iniciativa 4307 ley nacional de archivos

8/3/2019 Iniciativa 4307 Ley Nacional de Archivos

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' 00 { )0 { ) [GUATEMALA, C. A.

DIRECCIN LEGISLATIVA-CONTROL DE INICIATIVAS-

NUMERO DE REGISTRO

4307IIFECHA QUE CONOCI EL PLENO: os DE ABRIL DE 2011.

INICIATIVA DE LEY PRESENTADA POR LA REPRESENTANTE ROSA MARA NGEL MADRID DEFRADE.

ASUNTO:

TRMITE:

INICIATIVA QUE DISPONE APROBAR LEY NACIONAL DE ARCHIVOS.

PASE A LAS COMISIONES EXTRAORDINARIA NACIONAL POR LATRANSPARENCIA Y DE PROBIDAD PARA SU ESTUDIO Y DICTAMENCONJUNTO CORRESPONDIENTE.

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n:: dJJEXPOSICION DE MOTIVOS

Teniendo en cuenta, lo establecido en el drtculo 19 de la Declaracin Universal deDerechos Humanos, que dice: "Todo ifllJ,, ,,ilJJ tiene derecho a la libertad de opinin y deexpresin; este derecho incluye el de no ,,,.r 1nolestado a causa de sus opiniones, el deinvestigar y recibir informaciones y opi111ones, y el de difundirlas, sin limitacin defronteras, por cualquier medio de exprt',i,:'En consideracin a que la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, es garantistade los Derechos Humanos, en el artculo 30, establece: "Publicidad de los actosadministrativos. Todos los actos de la administ racin, son pblicos. Los interesados tienenderecho a obtener, en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones ycertificaciones que soliciten y la exhibicin de los expedientes que deseen consultar,salvo que se trate de asuntos militares o diplomticos de seguridad nacional, o de datossuministrados por particulares bajo garantlo cie confidencia"En este sentido el artculo 31 de la Carta Magna, dice: "Acceso a Archivos y registrosestatales". Toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en archivos,fichas o cualquier otra forma de registros estatales, y la finalidad a que se dedica estainformacin, as como a correccin, rectificacin y actualizacin. Quedan prohibidos losregistros y archivos de filiacin poltica, excepto, los propios de las autoridades electoralesy de los partidos polticos".El ejercicio del derecho del libre acceso a los documentos pblicos, es sumamenteimportante porque proporciona una fuente de informacin para el pblico, lo ayuda aformarse una opinin sobre el estado de Id sociedad y sobre las autoridades pblicas,adems fomenta la integridad, eficacia, la eficiencia y la responsabilidad de autoridadespblicas, ayudando as a que se afirme su legitimidad.El objeto esencial de los archivos p(1blicos es el de disponer de la documentacinorganizada, de tal forma que la informacin i11stitucional sea recuperable para uso de laAdministracin en el servicio ciudadano y corno fuente de Historia . Por lo mismo , losarchivos hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a lacomunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagradosen la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control delciudadano en las decisiones que los afecten r-n los trminos previstos por la ley.La importancia de los archivos consiste er1 que los documentos que los conforman sonimprescindibles para la toma de decisiones tJasadas en antecedentes. Pasada su vigencia,estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidadnacional.Cabe resaltar que los documentos instillJLic!nalizan las decisiones administrativas y losarchivos constituyen una herramienta i11dispensable para la gestin administrativa,

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econmica, poltica y cultura l del Estado y la administracin de justicia; son testimonio delos hechos y las obras; documentan las pcrsonas, los derechos y las instituciones. Comocentros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de lasentidades y agencias del Estado en el servicio del ciudadano. En virtud de lo cual losservidores pblicos deben ser los nicos responsables de su administracin, conservacin,uso y manejo de los documentos.Guatemala, necesita contar un ordenamiento jurdico que regule la organizacin yconservacin de los archivos pblicos, a fin de que todas las instituciones, preservenactualizados y permitan la publicacin en medios electrnicos de la informacin relativa asus indicadores de gestin y el ejercicio de recursos pblicos, as como de aqulla que porsu contenido tenga un alto valor para la sociedad.

Bajo este marco regulatorio, se debe garantizar la correcta conservacin, organizacin yconsulta de los archivos administ rativos, centrales e histricos; para hacer eficiente lagestin pblica y el acceso a la informacin; as como para promover la investigacindocumental.

Por lo que al garantizar la localizacin y disposicin expedita de documentos a travs desistemas modernos de organizacin y conservacin de los archivos, se contribuye a laeficiente y correcta gestin gubernamentJ


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( ') 1. . '1. :J,

DECRETO NMERO- - - -EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA,

CONSIDERANDOQue la Constitucin Poltica de la Republica, garantiza el lib re acceso a los archivos yregistros estatales, en virtud de que la informacin que en ellos consta es unaherramienta indispensable para la gestion administrativa, econmica, poltica ycultural de l Estado y la administracin de justicia; ya que son testimonio de loshechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

CONSIDERANDOQue es necesario regular la organizaci11 v conservacin de los archivos de todas lasinstituciones pblicas, a fin de que stos se preserven actualizados y permitan lapublicacin en medios electrnicos de la informacin relativa a sus indicadores de gestiny el ejercicio de recursos pblicos, as como ele aqulla que por su contenido tenga un altovalor para la sociedad.

POR TANTOEn el ejerc1c1o de las atribuciones que le confiere el Artculo 171, inciso a) de laConstitucin Poltica de la Repblica de Guate111ala.

DECRETA:"LEY NACIONAL DE ARCHIVOS"

TTULO PRIMEROCAPTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALESArtculo l . Objeto de la Ley. La presente ley tiene por objeto:l. Regular la organizacin y conservaciu11 de los archivos de los sujetos obligados, a

fin de que stos se preserven actu ti izados y permitan la publicacin en medios3

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OU .. :Jt)Gelectrnicos de la informacin rel;:trvd a sus indicadores de gestin y el ejerciciode recursos pblicos, as corno de aqulla que por su contenido tenga un alto valorpara la sociedad;

11. Garantizar la correcta conservacin. organizacin y consulta de los archivosadministrativos, centrales e histricos, para hacer eficiente la gestin pblica y elacceso a la informacin; as corno pdrd promover la investigacin documental;

111. Garantizar la localizacin y disposicior1 expedita de documentos a travs desistemas modernos de organizacin y conservacin de los archivos, quecontribuyan a la eficiente y correcta gestin gubernamental, as corno el avanceinstituciona 1;

IV. Asegurar el acceso oportuno a la informacin contenida en los archivos y con ellola rendicin de cuentas, rnediarltl' la adecuada administracin y custodia de ladocumentacin que contienen informacin pblica gubernamental;

V. Promover el uso y difusin de los archivos centrales e histricos generados por lossujetos obligados favoreciendo la investigacin y resguardo de la memoriainstitucional del Estado guatemalteco;

VI. Implementar la utilizacin de tecnologas de la informacin para mejorar laadministracin de los archivos por los sujetos obligados;

VIl. Contribuir a la promocin de una cultura de revaloracin de los archivos y sureconocimiento como eje de la actividad gubernamental;

VIII. Fomentar los criterios y estndarc>', para el resguardo, difusin, conservacin yacceso de archivos privados de t


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(). l ' ('1 , ' 1.LJ11. Integridad: Garantizar que los do( urrrrrrtos de archivo sean completos y veraces

para reflejar con exactitud la irrfcJnr. re :lrr c0ntenida;111. Disponibilidad: Adopcin de nretliclds pertinentes para la localizacin de los

documentos de archivo; yIV. Conservacin: Adopcin de rnedrdas tcnicas, administrativas, ambientales y

tecnolgicas para la adecuada preservacin de los archivos;V. Accesibilidad: Garantizar y asegur,r el acceso a la informacin contenida en los

archivos y con ello favorecer los pnrrcipios de transparencia, publicidad y rendicinde cuentas.

Artculo S. Definiciones. Para los efectos de la presente ley y su mbito de aplicacin seentiende por:

a. Administracin de archivos: O r g c ~ r 1 i z c ~ c i n responsable de la aplicacin de laspolticas, criterios y tcnicas dirigidas a travs de la direccin, planificacin,servicios y control de los programa': establecidos dentro de una institucin.

b. Administracin de documentos: h r:


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{) 1 ' . ( )u,,u,h. Baja documental: Eliminacin de ,1quella documentacin que haya prescrito en sus

valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valoreshistricos;

i. Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico que establecelos valores administrativos, l e ~ , < i l e s , fiscales, contables e histricos de losdocumentos de archivo, as como los plazos de conservacin, la vigenciadocumental, la clasificacin de reS'rva o confidencialidad, y el destino final.

j. Clasificacin archivstica: Proceso que consiste en la identificacin, jerarquizaciny codificacin de documentos de archivo en categoras de agrupamientopreviamente establecidas. Es el primer paso dentro del proceso de organizacin ydentro del tratamiento archivstico denominado identificacin.

k. Consejo Acadmico Asesor: Comejo conformado por acadmicos que asesora alArchivo General de la Administracin Pblica.

l. Conservacin de Archivos: Todo conjunto de normas, procedimientos y medidasdestinadas a asegurar la preservacin de las alteraciones fsicas de losdocumentos, ya sean stas extrnsecas y/o intrnsecas. Estas normas incluyen lorelacionado con la restauracin de dai1os, especialmente cuando se ha producidoalteracin.

m. Cuadro general de clasificacin archivstica: Instrumento tcnico y de consulta querefleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cadaunidad administrativa, mediarltf' grupos documentales de un archivo, y que aportadatos esenciales sobre dicha estrlJ( tura tales como cdigos y niveles que apoyan ala organizacin de los archivos.

n. Descripcin: Fase del tratamiento archivstico de anlisis destinada a laelaboracin de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento yconsulta de los diferentes fondos documentales y colecciones que se resguardanen los archivos.

o.

p.

Destino final: Seleccin en los archivos administrativos o centrales cuyo plazo deconservacin o uso ha prescrito, con el fin de que se emita el dictamen de bajadocumental o, en su caso, su transferencia a un archivo histrico.Documento ele archivo: El que repistra un acto administrativo, jurdico, fiscal ocontable, creado, recibido, r n a r w j < ~ c l o y usado en el ejercicio de las facultades yactividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que seencuentren.

q. Documento electrnico: lnforrnilcin automatizada que requiere de unaherramienta tecnolgica especfica para leerse o recuperarse.

r. Documentacin histrica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de lasacciones de la dependencia o entidad y es fundamental para el conocimiento de lahistoria nacional, por lo que debe conservarse permanentemente.

S. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos dearchivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de .una dependencia o entidad. 1 \ .\6 i 1

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t. Gua simple de archivo: esquema general de descripcin de las seriesdocumentales de los archivos que indica sus caractersticas fundamentalesconforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales;

u. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series yexpedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general),transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de bajadocumental);

v. Metadato: Conjunto de datos de los documentos electrnicos que sirven paraidentificarlos, facilitar su bsquecla, su administracin y el control de su acceso;

w. Patrimonio documental de la Nacin: Documentos de archivo que dan cuenta dela evolucin del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en sudesarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interspblico, les asigna la condicin de bienes culturales y les da pertenencia en lamemoria colectiva del pas.

x. Periodo de tramitacin: Fechas extremas que indican el ao en que se abre ycierra un expediente, sin importar las fechas de los documentos que contiene.

y. Plazo de conservacin: Periodo de guarda de la documentacin en los archivosadministrativo, central e histrico. Consiste en la combinacin de la vigenciadocumental y, en su caso, el periodo de reserva que se establezca de conformidadcon lo dispuesto po r la Ley de Acceso a la Informacin PLJblica, as como los plazosadicionales que correspondan;

z. Reglamento: Reglamento de lil Ley Nacional de Archivos;aa. Sujetos obligados: Todo organismo, rgano, entidad, dependencia e institucin del

Estado que genera, administr;J y rcsgu


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() ' . 1(J . 1 u .ee. Valor documental: Condicin de los documentos de archivo que les confiere

caractersticas administrativas, legales, fiscales o contables en los archivosadministrativos o centrales (valores primarios); o bien, evidenciales, testimonialese informativos en los archivos histricos (valores secundarios).

ff. Valoracin documental: Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizary determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales,fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin, as como eliminacintotal o parcial de stas o de algunos fondos.

gg. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantienesus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con lasdisposiciones jurdicas vigentes y aplicables.

Artculo 6. Prohibicin. Los funcionarios, servidores pblicos, consultores o asesores, sinimportar su nivel o jerarqua, no podrn sustraer los documentos del archivo al concluir suempleo, cargo, contrato o comisin.

CAPTULO SEGUNDOORGANIZACIN DE LOS ARr 111VOS

Artculo 7. Los sujetos obligados deben generar y asegurar el resguardo y adecuadofuncionamiento de sus archivos, para ello debern adoptar las medidas necesariasestablecidas en la presente ley.

Artculo 8. La organizacin de los archivos deber asegurar la disponibilidad, localizacinexpedita, integridad y conservacin de los documentos que generan y poseen los sujetosobligados.Artculo 9. Los sujetos obligados debern contar con un;- 1midad de archivos encargada deasegurar el adecuado funcionamiento de SI/S archiv


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OU;; 111 -a. Establecer la manera de administrar y mejorar el funcionamiento y operacin de

los archivos del sujeto obligado, con base en los lineamientos y criterios definidospor el Archivo General de la Administracin Pblica;

b. Proponer y establecer los crite rios especficos y tcnicos en materia deorganizacin, conservacin y preservacin de archivos;

c. Elaborar y presentar a la Unidad de Informacin Pblica los procedimientosarchivsticos para facilitar el acceso a la informacin;

d. Elaborar, en coordinacin con los archivos administrativo, central e histrico, elcuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental,as como el inventario general documental, del sujeto obligado.

e. Coordinar las acciones de los archivos administrativo, central e histrico;f. Establecer y desarrollar un programa de capacitacin, actualizacin y asesora

archivstica para el sujeto obligado;g.h.

Elaborar y actualiza r el registro de los titulares de los archivos del sujeto obligado;Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin,con base en la normatividad vigente y, en su caso, con las disposicionesestablecidas por el Archivo General de la Administracin Pblica;

i. Coordinar con el rea de informtica del sujeto obligado las actividades destinadasa la automatizacin de los archivos y a la gestin de documentos electrnicos;

j. Proponer a la Unidad de Informacin Pblica el establecimiento de criteriosespeciales para la organizacin y conservacin de archivos que contengandocumentacin clasificada, a fin de asegurar su integridad.

CAPTULO TERCEROADMINISTACIN DE ARCHIVOS

Artculo 12. Todos los documentos de archivo en posesin de los sujetos obligadosformarn parte de un sistema de archivos. Dicho sistema incluir al menos:

a) Registro y despacho de correspondencia;b) Identi ficacin de documentos de archivo;e) Uso y seguimiento;d) Clasificacin archivstica por funciones;e) Integracin y organizacin de expediente;f) Descripcin a partir del fondo, seccin, serie y expediente;g) Transferencia de documentos;h) Prstamo de expedientes;i)j)k)1)

Conservacin de documentos;Valoracin documental;Criterios de clasificacin de la informacin;Auditora en procedimientos de archivos, y

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1()'J .. ' ' t J l.,m) Criterios especiales de conservacin y organizacin de la documentacin

clasificada, a fin de asegurar su integridad.

Artculo 13. Los sujetos obligados debern dar aviso al Archivo General de laAdministracin Pblica de la creacin -y actualizacin del ndice documental- de una seriedocumental que contenga documentos reservados segn lo establece el artculo 23 de laLey de Acceso a la Informacin Pblica, Decreto 57-2008.

Las dependencias y entidades debern conservar en sus archivos el original de Josdocumentos que remitan al Archivo General de la Administracin Pblica y entregarn aeste ltimo copia certificada de los documentos que se encuentren en soporte fsico; obien, una versin electrnica en un formato con medidas de seguridad que garanticen laautenticidad e integridad de aquellos documentos que obren en medios electrnicos.

Los sujetos obligados debern notificar al Archivo General de la Administracin Pblica ladesclasificacin de los documentos que hayan sido objeto de transferencia, a fin de queeste ltimo haga del conocimiento pblico dicha situacin a travs de un boletninformativo.

El Archivo General de la Administracin Pblica deber contar con las medidas deseguridad necesarias que garanticen la debida custodia y preservacin de la informacinreservada que le ser remitida por las dependencias y entidades.

Artculo 14. Cada sujeto obligado debe tener al menos un archivo administrativo paracumplir con sus objetivos institucionales y legales. El titular de este archivo tendr lassiguientes funciones:

a)b)

Integrar y organizar los documentos y expedientes de archivo;Conservar la documentacin que se encuentre activa y aqulla que ha sidoclasificada conforme al catlogo de disposicin documental

e) Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboracin del cuadrogeneral de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental y elinventario general;

d) Asegurar la integridad y conservacin de los archivos que contengandocumentacin clasificada;

e) Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposicionesa plica bies;

Artculo 15. Los sujetos obligados contarn con un archivo central adscrito a la unidad dearchivos, en donde se conservar aquella documentacin de uso espordico que debeconservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables, y tendr lassiguientes funciones: / . \ \1\( 1,\!


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a) Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir suvigencia conforme al catlogo de disposicin documental;

b) Recibir y verificar las transferencias documentales primarias;e) Valorar en coordinacin con el archivo histrico los documentos y expedientes de

las series resguardadas conforme al catlogo de disposicin documental ;d) Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria, ye) Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones

aplicables.

Artculo 16. Los sujetos obligados deben realizar convenios con el Archivo General de laAdministracin Pblica para la entrega de transferencias secundarias correspondientes. Encaso contrario, podrn contar con un archivo histrico siempre que cuenten con laautorizacin del Archivo General de la Administracin Pblica y previo cumplimiento delos requisitos que establezca el Reglamento.

Artculo 17. El archivo histrico de cada sujeto obligado tendr las siguientes funciones:

a. Constituirse en fuente de acceso pblico de la memoria documental institucional,promoviendo el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendoel acervo y sus instrumentos de consulta;

b. Conservar los documentos con valor histrico transferidos por el archivo centralc. Validar la documentacin que deba conservarse permanentemente por tener

valor histrico para el dictamen del Archivo General de la Nacin; o bien, de lainstancia u rgano que determinen las disposiciones secundarias aplicables en losdems sujetos obligados;

d. Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposicionesaplicables.

Artculo 18. Los sujetos obligados debern asegurarse de que se elaboren losinstrumentos de control y consulta archivstica que propicien la organizacin,administracin, conservacin y localizacin expedita de sus archivos, por lo que sedebern contar al menos con:

a) El cuadro general de clasificacin archivstica;b) El catlogo de disposicin documental;e) Los inventarios documentales;

a. General,b. De transferenciac. De baja, y

d) La gua simple

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El Archivo General de la Administracin Pblica proporcionar la asesora tcnica para laelaboracin de los instrumentos de cont rol y consulta archivstica. Asimismo, podrproporcionar dicha asesora a otras personas individuales o jurdicas, nacionales ointernacionales previa suscripcin de los convenios correspondientes.

Artculo 19. En el caso de que algn organismo, rgano, entidad o dependencia del Estadodesaparezca, se extinga o cambie de adscripcin, el Archivo General de la AdministracinPblica debe vigilar y dispondr lo necesario para que todos los documentos de archivo ylos instrumentos de consulta y control archivstico sean trasladados a los archivos quecorrespondan de conformidad con esta Ley y dems disposiciones aplicables.El instrumento por el que se determine la desaparicin, el cambio de adscripcin de estaltima; o bien, la liquidacin, extincin, fusin, enajenacin o transferencia de unaentidad, sealar la dependencia o instancia a la que se transfieren los archivosrespectivos. Tratndose de la liquidacin de una entidad ser obligacin del liquidadorremitir al Archivo General de la Administracin Pblica copia del inventario de ladocumentacin, la cual se resguardar por cinco aos de conformidad con el Reglamentoy dems disposiciones aplicables.

Artculo 20. Los sujetos obligados desarrollarn y establecern las polticas y procesosconducentes al control de sus documentos electrnicos con el propsito de:a) Aplicar a los documentos electrnicos los mismos instrumentos tcnico

archivsticos que corresponden a los soportes tradicionales;b) Crear, mantener y preservar los metadatos que requieran sus documentos

electrnicos;e)

d)

Establecer procedimientos que registren la actualizacin, migracin, traslado,respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrnicos, y quedocumenten los cambios de software y hardware que se lleven a cabo, yPropiciar la utilizacin de herramientas informticas que permitan su adecuadaadministracin, de conformidad con los lineamientos del Archivo General de laAdministracin Pblica.

Artculo 21. Los funcionarios, servidores pblicos, consultores o asesores que finalicen surelacin laboral con el Estado por cualquier motivo debern entregar un informe de losarchivos e instrumentos de consulta y control archivstico que se encontraban bajo sucustodia. Si en la fecha en que el servidor pblico presenta su renuncia, es separado delcargo o comisin no existe el nombramiento o designacin del servidor pblico que losustituir, la entrega del informe se har al servidor pblico que se designe para el efecto.

TTULO SEGUNDOCAPTULO PRIMERO \(\

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0U::J1 0ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Artculo 22. El Archivo General de la Administracin Pblica es una entidaddesconcentrada del Ministerio de Gobernacin con autonoma presupuestaria, tcnica,operativa y de gestin, rector de la archivstica nacional y entidad central de consulta en laadministracin de los archivos administrativos e histricos de la administracin pblica.

El Archivo General de la Administracin Pblica podr generar todas las instanciasnecesarias para recibir asesora acadmica, financiera y tecnolgica sobre las mejoresprcticas en diversas materias para el mejor desarrollo de sus funciones. Elfuncionamiento de cualquier instancia que genere el Archivo General de la AdministracinPblica se establecer en el Reglamento.

Los recursos generados por el Archivo General de la Administracin Pblica serndestinados para el cumplimiento de sus atribuciones.

La persona que presida el Archivo General de la Administracin Pblica, que sernombrada por el Ministro de Gobernacin de una terna de candidatos, deber tenerexperiencia comprobada en manejo y organizacin de archivos, estudios en dicha materiao reas afines y los criterios de su seleccin y nombramiento habrn de ser pblicos.

Artculo 23. El Archivo General de la Administracin Pblica tendr las siguientesatribuciones:

a) Ser el ente rector de la archivstica nacional, y prestar asesora tcnica para laorganizacin y la operacin de los servicios en materia de administracin dedocumentos y archivos dentro de las dependencias y entidades pblicas;

b) Interpretar en el orden administrativo esta Ley;e) Recibir y resguardar el patrimonio documental que custodia, las transferencias

secundarias de los documentos con valor histrico generados por los sujetosobligados, as como aquellos documentos en posesin de particulares, que enforma voluntaria y previa valoracin, incorpore a sus acervos;

d) Reunir, organizar, preservar y difundir el fondo documental grfico, bibliogrfico yhemerogrfico que resguarda, con base en las mejores prcticas internacionalesadecuadas a la realidad nacional;

e) Elaborar los criterios para la gestin y administracin de los fondos documentalesde los archivos;

f) Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de ladocumentacin para su descarte y archivos liberados por los sujetos obligados;

g) Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados;

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()u'./ ;_j lh) Desarrollar investigaciones en materias histricas y archivsticas encaminadas a la

conservacin y difusin del patrimonio documental que resguarda;i) Desarrollar sistemas para la creacin, mantenimiento y preservacin de fondos

documentales y documentos electrnicos que asegure su autenticidad, integridady disponibilidad a travs del tiempo;

j) Autorizar el establecimiento de archivos histricos en los sujetos obligados;k) Gestionar la recuperacin e incorporacin a sus acervos de aquellos archivos que

tengan valor histrico;1) Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con conservacin y custodia

de los documentos histricos en los sujetos obligados;m) Expedir copias certificadas, transcr ipciones paleogrficas y dictmenes de

autenticidad de los documentos existentes en sus fondos documentales, as comodeterminar las polticas y procedimientos para proporcionar los servicios deconsulta y reprografa al pblico usuario, previo pago de los derechoscorrespondientes;

n) Establecer lineamientos para la descripcin y registro de documentos y fuentes deinformacin relevante para el conocimiento y difusin de la historia del pas,existentes en archivos y colecciones pblicas y privadas, nacionales o delextranjero;

o) Declarar patrimonio documental de la Nacin a aquellos acervos o documentosque sean de inters pblico y se ajusten a la definicin prevista en esta Ley;

p) Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y coleccionesnecesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, as como promover lacultura archivstica, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documentaldel pas;

q) Proporcionar los servicios complementarios que determine el Reglamento y entrminos de las disposiciones aplicables;

r)

s)

Determinar lineamientos para concentrar en sus instalaciones el Diario deCentroamrica y otras publicaciones oficiales;Establecer polticas para reunir, organizar y difundir el fondo documental grfico,bibliogrfico y hemerogrfico necesario para apoyar el desarrollo archivstico y lainvestigacin histrica nacional, con base en las mejores prcticas internacionalesadecuadas a la realidad nacional;

t) Integrar un acervo bibliohemerogrfico especializado en materia de archivos ytemas afines;

u) Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta Ley, hacer las recomendaciones a lossujetos obligados para asegurar su cumplimiento y el de sus disposicionesreglamentarias, as como hacer del conocimiento a las autoridades quecorresponda las afectaciones del piltrimonio documental, a efecto de que seestablezcan las responsabilidades correspondientes; e\',.\\ '

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...)..

ou , , ; ~ ) 1'7v) Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a travs de convenios de

colaboracin o concertacin con autoridades e instituciones educativas pblicas oprivadas, nacionales e internacionales;

w) Participar, promover y difundir foros y eventos nacionales e internacionales en lamateria;

x) Coordinar, fomentar y administrar lo concerniente a la conservacin preventiva yla restauracin de los fondos document


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Otj,;.:_;lLos archivos privados que sean beneficiados con recursos pblicos debern de inscribirseen el Registro Nacional de Archivos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por elArchivo General de la Administracin Pblica.

El Reglamento de la Ley, establecer la forma de organizacin y funcionamiento delRegistro Nacional de ArchivosArtculo 27. Los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos debern incorporar yluego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos y fondos documentales, conformea las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General de la Nacin.

Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimoniodocumental de la Nacin, inscritos en el Registro Nacional de Archivos, informarn sobrecualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado fsico opatrimonial.

Artculo 28. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en elRegistro Nacional de Archivos, contarn con asistencia tcnica por parte del ArchivoGeneral de la Administracin Pblica y se estimular su gestin, administracin,organizacin, conservacin, difusin y consulta.

CAPTULO TERCEROSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Artculo 29. El Sistema Nacional de Archivos es un mecanismo de colaboracin,coordinacin y articulacin permanente entre los archivos pblicos y los privados,presidido por el Archivo General de la Administracin Pblica para promover el marcojurdico y tcnico de los archivos del pas y garantizar la preservacin, conservacin,organizacin, descripcin, y manejo adecuado y difusin del patrimonio documental delEstado, con base en las mejores prcticas internacionales. El Sistema Nacional de Archivosse conducir de conformidad con las disposiciones previstas en el Reglamento.Artculo 30. El Sistema Nacional de Archivos se integrar, al menos, por 4 representantesdel Organismo Ejecutivo; 2 representantes del Organismo Judicial, 2 representantes delOrganismo Legislativo; 2 representantes de las municipalidades, 2 representantes de losorganismos autnomos, y 1 representante de las unidades acadmicas de estudios dearchivstica de las universidades del pas. \Artculo 31. El Sistema Nacional de Archivos tendr los siguientes objetivos: r \ \1\ j \u

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OU,iUlJa) Fomentar la modernizacin y homogeneizacin metodolgica de la funcin

archivstica, propiciando la cooperacin e integracin de los archivos;b) Promover la gestin, preservacin y el acceso a la informacin documental;e) Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologas de la informacin y la gestin de

documentos en entorno electrnico;d) Promover el desarrollo de las instituciones formadoras de recursos humanos enarchivstica, ye) Sensibilizar y estimular a la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos,

como centros de informacin esencial, y de los histricos como parte fundamental dela memoria colectiva.

CAPTULO CUARTOARCHIVOS PRESIDENCIALES

Artculo 32. El Archivo General de la Administracin Pblica tendr a su cargo la creacinde la seccin de archivos presidenciales. Al trmino de cada mandato la Presidencia de laRepblica deber efectuar las transferencias primarias que conforme a su catlogo dedisposicin procedan.Artculo 33. El Archivo General de la Administracion Pblica emitir los lineamientosconforme a los cuales deber efectuarse la transferencia primaria prevista en el artculoanterior.

CAPTULO QUINTOACCESO A ARCHIVOS HISTRICOS, AUTORIZACIN DE SALIDA Y

ENAJENACIN DE DOCUMENTOSArtculo 34. Para el acceso a los archivos histricos resguardados por los sujetos obligados,as como por el Archivo General de la Nacin, no ser aplicable el procedimiento de accesoprevisto por la Ley de Acceso a la lnform;:cin PtJblica, por lo que el acceso a losdocumentos histricos se efectuar ccmforrne al procedimiento que establezcan lospropios sistemas de archivos.Al ser fuentes de acceso pblico, los documentos contenidos en los archivos histricos nosern susceptibles de clasificacin en tr;rrninos de la Ley de Acceso a la InformacinPblica.Artculo 35. No podrn salir del pas documentos que hayan pertenecido o pertenezcan alos archivos de los sujetos obligados, as1 corno documentos originales relacionados con lahistoria de Guatemala, sin la autorizdciun pr"'Il del Archivo General de la Administracin \ ~ . " ....Pblica.

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Artculo 39. Los sujetos obligados debern asignar a los responsables de los archivos a quese refieren los artculos 9, 14, 15 y 17 as como elaborar los documentos de control yconsulta archivsticos establecidos por el artculo 18, a ms tardar un ao despus de laentrada en vigor de la presente Ley.

Artculo 40. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos aque se refieren los artculos 23, fracciones VI, XIV y XVIII, y 33, en un plazo mximo de unao despus de la entrada en vigor de la presente Ley.

Artculo 41. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos parala estructura y funcionamiento de las instancias de asesora que desee generar, segn elartculo 22, en los siguientes 180 das hbiles posteriores al inicio de vigencia de lapresente Ley.

Artculo 42. El Organismo Ejecutivo expedir el Reglamento de esta Ley dentro del aosiguiente a su entrada en vigor.

Artculo 43. Los sujetos obligados debern remitir al Archivo General de la AdministracinPblica los documentos a los que refiere el artculo 13 de la presente Ley, dos aosdespus de la entrada en vigor de la presente Ley.

Artculo 44. Se derogan todas aquellas disposiciones legales o reglamentarias quecontravengan la presente Ley.

Artculo 45. La presente Ley entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diariooficial.

PASE AL ORGANISMO EJECUTIVO PARA SU SANCION, PROMULGACION Y PUBLICACION.

DADO EN EL PALACIO DEL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN LA CIUDAD DE GUATEMALA, ALOS DIAS DEL MES DE DEL AO DOS MIL NUEVE.

iniciativa 4307 ley nacional de archivos

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