

WatKennismaking

Offerte

Overeenkomst

Workshop 1

Inrichten

Testen

Opleveren

Kennismaking

Intake

Overeenkomst

Dossier aanmaken

Training

Sollicitatie

Overeenkomst

Inwerken

Training

Evaluatie

Einde proeftijd

Functionerings-gesprek

MedewerkersprocesVrijwilligersprocesInrichting Qsuite

5

PlanbordIeder proces – dat weer bestaat uit een aantal processtappen – vorm zo zijn eigen planbord.Iedere processtap kan één of meerdere activiteiten bevatten. Die activiteiten kunnen onder de processtap worden gepland en het planbord bewaakt of de activiteit is gepland en/of uitgevoerd.

Wat

Kennismaking Offerte Overeenkomst

Op dit moment is het invullen van de planning volledig vrij. Iedere activiteit plan je zelf in. We onderzoeken de wens om in de toekomst tussen de stappen ook vaste termijnen te hangen, zodat de activiteiten per processtap ook automatisch gepland kunnen gaan worden.

6

Wat Hulp nodig?Het instellen van de processen vraagt even goed nadenken over het hoe en waarom. Je moet activiteiten en kenmerken aanmaken en deze kunnen weer samenhangen met al bestaande kenmerken en activiteiten én rapportages die je wilt genereren. Heb je advies nodig? Bel ons dan gerust even op. We denken graag met je mee.

7

1 Definieer je proces per klanttype(n)

1. Bepaal wat je proces is: welke activiteiten moeten in welke volgorde worden geplaatst om met elkaar één proces te vormen?Processen kunnen best per klanttype (klantprofiel) (en straks ook per rol van medewerkers) anders zijn. In de Qsuite heb je de mogelijkheid om processen te koppelen aan één of meerdere klantprofielen.Je kan dus wel één proces aan meerdere klantprofielen koppelen. Je kunt echter niet één klantprofiel aan meerdere processen koppelen. Dat heeft te maken met de bewaking via het planbord straks: wanneer een klant bij meerdere processen en dus op meerdere planborden voorkomt, heb je alsnog niet één overzicht over de voortgang van het proces bij deze klant. En juist daar gaat het over: in één oogopslag de voortgang van een proces bewaken.

Instructie

8

2 Definieer kenmerken als onderdelen in je planbord1. Wanneer je de

activiteiten duidelijk hebt, die je achter elkaar moet uitvoeren om een goed proces uit te voeren bij deze klant, ga dan na welke onderdelen je op het planbord wilt hebben. Moet het planbord klein en compact? Of mag het uitgebreider? Is het uitgebreider, dan moet je meer naar rechts scrollen.Iedere kolom in het planbord is een kenmerk en kan één of meerdere activiteiten in zich hebben.Wanneer je meerdere activiteiten in één kenmerk / een kolom in je planbord plaatst, dan zal het planbord straks de eerst aankomende activiteit die gepland is, tonen.

Instructie

Bundel de activiteiten dus alleen onder één kenmerk wanneer je wilt sturen op één van de activiteiten. Wil je echt op alle activiteiten sturen, maak er dan een apart kenmerk voor aan.

9

3 Maak de kenmerken aan

Instructie

1. Ga naar Beheer – Activiteiten instellingen en kies voor kenmerken.

2. Maak nu de gekozen kenmerken aan.

3. Bedenk een duidelijke naam voor het kenmerk dat kort is.

4. Het moet namelijk de lading dekken maar ook binnen 1 kolom op het planbord passen.

10

4 Maak de activiteiten aan

Instructie

1. Ga weer naar Beheer – Activiteitinstellingen en klik op Activiteiten.

2. Voeg een nieuwe activiteit toe.3. Kies het juiste kenmerk bij de

activiteit.4. Je kunt dus meerdere

activiteiten hetzelfde kenmerk geven.

5. Realiseer je dan wel dat één van deze activiteiten in het planbord zichtbaar wordt. De eerstgeplande activiteit is de activiteit die in het planbord komt te staan. Wanneer een activiteit zo cruciaal is dat er een aparte stap voor nodig is in het planbord, maak dan een apart kenmerk voor deze activiteit aan.

11

5 Maak het proces aan

1. Ga naar Beheer > Activiteiten > Activiteitenplanning.

2. Maak een proces aan en geef een passende naam. Wijs dan één of meer klantprofielen toe aan dit proces. Is het planbord op meerdere klantprofielen van toepassing? Kies deze dan nu hier.

3. Open het proces en voeg nu de kenmerken toe. Door middel van schuiven kan je ze in de juiste volgorde plaatsen. De volgorde van boven naar beneden is hoe de kenmerken van links naar rechts op het planbord worden getoond.

4. Voeg tenslotte per kenmerk de activiteiten toe die bij dit kenmerk horen. Hier kan je eventueel ook activiteiten ook niet meenemen in het planbord.

Instructie

12

6 Bekijk de resultaten op je planbord

Instructie

1. Bekijk nu of de kenmerken op de juiste manier op het planbord worden getoond.Klopt de volgorde nog niet? Wijzig die dan volgensde werkwijze in de vorige slide.

13

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies

14

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies

15

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies

16

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.