INSTRUCCIÓN PARA ELSEGUIMIENTO Y CONTROL DÉLA FORMACIÓN

PROGRAMADA POR LAS EMPRESAS PARASUS TRABAJADORES Y PERMISOS

INDIVIDUALES DE FORMACIÓN(BONIFICACIONES EJERCICIO 2016)

EJERCICIO 2016

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ÍNDICE Página

1. Introducción **«t<*t<^***.*....*<..«*«*...........................t.t*.....*.**.t.*»*.».**.»«.t.*.t...*.*.t...*.*t*.*...«»...........l

2. Objeto y metodología de aplicación....»..».......,.......,*....,..,,.,.,,,,,.,...,...........»..,............,..,.,.,,,........^

3. Alcance y Agentes de Control. ...„.*...*..„„.„.„...........».......»..•••..............»•.....................*...<....»....» 8

4- Índice de Riesgo y Protocolos de Actuación ............................................................................ 9

4.1. incidencia de las Entidades externas Encomendadas y Organizadoras de ¡a Formación en la

gestión de las bonificaciones aplicadas.....-..—....*...................—,..-,..^-.,...........—...,."...*..—., 9

4.2. Protocolos y Niveles de actuación en e¡ Seguimiento y Control...................................................... 11

5. Seguimiento ETR-Formación Presencial....,......."...."".....*-.»"".»."."».»".*.»»..».»...."."......«..<.14

6. Seguimiento de la Formación de modalidad TELEFORMACION „...„.....„..,„....,..„..................„„.„.. 24

6.1. Seguimiento Ex post Inmediato (EPI) a Participantes de formación de modalidad Teleformadón 33

7, Segyhnlento Ex Post Inmediato ..».««»t...........««»................,...4.....«.«.««....«..«*,<*4...«.........».»» 36

7-1, Comprobación de la ejecución de la formación..........>...,.......„.....„........„......„....„.,...................... 36

8. Seguimiento Ex Post Inmediato de Costes.........*...*........"....*»..".""......."."....*."**."..................... 39

9. Actuaciones de Seguimiento y Control de las acciones vinculadas a Certificados de Profesíonalidad y

otras acreditaciones profesionales. .....««.««..........«....«............................«.........^^^^

ICLSeguimiento a la Entidad Organizadora/Centro Gestor de la Pormación .*.....».....«.«.««................. 45

10.1, Informe de Actuación a la Entidad Encomendada/Centro Gestor de la Formación................... 46

11.Seguimiento de Permisos Individuales de Formación »«««.«*».».».«..»«....»...........»...•«.«».*.,..•... 49

11.1. Marco normativo..............„„..„....*..........................»........».........„.,........„,......„„...„»,.„„....,„.....49

11.2. Tipos ds PIF y aplicación informática de costes .„,„„.„„.„,..,„.„„„„„„„„.„..„,.,„..„.„.....„...„.,„„ 50

11.3. Seguimiento de los PIF.........„.....„........*...>....,..„»...*...*....„....,>.............*„................................«...51

11.4, Consideraciones finales.».„...„......................................................„.....„—...»..........,..„...,..„...... 59

ANEXOI............................^.......,.......^..................,.............^..................,..,............,.,..,...-..^^...^

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INSTRUCCIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA FORMACIÓNPROGRAMADA POR LAS EMPRESAS PARA SUS TRABAJADORES YPERMISOS INDIVIDUALES DE FOWACIÓN (BONIFICACIONES)

1. Introducción

Con la publicación del Real Decreto-Ley 4/2015, de 22 de marzo, para la reformaurgente del Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral,tramitado como Ley 30/2015. el 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema,procede renovar la instrucción de la Subdirección General de Políticas Activas deEmpleo para el Seguimiento y Control de la Formación Programada de Demanda de17 de Julio efe 2014 a través de la presente instrucción.

En tal sentido se actualiza e! procedimiento a seguir para realizar las actuaciones deseguimiento y control teniendo conforme con la nueva normativa de aplicación, sibien, se debe tener en cuenta que hasta tanto no se desarrollen regiamentariamentelas iniciativas de formación profesional para el empleo, se mantendrán vigentes lasprevistas en el Real Decreto 395/2007, de 23 de marzo, por e! que se regula e!subsistema de formación profesional para el empleo, y en su normativa de desarrollo.

Además, se tendrá en cuenta lo señalado por la Disposición transitoria cuarta de laLey 30/2015, que indica que hasta tanto no se suscriba entre el Servicio Público deEmpleo Estatal y las comunidades autónomas el correspondiente convenio sobre elintercambio de la información necesaria para el seguimiento y conírof de las iniciativasde Formación y de los permisos individuaies de formación, el Servicio Público deEmpleo Estatal realizará el seguimiento y control de las acciones formativasprogramadas por las empresas con centros de trabajo radicados en el ámbito de unamisma comunidad autónoma.

Entre ¡as novedades que presenta la Ley 30 30/2015 y el procedimiento establecidoen la Orden ESS/723/2016 destacan las siguientes:

Supresión de ¡a formación que contemple modalidad de Ímpartidón a Distancia(en vigor desde 01/01/2016)

La formación programada por ¡as empresas podrá tener una duración mínima dedos horas.

Las empresas con una plantilla a partir de 6 trabajadores, participarán con suspropios recursos en ia financiación de la formación de sus trabajadores según losporcentajes mínimos establecidos, sobre el coste total de la formación.

La disposición final tercera de Ía !ey introduce la modificación del Real Decretolegislativo 5/2000, de 4 de agosto, de infracciones y Sanciones en el Orden Socialde manera que se amplían los sujetos responsables y se incluye explícitamente alas entidades de formación y a las que asuman las labores de organización. Deesta forma estas entidades responderán solidariamente de ¡a devolución de lascantidades indebidamente obtenidas por cada empresa y acción formativa.

En e! caso de una empresa opte por encomendar la organización de la formacióna una entidad externa (entidad organizadora), conforme a ¡o previsto en el artículo12 de la Ley 30/205, la impartición de la formación habrá de ser realizada entodos los casos por una entidad formativa (proveedor de la formación) acreditaday/o Inscrita en e¡ registro de entidades de formación, aun cuando no se trate deformación incluida en el Catátego de Especialidades Formatlvas.

Las entidades de formación interesadas en inscribirse en el correspondienteregistro para impartir formación distinta de las especialidades previstas en elCatálogo de especialidades formaíivas deberán presentar ante la Administraciónpública, a través de la aplicación disponible en Ja Fundación Estatal para laFormación en el Empleo y en la sede electrónica del Servicio Público deEmpleo Estatal, una declaración responsable con arreglo el modelo específicosegún desarrolla la Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo.

En la web corporativa de la Fundación Estatal para ¡a Formación en ei Empleo seencuentran disponibles instrucciones para su cumpiimentadón.

En el caso de ¡as entidades hubieran presentado una declaración responsablecon anterioridad a la entrada en vigor de la Orden, deberán presentar, en el plazode tres meses, una nueva dedaración a través de la aplicación habilitada,haciendo constar la fecha y Administración en la que presentó la declaraciónresponsable inicial.

La competencia para acreditar y/o inscribir corresponde a la ComunidadAutónoma donde radiquen las instalaciones y recursos cíe la entidad de formacióninteresada. Corresponderá al Servicio Público de Empleo cuando en la imparticíónde las acciones formatívas se utilicen plataformas de teieformactón y cuando Íaactuación formativa se desarrolle en más de una Comunidad Autónoma.

Los trabajadores de una entidad organizadora de ¡a formación no podránparticipar en la formación programada en la agrupación, deberán hacerlo comoempresa bonificada con su propio perfil o bien encomendándola a otra entidad.

En la distribución de los costes, además de !os costes de formación y deorganización, se introducen tos costes indirectos. Si una empresa organiza ¡aformación por sí misma, pudiendo emplear en ello medios propios o recurrir a lacontratación, sin poder imputar por ello costes de organización.

La empresa que organiza su propia formación debe contratar a la entidadorganizadora de ¡a formación o entidades que considere más adecuadas para laÍmpartición de los distintos contenidos fonnaíivos.

Ni !a actividad de organización n¡ la de impartición podrán ser objeto desubconíratación. La contratación de una entidad organizadora de la formación porparte de otra entidad organizadora de formación se considerará subcontratación

No se entenderá que se ha encomendado la organización efe la formación a unaentidad externa, cuando la actividad a desempeñar por esta se ¡imite a lasfunciones de gestión administrativas como son las relativas a la gestión en laaplicación telemática, necesarias para la correcta aplicación de lasbonificaciones. La contratación de una entidad organizadora de la formación porparte de otra entidad organizadora deformación se considerará subconíratación.

Creación de ¡a Unidad Especial de la Inspección de Trabajo y Seguridad Socialque se suma a !as funciones de vigilancia y control establecida, que elaborará unprograma anual de inspección en materia de formación profesional para elempleo, que inciuirá una relación de entidades de formación, entidades queasumen la organización de ¡a formación programada por las empresas yempresas clientes de ¡a anteriores que sean objeto de inspección, que serácomunicada a la entidad gestora.

En relación a la colaboración con la Inspección se valorará la posibilidad deIncrementar el número de actuaciones inspectoras; asimismo el SEPE podrá remitir aesta Unidad Especial aquellos expedientes que considere por razones de eficacia ode gravedad de ios hechos detectados. En el Plan Anual de Objetivos para 2016,dentro del Convenio entre e! SEPE y la ITSS, se contempla el tratamiento y elprocedimiento a desarrollar.

2. Objeto y metodología de aplicación.

El objeto de este documento es establecer el procedimiento de ¡as actuaciones adesarrollar, en materia de Seguimiento y Control de la iniciativa de formación dedemanda, en el ámbito de gestión del Servicio Público de Empleo Estatal para elejercicio 2016 y posteriores.

Con e¡ fin de garantizar el cumplimiento de las condiciones que motivan la realizaciónde las acciones formativas, estas deberán ser objeto de un seguimiento y controlefectivo por las administraciones competentes que comprenderá la totalidad de lasiniciativas y modalidades de ¡mpartición y que abarcará, más allá de la meracomprobación de requisitos y formalidades, la evaluación de los resultados de laformación, contribuyendo así a garantizar su calidad.

Las acciones formativas podrán someterse a las siguientes actuaciones deseguimiento y control por las Direcciones Provinciales.

Respecto dé la Declaración Responsable

La nueva Ley que regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo, de 9de septiembre de 2015, incluye cambio que las empresas han cte conocer para poderbeneficiarse de sus ventajas. Los aspectos y modificaciones principales que afectan alseguimiento y por tanto deberán efectuarse las correspondientes comprobaciones enlas actuaciones de seguimiento:

A.- Formación directamente por la empresa, no requiere declaración responsable.

El Contra! de Seguimiento se realizará según lo indicado en los apartadossiguientes, según e! tipo de seguimiento y modalidad de la formación, de estainstrucción:

5. Seguimiento ETR ~ Formación Presencial6. Seguimiento de la Modalidad Teleformación7. Seguimiento Ex Post Inmediato

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8. Seguimiento Ex Post Ininediato de Costes9, Actuaciones de Seguimiento y Control de las Acciones Vinculadas a

Certificados de Profesionatidad y Otras acreditaciones profesionales11. Seguimiento de Permisos Individuales de Formación

Tales actuaciones quedarán registradas en el Informe de Resulfados, tal y cornose recoge en e! apartado IV del punto 5, en el apartado "Desviaciones en elinforme de Actuaciones" dei punto 8, en el apartado 10.1. y, en el apartado Vildel punto 11.3, de la presente Instrucción.

Si del resultado de este control se detectasen deficiencias graves, secomunicará a la Coordinación de¡ Seguimiento para valoración, si procede, lasuspensión de la actividad formatíva, con carácter cautelar, en virtud del Artículo17.7 y Artículo 20 de la Orden TAS 718, mientras de corrijan ¡as deficienciaspara que se puedan reanudarse las actuaciones de seguimiento.

B.- Si ¡a empresa opta por encomendar la organización de la formación a unaentidad externa, esta será la que contrate a ia entidad impartidora, que deberáestar acreditada y/o inscrita en el registro habilitado por la administración públicacompetente.

La empresa puede encomendar ia organización de la formación aorganizaciones empresariales o sindicales, a estructuras paritaria constituidas enel ámbito de la negociación colectiva que cuenten con personalidad Jurídicapropia, a asociaciones de trabajadores autónomos y de la encomia sacia!. Si laorganización se encomienda a una entidad distinta de las citadas, estas deberánestar acreditadas y/o inscritas en el correspondiente registro, mediantedeclaración responsable.

A este particular las visitas, desplazamientos o requerimientos a efectuar en e¡seguimiento es verificar que se cumple lo establecido en la declaraciónresponsable presentada, según lo indicado en el epígrafe denominado"Declaración Responsable" del punto III, del apartado 5 de esta Instrucción,

Cuando la entidad está inscrita con dedaración responsable, pero la formaciónque imparte no está vinculada al Catálogo de Especialidades, se comprobaráque !a formación impartida está Incluida en ¡a declaración responsablepresentada y que los medios, materiales didácticos, aulas e instalaciones,cumplen con unos requisitos adecuados para impartir la formación.

El seguimiento de la formación se realizará según lo indicado en ¡os apartadossiguientes de ¡a presente Instrucción:

5. Seguimiento ETR - Formación Presencial6. Seguimiento de la Modalidad Teleformación7. Seguimiento Ex Post Inmediato8. Seguimiento Ex Post Inmediato de Costes11. Seguimiento de Permisos Individuales de Formación

Estas actuaciones quedarán registradas en el Informe de Resultados, tal y comose recoge en ei apartado IV del punto 5, en el apartado "Desviaciones en elinforme de Actuaciones" del punto 8, en el apartado 10.1. y, en el apartado Vildel punto 11.3, de la presente Instrucción,

La inexactitud o falsedad, así como el incumplimiento de requisitos, obligacionesy compromisos, determinaran la jmposjbllidad de continuar con la actividad deimpartir formación profesional para el empleo, así como la baja del registro, sinperjuicio del régimen de infracciones y sanciones oportunas. Igualmente secomunicará a la Coordinación de! Seguimiento con el fin de que se proponga, siprocede, la suspensión cautelar de la actividad formativa, en virtud del Artícuio17.7 y Artículo 20 de la Orden TAS 718,

Actuaciones En Tiempo Real: Comprenderán el seguimiento de la actividadfomnativa en el lugar de su impartición y durante la realización de ¡a misma, através de evidencias físicas y testimonios recabados mediante entrevistas a ¡osresponsables de formación, alumnos y formadores, con el fin de realizar unacomprobación sobre la ejecución de ¡a actividad formativa, contenidos de la misma,número rea! de participantes, instalaciones y medios pedagógicos.

En el marco de estas actuaciones se podrán realizar requerimientos para lasubsanadón de las irregularidades detectadas. En el caso de la formación cuyoproceso de aprendizaje se desarrolle mediante teleformación, las entidades con lasque se concierte ¡a impartición de la formación deberán facilitar, a petición de !osórganos de control, ¡a información y ¡os instrumentos técnicos necesarios para eiejercicio de la función de control, incluyendo el acceso íeiemático a iasherramientas utilizadas en ¡a ejecución de ¡as acciones formaíivas.

2. Actuaciones ex post: Se realizaran una vez finalizada !a ejecución de las accionesformativas bonificadas, a través de evidencias físicas, con el fin de comprobar laejecución de la formación y el cumplimiento de obligaciones exigidas por sunormativa reguladora.

3, Plan6e comunicación a particjpantes: Desde ta Unidad cié Coordinación de!Seguimiento se enviará un correo electrónico a todos los participantes finalizadosde acciones formativas impartidas en modalidad teleformación con el objeto de queconfirmen o no su participación en !a formación,

4. El correo enviado tiene por objeto que los participantes confirmen o no suparticipación en las acciones formativas notificadas por las entidades beneficiaríasy analizar !as respuestas para identifícar posibles desviaciones o irregularidadesque a posterior! deban ser objeto de actuación de seguimiento y control específica.

5. Las Administraciones públicas competentes podrán realizar otras actuacionesespecíficas de seguimiento y control, en virtud de denuncias, indicios de fraude oirregularidades y que consideren necesarias en el ámbito de sus competencias.

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La Ley 30/2015, recoge la reforma operada en la Ley sobre infracciones y Sancionesen el Orden Social, aprobada por Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, yestablece en su artículo 16 la responsabilidad solidaria de los sujetos que participenen la obtención fraudulenta de ayudas, subvenciones y bonificaciones,endureciéndose y se endurecen las sanciones, de manera que ios beneficiarios deisistema de formación profesional para el empleo no puedan volver a serio durante unperiodo de 5 años en caso de cometer una infracción muy grave (Cfr. Art46.1 delmismo texto normativo).

Asimismo y con e! fin de garantizar un refuerzo del control y capacidad sancionadorase ha creado una Unidad Especial de Inspección en el seno de la Dirección Especialadscrita a la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El Artículo 12 de ¡a Ley 30/2015 establece que la formación programada por lasempresas podrá ser organizada por la propia empresa o bien encomendarse aorganizaciones empresariales o sindicales, a estructuras paritarias constituidas en elámbito de la negociación colectiva que cuenten con personalidad jurídica propia, aasociaciones de trabajadores autónomos y de la economía social o a otras entidadesexternas, incluidas las entidades de formación acreditadas y/o inscritas en el registrohabilitado por la Administración pública competente.

Las entidades a las que las empresas encomiencien la organización de ¡a formaciónpara sus trabajadores estarán obligadas a comunicar et inicio y finalización de tasacciones formatlvas programadas bajo esta iniciativa ante ¡a Administración cuandoasí lo acuerden con la empresa, debiendo asegurar, en todo caso, el desarrollosatisfactorio de las acciones formaíivas y de las funciones de seguimiento, control yevaluación, así como fa adecuación de la formación realizada a la actividadempresarial.

Asimismo, las mencionadas entidades serán ¡as que contraten a la entidad deformación acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas, salvo en el casode tratarse de la misma entidad.

Además deberán facilitar a las empresas para las que organicen la formación de sustrabajadores ta documentación relacionada con la organización, gestión e imparticiónde las acciones formativas, así como la información necesaria para la correctaaplicación de las bonificaciones por parte de dichas empresas.

Asimismo, deberán someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento ycontrol que realicen las Administraciones públicas competentes y los demás órganosde control, asegurando e! desarrollo satisfactorio de dichas actuaciones.

En esta línea de mejora continua, se establecen mecanismos de seguimiento, controly evaluación de ¡a fornnación en los centros de formación y entidades externas quepermitan verificar ei cumplimento de la normativa y la calidad de las accionesformativas.

Cuando la formación vaya dirigida a la obtención de certificados de profesionalidad,en su desarrollo se respetarán los contenidos de los módulos formativos y losrequisitos que se determinen en los reales decretos que regulen dichos certificados.Esta formación se acreditará mediante Ía expedición de! correspondiente certificadode profesionalidad o de sus acreditaciones parciales acumulables.

El crédito de que disponen ¡as empresas para la formación de sus trabajadores,mediante la aplicación de bonificaciones a las cuotas de la Seguridad Social, permiteque ¡os certificados de profesionaiídad pueden bonificarse por dos vías: comoacciones formativas en función del crédito asignado para ¡a empresa, cuyo cálculo sehace en función de fas cuantías ingresadas por cada empresa el año anterior enconcepto de cuota de formación profesional y el porcentaje que, en función de sutamaño, se establezca en la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cadaejercicio (en caso de pertenecer a un grupo de empresas, cada empresa podrádisponer de! importe del crédito que corresponda al grupo, con el límite del 100 porcien de lo cotizado por cada una de ellas en concepto de formación profesional) ocomo permisos individuales de formación, en cuyo caso la empresa puede financiarios costes salariales de !os días que et trabajador se ausenta de su puesto de trabajopara asistir a la formación.

Las empresas pueden disponer del crédito asignado de! que no hayan dispuesto parala realización de acciones formativas, para ¡a financiación de permisos individuales deformación, pero no al contrario.

Asimismo, ¡a disposición adicional octava de ¡a Ley 30/2015 prevé que losremanentes de crédito destinado al sistema de formación profesional para el empteoen el ámbito labora) que pudieran producirse al final de cada ejercicio en la reserva decrédito del Servicio Público de Empleo Estatal, podrán incorporarse a ¡os créditoscorrespondientes al siguiente ejercicio, conforme a la Ley de Presupuestos Generalesdel Estado que corresponda.

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3. Alcance y Agentes de ControL

E¡ Artículo 18 de !a Ley 30/2015 señala que las Administraciones competentes sedotarán de los instrumentos y medios de control necesarios para detectar, evitar y. ensu caso, sancionar los casos de incumplimiento o infracción.

El Artículo 17 de la mencionada Ley indica que con el fin de garantizar elcumpHmiento de las condiciones que motivan la reailzación de las accionesformativas, estas deberán ser objeto de un seguimiento y contro! efectivo por lasadministraciones competentes que comprenderá la totalidad de las iniciativas ymodalidades de impartición y que abarcará, más allá de la mera comprobación derequisitos y formalidades, la evaluación de los resultados de la formación,contribuyendo así a garantizar su calidad.

Este seguimiento y control se podrá realizar sobre ¡a toíaiidad de las accionesfomnativas o en base a una muestra estadística suficientemente representativa, deacuerdo con io que determine la administración competente, complementado concuestionarios y entrevistas a los participantes sobre la calidad e impacto de ¡aformación recibida y con auditorías de calidad de ¡as entidades de formación en basea indicadores objetivos y transparentes, en particular, de ¡os resultados de ¡aformación.

Asimismo, deberá garantizarse un seguimiento y control de ¡a formación para elempleo de manera integral y coordinada entre !as diferentes Administraciones yorganismos que intervienen en su gestión. A tai efecto, elaborarán un plan anual deseguimiento en sus respectivos ámbitos de actuación teniendo en cuenta lasorientaciones que se aprueben en el Consejo General del Sistema Nacional deEmpleo.

Por su parte, el artículo 12 establece que las Empresas Bonificadas deberánsometerse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y centro! que realicen lasAdministraciones públicas competentes y los demás órganos de control, asegurandoe! desarrollo satisfactorio de dichas actuaciones, y el artículo 16 señala que lasEntidades organizadoras de la Formación se someterán a los controles y auditoríasde calidad que establezcan las Adtninisíraciones competentes.

En aquellos casos en los que las matas prácticas de las Entidades Organizadoras ode las empresas bonificadas exija la realización de un seguimiento con mayoralcance, se promoverán, en !a línea de ios procedimientos ya iniciados en los últimosaños» los convenios de colaboración con la Inspección de Trabajo, concretado en elPlan de Acción de 2016 entre la ITSS y el SEPE.

Todo ello se realizará sin perjuicio de ¡as actuaciones que realice !a Unidad Especialde Inspección en e! seno de la Dirección Especial adscrita a la Autoridad Central de !aInspección de Trabajo y Seguridad Social, de acuerdo a su programación específica.

4. Índice de Riesgo y Protocolos de Actuación

Se realiza un análisis previo de ¡a gestión de! Riesgo que permite asociar un gradode riesgo al nive! de grupo formativo.

En ¡a planificación y ejecución del seguimiento se mantiene una estrechacolaboración entre los diferentes organismos implicados en velar por la correctaaplicación de ¡os fondos públicos destinados a la formación para el empleo, asícomo, el diseño de estrategias y líneas de actuación que den respuesta a lasparticularidades del riesgo en cada provincia.

4.1. Incidencia de las Entidades externas Encomendadas y Organizadoras dela Formación en la gestión de las bonificaciones aplicadas

Las actuaciones de seguimiento y control realizadas evidencian la existencia deun elevado número de entidades organizadoras de la Formación que, lejos defacilitar ei acceso al sistema de bonificaciones a las empresas con menosrecursos (empresas con plantilla media entre 1 y 9 trabajadores) actúanempleando prácticas en beneficio propio. Para ello, utilizan !as siguientesestrategias:

Incrementan los márgenes en la facturación de los sen/icios prestados.

Acreditan la experiencia de los formadores a través de formaciónrealizada por ¡a propia entidad.

Se ofertan otros servicios con cargo a tas bonificaciones destinadas aformación para el empleo (implantación LOPD, regalos, diseño ymantenimiento de páginas web, etc.).

Se diseñan soportes documentales (facturas, contratos, etc.) sinirregularidades aparentes pero que no responden a ¡a realidad de losservicios prestados.

Facilitan una información incompleta y/o manipulada a las empresasclientes, permitiéndoles en muchos casos actuar en conmvencia con éstassin que sean conocedoras de la situación real.

Con ¡a desaparición de la modalidad a Distancia muchas de estasentidades realizarán su oferta formativa a través de ¡a modalidadTeleformación sin que estén preparadas adecuadamente para efto.

Sobre ¡a base de los puntos relacionados anteriormente, y con la finalidad decorregir las desviaciones que alejan a las empresas bonificadas de losobjetivos establecidos por la Subdirección General de Políticas Activas deEmpleo, del SEPE orientados en torno a buscar y garantizar ¡a transparencia yel rigor en la forma de proceder de las entidades que acceden al subsistema deformación profesional, se intensificarán las actuaciones de seguimiento ycontrol incidiendo en los siguientes aspectos:

Nivel de riesgoModalidad de formación no presencia!, con acíuación prioritaria a lasentidades que se han iniciado en la formación de modalidad teleformación.

Formación ofrecida con regalos, primas, servicios gratuitos.

Permisos ¡ndlviduaies de Formación (PIF) incidiendo sobre aquellos decoste total más alio.

Acciones formativas vinculadsis a certificados de profesionalidad.

Nuevas entidades organizadoras que acceden al sistema.

Captación de empresas como posibles clientes a través de publicidadagresiva.

Formación en la Ley de Protección de datos, que conlleva la implantaciónde las novedades exigidas en la misma de forma gratuita.

Entidades Organizadoras con elevado número de empresas registradassin formación notificada.

Alto raílo tutor/atumnos.

Adecuación de ia capacidad del tutor según su curriculum vitae.

Calidad de ¡a formación.Formación vinculada a entidades específicas en las que se han detectado,prácticas no apropiadas.

Utilización inadecuada de los logotipos o del nombre del Servicio Públicode Empleo Estatal y/o de !a Fundación Estatal para la Formación en elEmpleo.

incremento injustificado en la imputación de gastos.Existencia de sufocontrataciones de servicios no permitidas.UtiÍÍzación de ¡as bonificaciones para la obtención de productos y/oservicios, que difieren de la impartictón de la formación de trabajadoresocupados.

Hay que señalar que en el caso del seguimiento sobre una EntidadOrganizadora que sea motivado por una denuncia de terceros o porirregularidades detectadas en actuaciones de control, ésta será consideradacomo Entidad de Riesgo, y la totalidad de los grupos que se comuniquen onotifiquen en el sistema íelemático aparecerán calificados con ese nivel deriesgo atto.

Es necesaria la CQmunicacion e jníeractuación entre ¡as distintas DireccionesProvinciales del SEPE infQrmando de !as malas prácticas detectadas en unterritorio para que éstas puedan ser conocidas por todas las provinciasafectadas, de manera que el trabajo realizado en un ámbito sirva comoreferente o de línea de actuación en otro» mejorando con ello la eficacia delseguimiento.

Se precisa aún más de la colaboración de las sedes territoriales de laInspección de Trabajo y Seguridad Social ÍITSS), impulsando poiíticasconducentes a la persecución de aquellas conductas ilegales que, desde unaóptica ¡nsoiidaria, menoscaban tanto los derechos de los trabajadores como losdei Sistema de Seguridad Sociai, creando además situaciones de competenciadesleal contrarias a la competitivldad empresarial

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Se crea ta Unidad Especial de Inspección de Trabajo v Seguridad Social en e!seno de la Autoridad Central encargada de las funciones de vigilancia y controlen el ámbito de !as bonificaciones, éubvenciones y ayudas en materia deformación profesional para e! empleo cuya competencia esté atribuida a faAdministración General del Estado. Sus funciones serán compatibles con lasque tienen atribuidas las Direcciones territoriales e Inspecciones Provincialesde Trabajo y Seguridad Social.

En el Plan de Acción de 2016, del Convenio entre ÍTSS/SEPE, se recogen losprocesos y procedimientos de actuación.

Anteriormente se ha señalado la existencia de responsabilidad solidaria de lossujetos que participen en la obtención fraudulenta de ayudas, el modo de organizar¡as empresas su formación y el sometimiento a las actuaciones de comprobación,seguimiento y control que se realice.

La planificación de las actuaciones comienza en el nnomento en que se notificatelemáticamente a ¡a Fundación Estatal para la Formación en el Empleo, el iniciode las acciones formativas, tal y como se recoge en el Artículo 9 de la Ley 30/2015.

Para la realización de ¡as actuaciones de seguimiento, se dispondrá de unaaplicación de gestión de actuaciones de seguimiento, a la que podrán accedertodos los órganos de control competentes en el seguimiento en tiempo real(seguimiento ETR), facilitando el acceso a las notificaciones de grupos formaíivosen el mismo momento en que se produzcan.

4.2. Protocolos y Niveles de actuación en el Seguimiento y Control

El inicio de cualquier planificación del seguimiento debe ir precedido de un análisisexhaustivo del tipo de formación que se está impartiendo, así como de laimplantación que las entidades calificadas de riesgo tienen en la provincia a la quepertenece el responsable de ¡levar a cabo la mencionada planificación, Es decir,establecer un mapa de! seguimiento a realizar en un determinado territorio.

En función del mencionado análisis, en el territorio se deberá establecer y/o poneren marcha el seguimiento, decidiéndose en cada momento cuál es eE protocolo quemejor se adecúa a los objetivos que se persiguen; entendiendo por protocolo e)conjunto de procedimientos específicos establecidos en un ptan de actuación, cone! que se pretende ordenar y dirigir las actuaciones a realizar por los técnicos delas Direcciones Provinciales del Servicio Público de Empleo Estatal.

Se establecen diferentes protocolos de Seguimiento y Control que pretendenmejorar la eficacia y eficiencia de las actuaciones, racionalizando, a ¡a vez, losrecursos disponibles. Es decir, conseguir más objetivos con los mismos o conmenos recursos y el traslado de las desviaciones detectadas en un impactoeconómico tanto para las empresas bonificadas, como para las entidadesorganizadoras, si fuera ei caso.

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Desde la Subdirección General de Políticas Activas de Empleo (SGPAE), delSEPE, y el Servicio de Seguimiento y Control de las iniciativas de formaciónprofesional, se realizará una Evaluación de! desempeño para medir y evaluar losresultados conseguidos, determinando si ¡as líneas de actuación han sido ¡as másadecuadas, estableciendo medidas correctoras, si es necesario, con el fin demejorar los mencionados resultados.

1Seguimiento En Tiempo Real (ETR)

(Formación prefereníementePresencial)

Seguimiento de ¡a ejecución de !aformación, prefereniemenle presencial,durante su ejecución.

Seguimiento Ex Post inmediato (EP!)

(Formación preferentemente NoPresencia!)

1. Seguimienio de Ss ejscutión cié ia fomiación,sobra ios parísdpsmlfis ü<ia vez fínalfóada Saformación.

2, ConkQl.á.o. Costes

Seguimiento a ta EntidadEncomendada o

a! Centro Gestor de la Formación

Centro) ¡saKy.atío áebído a las maias praxisdetestadss sn las actuacioiies de coníroi de tespfotacoios 1 y 2

Requefitniefiíos, Reunianes con Qrggriizaiioras{Aciag de Reiintons?)

Niveles de Actuación

independientemente del Protocolo a seguir y de !a modaiidad de !a formación de laformación, se han de tener en cuenta los siguientes niveles y modos de actuaciónpara realizar el seguimiento de la formación, teniendo en cuenta que la finalidad delseguimiento es comprobar que el alumno ha realizado ta formación, diferenciandoaspectos meramente administrativos y aquellos que realmente afectan a laimpartición de la formación:

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Nivel 1

Toda actuación de seguimiento a una Entidad Organizadora,Centro de Impartidón o Entidad Beneficiaría deberá pasarpor este primer nivel, a través de la que se obtendráinformación, se realizará una observación del desarrollo de laformación y se tomarán e identificarán evidencias.En el caso de detectarse desviaciones se deberán comunicara la Entidad Organizadora y/o Entidad Beneficiaria con e¡ finde que establezcan los mecanismos oportunos para susubsanación.Si la desviación detectada se corresponde más a un defectode forma o administrativo, en este nivel, no se incidentará eigrupo aunque sí se informará para que se corrija.El volumen de actuaciones por entidad o centro serápequeño.

En el caso de no detectarse desviaciones se dará prioridad aotras entidades,

Nivel 2

Realización de nuevas actuaciones de seguimiento sobreEntidades Organizadoras, Centros de Impartición o EntidadesBeneficiarias sobre las que se haya detectado desviaciones yse haya solicitado subsanadón.Los grupos objeto de seguimiento deberán tener ejecuciónposterior a las primeras actuaciones realizadas para podercomprobar las correcciones realizadas.La muestra será más amplia que en ef Nivel 1.Se podrán realizar requerimientos a las entidades o mantenerreuniones con ellas.En el caso de comprobarse que las irregularidades no hansido subsanadas se volverá a informar a la entidadcorrespondiente, señalando que se Íncidentarán los gruposobjeto de seguimiento, aun cuando el defecto seaadministrativo.S¡ se comprueba que no se producen desviaciones, se daráprioridad a otras entidades.

Nivel 3

Obtención de información de aquellas entidades en las que sehan detectado desviaciones y no han sido subsanadas.Podrá realizarse requerimiento a la entidad correspondiente omantener nueva reunión con ella.Si persiste ¡a situación irregular se podrá realizar actuaciónmasiva, previa comunicación a la Unidad de Coordinación conel SEPE, a una muestra significativa de grupos, inddentandootros grupos afectados por ¡a misma o ¡as mismas causas.Se elaborará informe para su envío a la Inspección deTrabajo.

Las actuaciones de seguimiento se realizarán en función de la modalidad de laformación.

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5. Seguimiento ETR " Formación Presencia!

El valor añadido de este protocolo es el del efecto presencia en Ía realización deactuaciones de control en el territorio. Se dirigirá preferentemente a formaciónpresencial y grupos de riesgo (SECIR) sin dejar de incidir en aquellos gruposformaíivos notificados por entidades que ¡levan poco tiempo operando en el territorioo que han accedido recientemente en el sistema, para verificar la idoneidad de susprocedimientos en la gestión de las bonificaciones por formación continua.

E! rigor en ¡as comprobaciones a realizar en esta fase, por parte de las DireccionesProvinciales de! SEPE, es fundamenta! para garantizar el éxito en la detecciónprecoz de irregulariáadea y la propuesta de ampliar el seguimiento con otrosprotocolos que permitan ahondaren el desarroílo del proceso iniciado.

Serán susceptibles de actuaciones de seguimiento todos los grupos formativos concomunicación efe inicio notificada ante la FEFE. al efecto de practicar bonificaciones,siempre que no haya sido notificada su finalización.

1. Selección de ¡os Grupos a visitar

En ¡a aplicación informática de actuaciones de seguimiento se podrán consultartodos los grupos, aunque se dará preferencia a aquéllos con riesgo (SECIR) conindependencia de poder realizarse, además, actuaciones de seguimiento a grupossin riesgo, si se considera necesario para dar respuesta a las situaciones planteadasen la introducción de esta instrucción.

Los órganos de actuación llevarán a cabo su planificación a través de la aplicacióninformática, teniendo en cuenta que !as nuevas notificaciones y, las modificacionesy/o cancelaciones estarán disponibles desde el mismo momento en que seproduzcan.

Para facilitar la selección de los grupos sobre los que se realizarán actuaciones, seatenderá a ¡os siguientes criterios:

- Grupos marcados con riesgo (SECIR): el análisis del riesgo de la formación y delas Entidades Organizadoras dará como resultado un nivel de riesgo de losgrupos formativos. Se deberán realizar actuaciones preferentemente a gruposmarcados con riesgo alto.

Se dispensara atención especial a grupos gestionados por !as entidadesidentificadas de riesgo en el fichero que se encuentra disponible en laherramienta informática, donde se argumentan los motivos que han originado sudasificación, para establecer las líneas de actuación más adecuadas.

Adicionaimeníe, se seleccionarán grupos formativos de diferentes característicasque hayan sido notificados por entidades que lleven poco tiempo operando enesta iniciativa.

Finalmente, y si fuera necesario para cubrir objetivos o completar otro tipo deverificaciones, se podrán seleccionar grupos formativos sin riesgo.

Por otra parte, se prestará especial atención a los grupos formativos quepresenten las siguientes características:

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Que__ se compongan__ de_ form^a^^ cQrta duración sobre aruDOS cte largaduración: En caso de tener que elegir entre un grupo de corta duración y otro delarga duración, se actuará preferentemente sobre el grupo de corta duración.

Aquellos con un porcentaje de ejecución superior ai 25%: En caso de disponer deun número suficiente de grupos sobre los que realizar actuaciones, se darápreferencia a tos grupos que más avanzados se encuentren a ¡os efectos delcálculo de la asistencia mínima establecida (75%).

- En el caso en el que el ámbito del control trascienda al de la Dirección Provincial,habrá que coordinar ¡a actuación con ¡as provincias afectadas.

II. Apertura del Informe de Grupo y actuaciones previas

Apertura de actuación: una vez seieccionado el grupo objeto de seguimiento, elprimer paso será dejar constancia de la actuación en la aplicación de gestión,verificando que no se ha hecho ninguna actuación en ese grupo. La aplicaciónasignará un número de actuación único para ese grupo.

Para llevar un adecuado control de las actuaciones realizadas a través del informede situación, es importante grabar, en cuanto se realice ¡a actuación y se conozcael momento de hacerla, el correspondiente desplazamiento.

Si se decide no realizar una actuación sobre un grupo seleccionado, se deberáeliminar esa actuación de ¡a aplicación lo antes posible para permitir que éstepueda ser de nuevo incluido en futuras planificaciones y no interfiera en otrosprocesos de gestión.

- Consultas Previas al desplazamiento: con e! fin de asegurar la calidad de lasverificaciones a realizar en el ¡ugar de impartición dei grupo seleccionado, e!técnico responsable, con anterioridad al desplazamiento, realizará las siguientesConsultas en la Aplicación:

• La descripción de la acción fonnatíva incluyendo el campo de observacionesy/o incidencias comunicadas, en la que se definen ¡as características técnicasde la acción formativa con la finalidad de adecuar el procedimiento de controi ala especificidad del grupo a visitar.

Se comprobará que el grupo no ha sido objeto de ninguna modificaciónrespecto a la comunicación inicial con la que se planificó la visita y que siguesiendo válido y se comprobarán, si existen, las notificaciones realizadas fuerade piazo.

• El listado de empresas participantes con el fin de dirigir las actuaciones deseguimiento sobre ¡os trabajadores de las empresas comunicadas.

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Preparación del Dossier: de forma previa a ¡a actuación, se preparará e! dossieren el que, además de la información antes indicada, se incluirán ios siguientesdocumentos:

Copia de los datos del grupo Incluidos en ¡a ((Comunicadón de inicio"Entrevistas al FormadorEntrevistas a los ParticipantesHoja de actuación

Asimismo, se pone a disposición de los responsables de las actuaciones lasiguiente documentación que complementa el procedimiento establecido:

Plantilla de criterios de desviaciones

El dossier será completado posteriormente con la documentación e informaciónobtenida durante la visita.

Los responsables de las actuaciones de seguimiento disponen de una tableta conconexión a Internet que pueden utilizar en sus desplazamientos con el fin depoder utilizar las herramientas informáticas que necesiten, así como la realizaciónde consultas en tiempo real de ¡a información del curso que facilita la aplicacióninformática de gestión del seguimiento,

III. Desplazamiento al curso

Una vez efectuadas las últimas comprobaciones, y reorganizada la actuación decontrol si fuera necesario, se realiza el desplazamiento al lugar de impartición.

Et Técnico de seguimiento se personará debidamente identificado en el lugar deÍmparíición y dentro del horario notificado en la aplicación informática, dondeinformará del motivo de su visita y de su procedimiento de actuación durante lamisma.

Un grupo formaíivo puede contener alumnos que asisten de forma privada, nosiendo objeto de posible bonificación, por lo que se tendrá en cuenta a ¡a hora derealizar las comprobaciones para interrumpir lo mínimo posible el trascurso normalde las clases, puctiendo darse el caso en el que sea ei alumno afectado quien salgadel aula para realizarle la entrevista o incluso no poder realizar el seguimiento deforma completa.

De! mismo modo, en ¡a ejecución de un curso podrán asistir alumnos de distintosgrupos comunicados de forma Independiente siempre que los contenidos sean losmismos y el número de participantes bonificados no supere los 25, tal y como seexige en la normativa aplicable.

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Es importante tener en cuenta para las comprobaciones a realizar que la norma dereferencia establece que en la comunicación de inicio no se incluya el detalle delos participantes inicialmente previstos en el curso, aunque sí se indican lasposibles empresas de ¡os alumnos participantes, de forma que solo se podránbonificar participantes de esas empresas, con independencia de que puedan asistiralumnos de otras distintas. El listado de asistentes se notifica en la comunicaciónde finalización, es decir, previamente a la aplicación de la bonificación por parte delas empresas*

Por otro lado, ¡as acciones formatívas que se realicen han de tener la calidadrequerida para responder a las necesidades específicas de formación planteadaspor las empresas y sus trabajadores promoviendo la mejora de la calidad de laformación profesional para el empleo con todas ias herramientas e instrumentos a sualcance.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de la L30/2015, las administracionescompetentes realizarán la evaluación de los resultados de la formación,contribuyendo así a garantizar su calidad, por lo que durante el seguimiento secomprobará que la formación se imparte y desarrolla con un nivel de calidadsuficiente, aplicando procedimientos y metodologías apropiados, con el personal ylos medios didácticos, técnicos y materiales más adecuados a sus características,comprobándose la adecuación de los siguientes parámetros en función de lasacciones formativa:

a) Las instalaciones y equipamientos empleados.

b) Los requisitos de los formadores y de acceso de los participantes a los cursos,

c) La planificación didáctica y dé evaluación de las acciones de formación

d) Los procedimientos y métodos de impartjcíón

e) Los medios didácticos y técnicos utilizados en la ¡mpartición

f) La evaluación de los resultados de aprendizaje.

Las actuaciones de seguimiento y control que se efectúan por parte de ¡asDirecciones Provinciales son una oportunidad excepcional para la mejora de lacalidad de ¡as acciones fomnatívas, al poder detectarse en el proceso desviaciones ypoder proponerse modificaciones o acciones correctoras, en aquellos elementos quese consideran esenciales para disponer de una formación de calidad.

En la realización de las actuaciones de seguimiento y control que se desarrollen* seprestará especial atención a los aspectos relacionados con la calidad de laformación aue se imparte.

El sistema de detección y de obtención de esta información consistiráfundamentalmente, en hablar tanto con los formadores/tutores como con losalumnos, durante las actuaciones de seguimiento, a los cuales se les realizaraentrevistas con el fin áe recabar el máximo de información sobre los aspectoscualitativos de su formación que sea posible.

Los controles y comprobaciones a realizar se detallan a continuación:

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Entrevista al Formador

Una vez en el aula, se facilitará a! Formador o Responsable de la Formación elmodelo de Entrevista correspondiente, para su cumplimentación. Si hubiera variosprofesores, será realizada por cada uno de ellos.

Esta entrevista se realiza con el fin de evaluar la calidad con la que se estándesarrollando tas acciones formativas a través de los parámetros definidos en elmismo,

Se comprobará si la formación se imparte utilizando una planificación.metodoioaía y didáctica así como la existencia de una planificación de laevaluación con los estándares de calidad apropiadospara^ el co^^de la acc¡o_nfgrrnat¡ya.

Asimismo, este cuestionario sirve para que ios formactores certifiquen datos talescomo fechas de realización, horarios, material entregado, etc.

Es importante recordar que las entrevistas deben estar firmadas, fechadas y conlos datos ¡dentificaíEvos del fomnador correctamente cumplimentados.

Entrevista a los Participantes

Se entregará la Entrevista a los Participantes bonificables presentes en e! aula, encaso de que sea posible, con el fin de contrastar ¡a correspondencia entre iascaracterísticas de ¡a formación impartida y las comunicadas.

Es importante recordar que las entrevistas deben estar firmadas, fechadas y conlos datos identifjcatívos del participante correctamente cumplimentados. Antes deabandonar el aula se deberá realizar un rápido chequeo de los cuestionarios, paradetectar ¡a falta de algún testimonio relevante, como puede ser aqué¡ quejustifique la existencia de algún tipo de irregularidad en el desarrollo de) curso, o lanecesidad de aclarar algún otro aspecto.

Si se considera necesario podrán realizarse consultas a ios alumnos con e! fin deampliar aquéllos aspectos que se consideren, como si han recibido algún regalopor participar en la formación, la publicidad utilizada por el centro, etc.

Permanencia en e! Aula

Mediante ¡a permanencia en el aula durante la formación, el responsable de lavisita recogerá las evidencias físicas de los diferentes aspectos del cursocontemplados en el Informe de Resultados (propiedad de aula, equipos, material ymedios didácticos, etc.)

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Controles de Asistencia

Durante nuestra estancia en el centro de impartición comprobaremos la existenciade Controles de Asistencia que serán, en términos generales, de firmas diarias.Debe estar presente, a! menos, el del día de la actuación.

Se solicitará copia de los controles de asistencia desde el inicio de) curso, que secotejarán con los originales, en el caso de que en ei centro no estén disponiblesios controles de días anteriores, se solicitará remisión posterior con et fin derealizar las siguientes comprobaciones:

^ Que se encuentra correctamente cumplimentado y que no existenirregularidades en ios de jomadas anteriores.

^ Que los participantes cumplen con el porcentaje de asistencia a la formaciónestablecido; "se entiende que e/ trabajador ha finafizado un grupo de formaciónsi ha asistido al menos ai 75% de las horas ¡mparfidasí',

Se entiende, por tanto, que si un participante no alcanza ese 75% de asistenciaserá considerado como no finalizado y se propondrá la correspondientedesviación en la Aplicación, en el informe y a nivel de participantes.

Para e¡ correcto cálculo de la asistencia de los participantes se solicitará,además, que remitan copia de los controles de asistencia hasta la finalizacióndel curso, en el caso de no solicitarlos se entenderán realizadas las sesionespor parte de los alumnos.

^ La correlación de los asistentes en e! aula en el momento de realizar la visita ylos indicados en el control de asistencia.

^ La no existencia de discrepancias entre las evidencias testimoniales recogidasen las entrevistas mantenidas con el formador y los participantes y ¡ainformación recogida en los controles de asistencia.

^ La coincidencia de las firmas del control de asistencia y la de los participantesentrevistados.

En ei caso de cursos en los que incluyan diferentes sesiones (mañana, tarde,noche), se recuerda la obligatoriedad de llevar controles de asistencia por cadauna de éstas.

En el caso de detectarse defectos administrativos que no interfieran en !aImpartición de la formación, se deberá poner en conocimiento del centro de¡mpartición, de ¡a entidad organizadora/encomendada y/o de la propia empresabonificada, con el fin de que se subsane y no genere problemas con la posiblebonificación en futuras actuaciones de seguimiento.

- Declaración Responsable

En e! caso de que el centro de ¡mpartición debiera haber presentado declaraciónresponsable (para impartir formación distinta de las especialidades previstas en elCatálogo de especialidades) se solicitará copia de la misma, comprobándose quecumple !o siguiente:

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L&üte.^üSOÜ^!.. •:

• Que la formación Impartida se incluye en las Áreas Profesionales de ¡aformación a impartir.

• Ei ámbito de actuación: si la entidad dispone de instalaciones y recursosformaíivos permanentes, de centros presenciales radican en una o en másComunidad Autónoma.

• Así mismo se comprobará la adecuación de la programación de (a acciónformativa y de ¡os materiales didácticos utilizados.

Estas comprobaciones se realizarán en cualquiera de las modalidades posibles deformación y siempre que se realice seguimiento al centro de impartición de iaformación, cuando proceda.

- CumpHmentación de la Hoja de Actuación

Una vez que se concluye !a actuación se cumplimentará la hoja elaborada atefecto que será firmada por el responsable de la actuación de seguimiento y por etinterlocutor al que se ie facilitará copia. Posteriormente, se enviará otra copia aicontacto indicado en la aplicación de seguimiento (empresa bonificada y/o entidadencomendada) por fax, correo posta! o electrónico.

Se dejará SIEMPRE una copia de la hoja en ei iugar de la actuación, por tanto, enaquellos casos en los que no se estuviera impartiendo la formación y no sepudiese contactar con un interlocutor válido, se deberá remitir posteriormente lacopia de Ea hoja al contacto indicado en la Aplicación de Gestión.

En la Hoja de Actuación se recogerán los datos que certifiquen la presencia delTécnico que realiza e¡ seguimiento, así como información objetiva sobre e!desarrollo del curso: formador, aula, medios, irregularidades evidentes, etc., ydetalle de ia documentación pendiente (ej,: copia de los controles de asistencia,contrato de encomienda en e¡ caso de que exista) y cuál es el plazo para remitirla.

Es preciso señalar que la finalidad de esta Hoja es dejar constancia de iarealización de una actuación de seguimiento y de la documentación pendiente.Esta Hoja por sí misma no refleja el resultado del seguimiento reaiizado, aunquepermite dejar constancia de las Irreguiaridades evidenciadas.

Se recuerda que !a hoja de actuación es un documento genérico que podráadaptarse a ¡as circunstancias de cada seguimiento, no siendo obligatorio eirequerimiento de todos los aspectos que se indican, sino sólo de aquellos quesean exlgibles en cada caso.

Se dejará una copia en ei lugar donde se realice e! seguimiento enviándose copiaa la Entidad Encomendada.

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IV- Actuaciones posteriores al desplazamiento

Una vez finalizada la actuación de seguimiento, el responsable de la mismarealizará las siguientes tareas:

Comprobar la vida laboral:

De ios fonnadores: en caso de que el/los formador/es se encontrase/n en unasituación de ciara irregularidad, como puede ser que estuviese cobrandoprestación por desempleo, no supondrá desviación por el seguimiento realizado,aunque se hará constar en el apartado de observaciones en el Informe deResultados y se dará traslado a la Inspección de Trabajo.

Hay que recordar que determinados colectivos no están incluidos en ¡a base dedatos de la TGSS a !a que se tiene acceso (por ejemplo: mutualistas) y. por tanto,el hecho de que no se encuentren datos de vida laboral del formador consultadono tiene por qué ser una incidencia.

En el caso de los Permisos Individuales de Formación se comprobará que elparticipante mantenga su relación contractual con la empresa durante toda laduración del permiso y se analizarán posibles cambios de contrato s¡ los hubiere.

La vida laboral de tos participantes se comprobará de forma masiva y automáticadentro de los procesos de intercambio de información entre la TGSS y la FEFE;por ¡o que las DD.PP. del SEPE no tendrán que realizar estas consultas de formaindividualizada, salvo que consideren necesario realizar dicha comprobación.

Contrastar la información obtenida en ¡a visita de seguimiento con los datosnotificados en las comunicaciones de inicio realizadas a la Fundación Estatal,analizando ¡as posibles desviaciones en relación con los siguientes aspectos:

^ Cumplimiento de las obligaciones establecidas que se recogen en tosCriterios de Seguimiento y Control de la Iniciativa de formación deDemanda-

^ Cumplimiento de los datos referidos a ¡a ejecución del curso y que fueronnotificados al inicio del mismo: duración, fechas, horarios, calendario, etc.

Posteriormente, se revisarán los controles de asistencia con los participantesnotificados al inicio, con el fin de detectar aquéllos que han faltado a más del25% del total de las horas aprobadas del curso. En este caso, se marcará ladesviación habititacfa al efecto,

Además, se contrastarán las firmas de los cuestionarios con las de los controlesde asistencia.

A diferencia de la iniciativa de oferta, en la de bonificaciones la normativa noprevé la admisión de un porcentaje de abandonas; portante la no realEzación del75% de la formación supone la anulación directa del participante que incumple.

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Elaboración del Informe de Resultados

La información obtenida se grabará en el Informe de Resultados, detallándosede forma exhaustiva y clara cada una de las discrepancias que se pusieron demanifiesto, teniendo en cuenta que serán utilizadas durante el proceso decomprobación del crédito.

Se debe tener on cuenta que los informes se remiten a las empresas afectadaspor el seguimiento en e! caso de que se los soliciten, en la fase de alegaciones,por lo que se tendrá especial cuidado en dejar explicadas de forma objetiva ¡ascausas que llevaron a señalar cualquier desviación.

Asimismo e¡ informe de resultados será utilizado para contrastar el resultado delas actuaciones de seguimiento que conlleven minoraciones en lasbonificaciones practicadas en e! momento en e! que las empresas afectadaspresenten las oportunas alegaciones, por lo que ¡a fundameníación de lasdesviaciones es necesaria para su análisis.

Por otro lado, se marcará en las casillas habilitadas al efecto, los participantesque han sido entrevistados y las diferentes desviaciones detectadas, atendiendoa los criterios que se recogen en el documento señalado en el párrafo anterior.

Como ya se ha comentado, el listado de participantes no se encontrarádisponible en la aplicación hasta que tas entidades notifiquen la finaiización delgrupo, es decir, una vez concluida la formación y antes de aplicarse labonificación y siempre antes de que finalice el plazo de presentación de losboletines de cotización del ejercicio.El cierre de los Informes de actuación no podrá realizarse hasta después de esemomento, esto no impide que se puedan ir cumplimentando tos informescorrespondientes a cada actuación según se vayan realizando, por ello, sesugiere realizar las comprobaciones con !a información obtenida en ia actuaciónde seguimiento, si bien todas las indicaciones que deban realizarse en el listadode participantes, deberán esperar a poder ser cumplimentadas a partir de que senotifiquen tas finalizaciones.

La aplicación de gestión incorpora una serie de validaciones y comprobacionesque facilitan ¡a correcta cumplimentación de los Informes, notificando a losusuarios dónde se precisa alguna revisión o qué tipo de información no se hacumplimentado. Asimismo, !as distintas utilidades de la herramienta informáticapermiten obtener a los responsables información sobre su gestión y el estado desus actuaciones.

En el caso de detectarse desviaciones que pudieran afectar a gruposcomunicados en otras provincias, se comunicará a la Coordinación con e¡ SEPE.así como, se redactará informe descriptivo para dar traslado, si procede, a laITSS.

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Archivo de la Documentación

Se ordenará toda ¡a documentación del dossier que será archivada y custodiadaen la correspondiente Dirección Provincial del Servicio Público de EmpleoEstatal.

En los caso$ en los que sea necesario (ej.: peticiones de Juzgados, Auditorias,etc.) y mediante requerimiento previo, se remitirá el dossier o parte de sudocumentación, a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

Con carácter general, en la normativa española se suele establecer un plazo de4 años en los cuales los beneficiarios están obligados a conservar toda ¡adocumentación relativa a los expedientes y justificantes de la realización de laactividad así como de la aplicación de los fondos recibidos. El citado plazo secomputa de acuerdo con lo que se indica en las Órdenes ministeriales alrespecto.

En el caso de que la formación se realice mediante modaiidad Teleformación, !asentidades mantendrán el acceso a las plataformas, al menos, hasta la fecha deliquidación de la última cuota de cotización de! año, a partir de esa fecha seguardarán ios registros e informes que se habrán generado a través de laplataforma,

La aplicación informática incorpora una utilidad que permite a ¡osresponsables de ¡as actuaciones de seguimiento y control alojar documentosen diferentes formatos. En consonancia con los criterios de eficacia yeficiencia establecidos, se limitará ei alojamiento de los mencionadosdocumentos a aquéllos que aportan información indispensable para justificar¡as irregularidades detectadas, para iniciar actuaciones especiales endiferentes ámbitos territoriales (por ejemplo: informes elaborados por la ITSS)o para evaluar aspectos de Ía calidad de ¡a formación impartida.

Comprobación de! Crédito de bonificaciones

Durante el proceso de comprobación del crédito se vuelcan, en su caso, ¡asdesviaciones puestas de manifiesto en e! Informe de Resultados de cadaactuación, minorando, si procede, el importe bonificado por la empresa, ya seapor efecto de las consecuencias de una desviación determinada o por el efectode otras comprobaciones realizadas que puedan influir en dicho importe, como lacofínanciactón privada por parte de las empresas.

En caso de existir diferencias entre el crédito asignado a la empresa con ¡asbonificaciones aplicadas en el ejercicio, se iniciará un procedimiento adicional.

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6. SeguimiQñto de ia Formación dé modalidad TELEFORMACION

Se entiende que se una formación es realizada en modalidad de Teleformacióncuando la Empartición de las acciones formativas se desarrolle a través deTecnol^qiasdeJa_hfQrmaclónj/^ Comunicación, mediante una plataforma deformación que posibilite la Ínteractividad de Darticipantes, tutores y recursos!ocaljzadpsen_d!ferentes Jugares.

Entre los cambios normativos destaca ¡a eliminación de la formación demodalidad a Distancia, detectándose un incremento de la Teleformación derivadode la transformación de la primera a esta modalidad, adquiriendo por ello lanecesidad de realizar actuaciones de seguimiento a esta formación, con carácterpreferente.

Se podrán abrir actuaciones ETR en el momento de la impartición de laformación, aunque ei seguimiento de la misma no podrá completarse hasta queno finalice el curso y ¡os alumnos.

Lo normal será abrir actuaciones expost, una vez finalizada la ejecución y e!curso.

a. Concepto y Metodología de la Formación de Modalidad Teleformación

La formación profesional para el empleo a través de ¡a modalidad Teieformaciónpuede definirse como aquella formación que, organizada previamente desde uncentro gestor de la formación y a través de una plataforma de teleformadón, sedirige a trabajadores, los cuales a través del autoestudio y siguiendo unametodología planificada, realizarán un aprendizaje sobre un determinadocontenido que les proporcionará una cualificación y una mejora de sucapacitación profesional.

La modalidad de teleformadón, es aquella que se desarrolla a través de unapiaíaforma formaíiva con contenidos dinámicos que posibiiitan la interactividadentre tutor, recursos y alumnos. Por ejemplo, un curso a través de la herramientaSkype será considerado teleformadón únicamente en el caso de que laherramienta se encuentre dentro de una piataforma en !a que quede constanciadel uso, sesiones, etc.

La propia plataforma facilitará e! materia! didáctico necesario para el curso y lasherramientas Ímpresdnctibies para el correcto desarrollo de este tipo deformación.

El desarrollo de la formación, organización, metodología e instrucciones para ¡arealización de ¡a formación estará recogido en la Guía didáctica del curso.

La formación irá acompañada de asistencia tuíorial y los alumnos deberánrealizar los correspondientes controles de evaluación. Así, ¡a plataformainformará de ¡os accesos del participante para la realización de la formación,registro de su actividad y de los tutores en el desarrollo de su actividad.

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En cuanto al método de aprendizaje de un curso de modalidad Teleformación sepuede resumir en ¡os siguientes puntos:

Material Didáctico

Se encontrará disponible en ta plataforma que se complementa con ta figura deun tutor que realizará un seguimiento personalizado del progreso dei alumno.

El aprendizaje deberá ser paulatino y práctico, a ser posible, con libertad dehorarios.

» Funciones del tutor

Participar en el desarroiio de la guía didáctica de la acción formativa.

Realizar el seguimiento y la valoración de las actividades de los alumnos,resolver sus dudas y consultas, orientarle y dirigirle en sus actividades através de la plataforma de formación.

Motivar y realizar un seguimiento personalizado y sistematizado delprogreso de cada alumno, fomentando la participación del alumno(Asistencia tuforial).

Realizar la evaluación de los participantes.

Detectar nuevas necesidades del alumno: de formación, comunicación,motivación.

• Guía Didáctica:

Es un documento de apoyo que orienta y promueve el auto-aprendizaje deiparticipante en la formación no presencial. Este documento es una herramientanecesaria para e! desarrollo de los cursos con esta modalidad y el contenidomínimo debería ser el que se especifica a continuación:

Metodología que se seguirá en e! cursoCalendario del cursoOrganización de ios contenidos; en módulos, temas, apartados, ejerciciosprácticosMaterial didácticoidentificación del tutor, contacto, horarios de tutorías, canales decomunicación entre el tuíor y alumnoIdentificación dei Centro GestorControles de aprendizaje; número, entrega, plazos de realización,resultadosEntrega de diplomas

Este contenido mínimo debe estar indicado en la guía para que el alumnotenga Información sobre del desarrollo del proceso formativo.

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b. Comunicación de inicio de la formación realizada medianteTeleformacióñ:

En la aplicación de gestión, para los grupos de modalidad teleformadón, elusuario está obligado a cumplimentar en la comunicación de inicio, cada uno detos tres campos que se muestran a continuación.

Dirección web, URLUsuarioClave de acceso.Aclaración conexión Teleformación. En caso de necesitar realizar algunaaclaración adiciona! relacionada con el acceso a la plataforma deteleformación o no poder facilitar la información solicitada.

c. Procedimiento de Comprobación y Seguimiento de la ModalidadTeleformación

Las actuaciones de seguimiento de ¡a formación on line, se podrán realizar deforma virtual o física

Existen tres tipos de indicadores a controlar en ¡a formación on line:

1. Indicadores de plataforma2. indicadores referidos a! grupo y participantes3. Indicadores referidos al tutor

La revisión de la plataforma se realizará accediendo a través de la URL con laclave de acceso y usuario aportado en la comunicación de inicio. Una vezdentro navegaremos por la plataforma para comprobar los indicadoresmencionados y es muy importante que en el caso de que no sepamos efectuarla navegación y/o no podamos revisar aigo, porque no lo encontramos, nospongamos en contacto con ei centro gestor, para soiíciíar asistencia en !anavegación.

SOLICITAR AYUDA AL CENTRO GESTOR, PARA FAMILÍZAR1ZARNOS CONLA NAVEGACIÓN Y PODER COMPLETAR LA REVISIÓN DE TODOS LOSINDICADORES DE LA PLVTAFORMA.

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1. indicadores de la Plataforma

Los indicadores de plataforma están relacionados con e! cumplimiento de losrequisitos de estructura y soporte de ta plataforma. La revisión de estosindicadores podrá iniciarse durante la ejecución de la acción formativa ya queson subsanables.

Si se decidiese abrir una actuación de seguimiento antes de la finalización delcurso para ir revisando requisitos de plataforma, podría hacerse utilizando elprotocolo 1, ETR. Esto significa que la actuación quedará abierta como deETR, pero no podrá completarse el seguimiento hasta que finalice el curso yla comunicación de los participantes

Una vez seleccionados los grupos objeto de seguimiento y el URLcomunicado para dichos grupos se comprobarán:

1.1 Los requisitos de seguridad y accesibilidad; es decir, comprobaremosque se han aportado el perfil y contraseña adecuados para poderefectuar una revisión completa de la formación sin ¡imitaciones.

Lo normal es que nos hayan aportado un acceso con perfil amplio, quesuele ser el de administrador, pero sin posibilidad de modificación. Si elacceso no resultara adecuado para realizar el control, emitiremos unrequerimiento para subsanarlo.

1.2. La existencia de herramientas de comunicación; foro, chat, mensajería,etc.

1.3. La existencia de sistema de seguimiento y evaluación de los alumnos;test, controles de aprendizaje, evaluaciones.

1.4. La existencia de informes de reporting de los alumnos, así como de laposibilidad de visualizar ia navegación de los alumnos por los itinerariosformativos y sus conexiones.

Ei mcumplímiento de estos indicadores es subsanablc a través derequerimiento (los modelos de requerimiento se encuentran en laapfícac/ón efe seguimiento para su descarga en caso necesario)

2. Indicadores Referidos al Grupo y Participantes

Continuando con el seguimiento de ta formación on line, y una vez revisadolos requisitos de plataforma, procederemos a comprobar los siguientesextremos;

2.1 Existencia de contenidos adecuados a la acción formativa, así como laguía didáctica. Esta comprobación se realiza a nivel de grupo.

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2.2 Trazabilidad de! alumno a través de su itinerario formativo,comprobando:

Navegación realizada por la plataforma y contenidos

Conexiones: Se revisarán las conexiones realizadas por los alumnos,debiendo tener un nive! que sea acorde a la realización del curso. Enaquellos casos en los que el porcentaje de conexión no alcance e¡25% de la duración de ia acción formativa, se revisarán los distintosaspectos del curso con el fin de determinar si es tiempo suficientepara la adecuada ejecución de la formación.

Interactividad y participación: se podrá comprobar a través de losforos, chai, mensajería, etc.

Test realizados: se exigirá a! menos haber realizado e! 75% de iosejercicios y/o pruebas de evaiuaclón.

Esta comprobación se realiza alumno por alumno.

E$,,TTiuy mtportante que estos parámetros no se revisen de forma aislada, sino toaos de

forma conjunta.

La fcrazabiliáaá áel participante se miáe comprobando no sólo las conexiones» sino la

navegación a través áe tos contenidos, la realización áe las activicbáes áe aprendizajes, tacomunicación con el Pormador, etc.

El incumplimiento de estos indicadores no es subsanable y se procederá amarcar ¡a correspondiente desviación si procede.

Cuando se considere necesario se podrá remitir un cuestionario alparticipante vía correo electrónico para contrastar información. Paraasegurar el éxito de ¡a respuesta se podrá telefonear previamente alparticipante para avisarle y remitir encuesta posterior.

El cuestionario que se remita no se enviará a través de fichero sino queIrá directamente en el "cuerpo" del correo electrónico.

Este cuestionarío se encuentra inclufdo en la carpeta de documentosnormaHzados dentro de la aplicación ¡nformética de visitas y se denomina"entrevista a partÍcipQnte tefeformadón porema//"

3. Indicadores Referidos al Tutor

Comprobaciones referidas a la participación del tutor de la formación on ¡ine,su cuaiificación y su conexión.

3.1 Comprobar requisitos del tutor/fomnador (experiencia y/o curriculumviíae). Lo normal es que en a!gún lugar de la plataforma existaespecificado el nombre del tutor y su cualificadón, bien a través de unfichero Pdf, bien a través de una presentación al inicio de! curso o bien através de un vídeo colgado en la plataforma.

3.2 Comprobar que se registra la tutorización de los alumnos; que se puedevisualizar, entre otras, a través de las herramientas de comunicación,

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foro, mensajería en !a que se ponga de manifiesto que el tutor se hadirigido a los alumnos a través de una presentación, alguna pregunta, ohaya colgado algún ejercicio o vídeo.

3.3 Es imprescindible constatar que el tutor se ha conectado a la plataformadurante la ejecución del curso.

El incumplimiento de estos indicadores es subsanable, sobre todo si larevisión ¡a realizarnos durante la ejecución y antes de la finalización delcurso.

Consideraciones Especiales. Definición de IP (Internet Protocol)

Una IP (iníernet protocolo) es un código que identifica un dispositivo(ordenador, Tablet, impresora, router, etc.) en una red (internet, intranet) yqueda registrado el acceso o navegación. Es decir, estos dispositivos al formarparte de una red serán identificados mediante un número IP único en esa red.La dirección ¡P está formada por 4 números de hasta 3 cifras separados por"."(punto). Los valores que pueden tomar estos números varían entre O y 255, porejemplo, una dirección IP puede ser 192.168.66.254, aunque en la actualidadexiste un nuevo protocolo IP_V6 que extiende esta numeración debido a quelos proveedores de telecomunicaciones han agotado estas series.

Todo lo que figura en !a red, tiene una IP que identifica el dispositivo. Las IPpueden ser privadas o públicas. En general, ia IP privada identifica a undispositivo (pc) dentro de una intranet, es decir son direcciones que forma partede una red local o interna. La IP pública es la identificación en la red internet.P.e. en una organización, todos los empleados que consultan en Internetaparecerían identificados con una misma dirección IP que será la que elproveedor de telecomunicaciones ha asignado a la organización.

Las IP son diferentes y se pueden saber si son públicas o privadas.

SÍ se resetea un router, lo norma! es que se asigne una nueva dirección ¡Psalvo, que hubiéramos solicitado a! proveedor de formación mantener una IPfija, para lo cual hay que contratar y pagar una tarifa extra.

El rastreo de IP a través de las redes, está protegido y soto se puede hacer conautorización de la policía o juez.

¿Cómo afecta la IP a! seguimiento de las plataformas?

Con motivo de haber eliminado ¡a formación de modalidad distancia se estánrecibiendo consultas sobre si es posible que los alumnos accedan a lamodalidad de teleformadón haciéndoles acudir a una academia donde lesfaciliten un ordenador, para poder ejecutar la parte on line, en el caso que losalumnos no tengan Internet, ni ordenador propios.

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Esta circunstancia pondrá de manifiesto que muchos alumnos se visualizaranen la plataforma con fa misma IP, por lo que habrá que revisar y comprobareste hecho y en caso de detectarlo, consultar con la Unidad de Coordinacióncon el SEPE para decidir cómo proceder,

No obstante, hay que tener en cuenta que no todas las plataformasidentifican la IP.

En la iniciativa de demanda v en el caso de que estuviéramos haciendoseguimiento de teleformación. si se detecta que en un mismo grupo quecontiene participantes de distintas empresas, fÍQyrasen varios p todos lospartEcEpaníes con la misma dirección IP, esto podría ser un indicio de fraude osyplantacjón Salvo aue los participantes hubieran acudido a^^u^ centrode formación o academia a realizar ¡a sesión virtua! del curso.

Pero como tal indicio, habría aue profundizar la investiflaGlón larealización de ¡a formación consiguiendo una entrevista directa del oartlcipante.con el fín^^^ ¡a formación v el empiazamiento físicode! ordenador desde donde se ha ejecutado e! curso.

d. Consideraciones Especiales de Plataformas que albergan cursos decorta duración. Procedimiento a Aplicar:

De acuerdo a la nueva normativa Ley 30, artículo 8, 2 en la formaciónprogramada las acciones formaíivas estarán sujetas a una duración mínima dedos horas. Esta duración mínima responde a ¡a formación denominada"píldoras formativas".

Debido a esta indicación y en ef caso de que se comuniquen accionesformativas cuya duración se encuentre en un intervalo de entre 2 y 10 horas enla modalidad de telefonnación, se aplicarán ios indicadores anteriores teniendoen cuenta ¡o siguiente:

• La ¡nteractividad tutor-alumnos puede quedar acreditada con !apresentación que pudiera hacer el tutor hacia !os alumnos de! curso.

• Si no existe ¡nteractividad a través de! foro o chat. no Íncidentaremossiempre y cuando se haya constatado una conexión razonable de!participante a la plataforma. Aunque sea una píldora formatíva, debe existirconexión para asimilar el contenido por muy reducido que sea.

• El control de aprendizaje puede ser un único test o preguntas aisladas si setrata de "píldoras"

e. Selección de Grupos:

Se seleccionará, preferentemente, el grupo o grupos cuyo centro gestor seubique en la provincia de la Dirección Provincial.

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Como ya se ha indicado, la revisión del grupo o grupos de teleformación sepodrá realizar durante su ejecución (ETR), para ir comprobando aspectos de laplataforma o se podrán seleccionar al finalizar la Acción Formativa (EPI) en laque se completará ¡a revisión total referida al URL, al grupo y participantes.

En ¡os casos de tefeformación individualizada, es decir, muchos grupos con unúnico participante, se recomienda abrir la actuación una vez finalizado el curso,para conocer el nombre deE participante.

En caso de necesitar desplazarnos para realizar la actuación, se comprobará !aubicación del centro gestor donde se podrá planificar la visita a realizar en elhorario indicado para tutorías, que será el horario en el que el tutor estarádisponible para verificar el correcto desarrollo de la actividad formativanotificada.

En aquellos casos en ¡os que a ¡a plataforma accedan participantes ubicadosen más de una provincia, se llevará a cabo la actuación en aquélla donde estéubicado el centro gestor de la plataforma.

f. Preparación del Dossier

Completará e¡ dossier ia Hoja de Actuación específica para esta modalidad y¡as entrevistas a participantes y íuíores-formadores, por si fuera posiblecontactar con éstos; así como e! dossier que se obtiene en formato PDF desdeia herramienta informática, en e! que se vuelcan los datos incluidos en lasnotificaciones de inicio de la formación.

Si ¡a revisión se realiza de forma virtual, no será necesario remitir ¡a hoja deactuación a la entidad o empresa.

Ef centro gestor, la empresa o la entidad tienen conocimiento de nuestrasentradas a su plataforma a través de tas claves que han facilitado como seexige en la normativa aplicable.

g. Visita al Centro

Esta visita se realizará de forma excepcional y siempre que no sea posibleobtener la información desde el puesto de trabajo de) responsable de llevar acabo la actuación de control.

Es importante tener en cuenta que determinadas plataformas contieneninformación confidencial para las personas que no pertenezcan a las empresasbonificadas, cuya formación se imparte a través de estas herramientas que, asu vez, pueden estar alojadas en una intranet. En estos casos, se dará !aposibilidad a los beneficiarios de realizar una demostración de la misma en lasinstalaciones de !as empresas o en las de la Dirección Provincial del SEPE.

Ei objetivo final es obtener una demostración del funcionamiento de Íaplataforma virtual en presencia del responsable asignado para la misma.

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Hay que recordar que, debido a los plazos marcados en la normativa aplicable,durante ¡a ejecución de !a formación no se dispondrá del listado departicipantes, por lo que será necesario solicitarlo, con objeto de llevar a caboe) resto de comprobaciones previstas en el procedimiento.

Una vez finalizado este proceso se trasladarán las conclusiones alcanzadas a!informe de resultados según los criterios elaborados para este procedimientOt yse valorará la pertinencia de incluir a las empresas con coincidencia de URL,plataformas y/o C1F en un fichero de entidades de riesgo.

h. Procedimiento de Seguimiento Especial de la formación Teleformación

Debido a las características especiales con las que se imparte este tipo deformación y al elevado porcentaje de irregularidades que se vienen poniendocte manifiesto en las actuaciones de seguimiento de los grupos formativos deestas modalidades; se ha diseñado un plan de seguimiento especial que sellevará a cabo desde ¡a Unidad de Coordinación de Seguimiento y Control delas iniciaíivas de formación profesional y complementará las actuaciones decontrol ¡levadas a cabo por ia Direcciones Provinciales del SEPE en ¡amodalidad de teleformadón.

Una de ¡as actuaciones a realizar es el Plan anual de Comunicación aParticipantes señalado en e! apartado 3 de este documento.

Durante e! seguimiento de ¡os cursos con modalidad Teieformación en la fasede ejecución de la formación, resulta difícil poder coincidir físicamente con elparticipante debido a que (a ubicación geográfica del centro gestor/impartidor yde la empresa de los participantes suelen ser distintas, por tanto, en la mayoríade los casos, no se podrán realizar entrevistas en tas que se contrasten ¡ascondiciones de realización del curso, para ello será necesario realizar lasactuaciones de seguimiento Ex Post ¡nmeciíato, incluidas en el Protocolo 2.

Para comprobar la realización de los cursos se verificará, entre oíros, laexistencia de los controles de evaluación que deben cumplimentar losparticipantes como acreditación del aprendizaje sistematizado exigido. "Seentiende que el trabajador ha finaHzQdo un grupo de formación si ha realizadoai menos el 75% de ios controle3 periódicos de seguimiento de su aprendizajeen las modaiídades de imparíición mediante tefeformación^

Es preciso recordar que en los cursos de modalidad mixta, este porcentaje del75% se computará teniendo en cuenta el total de horas del grupo, sinconsiderar el cálculo para cada tipo de formación por separado, aunque seráexigibie ¡a reaiización de formación en ambos tipos.

En la aplicación de actuaciones de seguimiento se puede obtener lainformación de los centros gestores de la formación.

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6.1. Seguimiento Ex post Inmediato (EPI) a Participantes de formación demodalidad Telefornnación

Para completar el proceso de control descrito anteriormente para la Formacióndesarrollada mediante teleformación, se podrá aplicar una verificación EPI a losparticipantes que podrá venir motivada por lo siguiente:

- Por algún indicio de irregularidad detectada en las actuaciones de seguimientode las fases anteriores

- Por irregularidades o denuncias comunicadas referidas a la modalidadíeleformación.

" Por decisión del técnico a los efectos de completar el seguimiento iniciado.

Para efectuar este control, no será necesario desplazarse físicamente, sino que sepodrá realizar telemáticamente a través de la dirección de correo electrónico delparticipante que se haya facilitado en ¡a comunicación de inicio del grupo formativo.

E! cuestionario podrá ser remitido al participante vía correo electrónico paracontrastar la información. (Para asegurar el éxito de la respuesta se podrátelefonear previamente ai participante para avisarle y remitir encuestaposterior)

El cuestionarlo que se remita no se enviará a través de fichero sino que irádirectamente en e! "cuerpo" del correo electrónico.

Ambos métodos son válidos y ambos cuestionarios están incorporados en laaplicación de visitas.

a) Cofinanciación privada en la formación modalidad Teleformación

El artículo 9 de la Ley 30/2015 señala que las empresas a partir de 6trabajadores, participarán con sus propios recursos en ¡a financiación de laformación, según unos porcentajes mínimos establecidos, considerándoseincluidos en ¡a cofínanciadón privada los costes salariales de los trabajadoresformados por ia empresa durante su jornada de trabajo.

Sólo podrán tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en ¡as que realmente lostrabajadores participan en ¡a Formación.

La empresa deberá informar a la Representación Legal de los Trabajadores, en e¡caso de que se produzca esta circunstancia, de acuerdo con la normativa deaplicación, indicando como lugar de ¡mpartidón de dichas acciones formatEvas elpropio puesto de trabajo.

Para que las empresas puedan imputarse costes salariales como cofínancíaciónprivada por este concepto, deberán haber señalado en la comunicación de inicioque ¡os participantes tienen la opción de realizar !a formación en horario de trabajo.

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En los procedimientos habituales de las actuaciones de seguimiento en tiempo realno se incluyen actuaciones expresas sobre ¡a cofinanciación privada, con laexcepción de la pregunta que se realiza al participante sobre si realiza ¡a formaciónen horario de trabajo, información que se indicará en el informe de visita y que noafecta a su resultado, pero que podría minorar, en su caso, el importe de ¡abonificación obtenida por la empresa afectada, iras los cálculos realizados duranteel proceso de acreditación del crédito.

b) Controles de Aprendizaje

El objetivo de los controles de aprendizaje es acreditar la existencia de unproceso slsterriatizado de aprendizaje y ¡a reaíización de la formación por parte decada uno de los alumnos.

La mayoría de los controles de aprendizaje son de tipo test con respuestas aelegir entre varias opciones. Las preguntas deben hacer referencia a los módulos,temas o unidades didácticas del curso que se trate para acreditar un conocimientocompleto del mismo, sobre todo si la guía didáctica atribuye una duracióndeterminada a cada uno de estos apartados, a los efectos de calcular el 75% derealización de ia formación.

En este sentido, la comp!ejidad de! curso y/o su duración deben estarrelacionados con los controies de aprendizaje realizados, tanto en cuanto a)contenido, como al número de éstos (por ejemplo: uno por módulo o tema).

Para que exista un aprendizaje sistematizado, se exigirá más de un control paracada curso. Como excepción, se admitirá uno sólo si éste tiene, como máximo, 20horas de duración.

c) Incidentación de Oficio

Existe la posibilidad de incideníar de oficio grupos que no hayan sido objeto deseguimiento mediante visita, si se desprende de !a documentación recabada trasun requerimiento previo, que la formación se caracteriza por haberse ejecutadocon las mismas irregularidades. Por ejemplo, al compartir ¡os mismos tutores, lamanera de evaluar a ¡os participantes o de ¡levar a cabo la asistencia íutoríal.

La apficadón informática de seguimiento facilita, entre otras consultas, el obtenerla información del volumen de grupos tutorizados con el detalle de cada uno delos cursos; lo que permite identificar desviaciones o irregularidades bien por elexceso de participantes a cargo de un tutor, bien por ia falta de cualificación delmismo para llevar a cabo sus tareas en las diferentes materias en las que apareceasignado.

El traslado ¡as de desviaciones a oíros grupos formaíivos que se encuentrenafectados por compartir características similares con los que han sido objeto decontroi, se traía con mayor detalle en ei apartado de Seguimiento a las EntidadesOrganizadoras.

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En aquellos casos en los que se a! realizar actuaciones de seguimiento sobre uncurso o grupo de cursos de una entidad se observen problemas que pudieran darlugar a una desviación y por tanto afectar a la bonificación de los participantes,será necesario contactar con el centro gestor o responsable de ¡a plataforma parasolicitar aclaraciones. Por ejemplo, las claves facilitadas no permiten acceso a laplataforma, no se localiza la información de un curso, ¡a navegación es difícil deentender, entre otras, no se ¡nciáentará sin antes haber solicitado las aclaracionescorrespondientes.

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7. Seguifniento Ex Post Inmediato

Dirigido prioritariamente a trabajadores cuya formación ha sido finalizada,preferentemente de modalidad Teleformación y grupos de riesgo. Acficionaimente,podrán ser objeto de seguimiento, participantes de cualquier modalidad y riesgosobre ios que se no hayan realizado actuaciones En Tiempo Rea! (ETR).

El objeto principal de este protocolo es verificar si el participante comunicado harealizado la formación y si ésta cumple con ios estándares mínimos de calidaddentro de la Formación profesional para el empleo en el ámbito laboral.

Serán susceptibles de actuaciones de seguimiento todos ¡os grupos fonnativoscon estado "fjnalízado", es decir, que hayan notificado la finalización de laformación (donde se recoge ¡a información de los datos identificatívos de losparticipantes, razón social de la empresa a la que pertenecen. domicilio de iasentidades, etc.) y ei importe de la bonificación a aplicarse, en ¡a aplicacióntelemática de ¡a Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

Las actuaciones que se recogen en este protocolo resultan de gran utilidad yefectividad. Se realizan en las propias empresas bonificadas obteniéndose unavaliosa y útil información sobre las malas prácticas empleadas por determinadasEntidades Organizadoras de ia Formación.

Este seguimiento inciuye dos modalidades de actuación:

7.1. Comprobación de la ejecución de la formación

Se seleccionarán participantes de grupos finalizados considerados de riesgo,procediéndose a abrir la correspondiente actuación. La aplicación informática deseguimiento permite incluir una actuación por provincia para dar respuesta a losgrupos fomnativos en los que existan participantes pertenecientes a diferentesámbitos territoriales.

Es importante tener en cuenta a la hora de planificar y seleccionar los trabajadorescon los que se va a contactar, que !a información disponibie respecto de cada unohace referencia al centro al que se encuentra asociado e¡ código cuenta decotización. Por tanto, a! lanzar la consuita de participantes, la aplicación informáticadevolverá aquéllos que figuran como trabajadores de empresas con centros detrabajo de la provincia objeto de consulta.

La herramienta informática facilita la dirección que ta empresa ha señalado aefectos de notificaciones, por lo que habrá que confirmar en la aplicacióninformática de Entidades Comunes del SEPE, con la cuenta de cotización deltrabajador, ei centro de trabajo de! alumno para confirmar la dirección exacta,

Cabe la posibilidad de que, a pesar de lo indicado, no se pueda ¡ocalizar a losparticipantes debido a que pueden trabajar por turnos, fuera de la oficina, etc.

Una vez establecido contacto con el alumno se procederá a su entrevista y sesoiiciíará la documentación correspondiente, según se detalla más adelante.

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Las entrevistas que se realicen deben hacer hincapié (entre otros aspectos) en taejecución del curso, la existencia y utilización de las tutorías, el tipo de materialdidáctico entregado, la calidad del contenido de la acción formativa, el seguimientorealizado por la entidad gestora y la realización de los controles de evaluación.

Finalmente se dejará copia de la hoja de actuación en la empresa y otra copia seráremitida con posterioridad a la Entidad Organizadora de la Formación, si es el caso.

Salvo excepciones, si no se contacta con el alumno se considerará no realizada laactuación de seguimiento y se borrará, si procede, el informe de actuación.

Documentos Normalizados

Existen documentos normalizados propios de las actuaciones de seguimientoEx Post Inmediato; como son la entrevista al participante EPI. la Hoja deActuación de SeguimEento EP¡ y de íutor/formador.

Documentación obtenida durante ¡a actuación de seguimiento EPI

1) Entrevista del participante: se solicitará al participante/trabajador quecumplimente la entrevista correspondiente. La entrevista se realizarápersonalmente y no se dejará, por tanto» el modelo para su posteriorremisión.

2) Material didáctico: si se considera necesario y siempre que sea posible serealizará una comprobación visual. S¡ comprobamos que el material no esadecuado, efectuaremos una copia del índice del mismo.

3) Copla de la adhesión al Contrato por el que se encomienda la organizaciónde la Formación suscrito con la entidad externa,

4) Siempre que sea posible se solicitará también e! Contrato por el que seencomienda la organización de la formación suscrito entre las empresas.

En el caso de no tener disponible esta documentación se requerirá suposterior envío en la correspondiente hoja de actuación que se deje tras !aactuación.

5) Se solicitará Información sobre la existencia de publicidad realizada por laentidad externa sobre la formación objeto de bonificación, con el fin decomprobar, si existieran, las prácticas publicitarias realizadas (publicidadagresiva, regalos, uso indebido de la marca gráfica de la Fundación, etc.)

En este sentido, se ha informado a Eas empresas que entre los costes deformación admitidos que, de acuerdo con et artículo 7.4 de la Ley 30/2015,en ningún caso se entenderá como coste objeto de financiación pública ¡osbienes, productos, materiales o servicios que sean entregados, puestos adisposición o prestados por !as entidades de formación o las entidadesexternas organizadoras de la formación y que no resulten estrictamentenecesarios para la ÍmpartEción de la actividad formativa.

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Asimismo, el artículo 34 de la Ley 17/2001, de Marcas confiere al titular de lamisma el derecho exclusivo de su utilización en el tráfico económico, lafacultad de prohibir a terceros el empleo de la misma o de signos idénticos osimilares a ella y la posibilidad de ejercitar un conjunto de acciones civiles ypenales contra quienes lesionen su derecho.

Por otra parte, la Ley 3/1991, de Competencia Desleal, prohibe de maneraexpresa, en su artículo 12, el empleo de signos distintivos ajenos en elmercado con fines concurrenciales. Esta conducía puede dar lugar a!ejercicio de acciones tanto de cesación como de resarcimiento de los dañospor ella ocasionados.

Por tanto, en virtud de las citadas leyes, las entidades no pueden hacermención y uso de ia marca, así como de cualquier texto que pueda sugerircualquier tipo de vinculación con la empresa, sin que se hayan solicitado lospermisos de utilización de la marca, según los procedimientos estabiecidospara ello, a través de la página web de la Fundación Estatal para laFormación en e! Empleo.

Existe autorización expresa para poder utiiizar la marca de la Fundación enlos documentos normalizados siguientes:

Control de AsistenciaAcreditación formativa o diplomasCuestionarios de Evaluación

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8. Seguiífíiento Ex Post Inmediato de Costes

Adícionalmente a la comprobación de la ejecución de la formación a través de laentrevista de los participantes, el seguimiento Ex Post Inmediato contempla ¡aposibilidad de realizar un contro! de los costes áe la formación por los que laempresa se ha bonificado.

Este contraste documental será complementario det control de costes que serealiza en las actuaciones de seguimiento ex post.

A los efectos de su justificación, los costes derivados de las acciones formativas delas empresas y de los permisos individuales de formación que hayan sido objeto debonificación deberán quedar expresamente identificados como tales en lacontabilidad de la empresa.

La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante elperiodo establecido en la ¡egislación nacional y comunitaria la documentaciónjustificativa (facturas, Justificación contable y cualquier otro documento válido a eseefecto) de !a realización de la formación.

Los costes de la formación se determinarán para cada grupo o acción formativacon independencia del número de grupos para los que se imparta !a acciónformativa. Si para ei!o fuese necesario prorratear alguno de los gastos realizadosentre varios grupos de la misma acción formativa, el citado prorrateo se efectuaráatendiendo a fas horas de formación de cada uno de ellos. El número de horas deformación se obtiene de multiplicar el número de horas de duración de la acción porel número de participantes en el grupo formatívo.

La Ley 30/2015 modifica la distribución de los costes, que se desglosan de lasiguiente forma:

a) Costes directos o de impartición. Se entienden incluidos en los mismos:

- La retribución de los formadores, internos y externos.- Los gastos de amortización de equipos didácticos y plataformas

tecnológicas, así como ei alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.- Los gastos de medios didácticos y/o adquisición de materiales didácticos, asi

como los gastos en bienes consumibles.- En el caso de la «teteformación», los costes imputables a ios medios de

comunicación utilizados entre formadores y participantes." Los gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortización de las aulas,

talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación.- El seguro de accidente de los participantes.- Los gastos de transporte, manutención y alojamiento para los participantes y

formadores.

b) Costes indirectos, no podrán superar el 10 por ciento del coste total de ¡aactividad formativa realizada y justificada.

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Se incluyen los costes de iuz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza,vigilancia y oíros costes asociados a la gestión de la actividad formaíiva de ¡aentidad beneficiaria.

c) Costes de organización. En e! caso de que la actividad se encomiende auna entidad externa, estos costes no podrán superar el 10 por ciento del costede la actividad formativa, si bien podrán alcanzar hasta un máximo del 15 porciento en caso de acciones formaíivas dirigidas a trabajadores de empresasque cuenten con entre 6 y 9 trabajadores en plantiiia, asi como hasta unmáximo del 20 por ciento en caso de empresas con hasta 5 trabajadores enplantilla,

Se incluyen ios costes de organización, personal, instalaciones y equipos deapoyo para el desarrollo de la formación de la entidad encomendada.

Se encuentra pendiente de establecer regiamentariamente las¡ncompaíibiljdades entre conceptos financiables como costes indirectos ycostes de organización de la formación,

d) Costes de personal. Se considerarán incluidos en !a cofinanciaoón privadalos costes salariales de los trabajadores que reciben formación durante lajornada laboral. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas dedicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en laformación.

Estos costes de personal no serán objeto de bonificación, pero se computarána los efectos de la coflnanciadón privada exigible en el artículo 9 de ta Ley30/2015.

El coste total de una acción formativa o de un grupo de formación estaráconstituido por la suma de todos tos costes señalados en el apartado anterior,con los porcentajes y límites establecidos.

Cuando se trate de empresas que se agrupen voluntariamente y concierten laorganización y gestión de su programa de formación con una entidad externa,en Ía factura correspondiente a cada empresa agrupada deberán figurardesglosados los costes directos o de impartición, indirectos si ios hubiera y loscostes de organización cuando la facturación no se realice por separado.

Control de costes:

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar facturapor las operaciones que realicen de su actividad profesional.

Están obEigados a conservar ¡as facturas recibidas por ¡as operaciones de lasque sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de su actividad

Así, durante las actuaciones de seguimiento Ex Post Inmediato (EPI) dirigidoa las empresas participantes» que han realizado ¡a formación gestionada poruna entidad externa, podrá requerirse copia de la factura de la formaciónrealizada, emitida por e! proveedor de formación.

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Siempre que sea posible se realizarán estas comprobaciones tras lacomunicación de fa finalización de los grupos, con el fin de que si se detectanmalas prácticas por parte de las Entidades Organizadoras como excesos enlos costes de facturación, las empresas tengan un margen de actuación anteellas, no pagando ese exceso facturado o pagando las que estime oportunas.

Se comprobarán los siguientes aspectos;

1. La existencia de factura.

En el caso de que se compruebe la inexistencia de la factura (indican que noexiste o no la aportan) se procederá a incidentar por esta causa, anulándoselos costes imputados por e! curso.

2. Que la factura cumpla ¡os requisitos de contenido que se detallan en elartículo 6 del reglamento que regula las obligaciones de facturaciónaprobado por Real Decreto 1619/2012. de 30 de noviembre.

Se comprobará que la factura incluye tos siguientes requisitos formales:

No factura- Fecha de expedición- Identificación del emisor y del receptor, NIF y Domiciiío

Descripción de las Operaciones- Tipo Impositivo (no será admisible la imputación de IVA como coste

formativo, excepto para ¡as entidades exentas o no sujetas alimpuesto)

- Fecha de realización de las operaciones

SE ¡a factura no cumple con los requisitos anteriores, se informará de estehecho a la empresa afectada para que solicite al proveedor una facturarectificativa que subsane los defectos.

En e! caso de no obtenerse la factura que cumpla los requisitos formales,no se admitirán tos costes imputados.

3. Las instrucciones de Justificación de Costes, señalan que el contenido dela factura incluirá detalle suficiente para identificar la actividad formativabonificada. Así se comprobará que se identifica:

Denominación de la Acción FormativaNo de Acción Formatíva y GrupoDescripción del Servicio PrestadoFechas de Inicio y Finalización de cada grupo bonificadoNo de horas de la acción formativa facturada

Podrá identificarse también el número de Participantes por Grupo aunquesu ausencia no implica necesariamente un incumplimiento.

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La factura podrá incluir, si corresponde, detalle de los costes de ¡osmedios y materiales didácticos utiilzados, los costes de la PlataformaVirtual, y en su caso, los alquileres, seguros, transporte y manutención.

Durante ¡as actuaciones de seguimiento no será necesario comprobar sí!as entidades cumplen con los porcentajes exigidos en el caso de existircostes indirectos y/o de organización, la propia aplicación informática degestión en donde se graban los costes ajusta, en su caso, el exceso decostes imputado.

Si ta factura no contiene los requisitos anteriores, se informará de estehecho a ia empresa afectada para que solicite al proveedor una facturarectificativa que subsane los defectos, siendo suficiente también, unanexo a ia factura que incluya ios requisitos exigidos.

En el caso de que no se subsanen los defectos de forma, no se admitiránlos costes imputados.

Desviaciones en el informe de Actuaciones

El informe de actuaciones de seguimiento Ex Post Inmediato incluye losapartados necesarios para marcar ¡as desviaciones señaladas que afectarána los participantes y/o empresas objeto de seguimiento, así:

• Inexistencia de factura y/o imputación de costes

• Defectos formales y/o contenidos imputados no financiabies en las facturas

• incremento injustificado del coste de ios servicios de formación

• irregularidades en la imputación de IVA

No será admisible la imputación de IVA como coste formatívo, excepto para¡as entidades exentas o no sujetas al impuesto.

La aplicación informática de gestión facilita et importe bonificado por laempresa con el fin de que se puedan proponer, en su caso, los ajustes queprocedan-

Hay que señalar que en el caso de detectarse alguna de estasdesviaciones, al igual que ocurre con cualquier otra, no sólo bastará conseñalarla, sino que habrá que fundamentarla en relación con lanormativa aplicable.

En el momento de solicitar !a justificación de costes de la formación habrá quetener en cuenta el tamaño de la empresa, no será ¡o mismo Ía acreditación porparte de una pequeña empresa que probablemente tenga una factura de suproveedor externo o de su entidad encomendada, en su caso, en donde puedeexistir mayor riesgo de subcontrataciones no permitidas, que ¡a de una granempresa que puede mezclar, costes internos y otros externos en donde elcontenido del concepto no tenga porqué identificar el curso objeto de seguimientopero sí tenga relación con él.

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9. Actuaciones efe Seguimiento y Contraí de las acciones vinculadas aCertificados de Profesioríalidad y otras acreditaciones profesionales.

En !a comunicación de las acciones formativas cabe la posibilidad de señalarformación vinculada a certificados de profesionalidad. A ¡a hora de hacer elseguimiento de esta formación las Direcciones Provinciales podrán comprobar si ¡aformación se ajusta realmente a lo dispuesto en el Certificado de Profesionalidadde que se trate, solicitando ia documentación pertinente que lo justifique,

En el caso de que no se corresponda con un certificado de profesionalidad o nocumpla con los requisitos exigidos se podrá inddentar por las causas de desviaciónhabilitadas al efecto.

Por otro lado, cabe la posibilidad que se comuniquen grupos de formaciónvinculada a certificados de profesionalidad y se solicite que sean acreditados porlas Direcciones Provinciales del Servicio Público de Empleo Estatal.

En estos casos se realizará la verificación de que la formación cumple con loseñalado en e! Certificado de Profesionalidad vigente, con ¡a ficha resumenelaborada ai efecto, y se realizarán, entre otras, las siguientes comprobaciones deconformidad con la Orden ESS/1897/2013. de 10 de octubre, de 2013:

- Que el centro de impartición se encuentra acreditado a la fecha de inicio delcurso y mantiene ¡as características exigidas en e! certificado.

- Que el formador reúne ¡a experiencia profesional y competencia docenterequerida y realiza ia formación siguiendo una Planificación y Metodologíaformativa y de evaiuación adecuada,

- La existencia de una programación de la formación y una planificación de laevaluación.

- El proceso seguido en la selección de !os alumnos, con e! objeto de verificar siéstos cumplen con ¡os requisitos establecidos en el correspondiente certificadode profesionalidad.

- Las actas de evaluación donde figure si los alumnos han superado o no elmódulo formativo.

- Realización del módulo de formación práctica en centros de trabajo, si fuera elcaso,

Además de las comprobaciones relacionadas anteriormente, es necesario incidir enla calidad de la formación que se imparte partiendo de !a pianificadón inicial yconcluyendo en la evaluación.

Finalmente, en ei caso de que el alumno supere con evaluación positiva laformación y que la misma cumple con lo señalado en el certificado deprofesionalidad correspondiente, se podrá proceder a expedir la correspondienteacreditación.

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Esta apuesta por la formación acredítable, y de acuerdo con la normativa que laregula, obliga a la adaptación de los procedimientos de control, incorporando elseguimiento de! 100% de las acciones formativas vinculadas a certificados deprofesionaiidad y un elevado porcentaje de otras acreditaciones profesionales.

Es fundamental que !as administraciones competentes en ia acreditación de ¡oscertificados de profesionalidad (CC.AA. y SEPE), acerquen posturas con el finde que cada una de ellas pueda desarrollar sus competencias de forma queel proceso de acreditación sea lo más fluido posible, y perjudique lo mínimotanto a los alumnos, como a sus empresas y a los centros de impartidón.

Seguimiento de las Acciones Formativas Vinculadas a Certificados deProfesionalidad de Modalidad Teleformación

La mayoría de estas acciones fonnativas responden a certificados deprofesionalídad financiados por vía privada. En estos casos las plataformas deteleformadón a través de las que se realiza ¡a formación han sido validadas deforma previa por ¡a SGPAE.

Antes de realizar el seguimiento de estos grupos, es necesario consultar con iaUnidad de Coordinación.

En e! anexo i se facilita un resumen con el procedimiento general y verificaciones arealizar en tas actuaciones de seguimiento de la formación vinculada a la obtenciónde un certificado de profesionalidad ya sea Impartida en modalidad presencial ocon uso de una plataforma. en ia modalidad de tele-formación.

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^.Seguimiento a la Entidad Organizadora/Centro Gestor de la Farfrvaaión

Durante la realización de las actuaciones de seguimiento señaladas y en lospermisos individuales de formación (Ver apartado 11) se podrán encontrar distintosescenarios.

A. Un primer escenario sería el que se deriva de la no detección deirregularidades graves en las actuaciones que se realicen a un tipo deformación, entidad organizadora o centro de formación, que a priori estabaconsiderado de riesgo alto según los Indicadores SECIR, Por un lado no seránecesario seguir realizando actuaciones de seguimiento en la misma línea ypor otro, se actualizará el análisis del riesgo (SECIR).

B. Pueden producirse escenarios intermedios en ¡os que se detecten desviacionesimportantes pero en los que gracias a las actuaciones realizadas se consigancorregir fas prácticas erróneas detectadas.

C. Hasta ¡legar al peor de los escenarios posibles en et que tras la realización delas actuaciones de seguimiento, se detectan infracciones , incumplimientos,irregularidades o desviaciones que hagan necesario ampliar ei seguimiento aEntidades Organizadoras y/o Centros Gestores de la Formación.

Cuando durante las actuaciones de seguimiento se detectara un presunto fraudeen el uso de los fondos, además de realizar una actuación de seguimiento bajoeste protocolo será necesario trasladar las irregularidades detectadas a laInspección de Trabajo para que actúe contra la Entidad Organizadora. En caso deduda se consultará con la Unidad de Coordinación.

Este tipo de actuación afectará a un número importante de grupos que compartenla/s misma/s desviación/es.

En el caso que al realizar la actuación se vean afectados grupos quecorresponderían, por su localización, a otras provincias será necesario contactarcon las provincias afectadas de modo que no afecte a su planificación o veanafectadas la posibilidad de cumplir sus objetivos.

A partir de ese momento se podrá realizar el control de la ejecución de la formacióny el control de ¡os costes directamente en la entidad externa o gestora de laformación, pudiendo soiicitarse, entre otra, la siguiente documentación:

1. Factura de !a formación.

2. Soportes justificativos de los costes imputados en las acciones formativas/PiFs.

3. Documentación que acredite que se trata de titulaciones oficiales en el casode los permisos.

4. Copia de la Adhesión al Contrato por el que se Encomienda ¡a organizaciónde la formación a una entidad externa.

5. Contrato por el que se encomienda ¡a organización de la formación suscritoentre las empresas.

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6. Información sobre ¡a publicidad realizada por la entidad encomendada, siexiste, para comprobar ¡as técnicas utilizadas para captar clientes.

7. Curricuium Vitae del Formador

8. En el caso de Formación Presencial: Controles de Asistencia.

9. En Formación de modalidad Teleformacjón, accesos a ta plataforma con ef finde verificar la existencia y funcionamiento de la plataforma y hacercomprobaciones sobre:

Controles de EvaluaciónGuía DidácticaMaterial didácticoLa asistencia tuíoriai

10. Publicidad y/o regalos ofrecidos por ¡a Entidad Encomendada, uso indebidode la marca gráfica de la FEFE.

11. Cualquier otra documentación que se considere necesario en función delmotivo, de los indicios de infracción o Incumplimiento por los cuales se realizael seguimiento,

Este protocolo también contempla la posibilidad de emitir una Citación a laEntidad Encomendada/Centro Gestor de la formación en la DirecciónProvincial del Servicio Público de Empleo Estatal, siempre y cuando sea necesariapor la ma!a praxis reiterada de ¡a entidad en cuestión.

Existe una hoja resumen de la reunión que es el documento en el que se recogepor escrito e¡ contenido y ¡os acuerdos adoptados, así como ¡as recomendacionesefectuadas por ios representantes de la Dirección Provincial, que deberán firmartodos !os presentes y facilitar una copia a la entidad que haya sido citada.

Este documento firmado aportará carácter oficia! a la reunión y será válido paradocumentar ¡as decisiones que pudiera tomar la Dirección Provincial del SEPE encuanto a la actuación de control abierta a una entidad encomendada o centrogestor de la formación, ya sea para trasladar a ia Inspección de Trabajo, o paraconcluir sobre las actuaciones abiertas asociadas a ¡a entidad en cuestión.

10.1. Informe de Actuación a la Entidad Encomendada/Centro Gestor de laFormación

Cuando se inicia una Actuación de seguimiento a la formación gestionada por unaEntidad Encomendada o por un Centro Gestor de la Formación, el informemostrará información general sobre ¡os datos identífícaíivos de la EntidadEncomendada o Centro Gestor seleccionado, así como otras actuacionesrealizadas a grupos formativos o a permisos individuales de formación (PIF) deestas entidades, tanto consolidado en el nivel nacional como en el nivel de ¡aDirección Provincial que realiza ¡a apertura del informe, indicando los gruposafectados, así como las desviaciones detectadas.

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La aplicación informática diseñada para facilitar y permitir las actuaciones deseguimiento, permitirá realizar la apertura masiva de grupos/PIF objeto de contro!seleccionando el CtF de la Entidad Encomendada o Centro Gestor de laFormación y asignar incidencias de forma global a los grupos seleccionados.

Se tendrá en cuenta to mencionado sobre la necesidad de coordinar con otrasDirecciones Provinciales en e! caso áe que los grupos afectados correspondan,por su localizadón. a otras provincias.

Para la apertura del Informe a nivel de Entidad Encomendada o Centro Gestor sedeberá indicar el origen o la causa que motiva la elección de esta actuación y taselección múltiple de grupos formatlvos /permisos individuales de formación . nopodrán incluirse aquellos que previamente hayan tenido actuación individual, auncuando esta haya sido anulada.

A esta información se añadirá el resultado de las actuaciones realizadas sobre laEntidad Encomendada o sobre e! Centro Gestor de la Formación, existiendo laposibilidad de incidentar de oficio a los grupos, en el caso de las accionesformatlvas, previamente seleccionados asignando la misma causa deincidentación, si se desprende que de la documentación recabada con ocasión delas actuaciones desarrolladas puede hacerse extensiva a distintos grupos oempresas participantes.

La casuística que puede dar lugar a detectar estas desviaciones puede servariada indicándose a continuación algunas posibilidades:

Se detecta que un tutor tutoriza un número de grupos (alumnos y horas)excesivo, por ejemplo, con ocasión de seguimiento a entidades gestoras.

Tras analizar el curriculum del tutor, se pone de manifiesto la escasacualificación del mismo para impartir una determinada formación, se extraeráinformación de todos !os grupos en los que figure como tutor para determinarsi la desviación correspondiente debe hacerse extensiva a otros cursos.

Se comprueba que !a formación no tiene relación con la actividad de lasempresas participantes o no guarda relación con ¡a actividad del trabajador.

Se detectan irregularidades en la ejecución de ¡a formación con modalidadTe¡eformación, la inexistencia o no adecuación de ¡a guía didáctica,inexistencia de soportes tecnológicos, de un sistema gestor del seguimientodel aprendizaje o de interactividad entre alumnos, tutor y recursos.

Si se detecta que ¡a formación no se imparte de acuerdo con la calidadrequerida por !a normativa reguladora,

Realización de actividades no fjnanciables durante las horas deformación.

No existe o no es correcto e! Contrato por el que se encomienda laorganización de la formación a una entidad externa y/o la adhesión al contratosuscrito entre las empresas.

Ajustes en el análisis de la justificación de los costes de la entidad/centrogestor.

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Se verifica el incumplimiento de !as condiciones para aplicarse bonificacionesmediante ¡os permisos Individuales de formación concedidos a tostrabajadores.

En e! informe de Resultados se podrán recoger todas aquéllas desviaciones quesean precisas, afecten a grupos y/o a participantes. Se dejará constancia deltrabajo realizado y de los indicios de infracción, incumplimiento y ¡a motivaciónque ¡leva a señalar las incidencias detectadas.

Las desviaciones que sean extrapolables a diferentes grupos/permisos deberánestar fundamentadas y contar con las pruebas objetivas correspondientes.

EÍ resultado de las actuaciones originará los ajustes en las bonificacionesaplicadas por ¡as empresas afectadas, previamente, si se detectan malasprácticas por parte de Entidades Encomendadas o Centros de Formación, seránecesario dar traslado de ¡as irregularidades a la Inspección de Trabajo, para laapertura de !as actas de liquiciación y, en su caso, de la sanción que considereoportunas.

Requerimiento a la Entidad Encomendada/Empresa Bonificada

Durante las actuaciones de seguimiento puede surgir la necesidad justificadade realizar algún requerimiento a un Entidad Encomendada o a una entidadBonificada.

El requerimiento podrá realizarse por ef método más adecuado que procedadebiendo tener en cuenta que en el caso de no obtener respuesta, o no fuerasuficiente habrá que realizar ¡a comunicación a través de un medio quegarantice su recepción, mediante correo certificado con acuse de recibo,informando de las consecuencias que comporta la no contestación,

En e! caso de que la dirección notificada no sea correcta habrá que intentarlocalizar la correcta, bien sea telefónicamente, a través de Internet, etc. parapoder realizar el envío eficazmente.

Las notificaciones vía correo electrónico se utilizarán para comunicacionesmás informales como la solicitud de aclaraciones, o como continuación deconversaciones mantenidas telefónicamente, debiendo igualmente confirmarque la dirección que se dispone es correcta.

Si la respuesta por parte de la entidad no está completa o es necesariaalguna aclaración, se contactará con la empresa con el fin de aclarar o facilitarque subsanen algún defecto detectado. En caso de que finaimente haya algúndocumento que no se haya aportado, no se incidentará por <(No aportar ladocumentación requerida" sino por la causa que comporte la no presentaciónde determinada documentación. Por ejemplo, si no se adjuntan justificantesque acrediten !a capacidad de un tutor, se incidentará por esa causa.

No seguir estas indicaciones conlleva a que ¡as empresas afectadas por ¡asdesviaciones indicadas durante el seguimiento presenten alegaciones,incrementando la gestión a realizar en la fase de la acreditación dei crédito enla Fundación Estatal, así como e! levantamiento de las desviaciones maltramitadas o de escaso fundamento legal.

^^.Seguimiento de Permisos Individuales de Formación

Desde 2012 se llevan a cabo actuaciones de control sobre ios PermisosIndividuales de Formación (PIF).

Debido al importante número de desviaciones detectadas en ejercicios anteriores,con el seguimiento se pretende conseguir los siguientes objetivos:

Verificar ¡a idoneidad de las acciones formativas bonificadas a través de PIFDetectar la presencia de posibles irregularidades en el sistemaDesarrollar indicadores de control que posibiiiter» determinar futurasactuaciones de seguimiento

Los aspectos en ¡os que se ha de incidir a la hora de ¡levar a cabo el seguimientoen este tipo de permisos son:

Oficialidad de las acciones formativasNivel de riesgo de la entidad organizadoraPerfil de ia empresa bonificadaNúmero de horas del permisoDuración periodo de ejecuciónComprobación de ¡a idoneidad del centro de formaciónAnálisis de los costes del permiso

En un elevado número de las actuaciones realizadas en ei ejercicio anterior, eltestimonio de los participantes ha sido clave para proceder a !a anulación de lospermisos, ya que se ha comprobado el incumplimiento sistemático de la normativapor parte de algunas entidades organizadoras, que han exportado el modelo degestión de acciones formativas programadas por las empresas a PIF, incluso en elproceso áe facturación.

Hay que continuar con la estrategia ya iniciada de abarcar el control de todas ¡astipologías de PIF, haciendo especial hincapié en las entidades encomendadas conun gran volumen de permisos notificados y con un mayor número de horascomunicadas por permiso.

11.1. Marco normativo

Permiso Individual de Formación (PIF) es aquel por el que la empresa autorizaa un trabaiador^ M^^^^^^ esté reconocida

mediante una acreditación oficial, incluidas las correspondientes a los títulos ycertificados de profesionalidad que constituyen la oferta de! Catálogo Nacional deCualificaciones Profesionales.

La formación deberá estar dirigida tanto al desarrollo o adaptación de lascualificaciones técnico-profesionales de! trabajador como a su formación personal.

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El contexto legal que ampara la convocatoria de Permisos Individuales deFormación se basa en normativa que desarrolla su aplicación, gestión yfinanciación, según e! Real Decreto 395/2007 de 23 de marzo y la OrdenTAS/2307/2007 de 27 de julio, ya que en la Ley 30/2015 de 9 de septiembre, nohace ninguna referencia significativa a los PIF.

11.2. Tipos de PIF y aplicación informática de costes

Formación reglada: Titulaciones oficiales expedidas por las administracioneseducativas y competentes, con validez en todo el territorio estafa! y publicado enel BOE, licenciaturas, grados, postgrados, idiomas.

Certificado de Profeslonaltdad: Acciones formativas vinculadas a la acreditaciónprofesiona! que forma parte de !a oferta del Catálogo Nacional de CualificacionesProfesionales, y se regulan a través de tas administraciones esfales oautonómicas correspondientes.

Otras acreditaciones: Acciones formativas que acreditan ¡a adquisición deconnpetencias para el ejercicio de una ocupación u oficio, CAP (Certificado deAptitud ProfesÍQnal), TPC vPRL, ADR. Permis^^^

El Permiso Individual de Formación (PIF) permite compensar a las empresas ¡ashoras de ausencia de! trabajador durante su jornada laboral. En líneas generales !aempresa podrá financiar los costes salariales del trabajador con una cuantía quesupone el 5% del crédito de bonificaciones. No obstante, si el coste del PIF essuperior a ese 5%, entonces se financiará por horas según su plantilla, sea cualsea su coste.

? de horas según plantilla:1 a 9: 200 h10a49:400h50 a 249:600 h250 a 499: 800 hCada 500 trabajadores: +200h

Si ¡a empresa no ha dispuesto de toda la ayuda económica (crédito) para accionesformativas, puede destinar esa cantidad a la realización de P.I.F. pero no alcontrario,

Por tanto, atendiendo a lo mencionado anteriormente, en e! caso del PIF es deexigibie cumplimiento que:

La ejecución dei permiso debe estar avalada por una titulación/acreditaciónoficial.

La modaJidad de ¡as acciones fomnativas debe ser presencial, también seadmiten las tutorías presenciales de otras modalidades.

El aprovechamiento de la formación.

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El coste final de! permiso se calcula en función del coste/hora del trabajador xnúmero de horas de ausencia del trabajador de su puesto de trabajo (horas deformación) v seaún el arupp de cotEzadón del trabajador

La asignación de financiación en la aplicación se realizará a medida que lasempresas notifiquen ¡os permisos y éstas se bonificarán a medida que abonenios salarios a tos trabajadores participantes.

11.3. Seguimiento de los PIF

Serán objeto de este tipo de actuaciones de seguimiento todos los permisosnotificados en la aplicación informática de gestión. La realización de la actuaciónpodrá ser ETR o EPI, como ETR se entenderá que el seguimiento se estállevando a cabo durante la ejecución del permiso y por tanto de la acciónformativa. El seguimiento EPI se llevará a cabo una vez haya finalizado elpermiso. En ambos casos et procedimiento de seguimiento y control seráprácticamente el mismo.

1. Selección de los PIF a visitar y actuaciones a realizar

Como en el ejercicio anterior, la aplicación informática facilitará listados de lospermisos notificados en cada provincia según el ¡uflar donde esté ubicado elcentro de formación, así como el detalle de la información correspondiente a cadapermiso en particular.

Para llevar a cabo la selección, se dará preferencia a aquellas entidades que seconsideren de riesgo con e! objeto de verificar posibles irregularidades.

El nivel de riesgo se establecerá en función de algunas variables como el tipo depermiso, el número de horas notificadas, la acción formativa asociada al permisoy las entidades encomendadas y/o centros de Empartición en los que se hayadetectado matas prácticas o incluso presunto fraude, en las actuaciones deseguimiento en años anteriores,

Los órganos de actuación llevarán a cabo su planificación a través de ¡aaplicación informática y para facilitar la selección de los PIF sobre los que serealizarán actuaciones, se atenderá a ios siguientes criterios:

Permisos en estado Hnotificacto" o "finalizado": serán objeto de seguimientotos permisos que no hayan sido anulados por ta Entidad Encomendada,Empresa Bonificada o por ¡a FEFE

Hay que tener en cuenta que desde la Dirección de Gestión de la FEFErealiza actuaciones de verificación en paralelo a las de seguimiento delSEPE y es posible que los permisos se encuentren en estado "anulado" o"bloqueado" como consecuencia de su gestión.

Por tanto, es fundamental que a cualquier PIF que sea objeto deseguimiento, se proceda a la apertura de su visita, para que no les afectenmodificaciones posteriores en su estado.

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Especial atención a acciones formativas vinculadas a Certificados deProfesionatidad: en !a aplicación de! usuario se permite notificar un PIF tipo"Certificado de Profesionalidad" desagregado por módulos o unidadesformativas.

Además, en estos permisos se comprobará si la convocatoria a la que seacogen es publica o privada, si cumple ¡a normativa de aplicación y si existeduplicidad de financiación que imposibilite ¡a bonificación de la acciónformatíva a través de! PtF.

- Centros de formación reglada como Escuelas Oficiales de Idiomas. Institutode Enseñanza Secundaria LE.S,. Universidades privadas, Centrosuniversitarios de formación a distancia,

- Permisos cuyas entidades organizadoras estén consideradas de alto riesgoen la iniciativa de acciones formativas de empresa.

Permisos con un número elevado de horas v con un intervalo de imparticioncorto; Se dará preferencia a aquellos cuyo intervalo de impartidón no parezcacompatible a priori con e! número de horas de duración del PIF, por ejemploun permiso de 180 horas cuyo intervalo de impartición sea de un mes, o elmismo curso que se inicie en noviembre o diciembre.

Permisos con un coste salarial elevado: En ios casos donde el coste delpermiso resulte llamativo por una cifra inusualmente elevada, podría dar lugara una comprobación salarial a través de nóminas, certificados anual deretención (modelo 190) u otros documentos contables y a un posterior ajustedel PIF si fuera necesario.

Es importante tener en cuenta que a diferencia de las acciones forrriativas, !osPIF pueden tener una duración superior al ejercido anual como es el caso delos cursos académicos de! tipo "Formación reglada" que se inician enseptiembre/ocíubre de un afío y finalizan en mayo o junio del año siguiente.En estos casos el periodo académico consignado en la aplicación es de dosaños (ej. 2015-2016 o 2016-2017) aunque sólo se notificará en cada ejercicioel intervalo correspondiente a la ejecución de la acción en ese periodo.

- Eñ^^c^^^^^ de! control trascienda al de la DirecciónProvincial, habrá aue coordinar la actuación con las provincias afectadas.

Actuaciones de seauEmiento a realizar

Se deberá analizar si la actuación se va a realizar durante el disfrute del permiso(ETR) o una vez aplicada la bonificación de ese período (EPi), en función de loscriterios que han determinado su selección para ser objeto de control.

La información que se debe solicitar se detalla a continuación, en función de laentidad a la que se dirija el seguimiento:

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A la empresa: La visita a la empresa es fundamental v preferente porqueposibilita ¡a entrevista a! participante y es la manera de recabar informaciónsobre los siguientes aspectos:

Si el trabajador ha solicitado el PIF y ¡a empresa lo ha autorizadoSi se ha realizado la acción formativaInformación sobre la Ímpartición del curso y modalidadAsistencia al curso en horario labora!Comprobación del coste del PIF (contrato, nómina, certificados deretención, etc.)importe de la factura: Se han detectado innumerables casos que el importede la factura pagada por ¡as empresas por costes de formación y/o gestióndel PIF coincide con el coste total del permiso.

A la entidad encomendada: La visita a la entidad encomendada se realizarápara completar la información mencionada en el punto anterior y/o para solicitardocumentación sobre varios permisos agrupados bajo la misma entidadorganizadora, en fos que haya sospecha de alguna irregularidad generalizada.

Al centro de formación: Se realizará cuando la entidad encomendada no sea elcentro de impartición y existan indicios fundados de que:

La acción formativa no se haya realizadoEl centro no esté acreditado en caso de permiso tipo "certificado deprofesionalidad"El centro no se encuentre homologado para otras acciones formaíivasasociadas a acreditaciones profesionalesOtras irregularidades detectadas en visitas previas a la empresa y/oentidad encomendada.En los casos en que se convierta en la única fuente de información o en lavía más rápida para conseguirla

II. Apertura del Informe do PIF y actuaciones previas

En la aplicación de P1F cada provincia se podrá visualizar los permisos cuyocentro de ¡mpartidón están ubicados en su territorio. Es posible que enpoblaciones limítrofes algunos permisos correspondan a empresas de unaprovincia y e! centro de formación a otra, pero se trataría de casos excepcionales.

Apertura de actuación

Una vez seleccionado el permiso objeto de seguimiento con estado llnotificado ofinalizado" y siguiendo los criterios mencionados en el capítulo anterior, el primerpaso será abrir la actuación en la aplicación de gestión. La aplicación asignaráun número de actuación único para ese permiso.

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Consultas Previas ai desplazamiento

Con el fin de asegurar ia calidad de las verificaciones a realizar, con anterioridadal desplazamiento, el técnico responsable realizará ¡as siguientes consultas:

• Datos de ia entidad encomendada (CIF, razón social, agrupación)• información comunicada a la FEFE: Denominación del PiF, Descripción,

Costes e Información a la RLT.• Localización de ¡a empresa.• Localización de ¡a entidad encomendada (en e¡ caso de que la entidad

encomendada sea también el centro de impartición, ¡a localización estáindicada en la aplicación).

• Localización de! centro de formación (se indica en la aplicación).* Comprobación acreditación/ homologación de los centros de impartición• Para las acreditaciones profesionales cuya competencia reside en !as

CC.AA, se buscará en las webs de éstas ios registros correspondientes a loscentros homologados.

Preparación del Dossier

De forma previa a la actuación, se preparará el dossier en el que, además de ¡ainformación antes indicada, se incluirán los siguientes documentos:

• Copla de los datos del permiso en formato PDF o Excei» Hoja de actuación empresa o entidad encomendada• Entrevistas a los Participantes* E! dossier será completado posteriormente con la documentación e

información recabada durante la visita.

Los responsables de !as actuaciones de seguimiento disponen de una Tabletcon conexión a iníernet que pueden utilizar en sus desplazamientos con el fínde poder utilizar las herramientas informáticas que necesiten, así como larealización de consultas en tiempo rea) de la información del permiso quefacilita la aplicación informática de gestión del seguimiento, entre otrasutilidades.

IÍÍ. Desplazamiento a ¡a empresa

El técnico se personará debidamente identificado a ia empresa sin necesidad deacudir en un horario en concreto, donde informará al/los Ínterlocutor/es(responsable de persona! o RR.HH., etc.) de! motivo de su visita (seguimientode! permiso, entrevista a los trabajadores participantes y solicitud dedocumentación).

Se realizarán ¡os siguientes controles y comprobaciones:

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Entrevista ai partícipaníe:

Esta entrevista se realiza con e¡ fin de evaluar y comprobar si se estándesarrollando o se han desarrollado las acciones fonnativas a través de losparámetros definidos en la normativa que regula los PÍF (solicitud del PIF,realización de la acción formativa, ofÍciaHdatí del curso, del centro deimpartición, modalidad de ¡a acción, impartÍcEón en todo o en parte del horariolaborgl, etc.). Asimismo, este cuestionario sirve para que los participantesaporten aspectos técnicos de ta acción formativa y otros datos no incluidos enla aplicación tales como fechas de realización, horarios, control de asistenciaal curso, etc.

Es importante recordar que las entrevistas deben estar firmadas, fechadas ycon los datos identificativos del trabajador correctamente cumplimentados.

Antes de finalizar la entrevista, se deberá realizar un rápido chequeo delcuestionario, para detectar la falta de algún testimonio relevante, como puedeser aquél que justifique la existencia de algún tipo de irregularidad en eldesarrollo del permiso, por ejemplo de quien parte la iniciativa para reaiizario.

Si se considera necesario podrán realizarse consultas a los trabajadores. conel fin de ampliar aquéllos aspectos que se considere oportuno.

Entrevista a¡ responsable de formación, RR.HH o Administración:

Se solicitará información relativa a los siguientes aspectos: (Solicitud delpermiso y autorización de la empresa), comunicación a ¡a RLT (si fuera eicaso), contratos laborales de los participantes, entidad organizadora con laque ha realizado las gestiones, convenio de encomienda con ésta, lasfacturas abonadas y se contrastará la información aportada por e¡participante.

C_ymBj[meníactón de fa H°Ía CÍe ActuacjQn

Una vez que se concluya la actuación se cumplimentará la hoja elaborada a!efecto que será firmada por el responsable de la actuación de seguimiento ypor el interlocutor al que se le facilitará copia.

Se dejará una copia de la hoja en el lugar de !a actuación, por tanto, enaquellos casos en los no se pudiese contactar con un interlocutor válido, sedeberá remitir posteriormente copia de la hoja a la entidad organizadora de ¡aformación.

Sin embargo, la experiencia acumulada aconseja, en los casos en que sehaya detectado alguna irreflyEartdad a prj^p visita a la empresa,que no se remita copia de la hoja de actuación a la entidad encomendada,hasta que no hayan concluido las actuaciones correspondientes, con el fin deque no exista ninguna interferencia por parte de ésta.

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En la Hoja de Actuación se recogerán los datos qué certifiquen ¡a presenciade! Técnico que realiza el seguimiento, as) como el detalle de ladocumentación pendiente y cuál es el p¡azo para remitirla.

Es preciso señalar que ta finalidad de este documento, es dejar constancia dela realización de una actuación de seguimiento y un modelo de requerimientode la documentación pendiente, y por sí misma no refleja el resultado delseguimiento realizado.

IV. Desplazamiento a la entidad encomendada

El Técnico se personará debidamente identificado en la entidad organizadora dela formación sin necesidad de acudir en un horario en concreto, donde informaráal/los iníerlocutor/es (responsable del centro) dei motivo de su visita (seguimientodel permiso y solicitud de documentación).

Hay que tener en cuenta que en algunos casos, las entidades encomendadastambién son los centros de formación, en ese caso se solicitará ademásinformación compiementaria y se comprobarán las instalaciones según indica eiapartado 5 de este documento.

Cympjimentación de la Hoja de__AGt_y_acÍón

Una vez que se concluya la actuación se cumplimentará la hoja elaborada alefecto, que será firmada por.el responsable de la actuación de seguimiento y porel interlocutor ai que se le facilitará copia.

En la Hoja de Actuación se recogerán los datos que certifiquen ¡a presencia de!Técnico que realiza el seguimiento, así como el detalle de fa documentaciónpendiente y cuái es e¡ plazo para remitirla.

Es preciso señalar nuevamente que la finalidad de esta Hoja es dejar constanciade la realización de una actuación de seguimiento y un modelo de requerimientode documentación pendiente, v por sí misma no refleja e! resultado de!seguimiento realizado.

V. Desplazamiento al centro de formación

El técnico se personará debidamente identificado y si es posible, acudirá en elhorario de impartición de la formación.

Esta visita se realizará para completar o reforzar información sobre posiblesirregularidades detectadas en las visitas a la empresa y/o entidad organizadora dela formación, cuando existan sospechas de acciones formaíivas no realizadas ose precise la comprobación de la acreditación u homologación del centro por losorganismos públicos correspondientes.

Al igual que en el caso de los centros de Jmpartición que además son entidadencomendada, se comprobarán las instalaciones, ei materia! y equipamientodidáctico y se solicitarán ¡os controles de asistencia hasta la fecha de la visita y elcurriculum de ios forrnadores si fuera necesario.

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Cumptimentación de la Hoja de Actuación

Se dejará una copia de la hoja en el lugar de la actuación, por tanto, en aquelloscasos en los no se pudiese contactar con un interlocutor válido, se deberá remitirposteriormente copia de la hoja a la entidad organizadora de la formación, con lacautela ya mencionada si se han detectado irregularidades y hasta que secomplete o finalice la actuación,

Esta hoja de actuación contiene un apartado de observaciones con texto libre,para recoger los aspectos comprobados y/o requerir documentación y noconstituirá un reflejo det resultado de¡ seguimiento.

VI. Actuaciones posteriores al desplazamiento

Una vez finalizada la actuación de seguimiento, el responsable de la mismarealizará las siguientes tareas:

Com&TobarJa vida laboral de los particiDantes

Se revisará la vida laboral de los participantes, comprobándose en dosmomentos: a la fecha de inicio del permiso y se verificará que se encuentrandados de alta en la empresa comunicada y con qué tipo de contratación y a lafecha de finalización del permiso por si hubieran causado baja a lo largo delpermiso y/o hubieran modificado ¡as condiciones contractuales. Se ha detectadoque a pesar de que un trabajador causa baja de una empresa, no se suelecomunicar ese hecho y el permiso debe ajustarse al número de horas anualesque el participante trabaja.

La misma situación se produce cuando se modifican las condicionescontractuales, ya que puede variar ei salario del trabajador y el coste del permisose calcula en función de éste.

En el caso de trabajadores con contrato para la formación y el aprendizaje(código 421) se solicitará el contrato y se comprobará que la formación realizadadurante e! Permiso no tiene relación con la formación vinculada al contrato.

Cualquier irreguiaridad detectada y comprobada en las condicionescontractuales de los trabajadores se derivará a la Inspección de Trabajo.

Vil. Elaboración del Informe de Resultados

La información obtenida se grabará en el Informe de Resultados, detallándosede forma exhaustiva v clara cada una de las discrepancias que se pusieron demanifiesto, teniendo en cuenta que serán utilizadas durante el proceso dejustificación del crédito y de posteriores alegaciones.

El cierre de los informes de actuación no podrá realizarse hasta después del 31de enero para aquellos grupos con estado diferente a ttfínaijzado", fecha en laque las empresas se han podido bonificar, esto no impide que se puedan irgrabando los informes correspondientes a cada actuación según se vayanrealizando, por ello, se sugiere realizar las comprobaciones con la informaciónobtenida en la actuación de seguimiento.

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Las desviaciones por ias que se podrá incideníar un PIF son !as siguientes:

1. No someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control uobstaculizar ¡as actuaciones del SEPE,

2. La acción formatíva no es objeto de bonificación mediante PermisoIndividuales de Formación.

3. La acción formativa responde a una planificación empresarial y no a un PÍF

4. No se ejecuta la acción fonnatíva.

5. El participante no realiza la acción formativa.

6. Inexistencia de Contrato por el que se encomienda la organización de laformación a una entidad externa y/o Adhesión ai Contrato.

7. Discrepancia entre ¡as acciones formativas notificadas y las constadas enla visita.

8. Discrepancia entre ¡a modalidad de impartidón notificada y ¡a constatada enla visita.

9, Discrepancias entre las fechas notificadas y las constatadas en la visita.

10. Discrepancias entre tas horas/horarios notificadas y las consíatadas en lavisita.

11. Discrepancias entre el centro de formación notificado y e¡ constatado en lavisita.

12. Inexistencia en ef centro de formación de las horas impartidas y/o de!calendario de la formación realizada.

13. E! participante asiste a !a formación fuera de! horario laboral.

14. Desconocimiento por parte de la empresa de la notificación del permiso.

15. Desconocimiento por parte del trabajador de la notificación del permiso.

16. Incompatibilidad de la Jomada laboral y e! horario del Permiso Individualde Formación solicitado.

17. No aportar la documentación requerida por el SEPE.

18. No Justificar ante el SEPE la acreditación/homologación del centro deformación.

19. No justificar ante el SEPE la titulación o acreditación oficial de la acciónformativa.

20. No Justificar ante el SEPE la solicitud y autorización del PIF.

21. No Justificar ante el SEPE la matrícula del alumno.

22, No justificar ante el SEPE el aprovechamiento del Permiso Individual deFormación (Presentación de exámenes, obtención del CAP en un curso dereciclaje, etc.)

23. Irregularidades detectadas durante ia visita en relación con !a imparticiónde ¡a acción formativa.

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24. Bonificación injustificada por costes indebidos.

25. Participantes que figuran con cambios en las condiciones contractualesdurante el periodo del permiso.

26. El participante no se encuentra dado de alfa durante ei periodo de disfrutedel permiso en la empresa bonificada.

11.4. Consideraciones finales

Cuando se detecte un grado de incidencia elevado o fraude generalizado enlas visitas de seguimiento, realizadas a los permisos individuales de formacióny/o trasciendan al territorio donde se ha originado el foco de prácticasIrregulares, se dará traslado a la Unidad de Coordinación de Seguimiento yControl para que se pongan en marcha las actuaciones oportunas, entre otras,incorporar las entidades al fichero de riesgo y/o dar traslado a la Unidad Especia!de Ja Inspección Adscrita a la Autoridad Central.

Así mismo, si e! ámbito territorial es provincial o de una Comunidad Autónoma,se remitirá informe a la ITSS de! territorio, según Plan de Acción de 2016 entre ¡aITSS y el SEPE.

Madrid, 19 de Julio de 2016

EL SUBDIRECTOR GENERALDE POLÍTICAS ACTIVAS DE EMPLEO

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ANEXO I

Resumen del procedimiento de las actuaciones de seguimiento

ACCIONES FORMATIVAS VINCULADAS A CERTIFICADOS DEPROFESIONALIDAD

). Modalidad Presencial

Contexto formafívo• Acreditación de centros

" Resolución de acretíitación de los centros.Documentación relativa a instalaciones,espacios, equipamientos, medios deprevención de riesgos, condiciones higiénicas.acústicas, de accesibilidad y habitabilidad.

- Recursos didácticos, medios técnicos yherramientas de aprendizaje utilizadosdurante la acción formativa

Pomiadores- Relación nominal de formadores o tuíores-

formadores Ínten/inientes.- Documeníación Justificativa que acredite los

requisitos cumplidos por cada uno.

Acreditación dei centro (Sf/No).Administración que lo ha acreditado.Deficiencias de espacios instalaciones,equipamientos, medios y material didáctico(SÍ/No).Tipo de deficiencias objeto de requerimiento.Utilización adecuada de Instalaciones,

equipamiento y materiales (Si/No).

No total Na total fonnadores del curso.No formadores por módulo (Uno/Dos/Más dedos).Deficiencias en acreditación formadores(Sí/No/Pendiente).Tipo de deficiencia objeto de requerimiento enacreditación de formadores (académica,experiencia profesional, competencia docente).

Alumnado

- Identificación y relación nomínaf de alumnosparticipantes,

- Documentación Justificativa del requisito deacceso cumplido por cada alumno.

" Documentación relativa a competencias- Controles de asistencia de los alumnos. Alfas,

bajas y motivos de abandono y fechas en lasque se producen.

Requisitos de acceso (Sf/No/Pendiente).

Alumnos que acceden según requisitocumplido.

Organización de la formación y del proceso deaprendizaje

» Planificación didáctica de la acción fomiativa.« Programaciones didácticas de los módulos

formativos.

Disponibilidad (SÍ/No) y adecuación de laplanificación didáctica según et Anexo lil de taOrden ESS/1897/2013.Disponibilidad (SÍ/No) y adecuación de laprogramación didáctica según Mew IV tíe !aOrden ESS/1897/2013, considerando:

Svaluaclón de tos resultados de aprendizaje ydocumentación del proceso de evaluación

* Planificación de la evaluación del aprendizaje.* Actividades e instrumentos de evaluación

aplicados y soportes para la corrección ypuntuación.

• Documentación de la evaluación.

Disponibilidad (Sf/No) y adecuación de laplanificación de la evaluación según Anexo Vde ¡a Orden ESS/1897/2013, considerando:

Disponibilidad (SÍ/No) y adecuación de igsactividades e instrumentos de evaluación

Disponibilidad (SI/No) y adecuación áe losinformes individualtzados de evaluación, segúnel Anexos VI de ia Orden ESS/1897/2013Disponibilidad (St/No) y adecuación de lassetas de evahjación, según el Anexo Vil de laOrden ESS/1897/2013

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Módulo de fonnación práctica en centros de trabajo(FPCT)

• Convenios o acuerdos con los ceñiros detrabajo.

• Autorización administrativa si excepcionatmenteel módulo se realiza de forma simultánea airesío de los móciulos.

• Justificantes de información a la RepresentaciónLegal de los Trabajadores de ias empresas.

• Relación nomina! de alumnos que están exentos• Programa formativo del módulo,» Documentación relativa a! seguimiento y

evaluación reafizados a los alumnos por lostutoi^ocirre^onG^entes,

No empresas con convenio o acuerdo firmado ycobertura de ios alumnos que ofrecen.Disponibilidad áe fa autorizaciones yjustificantes necesarios (Si/No).

Disponibilidad (Sf/No) y adecuación delprograma formatívo del módulo FPCT, segúnAnexo VI!! de la Orden ESS/1897/2013.Disponibilidad (SÍ/No) y adecuación del sistemade seguimiento y evaluación del alumnado.

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Í). Modalidad Teleformación

Comprobaciones realizadas por mediosvirtuales, presenciales y documentales

Aspectos de seguimiento y control a valorar

Contexto formatíyo

» Tutores-formadoresIdentificación de los tutores-formadoresinterviníentes.Acreditación de los requisitos cumplidospor cada uno (mediante documentaciónjustificativa).Relación número alumnos/tutor

• AlumnadoIdentificación del alumnado participante.Acreditación de los requisitos de accesocumplidos por cada uno (mediantedocumentación Justificativa).Realización de sesiones presenciales detutoría y evaluación final.

Sobre cads tutor-formacíor Ínterviniente en la acciónformaíiva:- Datos ideritificativos (NIF, nombre) y docentes

(módulo/unidad formativa que imparte).- Acreditación (titulación o formación académica o

profesional).

- Experiencia profesional- Competencia docente,

- Experiencia profesional en la modalidad de teleformación.- Formación en la modalidad de teleformacíón.

" Deficiencias en acreditación de los tutores-formadores(Si/No/Pendiente).

- Tipo de deficiencia objeto de requerimtento en acreditaciónde los tutores-fonmadores (académica, experienciaprofesional, competencia docente, experiencia y formaciónen teleformación).

Sobre /os (utores-fonnatíores intervinientes en la acciónformatíva;

- ? tolal tutores-formatíores por módulo/unidad formativa(Uno/Dos/Nás de dos).No total tutores-formadores de la acción fonnativa.

Sobre cáete alumno participante en la acción formativa:- Datos identificatívos (N1F, nombre) y formativos

(módulo/unldad fomnativa que cursa).- Situación (afta/abandono/exención).- Validación de requisitos de acceso.- Tutorías presenciales que realiza (fecha y centro

presencia!).- Evaluación final que realiza (fecha y centro presencial y

pruebas finales de evaluación cumplimentadas).- Resultados de aprendizaje (obtenidos en las pruebas de

evaluación final de módulo formatívo y, en su caso unidadesformativas, número y porcentaje de alumnos que las hansuperado y puntuación obtenida).

- Deficiencias en requisitos de acceso del alumnado(Sf/No/Pendiente).

- Tipo de deficiencia objeto de requerimiento respecto de laacreditación de los requisiíos de acceso del alumnado.

Organización y desarrollo de la formación

« Utilización del material virtu@) de aprendizaje(contenidos, actividades de aprendizaje o deevaluación y demás recursos virtuales) por elalumnado a través de la plataforma deteleformación.

* Control de la participación del alumno en laacción formativa.

• Seguimiento de la formación por el tutor-formador.

• Adecuación de las tutorías presenciales.» Adecuación de las pruebas finales de

evaluación.

Uso efe/ msteríal virtual de aprendizaje

- Participantes que acceden ai contenido virtual deaprendizaje.

- Identificación de las conexiones efectuadas por ef aiümnadoal material virtual de aprendizaje.

- No de actividades (de aprendizaje o de evaluación) que harealizado e! alumnado a través de )a plataforma deteleíormacióñ, durante el desarrollo del proceso formativo'.

- Participación es actividades colaborativas (foros, chais, etc.)incluidos dentro de ¡a acción formatíva.

Seguimiento efe /a formación por el tutor-formador,- Respuestas del tutor a todas tas peticiones del alumnado.

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Tutorías presencialesFechas de realización.

- Centro presencial de realización.- Adecuación de espadas, instaiadones y equipamiento,

medios y materia! didáctico usado (Sí/No).- Acreditación de los requisitos del tutor presencial.

- Alumnado participante en la tutoría presencial." Deficiencias detectadas (Si/No).- Tipo de deficiencias objeto de requerimiento.Evaluación final- Fechas de realización.- Centro presencial de realización.- Adecuación de espacios, instalaciones y equipamiento y

materiales usados en la evaluación.- Acreditadón de los requisitos de) tutor presencial que aplica

las pruebas.- Alumnado participante en las pruebas finales de evaluación.- Deficiencias detectadas (Si/No).

Módulo de formación práctica en <?entrps de trabajo (ÍVIFPCT)

» Convenios o acuerdos con ios centros detrabajo.

« Autorización administrativa siexcepcionalmente el módulo se realiza deforma simultánea al resto de los módulos.

• Justificantes de Información a laRepresentación Legaf de Jos Trabajadores de(as empresas.

• Relación nominal de alumnos que estánexentos

• Programa formativo del módulo.• Documentación relativa al seguimiento y

evaluación realizados a los alumnos por iostutores correspondientes.

" Disponibilidad del convenio con el centro de trabajo para larealización de este módulo.

- DispombHJdad de la póliza de seguro para ia realización deeste módulo.

" Disponibilidad (St/No) y adecuación dei programa formativodel módulo FPCT. ¿egún Anexo VIII de la OrdenESS/1897/2013.

- Empresas en las que et módulo se realiza (CIF y ubicacióngeográfica)

- Verificación del cumplimiento de requisitos por el alumnadoexento de ta realización del módulo.

- Tutores del módulo (del centro formativo y áei centro detrabajo)

- Resultados del alumnado.

- No empresas con convenio o acuerdo firmado y cobertura deJos alumnos que ofrecen.

- Disponibilidad de !a autorizaciones y Justificantes necesarios(Si/No).

- Disponibilidad (SÍ/No) y adecuación de! sistema deseguiiniento y evaluación del alumnado.

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