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Informática Administrativa
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Sesión No. 6
Nombre: Presentaciones gráficas (Power Point). Parte II. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá cómo crear
presentaciones llamativas con las herramientas proporcionadas en el software
de Microsoft Power Point.
Contextualización.
En Power Point se pueden crear presentaciones muy básicas, donde tras un clic
en el mouse o con sólo presionar enter tenemos una nueva diapositiva con más
información. Sin embargo el dominio de las herramientas sobre los objetos y
animaciones, pueden crear un mejor impacto y fijar mejor una idea a la hora de
presentar nuestro trabajo.
Existen muchas empresas que realizan la presentación de sus productos a nivel
mundial con ayuda de software de presentaciones como Power Point, muchos
de ellos se toman su tiempo para crear diapositivas coordinadas en tiempo junto
con su discurso de presentación haciendo armónica la visualización y mostrando
contenido que respalda su discurso, esta práctica ha demostrado ser de gran
impacto y demuestra mucho profesionalismo en los expositores.
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Introducción al Tema
En la sesión anterior, observaste cómo insertar objetos, modificarlos y plasmar la
idea general de un tema sobre las diapositivas, tocando herramientas que
permiten agregar elementos descriptivos y modificarlos para armonizar el diseño
de la presentación, pero eso es sólo lo básico para crear una presentación, se
necesita además de otros elementos un poco más complejos para realizarla,
donde los objetos aparezcan después de alguna acción, programar tiempos de
duración entre una diapositiva y otra, automatizar presentaciones, insertar tablas
y gráficos que enriquezcan una presentación ejecutiva o insertar archivos
multimedia, ya sea un audio o un video.
En esta sesión conocerás más complementos, herramientas y utilidades que te
permitirán realizar presentaciones más profesionales.
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Explicación
4.5 Tablas
Así como en Word 2003, el manejo de tablas en Power Point nos permitirá
agregar información perteneciente a un tema de manera ordenada. Las tablas al
ser agregadas a una diapositiva se convierten en un objeto el cual podemos
modificar ordenar y diseñar para hacer más llamativa la información o darle
formalidad con el contenido.
4.5.1 Operaciones con tablas
Power Point cuenta con herramientas de configuración de tablas desde la barra
de herramientas de tablas, si no está a la vista, se puede activar dando clic en el
menú Ver y seleccionando en la opción de barra de herramientas, barra de
tablas y bordes.
Las operaciones básicas con tablas en Power Point son las siguientes:
Crear una tabla. De la barra de herramientas puedes dar clic en el botón
de tabla, éste desplegará inmediatamente un panel con una cuadricula,
en la cual, al pasar el puntero por la cuadricula iluminará las celdas que
se pueden agregar junto al indicador de filas X columnas a dibujar.
Eliminar e insertar filas y columnas. Es probable que tras dibujar la
tabla, te sobren o te falten filas o columnas, puedes eliminar o agregar
ambas apoyándote en la barra de Tablas y Bordes.
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Al dar clic en el botón de tabla, encontrarás las opciones para agregar o
eliminar columnas o flas, sólo debes ubicarte en la celda correspondiente
a eliminar o a partir de la cual quieres insertar una fila o columna.
Bordes de una tabla. Para remarcar las divisiones de una tabla u
ocultarlos también nos podemos apoyar de esta barra, en la cual
podemos indicar el grosor de borde el color y tipo de línea, así como si
será visible o no, los botones correspondientes a los bordes son:
Color de relleno. Para remarcar alguna celda con algún color especifico
se puede recurrir al botón “color de relleno” de la misma barra. Sólo debes
ubicarte en la celda que deseas (o marcar un conjunto de ellas ya sea fila
o columna) y seleccionar el color deseado en el botón color de relleno.
Combinar y dividir celdas. En ocasiones la información que se desea
mostrar no coincide con el diseño de la tabla, puede ser que una celda
deba describir dos o más filas de información, o una columna contenga la
descripción de título y dos valores correspondientes, para dar formato a
las tablas y fusionar celdas puedes ocupar el botón combinar celdas
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y en caso de no querer separar celdas unidas, posiciónate en la celda a
dividir y oprime el botón de dividir celdas .
4.6 Gráficos:
El manejo de los gráficos en las presentaciones empresariales es una
herramienta básica.
4.6.1 Operaciones con gráficos
Para insertar un gráfico, realizamos la misma operación que en Word 2003,
selecciona el menú insertar y selecciona la opción gráfico, esto desplegará una
ventana con una tabla para insertar los datos a graficar, de forma automática,
Power Point dibujará el grafico en la diapositiva, colócala donde desees y
manipúlala como un objeto.
4.6.2 Organigramas
Para iniciar, definamos que es un organigrama. Un organigrama es una
descripción gráfica de la estructura de una empresa o la lógica secuencial de un
proceso. En Power Point es posible agregar este tipo de diagramas, para hacerlo
puedes acudir al menú Insertar y seleccionar la opción de Diagrama, la cual
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desplegará una ventana en la cual podrás seleccionar algún tipo de organigrama
o diagrama de flujo.
Una vez seleccionado el diagrama con el cual se va a trabajar, de forma
automática Power Point pone sobre la diapositiva una barra de herramientas
especialmente diseñada para trabajar nuestro gráfico.
En él se encuentran diferentes botones que nos permitirán ir modificando y
diseñando nuestro gráfico hasta obtener el resultado deseado.
4.7 Animaciones
En Power Point, una de las herramientas que sin duda hace destacar las
presentaciones, son los efectos de animación tanto de objetos como de
diapositivas, a continuación veremos cómo configurar estas animaciones.
4.7.1 Tipos de animaciones
En las diapositivas de Power Point, como vimos previamente, se pueden insertar
textos, imágenes, tablas, gráficos y diagramas, pero si sólo las dejamos en
diapositiva, todas estarán ahí desde el inicio y hasta que se cambie de
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diapositiva, es probable que queramos ir revelando información paulatinamente,
para que se refuerce el discurso de la presentación, para esto podemos utilizar
los diferentes tipos de animación en los objetos, como son:
Animación de entrada.- Define el tipo de animación con la cual se hará
visible el objeto en la diapositiva.
Animación de énfasis.- Aplicará un movimiento o efecto que resaltará el
objeto o lo dará a notar una vez visible en la diapositiva.
Animación de salida.- Aplicará una animación con la cual el objeto
desaparecerá de la diapositiva.
4.7.2 Configurar animaciones
Para poder animar los objetos colocados en la diapositiva nos podemos apoyar
del panel de tareas “Personalizar animación”, para poder abrirlo ve al menú
animación y selecciona la opción “Personalizar animación”, esto desplegará el
panel de tareas con las opciones de animación.
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4.7.3 Animar textos y objetos
En este panel se irán enlistando lo objetos que se encuentran en la diapositiva,
enumeradas en el orden en que se fueron agregando, para organizar los objetos,
selecciónalo en esta lista y en los botones arriba y debajo de la opción
Reordenar podrás reubicarla, esto dará el orden de prioridad en el que irán
apareciendo los objetos una vez que se programe su animación.
En el panel se encuentran las opciones:
Agregar efecto: donde se enlistan los diferentes efectos para el objeto
seleccionado.
Quitar: elimina el efecto agregado previamente a un objeto.
Inicio: preestablece la acción que dará al objeto una animación tras un
evento, ya sea clic, después de la animación anterior, etc. La siguiente
lista desplegable cambiará dependiendo la selección de la lista Inicio,
puedes probar las diferentes opciones.
Velocidad: indicará la velocidad con que el efecto se aplica al objeto.
Reproducir: ejecutará en las diapositivas la secuencia de los objetos
seleccionados y su respectiva configuración de animación.
Presentación: ejecutará la diapositiva en modo vista de presentación,
con todos los efectos configurados.
4.8 Transiciones
Mediante esta acción podemos definir la forma en que se cambiarán las
diapositivas, determinar el tiempo que debe durar cada una para programar una
presentación automática y los efectos que realizarán entre una y otra, para abrir
el panel de “Transición de diapositivas” ve al menú Presentación y selecciona la
opción Transición de diapositiva, esto abrirá el panel de tareas de transiciones
con las opciones para configurar la transición.
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4.8.1 Tipos de transiciones
Predeterminado.- Permite ir de una diapositiva a otra dando clic o
presionando enter, este cambio de diapositiva parecerá un parpadeo en la
pantalla y mostrará la siguiente inmediatamente.
Animado.- Se puede configurar una especia de animación donde al
presionar clic o dar enter se muestre un cambio sutil o animado entre el
contenido de una diapositiva y el de la siguiente.
Automático.- Se pueden programar las diapositivas para que se
mantengan visibles durante cierto tiempo, calculando que se pueda dar el
discurso debido en el tiempo especificado para la diapositiva.
4.8.2 Configurar transiciones
Aplicar a las diapositivas seleccionadas.- Es
una lista de animaciones que se pueden aplicar
entre el cambio de una dispositiva y otra.
Velocidad.- Es la rapidez con que se aplicará la
animación a la transición de las diapositivas con
la animación seleccionada.
Sonido.- Permite seleccionar sonidos de una lista
al igual que las animaciones.
En la sección de diapositiva avanzada se definirá la
acción que ejecutará la transición o bien, se puede
automatizar delimitando el tiempo de visualización de la
diapositiva. También podemos seleccionar la opción de
que ese tipo de transición se aplique a toda la
presentación, esto hará homogénea la transición de todas sin verse mal.
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4.8 Audio y Video
También es posible hacer que un sonido o un video se ejecuten a lo largo de la
presentación, a continuación veremos cómo hacerlo.
4.8.1 Insertar y configurar audio
Desde el menú Insertar selecciona la opción Películas y sonidos aparecerán
dos posibles opciones:
1. Sonidos de galería multimedia.- Permitirá agregar de una lista de
sonidos predeterminados en Power Point alguno que sea de tu agrado. Al
igual que las acciones de configuración de animación, en el panel de
tareas se delegará el panel de configuración de audio, donde podrás
escoger el audio a reproducir.
2. Sonidos de archivo.- Permitirá agregar un archivo de audio almacenado
en el equipo de cómputo, puede ser incluso una canción competa.
Para configurar las opciones de reproducción del audio, debes dar clic sobre el
icono que aparece en la diapositiva, y en el panel de tareas de animación
podemos configurar al igual que las animaciones las características que definirán
al audio y su ejecución.
Para acceder al panel selecciona el elemento
en el panel de animación y desplegamos el
menú de opciones de animación,
seleccionando la opción “Opciones de efecto”.
Esta opción desplegará una ventana con todas las posibles opciones de
configuración muy similares a las de animación de texto y objetos.
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4.8.2 Insertar y configurar video
El video, al igual que el audio, puede provenir de dos fuentes, ya sea de la
galería prediseñada de Power Point o desde un archivo en nuestro equipo. Para
insertarlo debes ir al menú Insertar y seleccionar la opción Películas y sonidos
pero en esta ocasión seleccionamos la opción de película. Con esto aparecerá la
imagen de del video en la diapositiva.
4.9 Otras funciones de Power Point
4.9.1 Uso de plantillas
Cuando se crea una nueva presentación, en el panel de tareas aparecen las
opciones respectivas para crearla, en ellas se encuentra la opción de crear A partir de una plantilla esta opción desplegará la ventana de plantillas.
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En el panel de la derecha se muestra la vista previa de la diapositiva, este estilo
permeará en todas las diapositivas de forma automática, y se ajustará
dependiendo el diseño de diapositiva que insertes.
4.9.2 Obtención de recursos Web
En Power Point se pueden incluir referencias a páginas web o incrustar videos
de youtube.
Enlaces a páginas web. Puedes simplemente copiar una liga y pegarla en la
diapositiva, esta liga se mostrará como un objeto tipo texto, puedes colocarlo
donde desees y al momento de correr la presentación, de forma automática al
dar clic sobre ella abrirá la página en un navegador.
Insertar video de youtube.- Desde el cuadro de controles se selecciona el
icono Más controles.
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En el menú que se despliega, selecciona la opción Shock Wave Flash Object el
puntero cambiará a la forma de una cruz, da clic y arrastra en diagonal para
formar un recuadro, mismo que será donde se agregara el video.
Sobre el recuadro dibujado, haz clic en el botón secundario y elige la opción
Propiedades, aparecerá la ventana de propiedades del video, ubica la
propiedad Movie y en el cuadro de valor pega una liga de video de youtube. Al
cerrar la ventana quedará lista la configuración del video, guarda la presentación
y pruébala en vista presentación, el video aparecerá en la diapositiva
seleccionada.
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4.9.3 Publicación Web
Al igual que en Word 2003, se puede grabar una presentación para publicarse
en web, y así poder ver la presentación desde un navegador web, para guardar
una presentación disponible en web debes seleccionar del menú archivo, la
opción Guardar Como y en la ventana que se abre, en el campo, seleccionar la
opción *.mht ; *.mhtml
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Conclusión
Como vimos en estas dos sesiones, Power Point nos brinda una gran cantidad
de herramientas para crear presentaciones animadas, profesionales y que
ayuden a explicar o exponer un tema, a la presentación de resultados
estadísticos, armar álbumes de fotos con sonido, presentación documental con
video, etc., tanto como tu imaginación quiera plasmar.
Es recomendable que para la creación de presentaciones, se elija una plantilla
para lograr un aspecto homogéneo.
También es recomendable que si se agregan elementos de la web, se revise
previamente a la presentación que estos recursos sigan en línea, de lo contrario
la presentación quedará a medias y de mala calidad.
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Para aprender más
Microsoft ofrece certificaciones para el uso de sus herramientas de ofimática
(Microsoft Office), existen cursos y empresas para conseguir un papel certificado
por la empresa en la especialización de cada una de estas herramientas.
A continuación encontrarás un link donde se especifican a detalle los
conocimientos que debes dominar para conseguir una certificación internacional
en el uso de Power Point 2013 (la certificación más actual de Microsoft).
Información disponible en: https://www.microsoft.com/es-mx/learning/exam-77-
422.aspx
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Actividad de Aprendizaje
“Presentación Power Point”
Con el objetivo de comprender mejor los puntos tratados en esta sesión, realiza
la siguiente actividad:
Instrucciones: Tomando como base la presentación realizada en la sesión
anterior compleméntala agregando los siguientes elementos:
Inserta una tabla referente a la información que seleccionaste para esta
presentación.
Utiliza una plantilla para dar estilo a la misma.
Configura la presentación animando los objetos y textos.
Configura las transiciones de las diapositivas.
Agrega elementos de audio y video que ayuden a explicar tu tema.
Inserta un organigrama de tu árbol familiar.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en consideración
lo siguiente:
Actualización de la presentación con los puntos mencionados
anteriormente y los que se piden en esta sesión.
Ortografía y redacción.
Organización y estructura de la información.
Creatividad.
Guarda tu presentación y entrégala de acuerdo a las indicaciones de tu profesor,
recuerda que esta no debe exceder de 5Mb.
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Bibliografía
Facal, R. (2005). Microsoft Office PowerPoint 2003: nociones básicas: elementos
básicos, añadir gráficos y completar una presentación. España: Ideas propias
Editorial S.L.