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INSTRUCCIONES PARA LA JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS
PARA MÓDULOS DE FORMACIÓN EN EMPRESAS Y
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN - SERVICIO DE PROGRAMAS MIXTOS
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1 INTRODUCCIÓN PARA LA JUSTIFICACIÓN .............................................. 3
2 DOCUMENTACIÓN GENERAL .................................................................. 4
3 DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA DE LOS GASTOS PRESENTADOS......... 6
3.1 GASTOS DE SALARIO DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES................. 6
3.1.1 COSTES SALARIALES DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES........... 6
3.1.2 SEGURIDAD SOCIAL DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES............ 6
3.2 GASTOS PERSONAL DOCENTE......................................................... 8
3.2.1 COSTES SALARIALES DEL PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO Y DE
APOYO. 8
3.2.2 SEGURIDAD SOCIAL DEL PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO Y DE
APOYO 8
3.3 GASTOS GENERALES..................................................................... 10
3.3.1 GASTOS DE PUBLICIDAD E INFORMACIÓN.............................. 10
3.3.2 SEGURO DE LA PRIMERA FASE FORMATIVA ............................ 11
3.3.3 MEDIOS Y MATERIALES DIDÁCTICOS ..................................... 12
3.3.4 AYUDAS A LA ASISTENCIA...................................................... 13
3.3.5 VIAJES FORMATIVOS DE LOS ALUMNOS ................................. 14
3.4 GASTOS COMPLEMENTARIOS........................................................ 16
3.4.1 COORDINACIÓN Y ADMINISTRACIÓN/ PROGRAMACIÓN
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ............................................................. 16
3.4.2 SEGURIDAD SOCIAL DEL PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO Y DE
APOYO 16
3.4.3 DESPLAZAMIENTOS Y DIETAS DE LOS DOCENTES................... 18
4 JUSTIFICACIÓN DE LOS PAGOS ........................................................... 20
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1 INTRODUCCIÓN PARA LA JUSTIFICACIÓN
El presente documento tiene por objeto facilitar a las entidades beneficiarias la justificación de
ayudas para Modulos de Formación en Empresas y entidades sin ánimo de lucro (en adelante
ME).
Con el fin de mejorar el proceso de justificación de las subvenciones concedidas, a continuación
se presentan algunas consideraciones sobre la documentación justificativa y los criterios de
control y verificación de los expedientes ME.
El contenido de estas instrucciones en ningún caso sustituye a la normativa aplicable - tanto
autonómica, nacional como comunitaria- donde se encuentran detallados todos los requisitos y
normas que serán de OBLIGADO CUMPLIMIENTO para la percepción de la ayuda. La misión de
este documento es únicamente la de orientar a las entidades en el proceso de justificación
dando a conocer los aspectos más relevantes en el control financiero de los expedientes.
El principal objetivo del control financiero de las ayudas es determinar que todos los gastos
imputados a la subvención son elegibles y se encuentran efectivamente pagados. Los
expedientes económicos presentados por las entidades beneficiarias deben contener toda la
documentación necesaria para verificar que la subvención concedida se ha invertido en gastos
que de manera indubitada responden a la naturaleza de la subvención y que esos gastos están
efectivamente pagados, todo ello dentro de los plazos establecidos en la normativa.
A continuación se detalla la documentación necesaria para justificar cada uno de los gastos
subvencionables. Asimismo, después de cada apartado se incluye una breve explicación sobre
los criterios de verificación y los requisitos que debe reunir la documentación justificativa en
cada uno de los casos expuestos a continuación.
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2 DOCUMENTACIÓN GENERAL
En el expediente económico no solamente deben figurar las facturas, contratos y documentos
de pago sino que esta documentación debe estar precedida por otros documentos
imprescindibles
• Resolución de concesión de la subvención: Los expedientes económicos deben
venir acompañados de una copia de la resolución de concesión de la subvención.
• Contabilidad separada: La participación en las acciones de empleo objeto de
subvención conlleva la obligación de mantener un sistema de Contabilidad Separado o
un código contable adecuado, en relación con las transacciones relacionadas con la
operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 60 d. del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de
julio de 2006. Por esta razón, en el expediente económico figurará un documento que
certifique que la entidad beneficiaria identifica claramente en la su contabilidad los
gastos objeto de subvención.
• IVA (si procede): En caso de que la entidad beneficiaria impute IVA con cargo a la
subvención deberá acreditar, mediante documento oficial, que el IVA imputado
corresponde al IVA no recuperable.
• IRPF: Las entidades beneficiarias deben acreditar el pago del IRPF mediante el Modelo
110 y 190.
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• Explicación de los criterios de reparto: A la relación de gastos imputados debe
añadirse una explicación de criterios de reparto en caso de que existan gastos
compartidos con otras acciones o, simplemente, con otras actividades de la entidad.
Para imputar los gastos a la subvención las entidades beneficiarias establecen unos
criterios de reparto en base a los cuales se determina qué porcentaje corresponde a los
gastos ocasionados por los proyectos (los gastos se han repartido según las horas
dedicadas al proyecto, según el número de actividades que desarrolla la entidad, etc).
Las entidades beneficiarias podrán escoger los criterios de repartos que consideren más
adecuados, pero estos deben ser lógicos, coherentes y estar debidamente
documentados. La explicación de los criterios de reparto no se limitará a relacionar en
base a qué variables se ha realizado la imputación de los gastos (horas, proyectos
compartidos, etc.) sino que dicha explicación debe contener la información necesaria
(cálculos, tablas, etc) para poder verificar que el porcentaje y cantidad imputada es la
correcta.
• Documentos de liquidación: El expediente económico irá precedido de los
documentos de liquidación. Modelos normalizados en los que el centro deberá detallar
los gastos imputados a la subvención.
Asimismo, la documentación del expediente de justificación presentado debe seguir el
orden fijado en el documento F61, que actuará como índice del expediente económico.
• Sello de imputación: Las facturas originales se marcarán con una estampilla,
indicando en la misma el número de expediente y el porcentaje imputado a la
subvención. El SEPECAM dispone de modelos que pueden servir de referencia a las
entidades beneficiarias.
• Valor de mercado (si procede): La Administración podrá comprobar, dentro del
periodo de prescripción, el coste así como el valor de mercado de los bienes y/o
servicios imputados a la subvención al amparo de las facultades que le atribuyen los
artículos 32 y 33 de la Ley General de Subvenciones.
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3 DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA DE LOS GASTOS
PRESENTADOS
3.1 GASTOS DE SALARIO DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES
(Máximo 320€/alumno/mes)
3.1.1 COSTES SALARIALES DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES.
• Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden
• Nóminas
• Documentos de pago de las nóminas imputadas
3.1.2 SEGURIDAD SOCIAL DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES
• TC1 (O en su defecto Recibo de Liquidaciones o justificante bancario del pago de la
Seguridad Social)
• TC2
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados están soportados por nóminas y sus correspondientes justificantes de pago.
Asimismo se comprobará que las nóminas aportadas presentan un sello de imputación
debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el cálculo de
imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado no supera los límites
expuestos en la Orden de subvención. Asimismo, se verificará que se trata de un gasto
elegible según los criterios marcados por la normativa de aplicación.
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• El contrato presentado para cada uno de los alumnos-trabajadores debe contener toda
la información necesaria para comprobar que se aplican correctamente todos los
criterios exigidos en la Orden de subvención. Es imprescindible que aparezcan los
siguientes datos:
o Duración: Fecha de inicio y finalización del contrato.
o Tipo de contrato: Los tipos de contrato establecidos para cada uno de los
alumnos deben ser los marcados por la Orden.
o Importe: En el contrato debe figurar el importe exacto del contrato para poder
verificar que la cuantía es igual o supera lo exigido por la normativa y que la
cantidad imputada no excede los límites marcados por la Orden.
• Además de documentar el gasto y el pago de estos costes, es necesario que la
documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada
uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información
necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los
justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que
hacen referencia.
En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En
el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su defecto su objeto y el
número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago,
la fecha, etc.
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3.2 GASTOS PERSONAL DOCENTE
3.2.1 COSTES SALARIALES DEL PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO Y DE APOYO.
Trabajadores por cuenta ajena
• Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden
• Nóminas
• Documentos de pago de las nóminas imputadas
Trabajadores autónomos
• Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden
• Factura/s(*)
• Documento/s de pago de las facturas imputadas.
3.2.2 SEGURIDAD SOCIAL DEL PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO Y DE APOYO
Trabajadores en por cuenta ajena
• TC1 (o en su defecto Recibo de Liquidaciones o justificante bancario del pago de la
Seguridad Social)
• TC2
Trabajadores autónomos
• Seguridad Social: TC1/15
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En todas las nóminas, facturas y Documentos de la Seguridad Social TC1 y/o TC2 debe
figurar el sello de imputación debidamente cumplimentado. En el proceso de
verificación y control se comprobará que el cálculo de imputación es correcto y que el
criterio/porcentaje aplicado es coherente con los criterios de reparto expuestos por la
entidad beneficiaria.
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• Comprobar que el personal de está validados por el SEPECAM/pertinencia del personal
de apoyo/ Director/ nº de alumnos. (Esta comprobación se realizará en base al
Informe de Validación del expediente que el SEPECAM facilita a NOVOTEC.
Las entidades no deberán aportar documentación alguna en el expediente
inicial para esta comprobación. Se ha considerado incluir este punto en las
instrucciones para ponerlo simplemente en conocimiento de los
beneficiarios).
• Los documentos de la Seguridad Social aportados por la entidad deben corresponderse
con los meses de las nóminas imputadas. Dichos documentos serán los documentos
justificativos necesarios para aceptar los costes de Seguridad Social imputados por la
entidad con cargo a dicho personal. Asimismo, en el proceso de verificación y control se
comprobará que los trabajadores por cuenta ajena figuran en el Documento de la
Seguridad Social TC2. En ningún caso será subvencionable el coste de Seguridad Social
de los trabajadores por cuenta propia, sin embargo para acreditar su condición de
trabajadores autónomos deberán presentar los documentos TC1/15.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes salariales, es necesario que la
documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada
uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información
necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los
justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que
hacen referencia.
En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las nóminas/facturas y los
documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar las nóminas o
facturas que se han pagado con cargo a dicho justificante. Asimismo, se comprobará el
nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
En caso de los pagos mediante remesas, la documentación aportada deberá incluir
además de la nómina y el justificante de pago los documentos necesarios para conocer
que el pago de la nómina del trabajador se incluye en el montante total que figura en el
justificante de pago (Ejemplo: relación de trabajadores y sus salarios sellada por el
banco en la que se detalla quienes se han pagado con cargo a dicho justificante, orden
de transferencia desglosada por trabajadores, etc.)
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3.3 GASTOS GENERALES
3.3.1 GASTOS DE PUBLICIDAD E INFORMACIÓN (Máximo un 5% de la cuantía de la subvención)
• Factura/s(*)
• Documento/s de pago
• Copia del soporte publicitario
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
de pago. Asimismo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello de
imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el
cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con
los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará
que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de
aplicación.
• Sobre los soportes publicitarios se verificará que la publicidad está exclusivamente
destinada a la captación de alumnos. Asimismo, se comprobará que figuran los
emblemas del SPECAM y la UE.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes de publicidad e información, es
necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de
auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener
toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc.
Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o
conceptos a los que hacen referencia.
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En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de
pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su
defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del
ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
3.3.2 SEGURO DE LA PRIMERA FASE FORMATIVA
• Póliza del seguro
• Documento de pago de la misma
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
de pago. Asimismo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello de
imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el
cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con
los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará
que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de
aplicación.
• La Póliza del seguro de accidentes de alumnos debe contener toda la información
necesaria para identificar que la póliza pertenece al proyecto y cumple con todos los
requisitos establecidos en la Orden.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes de seguro, es necesario que la
documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada
uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información
necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los
justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que
hacen referencia.
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En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de
pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su
defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del
ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
3.3.3 MEDIOS Y MATERIALES DIDÁCTICOS
• Factura/s(*)
• Documento/s de pago
• Contrato (si procede -Sólo en casos de alquiler-)
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
de pago. Asimismo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello de
imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el
cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con
los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará
que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de
aplicación.
Los gastos incluidos en este epígrafe comprenderán manuales, libros de texto,
herramientas, materiales de un solo uso, fungibles y consumibles dentro del ejercicio,
vestuario, medios de protección personal y alquileres de equipos, locales y/o
instalaciones.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes de medios y materiales
didácticos, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita
seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas
deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el
proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el
concepto o conceptos a los que hacen referencia.
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En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de
pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su
defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del
ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
3.3.4 AYUDAS A LA ASISTENCIA (Hasta un 10% de la subvención excluidos los gastos en costes salariales de los
alumnos)
• Factura/s(*)
• Documento/s de pago
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
de pago. Asimismo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello de
imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el
cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con
los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará
que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de
aplicación.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes de ayudas a la asistencia, es
necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de
auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener
toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc.
Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o
conceptos a los que hacen referencia.
En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de
pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su
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defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del
ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
3.3.5 VIAJES FORMATIVOS DE LOS ALUMNOS
• Factura/s(*) (tickets, billetes)
• Documento/s de pago
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
de pago. De igual modo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello
de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se comprobará que
el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente
con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se
verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la
normativa de aplicación.
• La factura de justificación de los desplazamientos de los viajes formativos deberán
especificar el origen y el destino del viaje, el número de curso, la fecha de la visita y/o
cualquier otro dato que puedan identificar que se trata de un viaje formativo
relacionado con el objeto de la subvención. Asimismo, si los desplazamientos se
realizan en un medio de transporte en el que se expiden billetes individuales a cada
viajero (tren, autobús, etc.) deben presentarse el total de los billetes imputados para
dar el gasto como correctamente justificado.
• En ningún caso se financiará alojamiento ni manutención por lo que se comprobará que
ninguno de estos conceptos figure entre los gastos imputados.
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
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de pago. De igual modo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello
de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se comprobará que
el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente
con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se
verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la
normativa de aplicación.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes de viajes formativos, es
necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de
auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener
toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc.
Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o
conceptos a los que hacen referencia.
En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de
pago: En el concepto del justificante deben figurar el número de factura o en su
defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del
ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
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3.4 GASTOS COMPLEMENTARIOS
3.4.1 COORDINACIÓN Y ADMINISTRACIÓN/ PROGRAMACIÓN EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
(Se justifica del mismo modo que el personal docente).
Trabajadores por cuenta ajena
• Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden
• Nóminas
• Documentos de pago de las nóminas imputadas
Trabajadores autónomos
• Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden
• Factura/s(*)
• Documento/s de pago de las facturas imputadas.
3.4.2 SEGURIDAD SOCIAL DEL PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO Y DE APOYO
Trabajadores en por cuenta ajena
• TC1 (o en su defecto Recibo de Liquidaciones o justificante bancario del pago de la
Seguridad Social)
• TC2
Trabajadores autónomos
• Seguridad Social: TC1/15
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CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En todas las nóminas, facturas y Documentos de la Seguridad Social TC1 y/o TC2 debe
figurar el sello de imputación debidamente cumplimentado. En el proceso de
verificación y control se comprobará que el cálculo de imputación es correcto y que el
criterio/porcentaje aplicado es coherente con los criterios de reparto expuestos por la
entidad beneficiaria.
• Comprobar que el personal de está validados por el SEPECAM/pertinencia del personal
de apoyo/ Director/ nº de alumnos. (Esta comprobación se realizará en base al
Informe de Validación del expediente que el SEPECAM facilita a NOVOTEC.
Las entidades no deberán aportar documentación alguna en el expediente
inicial para esta comprobación. Se ha considerado incluir este punto en las
instrucciones para ponerlo simplemente en conocimiento de los
beneficiarios).
• Los documentos de la Seguridad Social aportados por la entidad deben corresponderse
con los meses de las nóminas imputadas. Dichos documentos serán los documentos
justificativos necesarios para aceptar los costes de Seguridad Social imputados por la
entidad con cargo a dicho personal. Asimismo, en el proceso de verificación y control se
comprobará que los trabajadores por cuenta ajena figuran en el Documento de la
Seguridad Social TC2. En ningún caso será subvencionable el coste de Seguridad Social
de los trabajadores por cuenta propia, sin embargo para acreditar su condición de
trabajadores autónomos deberán presentar los documentos TC1/15.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes salariales, es necesario que la
documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada
uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información
necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los
justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que
hacen referencia.
En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las nóminas/facturas y los
documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar las nóminas o
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facturas que se han pagado con cargo a dicho justificante. Asimismo, se comprobará el
nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
En caso de los pagos mediante remesas, la documentación aportada deberá incluir
además de la nómina y el justificante de pago los documentos necesarios para conocer
que el pago de la nómina del trabajador se incluye en el montante total que figura en el
justificante de pago (Ejemplo: relación de trabajadores y sus salarios sellada por el
banco en la que se detalla quienes se han pagado con cargo a dicho justificante, orden
de transferencia desglosada por trabajadores, etc.)
3.4.3 DESPLAZAMIENTOS Y DIETAS DE LOS DOCENTES (Solamente en caso de ser necesario para el desarrollo del módulo)
• Factura/s(*) (tickets, billetes)
• Documento/s de pago
CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE
LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA:
• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
de pago. De igual modo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello
de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se comprobará que
el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente
con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se
verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la
normativa de aplicación.
• Los desplazamientos se realizan en un medio de transporte en el que se expiden
billetes individuales a cada viajero (tren, autobús, etc.) deben presentarse el total de
los billetes imputados para dar el gasto como correctamente justificado.
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• En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos
imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes
de pago. De igual modo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello
de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se comprobará que
el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente
con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se
verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la
normativa de aplicación.
• Además de documentar el gasto y el pago de los costes de desplazamientos y dietas de
los docentes, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita
seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas
deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el
proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el
concepto o conceptos a los que hacen referencia.
En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de
pago: En el concepto del justificante deben figurar el número de factura o en su
defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del
ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc.
(*) Las facturas deberán expedirse de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 2402/1985,
de 18 de diciembre. Asimismo, en la página web del SEPECAM figura un documento sobre la
obligación de facturar en el que se establecen todos los requisitos formales que debe contener
una factura. En dicho documento pueden consultarse los documentos de valor probatorio
equivalente.
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4 JUSTIFICACIÓN DE LOS PAGOS
Los pagos podrán justificarse a través de diferentes documentos, sin embargo cada uno de
ellos debe cumplir los siguientes requisitos:
PAGOS BANCARIOS
Transferencia bancaria: si la forma de pago es una transferencia bancaria esta se justificará
mediante copia del resguardo del cargo de la misma, debiendo figurar en el concepto de la
transferencia el número de factura, o en su defecto, el concepto abonado.
Cheque (Copia del cheque + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de
pago es un cheque, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación:
o Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de factura
pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona receptora del cobro.
o Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación
justificada.
Pagaré (Copia del pagaré + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de
pago es un pagaré, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación:
o Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de factura
pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona receptora del cobro.
o Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación
justificada.
La fecha del vencimiento del pagaré debe ser anterior a la fecha del cumplimiento de las
condiciones establecidas en la resolución y/o de las condiciones establecidas en la Orden en
materia de justificación y debe haber sido efectivamente pagado.
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PAGOS EN EFECTIVO
Sólo son válidos en importes inferiores a 600€ y siempre que no superen los 3.000€
por expediente.
El documento justificativo para gastos de esta naturaleza consistirá en un recibí, firmado y
sellado por el proveedor en el que debe especificarse:
o Factura a la que corresponde el pago y su fecha
o Junto a la firma debe aparecer el NIF y el nombre de la persona receptora del cobro.
o El sello del proveedor debe contener como mínimo el nombre y el CIF del mismo. En
ningún caso se entenderá como sello del proveedor los estampillados con la palabra
“pagado”.
Con carácter general recordar que es necesario que la documentación aportada por el
beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir,
las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto,
el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto
o conceptos a los que hacen referencia.
En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En
el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su defecto su objeto y el
número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago,
la fecha, etc.
EFECTO MERCANTIL
Si la forma de pago consiste en un efecto mercantil garantizado por una entidad financiera o
compañía de seguros, se justificará mediante copia compulsada del documento y la acreditación
del pago del efecto por la entidad que lo hubiera realizado.
DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN - SERVICIO DE PROGRAMAS MIXTOS