'00{)0{)[ GUA TE MALA, C. A.

DIRECCIN LEGISLATIVA -CONTROL DE INICIATIVAS-

NUMERO DE REGISTRO

4307 IIFECHA QUE CONOCI EL PLENO: os DE ABRIL DE 2011.

INICIATIVA DE LEY PRESENTADA POR LA REPRESENTANTE ROSA MARA NGEL MADRID DE FRADE.

ASUNTO:

TRMITE:

INICIATIVA QUE DISPONE APROBAR LEY NACIONAL DE ARCHIVOS.

PASE A LAS COMISIONES EXTRAORDINARIA NACIONAL POR LA TRANSPARENCIA Y DE PROBIDAD PARA SU ESTUDIO Y DICTAMEN CONJUNTO CORRESPONDIENTE.

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n:: dJJ EXPOSICION DE MOTIVOS

Teniendo en cuenta, lo establecido en el drtculo 19 de la Declaracin Universal de Derechos Humanos, que dice: "Todo ifllJ,, ,,ilJJ tiene derecho a la libertad de opinin y de expresin; este derecho incluye el de no ,,,.r 1nolestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opi111ones, y el de difundirlas, sin limitacin de fronteras, por cualquier medio de exprt',i,:'

En consideracin a que la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, es garantista de los Derechos Humanos, en el artculo 30, establece: "Publicidad de los actos administrativos. Todos los actos de la administracin, son pblicos. Los interesados tienen derecho a obtener, en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y certificaciones que soliciten y la exhibicin de los expedientes que deseen consultar, salvo que se trate de asuntos militares o diplomticos de seguridad nacional, o de datos suministrados por particulares bajo garantlo cie confidencia"

En este sentido el artculo 31 de la Carta Magna, dice: "Acceso a Archivos y registros estatales". Toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en archivos, fichas o cualquier otra forma de registros estatales, y la finalidad a que se dedica esta informacin, as como a correccin, rectificacin y actualizacin. Quedan prohibidos los registros y archivos de filiacin poltica, excepto, los propios de las autoridades electorales y de los partidos polticos".

El ejercicio del derecho del libre acceso a los documentos pblicos, es sumamente importante porque proporciona una fuente de informacin para el pblico, lo ayuda a formarse una opinin sobre el estado de Id sociedad y sobre las autoridades pblicas, adems fomenta la integridad, eficacia, la eficiencia y la responsabilidad de autoridades pblicas, ayudando as a que se afirme su legitimidad.

El objeto esencial de los archivos p(1blicos es el de disponer de la documentacin organizada, de tal forma que la informacin i11stitucional sea recuperable para uso de la Administracin en el servicio ciudadano y corno fuente de Historia. Por lo mismo , los archivos hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten r-n los trminos previstos por la ley.

La importancia de los archivos consiste er1 que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones tJasadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Cabe resaltar que los documentos instillJLic!nalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta i11dispensable para la gestin administrativa,

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econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y las obras; documentan las pcrsonas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio del ciudadano. En virtud de lo cual los servidores pblicos deben ser los nicos responsables de su administracin, conservacin, uso y manejo de los documentos.

Guatemala, necesita contar un ordenamiento jurdico que regule la organizacin y conservacin de los archivos pblicos, a fin de que todas las instituciones, preserven actualizados y permitan la publicacin en medios electrnicos de la informacin relativa a sus indicadores de gestin y el ejercicio de recursos pblicos, as como de aqulla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad.

Bajo este marco regulatorio, se debe garantizar la correcta conservacin, organizacin y consulta de los archivos administrativos, centrales e histricos; para hacer eficiente la gestin pblica y el acceso a la informacin; as como para promover la investigacin documental.

Por lo que al garantizar la localizacin y disposicin expedita de documentos a travs de sistemas modernos de organizacin y conservacin de los archivos, se contribuye a la eficiente y correcta gestin gubernamentJ

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DECRETO NMERO ----

EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA,

CONSIDERANDO

Que la Constitucin Poltica de la Republica, garantiza el libre acceso a los archivos y registros estatales, en virtud de que la informacin que en ellos consta es una herramienta indispensable para la gestion administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; ya que son testimonio de los hechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

CONSIDERANDO

Que es necesario regular la organizaci11 v conservacin de los archivos de todas las instituciones pblicas, a fin de que stos se preserven actualizados y permitan la publicacin en medios electrnicos de la informacin relativa a sus indicadores de gestin y el ejercicio de recursos pblicos, as como ele aqulla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad.

POR TANTO

En el ejerc1c1o de las atribuciones que le confiere el Artculo 171, inciso a) de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guate111ala.

DECRETA:

"LEY NACIONAL DE ARCHIVOS"

TTULO PRIMERO CAPTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

Artculo l. Objeto de la Ley. La presente ley tiene por objeto:

l. Regular la organizacin y conservaciu11 de los archivos de los sujetos obligados, a fin de que stos se preserven actu ti izados y permitan la publicacin en medios

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electrnicos de la informacin rel;:trvd a sus indicadores de gestin y el ejercicio de recursos pblicos, as corno de aqulla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad;

11. Garantizar la correcta conservacin. organizacin y consulta de los archivos administrativos, centrales e histricos, para hacer eficiente la gestin pblica y el acceso a la informacin; as corno pdrd promover la investigacin documental;

111. Garantizar la localizacin y disposicior1 expedita de documentos a travs de sistemas modernos de organizacin y conservacin de los archivos, que contribuyan a la eficiente y correcta gestin gubernamental, as corno el avance instituciona 1;

IV. Asegurar el acceso oportuno a la informacin contenida en los archivos y con ello la rendicin de cuentas, rnediarltl' la adecuada administracin y custodia de la documentacin que contienen informacin pblica gubernamental;

V. Promover el uso y difusin de los archivos centrales e histricos generados por los sujetos obligados favoreciendo la investigacin y resguardo de la memoria institucional del Estado guatemalteco;

VI. Implementar la utilizacin de tecnologas de la informacin para mejorar la administracin de los archivos por los sujetos obligados;

VIl. Contribuir a la promocin de una cultura de revaloracin de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental;

VIII. Fomentar los criterios y estndarc>', para el resguardo, difusin, conservacin y acceso de archivos privados de t

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11. Integridad: Garantizar que los do( urrrrrrtos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la irrfcJnr. re :lrr c0ntenida;

111. Disponibilidad: Adopcin de nretliclds pertinentes para la localizacin de los documentos de archivo; y

IV. Conservacin: Adopcin de rnedrdas tcnicas, administrativas, ambientales y tecnolgicas para la adecuada preservacin de los archivos;

V. Accesibilidad: Garantizar y asegur,r el acceso a la informacin contenida en los archivos y con ello favorecer los pnrrcipios de transparencia, publicidad y rendicin de cuentas.

Artculo S. Definiciones. Para los efectos de la presente ley y su mbito de aplicacin se entiende por:

a. Administracin de archivos: Orgc~r1izc~cin responsable de la aplicacin de las polticas, criterios y tcnicas dirigidas a travs de la direccin, planificacin, servicios y control de los programa': establecidos dentro de una institucin.

b. Administracin de documentos: h r:

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h. Baja documental: Eliminacin de ,1quella documentacin que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores histricos;

i. Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico que establece los valores administrativos, le~,

t. Gua simple de archivo: esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos que indica sus caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales;

u. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);

v. Metadato: Conjunto de datos de los documentos electrnicos que sirven para identificarlos, facilitar su bsquecla, su administracin y el control de su acceso;

w. Patrimonio documental de la Nacin: Documentos de archivo que dan cuenta de la evolucin del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere inters pblico, les asigna la condicin de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del pas.

x. Periodo de tramitacin: Fechas extremas que indican el ao en que se abre y cierra un expediente, sin importar las fechas de los documentos que contiene.

y. Plazo de conservacin: Periodo de guarda de la documentacin en los archivos administrativo, central e histrico. Consiste en la combinacin de la vigencia documental y, en su caso, el periodo de reserva que se establezca de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Acceso a la Informacin PLJblica, as como los plazos adicionales que correspondan;

z. Reglamento: Reglamento de lil Ley Nacional de Archivos; aa. Sujetos obligados: Todo organismo, rgano, entidad, dependencia e institucin del

Estado que genera, administr;J y rcsgu

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ee. Valor documental: Condicin de los documentos de archivo que les confiere caractersticas administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos administrativos o centrales (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos histricos (valores secundarios).

ff. Valoracin documental: Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin, as como eliminacin total o parcial de stas o de algunos fondos.

gg. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.

Artculo 6. Prohibicin. Los funcionarios, servidores pblicos, consultores o asesores, sin importar su nivel o jerarqua, no podrn sustraer los documentos del archivo al concluir su empleo, cargo, contrato o comisin.

CAPTULO SEGUNDO ORGANIZACIN DE LOS ARr 1 11VOS

Artculo 7. Los sujetos obligados deben generar y asegurar el resguardo y adecuado funcionamiento de sus archivos, para ello debern adoptar las medidas necesarias establecidas en la presente ley.

Artculo 8. La organizacin de los archivos deber asegurar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin de los documentos que generan y poseen los sujetos obligados.

Artculo 9. Los sujetos obligados debern contar con un;- 1midad de archivos encargada de asegurar el adecuado funcionamiento de SI/S archiv

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a. Establecer la manera de administrar y mejorar el funcionamiento y operacin de los archivos del sujeto obligado, con base en los lineamientos y criterios definidos por el Archivo General de la Administracin Pblica;

b. Proponer y establecer los criterios especficos y tcnicos en materia de organizacin, conservacin y preservacin de archivos;

c. Elaborar y presentar a la Unidad de Informacin Pblica los procedimientos archivsticos para facilitar el acceso a la informacin;

d. Elaborar, en coordinacin con los archivos administrativo, central e histrico, el cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental, as como el inventario general documental, del sujeto obligado.

e. Coordinar las acciones de los archivos administrativo, central e histrico; f. Establecer y desarrollar un programa de capacitacin, actualizacin y asesora

archivstica para el sujeto obligado; g. h.

Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del sujeto obligado; Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base en la normatividad vigente y, en su caso, con las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Administracin Pblica;

i. Coordinar con el rea de informtica del sujeto obligado las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin de documentos electrnicos;

j. Proponer a la Unidad de Informacin Pblica el establecimiento de criterios especiales para la organizacin y conservacin de archivos que contengan documentacin clasificada, a fin de asegurar su integridad.

CAPTULO TERCERO ADMINISTACIN DE ARCHIVOS

Artculo 12. Todos los documentos de archivo en posesin de los sujetos obligados formarn parte de un sistema de archivos. Dicho sistema incluir al menos:

a) Registro y despacho de correspondencia; b) Identificacin de documentos de archivo; e) Uso y seguimiento; d) Clasificacin archivstica por funciones; e) Integracin y organizacin de expediente; f) Descripcin a partir del fondo, seccin, serie y expediente; g) Transferencia de documentos; h) Prstamo de expedientes; i) j) k) 1)

Conservacin de documentos; Valoracin documental; Criterios de clasificacin de la informacin; Auditora en procedimientos de archivos, y

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1 ') ()'J .. ' ..... ' t ~ J l., m) Criterios especiales de conservacin y organizacin de la documentacin

clasificada, a fin de asegurar su integridad.

Artculo 13. Los sujetos obligados debern dar aviso al Archivo General de la Administracin Pblica de la creacin -y actualizacin del ndice documental- de una serie documental que contenga documentos reservados segn lo establece el artculo 23 de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, Decreto 57-2008.

Las dependencias y entidades debern conservar en sus archivos el original de Jos documentos que remitan al Archivo General de la Administracin Pblica y entregarn a este ltimo copia certificada de los documentos que se encuentren en soporte fsico; o bien, una versin electrnica en un formato con medidas de seguridad que garanticen la autenticidad e integridad de aquellos documentos que obren en medios electrnicos.

Los sujetos obligados debern notificar al Archivo General de la Administracin Pblica la desclasificacin de los documentos que hayan sido objeto de transferencia, a fin de que este ltimo haga del conocimiento pblico dicha situacin a travs de un boletn informativo.

El Archivo General de la Administracin Pblica deber contar con las medidas de seguridad necesarias que garanticen la debida custodia y preservacin de la informacin reservada que le ser remitida por las dependencias y entidades.

Artculo 14. Cada sujeto obligado debe tener al menos un archivo administrativo para cumplir con sus objetivos institucionales y legales. El titular de este archivo tendr las siguientes funciones:

a) b)

Integrar y organizar los documentos y expedientes de archivo; Conservar la documentacin que se encuentre activa y aqulla que ha sido clasificada conforme al catlogo de disposicin documental

e) Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboracin del cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental y el inventario general;

d) Asegurar la integridad y conservacin de los archivos que contengan documentacin clasificada;

e) Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones a plica bies;

Artculo 15. Los sujetos obligados contarn con un archivo central adscrito a la unidad de archivos, en donde se conservar aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables, y tendr las siguientes funciones: / . , \ \

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a) Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia conforme al catlogo de disposicin documental;

b) Recibir y verificar las transferencias documentales primarias; e) Valorar en coordinacin con el archivo histrico los documentos y expedientes de

las series resguardadas conforme al catlogo de disposicin documental; d) Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria, y e) Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones

aplicables.

Artculo 16. Los sujetos obligados deben realizar convenios con el Archivo General de la Administracin Pblica para la entrega de transferencias secundarias correspondientes. En caso contrario, podrn contar con un archivo histrico siempre que cuenten con la autorizacin del Archivo General de la Administracin Pblica y previo cumplimiento de los requisitos que establezca el Reglamento.

Artculo 17. El archivo histrico de cada sujeto obligado tendr las siguientes funciones:

a. Constituirse en fuente de acceso pblico de la memoria documental institucional, promoviendo el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta;

b. Conservar los documentos con valor histrico transferidos por el archivo central c. Validar la documentacin que deba conservarse permanentemente por tener

valor histrico para el dictamen del Archivo General de la Nacin; o bien, de la instancia u rgano que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los dems sujetos obligados;

d. Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones aplicables.

Artculo 18. Los sujetos obligados debern asegurarse de que se elaboren los instrumentos de control y consulta archivstica que propicien la organizacin, administracin, conservacin y localizacin expedita de sus archivos, por lo que se debern contar al menos con:

a) El cuadro general de clasificacin archivstica; b) El catlogo de disposicin documental; e) Los inventarios documentales;

a. General, b. De transferencia c. De baja, y

d) La gua simple

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El Archivo General de la Administracin Pblica proporcionar la asesora tcnica para la elaboracin de los instrumentos de control y consulta archivstica. Asimismo, podr proporcionar dicha asesora a otras personas individuales o jurdicas, nacionales o internacionales previa suscripcin de los convenios correspondientes.

Artculo 19. En el caso de que algn organismo, rgano, entidad o dependencia del Estado desaparezca, se extinga o cambie de adscripcin, el Archivo General de la Administracin Pblica debe vigilar y dispondr lo necesario para que todos los documentos de archivo y los instrumentos de consulta y control archivstico sean trasladados a los archivos que correspondan de conformidad con esta Ley y dems disposiciones aplicables.

El instrumento por el que se determine la desaparicin, el cambio de adscripcin de esta ltima; o bien, la liquidacin, extincin, fusin, enajenacin o transferencia de una entidad, sealar la dependencia o instancia a la que se transfieren los archivos respectivos. Tratndose de la liquidacin de una entidad ser obligacin del liquidador remitir al Archivo General de la Administracin Pblica copia del inventario de la documentacin, la cual se resguardar por cinco aos de conformidad con el Reglamento y dems disposiciones aplicables.

Artculo 20. Los sujetos obligados desarrollarn y establecern las polticas y procesos conducentes al control de sus documentos electrnicos con el propsito de:

a) Aplicar a los documentos electrnicos los mismos instrumentos tcnico archivsticos que corresponden a los soportes tradicionales;

b) Crear, mantener y preservar los metadatos que requieran sus documentos electrnicos;

e)

d)

Establecer procedimientos que registren la actualizacin, migracin, traslado, respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrnicos, y que documenten los cambios de software y hardware que se lleven a cabo, y Propiciar la utilizacin de herramientas informticas que permitan su adecuada administracin, de conformidad con los lineamientos del Archivo General de la Administracin Pblica.

Artculo 21. Los funcionarios, servidores pblicos, consultores o asesores que finalicen su relacin laboral con el Estado por cualquier motivo debern entregar un informe de los archivos e instrumentos de consulta y control archivstico que se encontraban bajo su custodia. Si en la fecha en que el servidor pblico presenta su renuncia, es separado del cargo o comisin no existe el nombramiento o designacin del servidor pblico que lo sustituir, la entrega del informe se har al servidor pblico que se designe para el efecto.

TTULO SEGUNDO CAPTULO PRIMERO \ (\ ~j

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ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

Artculo 22. El Archivo General de la Administracin Pblica es una entidad desconcentrada del Ministerio de Gobernacin con autonoma presupuestaria, tcnica, operativa y de gestin, rector de la archivstica nacional y entidad central de consulta en la administracin de los archivos administrativos e histricos de la administracin pblica.

El Archivo General de la Administracin Pblica podr generar todas las instancias necesarias para recibir asesora acadmica, financiera y tecnolgica sobre las mejores prcticas en diversas materias para el mejor desarrollo de sus funciones. El funcionamiento de cualquier instancia que genere el Archivo General de la Administracin Pblica se establecer en el Reglamento.

Los recursos generados por el Archivo General de la Administracin Pblica sern destinados para el cumplimiento de sus atribuciones.

La persona que presida el Archivo General de la Administracin Pblica, que ser nombrada por el Ministro de Gobernacin de una terna de candidatos, deber tener experiencia comprobada en manejo y organizacin de archivos, estudios en dicha materia o reas afines y los criterios de su seleccin y nombramiento habrn de ser pblicos.

Artculo 23. El Archivo General de la Administracin Pblica tendr las siguientes atribuciones:

a) Ser el ente rector de la archivstica nacional, y prestar asesora tcnica para la organizacin y la operacin de los servicios en materia de administracin de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades pblicas;

b) Interpretar en el orden administrativo esta Ley; e) Recibir y resguardar el patrimonio documental que custodia, las transferencias

secundarias de los documentos con valor histrico generados por los sujetos obligados, as como aquellos documentos en posesin de particulares, que en forma voluntaria y previa valoracin, incorpore a sus acervos;

d) Reunir, organizar, preservar y difundir el fondo documental grfico, bibliogrfico y hemerogrfico que resguarda, con base en las mejores prcticas internacionales adecuadas a la realidad nacional;

e) Elaborar los criterios para la gestin y administracin de los fondos documentales de los archivos;

f) Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentacin para su descarte y archivos liberados por los sujetos obligados;

g) Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados;

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()u'./ ;_j l f) h) Desarrollar investigaciones en materias histricas y archivsticas encaminadas a la

conservacin y difusin del patrimonio documental que resguarda; i) Desarrollar sistemas para la creacin, mantenimiento y preservacin de fondos

documentales y documentos electrnicos que asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad a travs del tiempo;

j) Autorizar el establecimiento de archivos histricos en los sujetos obligados; k) Gestionar la recuperacin e incorporacin a sus acervos de aquellos archivos que

tengan valor histrico; 1) Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con conservacin y custodia

de los documentos histricos en los sujetos obligados; m) Expedir copias certificadas, transcripciones paleogrficas y dictmenes de

autenticidad de los documentos existentes en sus fondos documentales, as como determinar las polticas y procedimientos para proporcionar los servicios de consulta y reprografa al pblico usuario, previo pago de los derechos correspondientes;

n) Establecer lineamientos para la descripcin y registro de documentos y fuentes de informacin relevante para el conocimiento y difusin de la historia del pas, existentes en archivos y colecciones pblicas y privadas, nacionales o del extranjero;

o) Declarar patrimonio documental de la Nacin a aquellos acervos o documentos que sean de inters pblico y se ajusten a la definicin prevista en esta Ley;

p) Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, as como promover la cultura archivstica, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del pas;

q) Proporcionar los servicios complementarios que determine el Reglamento y en trminos de las disposiciones aplicables;

r)

s)

Determinar lineamientos para concentrar en sus instalaciones el Diario de Centroamrica y otras publicaciones oficiales; Establecer polticas para reunir, organizar y difundir el fondo documental grfico, bibliogrfico y hemerogrfico necesario para apoyar el desarrollo archivstico y la investigacin histrica nacional, con base en las mejores prcticas internacionales adecuadas a la realidad nacional;

t) Integrar un acervo bibliohemerogrfico especializado en materia de archivos y temas afines;

u) Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta Ley, hacer las recomendaciones a los sujetos obligados para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, as como hacer del conocimiento a las autoridades que corresponda las afectaciones del piltrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes; e

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o u,,;~) 1'7 v) Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a travs de convenios de

colaboracin o concertacin con autoridades e instituciones educativas pblicas o privadas, nacionales e internacionales;

w) Participar, promover y difundir foros y eventos nacionales e internacionales en la materia;

x) Coordinar, fomentar y administrar lo concerniente a la conservacin preventiva y la restauracin de los fondos document

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Los archivos privados que sean beneficiados con recursos pblicos debern de inscribirse en el Registro Nacional de Archivos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el Archivo General de la Administracin Pblica.

El Reglamento de la Ley, establecer la forma de organizacin y funcionamiento del Registro Nacional de Archivos

Artculo 27. Los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos debern incorporar y luego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos y fondos documentales, conforme a las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General de la Nacin.

Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio documental de la Nacin, inscritos en el Registro Nacional de Archivos, informarn sobre cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado fsico o patrimonial.

Artculo 28. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en el Registro Nacional de Archivos, contarn con asistencia tcnica por parte del Archivo General de la Administracin Pblica y se estimular su gestin, administracin, organizacin, conservacin, difusin y consulta.

CAPTULO TERCERO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Artculo 29. El Sistema Nacional de Archivos es un mecanismo de colaboracin, coordinacin y articulacin permanente entre los archivos pblicos y los privados, presidido por el Archivo General de la Administracin Pblica para promover el marco jurdico y tcnico de los archivos del pas y garantizar la preservacin, conservacin, organizacin, descripcin, y manejo adecuado y difusin del patrimonio documental del Estado, con base en las mejores prcticas internacionales. El Sistema Nacional de Archivos se conducir de conformidad con las disposiciones previstas en el Reglamento.

Artculo 30. El Sistema Nacional de Archivos se integrar, al menos, por 4 representantes del Organismo Ejecutivo; 2 representantes del Organismo Judicial, 2 representantes del Organismo Legislativo; 2 representantes de las municipalidades, 2 representantes de los organismos autnomos, y 1 representante de las unidades acadmicas de estudios de archivstica de las universidades del pas.

\ Artculo 31. El Sistema Nacional de Archivos tendr los siguientes objetivos: r \ \ 1\ ~ j \u

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a) Fomentar la modernizacin y homogeneizacin metodolgica de la funcin archivstica, propiciando la cooperacin e integracin de los archivos;

b) Promover la gestin, preservacin y el acceso a la informacin documental; e) Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologas de la informacin y la gestin de

documentos en entorno electrnico; d) Promover el desarrollo de las instituciones formadoras de recursos humanos en

archivstica, y e) Sensibilizar y estimular a la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos,

como centros de informacin esencial, y de los histricos como parte fundamental de la memoria colectiva.

CAPTULO CUARTO ARCHIVOS PRESIDENCIALES

Artculo 32. El Archivo General de la Administracin Pblica tendr a su cargo la creacin de la seccin de archivos presidenciales. Al trmino de cada mandato la Presidencia de la Repblica deber efectuar las transferencias primarias que conforme a su catlogo de disposicin procedan.

Artculo 33. El Archivo General de la Administracion Pblica emitir los lineamientos conforme a los cuales deber efectuarse la transferencia primaria prevista en el artculo anterior.

CAPTULO QUINTO ACCESO A ARCHIVOS HISTRICOS, AUTORIZACIN DE SALIDA Y

ENAJENACIN DE DOCUMENTOS

Artculo 34. Para el acceso a los archivos histricos resguardados por los sujetos obligados, as como por el Archivo General de la Nacin, no ser aplicable el procedimiento de acceso previsto por la Ley de Acceso a la lnform;:cin PtJblica, por lo que el acceso a los documentos histricos se efectuar ccmforrne al procedimiento que establezcan los propios sistemas de archivos.

Al ser fuentes de acceso pblico, los documentos contenidos en los archivos histricos no sern susceptibles de clasificacin en tr;rrninos de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica.

Artculo 35. No podrn salir del pas documentos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los sujetos obligados, as1 corno documentos originales relacionados con la historia de Guatemala, sin la autorizdciun pr"'Il del Archivo General de la Administracin \~." .... Pblica.

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Artculo 39. Los sujetos obligados debern asignar a los responsables de los archivos a que se refieren los artculos 9, 14, 15 y 17 as como elaborar los documentos de control y consulta archivsticos establecidos por el artculo 18, a ms tardar un ao despus de la entrada en vigor de la presente Ley.

Artculo 40. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos a que se refieren los artculos 23, fracciones VI, XIV y XVIII, y 33, en un plazo mximo de un ao despus de la entrada en vigor de la presente Ley.

Artculo 41. El Archivo General de la Administracin Pblica expedir los lineamientos para la estructura y funcionamiento de las instancias de asesora que desee generar, segn el artculo 22, en los siguientes 180 das hbiles posteriores al inicio de vigencia de la presente Ley.

Artculo 42. El Organismo Ejecutivo expedir el Reglamento de esta Ley dentro del ao siguiente a su entrada en vigor.

Artculo 43. Los sujetos obligados debern remitir al Archivo General de la Administracin Pblica los documentos a los que refiere el artculo 13 de la presente Ley, dos aos despus de la entrada en vigor de la presente Ley.

Artculo 44. Se derogan todas aquellas disposiciones legales o reglamentarias que contravengan la presente Ley.

Artculo 45. La presente Ley entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario oficial.

PASE AL ORGANISMO EJECUTIVO PARA SU SANCION, PROMULGACION Y PUBLICACION.

DADO EN EL PALACIO DEL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN LA CIUDAD DE GUATEMALA, A LOS DIAS DEL MES DE DEL AO DOS MIL NUEVE.

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