inloox produktpräsentation

© 2001-2010 InLoox GmbH

InLoox ProduktpräsentationDie Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet

Seite 2InLoox Produktpräsentation


ProjektübersichtEinbindung in Outlook, Dashboard, Projektlisten

Seite BetreuungBasisdaten, Ansprechpartner, Notizen

Seite MindmapsMindmaps, Knoten, Übertragen in Zeitplanung

Seite PlanungVorgänge, Meilensteine, Ressourcen

Seite ZeiterfassungZeiteinträge, Buchungen, Kalendereinträge

Seite DokumenteAblage für Dateien und Outlook-Elemente

Seite BudgetsProjektausgaben und -einnahmen

Seite BudgetübersichtDiagrammtypen

SchnellzugriffsbereicheE-Mail, Termin/Aufgabe, Kontakt

Inhalt



Projektmanagement-Software für Outlook

InLoox ist die bewährte und flexible Lösung für professionelles Projektmanagement – die Software ist direkt in Microsoft Outlook integriert und erleichtert ein kombiniertes Management von Projekten, Dokumenten, Ressourcen, Mind Maps und Budgets.

Projektplanung

Budgets

Zeiterfassung

Dokumentenmanagement

einfach zu bedienen+ tausendfach bewährt= eine Lösung, die funktioniert



InLoox erweitert Microsoft Outlook

Kommunizieren, planen, organisieren: Outlook

Projekte verwalten in Outlook - mit InLoox



„Neben wichtigen Kennzahlen haben Sie alle Meilensteine stets im Blick. Die Projektlandschaft ist transparent und beherrschbar “

Alle relevanten projektbezogenen

Informationen für Analyse, Steuerung

und Vergleiche

Dashboard – wichtige Kennzahlen im Überblick



Leistungsfähige, personalisierte Ansichten

Stellen Sie ihr persönliches Dashboard

aus verschiedenen Themenansichten

zusammen



Schnellzugriff auf die letzten Projekte aus allen Outlook-Ansichten heraus

Dokumente und Vorgänge

(Emails, Anhänge, Dateien etc.) direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender und Posteingang erfassen

Leistungsstarker Berichtsgenerator

Unterstützte Formate sind u.a. Microsoft Word, Excel und PDF

InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick

InLoox Toolbar



InLoox Ordner

„Vorteile: maximale Erreichbarkeit und Verfügbarkeit für jeden Mitarbeiter“

Der InLoox Ordner enthält allelaufenden Projekte in einer zentralenÜbersicht



Ein Klick – ein Blick

Vordefinierte Informationsregeln

•zeitkritisch = überfälliges Projekt

•grau = abgeschlossenes Projekt

InLoox Felder zur Verwaltung vonProjekten

•Projektstatus, Budgetposten •Firmen, Kunden, etc.



Strukturierte Projektinformation

Gruppieren, filtern und sortieren in der gewohnten Handhabung

Leistungsstarke und schnelleVolltextsuche im Projektbestand



Globale Sichten und Workflows

Zusätzliche InLoox Felder zur Verwaltung von Projekten

• Projektleiter, Start, Ende• Dokumentenordner, Kunden,

etc.

Persönliche und öffentliche Ansichten für Teams



Ein Projekt öffnen

Ein Doppelklick öffnet das entsprechende Projekt

In der Projektliste entspricht eineZeile einem Projekt



InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund - nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung

Ein Projekt im Detail

Ein Karteireiter für jedes Projektmodul:

•Betreuung•Mindmaps•Planung•Zeiterfassung•Dokumente•Budgets•Budgetübersicht



Projektzuordnung und Identifikation

Eindeutige ProjektnummerFormat frei definierbar

Abteilung

Kunde bzw. Auftraggeber

Zentrale Kategorienliste zur Strukturierung des Portfolios, beispielsweise:

•Geschäftsfeld•Kundengruppe•Abteilung

Projektname



Klare Verantwortlichkeiten

→ Frei konfigurierbare Rollen weisen Verantwortlichen Personen Rechte im Projekt zu

Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten

Projektansprechpartner:

•Projektleiter•Teammitglieder•Kunde(n)•Partner

Outlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden direkt, d.h. ohne Dubletten oder Synchronisation verwendet



Status und zeitlicher Rahmen

Projekt in Archiv verschieben

Status

Zeitplan

•Start/Ende•Priorität

Terminarbeit: „weiche“ oder„harte“ Deadline



Umfangreiche Eintragungen möglich

Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben

Automatische Autoren- undDatums-Dokumentation

Projektnotizen mit Änderungsinformationen



Erweiterung und Anpassbarkeit

Erweitern Sie das Datenmodell von InLoox um eigene, unternehmensspezifische Felder

Möglichkeit zum Hinzufügen neuer angepasster Datenfelder (Freitext, Zahlen, Listen, Ja/Nein-Felder) ohne Programmierkenntnisse



Ideen sammeln, strukturieren und aufbereiten

Mindmaps

Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihren Projekten direkt in InLoox, um sie anschließend ohne Umwege in die Zeitplanung zu übernehmen



Gedanken visuell strukturieren

Zusätzliche Informationen:

•Zugeordnete Ressourcen•Dokumentenverknüpfung•Fortschritt

Neue Mindmap erstellen

Neuen Knoten erstellen

Zuordnung von Unterknoten zu übergeordneten Knoten

Hervorhebung der Knoten durch Symbole, Farben oder Rahmen



Knoten im Detail

Kennzeichnung des Knotens aus Microsoft Outlook bekannt

Neuen Knoten anlegen

Mehrzeilige Beschreibung

Fortschritt des Knotens



Knotendetails: Ressourcen hinzufügen

Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt

Zuordnung von Ressourcen erlaubt erste Arbeitsverteilung im Projekt



Unterstützung von Vorlagen

Vorlagen sind frei definierbar, z.B.:

•Mitarbeitereinführung•QS-Projekt•Strategieprojekt•IT-Planung

Mindmap-Vorlagen beschleunigen den Brainstorming-Prozess in wiederkehrenden bzw. ähnlichen Projekten



Mind Maps drucken und exportieren

Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer

Mind Maps lassen sich als Bilder exportieren und so in anderen Applikationen verwenden

Ausdrucke, z.B. im A4- Bannerformat verfügbar



Übergabe in die Zeitplanung

Mindmaps lassen sich komfortabel in die Zeitplanung übernehmen

Das Ergebnis ist ein nahtloser Planungsprozess vom Brainstorming bis zur Umsetzung



Vorgänge und Meilensteine stets im Blick

Projektzeitplanung

Meilensteine, Vorgänge und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren



Klassische Gantt-Darstellung

Zusätzliche Informationen:

•Zugeordnete Ressourcen•Dokumentenverknüpfung•Phase überfällig

Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger)

Erinnerungen und Status

Kennzeichnen Sie Elemente des Projektplans, so wie Sie es von Microsoft Outlook gewohnt sind

Neue Vorgänge, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen

Terminkritische Vorgänge, Sammelvorgänge oder Meilensteine werden rot markiert



Vorgänge und Meilensteine erstellen

Element-Fixierung

Neue Vorgänge und Meilensteine erstellen

Name des Elements

Projekt-Strukturplan-Code

Beginn, Dauer bzw. Ende



Ressourcen hinzufügen

Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert, falls eine Benachrichtigung gewünscht ist

Automatische Ressourcen-Benachrichtigung

•E-Mail•InLoox•Outlook-

Besprechungsanfrage•Outlook-Aufgabenanfrage

Automatische Aufwandsschätzung

Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt



InLoox informiert Ressourcen

Proaktive Kommunikation

InLoox informiert bzw. erinnert Anwender über neue und anstehende Arbeitspakete

Automatische Erinnerungsfunktion

Arbeitspakte lassen sich mit Outlook-Kalendern und Aufgabenordnern synchronisieren

Arbeitspakete sind ständig präsent

Offene Arbeitspakete werden direkt aus dem Projektplan generiert und in Microsoft Outlook angezeigt



Rückmeldungen zum Projekt-Fortschritt

Der Fertigstellungsgrad des Arbeitspakets wird automatisch in den Projektplan kommuniziert

Ein Klick zeigt Details eines einzelnen Arbeitspaketes an



Termine mit dem Projektplan synchronisieren

Wichtige Meilensteine zeigt InLoox auf Wunsch im Kalender an. Damit bleiben alle wichtigen Deadlines stets im Blick und automatisch aktuell, sobald der Projektplan geändert wird

Termin- oder Aufgabenveränderungen werden automatisch synchronisiert



Überblick zur Ressourcenauslastung

Integration in Microsoft Outlook

InLoox berücksichtigt Frei/Gebucht-Informationen aus Exchange. Die Auslastungsdarstellung beinhaltet somit Besprechungen, Abwesenheiten, Teilzeitregelungen, etc. ohne Mehraufwand

Mit einem Klick die Auslastung der Ressourcen Vorgangs-, Projekt- oder systemweit einsehen

Auslastung von Mitarbeitern und Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte)

InLoox meldet das Überbuchen von Ressourcen, der Projektleiter entscheidet bzw. korrigiert Engpässe



Auslastungsdiagramm

Auslastungsdiagramm der einzelnen Ressourcen

Vorgangs, Projekt- oder systemweit sind Durchschnittauslastungen und Engpässe sofort erkennbar



Projektplanung drucken

Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer

Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat verfügbar



Planungsvorlagen

Auswahl einer VorlageVorlagen sind frei definierbar, z.B.:

•Mitarbeitereinführung•QS-Projekt•Strategieprojekt•IT-Planung

Laden vorhandener Vorlagen aus InLoox oder anderen Anwendungen wie z.B. Microsoft Project, die nicht installiert sein müssen



Projektzeiterfassung

Arbeits- und Zeitdokumentation

Komfortable Leistungs- und Tätigkeitserfassung aller Projektschritte, z. B. direkt aus dem Outlook-Kalender oder Posteingang heraus



Ein Zeiterfassungseintrag im Detail

Buchung auf Leistungsgruppe

Alternativ: Bei Buchung auf einen Vorgang lässt sich der Plan-Ist-Aufwand ermitteln, d.h. die Abweichung der tatsächlichen Realisierungsdauer vom Projektplan

Zeiterfassungseintrag anlegen



Wiedervorlagen und Erinnerungen

Outlook-Kalender

Erinnerungen

Die Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage bzw. Nachverfolgung, z.B. bei Tätigkeiten, die „Nachfassen“ erfordern



Dokumente ablegen und ordnen

Dateiablage-Funktion

Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen



Projektordner

Dokumente zuordnen

Alle Dokumente, E-Mails Freigaben,

Protokolle, Berichte eines Projekts

werden zentral abgelegt

Ordnung und Übersicht derDateien eines Projekts

InLoox unterstützt:

• Lokale Laufwerke• Netzlaufwerke• Internet-Verknüpfungen• Microsoft SharePoint Sites

Dokumentenordneransicht mit intelligenter 1-Klick-Filterung



Dokumente mit Metainformationen

Dokument können mit einer Tätigkeit aus der Zeiterfassung verknüpft werden

So lassen sich Dokumente übersichtlich und schnell auch aus der Projekthistorie heraus aufrufen

Frei definierbarer Status

z.B. „Freigabe erforderlich“, „Neu“, „30% fertiggestellt“, „Abgelehnt“, etc.

Mehrzeilige Kommentare undZusatzinformationen



Zuordnen von E-Mails mit einem Klick

Buchung direkt in das entsprechende Projekt

E-Mails incl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen

InLoox bietet dafür eine eigene Funktion – ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar



Projekte auf einfache Weise budgetieren

Projektbudgets

Ausgaben und Einnahmen kalkulieren, einplanen, freigeben und abrechnen



Budgets und Positionen

Projektetats sind in Budgets organisiert. InLoox unterscheidet:

• Ausgaben (z.B. für Ressourcen, Lieferanten)

• Einnahmen (z.B. durch Etats, Abrechnung)

Jedes Budget enthält eine oder mehrere Positionen

Jedes Budget und jede Position hat eine eindeutige Identifikations-Nummer



Ausgaben erfassen

Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein

Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung

Jeder Zeiterfassungseintrag wird automatisch als Ausgabe erfasst

Interne Kostensätze errechnen Beträge für Arbeiten am Projekt

Kostensätze und Kostenstellen sind über die Optionen frei definierbar

InLoox erfasst, welche Kosten dem Auftraggeber bereits in Rechnung gestellt wurden



Neues Budget erstellen

Typ des Budget-Dokuments

Eindeutige Zuordnung

Budgetdatum

Budgetname

AutorenkennungAnwendername ausMicrosoft Exchange bzw. Outlook

Positionen aus bestehenden Budgets übertragen:

•nicht abgerechnete•alle

Status (frei konfigurierbar)



Neue Budgetposition erstellen

Flexible Einheiten, z.B.:

•Minuten, Tage, Monate usw.•Meter, Gebinde usw.•Pauschal, nach Aufwand, frei

Gruppe der Position

Auswahl einer Positionsvorlage

InLoox lädt automatisch Preise, Beschreibung, Anzahl und Einheiten aus einem unternehmensweiten Budget-Positionsverzeichnis

Name

Mehrzeilige Beschreibung



Vorlage laden

Positionen der jeweiligen Vorlage werden angezeigt

Budgetvorlagen enthalten bereits vordefinierte Positionen und reduzieren so den Aufwand bei wiederkehrenden / ähnlichen Projekten.



Geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen visuell vergleichen

Budgetübersicht



Frühwarnsystem & Kostenkontrolle

Budgetüberschreitungen werden rot hervorgehoben

Plan-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten

Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, etc.

Vergleich zwischen Plan- und Ist-Ausgaben

Ist-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten



Aufschlüsselung nach Kostenstellen

Ausgaben und Einnahmen werden je nach Leistungsgruppe bzw. Kostenstelle aufgeschlüsselt



Kostenentwicklung verfolgen

Zeitlicher Verlauf der Einnahmen und Ausgaben

Ansichten nach Tagen, Monaten oder Jahren



Aussagekräftige Berichte erstellen

Berichtsvorlagen vollständig mittels InLoox Berichtsdesigner anpassbar (gehört zum Standardlieferumfang)

Datenübergabe und Auswertung in verschiedenen Formate auf Knopfdruck

Unterstütze Formate sind Microsoft Word, Excel, RTF, PDF, HTML, u.v.m.



Projektmarketing mit E-Mail-Vorlagen

Zeiterfassungseinträge (Termine, Zeitaufwendungen) und Dokumente (wie E-Mails, Dateianhänge etc.) können direkt für ein Projekt aus dem Outlook erfasst werden

Vordefinierte Vorlagen verkürzen das Verfassen von Mails, erlauben schnelle Projektkommunikation



Verantwortlichkeiten schnell erkennen

InLoox verknüpft Outlook-Kontakte automatisch mit dem jeweiligen Projekt

So ist leicht erkennbar, welche Rolle der Projektteilnehmer einnimmt, ohne das Projekt aufrufen zu müssen



Eckdaten und Referenzen

•Seit 2003 als Standardprodukt am Markt

•Weltweite Installationen: mehr 25.000 Anwender

•Oberfläche in sieben Sprachen

•Einige Unternehmen, die InLoox bereits einsetzen:

Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link: http://www.inloox.de

http://www.inloox.de/



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!InLoox ist eine Software der:

InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D-80807 MünchenTelefon: +49 (0)89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0)89 358 99 88 - 99E-Mail: [email protected] | www.inloox.de

Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.

inloox produktpräsentation

Documents