innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet ephorte i lier kommune
DESCRIPTION
Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune. Terje Nes Fylkesmannen i Oslo og Akershus FINF 4001 6.11.2007. Tema. Innføring av Noark-4-system Hovedfagsstudie IFI, UIO 2003 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/1.jpg)
Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet
Ephorte i Lier kommune
Terje Nes Fylkesmannen i Oslo og Akershus
FINF 40016.11.2007
![Page 2: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/2.jpg)
Tema Innføring av Noark-4-system Hovedfagsstudie IFI, UIO 2003 Erfaringar frå innføring av
fullelektronisk saksbehandling ved Fylkesmannen i Oslo og Akershus
![Page 3: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/3.jpg)
Om studiet Hovudfagsstudie. Institutt for informatikk, UIO Oktober 2002 – juli 2003. http://www.terjenes.com/
![Page 4: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/4.jpg)
Problemstilling Korfor vert ikkje Ephorte brukt i den
grad det er ynskjeleg i Lier kommune?
Korfor brukar ulike grupper Ephorte i ulik grad?
![Page 5: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/5.jpg)
Datainnsamling Generelle innleiande møter og
samtalar. Spørreskjema. Observasjon på kurs, seminar og
brukarforum. Opne intervju. Dokumentanalyse.
![Page 6: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/6.jpg)
Rammevilkår for saksbehandling og arkivering Lover:
- Forvaltningslova- Offentlegheitslova- Arkivlova- Arkivforskrifta
Statens generelle kravspesifikasjon om elektronisk saksbehandling.
Noark-4
![Page 7: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/7.jpg)
Ephorte Kombinert verktøy for:
- journalføring- arkivering- saksbehandling
Blir brukt i både privat og offentleg sektor. Standardsystem som blir tilpassa etter behov. Utvikla med utgangspunkt i Noark-4. Håndterar alle dokument som er arkivverdige. Eigen modul for elektronisk dokumenthandtering
og saksbehandling som spesifisert i SGK.
![Page 8: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/8.jpg)
Lier kommune – organisasjonsmodell
STØTTEEININGARUtviklingseininga
POLITISK SEKRETARIATORDFØRAREN
RÅDMANNENRÅDMANNSTEAMET
Rådmannen +6 kommunalsjefar
54 tenesteytande verksemderTENESTEYTINGSAMFUNNSUTVIKLING
Økonomi- og fagadm. einingaPersonaleininga
IKT-eininga
![Page 9: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/9.jpg)
Lier kommune Rekneskapsmessig underskot i
2002. Tilsettingsstopp i dei rådhusbaserte
tenestene. Ein desentralisert organisasjon. Ein heterogen organisasjon.
![Page 10: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/10.jpg)
Arkivfunksjonen Organisert som ein del av IKT-
eininga. Tre tilsette (to frå mars 2003). Tidlegare var arkiv lokalt ansvar. Det
eksisterte ulik praksis. Hadde ingen arkivplan
![Page 11: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/11.jpg)
Saksbehandling i Lier kommune Fullført saksbehandling. ”Fullfør saksbehandling i Lier
kommune”. ”Saksbehandlingsrutiner for Lier
kommune”. Delegering av avgjerdmyndigheit til
verksemdleiarane.
![Page 12: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/12.jpg)
Bakgrunnen for innføringa av Ephorte Ledd i omorganiseringa.
Skulle redusere støttetenester. Effektivisere gjennom felles rutinar. Teknologi var ein nøkkel til dette.
IKT-strategi og IKT-handlingsplan for Lier kommune 2000-2003.
Sette i gang fleire delprosjekt. Sofie var utdatert. Prosjektgruppe valde Ephorte.
![Page 13: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/13.jpg)
Prosjekt for innføringa av Ephorte Kjøpte ikkje forprosjekt frå leverandøren. To-nivå prosjektgruppe:
- ErgoEphorma.- Intern.
Definere saksomgrepet. Lage flytskjema. Gjere analysar. Setje opp kravspesifikasjonar. Utforme dokumentmalar. Lokal tilpassing av Ephorte.
![Page 14: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/14.jpg)
Problem i prosjektet Lite engasjement blant dei interne
medlemmane. Prosjektleiaren gjorde oppgåvene
sjølv. Problem med fagkonsulenten. Ein del ”barnesjukdommar”.
![Page 15: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/15.jpg)
Opplæring Lokale superbrukarar. Ulike framgangsmåtar for
gjennomføring av kurs. Vanskeleg å få alle til å gå på kurs. Systemet fungerte ikkje 100% Ulike grader av engasjement blant
superbrukarane
![Page 16: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/16.jpg)
Bruk av EphorteBruk av Ephorte
0.0
5.0
10.0
15.0
20.0
25.0
Daglig 2-3ganger i
uken
Ukentlig 2-3ganger imåneden
Sjelden Aldri
%
n=115
![Page 17: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/17.jpg)
BruksområdeHva bruker du Ephorte til?
0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
50.0
60.0
70.0
80.0
90.0
Saksbehandling Orientering Statistiske formål Annet
Kategorinr.
%
Alle
Saksbehandlarar
Leiarar
Andre
![Page 18: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/18.jpg)
Bruk av Ephorte Kraftig reduksjon i lokale
støttefunksjonar. Ein del registreringsarbeid lagt til
saksbehandlarane. Legg opp til at saksbehandlarar og
leiarar søker i journalen. Tilgang til informasjon. Samarbeid om saker.
![Page 19: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/19.jpg)
Tekniske problem Mange opplever problemer med
dokumentproduksjon. Problem grunna ulike
operativsystem. Problem med nettverk via radiolink. Ephorte blir syndebukken...
![Page 20: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/20.jpg)
Forhold til tidlegare rutinar Ein er ikkje villig til å ta i bruk nye
rutinar. ”Mange steder fortsetter de sånn som de
gjorde før. De klarer ikke helt å se at man kan gjøre ting annerledes. Det går veldig mye på at folk ikke har hatt tid til å sette seg inn i andre måter å gjøre det på.”
![Page 21: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/21.jpg)
Forhold til andre system og arbeidsmåtar E-post vert brukt til å samarbeide. Ein skriv brev og dokument i
tekstbehandlar utan å gå innom Ephorte.
Arbeidsrutinar
![Page 22: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/22.jpg)
Nytteverdi Typisk motstridande syn:
- ”Ephorte er nyttig for kommunen”.- ”Ephorte er ikkje viktig for min del”.
Nyttig med tilgang til tidlegare saker.
Nyttig tekstbehandlingsverktøy. Nyttig for å unngå dobbeltføring i
saker.
![Page 23: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/23.jpg)
Arkivet si rolle i kommunen. Arkivansvaret ligg formelt hjå
rådmannen, men er delegert til kommunearkivaren.
Arkivet er ikkje nemnt i IKT-strategien eller handlingsplanen.
Ingen arkivplan. Plassering av arkivet.
![Page 24: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/24.jpg)
Saksbehandlarane sitt syn: Saksbehandlarane ser ikkje på
arkivarbeid som sine arbeidsoppgåver.
”Det er ikke sånn at man krever at andre enn fagfolka skal mestre sine fag, så hvorfor i all verden skal det være sånn i forhold til arkiv.”
”Mange har vært negative til arkivet. Det er for mye bry i forhold til den egentlige jobben.”
![Page 25: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/25.jpg)
Saksbehandlarane sitt syn (forts.): Varierer etter kor avhengig ein er av
arkivet og tidlegare saker: ”Jeg har lært mye gjennom å gravd i
arkivet etter tidligere saker. Dette har gjort at jeg har skjønt og fått forståing for arkiv.”
”Jeg har fokus på drift og på å følge opp folk. Jeg har arkivmappa mi liggende der” (peikar på ei øskje på kontoret).
![Page 26: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/26.jpg)
Kommuneleiinga si rolle i arkivarbeidet Mange opplevde lite press og
motivasjon frå andre enn den tidlegare kommunearkivaren.
”…nytt system som kom med [kommunearkivaren].”
Ingen sanksjonering.
![Page 27: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/27.jpg)
Eksempel ”Det er ikke trøkk på arkiv i
kommunen. Det er ikke noe policy på arkiv. Da velger man minste motstands vei […]Det er ingen av mine sjefer som har sagt at: Nå vil jeg at du skal bruke mye tid på arkiv. Det har ikke vært tema engang.” [Leiar, intervju]
![Page 28: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/28.jpg)
Struktureringsteori Struktureringsteorien omhandlar ikkje
teknologi, men avhengigheita mellom sosiale strukturar og menneskeleg handling.
Utvikla av Anthony Giddens. Menneskeleg handling <-> sosiale
strukturar. Strukturar er reglar og ressursar som vert
produserte og reproduserte av handlande agentar.
![Page 29: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/29.jpg)
Struktureringsteori og teknologiske løysningar Teknologiske element er ikkje strukturar. Teknologi er fysisk konstruert av agentar
som jobbar i ein gitt sosial kontekst, og sosialt konstruert av agentar gjennom dei ulike meiningane dei knyter til den.
Ulik grad av fortolkningsfleksibilitet.
![Page 30: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/30.jpg)
Menneskelege agentar
Teknologi
Institusjonelle eigenskapar
c
a b
d
![Page 31: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/31.jpg)
Oppbygging av strukturar ved bruk av teknologi Så snart teknologiske element er bygde
inn i teknologien er dei eksterne i forhold til menneskeleg handling.
Implisert som reglar og ressursar ved regelmessig bruk.
Strukturar oppstår, dei er ikkje innebygde i den teknologiske løysninga.
Teknologi-i-praksis: Strukturar som oppstår i menneske sin kontinuerlege omgang med teknologi
![Page 32: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/32.jpg)
![Page 33: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/33.jpg)
Utviklarar
Standardsystemet Ephorte
ErgoEphorma og Gecko sin praksis for utvikling av Ephorte
a
b
![Page 34: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/34.jpg)
Fagkonsulentane og medlemmane av prosjektgruppa
Ephorte i Lier kommune
Institusjonelle eigenskapar
a
c
Basisversjonen av Ephorte
b
![Page 35: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/35.jpg)
To bruksmønster Avgrensa bruk Nytte og kvalitet
![Page 36: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/36.jpg)
![Page 37: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/37.jpg)
![Page 38: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/38.jpg)
Korfor vert ikkje Ephorte brukt i den grad det er ynskjeleg i Lier kommune? Kunnskap. Syn på eige arbeid. Manglande arkivkultur. Manglande nytteverdi. Tilgang til alternative
system/arbeidsmåtar. Tekniske problem.
![Page 39: Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte i Lier kommune](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022070419/56815bde550346895dc9cd44/html5/thumbnails/39.jpg)
Korfor brukar ulike grupper Ephorte i ulik grad i Lier kommune? Tilgang til informasjon. Gode dokumentmalar. Samarbeid.