informe seguimiento hospital metropolitano

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa

Área Salud, Agricultura y Medio Ambiente

Informe Seguimiento Hospital Metropolitano.

Fecha: 23 de diciembre de 2010. Informe N°: 47/10

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE e Hl h;

D.A.A. N° 1857/2010 REMITE COPIA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N° 47 DE 2010, REFERIDO A LA AUDITORIA AL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN EL HOSPITAL METROPOLITANO DE SANTIAGO.

SANTIAGO, ZJ.LJU2 O*0 7

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe señalado en el epígrafe, con el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta División en el referido Servicio.

Saluda atentamente a Ud.,

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POR ORDEN OEL CONTRALOR GENERAL

Patricia Arriagada Villouta ABOGADO JEFE

SIÓ DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AL SEÑOR DIRECTOR DEL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO SUR ORIENTE PRESENTE PBO/sbc

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE

CHI h

D.A.A. N° 1866/2010 REMITE COPIA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N° 47 DE 2010, REFERIDO A LA AUDITORÍA AL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN EL HOSPITAL METROPOLITANO DE SANTIAGO.

SANTIAGO, 2 3.0IC 1 O *077695



PIAP/fffle) Mr.rdtVI,r.." 7:1000^ CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

AL SEÑOR MINISTRO DE SALUD PRESENTE PBO/sbc

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 26 1:1 1977 CH I I. 1,

D.A.A. N° 1865/2010 REMITE COPIA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N° 47 DE 2010, REFERIDO A LA AUDITORÍA AL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN EL HOSPITAL METROPOLITANO DE SANTIAGO.

SANTIAGO, 23.01C 10*077699



POR ORDEN DEL CONTRALOR GENE'R/..

Patricia Arriagada Villoutt, ABOGADO JEFE

VISIÓN DE AUDITORÍA ADMINIS TIV'

A LA SEÑORA AUDITORA MINISTERIAL MINISTERIO DE SALUD PRESENTE PBO/sbc

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


DAA. N° 1609/2010 SOBRE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 47, DE 2010, REFERIDO A LA AUDITORÍA AL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN EL HOSPITAL METROPOLITANO DE SANTIAGO.

SANTIAGO, 2 3.D1C 10*077700

En cumplimiento del programa anual de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2010, se procedió a efectuar un seguimiento a las observaciones señaladas en el Informe Final N° 47, de 2010, sobre auditoría al proceso de control de bienes muebles e inmuebles, de la Entidad de la referencia, dependiente del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, con el objeto de verificar el cumplimiento de las medidas comprometidas por el Hospital para su regularización, contenidas en el oficio Ordinario N° 41, de 2010, del aludido Establecimiento Asistencial.

El seguimiento efectuado arrojó los siguientes resultados, en relación a las observaciones que en cada caso se indican:

I.- EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

1. - Manual de Adquisiciones.

En lo referente a que el Manual de Procedimientos de Adquisiciones no se encontraba aprobado por la autoridad pertinente, en el seguimiento, se verificó que mediante la resolución exenta N° 573, de 3 de noviembre de 2010, se aprobó el "Manual de Procedimiento Unidad de Adquisiciones del Hospital Metropolitano de Santiago", en el cual se señalan todos los procedimientos relativos a la compra de bienes y contrataciones, procedimientos de pago y registro de respaldo de cada actividad, además de los responsables de los diversos procesos, por lo que se da por subsanada la observación.

AL SEÑOR DIRECTOR HOSPITAL METROPOLITANO DE SANTIAGO PRESENTE ACL/PDC



2.- Comité de Adquisiciones.

En lo concerniente a la falta de reuniones de dicho Comité, lo cual vulneraba el punto cuatro de la resolución exenta N° 1.893, de 27 de julio de 2009, que disponía que esa unidad asesora debería sesionar a lo menos una vez al mes, siendo obligatoria la asistencia de sus miembros y que los nombres de los integrantes del Comité no habían sido actualizados, en la visita de seguimiento se verificó que mediante la resolución exenta N° 2.210, de 26 de octubre de 2010, se modifica la resolución exenta N° 1.893, en el numeral 1, y se establecen los integrantes del Comité, designándose al Director del Hospital como su Presidente. En cuanto a las actas de las sesiones realizadas los meses de julio, agosto, septiembre y octubre de 2010, éstas no se encontraban firmadas por la totalidad de los participantes, por lo que la observación se supera en parte, sin embargo, deberán arbitrarse las medidas para que en lo sucesivo, la totalidad de los asistentes a las sesiones suscriban las respectivas actas.

3.- Proceso de Compras.

Respecto de que las licitaciones para la contratación de servicios efectuadas por el Centro Hospitalario el año 2009, fueron realizadas por la Unidad de Comercialización, limitándose la Unidad de Abastecimiento a subir la información al portal MercadoPúblico, en el seguimiento se verificó que las licitaciones son realizadas por la Unidad de Abastecimiento lo cual, además, se encuentra establecido en el referido Manual de Procedimiento Unidad de Adquisiciones.

En lo relativo a que la Unidad de Abastecimiento, para las operaciones de compra utilizaba en forma paralela el portal MercadoPúblico y un sistema computacional interno, dualidad que, entre otras situaciones, implicaba la confección de dos órdenes de compra y que carecía de una aplicación computacional directa que actuara de interfase entre los sistemas de MercadoPúblico y Recepción de Mercaderías, y sobre lo cual el Hospital respondió que para las compras por el portal fue adoptado el identificador que genera dicho portal, en el seguimiento se verificó que el Hospital genera un documento denominado "Guía de Recepción", el cual se utiliza cuando se recibe la mercadería e incluye el número de la Orden de Compra registrado en el citado portal.

Con respecto a que en algunas ocasiones, en la confección de la Orden de Compra del referido portal se omitía el dato relacionado con la "Fecha de Entrega" de las mercaderías por parte de los proveedores y ante lo cual la Dirección del Centro Asistencial respondió que el Supervisor y los Ejecutivos de Compras del Hospital debían velar por la inclusión de la fecha de despacho de los productos en las órdenes, en la visita de seguimiento se revisó una muestra selectiva de órdenes de compra del mes de noviembre de 2010, las cuales contenían la fecha de entrega de los productos, por lo que se dan por subsanadas las observaciones referidas a este rubro.

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4.- Control de Existencias.

En cuanto a que el Departamento de Finanzas no había nombrado un encargado de existencias, en la visita de seguimiento se constató que éste fue designado mediante la resolución exenta N° 926, de 27 de mayo de 2010, del Hospital Metropolitano, quien, a través de un sistema computacional, obtiene el listado con las existencias de las bodegas, además elaboró un inventario general de todas las unidades del Hospital faltando solo la Unidad de Ropería y Mantención.

En relación a que el Establecimiento contaría con una Bodega de Excluidos en donde serían almacenados todos los bienes dados de baja, y se tendría un sistema computacional que permitiría realizar el control de inventarios, en el seguimiento se verificó la existencia de dicha bodega en donde se acopian los bienes dados de baja y la implementación de un sistema computacional de control de existencias, por lo que se dan por subsanadas las observaciones.

5.- Encargado de Bodega.

Respecto de que no se había nombrado de manera oficial al encargado de Bodega de Bienes de Consumo y que tal labor quedaba radicada en forma tácita en la persona a cargo de la Unidad de Logística, quien no rinde fianza de fidelidad funcionaria con lo cual se contraviene el artículo 56 del decreto ley N° 1.263, de 1975, en el seguimiento se verificó que, mediante resolución exenta N° 1.029, de 1 de junio de 2010, del Hospital Metropolitano de Santiago (Hosmet), se designó un encargado de la Bodega de Bienes de Consumo, el que a su vez, es el encargado de Logística dependiente de la Unidad de Abastecimiento, y que rinde fianza de fidelidad funcionaria desde el 30 de julio de 2010, por lo que la observación se da por subsanada.

6.- Encargados de Inventario.

En lo concerniente a la carencia de un listado completo y actualizado del personal responsable del inventario de los bienes muebles distribuidos en las diversas unidades, tanto clínicas como administrativas, que deben coordinarse con la Unidad de Inventarios, debido a que no habían sido nombrados de manera formal los funcionarios que tendrían a su cargo tal actividad, en el seguimiento se verificó que mediante la resolución exenta N° 926, de 27 de mayo de 2010, del Hospital Metropolitano, se designó un encargado de inventario dependiente de la Unidad de Finanzas de ese establecimiento asistencial.

En cuanto a las acciones comprometidas, como la confección de un listado de los bienes existentes en las diferentes unidades y de la nominación de los funcionarios responsables de las especies en cada una de las dependencias, tanto clínicas como administrativas del Hospital, en el seguimiento se verificó su realización, por lo que se dan por WOzs,las observaciones.



7.- Recuentos Selectivos.

En relación a que no se habían practicado recuentos selectivos a los bienes asignados a las distintas dependencias del Hospital, en el seguimiento se constató que la Subunidad de Inventarios, que forma parte de la Unidad de Finanzas, practicó inventarios selectivos en los meses de julio, agosto y septiembre de 2010, a la cocina, bergers y televisores del Hospital, respectivamente, por lo que se da por subsanada la observación.

8.- Coordinación entre Unidades Administrativas.

En cuanto a la inexistencia de una coordinación fluida y permanente entre las Unidades de Inventarios y de Equipos Médicos, que permitiese tener una efectiva comunicación, sobre la existencia de equipamiento a una determinada fecha, y ante lo cual, la Dirección del Hospital respondió que para establecer vínculos de mejor comunicación e interacción entre las unidades, existía una planilla Excel, constantemente actualizada con los datos, entre otros, de las salidas y entradas de tales equipos, y que al no existir en su momento un Encargado de Inventarios fue imposible mantener una comunicación entre las dependencias aludidas, en el seguimiento se verificó, que la Unidad de Equipos Médicos mantiene una planilla Excel con datos, que incluyen los antecedentes anteriormente señalados, y que existen correos entre esas Unidades, sin embargo, al realizar una prueba selectiva de los equipos registrados en noviembre de 2010 y enviados a reparación a empresas externas, se constató que la Subunidad de Inventario, no tenía conocimiento ni información de respaldo de esos traslados. Además, la Unidad de Equipos Médicos informó que la planilla de equipos fue enviada hasta el mes de agosto de 2010, y que se está enviando la información con un mes de atraso, por lo que se mantiene la observación.

9.- Facturas de Proveedores.

En lo relativo a que la recepción de las facturas entregadas por los proveedores se realizaba en distintas dependencias. Aquéllas relacionadas con bienes, por lo general, eran recibidas en las bodegas de la Unidad de Logística, en cambio, las vinculadas con compras de servicios eran recibidas en Oficina de Partes y luego remitidas a la Unidad de Finanzas, situación que debilitaba los controles internos sobre la materia, y sobre lo cual la Dirección del Hospital expresó en su oportunidad, que todas las facturas se recibirían en la Oficina de Partes del Hospital, previo ingreso de mercaderías en la bodega de Abastecimiento, no pudiendo ser recibidas por otras unidades del Establecimiento y que se adoptarían las siguientes acciones:

a) Informar a los proveedores a través del medio electrónico MercadoPúblico. En el caso de las adjudicaciones, publicar una Carta Aviso indicando que junto con la recepción ._de mercaderías tendrán que adjuntarse tres fotocopias de la factura original. 1.Gii -z3 N

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b) Los Administradores de las Bodegas harán entrega a los transportistas de una copia de Carta Aviso, con las nuevas medidas.

c) La carta aviso de la medida adoptada será enviada por correo electrónico.

Asimismo, la unidad de Informática del Hospital está trabajando en una aplicación que permitirá realizar un seguimiento completo de las facturas recibidas, considerando todos los antecedentes que deben administrarse, tales como la fecha de recepción del documento y situación física del mismo y además todas las medidas mencionadas quedarán incorporadas en el Manual de Compras.

En el seguimiento se verificó la implementación de una aplicación computacional orientada a registrar las facturas recibidas en la Oficina de Partes y, se advierte que se dio cabal cumplimiento a las acciones señaladas, por lo tanto, se da por subsanada la observación.

II.- EXAMEN DE CUENTAS

1.- Bienes Inmuebles.

A fines de 2009, la dotación de camas del Hospital Metropolitano ascendía a 165, constituidas por 96 de cuidados básicos, 40 de cuidados agudos, 20 de cuidados intermedios y 9 de cuidados intensivos, lo cual no se condice con el Convenio de Autorización de Uso, suscrito entre el Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente y el Ministerio de Bienes Nacionales y Fisco-Ejército de Chile-Comando de Infraestructura, en el sentido que uno de los fundamentos de su firma era dar respuesta a una demanda insatisfecha de camas de paciente crítico en la Región Metropolitana. En el seguimiento, se comprobó que la dotación de camas adultos del establecimiento asciende a 176, constituidas por 64 camas de cuidados básicos, 72 de cuidados agudos, 26 de cuidados intermedios y 14 de cuidados intensivos, de acuerdo con la resolución exenta N° 2.268, de 2 de noviembre de 2010, del Hospital Metropolitano de Santiago, por que la observación se da por superada.

Respecto a los once pabellones quirúrgicos que no estaban habilitados para operar, en el seguimiento se verificó, que a noviembre de 2010, se estaban usando nueve pabellones, uno por el Hospital Metropolitano y ocho por el Hospital Félix Bulnes, parte de cuyas atenciones se realizan en el Hospital Metropolitano, producto del terremoto de febrero de 2010. De acuerdo a lo informado por el Subdirector Administrativo del Hospital Metropolitano, se está elaborando un convenio de uso con dicho establecimiento, por lo tanto se dará por superada la observación, sin embargo, debe concretarse y sancionarse el convenio referido precedentemente.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 2n

En cuanto a que no figuraba el detalle de las especies en el Anexo "I", Inventario, dentro de los apéndices A, B, C y D, que a su vez, están relacionados con los Grupos 1, 2, 3 y 4, respectivamente, cabe indicar que este antecedente forma parte del acta de traspaso material del inmueble e inventario de bienes efectuado el 22 de abril de 2009, por parte del Director del Hospital Militar al Servicio de Salud Metropolitano Sur-Oriente, representado a esa fecha, por la Directora del Hospital Metropolitano de Santiago. Al respecto, en el seguimiento se verificó que a noviembre de 2010, se cuenta con el Anexo "I" de forma detallada, por lo que se da por superada la observación.

Además, en dicho texto se establece que el Establecimiento podrá incluir una disminución del inventario contenido en el Anexo "I", debidamente valorizado para su traspaso definitivo mediante un convenio que suscribirán al efecto los comparecientes, sin embargo, el proceso de negociaciones con el Hospital Militar no se había finiquitado. En el seguimiento se constató la celebración del convenio, "Transferencia Bienes Muebles Prescindibles", de 14 de julio de 2010, entre el Director General del Hospital Militar y el Director(s) del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, en el que el Hospital Militar vende, cede y transfiere al Servicio anteriormente identificado, la totalidad de las especies muebles usadas, el cual fue aprobado por resolución exenta N° 1.595, de 10 de agosto de 2010, del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, superando con ello la observación. No obstante, cabe hacer presente que la referida resolución presenta un error en la fecha de suscripción del convenio, ya que dice 14 de mayo de 2010, debiendo ser 14 de julio de 2010, además, debido al monto de la transacción, ella se encuentra sometida al tramite de Toma de Razón, por lo que deberá ser remitida a esta Contraloría General.

2.- Portal ChileCompra.

En relación con este acápite, el Centro Asistencial no había publicado el Manual de Procedimientos de Adquisiciones en el Sistema de Información de ChileCompra, situación que vulnera lo dispuesto en el artículo 4, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. En el seguimiento se verificó que el referido Manual se envió el 23 de noviembre de 2010 a la Dirección de Compras y Contratación Pública para su publicación. Sin embargo, al 26 de noviembre de 2010, dicho manual no se había incorporado en el sitio web.

Respecto de que el Hospital no ingresó dentro de los plazos respectivos el Plan Anual de Compras en la página web de ChileCompra, lo que contraviene lo preceptuado en el artículo 100 del referido decreto, en el seguimiento, se constató que el establecimiento asistencial acreditó certificados de recepción de "Documentos Plan Anual de Compras 2010", de 12 de julio de 2010, de parte de ChileCompra, sin embargo, a noviembre de 2010, éstos no se encontraban en la citada página web, por lo que se estima superada esta situación, sin embargo, el Hospital deberá adoptar las medidas tendientes a asegurarse que el Plan y el Manual ya referidos, aparezcan incorporados en el portal para conocimiento público.



3.- Endeudamiento Hospitalario.

En lo concerniente a la carencia de un registro administrativo de facturas recibidas de las diferentes empresas vendedoras, tanto de bienes como de servicios, que sirva para conocer en forma exacta la data de ingreso de tales documentos al Establecimiento y sobre lo cual la Dirección respondió que desde el 2 de mayo de 2010, una secretaria se está haciendo cargo del registro de la documentación recibida en la Unidad de Finanzas, incluidas las facturas de los proveedores, en el seguimiento se constató que la Oficina de Partes recepciona las facturas colocándoles un "timbre recepción" e ingresándolas a un sistema informático, posteriormente las envía a la secretaria de Finanzas quien procede a su registro, el cual incluye la fecha de la factura, monto, proveedor, entre otros, por lo que se da por superada la observación.

En cuanto a que en el SIGFE se consideraba como fecha de recepción, la de vencimiento de la factura, situación que desvirtuaba la exactitud de lo adeudado a los proveedores en una determinada época y ante lo cual la Dirección respondió que el sistema por defecto no permite ingresar la fecha de la factura puesto que éste considera a lo menos la data del día en que se está trabajando, en el seguimiento se verificó que esto se mantiene y que la factura se devenga días después de ser recibida en la oficina de partes.

En lo referido a que entre los meses de septiembre y diciembre de 2009, se presentaron obligaciones devengadas y no pagadas que superaron los 45 días, lo cual contraviene lo dispuesto en la partida Ministerio de Salud, glosa 02, letra e) de la ley N° 20.314, de Presupuestos del Sector Público para el año 2009 y sobre lo cual la Directora expresó que la unidad de Finanzas ha hecho todo lo posible para cumplir con la glosa citada, sin embargo, el poder pagar las facturas en los plazos establecidos depende de la remesa que mensualmente remite el Nivel Central, la cual es esporádica y de montos insuficientes para poder cumplir con los compromisos contraídos. En el seguimiento se verificó que las facturas se siguen pagando con retrasos, a modo de ejemplo, la factura N° 21.888, recibida el 8 de julio de 2010 en Oficina de Partes y devengada el 21 de julio, fue pagada el 19 de noviembre de 2010, demorándose más de 90 días en su pago, además se observó que el Establecimiento posee una deuda vencida al 31 de octubre de 2010, entre 51 y más días, de M$ 369.392, por lo que se mantiene la observación.

4.- Módulos del SIGFE

4.1.- Presupuesto.

En relación a esta materia, se determinó que el Hospital para efectos de su ejecución no había desagregado su presupuesto en Unidades Demandantes, por lo tanto, esta opción no había sido implementada dentro de la operatoria presupuestaria y sobre lo cual la Dirección del Establecimiento señaló que las unidades de Comercialización, Finanzas y Abastecimiento estaban trabajando en la creación de Centros de Costos de acuerdo al presupuesto asignado a cada _ cuenta. En el seguimiento se verificó que el 1 de -de 2010, el Subdirector

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Administrativo envió un memorándum al Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente solicitando habilitar para el año 2011, los Centros de Costos, ya que aún no había sido implementado, por lo que se mantiene la observación.

4.2.- Compromisos a Futuro.

Respecto de que los compromisos provenientes de la suscripción de convenios con diferentes proveedores, por la compra de bienes y servicios, no eran ingresados como obligaciones a futuro en el SIGFE, reconociéndose en forma mensual en el módulo de compromisos, lo que implicaba que a una determinada fecha no se pueda conocer con exactitud la totalidad de las obligaciones contraídas por el Centro Asistencial, por lo que existía inconsistencia entre la información emanada de los contratos de compra y el SIGFE, la Dirección respondió que el Sub-Director Administrativo ha dado las instrucciones por correo electrónico en orden a que toda la documentación de respaldo de los procesos de compra sea enviada a Finanzas, lo cual involucra la licitación en su conjunto, agregando que sería solicitado el soporte de este modelo de compromisos futuros a la Dirección del Servicio de Salud Metropolitano Sur-Oriente.

En la visita de seguimiento se constató que los compromisos se siguen reconociendo en forma mensual en el SIGFE, según lo informado por la Unidad de Finanzas, esto se debe a que, si se comprometen en forma anual, el Establecimiento no estaría en condiciones de asumir las demás obligaciones, ya que se quedarían sin presupuesto antes de empezar a trabajar. Respecto de las instrucciones por correo electrónico que habría emitido la Subdirección Administrativa, se informó que ellas se impartieron de manera verbal y directamente en una reunión sostenida con todos los jefes de su dependencia, por lo que se mantiene la observación.

5.- Documentos de Tesorería.

En lo referido a que en el Registro de Caja Banco destinado a llevar el número correlativo de los comprobantes tanto de ingresos como de egresos, no se consignaba el dígito del ID del documento de Tesorería, y ante lo cual la Dirección respondió que a contar del 18 de enero de 2010, en la unidad de Finanzas del Hospital, fue implementada una columna para ingresar el número de ID que entrega el SIGFE al momento de emitir el pago en el módulo de Tesorería dentro del Registro de Caja Banco, en el seguimiento se constató la inclusión del número de ID en el Registro de Caja Banco dándose por superada la observación.

En relación a que en los egresos, no se adjunta la totalidad de la documentación de sustento de las operaciones relacionadas con gastos, además, no quedaba de respaldo el asiento de la instancia devengado del SIGFE de la respectiva transacción, la Dirección respondió que a contar del mes de mayo de 2010, el asiento correspondiente al devengado de la factura se adjunta al pago de dicho documento y que fueron dadas las instrucciones para adjuntar toda la documentación de respaldo correspondiente -ctésde la Sub-Dirección Administrativa y además desde marzo se

fiando a la Jefatura

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aludida el listado de pagos para su autorización pertinente. En la visita de seguimiento se verificó que se adjunta el respectivo asiento de devengado junto con toda la documentación de respaldo y que el 22 de marzo de 2010, mediante providencia N° 22, de la Unidad de Finanzas, se envió indicaciones al Jefe de Abastecimiento, en las que se define que toda factura debe incluir en su respaldo la orden de compra, resolución de compra, cuadro comparativo y guía de solicitud de compra, por lo que se da por superada la observación.

En lo referido a que no existía un documento donde quede consignado dentro de la documentación de respaldo, el acto administrativo referido a la autorización del pago a los diversos proveedores del Centro Asistencial, en el seguimiento se verificó que se adjunta dentro del comprobante de egreso, la resolución exenta que aprueba el pago de la factura, subsanándose la observación.

En relación a que la refrendación presupuestaria relacionada con los desembolsos efectuados por el Establecimiento, no quedaba consignada en los antecedentes justificatorios pertinentes, la Dirección respondió que esto se está regularizando, a partir del mes de mayo de 2010. En el seguimiento se verificó que se realiza la refrendación mencionada, pero no se adjunta a los documentos de respaldo, por lo que se mantiene la observación.

6.- Conciliaciones Bancarias.

En cuanto a que el Hospital Metropolitano de Santiago, no utilizaba la cuenta 000-0-973004-4, Remuneraciones, debido a que los sueldos de los funcionarios del Establecimiento eran pagados por el Servicio de Salud Metropolitano Sur-Oriente, en el seguimiento se constató que el Hospital, a partir de julio de 2010, la está utilizando, lo que permite subsanar la observación.

En lo concerniente a que el formato de las conciliaciones bancarias no era informativo, debido a que no indicaba, entre otras materias, los giros y depósitos del período, por lo tanto, en la práctica resultaba una mera cuadratura aritmética, y que las cartolas históricas de la cuenta 000-0-973005-2, Gastos Generales, proporcionadas por el BancoEstado aparece el RUT y el nombre del Servicio de Salud Metropolitano Sur-Oriente, en el seguimiento se comprobó que en las conciliaciones aparece el movimiento de la cuenta junto con el detalle de los cheques girados y no cobrados, y que las cartolas se encuentran a nombre del Hospital Metropolitano, por lo tanto se da por superada la observación. Sin embargo, cabe advertir, que las conciliaciones de los meses de agosto, septiembre y octubre de 2010, no se encontraban firmadas por el jefe correspondiente.

En relación a que los cheques, eran emitidos manualmente y no se utilizaban los recursos informáticos de control que provee el SIGFE sobre la materia, y que tampoco se estaba utilizando el procedimiento de pago electrónico, el Hospital respondió que los cheques girados son confeccionados en un sistema informático facilitado por el Banco Estado que permite llevar un control de todos los documentos girados e impresos, detalle por cuenta y el total de los gastos.

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En el seguimiento se constató que no se trabaja con el módulo que provee el SIGFE y que a noviembre de 2010 no se utiliza el pago electrónico para los proveedores, sino que se usa un sistema computacional en el cual se confeccionan los cheques a través de la opción "Sistema emisor de cheques" y también se pueden consultar los cheques girados a través de la opción "Consultas cheques", por lo que se mantiene la observación.

7.- Documentos Caducados.

En relación a cheques girados y no cobrados los cuales habían expirado su plazo de cobro, sin embargo no fueron ingresados con la debida oportunidad a la cuenta Documentos Caducados dentro del SIGFE, contraviniendo lo establecido en la circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, en el seguimiento se comprobó que aún existen cheques girados y no cobrados que no son ingresados oportunamente en la cuenta documentos caducados del SIGFE, por lo que se mantiene la observación.

Respecto de que los cheques caducados fueron revalidados por la Unidad de Tesorería contraviniendo lo establecido en el dictamen N° 11.027, de 3 de marzo de 2004, de esta Contraloría General, la Dirección indicó en su oportunidad, que desde el mes de abril de 2010, el Hospital no efectúa revalidación de cheques, debido a que son ingresados al SIGFE en la cuenta denominada "Documentos Caducados", y en el caso de ser requeridos los pagos pertinentes son girados nuevos cheques. En el seguimiento se verificó que no se revalidan sino que se emiten nuevos cheques, por lo que se entiende subsanada la observación.

8.- Bienes Muebles.

En lo concerniente a que no se había efectuado un inventario general de las especies que mantiene el Centro Asistencial para su funcionamiento, y que no existía un registro administrativo completo y actualizado de los bienes del Hospital Metropolitano, en el seguimiento se constató la realización de un recuento de los bienes del Hospital Metropolitano, sin embargo, al efectuar una prueba selectiva de los bienes inventariados, se determinó que el registro no estaba completo, ni actualizado, por lo que se mantiene la observación.

En cuanto a que la Unidad de Inventarios, contaba con un solo funcionario, en el seguimiento se constató que su dotación aumentó a tres funcionarios, dándose por superada la observación.

Sobre la inexistencia de una aplicación computacional que enlace el sistema de bienes muebles contable con el administrativo del Centro Hospitalario, en el seguimiento se constató que existe una aplicación computacional, desarrollada por la Unidad de Informática del Hospital Metropolitano, la cual se encuentra operativa y en uso, donde se registran directamente los bienes adquiridos por el Hospital Metropolitano (Hosmet/ parte, los antecedentes

DIVISION DE c1:3 AUDITORIA

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de los bienes que pertenecían al Hospital Militar se manejan en una planilla Excel por el encargado de inventario, por lo que se mantiene la observación formulada.

En cuanto al documento denominado "Informe de Alta de Bienes Depreciables y Control de Bien Fungible", se mantiene la observación en el sentido que no se consigna el número de inventario de la especie, carece del nombre y firma del funcionario que aprueba la operación respectiva, y tampoco figura el número del Comprobante de Egreso que resulta necesario para relacionarlo con la documentación de respaldo archivada en la Unidad de Tesorería.

9.- Ubicación y Uso de Bienes.

Sobre la carencia del número de inventario; inexistencia de planchetas murales en las diversas unidades, y que no se tenía habilitada una Bodega de Excluidos al interior del Establecimiento, para almacenar las diferentes especies que no son utilizadas, la Directora informó, que a contar del 1 de junio de 2010, estaría habilitada una Bodega de Excluidos donde serían almacenados todos aquellos bienes dados de baja y en esa misma fecha estaría a disposición un programa computacional que permitiera realizar un control de existencias mediante inventarios selectivos. Asimismo, indicó que los funcionarios designados por el Jefe de Finanzas para estas labores estaban siendo capacitados para la correcta utilización del programa.

En el seguimiento se verificó, la existencia de planchetas murales en las diversas unidades, tanto administrativas como asistenciales y de bienes muebles con número de inventario, sin embargo, al efectuar una prueba selectiva de los bienes inventariados en el área de esterilización, se constató que en dicho lugar no estaba la plancheta respectiva, que habían bienes que no tenían el número de inventario y que faltaba incluir en el registro uno de los extintores, por lo que se mantiene la observación.

En cuanto a la ausencia de una Bodega de Excluidos, se constató que existe una al interior del Establecimiento destinada a almacenar las diferentes especies que no son utilizadas, lo que permite subsanar la observación.

10.- Contingencias relacionadas con el equipamiento médico.

En cuanto a la inexistencia de un procedimiento escrito y aprobado por la Dirección del Establecimiento que indique cómo actuar ante eventuales contingencias en el funcionamiento de los equipos médicos; y ante lo cual la Dirección señaló que estaba siendo elaborado el procedimiento respectivo con plazo de entrega del 1 de junio de 2010, en el seguimiento se verificó, que mediante la resolución exenta N° 584, de 4 de noviembre de 2010 del Hosmet, se aprobó un "Instructivo plan de contingencia durante fines de semanas o feriados, en ausencia del encargado de equipos médicos del Hospital Metropolitano de Santiago", por lo que se da por superada la observación.

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11.- Presupuesto de Ingresos y Gastos.

Sobre la diferencia existente entre las resoluciones exentas dictadas por el Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente y el SIGFE, en el subtítulo 29 "Adquisición de Activos no Financieros" del presupuesto del Establecimiento, por M$ 759.353, la cual no fue regularizada al término del ejercicio presupuestario, en la visita de seguimiento se verificó que la Unidad de Finanzas envió diversos mail a la Dirección del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente para regularizar este tema no habiendo recibido respuesta, por lo que se mantiene la observación.

III.- OTRAS MATERIAS

- Recaudación de Ingresos.

Respecto a que no se había implementado una Caja Recaudadora dentro del Centro Hospitalario, que reciba los pagos que deben efectuar los pacientes afiliados al Fonasa clasificados en los grupos C y D, y de algunas personas pertenecientes a Isapres, asimismo, que el único resguardo que había tomado el Hospital en la mayoría de los casos, era hacer firmar un pagaré sin valor que con posterioridad quedaba archivado en la Unidad de Tesorería, así como el notorio retraso en la liquidación de las cuentas de pacientes provenientes de las atenciones hospitalarias otorgadas por el Establecimiento; y que a nivel de los registros contables no se habían reconocido las operaciones de ingreso dentro del SIGFE, por lo tanto, no aparecían devengadas dichas atenciones asistenciales otorgadas en el transcurso del año 2009, la Dirección del Hospital informó, que la demora en la recaudación de los ingresos provenientes de las prestaciones asistenciales, se debía a la carencia de personal para dicha función, agregó que se habían desarrollado las siguientes actividades: a) Construcción de la Oficina de Recaudación ubicada en el Hall Central; b) Contratación de un funcionario dedicado a la tarea aludida; c) Contratación de un profesional para el área de costos que permitiría distribuir las actividades que ejecuta la persona encargada de las liquidaciones de cuentas; d) Mejoramiento de los procesos de notificación de las cuentas de pacientes; e) Recaudación de los ingresos por parte de una persona de la unidad de Comercialización, una vez que obtenga la póliza de fianza pertinente. Agregó, que con posterioridad tales dineros serán rendidos diariamente al encargado de Tesorería del Hospital.

En el seguimiento, se comprobó que: a) Se habilitó una oficina recaudadora en el sexto piso, donde la recaudación diaria es entregada a Tesorería; b) No se contrató personal, pero se asignó la función aludida a un funcionario del Hospital, cuya propuesta de póliza de fianza se envió a Contraloría el 4 de noviembre de 2010; c) Se contrató un profesional para el área de costos; con póliza de fianza en trámite, por lo tanto la recaudación la realizan personas de Comercialización que poseen dicha póliza; d) Se han realizado gestiones para notificar las cuentas pacientes, tales como envío de cartas de cobranza y seguimiento de éstas; e) Mediante la resolución exenta N° 623, de 29 de noviembre de 2010, se aprobó un convenio de cooperación entre el Hospital y una empresa de servicios de ingeniería, para que diseñe, desarrolle e implemente, en carácter de Plan Piloto, una aplicación para la Cuenta Corriente del Paciente' .41 --disminuido el retraso en la



liquidación de las cuentas de pacientes provenientes de las atenciones hospitalarias otorgadas por el Hosmet sin embargo, en noviembre se están finiquitando las correspondientes a julio de 2010. Por lo anteriormente expuesto, se mantiene la observación.

CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que, en general, las medidas adoptadas por el Hospital Metropolitano de Santiago, satisfacen los requerimientos de la Contraloría General, en relación con las observaciones planteadas en informe final N° 47, de 2010, sin embargo, se deberán impartir instrucciones en orden a solucionar aquellas que aún se mantienen pendientes y que dicen relación principalmente con lo siguiente:

1. Completar y actualizar el registro administrativo de los bienes que lleva la unidad de Inventarios del Hospital incluyendo el uso de la aplicación computacional. Asimismo actualizar la información que mantienen las unidades de Equipos Médicos y la Subunidad de Inventarios y completar todos los datos contenidos en el documento denominado "Informe de Alta de Bienes Depreciables y Control de Bien Fungible", en el momento de la incorporación de las especies.

Del mismo modo, registrar en las planchetas murales, la totalidad de los bienes existentes en cada unidad con su correspondiente código.

2. Regularizar la publicación del Manual de Adquisiciones así como del Plan Anual de Compras en el portal de ChileCompra.

3. Agilizar el proceso de las liquidaciones de cuentas de los pacientes que estuvieron hospitalizados en el Centro Hospitalario.

4. Registrar en el SIGFE los montos adeudados por personas que han recibido prestaciones asistenciales por el Hosmet.

5. Firmar las actas del Comité de Adquisiciones por parte de todos los asistentes a las sesiones de dicho Comité.

6. Disminuir los plazos de las obligaciones devengadas y no pagadas, las que no deben superar los 45 días, de acuerdo con la ley de presupuestos del sector público.

7. Implementar la desagregación del presupuesto en Unidades Demandantes dentro del

DIVISION DE AUDITORIA

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8. Adjuntar la refrendación presupuestaria a la documentación de respaldo del gasto respectivo.

9. Suscribir y sancionar un convenio entre el Hospital Félix Bulnes y el Metropolitano por el uso de los pabellones.

10. En relación a los cheques, se deberá utilizar los recursos informáticos que provee el SIGFE, así como ingresar con la debida oportunidad los documentos caducados dentro de este sistema. De igual forma, se debe analizar y regularizar la diferencia entre los registros del SIGFE y los antecedentes presupuestarios ocurrida en el subtítulo 29 "Adquisición de Activos no Financieros", en el ejercicio del año 2009.

11. Por último, se debe enviar al trámite de Toma de Razón a esta Contraloría General, la resolución del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, que aprueba el convenio, "Transferencia Bienes Muebles Prescindibles", de 14 de julio de 2010, entre el Hospital Militar y el citado Servicio de Salud.


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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa

Área Salud, Agricultura y Medio Ambiente

informe seguimiento hospital metropolitano

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