INIS & Faktury

e_faktury, správci a příkazci, PKI

Motivace

Zabezpečení finanční kontroly Řídící kontrola je jednou ze součástí systému finanční

kontroly. Systém finanční kontroly se řídí samostatnou směrnicí ZČU. Tento stupeň vnitřního kontrolního systému má za úkol zabezpečit průkaznou kontrolu při používání veřejných finančních prostředků, zejména při operacích výdajového charakteru.

Efektivní oběh faktur – elektronicky Implementace elektronického podpisu

Legislativní vymezení

Zákon č. 320/2001 o finanční kontrole

Směrnice ZČU   4R/2006 Stanovení příkazců operací, správců

rozpočtu a hlavních účetních na Západočeské univerzitě v Plzni 

Současné možnosti

Papírový formulář – toho se chceme zbavit a urychlit oběh

INIS – eviduje správce a příkazce, využívá elektronický podpis

V současnosti jsou možné dočasně obě varianty, ale na jedné fakultě vždy jen jedna z nich

Proces schvalování fakturschéma Procesu schvalování se zúčastňují pouze

správci a příkazci. Proces startuje účetní a zde též končí. Objednací místo a majetkový odbor dostává

jen patřičné informace.

Proces schvalování fakturúčetní Došlé faktury zavede do Magionu a

naskenovanou fakturu připojí.

reakce INIS: Načítá nezaúčtované faktury a dle zdrojů

informuje příslušné správce.

Proces schvalování faktursprávce Každý může měnit zdroje financování (zakázka, pracoviště, činnost)

nejen v rámci svých pravomocí, ale zcela libovolně. Nemá-li oprávnění schválit nově zadané zdroje, přechází schvalování na příslušné další správce.

V rámci upřesňování zdrojů lze řádky i množit. Při ukládání se kontroluje celková cena i cena DPH – musí být

zachována. Musí doplnit „Účel použití“ a „Druh majetku“. K dispozici má komunikační zónu „Upřesnění dodávky“ neodpovídá-li dodávka objednávce a změna je nepřijatelná, lze fakturu

zamítnout (stačí libovolný řádek)

reakce INIS: Po schválení všemi správci dle zdrojů informuje příslušné příkazce. Pokud je faktura zamítnutá, informuje účetní, nic se nepřenáší a proces

končí.

Proces schvalování fakturpříkazce pouze schvaluje

reakce INIS: Zapisuje data do Magionu, informuje fakultní

účetní. Dle čísla objednávky informuje příslušné objednací místo. Týká-li se faktura majetku (dle Druhu majetku), informuje majetkový odbor.

Pokud je faktura zamítnutá, informuje účetní, nic se nepřenáší a proces končí.

Proces schvalování fakturúčetní Dostane zprávu o schválení, bere na vědomí,

zaúčtuje (využívá při tom i nepřenášené údaje (upřesnění, účel …) tj. musí se podívat do INISu

V historii (v Magionu) vidí původní stav před schvalováním

Proces schvalování fakturOSRA Objednací místo

Je určeno podle posledního dvojčíslí dokladové řady objednávky. Pokud neexistuje objednávka a faktura je vystavena na základě smlouvy, objednací místo se vynechává. Nastavuje vykrytí objednávky.

Majetkový odbor V případě, že předmětem dodávky je majetek, který se

eviduje, zaeviduje se majetek z faktury přímo v Magionu. V případě užití akreditovaného zdroje financování se udává cena s DPH, jinak bez DPH.

Vytiskne se „Zápis o převzetí“ a odešle na příslušné pracoviště včetně vytištěných inventárních čísel.

Proces schvalování fakturknihovna Specifika knihovny spočívající v tom, že

faktura i zboží jde nejprve do knihovny, kde dojde k věcné kontrole a předzpracování faktury zůstanou zachována.

Při vlastním schvalování správci a příkazci již tedy nepůjde o věcnou kontrolu nýbrž pouze o potvrzení či změnu zdrojů financování.

Neschválení na pracovišti

Správce faktura či dodávka je v rozporu s objednávkou Nesouhlasí s navedením faktury účetní

Příkazce nesouhlasí a postupem správce

Neschválení - účetní

Pokud správce či příkazce fakturu neschválí, dostane se do stavu "neschváleno" a tak zůstane, poté lze: nechat ji tak, adekvátní je storno v Magionu

(aby to celkově mělo smysl) pustit ji znovu do oběhu bez úprav (zpravidla

pokud příkazce nesouhlasí s postupem správce)

upravit fakturu v Magionu a pustit ji do oběhu opravenou

Procesy

Založení faktury a předání ke schválení Schválení správcem Schválení příkazcem Přenos do Magionu

Subjekty

Hlavní (fakultní) účetní Příkazce – oprávněný schvalovat

Správce – oprávněný schvalovat

Administrátor – eviduje příkazce a správce na libovolné úrovni (univerzita, fakulta, katedra)

Správce a příkazce lze evidovat na nákladovém středisku (katedře) či na konkrétní zakázce

Správce certifikátů - CIV

Přihlášení http://inis.zcu.cz

Jméno a heslo z Orionu

Volba Faktury

Volba Faktury

Nabídka dle právZpravidla jen jedna nabídka dle funkce:

- Účetní

- Objednací místo

- Správce

- Příkazce

- Administrátor

Seznam ke schváleníFiltr

Seznam

Detail

Tisk

Filtr

Omezuje seznam zobrazených faktur, zpočátku doporučuji nepoužívat

Při průběžném vyřizování je seznam vždy krátký

Výjimkou je „Stav“ (implicitně „Schvaluje …“) – umožňuje sledovat vyřizování

Schvalování - detailHlavička jen čtení

řádek

zdrojeUpřesnění - komentář

schvalování

Účel (druh)

PodpisZobrazení naskenované faktury

Zobrazený soubor

Papírová košilka

Upřesnění - komentář

Účel (druh)

schvalování

zdroje

Schválená faktura

Přípustné změny – dělení řádkuRozdělit

Určení počtu řádků

Úpravy po rozdělení řádkuZdroje se kopírují, následně lze upravit

Částka se rovnoměrně dělí, následně lze upravit

Pravidla rozesílání e-mailů

Po předání faktury ke schválení jde mail Správci s pořadím 1 dané zakázky (střediska) dle číselníku

Po schválení všemi správci jde mail příkazcům dle stejných pravidel

Pokud během schvalování někdo z příkazců / správců zamítne jakoukoliv položku faktury, přechází tato do stavu ZRUŠENA a jde mail o zrušení účetní.

Pokud všichni příkazci/správci schválili všechny položky, jde mail účetní.

Příklad upozornění

Přechod na schvalování

Přístup ke schvalování

Z e-mailu přímo na formulář V rámci nabídek Faktury – „schválení

příkazcem“ nebo „schválení správcem“ Nutné vlastnit funkční osobní certifikát na

autentizačním tokenu nebo JIS kartě

Přístup k aplikaci

Prostřednictvím prohlížeče Internetu podporované prohlížeče: Mozilla Firefox, Internet

Explorer jednotné přihlášení WebAuth

Pro schvalování příkazcem/správcem musí být na počítači nainstalován: Java Runtime Environment Version 1.5.0_03 a výš

(http://www.java.com) podpora tokenu IKey3000 – více na

http://support.zcu.cz/index.php/Ikey3000

Zajištěno pro počítače IS

El. podpis faktury

podepsány jsou klíčové položky faktury

pozdější změna je zjištěna při kontrole podpisu

zobrazením certifikátu schvalovatele určím osobu

pouze certifikáty ZČU

Osobní certifikát

jednoznačně určuje osobu držitele vydáván certifikační autoritou ZCU root CA obsahuje

login e-mailovou adresu

privátní klíč (PK) – prokazuje oprávněné držení certifikátu, největší tajemství

el. podpisem prokazuji držení PK PK pro os. certifikát pouze na tokenu nebo

JIS kartě

Autentizační token

chrání privátní klíč pro použití PK vyžaduje zadat PIN název tokenu: key_<login> potřebuje ovladače nutné nastavit pro Firefox a Thunderbird

Token + osobní certifikát

přihlašování SSO přes WebAuth el. podpis e-mailu šifrování e-mailu

po výměně el. podepsaných zpráv

Zpracoval: Ing. Pavel Grigar

Ing. Pavel Jindra

http://home.zcu.cz/~grigar/objednavky/