informe no. 2 -2015 seguimiento de autoevaluación … ii-2015... · procesos y preparar propuesta...

DESPACHO MINISTERIAL PLANIFICACION INSTITUCIONAL

Unidad de Control Interno

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Realizado por: Jeannette Fallas Arias___________ VB. Marta Chaves Pérez___________ Aprobado por Elena Orozco Vílchez __________ Fecha: ____________________________

Jefa

1. Introducción

El presente informe, es producto del análisis de información que aporta el sistema informático de autoevaluación del MAG, con corte al 31 de julio del año del 2015. En él se determinan las acciones de mejora que cada dependencia propuso como producto de la autoevaluación de control interno 2014 y el grado de avance que presentan las mismas en el período señalado. Para el presente período, la metodología de aplicación de autoevaluación sufrió unas variantes decididas por la comisión Gerencial de Control Interno en su sesión No. 42-2-2015 celebrada el 14 de enero 2015 que consisten básicamente en reducir la población a aplicar el instrumento informático. En las sedes regionales del Ministerio ya no sería llenada por todos y todas las jefes de Agencias de Extensión Agropecuaria sino solamente por el director Regional y el jefe de Extensión o figura similar según a la región de que se trate asimismo, en el ámbito de oficinas centrales, se llenaría solo una autoevaluación por el Director nacional de Extensión Agropecuaria. En el caso de la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria, el director realizó el llenado de la autoevaluación, mediante un taller participativo con el concurso de todas las jefaturas. En el caso de las direcciones regionales, el director regional, llenó el instrumento en compañía de sus coordinadores de cada uno de los programas existentes en su dirección a cargo.

Informe No. 2 -2015

Seguimiento de Autoevaluación 2014 (acciones de mejora al primer semestre 2015)

Objetivo: Informar al Jerarca institucional y al personal del MAG, sobre el seguimiento al primer semestre del 2015 de la ejecución de las acciones de mejora propuestas en la autoevaluación 2014, por parte de cada dependencia que realizó tal ejercicio, como insumo para la toma de decisiones en aras del fortalecimiento del control interno institucional y dar cumplimiento con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno 8292.



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En el caso del Equipo de Extensión, el Jefe ingresó la información de la autoevaluación en forma participativa con el concurso de todos los agentes de extensión agropecuaria de su región. En el caso de la DAF y Despachos se utilizó la misma mecánica del año anterior, siendo llenado por cada jefe de departamento y directores con plan de mejora, apoyados por las autoevaluaciones “con Acciones Propuestas" llenadas de previo por sus coordinadores de área.

2. Alcance del informe

Este informe abarca la totalidad de dependencias que aplicaron autoevaluación 2014, tanto del ámbito central como regional. Incluye departamentos, direcciones nacionales y regionales, oficinas de despacho y entes adscritos a él. Corresponde al reporte del período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de julio 2015. Es interesante resaltar que las 30 instancias que realizaron la autoevaluación, derivaron planes de mejora. Diferente situación de la que se presentó en el año anterior, en que algunas pese a llenar la autoevaluación habían considerado que todos los aspectos mostraban cumplimiento total y por lo tanto no incluían Plan de Mejora.

3. Limitaciones del Informe

Se continúa con la limitante (de naturaleza informática) manifestada en anteriores oportunidades, que corresponde a la extracción de la información “manualmente” del sistema informático, al no contarse con un tipo de reporte que brinde los datos en la relación que se presenta en este informe. Lo anterior, como ya se ha dicho, aumenta el riesgo de incurrir en errores humanos e inconsistencias en la información. Ha de recordarse también que el Departamento Financiero perteneciente a la Dirección Administrativa Financiera, no realizó autoevaluación, pese a que sus dos áreas, si emitieron el plan con acciones propuestas que les correspondía, lo cual de algún modo debilita al informe como un todo al no contarse con información básica de un área sensible de la institución.

4. Resultados generales

Se cuenta con 30 Planes de mejora, en todos ellos, las acciones vencen, como máximo en Diciembre 2015. Dichos planes suman 252 acciones de las cuales 241 no reportan avance alguno en el primer semestre 2015. Se tienen 174 acciones sin vencer y 64 ya vencidas.



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27%

73%

Porcentaje de Acciones vencidas y sin vencer

Acciones Vencidas Acciones sin vencer

Lo anterior significa que más del 70% de las acciones requieren reporte de avance en un período cercano a los 4 meses.

4.1 Acciones con cumplimiento total o parcial al 31 de julio de 2015 por dependencia

En el sistema de autoevaluación han quedado registrados los avances que las dependencias han ingresado a lo largo de estos primeros seis meses del año 2015, aportando las evidencias concretas (números de oficio: enviados y/o recibidos, minutas de reunión, No. De directriz, etc ) tal y como se les ha incentivado a hacer por parte de la UCI, demostrando con ello, madurez en el uso del sistema. Al momento del corte para el presente informe, solamente 5 dependencias reportan avances parciales o totales en las acciones que contemplan sus planes de mejora, ellas son: Direcciones Regionales: Brunca, Huetar Caribe y Central Sur, la Proveeduría Institucional, la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria (Dirección Ejecutiva), según el siguiente detalle: Dirección Regional Brunca:

- 1 acción con avance del 50% - 1 acción con avance al 33%, ambas sin vencer aún. Estos avances reportados

consisten básicamente en reuniones y charla.

Dirección Regional Huetar Caribe: 6 acciones son completadas al 100% (adjudicadas a Lloyd Foster y Carlos Abarca) habiendo llegado ya a su fecha límite de tiempo, el cumplimiento se da gracias a:



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- Nota en que se solicita al Director Nacional de Extensión Agropecuaria la formulación de un instrumento de evaluación y seguimiento del trabajo realizado por las Agencias y Departamentos del Ministerio

- Reporte de que existe una directriz del señor Viceministro, para que las AEA de Bratsi y Margarita se ubiquen en la oficina de Extensión Agrícola de Cahuita así como un oficio en el que se establece unificación de las AEA de Bratsi, Cahuita, Margarita y el Valle la Estrella.

- Oficio solicitando al enlace Regional de la Comisión Nacional Emergencia apoyo para la elaboración de un plan de contingencia contra desastres naturales para las oficinas de la Dirección Regional.

- Oficio comunicando a las AEA lugar hora y fecha de las reuniones mensuales - Propuesta relacionada con un sistema de información automatizado para el

registro de las actividades agropecuarias que se realizan, enviada al Director Superior por medio del sistema.

Proveeduría Institucional: En la proveeduría se reporta una acción con cumplimiento al 100% que fue adjudicada a la coordinadora de la UCI y se cumplió gracias a los informes No 1-2015 de seguimiento de Acciones de Mejora de Autoevaluación así como seguimiento de las acciones para administrar riesgos remitidos a todo el personal por correo electrónico así como su respectiva publicación en la página del MAG. Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria (Ejecutiva DNEA) : Dos acciones cumplidas al 100% adjudicadas al Director Nacional y a la Coordinadora de la UCI, y que se cumplió mediante:

- Realización de la actividad: "Inducción a los sistemas de Control Interno" (sus beneficios y responsabilidad del personal en su uso) al personal de la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria, según minuta de la actividad remitida a todos los participantes.

Dirección Regional Central Sur: Dos acciones cumplidas al 100%, por medio de la siguiente acción reportada por la coordinadora de la Unidad de control Interno:

- Remisión, vía correo electrónica de los informes de Seguimiento del II Sem. del año 2014 tanto de SEVRIMAG como de Autoevaluación remitido el 8 de mayo 2015, tanto al Director Regional como Enlace de Control Interno. Asimismo se notificó mediante boletín y se incluyeron en la página del MAG.



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Dos acciones cumplidas al 100%, y sin vencer aún, de acuerdo a las siguientes acciones: Charla de actualización de los sistemas de control interno el día 4 de mayo 2015; de acuerdo a minuta de CI, confeccionada y remitida a todo el personal participante. La Agencia de Extensión Agropecuaria de Santa Ana, actualizó expediente del desempeño al incorporar hoja de determinación de expectativas y resultados de uno de sus colaboradores. Unidad de Planificación Estratégica: Una acción cumplida al 100%, por medio de la siguiente acción realizada y reportada por Jeannette Fallas Arias: “Realización de la Charla “autoliderazgo” con presencia de todos los y las funcionarias de la UPE, según minuta y registro de firmas. Cuadro de cumplimiento de acciones por dependencia que reporta.

Dirección Cantidad de acciones por Niveles de cumplimiento

33% 50% 100%

Dirección Regional Brunca 1 1

Dirección Regional Huetar Caribe 6

Proveeduría Institucional 1

Dirección Ejecutiva DNEA 2

Dirección Regional Central Sur 4

Unidad de Planificación Estratégica 1

4.2 Comentarios dentro del sistema: Se ha reiterado que al colocar una acción y adjudicarla a un funcionario o funcionaria debe procurarse identificar a la dependencia que sugiere la acción. Y en caso de que esto no suceda, estar anuente a aclararlo si este funcionario o funcionaria solicita le indique el nombre de la persona o dependencia que propuso la acción dentro del sistema. Así las cosas tenemos solicitudes de aclaración de diversa índole realizadas mayormente por la Coordinadora de la Unidad de Control Interno, el Gestor de Calidad y la Médico de Empresa. Asimismo algunas recomendaciones o aclaraciones propuestas por estos funcionarios y funcionarias así como la Coordinadora Regional de la Región Pacífico Central sin que exista evidencia de respuesta en el sistema.



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En todos los casos, el ideal es que sean respondidas a la brevedad posible, a fin de no entorpecer el curso de las acciones necesarias para fortalecer el sistema de control interno institucional.

4.3 Resultados por dependencia Nota: Se excluyen aquellas acciones que han presentado algún porcentaje de avance, puesto que ya fueron reseñadas en el apartado anterior, limitándose a las acciones que no han mostrado ningún avance y separándolas en “vencidas” y “sin vencer”. Se consignan las acciones que no han recibido avance en la relación vencida, sin vencer, los responsables asignados, así como el detalle de la naturaleza de estas acciones y otros comentarios emitidos en el sistema por las personas consignadas como responsables.

I. DESPACHO MINISTERIAL

I.1 jefatura de despacho

Cantidad de Acciones Condición Responsables

1 vencidas Ana Cristina Quirós Soto

5 Sin vencer

Esta acción se refiere a “Comentar en la próxima reunión de equipo del despacho ministerial los alcances del plan estratégico institucional”.

I.2 Asesoría Jurídica


14 vencidas Daniel Carrasco, Ma. De los Angeles Solís, Yadira Vega 5 Sin vencer

Estas acciones son: -“Solicitar (al departamento respectivo) la realización de un diagnóstico del espacio físico que se requiere en la Asesoría Jurídica de acuerdo a sus funciones. -“Solicitar a cada Asesor Legal que mantenga la información de expediente que cada uno tiene bajo su responsabilidad hasta la conclusión del caso” -“Personalizar los expedientes físicos de pendientes. Para lo cual se hará una mejora en el sistema de correspondencia instaurando un sistema de pendientes similar al de alertas. 2) Solicitud de actualización del sistema de correspondencia al Depto. de Tecnología de Información”.



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-“Realizar reunión para consolidar plan (plan operativo), preparar propuesta de los procesos y preparar propuesta de los procesos Realizar un taller para identificar el riesgo -Insistir en el uso de los sistemas informáticos de control interno Socializar el sistema, formando parte de las obligaciones de los funcionarios. - Incluir las actividades de control en el sistema de gestión). -Determinar las actividades de control e incluirlas y ponerlas en práctica. -Concluir la identificación de riesgos. - Elaborar, actualizar, socializar e implementar los procedimientos. -Adquirir un sistema de respaldo informático -Realizar el plan anual de trabajo (para incorporar las acciones de mejora que se derivan de la autoevaluación anual de control interno) -Concretar las actividades de mejora por medio de 3 reuniones de personal a razón de una por mes (retroalimentación sobre los resultados de los informes que se generan del sistema de control interno)

I.3 SEPSA


0 Vencidas Vera Selva, Franklin Charpantier, Ana Gómez de Miguel, Lilliana Montero, Marta Chaves. 6 Sin vencer

Comentarios de Vera Selva y Marta Chaves preguntando quien colocó la acción.

I.4 Auditoría Interna


3 Vencidas Mario Molina, Zayda Morales.

1 Sin vencer

Estas acciones son: -Elaborar procedimiento para gestionar el riesgo de orientación estratégica errónea, instrumento que debe guiar la elaboración del plan estratégico y el plan anual. 2- Tramitar inclusión del procedimiento en el sistema de gestión - Crear procedimiento para la formulación del plan estratégico y plan anual de labores. 2-Oficializar en el sistema de gestión del procedimiento para la formulación del plan estratégico y plan anual. -Gestionar ante las autoridades superiores y el área de tecnologías de información una solución a los riesgos relativos a la ausencia en respaldo a la información, incluyendo seguimiento de recomendaciones y disposiciones al respecto.



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I.5 Centro de Comunicación y Prensa


2 Vencidas Odilie Rocha, Rosa Brenes, José Marenco, Edward Araya, Nils Solórzano, Vera Selva, Rosa Brenes. 3

Sin vencer

Comentario de Vera Selva señalando que el documento (que se encuentra en revisión y actualización) “Plan de Emergencias de Oficinas Centrales” se encuentra en la página Web de la institución. Estas acciones vencidas son: -Gestionar ante la Dirección Administrativa y el Departamento de Bienes y Servicios una remodelación del área para mejorar las condiciones de luz y ventilación del espacio. -Que capacitación atienda las solicitudes planteadas en el formulario correspondiente de Evaluación del Desempeño.

I.6 Unidad de Asuntos Internacionales


2 Vencidas Claudio Fallas, Gilberto Leon, Guillermo González, Edward Araya. 7 Sin vencer

Estas acciones vencidas son: -La DAI informará a la viceministra Gina Paniagua sobre las acciones que no fueron atendidas en el SEVRIMAG en la administración pasada. -La DAI realizará un análisis de las acciones de mejora de su unidad para incorporarlas al plan de trabajo.

I.7 Unidad de Planificación Estratégica


1 Vencida Marta Chaves, María Elena Orozco, William Chinchilla, Jeannette Fallas, Vera Selva. 4 Sin vencer

Comentario del Sr. William Chinchilla señalando que por instrucciones del Director de DNEA, la UPE en forma conjunta con la DNEA diseñara una propuesta de seguimiento y evaluación para el segundo semestre 2015.



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La acción vencida hace referencia a que la UPE incorporará las acciones de mejora de cada área en sus planes de trabajo.

II. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

II.1 SUNNI


3 Sin Vencer Luis Mata, Edward Araya, Daniel Zúñiga, Rafael Espinosa, Azalea Ramírez, Guillermo Guzmán Díaz. 2 Vencidas

Estas acciones vencidas son:

-Elaborar un plan operativo para todo el SUNII. (Alineado con marco estratégico institucional) -Que el Departamento de Tecnologías de Información defina los procedimientos para establecer respaldos de información a nivel externo de la institución. (A fin de contar con mecanismos que aseguren el respaldo de la información, tanto física como digital)

II.2 Proveeduría Institucional


0 vencidas Blanca Córdoba , Edward Araya, Claudio Fallas

5 Sin vencer

II.3 Recursos Humanos


0 vencidas Claudio Fallas, Elena Orozco, Vera Selva, Rafael Espinosa. 5 Sin vencer

II.4 Archivo Central


4 vencidas José Joaquín Salazar, Edward Araya, Luis Alfonso Chacón, Claudio Fallas, Rafael Espinosa. 5 Sin vencer



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Estas acciones vencidas son:

-Dar seguimiento al proyecto de Construcción del nuevo Edificio para el Archivo Central, mediante reuniones con la Dirección de Servicio Fitosanitario y Despacho Ministerial para el seguimiento al Cartel de la adjudicación y la aprobación del Jerarca institucional. (1) Seguimiento por parte del Oficial Mayor. 2) Aprobación por parte del Sr. Viceministro de MAG). - Solicitar el seguimiento y respuesta mediante el SEVRIMAG a los riesgos identificados en el año 2014. -Solicitar al Dpto. de TI, el estado del sistema informático que se desarrolla para que el Ministerio administre los documentos. -Solicitar al Dpto. de TI, el estado del Sistema de registro de documentos, con sus motores de búsqueda para los usuarios.

II.5 Bienes y Servicios


2 vencidas Noemy Sánchez, Marco V. Cuevas, Jessica Alvarez

2 Sin vencer

Estas acciones vencidas son: -Solicitar una inducción para conocer los diferentes temas y los instrumentos que se manejan en la institución sobre control interno dirigida al personal del Depto.

-Coordinar con el área de Capacitación en temas como relaciones interpersonales, trabajo en equipo, código de ética, liderazgo y atención al cliente.

II.6 Tecnologías de Información


10 vencidas Edward Araya, Claudio Fallas, Rafael Espinosa, Guillermo Alpízar, Rolando Camacho. 4 Sin vencer

Estas acciones vencidas son: -Capacitación para los colaboradores en temas técnicos como base de datos, ambiente de desarrollo, redes y soporte técnico. -Desarrollo de habilidades blandas: Relaciones Humanas, Atención al Cliente, Trabajo en equipo.



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-Se requiere que la DAF asigne presupuesto para el desarrollo de programación de capacitación de Relaciones Humanas, Trabajo en Equipo, Motivación para el cumplimiento de metas. -Que el Departamento de Recursos Humanos a través del Área de Capacitación investigue y tramite el desarrollo de las actividades de capacitación. -Crear el expediente personal que facilite la evaluación del desempeño de los colaboradores. -Elaborar un plan de capacitación por competencia o responsabilidades dentro del Departamento. -Investigar acerca de los planes de contingencia y elaborar un Plan para el Área de Tecnología (2) Hacer una propuesta de elementos que integran al Plan de Continuidad el cual debe estar alineado al Plan de Continuidad 3) Asignar presupuesto para: Sustitución de UPS, extintores, contrato de sitios alternos, servidores de alta disponibilidad, mecanismos de seguridad de acceso al centro de datos) -Revisar las acciones establecidas para cada riesgo identificado, para el cumplimiento de las mismas en su tiempo establecido. Se debe hacer una sesión de concientización para que los colaboradores a pesar de la insistencia de que sigan los procedimientos, especialmente en los servicios de soporte técnico sean acatados. -Verificar los controles existentes para que sean actualizados a las necesidades actuales, y sean efectivos para la administración de los riesgos. -Realizar el análisis del valor agregado -Buscar capacitación para el colaborador encargado de este tema (gestión administrativa, procesos de compra y des almacenamiento)

III. DIRECCIÓN NACIONAL EXTENSIÓN AGROPECUARIA

III.1 Dirección Ejecutiva

Cantidad de Acciones Condición

Responsables

2 vencidas Felipe Arguedas, Ana Zita Bermúdez, Amelia Sanabria, Flor Ivette Elizondo, Raquel Aviles, Roberto Azofeifa , José Miguel Carrillo, Vera Selva, Elena Orozco, Marta Chaves, Gilberto Leon, Raquel Jesús Hernández, Alexis Calderón, Diego Quesada, Luis Alfonso Chacon, Alba Montenegro.

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Comentarios de Alba Montenegro preguntando quién consignó la acción y de Gilberto León aseverando que actualmente se encuentra habilitada la Comisión de procesos y procedimientos de la DNEA, laborando en dicho tema con el apoyo del Gestor de Calidad Estas acciones vencidas son:



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-Realización de reuniones periódicas (crear cronograma) para debatir conceptos de Extensión, con una agenda que incluya temas de capacitación en control interno. -Actualización de la aprobación de los riesgos en el SEVRIMAG. -Divulgación de información sobre el plan estratégico (misión, visión, valores y objetivos estratégicos de la institución)

III.2 Dirección Regional Brunca


5 Sin vencer Margie Hernández, Roy Rojas, Lorena Mora, Claudio Fallas, Saúl Quirós, Gilberto León.

5 Vencidas

Estas acciones vencidas son: -Dotar de equipos (Equipo cómputo, impresoras, archivos, tintas y otros) necesarios para cumplir con lo establecido en exigir confiabilidad y oportunidad de la información. -Reactivar la comisión de salud ocupacional regional para efecto de realizar un inventario de las necesidades del equipo para mejorar las de salud ocupacional y solicitar a la dirección nacional de extensión. -Dar seguimiento al proceso de construcción e implementación del sistema de información de la DNEA -Presentar en reunión de directores la iniciativa de que se gire una directriz a todas las direcciones para la creación de un plan de contingencia orientado a la prevención y gestión del riesgo ante desastres naturales y antropológicos (Emisión de la directriz para creación de plan de contingencia) -El director regional girará una directriz para el respaldo de información en formato digital de forma periódica. (El encargado de soporte técnico capacitará personal para la realización de respaldos periódicos)

III.3 Dirección Regional Central Occidental

Cantidad de Acciones Condición

Responsables

13 Sin vencer Felipe Arguedas, Flor Ivette Elizondo Porras, Nelson Kopper, Jeannette Fallas, José Luis Campos, Warner Rodríguez, Nidia Mora, Randall Arguedas, Vidal Arias, Jorge Castillo, Andrés Alfaro, Eduardo Lee, Juan Vicente Ramírez, Ana Lucía Ureña, Ileana Ramírez, Martín Carrillo, Carlos Díaz, Néstor Villalobos, German Vega, Ricardo Goyenaga, Marta Chaves, Randall Arguedas, Vidal Arias, Ileana Ramírez, German Vega, Néstor Solís.

0 Vencidas



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Jeannette Fallas consignó una nota sin afectar el porcentaje de avance en la que indica la necesidad de que la Región coordine esa necesidad de capacitación, con la Comisión de Valores.

III.4 Dirección Regional Chorotega


14 Sin vencer Marlen Angulo, Peter Morales, Oscar Vásquez, Minor Moya, Felipe Arguedas, Marta Chaves, Odilie Rocha, Carlos Achío, Gerardo Barboza, Noel Pomares, Miguel Escalante, Marina Jiménez, Oscar Cid, Eduardo Chaves, Noel Pomares , Luis Fernando Cabalceta , Ronald Mora, Juan Bautista Méndez, Maricel Duarte, Grettel Méndez Ovares

5 Vencidas

Marta Chaves colocó 2 notas señalando que la acción ya vencida se debe a que la Dirección Regional no ha solicitado a la UCI o al Área de Desarrollo la respectiva actividad de capacitación para el uso de los sistemas de información que se disponen en esa dirección. Agrega que la solicitud debe incluir fechas posibles y el objetivo de la capacitación así como los sistemas de información que utilicen en esa Dirección para dar una respuesta efectiva por parte de UCI si le corresponde. También si la actividad no se requiere o bien se reprogramará, el dato debe constar en este mismo sistema. En la nota se recuerda la responsabilidad del titular por el fortalecimiento del sistema de control interno a cuyo objetivo aporta el uso de este sistema. Estas acciones vencidas son:

-Reactivar la Comisión de Salud Ocupacional y actualizar el plan de salud ocupacional para el mejoramiento de la salud ocupacional. -Elaborar un plan de contingencias para la prevención y gestión del riesgo ante desastres naturales y antropológicos. -Solicitar al superior la elaboración de un sistema de información para respaldar toda la documentación que se genera (oficio al Director DNEA). -Solicitar nuevamente la contratación de guardas para la seguridad (oficio al Director DNEA) -Solicitar a la UCI el apoyo para realizar un análisis del valor agregado de la implementación del CI. -Solicitar una actividad de capacitación para mejorar el uso de los sistemas de información que se disponen. Se solicitará al Departamento de Recursos Humanos.



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III.5 Dirección Regional Central Oriental


7 Sin vencer Guillermo Flores, Ana Ligia Garro, Dora Bermúdez, Carmen Pacheco, Adriana López, Carlos Soto, Gilberto León, Marta chaves.

10 Vencidas

Tanto Marta Chaves como Gilberto León escribieron en el sistema, sus propuestas de atención de esta actividad sugerida, sin respuesta a la fecha. Estas acciones vencidas son: -El Equipo de Extensión DRO requiere contar con recursos humanos y económicos para realizar una gestión eficaz y eficiente. (Solicitud del director regional ante el Director DNEA de los recursos económicos y humanos que requiere cada agencia para una atención eficaz y eficiente al cliente. y que se ejecute el presupuesto para atender las necesidades de cada agencia) -Emisión de una política interna por parte del Director Regional, en cuanto a que se requiere que el equipo de Apoyo regional realice un acompañamiento a cada una de las Agencias de Extensión y colabore en la ejecución de las acciones que tienen que presentar en cada uno de los temas. -Realizar reuniones mensuales, con el personal de la Agencia de Tarrazú para tratar los asuntos internos y comunicados que se tienen. -El Equipo de Extensión DRO solicita que se defina la dualidad de mando hacia los agentes de extensión. (Que sea la misma persona el que califica y el que firme las vacaciones y lo administrativo correspondiente de cada Agente de Extensión. Se requiere que se realice un comunicado al respecto). -Dar seguimiento a las compras de los dispositivos de seguridad en el 70% de las agencias. y mantenimiento de los equipos de cómputo a todas las agencias. -Que la autorización de la tarjeta de ruedo sea semanal para las agencias de extensión. -Solicitar al área de Planificación Regional el análisis de incorporar en el plan trabajo la información de acciones de mejora de autoevaluación para el caso de las Agencias y la jefatura de la DRO. -Sugerir que el gestor de calidad proponga formatos de informe de reuniones para que los diferentes profesionales encargados de programa informen a su director sobre los asuntos esenciales tratados. -Capacitar al personal de reciente ingreso y secretarias en los sistemas de información. Que control interno evalúe los factores por las cuales no se hace uso de los sistemas en la medida que se requiere. Hacer el análisis comparativo entre regiones.



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III.6 Dirección Regional Huetar Norte


11 Sin vencer Albán Valverde, Fernando Vargas, Vera Selva Felipe Arguedas. 1 Vencida

Vera Selva coloca un comentario en el cual solicita aclarar la Dirección que lo solicita. Asimismo aclara que la responsabilidad es compartida: El área de Salud Ocupacional asesora a la Comisión de Salud Ocupacional de cada dirección regional en el diagnóstico y en las posibles soluciones a los problemas. Esta acción vencida se refiere a: -El Equipo Regional de Extensión DRHN propone una planificación y establecimiento de indicadores de forma participativa y ascendente, El encargado de Planificación llevará la solicitud ante la DNEA para que se defina este procedimiento aprovechando las reuniones de equipo que se realizan.

III.7 Dirección Regional Huetar Caribe


7 Sin vencer Carlos Abarca, Lloyd Foster, Sigifredo Rojas, Felipe Arguedas 5 Vencidas

El Director Regional Lloyd Foster coloca un comentario, (sin afectar el porcentaje de avance) en el que señala que se tiene presupuestado para el 2do semestre, la compra de equipo de oficina acorde a las necesidades planteadas para las AEA y que las mejoras en iluminación están contempladas en el presupuesto para mantenimiento de edificios 2015.

Estas acciones vencidas son: -La Dirección Regional Huetar Caribe le solicita a la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria, que elabore un instrumento para evaluar el rendimiento y eficiencia de las acciones del MAG. -Solicitar al Director Nacional de Extensión que gestione una capacitación en aplicación de la metodología de Evaluación del Desempeño. -Establecer un programa para atender las necesidades planteadas por las AEA tales como: Tanque séptico, extractores en los sanitarios, Aires acondicionados, iluminación. -Solicitar al Director Nacional de Extensión Agropecuaria que gestione ante el Director Generar Administrativo el acondicionamiento de las oficinas de Bratsi y Margarita.



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-Establecer un plan orientado a la seguridad de las diferentes oficinas de la región para atender las necesidades planteadas por las AEA.

III.8 Subregión Sarapiquí


6 Sin vencer Ana Zita Bermúdez, Felipe Arguedas, Gabriela Zúñiga, Oscar Víquez, Gilberto Leon. 0 Vencidas

III.9 Dirección Regional Pacífico Central


12 Sin vencer Eugenio Angulo, José Luis Araya, José Ricardo Chaves, Anabelle Benavidez, Víctor Salazar, Ana Lizbeth Cruz, Felipe Arguedas, Luis Alfonso Chacón, Gilberto León, Edward Araya.

0 Vencidas

Se consigna un comentario de Anabelle Benavides, indicando que se presupuestó para el 2016 por cuanto, el presupuesto 2015 no es suficiente para realizar la compra de la totalidad de los banner. Comentario de Gilberto León, sugiriendo que la coordinación (involucrando al enlace de Procesos de la DNEA la encargada de administrar el SEVRIMAG) para la actualización de los procedimientos y los riesgos asociados, se realice una vez se cuente con los procedimientos establecidos según la nueva estructura por la DNEA en el Sistema de Gestión. Comentario de Marta Chaves, solicitando a la Dirección Regional la gestión de coordinación con la UCI para la capacitación solicitada.

III.10 Dirección Regional Central Sur


21 Sin vencer Orlando Cubillo, Gilberto León, Felipe Arguedas, Sonia Ruiz, Rafael Espinosa, Vera Selva, Odilie Rocha, Edward Araya, José Marenco, José Joaquin Salazar, Claudio Fallas, Luis Alfonso Chacón, Rafael Espinosa, Marta Chaves, José Ricardo Guillén, Luis Ángel Delgado, Juan José Castro, Ligia Azofeifa, Romelio Arias, José Martí Jiménez, Sandra Rodríguez, Carmen Barrantes, Alba Montenegro.

2 Vencidas



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Se consignan 3 comentarios de Gilberto León: sugiere coordinar el Taller o Capacitación del tema de Gestión de calidad con el enlace de la DNEA para el tema. Considera prudente que la coordinación para la actualización de los procedimientos y los riesgos asociados, se realice cuando se cuente con los procedimientos establecidos según la nueva estructura por la DNEA. Los procedimientos están siendo analizados por la Comisión de procesos y procedimientos de la DNEA y que la propuesta borrador será divulgada, sometida a valoración y posteriormente publicada con los procedimientos según corresponda.

Marta Chaves consigna 2 comentarios: el primero preguntando por la dirección que propuesto el tema y el segundo señalando que se está a la espera de solicitud para coordinación de fechas para las capacitaciones solicitadas así mismo recomienda que cada Director Regional proponga en Reunión de Directores esta acción y que la persona que realizó esta acción cambie los responsables por el Director Regional y Director DNEA como superiores que dicten esta política interna.

Vera Selva, realiza un comentario señalando que los temas mencionados no guardan relación con los procedimientos de salud y sugiere que se coordinen con Gestión de Desarrollo Humano (Capacitación). Estas acciones vencidas son: -Solicitar a la UCI un refrescamiento en cuanto a sistema de control interno para el 2015 (set-oct). -Emitir una directriz para el respaldo de la información física y digital en las Agencias de Extensión y facilitará los recursos en caso necesario.

III.11 Dirección Regional Pacífico Central


6 Sin vencer Felipe Arguedas, José Ricardo Chaves, Anabelle Benavidez, Edward Araya, Marta Chaves, Gilberto León, Luis Alfonso Chacó, Ana Lízbeth Cruz.

4 Vencidas

Se consigna un comentario de Gilberto León, en el que considera prudente que la coordinación (en conjunto con la enlace nacional en tema de gestión y la coordinadora de la UCI) para la actualización de los procedimientos y los riesgos asociados, se realice una vez se cuente con los procedimientos establecidos según la nueva estructura por la DNEA en el Sistema de Gestión.

Comentario de Marta Chaves, señalando que se está a la espera de que la Dirección Regional Coordine con la UCI en que fechas para la capacitación conforme su plan de trabajo.



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Estas acciones vencidas son: -Socializar e implementar el formulario "-Determinación de expectativas y resultados del Desempeño". -Efectuar un análisis del instrumento a utilizar, capacitando a la Comisión en el tema, elaborando y ejecutando el Plan para el fomento de mejoras en la salud ocupacional de los colaboradores -Analizar las acciones de mejora del periodo anterior, para la incorporación de las mismas en el trabajo de ser necesario La Dirección Regional Pacífico Central -Solicitar al Enlace de Control Interno Regional, un informe de la situación regional que se refleja en los sistemas de control interno.

5. Conclusiones

1. El número de instancias autoevaluadas para el año 2014 fue de 31 conforme la metodología aplicada.

2. Del total de instancias autoevaluadas, alrededor de un 73% no ha realizado aportes de avance dentro del sistema.

3. Resulta probable que muchas de las acciones hayan sido realizadas total o parcialmente ya, sin embargo debe adquirirse conciencia de la importancia de consignar esa información dentro del sistema ya que éste se constituyen en la fuente de información a que acudirán los entes fiscalizadores del tema y las autoridades ministeriales para la toma de decisiones.

4. El porcentaje de cumplimiento de las acciones planteadas por los colaboradores en sus planes de mejora, resulta bajo con respecto al tiempo que resta para que venzan sus períodos.

5. Los comentarios que las personas consignadas como responsables de las acciones realizan por medio del sistema, no son atendidas o respondidas, lo cual produce que las actividades se mantengan sin cumplir.

6. Las acciones cumplidas en 100% o al menos en un porcentaje, se basan en la remisión de notas de solicitud de planes y sistemas a los superiores, modificaciones parciales en la estructura regional, comunicaciones de planificación de reuniones, informes de seguimiento de Acciones y charlas.

7. Los avances parciales o cumplimiento total de acciones han estado acompañados

de evidencias tal y como se ha promovido desde la UCI por diferentes medios, con



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lo cual se muestra madurez en el uso del sistema de autoevaluación por parte de los servidores.

5. Recomendaciones

1. Utilizar la información que deriva este informe para realizar ajustes en los planes de trabajo de las dependencias.

2. Reportar los avances logrados en las acciones y que aún no constan en el sistema.

3. Socializar esta información entre los subordinados aprovechando los espacios colectivos tales como reuniones.

4. Que cada titular subordinado valore los avances en su gestión a partir de la implementación de las acciones de mejora propuestas en su Plan y difunda la información en su instancia a cargo.

Referencias Sistema de Autoevaluación en la dirección electrónica: http://sistemas.mag.go.cr/SistemaAutoevaluacion/Bienvenida.aspx

http://sistemas.mag.go.cr/SistemaAutoevaluacion/Bienvenida.aspx

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