Instituto Politécnico Nacional

Programa Anual de Desarrollo Archivístico

Secretaria de AdministraciónDirección de Recursos Materiales y Servicios

División de Servicios GeneralesDepartamento de Documentación y Archivo

Enero – 2019

Con fundamento en lo dispuesto por el artículo 23 de la Ley General de Archivos,articulo 12 fracciones I y VI de la Ley Federal de Archivos, y por el artículo 2 fracción IVdel Reglamento de la Ley Federal de Archivos, se elaboró el presente Programa Anualde Desarrollo Archivístico (PADA), en el cual se contemplan las actividades a realizarpor la Coordinación de Archivos del Instituto Politécnico Nacional, a través delDepartamento de Documentación y Archivo, durante el año 2019 y posteriores; quecontempla las acciones a emprender a escala institucional para la actualización ymejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, actividades en lasque se involucrará en mayor proporción a todas las dependencias Politécnicas queforman el instituto, por conducto de sus respectivos Responsables de Archivo deTrámite. Aquellos sujetos obligados que cuenten con archivos históricos, deberánprever en el Programa anual el establecimiento de acciones tendientes a identificar,ordenar, describir y clasificar archivísticamente, los documentos que les hayan sidotransferidos antes de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos el 15 de juniodel 2019.

Con la finalidad de cumplir con las obligaciones que prevé la Ley General y la LeyFederal de Archivos; así como, con las obligaciones establecidas en materia detransparencia, rendición de cuentas y anticorrupción, se presenta el desarrollo dediversas acciones encaminadas a mejorar los servicios archivísticos, tanto los que sehan venido prestando como acciones permanentes, como los nuevos servicios que seha planteado consolidar; como lo es el Sistema Institucional de Archivos.

En ese sentido, en términos de lo que establece el Artículo 6, fracción IX de la LeyFederal de Archivos, que a la letra dice: “Son objetivos de esta Ley: IX. Contribuir a lapromoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje dela actividad gubernamental”, se han fijado diversos mecanismos que, apoyados en lanormatividad en materia archivística, nos ayudaran a conseguir los objetivos planteados;tales como: contar con personal debidamente capacitado en cada dependenciaPolitécnica en materia de archivos; por lo que es prioritario la acción de formacióndenominada “Organización y Conservación de Archivos”, asesorías presenciales en lasdependencias Politécnicas, capacitación y/o talleres a las áreas involucradas en dichamateria.

JUSTIFICACIÓNLa Coordinación de Archivos del IPN ha diseñado el Programa Anual de DesarrolloArchivístico, planteado bajo el escenario en el que se incluye el tramo de acciónde cada uno de los Archivos de Trámite de las dependencias Politécnicas, con lafinalidad de dirigir y controlar las actividades en materia de archivo en razón deactualizar y mejorar continuamente los servicios documentales y archivísticos,para dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente.

DEFINICIÓNEl PADA, es el documento que, como sujeto obligado, se debe elaborar a nivel institucional,siendo una función propia del Responsable del Área Coordinadora de Archivos, en él seestablecen los procedimientos y métodos para la mejor administración, funcionamiento yoperación de los archivos; así como las acciones a emprender, atendiendo a necesidadespropias de los Archivos de Trámite y del Archivo de Concentración del Instituto PolitécnicoNacional, para contar con una mejorar continua en los servicios que se prestan y, lasactividades que en ellos se llevan a cabo.

ALCANCEEl Sistema Institucional de Archivos conforme a lo descrito en el artículo 18 de la LeyFederal de Archivos que establece “Todo documento de archivo en posesión de lossujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos” y en unhorizonte de corto, mediano y largo plazo, así como acciones permanentes durante elperiodo, será de aplicación para todas las dependencias Politécnicas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IPN

SAD-RM-CA-01PO_RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

SAD-RM-CA-02PO_DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

SAD-RM-CA-03PO_ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

SAD-RM-CA-04PO_ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE CAI

SAD-RM-CA-05PO_PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXP DE ARCHIVO DE TRÁMITE

SAD-RM-CA-06PO_SEGUIMIENTO DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL AT

SAD-RM-CA-07PO_TRANSFERENCIA PRIMARIA

SAD-RM-CA-08PO_PRESTAMO Y CONSULTA DE EXP DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

SAD-RM-CA-09PO_SEGUIMIENTO DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL AC

SAD-RM-CA-10PO_BAJA DOCUMENTAL

SAD-RM-CA-11PO_BAJA DOCUMENTAL CONTABLE

SAD-RM-CA-12PO_DESINCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO COMO BIENES MUEBLES

SAD-RM-CA-13PO_TRANSFERENCIA SECUNDARIA

SAD-RM-CA-14PO_ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO HISTORICO

SAD-RM-CA-15PO_CONSERVACIÓN

SAD-RM-CA-16PO_SERVICIO DE CONSULTA

3. Entrega de los instrumentos decontrol Archivística InventarioGeneral de Archivo de Trámite y Guíade Archivo Documental, para darcumplimiento a las metas del SistemaInstitucional de Archivos

15 de Marzo (1°Trimestre)

14 de Junio (2° Trimestre)

20 de Septiembre (3°Trimestre)

6 de Diciembre (4° Trimestre)

5. Visitas a los archivos deTrámite de las DependenciasPolitécnicas.

Acción permanente. Solicitud por oficio

en coordinación con el Asesor de la dependencia Politécnica y el Responsable de Archivo de Trámite de la misma.

4. Actualización del Catálo4. Actualización del Catálogo de Responsables de Archivo de Trámite.go de Responsables de Archivo de Trámite.

6. Implementar el Calendariode Transferencias Primarias.

Acción de actualización permanente.

Se encuentra publicado en el portal www.drmys.ipn.mx

7. Publicar en el portal www.drmys.ipn.mx el Programa Anual de Desarrollo Archivístico, el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, el Calendario de Transferencias al Archivo de Concentración, y las Guías de Archivo Documental, en el Portal de Transparencia del instituto.

8. Difundir la Guía Prácticade Archivo.

Acción de desarrollo

permanente.

Se concluyeron los trabajos de actualización en el año 2018 y ahora corresponde difundir la guía la cual se publicara en marzo del presente año en el portal www.drmys.ipn.mx

9. Curso “Organización yConservación de Archivos”.

Acción programada de

forma permanente.

Acción permanente Se publica fechas

de curso en el portal

www.drmys.ipn.mx

10. Curso “Funciones delResponsable de Archivo deTrámite”.

Acción programada de

forma permanente.

Acción permanente Se publica fechas

de curso en el portal

www.drmys.ipn.mx

11. Implementar Talleresprácticos para el llenado delos formatos de losinstrumentos de controlarchivístico.

Acción programada de

forma permanente.

Acción encoordinación con elAsesor de ladependenciaPolitécnica y elResponsable deArchivo de Trámitede la misma.

12. Solicitud de cursos,asesorías, capacitación,revisión y desarrollo delproceso de transferenciasprimarias por medio deoficios base.

Acción programada.

Acción encoordinación con elAsesor de ladependenciaPolitécnica y elResponsable deArchivo de Trámitede la misma.

13. Capacitación de losServidores públicos(funcionarios) de lasDependencias Politécnicas.

Acción programada.

Acción encoordinación con elAsesor de ladependenciaPolitécnica y elResponsable deArchivo de Trámitede la misma, pormedio del materialde apoyodenominado“Platica deFuncionarios”.

14. Reuniones de trabajo conel Centro Nacional de Cálculo(CENAC), seguimiento de lapuesta en marcha del Sistemade Control de GestiónInstitucional (SCGI).

Acción programada.

Se programa encoordinación con elDepartamento deDocumentación yArchivo y el CentroNacional deCálculo sesiones detrabajoestablecidas conforme a calendario.

15. Participar en lacapacitación del personal delas dependencias Politécnicasen el uso del Sistema deControl de GestiónInstitucional (SCGI).

Acción programada.

Inicio de la acciónen el mes de Enerodel presente año, lacapacitación delpersonal en el usodel Sistema seencuentraintegrado en elcurso Organizacióny Conservación deArchivos.

18. Actualización de formatosde Atención al Público, en losservicios que presta elDepartamento deDocumentación y Archivo delIPN.

Acción permanente.

Seguimiento porparte delDepartamento deDocumentación yArchivo esta acciónse realiza víaactualización en elportalwww.drmys.ipn.mx

19. Difundir losprocedimientos y requisitospara la atención de solicitudesde préstamo de expedientesdel Acervo Documental en delArchivo de Concentración.

Acción permanente.

Seguimiento porparte delDepartamento deDocumentación yArchivo víaactualización en elportalwww.drmys.ipn.mx

20. Verificar el préstamo deexpedientes en lasDependencias Politécnicas.

Acción permanente.

En el 4° trimestredel año, severificará elpréstamo deexpedientes que sehaya realizado delas diferentes áreasde archivo detrámite de lasdependenciasPolitécnicas; asícomo en el archivode Concentración yse solicitará ladevolución de ladocumentación.