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CONTABILIDADSistema de Información ContableInforme de Proyecto de Contabilidad, sobre la creación de un Sistema de Información Contable, realizado en la Universidad Cristiana Evangélica Nuevo Milenio UCENM

Alumno: Angel Samuel ZelayaCatedrática: Lic. Yaneth Hernández01/08/2014

"CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE"

Índice

Objetivo General……………………………………………………………………….. 2

Objetivo Especifico…………………………………………………………………….. 2

Introducción………………………………………………………………………………. 3

Marco Referencial………………………………………………………………..……. 4

a) Generalidades de la Empresa……………………………….…………… 5b) Misión y Visión…………………………………………………………….……. 6c) Valores fundamentales de la Empresa………………………………. 6d) Políticas Fundamentales de la Empresa…………………………….. 7e) Estructura Organizacional…………………………………………………. 9f) Definición y Funciones del Departamento de Contabilidad. 10g) Descripción de las Operaciones Contables………………..……… 12h) Glosario de Términos Contables- Financieros…………….…….. 13i) Importancia de los SIC para Empresas o Negocios……………. 20j) Explicación del Sistema de Información Contable…………….. 24k) Resultados Económicos obtenidos en las actividades

de su empresa lo largo de un periodo………………………………. 25l) Conclusiones……………………………………………………………………. 30m)Recomendaciones……………………………………………………………. 31n) Bibliografía……………………………………………………………………….. 32

Anexos………………………………………………………………………………………. 33

Proyecto "Sistema de Información Contable" Página 1


Objetivo GeneralEl propósito principal del presente trabajo de investigación relacionado con la Contabilidad y el Sistema de Información, es crear un “Sistema de Información Contable” que facilite y permita a la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE" el conocimiento de la administración el registro contable de las operaciones de una manera más fácil y cómoda, que evite realizar los registros de sus movimientos contables (Operaciones) en forma manual y optimizar los resultados más eficientes en sus funciones.

Objetivos Específicos1. Identificar las etapas del proceso productivo de la empresa.2. Diagnosticar el Sistema de Información Contable de la empresa a fin de obtener

información sobre la veracidad de los datos, su confiabilidad.3. Determinar el listado de cuentas por departamentos.4. Codificar las cuentas que conforman el sistema de contabilidad.5. Proveer un Sistema de Información Contable a la Empresa "CONSTRUCCIONES ROCA

FUERTE", para una mejor organización de la información y registro de las operaciones.6. Mejorar la fluidez y rendimiento de información al necesitarla para conocer las

actividades, presupuesto que será necesario.



INTRODUCCIONEl fin de este trabajo consiste en diseñar y describir el funcionamiento de un Sistema de Información Contable en una empresa para mejorar su eficiencia, y demostrar que el fin último de los Sistemas Contables es la información para la toma de decisiones, no sólo tiene que ser útil para que el Contador pueda extraer información de carácter legal para proveer a terceros, sino que también tiene que ser capaz de obtener informes de gestión para la toma de decisiones a nivel gerencial.

El presente informa pretende dar a conocer los resultados obtenidos tras la realización e investigación del proyecto asignado en la clase de Contabilidad I la cual fue crear un “SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE” en la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE", para el desarrollo de este trabajo se tomará como Marco referente:

Generalidades de la empresa 1. Su Misión, Visión, 2. Valores Fundamentales del Negocio.3. Políticas del Negocio, 4. Su estructura organizacional,5. Un análisis de puesto del Departamento de Contabilidad entre otras. 6. Glosario de términos contables para el negocio.7. Diseño del Sistema de información Contable.

Con ello se realizó un instrumento de investigación el cual consistió en una entrevista directa con el gerente general.

Por último, se desarrollará una conclusión final y recomendaciones personales del trabajo, y se expondrá el uso del sistema explicando el funcionamiento del mismo, donde se integrarán todos los temas planteados en este trabajo.



MARCO

REFERENCIAL



a) Generalidades de la Empresa:

a.1 Nombre de la Empresa: "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE"

a.2 Localización: Boulevard los Próceres, Tegucigalpa Edificio Jireh.Barrio el Centro, Catacamas.

a.3 Propietario: Ing. Claudio Iván Larios.

a.4 Tipo de Empresa: Servicio

a.5 Historia de la Empresa: La Empresa fue fundada el 5 de enero del 2006 en la ciudad Progreso Yoro, ingresando al rubro de la construcción de sitios de transmisión de telecomunicaciones, siendo de los principales proveedores de empresas extranjeras como SISTEMEX, CARSO, INFRACOMEX, DIGICEL, así como empresas Hondureñas de gran prestigio.

Desde nuestros inicios nos comprometimos a respetar las normas internacionales de calidad, a la mejora continua de nuestros procesos y a la ejecución de proyectos manteniendo altos niveles de ética profesional.

Actualmente la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE", realiza consultoría para implementación de nuevas tecnologías a empresas como Columbus Networks y también está certificada como empresa proveedora de servicio al estado de Honduras.



b) Misión y Visión

Misión Construir con los materiales de la mejor calidad, siempre buscando la mejora continua de nuestros procesos para brindar a nuestros clientes el mejor servicio posible.

Visión Ser líderes en nuestro campo, siempre mantenernos en la vanguardia en lo que a tecnología se refiere tanto en implementación de tecnología como a realización de la misma.

c) Valores fundamentales de la Empresa

1. Integridad

2. Responsabilidad

3. Honradez

4. Creatividad



d) Políticas Fundamentales de la Empresa

Prohibiciones al personal son:

1. Faltar al trabajo o abandonarlo en horas de labor sin justa causa de impedimento o sin permiso del contratante.

2. Presentarse al trabajo en estado de embriagues o bajo la influencia de drogas o en cualquier condición anormal.

3. Sustraer de la empresa los materiales y equipos de trabajo sin permiso de la gerencia.

4. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, o suspender labores sin aprobación de la gerencia.

5. Usar los materiales, herramientas y equipos suministrados por el contratante para objeto distinto a que normalmente han sido destinados.

6. Romper alguno de los reglamentos internos de la empresa.

Reglamento:

Son obligaciones a cumplir:

1. Llegar al trabajo de forma puntual y con buena presentación.2. Realizar personalmente las labores en los términos estipulados.3. Acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le

imparta la gerencia.4. Ejecutar su trabajo con la mayor eficiencia, cuidado, esmero, en tiempo,

lugar y condiciones convenidas.5. Mostrar buenas costumbres y conducta ejemplar durante las horas de

trabajo.6. Prestar auxilio en cualquier tiempo que se necesite.7. Restituir al contratante los materiales no usados y conservar en buen estado

los equipos y materiales que se les haya asignado o dado para el trabajo de los cuales es responsable.

8. Comunicar a la gerencia las observaciones pertinentes con el fin de prevenir daños a los equipos o en los proyectos asignados.



9. Mantener absoluta confidencialidad de la información de la empresa ya que su divulgación puede causar daños y prejuicios a la empresa.

10.Acatar las medidas preventivas y de higiene que acuerden las autoridades competentes y las que indique la gerencia para seguridad y protección personal y del lugar de trabajo.

11.Presentar por escrito los permisos y excusas, de los motivos por los cuales no se presenta a su lugar de trabajo; esto deberá realizarse con anticipación o si amerita un día después del día fallado.



e) Estructura organizacional


Gerente General

Gerente General

Obra CivilObra Civil

Diseño de Obras

Diseño de ObrasSupervisiónSupervisión

AdministradorAdministradorContadorContador

AdministraciónAdministración

Equipo Eléctrico

Equipo Eléctrico

Depto. De Ingeniería

Depto. De Ingeniería


f) Definición y Funciones del Departamento de Contabilidad

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo: Contador

Ubicación del cargo: Unidad de Administración

Cargo del superior inmediato: Administrador

Otros cargos a quien reporta: Gerente General

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

a. Objetivo del cargoLlevar y mantener actualizada la contabilidad y el control presupuestario de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE", generando los informes financieros.

b. Funciones:

1. Recibir y revisar la documentación que ingresa a la administración y verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos relacionados.

2. Devolver al lugar de procedencia toda aquella documentación incompleta, ilegible o errónea.

3. Administrar el conteo y demarcación de los activos de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE", y otras actividades relacionadas con los mismos.

4. Elaborar las conciliaciones bancarias y pasarlas a firma del administrador de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE"

5. Revisar el posteo de las operaciones contables en el sistema de computo.6. Atender y resolver consultas y brindar información relacionada con la actividad que

desarrolla.7. Revisar la Conciliación de cuentas de mayores contra las cuentas auxiliares de los

estados financieros.8. Verificar que se lleven los registros auxiliares de cuenta y mantenerlos actualizados.9. Realizar conjuntamente con el administrador de la empresa los procedimientos de

compras y contratación de bienes y servicios. 10. Desarrollar el programa de trabajo con el fin de cumplir con las fechas establecidas para

la entrega de los informes financieros.11. Elaborar el presupuesto y la planeación financiera de su área y presentarlo al

administrador para su revisión y aprobación.12. Procesar con base a los registros contables, estados financieros de la empresa

"CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE", y presentarlos al administrador.



13. Supervisar las operaciones contables de acuerdo al sistema de contabilidad y procedimientos administrativos establecidos.

14. Revisar y aprobar los asientos contables, cuidando que estén respaldados por la evidencia documental que los origina, y que los mismos sean codificados y operados de acuerdo a los procedimientos aprobados por la empresa.

15. Mantener un control adecuado para asegurarse del registro fidedigno de los desembolsos, ingresos y asientos diversos de la contabilidad basado principalmente en un efectivo control de la secuencia numérica de dichos documentos, así como la aprobación adecuada y documentación de respaldo de los mismos.

16. Colaborar con el personal de auditoria externa, proporcionándoles la ayuda necesaria durante sus revisiones y evaluaciones del sistema de contabilidad y procedimientos de operación y de control interno.

17. Presentar al administrador las medidas correctivas cuando los resultados reales de sus planes de trabajo no se ajustan a los planes previamente establecidos.

18. Coordinar sus funciones con el administrador en cuanto a la información que se requiere para la correcta elaboración de los informes relacionados.

19. Asegurar que los registros contables se mantengan actualizados y en caso necesario tomar las medidas correctivas al respecto.

20. Proponer al administrador los cambios necesarios en el sistema de contabilidad de tal forma que se mantenga lo más eficiente y práctico posible.

21. Establecer sistemas administrativos y contables que garanticen un adecuado control de los recursos de la empresa, en lo que respecta al control interno.

22. Supervisar que los reembolsos de fondos se tramiten conforme a las políticas establecidas.

23. Elaborar los informes que requieran las fuentes de recursos.24. Elaborar las planillas del personal y los pagos que corresponden incluyendo las

deducciones aplicables en cada caso.



g) Descripción de las Operaciones Contables (Codificación de Cuentas para el Sistema de Información Contable)

Características del sistema de contabilidad: Por medio de la presente descripción se registraran en forma sistematizada todas las transacciones que produzcan y afecten la situación económica, financiera y patrimonial de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE", para estos efectos el sistema de contabilidad tendrá las siguientes características:

Generación de Informes Financieros:Los informes financieros serán generados en forma mensual, trimestral, semestral y anual.

Unidad MonetariaLas operaciones se expresaran en lempiras.

Método de contabilizaciónTodas las operaciones que se registren en el sistema serán mediante el método de partida doble el cual consiste en que no existe deudor sin acreedor y que la igualdad de la ecuación contable se debe mantener de la forma siguiente: Activo = Pasivo + Capital Contable

Mediante el manejo individual de los códigos se facilitara en el futuro diseñar y estructurar otros reportes que no hayan sido previstos por los diferentes usuarios. Para mantener la uniformidad y consistencia en el uso de los códigos especiales, el Administrador usará el catalogo siguiente:

Código Componente y Actividades

Componente Actividades

01 Componente de Prevención

01 Educación Comunitaria

02 Educación Familiar

03 Registro y monitoreo

04

05

02 Componente de Promoción

01 Organización



h) Glosario de Términos Contables- Financieros:

Activo: Es un recurso controlado por la empresa como resultado de hechos pasados, del cual la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos. Activo Circulante: Los recursos que mantiene la empresa, disponibles en el corto plazo.

Activo circulante o corriente: Activo de una empresa que razonablemente puede esperarse que sean convertido en dinero vendidos o consumidos a lo largo del ciclo normal de operaciones.

Activo fijo: El de ciclo largo destinado a la cantidad productiva más que a la reventa. Incluye la planta el equipo y el activo intangible.

Activo diferido: Cargo diferido; gasto pagado por anticipado.

Ad-valoren: "De acuerdo con su valor". Se aplica a los tipos o tarifas arancelarias basados en un porcentaje del valor de factura más que en su peso o cantidad.

Amortización: Sistema de liquidar una obligación futura de forma paulatina, a cargo de una cuenta de capital o mediante la entrega de dinero para cubrir la deuda. Reducción gradual de una deuda a través de pagos periódicos iguales con cuantía suficientes para pagar los interese corrientes y liquidar la deuda a su vencimiento.

Anticipo: Cobros por anticipado o desembolso producido antes de que un gasto sea reconocido como efectuado.

Asiento de cierre: Asiento de diario realizado al final de un periodo contable para cerrar todas las cuentas de ingresos, gastos y otras cuentas del periodo.

Acción: Unidad de capital o nombre del poseedor y que indica que propiedad sobre una empresa.

Acciones al portador: Capital social en acciones de una corporación (o sociedad) generalmente una sociedad económica representada por certificados o títulos al portador.

Acciones comunes: La clase de acciones de una corporación o sociedad (anónima) que después de considerar los derechos de la clase preferente, en su caso no tiene limitaciones, ni preferencia en su participación, en las distribuciones de las ganancias de superávit de una compañía o en la distribución definitiva de su activo.

Acciones preferentes: Clase de acciones que tiene derecho de prioridad sobre los accionista comunes a las utilidades de una compañía y frecuentemente también sobre los activos en caso de liquidación.



Accionista: El propietario legal de una o más acciones del capital social (o en acciones) de una compañía.

Acreditar: Registrar un crédito mediante un asiento de contabilidad.

Balance general: Estado de la situación financiera de cualquier unidad económica, que muestren en un momento determinado el activo, al costo, al costo de preciado o a otro valor indicado.

Balance de comprobación: Lista o extracto de los saldos o del total de los débitos y del total de los créditos de las cuentas en un mayor que tiene por objeto determinar la igualdad de los débitos a los créditos acentuados y fijar un resumen básico para su estado financiero.

Conciliación bancaria: Estado que muestra la diferencia entre el saldo de una cuenta llevada por un banco y la cuenta respectiva de acuerdo con los libros del cliente del mismo banco.

Caja chica: Fondo de una cantidad determinada del cual se extraen los fondos para los gastos de pequeñas cuantía. Este sistema es de uso común en los negocios.

Capital: Activos netos de una empresa, sociedad o figura semejante, incluyendo la inversión original y todas la ganancias y beneficios sobre la misma. Cantidad invertida en la empresa.

Cuenta: Registro de todas las transacciones y de la fecha de cada una de ella que afecta una fase particular de una empresa. Se expresa en forma de cargo y abonos evaluados en términos monetarios y mostrando en saldo actuar si existe.

Contador: Aparato que almacena un número y permite incrementarlo y decrementarlo en función de determinadas instrucciones.

Costo: Valor cedido por una entidad para la obtención de bienes o servicios. Todos los gastos son costos pero no todos los costos son gastos.

Crédito: Parte de un asiento registrado en el lado derecho del diario de la cuenta mayor. Ventas o compras acompañadas de una promesa de pago posterior a la fecha en que se realizan.

CIF: Termino internacional de comercio que sirve para reflejar una condición de venta que incluye el precio de la mercancía, el importe del flete y del seguro.

FOB: Clausura que lo comercio marítimo internacional establece para el vendedor las siguientes obligaciones: pagar los gastos de transporte hasta el buque y la carga de la mercancía, así como los riesgos que se presentan hasta que las mercancías sean colocadas a borda del buque en la fecha y lugar convenido.



Depreciación: Normalmente cargos contra beneficios para cancelar el costo de una activo menos el valor residual a lo largo de su vida útil estimada.

Estado financiero: Balance general, un estado de ingresos (o resultados); un estado de fondo o cualquier estado auxiliar u otra presentación de datos financieros derivados de los registros de contabilidad.

Pasivo: Los fondos que debe un banco. El pasivo más grande para un banco son los depósitos de sus clientes.

Pasivo Circulante: Parte del pasivo que vence antes de un año. Incluye proveedores, hacienda pública, seguridad social y acreedores bancarios o varios a corto plazo.

Pasivo fijo: Toda la deuda que no vencen dentro del periodo fiscal subsiguiente (por ejemplo hipotecas, bono en circulación)

Capital contable: total de las participaciones que aparece en el registro de contabilidad representado en interés del propietario.

Capital social: Capital aportado por accionista para constituir el patrimonio social quien les otorga sus derechos sociales.

Capital suscrito: El aportado por los socios. Marca la verdadera responsabilidad de los accionistas.

Capital pagado: Cantidad total en efectivo, en propiedades y en servicios que aportan a una corporación o sociedad sus accionistas y que generalmente constituye una partida importante en el balance general.

Cuentas por pagar: Pasivo representado de la cantidad que debe un individuo o empresa a un acreedor por las adquisiciones de mercancía o servicios, basándose en un sistema de cuenta corriente o crédito a corto plazo.

Cuentas por cobrar: Las que se adeudan a una empresa por las ventas de mercancía, basándose en un sistema de cuentas corrientes.

Documento: Cualquier cosa impresa o descrita en la que se confía para registrar o probar algo.

Inventario: Materia prima y materiales, abastecimientos o suministros, productos terminados y en procesos de fabricación y mercancía en existencia, en transito, en deposito o consignada en poder de terceros.



Ingreso: Dinero o equivalente monetario que es ganado o recibido como contra partida por la venta de bienes y servicios.

Ventas: Transferencia de la literalidad de un bien o bienes o el compromiso de realizar un servicio a cambio de un pago efectivo actual o futuro.

Compra: Acto por que un agente económico adquiere el dominio de un bien (o recibe un servicio) contra el pago de un precio.

Contabilidad financiera: Se ocupa principalmente de los estados financieros para uso de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener intereses creados en las operaciones financieras de la firma, empresa u organización.

Contabilidad gerencial: se encarga principalmente de la acumulación y del análisis información relevante para uso interno de los gerentes en la planeación, el control y la toma de decisiones.

Contabilidad por partida doble: es la base del sistema estándar usado por negocios y otras organizaciones para llevar la cuenta de las transacciones financieras. Su premisa es que las condiciones financieras y los resultados de las operaciones de un negocio (u otra organización) se representan cabalmente por variables, llamadas cuentas, cada una de las cuales refleja un aspecto particular del negocio como valor monetario.

Contabilidad por partida simple: Es un conjunto de anotaciones que no se basan en una regla general. En él se consideran las operaciones al contado y a plazo. Las primeras se anotan como entradas o salidas de caja y las segundas cargando o abonando en la cuenta del corresponsal la cantidad de que resulte deudor o acreedor.

Débito: Se refiere al dinero que ya es de la propiedad del cliente, quien dispone de él cambio en una cuenta bancaria, al contrario del crédito, donde el dinero utilizado es dado.

Cuenta: Es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas suponen la clasificación de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio.

Cuentas nominales: Son también llamadas de pérdidas o ganancias, son las que se encargan de registrar el desarrollo del objeto social de la empresa. Las cuentas nominales están conformadas por los ingresos, los gastos, costos de venta y costos de producción.

Cuentas reales: Son las comprenden el activo, el pasivo y el capital líquido de una negociación, y puesto que forman parte integrante del balance general, se les denomina cuentas del balance General.



Acreedores: La contabilización de las adquisiciones sé práctica de modo simultaneo en el Diario de Compras, en las cuentas de los proveedores y en sus resúmenes de cuenta; y los pagos que se realizan a los acreedores se asientan en el Diario de Cajas Egresos y simultáneamente en esta cuenta, la mima se halla en sometida a un régimen similar a la cuenta de los deudores.

Deposito: Es una operación financiera por la cual una entidad financiera, a cambio del mantenimiento de ciertos recursos monetarios inmovilizados un periodo de tiempo determinado, reporta una rentabilidad financiera fija o variable, en forma de dinero o en especie.

Documentos por cobrar: Son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales.

Documento por pagar: Son aquéllos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero.

Pasivo a corto plazo: Está constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un año, a partir de la fecha del balance General Normalmente se pagan con activos circulantes.

Pasivo a largo plazo: Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un año, aproximadamente a partir siempre de la fecha del balance general.

Pagare: Representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura.

Impuesto: Es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por Derecho público.

Nómina: Es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada uno de los individuos que en una oficina deben percibir haberes.

Balance: Es el estado que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento determinado. El balance se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el Activo, el Pasivo y el Patrimonio Neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.

Presupuesto: Es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.

Ciclo contable: Es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurrren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es el anual.



Dividendos: Es el pago hecho por una empresa a sus dueños, ya sea en efectivo o en acciones. Los administradores de la empresa se reúnen periódicamente para decidir entre pagar dividendos o no, y para determinar el monto y forma de dicho pago.

Patrimonio: Es el conjunto de bienes y obligaciones de una persona considerados como una universalidad de Derecho, una unidad jurídica. El patrimonio es un receptor universal, que no varía por las modificaciones a su contenido.

Ganancia bruta: Se considera ganancia bruta al total de las sumas abonadas en cada período mensual, sin deducción de importe alguno que por cualquier concepto las disminuya.

Ganancia neta: Es el ingreso bruto menos todas las deducciones mencionadas precedentemente excepto, mínimo no imponible, deducción especial y cargas de familia.

Empresa Privada: Es el conjunto de actividades empresariales de los particulares.

Empresa Pública: Es la creada y sostenida por el poder público.

Compañía por acciones: Empresa organizada como entidad jurídica separada y autorizada por un Estado, donde la propiedad está dividida en acciones transferibles de capital.

Ajuste: Son registro que se realizan con la finalidad de llevar a su valor real el balance de las cuentas que sufren amortización y depreciación así como también cambios durante un periodo contable.

Estado de patrimonio: Es el que refleja los cambios sufridos (aumento- disminución) en el patrimonio de un negocio o empresa.

Estado de flujo de efectivo: En este se presentan los cambios originados en el efectivo por: las actividades de operaciones, de inversión y de financiamiento de una empresa o negocio.

Costo de venta: Es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.

Diario general: Es donde se registra diariamente todas las transacciones de una empresa.

Mayor general: Es donde se registran las cuentas controles.

Mayor auxiliar: Aquí es donde se registran las cuentas auxiliares.

Estado de resultados: Es el que representa los resultados de un negocio o empresa durante un periodo contable. A este se le considera un estado dinámico por hecho de cubrir más de una fecha.



Cuentas auxiliares: Las que no figuran individualmente en el libro mayor, sino en libros o registros auxiliares que deben estar 'controlados' por medio de una o varias cuentas colectivas.

Compañía: Sociedad o junta de varias personas unidas por un mismo objetivo especialmente para fines comerciales e industriales.

Documento por cobrar a corto plazo: Consiste en obligaciones que se espera que venzan en menos de un año y que son necesarias para sostener gran parte de los activos circulantes de la empresa, como Efectivo, Cuentas por Cobrar e Inventarios.

Documento por cobrar a largo plazo: Comprende las cuentas que se convertirán en efectivo en un futuro mediato, o sea por un término superior a un año. Comprende entre otros los préstamos otorgados y las obligaciones de otras entidades.



i) Importancia de los Sistemas de Información Contable para las Empresas o Negocios:

Sistemas de Información Contable: Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto el nuevo oriente que debe seguir la contabilidad y el profesional contable, pues la contabilidad es quizás una delas actividades por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos.

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información.

Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición.

Dentro de los nuevos conceptos que surgen como consecuencia de un entorno en continuo cambio tenemos:

El capital Intelectual que apenas viene abriéndose paso dentro de las empresas, va cobrando cada vez mayor importancia como instrumento capaz de elevar el reconocimiento de los demás entes económicos y atraer la mirada de potenciales inversores, dada la confianza que les puede generar.

Para darle un uso adecuado a estos intangibles antes no reconocidos en los Estados Financieros es necesario adelantar procesos investigativos que nos proporcionen la información requerida para darle el debido tratamiento a estos nuevos conceptos y la forma de evidenciar su importancia en la creación de valor convirtiendo a cada integrante de la empresa en parte fundamental de la estrategia del ente para la creación de dicho valor, pues como nos dice el Doctor ALFONSO A. ROJO RAMÍREZ:

"El capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratégicas con proveedores y clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de calidad, los medios tecnológicos, las cualidades humanas etc. Como elementos generadores de valor han de ser tomados en consideración en el análisis, lo que requiere evaluarlos adecuadamente e integrarlos en la planificación estratégica de la empresa."



Por lo anterior uno de los retos de la contabilidad en el mundo de hoy aparte de seguir apoyándose en la contabilidad normal que en sí misma plantea la validez de la información contable, debe encontrar y aplicar nuevos elementos que le permitan de una manera integral reflejar todo lo que ocurre en la empresa evidenciándolo en los estados financieros y en los respectivos informes.

Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentación de la información es que hace que sobresalga en medio de otras empresas.

Los sistemas de información han desempeñado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización , sin embargo no debe de limitarse solo a esa función, dado que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un manejo técnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es más fuerte y más agresivo.

La introducción de nuevos conceptos en nuestra profesión va de la mano con el análisis del impacto de las nuevas tecnologías y la incorporación del riesgo asociado a una era de rápido cambio que a continuación analizaremos.

En general los sistemas de información estratégicos que se crean para el manejo de la información de las empresas competitivas está basado fundamentalmente en las autopistas de información y el manejo del Cuadro de Mando Integral Hipermedia que manejan las grandes empresas en el mundo, ya que son estas las que los han desarrollado y lo han tomado como herramienta fundamental en la construcción de estrategias para las diferentes etapas que soportan la empresa en el actual mundo cambiante, como lo son la toma de decisiones en ventas, la alta gerencia, la innovación de productos, las construcciones de nuevos componentes que los lleven al éxito.

Enfocándonos más en cada uno de estos puntos podemos decir que los sistemas de información que se manejen estratégicamente serán útiles ya que las empresas se convertirán en una mezcla de destreza técnica, empresarial y de conocimiento.

La debida utilización de los Si se ha venido desarrollando desde que se comenzaron a implementar los ordenadores informáticos en el soporte técnicos de las empresas para convertir sus datos en algo ágil y ordenado; por esta razón se ha venido creando diferentes SI que se acomoden a la características y los fines que se quieren alcanzar en los entornos en los que se desenvuelven las empresas y cumplir con la información que satisfaga los clientes, proveedores y accionistas, como la agilidad y validez de los datos que se procesan.



Según Álvarez (1995: 27-31) Los sistemas de información de las empresas están formados por cuatro subsistemas que son: SIAD (Subsistema de información para la alta dirección), EIS (Subsistema de información para ejecutivos), MIS (Subsistema de información para la gestión) y SIC (Subsistema de información contable); los cuales se nutren de todos los datos e informes relevantes, tanto de origen interno como externo, ya sea de naturaleza financiera como no financiera

En estos SI se debe de tener muy en cuenta los avances tecnológicos que se han dado en las comunicaciones por esto se resaltan tres elementos básicos para las empresas que quieran estar dentro del circulo de las grandes líderes en producción, costos y manejo de sus negocios; estos elementos ayudan al desempeño exitoso de estas y son: El Internet, el Intranet y el Extranet, que representan sustanciosas ventajas para las empresas que lo implanten, porque coadyuda a la expansión de estas frente a los adversarios dirigiéndose en altos estándares de calidad y competitividad.

De otro lado el control de gestión en las actuales organizaciones hace referencia a los sistemas de control empresarial según Anthony (1965) manifiesta que se trataba de un proceso mediante el cual la dirección se asegura de que los recursos se obtienen y se emplean de manera eficiente y eficaz con la finalidad de lograr los objetivos de la organización. Este concepto debe de ser replanteado ya que no cumple con sus expectativas por esto lo remplazan por el cuadro de mando integral que como su nombre lo dice integra diferentes conceptos que ayudan al eficiente control de las empresas ya que representa un instrumento idóneo en el proceso de comunicación de la misión y la estrategia utilizada en la configuración adecuada de toma de decisiones.

Además de todo esto las empresas no presupuestan riesgos que en un presente o en un futuro puedan ocasionar daños a la misma e incurren en gastos que afectaran notablemente la estructura organizacional de la empresa, mas si por el contrario se adquirieren pólizas de seguros esto transformaría la mentalidad convencional que se viene manejando y entraríamos a administrar toda clase de riesgos.

Los puntos adoptados para realizar un buen soporte para riesgos

Son:

1. Identificación de las exposiciones a pérdidas.2. Medición de las exposiciones a pérdidas.3. Evaluación de los diferentes métodos para manejar el riesgo4. Afectación del riesgo.5. Transferencia del riesgo.6. Monitoreo de los resultados.



Para poder implantar este modelo partimos de que existen contables conservadores que no admiten ninguna inclusión de riesgos dentro de la contabilidad, otros sustituyen el modelo histórico incluyendo riesgos y buscando una correlación orientada a las necesidades del negocio

Miremos como los riesgos afectan los reportes, el enfoque tradicional es mirar al pasado, no analizan las incertidumbres futuras, es por eso que el verdadero perfil de riesgos de algunas corporaciones que no son bancos son poco claros a partir de sus reportes.

j) Explicación del Sistema de Información Contable para la Empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE"



¿Cómo está Diseñado?

El Sistema fue diseñado mediante formularios y sub formularios, los cuales permiten crear un registro de lo necesario para la elaboración de un presupuesto para un Proyectó.

¿Cómo Funciona?

Su función principal es llevar un registro de cada proyecto actividad que se realizaran mediante la ayuda del “SICAT”, también ayudando a mostrar los registros guardados, cuenta con dos Módulos: Modulo de Registro y Modulo de Impresión.

k) Resultados Económicos obtenidos en las actividades de su empresa lo largo de un periodo "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE"



Uno de los objetivos más importantes de todo sistema de contabilidad es la elaboración de informes financieros que ayuden al Proyecto y a su Administración a controlar las operaciones del Proyecto y a los usuarios de ella a tomar decisiones, indudablemente, muchos objetivos de la contabilidad no exigen informes financieros formales muy detallados. Por ejemplo, uno de sus fines es garantizar la custodia y administración de los activos del Proyecto, por medio de sistemas de control interno tales como: el control de bancos, registro y control del recurso humano, control de pagos, control de Almacén, etc., sistemas que operan en gran parte sin necesidad de establecer informes oficiales.

El Administrador deberá tomar en consideración los objetivos de cada informe y lo que necesitan saber los usuarios a quienes se destinen, para decidir la frecuencia con la que deberán presentarse, la información que deberán contener y la forma en que se preparen los detalles.

En este inciso del marco referencial se presenta los modelos en que se elaborarán los Estados Financieros de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE" , además se detallan las consideraciones importantes que se deben tener presente al elaborar los informes de uso general, destinados a satisfacer los requerimientos de los usuarios.

PRINCIPIOS A CONSIDERAR EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA

El Administrador debe garantizar a los usuarios de los Estados Financieros que estos contienen información fidedigna y confiable. Para lograr esta confianza él deberá ajustarse a los siguientes principios que regulan el proceso de información financiera. Estos principios o estándares informativos que se detallan a continuación están amparados por la opinión de los auditores independientes. Estos órganos son los que revisan los sistemas de control interno de las empresas y sus registros contables, como resultado de esa revisión expresan su opinión sobre el grado en que se puede confiar en la información de los estados financieros.

Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados: Los informes financieros de las empresas deben prepararse de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, para ello el Administrador debe asegurarse que la información contable en una fecha determinada, se pueda cotejar con la que se dio en otras fechas.



Esto no significa que el Administrador no pueda implementar un método o sistema mejor de contabilidad dentro de los límites fijados por los principios contables. Si se hace un cambio habrá que revelar la índole del mismo y el impacto en los estados financieros, además deberá suministrarse información suficiente para que los usuarios puedan cotejar los saldos de las cuentas afectadas antes y después del cambio efectuado.

Definición de cada uno de los Principios Contables:

1. Entidad o Unidad Contable: Este principio establece que la personalidad de un negocio es independiente de la del propietario o de los socios. Los intereses particulares del dueño o dueños no deben incluirse en los registros contables de la empresa, es decir, que en los estados financieros solo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones que corresponden a la entidad económica a la cual se refieren

2. Continuidad o Negocio en Marcha: Salvo evidencia en contrario, las empresas se constituyen por tiempo indefinido, por lo que los registros contables se hacen bajo el supuesto de que las empresas continuaran operando en forma normal año tras año.

3. Dinero o Unidad Monetaria: Este principio establece que el dinero es la unidad básica de medida de las transacciones y eventos económicos y el dinero recibido y el invertido debe registrarse en moneda nacional, además nos enseña que la unidad monetaria en que expresan los estados financieros debe revelarse.

4. Conservatismo: Este principio se expresa diciendo que “En los casos en que para un mismo problema se tengan soluciones alternativas se deberá elegir la que menos optimismo refleje” esto significa que debe evitarse una sobrevaluación de las utilidades y de los activos, puesto que en algunas ocasiones puede manifestarse en los estados financieros un optimismo exagerado presentando una imagen de la empresa fuera de la realidad.

5. Objetividad o Sustancia antes que Forma: Este principio significa que toas las transacciones contables deben registrarse de acuerdo a su sustancia y realidad financiera y no solamente de acuerdo a su forma, es decir que deben estar respaldadas con documentos comerciales hasta donde sea posible, tales como facturas, recibos, cheques y otros; de tal manera que pueda verificarse la información financiera. Aquellas operaciones que no es posible respaldarlas con documentos deben basarse en criterios justificables (Leyes o reglamentos).

6. Costo Histórico Original: Bajo este principio se afirma que las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran inicialmente según las cantidades de efectivo que se afecten, su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Significa que



debe tomarse como base el precio de adquisición de los bienes, servicios u otros elementos de la producción para su registro.

7. Realización de los Ingresos: Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados cuando: a) Se han efectuado transacciones con otros entes económicos, b) Han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de sus recursos o de sus fuentes, c) Han ocurrido eventos económicos externos en la entidad o derivados de las operaciones de esta y cuyo efecto pueda cuantificarse razonablemente en términos monetarios. Esto quiere decir que el ingreso integro originado por las ventas o por la prestación de mercadería vendida bajo contrato se considera como el momento de registrar la utilidad o perdida proveniente de la venta… “(Instituto Americano de Contadores)”.

8. Periodo Contable: Aunque el principio de Negocio en Marcha establece que la contabilidad es continua, para efectos de informar sobre la situación financiera y los resultados de operación se hace necesario dividir la vida de la entidad en periodos contables no mayores de un año, de tal manera que se puedan proveer informes contables periódicamente para efectos fiscales y toma de decisiones. En nuestro medio la generalidad de las empresas es que su periodo contable es de un año coincidiendo con el periodo fiscal; sin embargo, pueden elaborarse informes contables en periodos más cortos.

9. Revelación Suficiente: La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara, compresible todos los aspectos necesarios para que el usuario de dichos estadios pueda interpretarlos adecuadamente. La revelación de las políticas significativas de contabilidad empleadas debe ser una parte integrante de los estados financieros; estas políticas normalmente deben revelarse en notas adjuntas.

10. Importancia Relativa: En la contabilización de transacciones y en la preparación de estados financieros, debe darse atención primordial a aquellos asuntos importantes susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Según este principio le permite al contador tomar la decisión sobre si una partida debe ser registrada como gasto o como activo (capitalizado), en base si dicha partida tiene un efecto importante sobre las utilidades o sobre los activos de la empresa. Si el costo de la partida es tan pequeño que no afecta en forma significativa a las utilidades del negocio, esta puede ser registrada en cuenta de gastos, pero si ese costo afecta significativamente a las utilidades de la empresa entonces debe registrarse como activo.

11. Consistencia, Concordancia o Uniformidad: Este principio significa que los métodos, procedimientos y políticas contables deben aplicarse de manera uniforme dentro de un mismo periodo contable, y a través de los mismos para asegurar la comparabilidad de los datos. Si se hacen frecuentes cambios en sus procedimientos será difícil la comparación de sus cifras de un periodo a otro



Esto no quiere decir que nunca se podrán hacer cambios, estos pueden hacerse cuando las circunstancias lo ameriten, de un periodo a otro, y cuando se hagan deben divulgarse, así como el efecto de tales cambios; su divulgación hará posible efectuar comparaciones razonables de los estados financieros.

Estados Financieros e Informes

Los Estados Financieros como ser el Estado de Situación Financiera, Estado de Ingresos y Gastos y notas aclaratorias, así como los informes que les acompañan, serán firmados por el Administrador y el gerente general de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE" ,

a) ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERAPor medio de este informe financiero se mostrará la posición de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE" , con respecto a los activos tales como efectivo en bancos, efectivo en caja chica, préstamos por cobrar, mobiliario, vehículos, costos, gastos y otros.

ver figura ... forma de presentación de "CUENTA"



b) ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS

El objetivo de este estado financiero es el de mostrar los resultados obtenidos por la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE" durante el período; mostrando al mismo la Ganancia o Perdida obtenida a exceso de ingresos sobre gastos al final del período contable.

c) NOTAS E INFORMES A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas e Informes a los estados financieros, muestran la información a nivel de detalle, para la estructuración de éstas se debe tomar en cuenta la importancia relativa de la información que se deberá revelar, especialmente lo que corresponde a la situación actual del manejo de los servicios.

l) Conclusiones



Esta experiencia ha mostrado cómo es posible diseñar y aplicar un Sistema de Información Contable, creado en Microsoft Access 2010. A partir de las necesidades y información obtenida mediante una entrevista realizada al Ing. Claudio Larios propietario de la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE". Altamente motivado, trabajando de forma coordinada y segura he podido llevar adelante el proyecto con éxito.

También se ha mostrado que los resultados generados a través del Sistema de Información Contable son útiles y valiosos para producir mejoras apreciables y significativas, tanto en las ganancias obtenidas, utilización de recursos, como evitar la menor pérdida posible, contribuyendo a la mayor satisfacción y bienestar de la empresa.

Por otra parte, la puesta en marcha de iniciativas de este tipo por parte de nuestra catedrática Lic. Yaneth Hernández Guifarro es de gran ayuda para el aprendizaje y experiencia como estudiante universitario de la carrera de Ingeniería en Sistemas.

m) Recomendaciones



Con la finalidad de contribuir a solventar la problemática que presenta la empresa "CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE" y para el éxito en la implementación del Sistema de Información Contable propuesto, se presenta una serie de consideraciones que debe tener presente la empresa como fase previa y paralela a la puesta en marcha el sistema:

1. Inicialmente se recomienda que el “SICAT” sea implementado desde el momento que sea entregado, para así ir agilizando los registros o documentación que a corto o largo plazo puedan requerir.

2. Usar el SICAT en una computadora personal ya que la documentación registrada podría ser alterada y causar efectos poco agradables.

3. Si, el administrador del sistema no es alguien familiarizado con la elaboración de un Presupuesto o Proyecto, se recomienda ante todo tener una previa capacitación.

Por parte del Ing. Jairo Galeas la recomendación hacia el “SICAT”

1. Al momento de ingresar un registro (guardarlo) al dar click en el botón guardar que los campos se limpien automáticamente ya que si ls dejamos, tal como está, se puede guardar un registro nuevamente.

2. Botones: Guardar nuevo y Guardar y Cerrar.

3. Creación de Ejecutable.

n) Bibliografía:



a) Wikipedia, Microsoft Office

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

b) Aula Fácil, Access

http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm

c) Youtube, Como crear una base de datos

https://www.youtube.com/watch?v=z25ahOXHZAQ

d) Ing. Claudio Larios, Generalidades de la Empresa


https://www.youtube.com/watch?v=z25ahOXHZAQ

http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access


ANEXOS



Formato de la encuesta realizada a la Empresa “CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE”



Actualmente “CONSTRUCCIONES ROCA FUERTE” realiza un Proyecto de Rehabilitación de Agua Potable en Macuelizo Santa Bárbara.



Elaboración del SICAT


informe proyecto sicat

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