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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEPENDENCIA OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Mayo de 2016
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 3
3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 3
5. INFORME ........................................................................................................................................ 4
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO. ........... 4
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS ......................................................... 5
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO ..................... 15
5.4 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN ......................................................................... 17
5.5 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES .................................................................. 17
6. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 18
7. RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 18
1. OBJETIVO
Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló la Oficina de Control Disciplinario Interno, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2.013.
2. ALCANCE
El alcance del seguimiento, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Febrero de 2.016 y el 31 de Abril de 2.016, el cual incluye el cumplimiento de las funciones, la verificación del cumplimiento de los procedimientos, el seguimiento del Mapa de Riesgos Operacionales del Proceso, seguimiento Mapa de Riesgos de corrupción del proceso, seguimiento Plan anual de Gestión correspondiente al mes de Abril de 2016 y seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en informes anteriores.
3. MÉTODOLOGÍA
Visita in situ. Requerimiento de información al enlace elegido por la Oficina Control Disciplinario
Interno. Análisis y valoración de la información Suministrada. Elaboración del Informe. Presentación del Informe Preliminar; a la dependencia para materialización del
principio del debido proceso. Presentación del Informe Final.
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993
y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual
de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS).
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
Cumplimiento de las Funciones Legalmente Otorgadas a través de la normatividad Tanto
externa como Interna
De conformidad con el Decreto 2462 de 2013 ‘Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’’ se definieron las funciones de la Superintendencia, así como la de todas y cada una de las dependencias que componen la Entidad. A la Oficina de Control Disciplinario Interno, se le asignaron funciones específicas
tendientes a Administrar asesorar conocer y atender de manera integral lo previsto en la
Ley 734 de 2002 y demás normas complementarias, relacionadas con el Régimen
Disciplinario aplicable a todos los funcionarios.
De conformidad con las funciones específicas asignadas por el Decreto en mención, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, determinó que para efectos de ejecutar el monitoreo que por este se presenta, tomaría como muestra las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de dos (2) de esas funciones específicas, las cuales son: 4. Llevar los archivos y registros de los procesos disciplinarios adelantados contra los
servidores públicos de competencia de esta Oficina.
6.Fijar procedimientos operativos para garantizar que los procesos disciplinarios se
desarrollen dentro de los principios legales de economía, celeridad, eficacia,
imparcialidad y publicidad, buscando así salvaguardar el derecho a la defensa y el debido
proceso.
Así las cosas, el equipo auditor procedió a realizar trabajo de campo, en donde en conjunto con el enlace de la dependencia de la Oficina de Control Interno Disciplinario, se realizó mesa de trabajo, en la cual se solicitaron las evidencias que dieran cuenta de la ejecución de actividades tendientes a materializar el cumplimiento de las funciones escogidas como muestra; las cuales ya se describieron.
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, con el objeto en determinar si las Actuaciones Disciplinarias Ordinarias, cumplen con el objetivo …Adelantar el Procedimiento Disciplinario Ordinario en primera instancia contemplado en el Código Disciplinario Único, o la ley que la modifique, derogue, aclare o adicione, mediante el ejercicio del debido proceso con el ánimo de resolver las novedades disciplinarias en las que resulten involucrados funcionarios y ex funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud…, la Oficina de Control Interno, realizó el seguimiento a las diecisiete actividades, que se describen a continuación:
PROCEDIMIENTO - ACTUACIONES DISCIPLINARIAS ORDINARIAS
1. Notificar el inicio de la Indagación Preliminar o la Investigación Disciplinaria al Sujeto Disciplinado y dar aviso a la Procuraduría General de la Nación.
Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02 Formato ADFT02
Diligenciamiento Formato ADFL04 Formato de Notificación Personal. Diligenciamiento del Documento ADFL05 Formato de Notificación Por Edicto
Diligenciamiento Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias
2. Adelantar la evaluación de la Indagación Preliminar
Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control Disciplinario Interno Código ADFT02.
Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año.
Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
3. Adelantar la evaluación de la Investigación Disciplinaria. Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control Disciplinario
Interno Código ADFT02.
Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año.
Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
4. Notificar la decisión disciplinaria correspondiente. Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02.
Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año
Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
Ver Expediente
5. Proyectar, Aprobar y Notificar el Auto de cierre de investigación Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02. Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año. Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
Expediente. Ver Formato ADFT03.
6. Notificación Auto de archivo. Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02. Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año Expediente. Ver Formato ADFT03
7. Notificación del pliego de cargos Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02. Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año. Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
Expediente. Ver Formato ADFT03.
8. Presentación de Descargos
Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control Disciplinario Interno Código ADFT02.
9. Adelantar el Término Probatorio en etapa de descargos. Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02. Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
10. Adelantar Alegatos de Conclusión Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02. Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año.
11. Proferir fallo dentro de los Términos establecidos por la ley y proyectar, revisar, y aprobar el Auto de Fallo de Primera Instancia. Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02 Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año Diligenciamiento del Formato ADFL03.
12. Notificación fallo de primera instancia Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02. Diligenciamiento del Documento ADFL05 Formato de Notificación Por Edicto, y ADFT07 Formato de
Notificación por Estado, ajustado a las particularidades del caso, según corresponda.
13. Ejecutoría del fallo y registro de sanciones Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control
Disciplinario Interno Código ADFT02. Formato ADFL04 Formato de Notificación Personal Diligenciamiento del Documento ADFL05 Formato de Notificación Por Edicto, en caso de que no se haya
surtido la Notificación Personal. Formato Diligenciado ADFT07 Formato de Notificación por Estado, en caso de que no se haya surtido la
Notificación por Edicto.
14. Determinar la procedencia de la Suspensión Provisional, el Reintegro del Suspendido, y la Aplicación de Medidas Preventivas contempladas en el Código Disciplinario Único. Diligenciamiento del Formato de Auto, código ADFL03, ajustado a las particularidades del caso
Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control Disciplinario Interno Código ADFT02.
Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año.
15. Proyectar Auto de pruebas, el cual aplica a las actividades 1, 3, 5, 7,10 y 12. Diligenciamiento del Formato de Auto, código ADFL03.
Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control Disciplinario Interno Código ADFT02.
Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año Expediente. Ver Formato ADFT03.
16. Tramitar las Nulidades Diligenciamiento del Formato de Auto, código ADFL03.
Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control Disciplinario Interno Código ADFT02.
Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
17. Tramitar las Revocatorias Directas Diligenciamiento del Formato de Auto, código ADFL03.
Diligenciamiento del Formato Único de Asuntos y Procesos Asignados a Cada Profesional de Control Disciplinario Interno Código ADFT02.
Diligenciamiento del Formato ADFT05 Salidas y Memorandos dentro de Actuaciones Disciplinarias Año Diligenciamiento del Formato ADFT06 Registro de Autos por Año
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
Acciones Adelantadas:
Reuniones efectuadas para el control de los procesos disciplinarios que llevan los profesionales, las cuales, se
hacen con periodicidad mensual, en los primeros cinco días de cada mes. En el curso de la reunión, se revisan los expedientes que tiene cada integrante del Grupo, de Control Interno
Disciplinario. Se verifica el Estado del Proceso como medida preventiva, se reciben directrices del Despacho del
Superintendente Se realiza el diligenciamiento de la Planillas de asistencia: ASFT04, y de igual manera el formato ADFT02, el cual,
se diligencia para cada uno de los Profesionales de la Dependencia, como se puede evidenciar en los formatos que se muestran a continuación
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN.
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento al Mapa de Riesgos anticorrupción, y
evidenció que la última versión correspondiente a la vigencia de 2016, está asociada a
diez procesos, los cuales se describen a continuación:
Por lo anterior, se puede determinar, que los procesos pertenecientes a la Oficina de
Control Disciplinario Interno, en la actualidad, no presentan Mapa de Riesgos
Anticorrupción, para realizar el seguimiento.
5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN
Gestión Realizada: El cumplimiento del mes de abril da como resultado el cumplimiento de 72.68%. Estas decisiones, corresponden a determinaciones que ponen fin a la actuación o generan un traslado a la Procuraduría. Se cumplieron con un total de 18 archivos inhibitorios o traslados.
Se cumplieron con un total de 18 archivos inhibitorios o traslados.
5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA
DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
En el Informe de auditoría del subsistema de gestión de la calidad que hace parte del
sistema integrado de gestión, realizado en la superintendencia nacional de salud del 28
septiembre al 7 de octubre de 2.015 y enviado mediante NURC 3-2015-020639 del 29
octubre de 2015, se pudo evidenciar, que en relación con el proceso de Actuaciones
Disciplinarias, no se presentaron No-Conformidades, por lo cual, la Oficina no tiene la
Obligación de suscribir el Plan de Mejoramiento.
6. CONCLUSIONES
El Equipo Auditor pudo evidenciar que el Sistema de Control Interno al interior de la
Oficina de Control Interno Disciplinario funciona de manera eficiente, eficaz y efectiva,
toda vez que se llevan a cabo estrictamente los controles establecidos en los
procedimientos.
El Equipo Auditor pudo evidenciar el compromiso por parte del responsable de la Oficina
sobre el Sistema Integrado de Gestión y el seguimiento que se realiza a cada abogado
de los expedientes que tiene a su cargo.
7. RECOMENDACIONES
Que se continúen ejecutando las acciones tendientes a atender de manera integral lo
previsto en la Ley 734 de 2002 y demás normas complementarias, relacionadas con el
Régimen Disciplinario aplicable a todos los funcionarios, lo cual puede tener incidencia
en el fortalecimiento de la capacidad institucional de la Superintendencia Nacional de
Salud.
Incorporar el formato ADFLO3 el cual es aplicable a todas las actividades del
procedimiento ‘’Actuaciones Disciplinarias Ordinarias’’, toda vez, que la dependencia a
la que se le hizo seguimiento, se pronuncia mediante decisiones administrativas que se
denominan autos.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
Proyectó: Jorge Enrique Cuenca Urbina.Profesional Especializado Oficina Control Interno