SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Septiembre 2.016

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 3

3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3

4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 3

5. INFORME ........................................................................................................................................ 4

5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL .............................. 4

5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION

DOCUMENTAL – PROCEDIMIENTO CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS ....... 5

5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO. .................... 11

5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN. ................................................. 14

5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN. ADMINISTRACION DE

CORRESPONDENCIA ........................................................................................................................ 15

5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE

CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES .................................................................. 16

6. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 18

7. RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 19

1. OBJETIVO

Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló el Grupo de Gestión Documental, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en la Resolución 000180 de 2014.

2. ALCANCE

El alcance del seguimiento, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Julio de 2.016 y el 31 de Agosto de 2.016, el cual incluye el cumplimiento de las funciones, la verificación del cumplimiento de los procedimientos, el seguimiento del Mapa de Riesgos Operacionales del Proceso, seguimiento Mapa de Riesgos de corrupción del proceso, seguimiento Plan anual de Gestión correspondiente al mes de Agosto de 2016 y seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en informes anteriores.

3. MÉTODOLOGÍA

Visita in situ. Requerimiento de información al enlace elegido por el Grupo de Gestión Documental. Análisis y valoración de la información Suministrada. Elaboración del Informe. Presentación del Informe Preliminar; a la dependencia para materialización del

principio del debido proceso. Presentación del Informe Final.

4. JUSTIFICACIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

5. INFORME

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento

de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993

y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual

de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes

a la Vigencia 2.015.

5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

Actualmente el Grupo de Gestión Documental se encuentra conformado por los

siguientes funcionarios:

Cumplimiento de las funciones legalmente otorgadas a través de la normatividad

tanto externa como interna

De conformidad con el Decreto 2462 de 2013 “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’’ se definieron las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, así como las de todas y cada una de las dependencias que componen la Entidad. De conformidad con la Resolución 000180 de 2014 ‘’Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador’’. Al Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, se le asignaron funciones específicas tendientes a apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Administración de la Correspondencia de la Superintendencia Nacional de Salud. De conformidad con las funciones específicas asignadas por la Resolución en mención, el profesional de la Oficina de Control Interno que realizó el presente seguimiento, determinó que para efectos de ejecutar el monitoreo que por este se presenta, tomaría como muestra las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de dos (2) de esas funciones específicas, las cuales son:

5. Brindar asesoría, asistencia técnica, operativa o administrativa a las dependencias en materia de Gestión Documental y Archivo. 6. Apoyar a las distintas dependencias en la organización y administración de los Archivos de Gestión, así como supervisar la organización de los archivos centralizados e Históricos de la Entidad.

Así las cosas, el profesional a cargo del seguimiento procedió a realizar trabajo de campo, en donde en conjunto con el enlace de la dependencia del Grupo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa, se realizó mesa de trabajo, en la cual se solicitaron las evidencias que dieran cuenta de la ejecución de actividades tendientes a materializar el cumplimiento de las funciones escogidas como muestra; las cuales ya se describieron. 5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION

DOCUMENTAL – PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

El profesional de la Oficina de Control Interno a cargo del seguimiento que ahora se

reporta, realizó seguimiento a las 10 Actividades que conforman el procedimiento

‘’Administración de Archivo’’ con el objeto de verificar los planes, programas, políticas e

instrumentos archivísticos mediante las directrices definidas por los órganos rectores, en

concordancia con la planeación institucional.

1. Organizar los documentos de los archivos. Inventario documental: código GDFT11

2. Aplicar Tabla de Retención documental. Tablas de Retención, código GDFT03 Ficha

Técnica, código GDFT28.

GDFT03

GDFT 028: En caso que la serie / subserie a organizar no se encuentre incluida dentro la Tabla de Retención Documental Código GDFT03 o Tabla de Valoración Documental código GDFT29, se aplicará el formato Ficha Técnica código GDFT28. GDFT29: Tabla de valoración documental código: la adopción de la TRD actual, se hizo anterior a la aprobación de los procedimientos. Las TVD están en convalidación en AGN, Una vez se aprueban las TVD se incluye el formato GDFT29. Se evidencia la resolución y documento. 3. Clasificar y ordenar los documentos.

Hoja de Control Historia laboral código GDFT07. Talento Humano. Oficina Productora TH.

Hoja de Control Expedientes código GDFT09. Talento Humano. Oficina Productora TH.

4. Describir los documentos

Inventario Documental, código GDFT11

5. Ubicar los documentos en el Archivo

Rótulo de caja, código GDFT12 Rótulo de carpeta, código GDFT13

6. Gestionar las Transferencias documentales

Inventario Documental, código GDFT11

7. Elaborar el plan de transferencias

Plan de Transferencias, código COFL02

8. Socializar plan de transferencias

Lista de asistencia

9. Verificar el cumplimiento de los requisitos para la transferencia Inventario documental código

GDFT11 ó Memorando código ASFL01

10. Realizar la disposición final de los documentos: Establecer la metodología para asegurar la aplicación de la disposición de los documentos. (NO incluye formatos registros)

11. Valorar la documentación: Determinar valores primarios y secundarios de los documentos en las diferentes fases del ciclo vital. (NO incluye formatos registros)

12. Preservar la documentación a largo plazo: Realizar las actividades para la adecuada conservación impresa, magnética, digital y electrónica de los documentos de la Supersalud. (NO incluye formatos registros)

13. Eliminar los documentos

Solicitud eliminación, código GDFT10.

Con las evidencias anteriormente incorporadas, se puede concluir que el Grupo de Gestión

Documental viene cumpliendo con las funciones que le estableció el Decreto 2462 de 2.013

5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO. Proceso Tipo de

factor de Riesgo

Riesgo Descripción Consecuencias / Efectos

Potenciales

Zona de Riesgo

Tratamiento del Riesgo

Acciones Frecuencia

Responsables

Administración de la Gestión Documenta

Interno Pérdida de la memoria institucional por falta de organización de los Archivos de Gestión

Procedimientos sin aplicar, mala administración de la documentación, incumplimiento de políticas, personal que no se apropia de los procedimientos, poca disponibilidad de recursos para cumplir los requisitos, archivos desorganizados, extraviados, mal manipulados. Herramienta tecnológica subutilizada, mal manipulada, imposibilidad para realizar tareas que generen trazabilidad, la herramienta obliga en ocasiones a imprimir los documentos

Insatisfacción de los usuarios (peticiones sin resolver), demandas, tutelas, procesos disciplinarios, deficiencia en la atención a los entidades de control, ineficiencia institucional, toma de decisiones equivocadas

Alta Reducir 1. Socializar y adoptar la política, instrumentos y programas en materia de gestión documental orientadas a la concienciación de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud de la importancia de sus documentos en gestión y de la organización de los mismos. 2. Realizar diagnóstico de gestión documental con periodicidad anual, para identificar la efectividad de la aplicación de las políticas de gestión documental. 3 Adopción y socialización de los procedimientos existentes. 4. realizar auditorías internas a la aplicación de los procedimientos, formatos, instructivos adoptados a través del sistema integrado de calidad 5. Divulgación, capacitación y revisión permanente de la aplicación de las normas en materia de Gestión Documental. 6. Realizar diagnóstico de gestión documental con periodicidad anual, para identificar la efectividad de la aplicación de la normatividad vigente en gestión documental. 7. Realizar la debida verificación de los documentos desde su producción hasta la disposición final, teniendo en cuenta la normatividad establecida. 8. Realizar verificación de los archivos organizados de manera permanente. 9.Establecer programa de capacitación permanente en materia de Gestión Documental a todos los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud. 10. Realizar auditorías a los archivos de gestión de la entidad, buscando identificar deficiencias de capacitación a los funcionarios de la Entidad

Mensual

Secretaria General – Subdirección Administrativa.

De conformidad con la información suministrada por el enlace de la Dependencia, durante el mes de agosto…’’no tuvieron conocimiento de pérdida de documentos de Archivo de Gestión’’…. Sin embargo, durante el mes de Agosto, el Grupo de Gestión Documental, en asocio con el Grupo de Notificaciones y el Grupo de Correspondencia, realizó la actualización de la Matriz de Riesgos del proceso de Administración de la Gestión Documental, el cual fue remitido desde la Coordinación del Grupo de Gestión Documental, mediante correo electrónico enviado el día viernes 19 de agosto de 2016, a la Oficina Asesora de Planeación.

Socializar y adoptar la política.

Socializar Instrumentos y programas en materia de gestión documental

Diagnóstico Archivos Supersalud. Procedimientos Gestión Documental.

Campaña SOL - Gestión documental 23 y 25 de agosto de 2016, Archivo: lista asistencia campaña SOL.

Plan de capacitación vigencia 2016.

Lo anterior nos permite concluir que el Grupo de Gestión Documental viene ejecutando actividades tendientes a mitigar o evitar el riesgo seleccionado para el presente seguimiento

5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN.

La Oficina de Control Interno realizó seguimiento al Mapa de Riesgos anticorrupción, y

evidenció que la última versión correspondiente a la vigencia de 2016, está asociada a

diez procesos, los cuales se describen a continuación:

Por lo anterior, se puede determinar, que los procesos pertenecientes al Grupo de

Gestión Documental, en la actualidad, únicamente, presentan Mapa de Riesgos

Anticorrupción, relacionados con el Grupo de Notificaciones, al cual se realizará

seguimiento en otro Informe.

5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN. ADMINISTRACION DE

CORRESPONDENCIA PROCESO ACTIVIDAD NOMBRE INDICADOR FORMULA CUMPLE NO CUMPLE

Administración de la Gestión Documental

Estandarizar y modernizar la gestión documental en la Entidad. Realizar el control de calidad a las actividades de organización e intervención documental, digitalización y microfilmación documental Diseñar y estructurar los instrumentos tales como Tablas de Retención y Valoración Documental, tablas de control de acceso, modelo de gestión de documentos electrónicos, planes y programas técnicos archivísticos, entre otros.

Porcentaje acumulado de implementación Sistema de Gestión Documental en el período

Número acumulado de actividades del Programa de Sistema de Gestión Documental ejecutadas en el periodo. / Número acumulado de actividades del Programa de Sistema de Gestión Documental programadas para el periodo

X

En Acta No 23 del 28 abril 2015 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se

aprueban dos productos: Cuadro de clasificación documental y Actualización de las TRD

versión 04.

Así mismo, se envió al Archivo General de la Nación, memorando Convalidación de

Tablas de Retención Documental TRD V 4 y Cuadro de Clasificación Documental, como

se muestra a continuación.

Por lo tanto el resultado del indicador se cumple en 50%, tal cual, es la meta en el PAG.

5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA

DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES

La Oficina de Control Interno, mediante NURC 3-2016-003951 del 29 de Febrero de 2016, realizó seguimiento a la Dependencia y presentó informe, en el cual,. Conforme a las evidencias que se incorporan en este informe, la Oficina de Control Interno se permite recomendar: a. …Que se ejecuten las acciones de mejora o correctivas, incorporadas en el Plan de Mejoramiento enviado por el Grupo de Gestión Documental a la Oficina Asesora de Planeación, correspondientes a los hallazgos de la Auditoría de Calidad del 28 septiembre al 7 de octubre de 2.015 y enviado mediante NURC 3-2015-020639 del 29 octubre de 2015, a las que la Oficina de Control Interno espera hacerle seguimiento en la actividad a desarrollar en el mes de Mayo de 2.016… Dando cumplimiento a la anterior recomendación, el Profesional encargado de hacer el seguimiento bimensual a esta dependencia, solicitó las evidencias de los Planes de Mejoramiento implementados en las No-Conformidades detectadas en las mencionada Auditoría de Calidad, y estos Planes, fueron incorporados en los informes de seguimiento, que fueron presentados mediante NURC 3-2016-010121 del 31 de Mayo de 2016 y NURC 3-2016-014006 del 26 de Julio de 2016. Así las cosas, en el presente Informe se realiza seguimiento a las siguientes observaciones que estaban pendientes por implementar, conforme a los seguimientos anteriormente enunciados, realizados por profesional de la oficina de Control Interno: OBSERVACIÓN 1 Se recomienda revisar integralmente los procedimientos, formatos, indicadores de gestión, matriz de riesgos y en general toda la documentación de los cinco procedimientos que hacen parte del proceso “Administración documental”. Asimismo, trabajar conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación para realizar los ajustes a los mismos y subsanar los hallazgos. A continuación, en los siguientes pantallazos, se presentan Listado de asistencia, en donde, se socializan las guías de Organización Documental y Transferencias documentales, Así mismo, mediante NURC 3-2016-017654 del 22 Agosto 2016 se muestra la gestión adelantada, en relación con las guías de los procedimientos:

OBSERVACIÓN 5 Con respecto a los procedimientos “Planeación de la Gestión Documental” y “Administración de Archivo”, se recomienda establecer canales de comunicación eficaces con dependencias y realizar mesas de trabajo efectivas que permitan lograr resultados en la actualización oportuna de las Tablas de Retención Documental. El Grupo de Gestión Documental realizó Mesas de Trabajo con todas las Dependencias, en la vigencia 2015. Cabe precisar que la propuesta de TRD fue aprobada en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en abril de 2016 y se enviaron a Archivo General de la Nación el 23 de Junio de 2016. En la actualidad se encuentran en Convalidación por el mencionado organismo. LISTADOS Y PROPUESTAS DE TRD Mesas de Trabajo Actualización Oportuna de TRD

6. CONCLUSIONES

Se destaca el acompañamiento realizado, por el Grupo de Gestión Documental, en las

capacitaciones dictadas a los enlaces y profesionales de las diferentes dependencias,

sobre la construcción de las Tablas de Retención Documental, de las cuales se está a la

espera que sean convalidadas por el Archivo General de la Nación, para lo cual ya fueron

remitidas a esa Institución, en cumplimiento de las funciones asignadas al citado

organismo.

Procedimiento ‘’Administración de archivo’’. Se observa el cumplimiento de los registros

incluidos en el procedimiento, mediante el diligenciamiento de los respectivos formatos

que hacen parte de cada una de las actividades.

Las Actividades ejecutadas por el Grupo de Gestión Documental, logran mitigar y evitar

el riesgo ‘’ Pérdida de la memoria institucional por falta de organización de los Archivos

de Gestión’’.

7. RECOMENDACIONES

La Oficina de Control Interno, luego del recaudo de evidencias incorporadas en este

informe, así como las entrevistas y visita in situ realizada a la dependencia a la que se le

realiza seguimiento, recomienda realizar programación de mesas de trabajo con los

enlaces de la Gestión Documental de todas las dependencias, toda vez, que los (34)

contratos de prestación de servicios vigentes, en los cuales se presta asesoría en la

Gestión documental culminan en la presente vigencia. En este orden de ideas, es

necesario determinar que contratistas continuaran apoyando con sus servicios a la

Institución, en lo que respecta a la gestión Documental, y para aquellos casos en que

algunos de aquellos no continúen, se pueda transmitir el conocimiento pertinente a

Secretarios, técnicos Administrativos y Secretarias de la Institución, a fin que la

organización de documentos hasta ahora adelantada, no decaída, y por el contrario sea

fortalecida.

Teniendo en cuenta que ya en el último trimestre de la vigencia, donde se está

preparando el Plan Anual de Gestión de la vigencia 2.017, se recomienda elaborar Plan

de Trabajo que permita el cumplimiento del Indicador anual, en relación, con las

actividades de organización e intervención documental, digitalización y microfilmación

documental, con metas mensuales, bimensuales, trimestrales o semestrales, que

permitan avanzar de manera eficiente efectiva y eficaz con las actividades anteriormente

mencionadas, para lo cual, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación en el diseño

de los indicadores pertinentes, en procura que al finalizar la vigencia 2017, y luego de un

control de los mismos, la Institución y específicamente el grupo al que ahora le

realizamos seguimiento, pueda cumplir cabalmente con las metas programadas.

Cordialmente,

JUAN DAVID LEMUS PACHECO

Jefe de la Oficina de Control Interno

Superintendencia Nacional de Salud

Proyecto: Jorge Cuenca Urbina-Profesional Especializado Oficina de Control Interno.