ingreso de facturas al portal

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Ingreso de Facturas al Portal Revisión 01 Actualización al 30 de Noviembre de 2015

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Page 1: Ingreso de Facturas al Portal

Ingreso de Facturas al Portal

Revisión 01 Actualización al 30 de Noviembre de 2015

Page 2: Ingreso de Facturas al Portal

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ÍNDICE

_________________________________________________________________________

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 3

ALCANCE ................................................................................................................................ 4

VALIDEZ .................................................................................................................................. 5

1. Ingreso al Portal ................................................................................................................ 6

2. Menú Principal ................................................................................................................... 8

3. Ingreso de Facturas Nacionales ........................................................................................ 9

4. Ingreso de Facturas Extranjeras ..................................................................................... 11

5. Captura de Addenda ....................................................................................................... 14

5.1 Captura de Addenda con Orden de Compra ................................................................ 14

5.2 Captura de Addenda sin Orden de Compra ................................................................. 19

6. Consulta de Facturas ...................................................................................................... 23

7. Estado de cuenta............................................................................................................. 27

LISTA DE DISTRIBUCIÓN .................................................................................................... 29

CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................................... 30

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INTRODUCCIÓN __________________________________________________________________________ El proceso empresarial de ingreso de facturas por portal para Grupo Bocar forma parte del Área Financiera y de la Gestión de materiales; situándose al final de la cadena de suministro que incluye compra, planeación de transporte, comercio exterior, la gestión de inventario y la verificación de facturas. En el ingreso de facturas por portal la validación se realiza fiscalmente de acuerdo a los requerimientos del anexo 20 para proveedores Nacionales y en relación con su contenido, precio y aritmética tanto para proveedores Nacionales y Extranjeros.

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ALCANCE __________________________________________________________________________ Este manual está dirigido a los proveedores y/o personal interno que requiera subir una factura para su proceso de validación y de pago

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VALIDEZ __________________________________________________________________________ Validez especificada por Grupo Bocar

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1. Ingreso al Portal __________________________________________________________________________ Para ingresar al portal es necesario indicar la información de usuario y contraseña proporcionada por Grupo Bocar, la cual es enviada al correo de contacto que tenemos en nuestra base de datos. En ese correo también se indica la dirección del Portal (URL)

Ingrese sus datos y oprima el botón

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Si olvidó su contraseña, puede recuperarla oprimiendo la opción “Recuperar Contraseña”, El Portal mostrará la siguiente pantalla, capture la información solicitada y oprima e botón

Usted recibirá un correo con una contraseña temporal, la cual se le solicitará cambiar al ingresar al Portal .

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2. Menú Principal __________________________________________________________________________ Al ingresar al portal el sistema mostrará una pantalla de bienvenida en donde el proveedor podrá consultar notificaciones referentes a la facturación, avisos generales y el manual de funcionamiento del portal.

Sección A En esta sección, puede encontrar las siguientes opciones: Inicio: Si selecciona esta opción desde cualquier Pantalla del Portal, Se mostrará la pantalla inicial Nombre del usuario: Se muestra el usuario que ingresó al Portal Salir: Al seleccionar esta opción, se terminará la sección del usuario firmado Sección B (área de submenú) En esta sección usted podrá seleccionar el submenú que requiera accesar Sección C (Área de Datos) En esta sección se muestra la información de acuerdo al menú/submenú seleccionado

Sección A

Sección B

Sección C

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3. Ingreso de Facturas Nacionales __________________________________________________________________________ Para el ingreso de Facturas, en el menú “Facturas”, seleccione la opción “Envío Nacionales”

Nota: las opciones se despliegan de acuerdo a su perfil Se mostrará la siguiente pantalla en donde usted puede cargar su Factura, PDF y un anexo (este anexo debe ser PDF)

Seleccione el botón de acuerdo al tipo de documento que va a ingresar al Portal (XML, PDF o Anexo)

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Busque la ubicación de su archivo, selecciónelo y oprima “abrir”

Una vez seleccionados los archivos a cargar, oprima el botón

Si algún archivo no concuerda con el tipo de archivo especificado en cada opción, usted recibirá el siguiente mensaje:

Vuelva a seleccionar los archivos correctos y oprima nuevamente el botón Nota: El archivo anexo es opcional El Portal realizará las validaciones Fiscales especificadas en el Anexo 20 del SAT , si todo está bien el sistema verificará si el XML contiene la addenda especificada por Grupo Bocar y la factura será enviada al Sistema Central para su proceso Si el XML no cuenta con la addenda adecuada se mostrará una pantalla adicional en donde usted puede especificar los datos requeridos de acuerdo al tipo de Escenario con el que usted trabaje. (Ver 5. Captura de Addenda)

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4. Ingreso de Facturas Extranjeras __________________________________________________________________________ Para el ingreso de Facturas, en el menú “Facturas”, seleccione la opción “Envío Extranjeros”

Nota: las opciones se despliegan de acuerdo a su perfil Se mostrará la siguiente pantalla en donde usted puede capturar la información referente a la factura y subir el PDF con la imagen de la misma

Proveedor: Aparecerá el número y razón social asociada al Proveedor firmado. Si el Usuario firmado es Personal interno, entonces usted podrá seleccionar el proveedor. Para seleccionar al proveedor Ingrese las primeras letras de la razón social o el número de proveedor. Parecerá una lista con los nombres que coincidan con esas letras. Seleccione de la lista el proveedor deseado.

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Sociedad: Indique la sociedad receptora de la factura. Usted puede capturar las primeras letras y aparecerá una lista con las posibles opciones. Seleccione de la lista la sociedad deseada.

Folio: Capture el folio de la factura Fecha de Emisión: Fecha en la que se emitió la factura. (fecha del documento físico) Monto Total Factura: Importe Total (incluye impuestos y descuentos) Tipo de Documento: Indique si el documento es una factura o Nota de crédito

Factura (PDF): Para cargar la imagen de su factura, oprima el botón Busque la ubicación de su archivo, selecciónelo y oprima “abrir”

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Una vez capturada la información solicitada, oprima el botón

Se mostrará la siguiente Pantalla en donde usted puede especificar los datos requeridos de acuerdo al tipo de Escenario con el que usted trabaje. (Ver 5. Captura de Addenda)

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5. Captura de Addenda __________________________________________________________________________ Si su Factura Electrónica no cuenta con la addenda especificada para Grupo Bocar, una vez que haya seleccionado el XML y PDF el sistema le dará la opción de cargar los datos requeridos como son moneda, referencia, etc.

5.1 Captura de Addenda con Orden de Compra Si usted cuenta con una Orden de Compra, seleccione la opción “Con Orden de Compra”

Seleccione el escenario y la Moneda Para seleccionar el escenario, tome en cuenta el tipo de Pedido solicitado por Bocar, las opciones son:

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Escenario: Orden de Compra, Fletes, Servicios y Entrada de Mercancía Al seleccionar este escenario se mostraran los siguientes campos para capturar: Moneda: Indicar la moneda de la factura (debe coincidir con el Pedido, de lo contrario el sistema enviará mensaje de error). Número de Referencia: Debe indicar el número de referencia de acuerdo al tipo de Servicio prestado a Bocar (Puede ser el número de transporte, el número de entrada de mercancía/servicios o una Orden de Compra abierta). Número de Factura: Folio de Factura. Este número debe coincidir con el capturado por el área de recibo al momento de ingresar la mercancía.

Una vez capturados los datos, oprima el botón , si la información capturada fue correcta, usted recibirá el siguiente mensaje:

Recibirá también un correo con la confirmación de la recepción de la factura Si la factura tiene algún error, por ejemplo, si no coincide el documento de referencia con el Pedido registrado en el sistema Central, recibirá un mensaje de error:

Recibirá también un correo con el rechazo y el motivo. Usted puede ingresar de nuevo su documento con la referencia correcta. En ambos casos, usted puede consultar su factura en el Portal. Ver 6.Consulta de Facturas

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En el caso de facturas Extranjeras, si el pedido no cuenta con la entrada de mercancía, el Portal aceptará la factura pero quedará en estatus “En Revisión”. Al subir la factura recibirá el siguiente mensaje:

El sistema validará diariamente si el pedido ya cuenta con el movimiento de entrada en el sistema central, cuando éste exista, su factura cambiará el estatus a “Aceptada” Si su factura fue rechazada, su factura tendrá estatus “Rechazada” En la consulta de facturas, usted puede revisar el estatus de su factura en cualquier momento Ver 6.Consulta de Facturas. Usted recibirá un correo con el cambio de estatus, a partir de ese momento, su factura quedará programada para pago.

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Escenario: Consignación Al seleccionar este escenario se mostraran los siguientes campos para capturar: Moneda: Indicar la moneda de la factura (debe coincidir con el Movimiento de Material, de lo contrario el sistema enviará mensaje de error). Número de Movimiento de Material: Indicar el número de movimiento de material que le fue proporcionado.

Una vez capturados los datos, oprima el botón , si la información capturada fue correcta, usted recibirá el siguiente mensaje:

Recibirá también un correo con la confirmación de la recepción de la factura Si la factura tiene algún error, por ejemplo, si no coincide el número de Movimiento de Material con el Movimiento registrado en el sistema Central, recibirá un mensaje de error:

Recibirá también un correo con el rechazo y el motivo. Usted puede ingresar de nuevo su documento con el número correcto. En ambos casos, usted puede consultar su factura en el Portal. Ver 6.Consulta de Facturas

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Escenario: Anticipos Al seleccionar este escenario se mostraran los siguientes campos para capturar: Moneda: Indicar la moneda de la factura. Descripción: Breve descripción del motivo del Anticipo Número de Pedido: Indicar el número de Pedido que le fue proporcionado. Indicador de Impuesto: Seleccionar el impuesto correspondiente a su factura

Una vez capturados los datos, oprima el botón , si la información capturada fue correcta, usted recibirá el siguiente mensaje:

Recibirá también un correo con la confirmación de la recepción de la factura Si la factura tiene algún error, por ejemplo, si no coincide el número de Pedido con el registrado en el sistema Central, recibirá un mensaje de error:

Recibirá también un correo con el rechazo y el motivo. Usted puede ingresar de nuevo su documento con el Pedido correcto. En ambos casos, usted puede consultar su factura en el Portal. Ver 6.Consulta de Facturas

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5.2 Captura de Addenda sin Orden de Compra Si usted no cuenta con una Orden de Compra, seleccione la opción “Sin Orden de Compra”

Seleccione el escenario y la Moneda Para seleccionar el escenario, tome en cuenta el tipo de proceso a usar: Factura/Nota de Crédito o Anticipo, las opciones son:

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Escenario: Factura / Nota de Crédito Al seleccionar este escenario se mostraran los siguientes campos para capturar: Moneda: Indicar la moneda de la factura (debe coincidir con el Pedido, de lo contrario el sistema enviará mensaje de error). Descripción: Breve descripción del contenido de la factura (Pago de Servicio de Luz, Pago de Renta, etc.) Cuenta de Mayor: Indique la cuenta a la que se imputará el gasto/compra Centro de Costo: Indique el Centro de Costo definido en SAP Importe: capture el importe sin IVA Indicador de Impuesto: Seleccione el indicador correspondiente

Capture los datos requeridos y oprima el botón

Page 21: Ingreso de Facturas al Portal

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Los datos capturados se mostrarán en el área “Partidas”. El sistema valida que la suma de todas las partidas sea igual al subtotal del comprobante. En la parte inferior muestra el total de la factura y el total capturado.

La información se irá agregando en el área de Partidas, si usted desea eliminar alguna línea,

seleccione el ícono que se encuentra en la columna “Acciones”

Una vez capturados los datos, oprima el botón , si los importes no cuadran recibirá el siguiente mensaje indicado el importe que falta por capturar :

Si la información capturada fue correcta, usted recibirá el siguiente mensaje:

Recibirá también un correo con la confirmación de la recepción de la factura Si la factura tiene algún error, por ejemplo, si la cuenta no existe o no está dada de alta para la sociedad en SAP, recibirá un mensaje de error:

Recibirá también un correo con el rechazo y el motivo. Usted puede ingresar de nuevo su documento con la cuenta correcta. En ambos casos, usted puede consultar su factura en el Portal. Ver 6.Consulta de Facturas

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Escenario: Anticipos Al seleccionar este escenario se mostraran los siguientes campos para capturar: Moneda: Indicar la moneda de la factura Descripción: Breve descripción del motivo del Anticipo Indicador de Impuesto: Seleccionar el impuesto correspondiente a su factura

Una vez capturados los datos, oprima el botón , si la información capturada fue correcta, usted recibirá el siguiente mensaje:

Recibirá también un correo con la confirmación de la recepción de la factura Usted puede consultar su factura en el Portal. Ver 6.Consulta de Facturas

Page 23: Ingreso de Facturas al Portal

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6. Consulta de Facturas __________________________________________________________________________ El sistema cuenta con la opción de consultar las facturas ingresadas, su estatus, log de proceso y documentos (XML, PDF y Anexo) Para consultar sus Facturas, en el menú “Facturas”, seleccione la opción “Consulta”

Nota: las opciones se despliegan de acuerdo a su perfil Se mostrará la siguiente pantalla en donde usted puede indicar los criterios de búsqueda para su consulta

Capture sus criterios de búsqueda y oprima el botón

En cualquier momento puede oprimir el botón para eliminar todos los datos capturados

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Los posibles estatus son: Aceptado: Si su comprobante y los datos de la addenda están bien, la factura quedará en estatus “aceptada” y mostrará la fecha de registro en el Sistema Central Rechazo Fiscal: Este estatus indica que su factura tuvo algún error en las validaciones Fiscales (la estructura del XML no está bien, no es válido el sello, etc.), para ver el motivo de rechazo consulte el log (Ver Verificar log) Rechazado: Este estatus indica que su factura tuvo algún error en las validaciones Comerciales (no coincide la referencia capturada, o hay diferencia en precios etc), para ver el motivo de rechazo consulte el log (Ver Verificar log) Pendiente: EL sistema central no ha podido registrar correctamente su factura y está en revisión por parte del área de cuentas por Pagar. En cuanto ésta área lo verifique, el estatus puede cambiar a “aceptada” o “rechazada”. Sin Addenda: Si usted subió su factura (XML y PDF), y no concluyó la captura de la addenda su factura quedará en este estatus y no se podrá registrar en el sistema central En Revisión: Este estatus se maneja específicamente para los proveedores Extranjeros que manejan ASN. Si al subir su factura, en sistema Central no se ha registrado la entrada del servicio de transporte, el sistema dejará en este estatus su factura hasta que el área de Cuenta por Pagar lo verifique. En cuanto esta área lo valide, el estatus puede cambiar a “aceptada” o “rechazada”. Nota: Usted puede subir nuevamente su XML y PDF si los estatus son: “rechazado” y “Sin addenda”

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Consulta de Log: Para revisar el log de su factura, Oprima el botón que indica el estatus de la misma:

El sistema mostrará un recuadro con la información correspondiente a la factura. Ejemplo: En este caso se ha tratado de subir una factura que ya se había recibido en el Sistema previamente

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Consulta de documentos: Usted puede revisar el contenido de los documentos recibidos (XML, PDF y Anexo), Oprima el botón correspondiente en la columna “acciones”

Ejemplo, si usted oprime el botón XML se mostrará el siguiente mensaje en donde usted puede seleccionar abrir o guardar:

Nota: Este mensaje puede variar de acuerdo al Navegador de Internet que usted esté usando. Si elige abrir se mostrará el contenido del documento

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7. Estado de cuenta __________________________________________________________________________ Esta opción le permite ver las facturas que han sido aceptadas y están pendientes de pago. Para consultar sus Facturas, en el menú “Facturas”, seleccione la opción “Estado de Cuenta”

Nota: las opciones se despliegan de acuerdo a su perfil Se mostrará la siguiente pantalla en donde usted puede indicar los criterios de búsqueda para su consulta.

Para seleccionar al proveedor Ingrese las primeras letras de la razón social o el número de proveedor. Parecerá una lista con los nombres que coincidan con esas letras. Seleccione de la lista el proveedor deseado.

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Puede ingresar también el folio de factura

Oprima el botón El sistema desplegará la información solicitada:

Consideraciones:

- La información mostrada se actualiza por la noche, por lo que las facturas ingresadas en el día se visualizaran hasta el día siguiente.

- Solo se muestran las facturas pendientes de pago con estatus “Aceptada”, cuando la factura ya está en proceso de pago o ya fue pagada se eliminará de esta consulta.

Usted puede bajar la información mostrada en la pantalla a un archivo Excel oprimiendo el

botón

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LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIA DEPARTAMENTO ASIGNADA A

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CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN FECHA CAMBIO O MODIFICACIÓN