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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA FUNCIÓN
JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Bogotá, D. C., Abril de 2016
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 3
3. METODOLOGÍA ................................................................................................................................... 3
4. JUSTIFICACIÓN................................................................................................................................... 4
5. INFORME ............................................................................................................................................... 4
5.1 CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA
FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACIÓN ................................................................... 4
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS ......................................................... 6
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES Y DE CORRUPCIÓN DEL
PROCESO ............................................................................................................................................. 8
5.4 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN .............................................................................. 12
5.5 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES ................................................................ 15
6. CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 20
7. RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………….. 22
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1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus
funciones y, de conformidad con el Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y
Seguimientos (PAAS), aprobado para la vigencia 2016 mediante Resolución No. 2639 de 2015,
realizó seguimiento y evaluación a la gestión de la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, respecto de los procesos y procedimientos aprobados mediante
Resolución No. 4086 del 19 de Diciembre de 2014, conforme al rediseño institucional, que
estableció el Decreto No. 2462 del 07 de Noviembre de 2013 y demás normas internas y externas
que involucran funciones que debe cumplir la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación.
2. ALCANCE
La Oficina de Control Interno, efectuará en el mes de Abril de 2016 seguimiento a la
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, con el fin de verificar
y evaluar los siguientes aspectos:
Cumplimiento de las funciones señaladas en el Decreto No. 2462 del 07 de Noviembre de 2013
y en las demás facultades establecidas en la Ley, por medio del seguimiento al avance de las
actividades programadas en el Plan Anual de Gestión, con corte a marzo de 2016.
Seguimiento a los Riesgos: Operacionales y de Corrupción, de acuerdo al proceso y muestra
elegida.
Seguimiento al Plan Anual de Gestión: Indicadores y Actividades.
Evaluación Recomendaciones / Planes de Mejoramiento, derivados de las auditorías o
seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno.
3. METODOLOGÍA
La Metodología para realizar el seguimiento es la siguiente:
Reunión con la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación
para el desarrollo de la actividad, respecto de los lineamientos del desarrollo de la evaluación
del Plan Anual de Gestión 2016, en procura de mejorar la comunicación y en relación con la
información requerida por la Oficina de Control Interno, de acuerdo con la metodología de
trabajo aprobada por la Alta Dirección de la Entidad.
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Anuncio y solicitud de información mediante correos institucionales desde el mes de Febrero
de 2016 y memorando radicado con el NURC 3-2016-004252 del 03 de marzo de 2016.
Trabajo de campo (Verificación In Situ) y compilación de la información.
Presentación del Informe al señor Superintendente Nacional de Salud.
4. JUSTIFICACIÓN
De acuerdo con las funciones establecidas en las Leyes 87 de 1993 y 1474 de 2011 y los Decretos
Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control
Interno verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido y que su ejercicio
esté acorde con el desarrollo de las funciones de todos los cargos.
El presente seguimiento pretende lograr un mejor acercamiento entre las dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud y la Oficina de Control Interno y, así de manera
personalizada, lograr el mejoramiento en cada uno de los procesos que se ejecutan en la Entidad.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de las
funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993 y demás normas
concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual de Gestión (PAG) – Plan
Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes a la Vigencia 2016, en el mes de
Abril realizando seguimiento y evaluación a la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, conforme a los ítems que a continuación se relacionan.
5.1 CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA
FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACIÓN
De conformidad al rediseño institucional, que estableció el Decreto No. 2462 del 07 de Noviembre
de 2013, Artículo 30 y las Resoluciones Reglamentarias Nos. 588 del 1° de Abril de 2014 y 845
del 16 de mayo de 2015, se conformó la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional
y de Conciliación, la cual a la fecha, tiene una planta de personal de cuarenta y tres (43)
Funcionarios, la cual se distribuye de la siguiente manera: una (1) Superintendente Delegada;
cuatro (4) Coordinadores de Grupo , una (1) Secretaría Jurisdiccional y treinta y siete (37)
profesionales.
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Los Grupos Internos de Trabajo ejercen sus funciones de conformidad con lo establecido en las
Resoluciones Reglamentarias Resoluciones Reglamentarias Nos. 588 del 1° de Abril de 2014 y
845 del 16 de mayo de 2015, de acuerdo a la siguiente ilustración:
Son funciones de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación,
con base en la preceptiva señalada, que ejercen los diferentes grupos de trabajo y la Secretaría
Jurisdiccional creados, de acuerdo con la siguiente descripción:
5.1.1 Función Jurisdiccional.
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5.1.2 Función de Conciliación – Marco Legal.
Ley 640 de 2001 – Artículo 19: “Se pondrán conciliar todas las materias que sean susceptibles
de transacción, desistimiento y conciliación, (…), ante los servidores públicos facultados para
conciliar (…).”
Ley 1122 de 2007 – Artículo 38: Conciliación entre sus VIGILADOS y/o entre estos y los
usuarios.
Ley 1438 de 2011 – Artículo 135: Amplia a SOAT, FOSYGA (Consorcio SAYP), y ratifica
Entidades Territoriales.
ASUNTOS DE SU COMPETENCIA
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
Los procesos y procedimientos de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y
de Conciliación se aprobaron mediante Resolución No. 4086 del 19 de Diciembre de 2014 y
forman parte del Macroproceso Misional “Administración de Justicia y resolución de Conflictos
dentro del SGSSS”, se detallan así:
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MACROPROCESOS
Hacen parte del Macroproceso, dos (2) procesos y dos (2) procedimientos, descritos así:
De conformidad con lo establecido en el Mapa de Procesos aprobado por la Superintendencia
Nacional de Salud, la Oficina de Control Interno llevó la verificación según muestreo, del
cumplimiento de dos (2) actividades de la función de la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, establecida el Artículo 30 del Decreto No. 2462 de 2011,
señaladas en el Plan Anual de Gestión: 1) “Realizar el trámite de las solicitudes de conciliación”,
y 2) “Surtir el proceso jurisdiccional de la Supersalud”
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La Oficina de Control Interno, evidenció que los procedimientos, llevados a cabo por la
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, se están cumpliendo
por esta dependencia, conforme se analizará en los acápites siguientes.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES Y DE CORRUPCIÓN, DEL
PROCESO
5.3.1. La Oficina de Control Interno, en lo referente al Mapa de Riesgos Institucional aprobado,
específicamente para el mes de Enero de 2016, para procedimiento “Realizar el trámite de las
solicitudes de conciliación” escogió como muestra, con el fin de verificar si esta dependencia tiene
plenamente identificados los riesgos asociados a sus procesos y recoger evidencias de las
acciones de mejora que Superintendencia se han implementado con el fin de mitigarlos, los riesgos
que a continuación se relacionan:
A. Riesgo Operacional
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B. Riesgo de Corrupción
Previa solicitud de la Oficina de Control Interno con memorando radicado con el NURC 3-2016-
004252 del 03 de Marzo de 2016, a la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional
y de Conciliación, se solicitó se precisara lo siguiente:
“1. Si los Riesgos indicados en la muestra se han materializado.
2. Que acciones se han llevado a cabo para mitigar la materialización de los mismos, conforme a la matriz
institucional diseñada para esos efectos, solicitando para ello remitir copia digital de los soportes que den
cuenta de las acciones emprendidas.”
La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, mediante
memorando radicado con el NURC 3-2016-004859 del 10 de marzo de 2016, respondió a la
anterior petición, en los siguientes términos:
“…3. En lo que respecta al riesgo operacional "incumplimiento en términos de oportunidad y calidad del proceso de
resolución de conflictos derivados de las obligaciones del S.G.S.S.S.", es necesario informar que gracias al
enorme esfuerzo y al trabajo eficaz y eficiente del equipo de funcionarios de la Delegatura, ha podido mitigarse
su ocurrencia, pese al insuficiente número de profesionales con que cuenta el grupo de conciliación.
Así mismo, en lo referente al riesgo de corrupción denominado "Seguimiento no oportuno a los compromisos
establecidos en la conciliación, en beneficio de alguna de las partes" pese al reducido número de funcionarios
asignados al grupo de conciliación, hemos logrado efectuar el seguimiento a los acuerdos suscritos.”
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Con base en lo anterior, se establece que los riesgos señalados no se han materializado y la
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación está atenta en velar
porque las actividades se cumplan sin ningún contratiempo.
5.3.2. La Oficina de Control Interno, en lo referente al Mapa de Riesgos Institucional aprobado,
específicamente para mes de Febrero de 2016, para procedimiento “Surtir el proceso
jurisdiccional de la Supersalud”, tanto operacionales como de corrupción, se escogió como
muestra el RIESGO OPERACIONAL siguiente:
Proceso Factores de
riesgo Causas Riesgo Descripción
Consecuencias/Efectos
Potenciales
Administr
ación de
Justicia
dentro del
SGSSS
Operativo
Sistemas de
Información
Talento
Humano
• Deficiencia en espacio para archivo y Provisión de
Soluciones Tecnológicas allí contenida
• Ausencia de un sistema de información para
realizar la notificación por medios electrónicos
• Dificultad en el trámite de notificaciones al interior
de la entidad
• Deficiencias en la empresa de correspondencia en
cuanto al suministro oportuno de la información
• Desconocimiento de la función jurisdiccional por
parte de los actores del SGSS
• Petición de pruebas innecesarias que demoran el
proceso.
• Falta actualización y capacitación del personal
sobre la aplicación de la normatividad en el Sector.
incumplimiento
en los tiempos y
en las
características de
calidad de los
procesos que
adelante la
entidad en
materia de
administración
de justicia
Que no se
cumpla con las
disposiciones
establecidas en la
normatividad
vigente, lo que
desvirtúa la
función
jurisdiccional de
la entidad
• Sanciones en contra de la
entidad
• Procesos disciplinarios en
contra de los funcionarios
• No garantizar el derecho a la
salud
• Petición de pruebas
innecesarias que demoran el
proceso.
• Pérdida de credibilidad de la
entidad
Mediante correo electrónico del 10 de marzo de 2016, la Oficina de Control Interno solicitó a la
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, respecto del riesgo
mencionado, la siguiente información:
“..Al respecto se solicita se precise lo siguiente:
1. Si el indicador en la muestra se ha materializado.
2. Qué acciones se han llevado a cabo para mitigar la materialización del mismo, conforme
a la matriz institucional diseñada para esos efectos, solicitando para ello remitir copia digital
de los soportes que den cuenta de las acciones emprendidas…”
La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, mediante correo
del 11 de Abril de 2016 respondió en los siguientes términos:
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“Conforme las indicaciones impartidas de manera atenta me permito dar respuesta respecto del
riesgo “Incumplimiento de los tiempos y en las características de calidad de los procesos que adelanta
la entidad en materia de administración de justicia”.
(…)
La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación se encuentra
implementando un proceso de modernización que implica un nuevo modelo de gestión, optimizando
tiempos, agilizando las tareas de los funcionarios, y logrando un mayor control a partir de un sistema
de información que permite un mejor seguimiento y control a los procesos.
Esto ha permitido reducir tiempos y mitigar el riesgo de incumplimiento de los términos.
En lo que respecta a la calidad de los procesos, de igual manera se han adoptado estrategias tales
como la implementación de formatos apropiados que permiten reducir de manera substancial el
contenido de las providencias, facilitando y agilizando la gestión de los funcionarios, así como
también se han estandarizado líneas de argumentación y decisión que arrojan como resultado autos
y sentencias con mejor argumentación jurídica.
Lo anterior indica que se están adoptando las medidas y tomando las decisiones necesarias para
mitigar la ocurrencia de los riesgos en lo que respecta a los tiempos y calidad del proceso
jurisdiccional.”
Con base en la Visita IN SITU, la Oficina de Control Interno estableció que el Riesgo Operacional
para procedimiento “Surtir el proceso jurisdiccional de la Supersalud”, escogido en la muestra no
se ha materializado.
No obstante lo anterior, con base en el correo que antecede la Superintendencia Delegada para
la Función Jurisdiccional y de Conciliación se encuentra implementando un proceso de
modernización que implica un nuevo modelo de gestión, optimizando tiempos, agilizando las
tareas de los funcionarios, y logrando un mayor control a partir de un sistema de información que
permite un mejor seguimiento y control a los procesos, situación que aduce que ha permitido
reducir tiempos y mitigar el riesgo de incumplimiento de los términos.
De igual manera señala que, en lo que respecta a la calidad de los procesos, se han adoptado
estrategias tales como la implementación de formatos apropiados que permiten reducir de manera
substancial el contenido de las providencias, facilitando y agilizando la gestión de los funcionarios.
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Conforme se explicará posteriormente, existen evidencias de lo anterior, y que forman parte de los Papeles de Trabajo, sobre las actuaciones de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación ante la Oficina Asesora de Planeación, con base en los memorandos de solicitudes de inclusión, modificación y eliminación de formatos en el Sistema Integrado de Gestión, resolución de conflictos derivados de las obligaciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
5.4 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN
De acuerdo con .lo establecido en el Plan Anual de Gestión, que se encuentra publicado en la
página WEB de la Entidad, se tienen establecidas actividades sobre las cuales la Oficina de
Control Interno efectuó medición de la gestión de la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, para lo cual se presentan los márgenes de cumplimiento junto con
las observaciones que permitan ilustrar a la Alta Dirección respecto de la ejecución de las
actividades programadas en el Primer Trimestre de 2016.
5.4.1. La Oficina de Control Interno, en ejercicio de su función evaluadora de control posterior, en
el mes de Enero de 2016, llevó a cabo la comprobación del cumplimiento de la función de la
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, establecida el
Numeral 3º del Artículo 30 del Decreto No. 2462 de 2011, que señala:
Para la comprobación de este procedimiento la Oficina de Control Interno, tomó como referencia,
el reporte de los indicadores del Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación para cada uno de los grupos internos de trabajo,
correspondientes al mes de enero del año en curso –NURC 3-2016-004252 del 03 de Marzo de
2016.-
Con base en esta información, la Oficina de Control Interno escogió como muestra una actividad:
“Realizar el trámite de las solicitudes de conciliación.”
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Proceso % Actividad Nombre del
Indicador Variable 1 Valor 1 Variable 2 Valor 2
Proceso
Resolución de
Conflictos
derivados de las
obligaciones del
SGSSS
100%
Realizar el
Trámite de las
solicitudes de
conciliación
Porcentaje
Audiencias de
Conciliación de la
función de
conciliación
realizadas
Número de
audiencia de
conciliación
convocadas en el
período
26
Número de
solicitudes con
lleno de
requisitos
presentadas
en el período
26
Para la comprobación de esta actividad, el profesional de la Oficina de Control, solicitó a la
dependencia que ejecuta el procedimiento, las evidencias del trámite surtido de las Audiencias de
Conciliación referidas en la muestra, que fueron radicadas en el mes de enero de 2016, donde se
eligió una muestra de cinco (5) actuaciones, con el fin de evaluar las evidencias del trámite surtido
de las mismas.
Como resultado de la verificación documental IN SITU y a través del sistema de correspondencia
de la Entidad –SUPERCOR- se estableció que el Grupo de Conciliación adscrito a la
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación observó a plenitud el
procedimiento señalado anteriormente, conservándose su información como papeles de trabajo
para la presentación de este informe.
5.4.2 Respecto al mes de Febrero de 2016, la Oficina de Control Interno escogió como muestra
la actividad:
Proceso % Actividad Nombre del
Indicador Variable 1 Valor 1 Variable 2 Valor 2
Proceso
Administración de
justicia dentro del
SGSSS
60%
Surtir el proceso
jurisdiccional de la
Supersalud
Porcentaje de
solicitudes
tramitadas en el
mes
Número de
solicitudes
tramitadas
en el mes
247
Número de
solicitudes
recibidas en el
mes
247
Para la comprobación de esta actividad, el profesional de la Oficina de Control, mediante correo
del 10 de Marzo de 2016, solicitó a la dependencia que ejecuta el procedimiento, las evidencias
del trámite surtido en el proceso jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud referidas
en la muestra, que fueron radicadas en el mes de Febrero de 2016, donde se eligió una muestra
de veinte (20) actuaciones, con el fin de evaluar las evidencias del trámite surtido de las mismas.
La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, mediante correo
institucional del 12 de Abril de 2016 reportó la información de evidencias y aclara que “...por error
de digitación se reportaron 147 procesos, siendo la cifra correcta 247.”
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Como resultado de la verificación documental IN SITU y a través del sistema de correspondencia
de la Entidad –SUPERCOR- se estableció que la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación observó a plenitud el procedimiento señalado anteriormente,
conservándose su información como papeles de trabajo para la presentación de este informe.
Ahora bien, en resumen de acuerdo a los procedimientos escogidos en los meses de Enero y
Febrero de 2016, se evidencian los trámites evacuados por los Grupos de Conciliación y de la
Función Jurisdiccional, conforme se ilustra en el siguiente cuadro:
GRUPO ACTIVIDAD MES No.
ACTIVIDADES CONCLUSIÓN
GRUPO DE CONCILIACIÓN
Realizar el trámite de las solicitudes de conciliación
ENERO 26
La Oficina de Control Interno precisa que estas actuaciones fueron atendidas, en este Grupo, por Doce (12) funcionarios, evidenciándose además, que no se materializó ningún Riego, de acuerdo a la muestra escogida.
GRUPOS DE LA FUNCIÓN
JURISDICCIONAL
Surtir el proceso jurisdiccional de
la Supersalud
ENERO 154 La Oficina de Control Interno precisa que estas actuaciones fueron atendidas, en este Grupo, por Veintiocho (28) funcionarios, evidenciándose además, que no se materializó ningún Riego, de acuerdo a la muestra escogida.
FEBRERO 247
Con base en las dos (2) actividades escogidas, igualmente se establece que la Superintendencia
Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación cumplió a cabalidad con los indicadores,
objeto de la muestra escogida.
ACTIVIDAD
NOMBRE DEL
INDICADOR
FÓRMULA
CUMPLE
NO
CUMPLE
OBSERVACIONES
Realizar el
Trámite de las
solicitudes de
conciliación
Porcentaje
Audiencias de
Conciliación
de la función
de
conciliación
realizadas
Número de audiencia de
conciliación convocadas
en el período / Número
de solicitudes con lleno
de requisitos
presentadas en el
período
x
En cuanto a este indicador, verificada
la información IN SITU, con base en la
información suministrada y la muestra
seleccionada, se cumplió con el
indicador en un 100%.
Surtir el proceso
jurisdiccional de
la Supersalud
Porcentaje de
solicitudes
tramitadas en
el mes
Número de solicitudes
tramitadas en el mes /
Número de solicitudes
recibidas en el mes
x
Verificada la información IN SITU, con
base en la información suministrada y la
muestra seleccionada, se cumplió a
cabalidad con el indicador.
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En resumen, la Oficina de Control Interno evidencia que la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación, a través de los los Grupos de Conciliación y de la Función
Jurisdiccional, respecto de las actividades escogidas en la muestra escogida, cumplió con la meta
propuesta en el Plan Anual de Gestión en los porcentajes indicados.
5.5 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
Durante el segundo semestre de la vigencia 2015, la Oficina de Control Interno realizó, en el
ejercicio de sus funciones, la siguiente actividad:
La Oficina de Control Interno lideró la Auditoría de Calidad realizada por funcionarios de la
Superintendencia Nacional de Salud, y como resultado se envió informe al señor Superintendente
Nacional de Salud mediante memorando radicado con el NURC 3-2015-020639 del 19 de Octubre
de 2016.
Con base en las No conformidades menores y las observaciones que se detallan en el Informe
Final de la Auditoría de Calidad, y para efectos de establecer si la Superintendencia Delegada
para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, las atendieron o si hicieron plan de mejoramiento
o acciones correctivas respectivas, la Oficina de Control Interno, mediante correo del 15 de Marzo
de 2016, solicitó e esa dependencia la siguiente información:
“…5.18 Administración de Justicia dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud
“..b. No Conformidades:
1. No conformidad Menor: Incumplimiento de la NTCGP 1000:2009, numeral 4.2.3. “Control de los Documentos”
y numeral 4.2.4 “Control de los Registros”, dado que se evidenció la utilización de formatos que no se encuentran
codificados dentro de la documentación habilitada para el SGC en la Entidad.
Evidencia:
Planilla de Reparto
Carátula Expediente
Formato de entrega personalizada de documentos
Formato reconocimiento económico (reembolso)
Formato prestaciones excluidas del plan de beneficios (cobertura NO POS)
Formato multi-afiliación
Formato licencia de paternidad
Formato licencia de maternidad
Formato libre elección y movilidad
Formato Incapacidades
Formato Glosas o devoluciones a facturas
Formato cobertura POS
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2. No conformidad Menor: Incumplimiento de la NTCGP 1000:2009, numeral 5.5.3 “Comunicación Interna”.
Evidencia:
Se evidenció en la auditoría in situ, debilidad en la comunicación y socialización a las modificaciones
realizadas al procedimiento que por ese Proceso se lideran, sumado a la debilidad de conocimiento a las
políticas de operación y de calidad que se ciñen para el proceso.
3. No conformidad Menor: Incumplimiento de la NTCGP 1000:2009, numeral 8.2.4 “Seguimiento y medición del
producto y/o servicio”.
Evidencia:
Los indicadores que se reflejan en el proceso, no son los que actualmente se están midiendo, por ende, no
se evidencia medición y análisis de los mismos.
(…)…5.19 Resolución de Conflictos Derivados entre los Actores del SGSSS.
b. No Conformidades:
1. No conformidad Menor: Incumplimiento de la NTCGP 1000:2009 numeral 4.2.4 “Control de los Registros”,
dado que se evidenció la utilización de formatos que no se encuentran codificados dentro de la documentación
habilitada para el SGC en la Entidad, así:
Evidencia:
Caratula del expediente es utilizada por el usuario y no se encuentra controlada en el Subsistema de Gestión
de Calidad.
En los expedientes N. 1-2015-085935, 1-2015-087393 y 1-2015-113071, se evidencio la ausencia del formato
“Estudio de la Solicitud de Conciliación Extrajudicial en Derecho” con código RCFT10, en su lugar utilizan el
formato FI— TCON-3OO121. V3.
En la actividad N. 5 del Procedimiento “Trámite de Conciliación a Petición de Parte o por Convocatoria de
Oficio”, se menciona la utilización del formato “Base de Datos de Reparto” con código RCFT01; el cual no se
encuentra controlado dentro del Sub sistema de Gestión de Calidad.”
La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, mediante correo
electrónico del 31 de marzo de 2016, respondió a la petición de información:
“…NO CONFORMIDAD MENOR.
Incumplimiento de la NTGCP 1000:2009 Numeral 5.5.3 “Comunicación interna”
La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación está implementando un proceso de
modernización de la gestión de la función jurisdiccional, que tiene dentro de sus actividades capacitaciones y
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socializaciones a los funcionarios sobre los cambios y nuevas directrices con los cuales se busca una justicia más
eficaz en pro de la protección del derecho a la salud de los usuarios.
Paralelo a lo anterior, parte de los cambios y ajustes a los procedimientos son socializadas y formalizadas a través
de reuniones con los coordinadores, quienes a su vez retransmiten las nuevas directrices a los funcionarios adscritos
a cada uno de sus grupos.
En lo que respecta al conocimiento de las políticas de operación y de calidad que rigen para el S.I G. correspondiente
al proceso de Administración de Justicia dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, me permito
informar que la Superintendente Delegada, a partir de la auditoría de calidad efectuada, impartió la orden a todos
los funcionarios del área para que estudiaran y conocieran su contenido, y principalmente la ruta de acceso en el
SIGC para interiorizar y entender el concepto.
NO CONFORMIDAD MENOR.
Incumplimiento de la NTGCP 1000:2009 Numeral 4.2.4 “Control de registros”: Se evidenció la utilización de formatos
que no se encuentran codificados en el S.G.C. de la Entidad.
La acción de mejora fue definitiva en esta no conformidad menor, por lo cual a continuación anexo pantallazo del
S.G.C.E. (Doctor Cruz, en la ruta de ingreso por la intranet activa el día de hoy, no está habilitado el acceso al
subsistema de gestión de calidad, por lo tanto no puedo acceder al pantallazo de formatos que actualmente se
encuentran colgados), motivo por el cual se los enviaré el día de mañana, toda vez, que al ingresar al portal sale
que el día de mañana 1 de abril será habilitado este link).
NO CONFORMIDAD MENOR
Incumplimiento de la NTGCP 1000:2009 Numeral 8.2.4 “Seguimiento y medición del producto y/o servicio”.
Evidencia: Los indicadores que se reflejan en el proceso no son los que actualmente se están midiendo, por ende
no se evidencia medición y análisis de los mismos.
Los indicadores de gestión que se reportan mensualmente en el tablero de control son los incluidos en el plan anual
de gestión. No obstante lo anterior, los indicadores fueron ajustados con base en las necesidades de la medición
del área, motivo por el cual se oficializó la correspondiente solicitud ante la oficina asesora de planeación.
Actualmente os indicadores que se reportan son los que figuran en el Subsistema de Gestión de Calidad.
Anexo pantallazo de los indicadores que se encuentran incluidos es el S.G.C, que a su vez corresponden con los
que se reportan a la oficina de planeación mensualmente.
NO CONFORMIDAD MENOR.
Incumplimiento de la NTGCP 1000:2009 Numeral 4.2.4 “Control de registros”: Se evidenció la utilización de formatos
que no se encuentran codificados en el S.G.C. de la Entidad.
La acción de mejora fue definitiva en esta no conformidad menor, por lo cual a continuación anexo pantallazo del
S.G.C.E. (Doctor Cruz, en la ruta de ingreso por la intranet activa el día de hoy, no está habilitado el acceso al
subsistema de gestión de calidad, por lo tanto no puedo acceder al pantallazo de formatos que actualmente se
encuentran colgados), motivo por el cual se los enviaré el día de mañana, toda vez, que al ingresar al portal sale
que el día de mañana 1 de abril será habilitado este link).”
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En lo que respecta a las observaciones:
1) La Oficina Asesora de Planeación acogió la solicitud efectuada por la Delegada para la Función Jurisdiccional
y de Conciliación en relación con la inclusión en la misión de la entidad de los dos procesos: jurisdiccional y
conciliación.
2) La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación dirige todas sus actuaciones al
cumplimiento del proceso establecido en la ley, no obstante en ocasiones las demandas y requerimientos que
por vía jurisdiccional presentan los usuarios desbordan la capacidad administrativa de la dependencia. Esto a
raíz del crecimiento exponencial de las demandas, ocurrido en los últimos años.
3) Adicionalmente también es necesario entender, que la naturaleza técnica de algunos los asuntos que
competen a la función jurisdiccional demandan un análisis técnico sobre expedientes de facturación de servicios
de salud con un gran volumen de documentación imposible de resolver en los tiempos establecidos por la ley.
4) Finalmente es necesario aclarar que la cartilla Abecé de la función jurisdiccional, no es un documento de gestión
que haga parte de las etapas o del trámite del proceso, motivo por el cual no debe ser codificado en el sistema
de gestión de calidad. La mencionada cartilla es un instrumento de socialización y pedagogía dirigida al usuario
pero no es un documento ni formato de trámite…”
Con base en la información otorgada por la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, se evidencia que atendió las No Conformidades y Observaciones
formuladas en la Auditoría de Calidad y señaladas en el informe al señor Superintendente Nacional
de Salud mediante memorando radicado con el NURC 3-2015-020639 del 19 de Octubre de 2016.
Como evidencias de lo anterior, forman parte de los Papeles de Trabajo, las actuaciones ante la
Oficina Asesora de Planeación, con base en los siguientes memorandos:
Memorando radicado con el NURC 3-2015-022308 del 11 de noviembre de 2015.
El documento trata de una solicitud de la inclusión, modificación y eliminación de formatos en el
Sistema Integrado de Gestión:
“..Con motivo del plan de mejoramiento adoptado a partir de la Auditoría Interna al Sistema Integrado de
Gestión, y con el propósito de optimizar los procedimientos que competen a esta Delegatura, me permito
solicitar la realización de los siguientes ajustes a los documentos y formatos que actualmente se
encuentran publicados en la intranet.
1. Modificación del nombre del documento “ACTA INDIVIDUAL DE REPARTO” codificado actualmente
con PJFT01, para que se denomine “CARÁTULA DEL EXPEDIENTE”. En consecuencia es necesaria
la eliminación del documento actualmente denominado “CARÁTULA DEL EXPEDIENTE” codificado
PJFT05.
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2. Modificación del Formato PJFT09 denominado “LIBRO DE REPARTO”. Este documento será un
extracto de la "BASE DE DATOS DE LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL", que a su vez es un documento
independiente.
3. Inclusión y codificación del Formato denominado “ENTREGA DE EXPEDIENTES A SECRETARÍA
PARA NOTIFICACIÓN”.
4. Inclusión y codificación del Formato denominado “BASE DE DATOS DE LA FUNCIÓN
JURISDICCIONAL”.
5. Inclusión y codificación del Formato denominado “NOTIFICACIÓN DE PROVIDENCIAS POR
ESTADO”.
6. Eliminación del formato denominado "PLANILLA DE REPARTO" con código PJFT07 y en su lugar
la inclusión y codificación del documento denominado “CONTROL DEMANDAS NUEVAS”.
7. Exclusión del Sistema Integrado de Gestión del Formato PJFT 04 "CONSTANCIA SECRETARIAL".
8. Eliminación de los formatos PJFT 10 denominado "INFORME DE PRODUCTIVIDAD APOYO
JUDICIAL" y PJFT 11 "INFORME DE PRODUCTIIVIDAD SEGUIMIENTO DE TÉRMINOS"
A continuación se remite los formatos correspondientes a los documentos nuevos.”
Memorando radicado con el NURC 3-2015-022391 del 12 de noviembre de 2015.
Con este documento se solicitó inclusión, modificación y eliminación de formatos en el Sistema
Integrado de Gestión - resolución de conflictos derivados de las obligaciones del Sistema General
de Seguridad Social en Salud.
Memorando radicado con el NURC 3-2015-022987 del 20 de noviembre de 2015.
La Oficina Asesora de Planeación responde con este memorando a la Superintendencia Delegada
para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, de acuerdo a la solicitud presentada en el
memorando NURC 3-2015-019761, con alcance del memorando NURC 3-2015-022308, informa
que el ajuste de indicadores fue realizado de conformidad con lo establecido en el Procedimiento
de Elaboración y Control de Documentos y Registros (ASPD01) dando cumplimiento a lo
establecido en el artículo 5° de la Resolución 4086 de 2014, las versiones vigentes de estos
formatos podrán ser consultados en la página web o la intranet de la Entidad
Memorando radicado con el NURC 3-2015-023357 del 20 de noviembre de 2016.
La Oficina Asesora de Planeación responde con este memorando a la Superintendencia Delegada
para la Función Jurisdiccional y de Conciliación a solicitud de ajuste de documentos presentado
en el memorando NURC 3-2015-022391, del proceso Resolución de conflictos derivados de las
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obligaciones del SGSSS, me permito informarle que el ajuste fue realizado de conformidad con lo
establecido en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros (ASPD01),
dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 5° de la Resolución 4086 de 2014.
Memorando radicado con el NURC 3-2015-023358 del 20 de noviembre de 2015.
La Oficina Asesora de Planeación responde con este memorando, respecto de la solicitud de
ajuste de documentos presentado en el memorando NURC 3-2015-022308, del proceso
Administración de Justicia dentro del SGSSS, me permito informarle que el ajuste fue realizado de
conformidad con lo establecido en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y
Registros (ASPD01). Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 5° de la Resolución 4086
de 2014, las versiones vigentes de estos formatos podrán ser consultados en la página web o la
intranet de la Entidad.
Las anteriores evidencias forman parte de los Papeles de Trabajo, sobre las actuaciones de la
Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, ante la Oficina
Asesora de Planeación, con base en los memorandos de solicitudes de inclusión, modificación y
eliminación de formatos en el Sistema Integrado de Gestión, resolución de conflictos derivados de
las obligaciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
6. CONCLUSIONES
De conformidad con las evidencias aportadas por la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, la muestra escogida, y con base en las funciones desarrolladas y
asignadas en el Decreto No. 2462 de 2013 a esa dependencia, la Oficina de Control Interno
establece lo siguiente:
1. De acuerdo con el rediseño institucional, que estableció el Decreto No. 2462 del 07 de
Noviembre de 2013, Artículo 30 y las Resoluciones Reglamentarias Nos. 588 del 1° de Abril de
2014 y 845 del 16 de mayo de 2015, se conformó la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, la cual a la fecha, tiene una planta de personal de cuarenta y tres
(43) Funcionarios, la cual se distribuye de la siguiente manera: una (1) Superintendente Delegada;
cuatro (4) Coordinadores de Grupo y una (1) Secretaría Jurisdiccional.
2. La Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación viene realizando
las funciones y actividades que le competen, de acuerdo a lo estipulado en el Decreto No. 2462
de 2013 y las normas anteriormente citadas, es decir, la Función Jurisdiccional, en el Artículo 41
de la Ley 1122 de 2007, modificado por el Artículo 126 de la Ley 1438 de 2011. La función de
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Conciliación, con base en el Artículo 19 de la ley 640 de 2001, el Artículo 38 de la Ley 1122 de
2007 y el Artículo 135 de la Ley 1438 de 2011.
3. Como resultado de la verificación documental IN SITU y a través del Sistema Integrado para la
Gestión Documental –SUPERCOR- se estableció que los Grupos adscritos a la Superintendencia
Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación observaron a plenitud los
procedimientos señalados en la Normatividad vigente, conservándose su información como
papeles de trabajo para la presentación de este informe.
4. En relación con las No conformidades menores y las observaciones de la Auditoría de Calidad,
realizada por funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, la Oficina de Control Interno
evidenció que la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación,
atendió las mismas, haciendo los respectivos Planes de mejoramiento y corrección de las
observaciones
5. Con base en la Visita IN SITU, a la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional
y de Conciliación la Oficina de Control Interno estableció que los Riesgos de Corrupción y
Operacional escogidos en la muestra no se han materializado, situación que evidencia la ejecución
de las actividades normalmente.
6. Con base en la información suministrada por la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación esta dependencia se encuentra implementando un proceso de
modernización que implica un nuevo modelo de gestión, optimizando tiempos, agilizando las
tareas de los funcionarios, y logrando un mayor control a partir de un sistema de información que
permite un mejor seguimiento y control a los procesos, situación que aduce que ha permitido
reducir tiempos y mitigar el riesgo de incumplimiento de los términos.
De igual manera señala que, en lo que respecta a la calidad de los procesos, se han adoptado
estrategias tales como la implementación de formatos apropiados que permiten reducir de manera
substancial el contenido de las providencias, facilitando y agilizando la gestión de los funcionarios.
Existe evidencia de lo anterior, y que forma parte de los Papeles de Trabajo, sobre las actuaciones
de la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, ante la Oficina
Asesora de Planeación, con base en los memorandos de solicitudes de inclusión, modificación y
eliminación de formatos en el Sistema Integrado de Gestión, resolución de conflictos derivados de
las obligaciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
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7. RECOMENDACIONES
RECOMENDACIÓN 1. Respecto a la actividad: “Surtir el proceso jurisdiccional de la Supersalud”,
escogida en la muestra por el Profesional de la Oficina de Control Interno, para al mes de Febrero
de 2016, respecto de las evidencias del trámite surtido en el proceso jurisdiccional, donde se eligió
una muestra de veinte (20) actuaciones y con base en la respuesta de la Superintendencia
Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, mediante correo institucional del 12 de
Abril de 2016 reportó la información de evidencias y aclara que “...por error de digitación se
reportaron 147 procesos, siendo la cifra correcta 247.”, la Oficina de Control Interno
respetuosamente recomienda se informe a la Oficina Asesora de Planeación sobre este
inconveniente, se corrija el desfase y se aclare en la estadística en el Plan Anual de Gestión, por
cuanto la actividad realizada supera suficientemente el porcentaje del indicador descrito en el
mismo.
RECOMENDACIÓN 2. En Cuanto al proceso de modernización que implicaría un modelo de
gestión. mencionado por la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de
Conciliación, con base en la información suministrada en el presente seguimiento, la Oficina de
Control Interno respetuosamente recomienda se fortalezcan las evidencias que permita una
trazabilidad de la actividad señalada, como levantamiento de actas, capacitaciones,
documentación referida al mismo, como solicitudes e informes a las diferentes dependencias, que
permitan a esta Oficina en próximo seguimiento verificar y tener un acervo probatorio que
respalden los cambios que se pretenden hacer en la dependencia.
RECOMENDACIÓN 3. La Oficina de Control Interno realizó visita a las áreas de la
Superintendencia Nacional de Salud, con la participación de funcionarios de la Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, cuya finalidad era evaluar el archivo de
gestión de la Entidad y, si hubiere lugar, presentar recomendaciones al Despacho del Señor
Superintendente Nacional de Salud, las cuales efectivamente fueron plasmadas en el “INFORME
DE SEGUIMIENTO AL ARCHIVO DE GESTION DE LAS DEPENDENCIAS DE LA
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD”, y se presentaron al señor Superintendente
Nacional de Salud, con memorando radicado con el NURC 3-2016-005098 del 14 de Marzo de
2016.
En el Informe antedicho, en el Capítulo denominado “CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
GENERALES”, en lo referente al seguimiento a la Superintendencia Delegada para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, se plasmó lo siguiente:
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En la visita ejecutada a la dependencia, se pudo constatar que esta es la primera dependencia que presenta criticidad en su gestión documental, ya que a pesar de haberse adelantado el proceso de organización de documentos y cajas, contando con el apoyo de contratistas asignados por el Grupo de Gestión Documental y que en la pasada vigencia, asignó un espacio considerable para el almacenamiento de expedientes, se sigue presentando gran volumen de documentos y cajas por organizar, de tal manera, que se encuentran los archivadores copados en su capacidad de almacenamiento, y estantería en general, debiendo utilizar espacios como pasillos y escritorios. Sumado a lo anterior, el volumen de expedientes tiene tendencia de crecimiento lo cual, se evidencia, en razón al aumento de las jornadas de conciliación, que para la vigencia 2016 aumentaron a 14 y que adicionalmente esta Superintendencia Delegada convoca a conciliación, de oficio a las Entidades responsables de pagos en el Sistema de Seguridad Social en Salud, en desarrollo de los compromisos adquiridos con la suscripción de la Circular 030 de 2.013, suscrita con el Ministerio de Salud y Protección Social. En este orden de ideas, para el caso de la Superintendencia Delegada Para la Función
Jurisdiccional y de Conciliación, se recomienda que el Grupo de Gestión Documental haga
seguimiento a la posibilidad de culminar con transferencias al archivo central de procesos de
conciliación y jurisdiccional ya terminados, generándose espacio en los archivadores, para
aquellos procesos en curso que no cuentan en estos momentos con la debida seguridad y
organización. (Subrayado fuera de texto)
Teniendo en cuenta que los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos, la Oficina de Control Interno respetuosamente
reitera la anterior recomendación, en el sentido que la Superintendencia Delegada para la
Función Jurisdiccional y de Conciliación con el concurso del Grupo de Gestión Documental
realicen la acciones necesarias en lo referente a los procesos debidamente terminados y
archivados, se conviertan en inactivos, sean trasladados al Archivo Central de la Superintendencia
Nacional de Salud y se generen espacios para la documentación que a diario o permanentemente
deben estar en custodia y guarda debida en la Superintendencia Delegada.
La Oficina de Control Interno, en incumplimiento de su Plan Anual de Auditorías y Seguimientos
(PAAS) de la vigencia 2016, realizará nuevo seguimiento en el mes de Junio de 2016, en el cual
se evaluarán e incluirán aspectos relacionados en este informe.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe Oficina de Control Interno Proyectó: Pedro Antonio Cruz Navas, Profesional Especializado Oficina de Control Interno