informe nº 004-2005-2-2183

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL AGUSTINO

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

ACCION DE CONTROLN 2-2183-2005-002

INFORME N 004-2005-2-2183

EXAMEN ESPECIAL"PROGRAMA DEL VASO DE LECHE"

EJERCICIO 2004

SETIEMBRE - 2005

INDICE

Pgina

SINTESIS GERENCIAL 02 -03

DICTAMEN DEL ORGANO DE CONTROLINSTITUCIONAL 04

ESTADO DE INGRESQS y EGRESOS 05

Notas al Estado de Ingresos y Egresos 06 -11

1. INTRODUCCiN

1. Origen del Examen 122. Naturaleza y Objetivo del Examen 12 -133. Alcance del Examen 134. Antecedentes y Base Legal 13 -145. Comunicacin de Hallazgos 156. Memorndum de Control Interno 157. Otros Aspectos de Importancia 15 -16

11. OBSERVACIONES 17 - 29

111. CONCLUSIONES 30

IV. RECOMENDACIONES 31 -32

ANEXOS 33 -57

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe deAuditoria N 004-2005-2-2183 -2-

Municipalidad Distrital de El AgustinoOrgano de Control Institucionai

SINTESIS GERENCIAL

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE EJERCICIO 2004

El presente Examen Especial practicado al Programa del Vaso de Leche Ejercicio 2004corresponde a la Accin de Control N 2-2183-2005-002, programada en nuestro PlanAnual de Auditoria Gubernamental 2005, aprobado por Resolucin de ContraloraN 513-2004-CG de fecha 10DIC.2004.

Observaciones ms significativas

1. Se han comprado Insumos Alimenticios para el Programa del Vaso de Leche porun importe de SI. 197,594 (Ciento noventisiete mil, quinientos noventicuatro y

. -00/100 Nuevos Soles), sin tener en cuenta que las Empresas proveedoraspresentaron Certificados de Calidad vencidos, aspecto que demuestra que elControl Interno existente no funcion adecuadamente; este certificado de calidad,debi ser solicitado desde el ingreso de los productos.(Observacin N 01, Pgina N 17)

2. Se ha observado que en la compra de recursos alimenticios para el Programa delVaso de Leche por las semanas 34 y 43 hubo una reduccin por SI. 120,804(Ciento veinte mil, ochocientos cuatro y 00/100 Nuevos Soles), sin tener undocumento que sustente dicha reduccin y sin anularse las Ordenes de Compradonde figuran las cantidades iniciales, quedando como si se hubieran compradodichas cantidades, contradiciendo lo estipulado en los Comprobantes de Pago yen los Contratos firmados por la Municipalidad con las empresas proveedoras delos mencionados recursos; aspecto que demuestra que el control interno existenteno funciona adecuadamente, creando confusin en cuanto a la ejecucin realefectuada.(Observacin N 02, Pgina N 19)

3. Se ha observado que existen serias deficiencias en el padrn de los beneficiarios,al encontrar personas empadronadas en dos (02) Comits y con direccionesdomiciliarias diferentes; en otros casos, el beneficiario ya no recibe la racin diariapor encontrarse fuera del pas, pero sin embargo, figura como beneficiario habitual,es decir, que sigue recibiendo su racin en dos Comits, o sea, doble. Estassituaciones estn sustentadas con Actas de manifestacin tomadas tanto a lascoordinadoras de los Comits donde figuran empadronados, como a los padresy/o tutores, de los mencionados beneficiarios. Esta situacin se ha generado porla falta de un control adecuado en el empadronamiento de los beneficiarios delPrograma del Vaso de Leche,.consiguiendo que los productos adquiridos con losFondos del Programa, no sean suficientes para "satisfacer" al total de beneficiarios"inscritos", por desconocer el nmero real de los beneficiarios vlidos, es decir,aquellos que en verdad, de acuerdo a Ley, deben acceder al programa e

.-1:I"1etiI~Dlindosede esta manera con los fines que persigue el mencionado~vV!~ma, en atender a los ms necesitados.

bs'E!E cin N 03, Pgina N 22) cC1')111~.-.'f.....,,



Recomendaciones

1. Se traslade el presente Informe a la Comisin Especial de ProcesosAdministrativos y Disciplinarios, la que en pleno uso de sus facultades, califique lasResponsabilidades Administrativas establecidas en su contenido, apertureProceso Administrativo; y proponga las sanciones que correspondan.( Conclusiones N 01 Y 02, Pgina N 30)

2. Que se disponga a la Gerencia Municipal, para que en coordinacin con laGerencia de Administracin y Finanzas, la Subgerencia de Logstica y la Jefaturadel Programa del Vaso de Leche, mantengan la documentacin sustentatoria en loque respecta a las reducciones de los Insumos Alimenticios y no dejen rdenes decompra abiertas, cuando stas por diversos motivos hayan sufrido variacin,evitando diferencias entre las cantidades de las respectivas rdenes de compra ylos comprobantes de pago respectivos.( Conclusin N 02, Pgina N 30)

3. Que el Seor Alcalde como Presidente del Comit de Administracin delPrograma del Vaso de Leche, realice las coordinaciones, con la Subgerencia dePersonal y la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, para que se provea depersonal idneo y en la cantidad suficiente para realizar la revisin de los padronesde beneficiarios presentados por las Coordinadoras Asimismo, se establezcamecanismos como charlas de orientacin y capacitacin que permitan superar loserrores encontrados.(Conclusin N 03, Pgina N 30)

El Agustino, 30 de Setiembre del 2005.

DICTAMEN DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE - 2004

Seor EconomistaVctor Modesto Salcedo RosAlcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino

Distrito El Agustino Provincia Lima Departamento: Lima

.-' ~{tr~1. Hemos examinado el Estadp de IngreS9~'~( Egresos del Programa del Vaso de Leche,

administrado por la Municipalidad Distdt;2l'e El Agustino por el ao terminado al 31 dediciembre del 2004. La preparacin de,dicQo estado financiero, es de responsabilidad dela Subgerencia de Contabilidad de la ',MLlricipaidad Distrital de El Agustino y nuestraresponsabilidad consiste en emitir unaopiriin sobre el Estado de Ingresos y Egresosbasada en el examen que efectuamos.

2. Nuestro examen fue realizado de acuerdo con normas de ~uditora generalmenteaceptadas (NAGAS) y normas de auditorta gubernamental(NA~U) .aprobadas por laContralora General de la Repblica. Tales'< normas requieren, que planifiquemos yrealicemos nuestro' trabajo con la finalidad de obtener s~uridad'Tazonable de que elEstado de Ingresos y Eqresos del Programa del Vaso de .Lecneno contenga erroresimportantes. El examen se ha basado ~n. comprobaciones sele'ctivas de evidencias querespaldan los .importes y la~ divulgaqipnes, reveladas en el Esta.d9 Financiero. Tambincomprende una evaluacin' de los principios de contabilidad aplicados; as como unaevaluacin de la presentacin del Estado Financiero. Considerarnos que nuestro examenconstituye una base razonable para fundamentar nuestra opinin:

3. En nuestra opinin, el Estado Financiero adjunto, presenta razonablemente, en todos susaspectos de importancia, los ingresos, egresos y saldo de los fondos del Programa delVaso de Leche, administrado por la Municipalidad Distrital de El Agustino, durante el aoterminado el 31 de Diciembre 2004. No puede atenderse los siete (07) das de la semanaa los beneficiarios, tal como lo seala la Ley, porque los fondos asignados al Programason insuficientes y porque adems no se cumple con atender de acuerdo a lasprioridades. Este hecho se ve sustentado, porque algunos beneficiarios a pesar de estarinscritos, no existen o estn en dos Comits al mismo tiempo, aspectos que sonsealados en este informe, en Otros aspectos de importancia y como Observacin N 3 .


Av. Riva Agero N 1358 LIMA 10- PERU (}) 327-0036 Telefax: 327-4300E-mai1:[email protected]

J'

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe deAuditoria ATO 004-2005-2-2183 -5-


PROGRAMA DEL VASO DE LECHE

ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS

Por el ejercicio terminado el 31 de Diciembre del 2004

(Expresajlo en Nuevos Soles)

Saldo inicial 02 de enero del 2004 213,505

IngresosFondos recibidos del Tesoro PblicoFondos directamente recaudadosOtros (Gastos bancarios aos 2002 y 2003)Otros (Penalidades)

Total de Ingresos

EgresosCompra de leche y/o alimentosCompra de insumos complementariosGastos de operacinOtros (penalidad Peipa que fue descontadoposteriormente)

Total de Egresos

4,497,22146,925

9323,940

4,549,018

4,395,409315,52946,925

3,320

4,761,183

Saldo final 31 de diciembre del 2004 1,340

Municipalidad Distritai de El AgustinoOrgano de Control Institucional

PROGRAMA DEL VASO DE LECHE - F- 250 PVL

Notas al Estado de Ingresos y Egresos

1. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD

La Municipalidad Distrital de El Agustino, es una entidad con personera jurdicade derecho pblico y goza de autonoma poltica, econmica y administrativa enlos asuntos de su competencia. Su organizacin y funcionamiento se encuentranormado por la Nueva Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27972 y tiene comofinalidad: Planificar, ejecutar e impulsar acciones con el objeto de proporcionar unaadecuada prestacin de los servicios pblicos; as como propender al desarrollointegral y armnico de su jurisdiccin. Le son aplicables las leyes y disposiciones,que de manera general, regulan las actividades del sector pblico.

El Programa del Vaso de Leche fue creado mediante Ley 24059 del 21.DIC.84.Los recursos de este programa financian la racin alimenticia diaria,mayoritariamente de origen nacional, compuesta por leche y/o alimentoequivalente: quinua, kiwicha, soya, avena o cualquier alimento, producido en lazona para desayuno, de acuerdo a sus hbitos de consumo. La poblacinbeneficiaria se encuentra constituida por nios de O a 6 aos, Madres gestantes yen perodo de lactancia; priorizando entre ellos, a quienes presenten estado dedesnutricin o se encuentren afectados por tuberculosis. Asimismo, en la medidaen que se atienda a la poblacin antes mencionada, se extender la atencin a losnios de 7 a 13 aos, ancianos, discapacitados y afectados por tuberculosis engeneral.

2. PRINCIPIOS Y PRCTICAS CONTABLES

El Estado de Ingresos y Egresos del Programa del Vaso de Leche correspondienteal Ejercicio 2004, ha sido preparado en base a la Informacin que fue remitidamensualmente a la Contralora General de la Repblica y que se encuentraregistrada en los libros contables, que sustentan los Estados Financieros de laMunicipalidad.

3. SALDO INICIAL

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe de Auditoria N 004-2005-2-2183 -6-


4. INGRESOS

a. FondosRecibidosde la DireccinGeneral del Tesoro Pblico

El Ministerio de Economa y Finanzas, a travs de la Direccin General delTesoro Pblico, transfiri por el Ejercicio 2004, la cantidad de S/. 374,768.00(Trescientos setenticuatro mil, setecientos sesenta y ocho y 00/100 NuevosSoles) de enero a noviembre, y en el mes de diciembre la cantidad deS/. 374,773.00 (Trescientos setenticuatro mil, setecientos setenta y tres y00/100 Nuevos Soles), totalizando al 31 de diciembre del 2004 la suma deS/.4,497,221.00 (Cuatro millones, cuatrocientos noventa y siete mil,doscientos veintiuno y 00/100 Nuevos Soles), a la Municipalidad Distrital deEl Agustino.

Segn informacin referencial, la distribucin de los fondos mensualesasignados al Programa del Vaso de Leche, sirvi para la atencin de 42,695a 44,161 beneficiarios diariamente, cantidad que ha variado de acuerdo a lasaltas y bajas de los beneficiarios.

b. FondosDirectamenteRecaudados

La Municipalidad Distrital de El Agustino, ha destinado de los FondosDirectamente Recaudados, un total de S1.46,925.00 (Cuarentisis mil,novecientos veinticinco y 00/100 Nuevos Soles), para la atencin de losgastos operativos del Programa Vaso de Leche, tales como: Pago delpersonal que labora en el Programa del Vaso de Leche, Utiles de Oficina,etc.

c. DonacionesRecibidas

Durante el Ejercicio 2004, la Municipalidad Distrital de El Agustino no harecibido Donaciones.

d. Intereses

Por el Ejercicio 2004, los Fondos Transferidos a la Municipalidad Distrital deEl Agustino, por la Direccin General del Tesoro Pblico, no generaronintereses, ya que estos fueron depositados en cuenta corriente y no encuenta de ahorros.

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe de Auditoria N 004-2005-2-2183 - 7-


( En Nuevos Soles)

Mesl Fondos recibidos Fondos DonacionesConcepto del Tesoro Pblico Directamente Recibidas

Int. TotalRecaudados

Saldo inicial 213,505.00Enero 374,768.00 4,181.58 378,949.58Febrero 374,768.00 3,717.59 378,485.59Marzo 374,768.00 4,551.58 379,319.58Abril 374,768.00 3,737.58 378,505.58Mayo 374,768.00 3,707.58 378,475.58

Junio 374,768.00 4,183.77 378,951.77Julio 374,768.00 3,807.58 378,575.58Agosto 374,768.00 3,807.58 378,575.58Setiembre 374,768.00 -"" 3,807.58 378,575.58Octubre 374,768.00 3,807.58 378,575.58Noviembre 374,768.00 3,807.58 378,575.58Diciembre 374,773.00 3,807.58 378,580.58

Total 4,497,221.00 46,925.16 0.00 0.00 4,757,651.16

5. EGRESOS

a. Compras de Leche y/o Alimentos Equivalentes

Est representado por el importe pagado de las compras de leche y/o alimentosequivalentes, distribuidos entre los Comits del Programa del Vaso de Leche y losClubes de Madres que se encuentran inscritos en la Municipalidad.

Al 31 de diciembre del 2004, las compras de leche y/o alimentos equivalentesdistribuidos, fueron de S/.4,395,408.63 (Cuatro millones, trescientos noventicincomil, cuatrocientos ocho y 63/100 Nuevos Soles), tal como se muestra acontinuacin:

Leche evaporada Enriquecido lcteo Quinua avena

MesTotal

Cantidad Importe Cantidad Importe Cantidad Importe SI.Litros SI. Kilos SI. Kilos SI.

Enero 71,054.83 321,130.92 8,022.00 28,879.20 28,000.00 78,400.00 428,410.12

Febrero 59,399.34 268,454.16 6,924.00 I 24,926.40 23,480.00 65,744.00 359,124.56Marzo 74,249.17 335,567.70 8,655.00 31,158.00 29,350.00 82,180.00 448,905.70

Abril 48,938.51 222,062.04 5,712.00 22,155.60 18,010.00 51,642.00 ! 295,859.64Mayo 58,079.56 263,998.00 6,768.00 27,072.00 21,120.00 61,248.00 352,318.00

Junio 58,080.00 26~,998.00 6,016.00 23,161.60 21,120.00 61,248.00 348,407.60

Julio 58,079.56 263,998.00 6,780.00 26,056.80 17,318.00 61,248.00 351,302.80

Agosto 65,215.42 278,358.50 7,423.50 28,580.48 18,928.06 66,940.70 373,879.68

Setiembre 58,080.00 263,998.00 6,768.00 26,056.80 21,120.00 61,248.00 351,302.80

Octubre 63,357.53 287,988.75 7,412.50 28,538.13 23,022.50 66,765.25 383,292.13

/0 ~\'iembre 58,080.00 263,998.00 6,768.00 26,056.80 21,120.00 61,248.00 351,302.80

o _"'';~foi~bre 58,080.00 263,998.00 6,768.00 26,056.80 21,120.00 61,248.00 .351,302.80To~\ 730,693.92 3,297,550.07 84,017.00 318,698.61 263,708.56 779,159.95 4,395,408.63.:: B C~)

-, /. 'i.,-~bameflspedal al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Iii]Onne deAuditoria N 004-2005-2-2183 -8-

Municipalidad Distrital deEl AgustinoOrgano de Control Institucionai

b. Compras de lnsurnos Complementarios

Est representado por el importe pagado de las compras de InsumosComplementarios (azcar, cocoa, canela, pan, etc.), distribuidos entre los 584Comits del Programa del Vaso de Leche, que se encuentran inscritos en laMunicipalidad.

Al 31 de diciembre del 2004 las compras de Insumos Complementarios fueron deSI. 315,529.16 (Trescientos quince mil, quinientos veintinueve y 16/100 NuevosSoles), segn se observa en el cuadro siguiente:

Azcar rubiaMes Cantidad ! ImporteI

Kilos SI.Enero 17,996 26,311.22Febrero 14,860 21,844.20 IMarzo 18,575 27,305.25Abril 11,621 19,691.85

! Mayo 13,692 24,645.60Junio ! 11,369 21,549.72Julio 13,692 27,931.68 IAgosto 15,682 31,991.28Setiembre 13,692 27,931.68Octubre 14,933 30,463.32Noviembre 13,692 27,931.68,Diciembre 13,692 27,931.68

TOTAL 173,496 315,529.16

C. Costos de Operacin

El Programa del Vaso de Leche no ha realizado gastos adicionales, porque loscostos de operacin financieros y/o Bancarios, han sido asumidos por laMunicipalidad Distrital de El Agustino.

d. Otros

no


r I

Beneficiarios Cantidad Porcentaje

Primera PrioridadNios de Oa 6 aos 15,032 35%Madres gestantes yen perodo de lactancia 2,414 6%Sub Total 17,446 41 %

I Segunda PrioridadI Nios de 7 a 13 aos 17,398 41 %Ancianos, tebecianos y discapacitados 7,851 18%Sub Total 25,249 59%

Total 42,695 100 %

Municipalidad Distrital de El AgustinoOrgano de Control Institucional

G. SA.LDOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004

El Programa del Vaso de Leche al 31 de diciembre del 2004, dispona de:

Saldo en BancosBanco de la Nacin(Cta. Cte. N 00002 45917)

Saldo en ExistenciasLeche Evaporada, 477 tarrosAzcar, 918.5 kilosQuinua Avena, 168 kilosEnriquecido Lcteo 66.5 kilosSub TotalTotal

SI. 1,355.95

SI. 834.751,873.74487.20256.02

SI. 3,451.71SI. 4,807.66

7. BENEFICIARIOSEMPADRONADOS

La Municipalidad tiene empadronados a 42,695 beneficiarios, distribuidos de lasiguiente manera:

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche=Ejercicio 2004Informe deAuditoria N 004-2005-2-2183 -10-

Municipalidad Distrital de El AgustinoOrgano de Controt Institucioru

9. EVENTOS POSTERIORES

Con Informe N 019-2005-0CI-MDEA de fecha 11.MAY.2005, dirigido al ECO.Vctor M. Salceda Ros, Alcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino, se lehace de conocimiento que la Licitacin Pblica N 0001-2005-CE-MDEA -1 Convocatoria Suministro de Alimentos para el Programa del Vaso de Leche fueanulada, segn lo expresa la Resolucin de Alcalda N 153-A-2005-SEGE-02-MDEA, de fecha 29.ABR2005, porque no se ha contemplado la ResolucinMinisterial N 711-2002-SAlDM, que aprueba la Directiva denominada "ValoresNutricionales Mnimos de la racin del Programa del Vaso de Leche", al ser 207Kcal. el requerimiento mnimo de energa por racin/da.

Asimismo, hemos observado que el Comit Especial del Proceso de Seleccin,actu fuera de todo contexto, al considerar como vlido la formalizacin de unAcuerdo, que fue sugerido por un experto independiente, que integr el ComitEspecial y que fue celebrado entre los representantes de la Organizacin del Vasode Leche de El Agustino y el Presidente del Comit de Administracin delPrograma del Vaso de Leche, donde la Organizacin de Mujeres proveera el panfortificado u otro acompaamiento a la racin de leche con azcar y hojuela conazcar, en cumplimiento de la cantidad calrica mnima de las 207 Kcal.

Este Acuerdo "Unilateral", no est establecido en la legislacin vigente delPrograma del Vaso de Leche, originando la nulidad de la licitacin en mencin yafectando el desarrollo normal de las operaciones y la obtencin de los propsitosconsiderados dentro de los objetivos institucionales.

Al haberse producido la nulidad de la Licitacin, y por lo mencionadoanteriormente, debern sealarse las sanciones administrativas a las personasque correspondan, ya que el desconocimiento de la normativa relacionada con eltema, conlleva a pensar si los integrantes del Comit Especial del Proceso deSeleccin, hayan sido los ms idneos, para realizar y llevar a buen trmino esteacto.

Adicionalmente, mencionamos en el Informe N 030-2005-0CI-MDEA, de fecha12.AGO.2005, que el da 11.MAY.2005, se envi al Despacho de Alcalda elInforme N 019-2005-0CI-MDEA donde hacamos de conocimiento, la anulacinde la Licitacin mencionada, desconociendo a la fecha, si se han tomado medidasadministrativas de sancin, con los integrantes del Comit Especial deAdquisiciones y Contrataciones y otros ms que resultaran responsables.


Municipalidad Dlstrital de El AgustinoOrgano de ControlInstitucional

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE EJERCICIO 2004

1. INTRODUCCiN.

1. ORIGEN DEL EXAMEN.

El presente Examen Especial practicado al Programa del Vaso de Leche Ejercicio2004, corresponde a la Accin de Control N 2-2183-2004-002, programada ennuestro Plan Anual de Control 2004, aprobado por Resolucin de ContraloraN 513-2004-CG de fecha 10.DIC.2004.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS gEL EXAMEN.

La presente Accin de Control, corresponde a un Examen Especial al Programadel Vaso de Leche, por el periodo comprendido entre el 01.ENE.04 y el 31.DIC.04y tuvo como objetivos los siguientes:

a. Emitir opinin sobre la razonabilidad del estado de ingresos y egresos delPrograma del Vaso de Leche, por el perodo comprendido entre el 1 deEnero al 31 de Diciembre del 2004.

b. Determinar si los recursos asignados al Programa del Vaso de Leche, sedestinan en forma exclusiva para la atencin del Programa.

c. Determinar si la Municipalidad ha nombrado al Comit de Administracin delPrograma del Vaso de Leche y si estos, han cumplido con losprocedimientos establecidos para la adquisicin de los insumos delPrograma del Vaso de Leche, conforme se seala en la Ley deContrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, bajo loscriterios de eficiencia y economa.

d. Determinar si los procedimientos establecidos para la recepcin y lascondiciones de almacenamiento de los Insumos del Programa del Vaso deLeche, proveen un razonable control, seguridad y acondicionamiento sobreel stock ingresado en el Almacn y del que est pendiente de despacho.

e. Determinar si los procedimientos establecidos para la distribucin de losInsumos del Programa del Vaso de Leche, proporcionan razonableseguridad de que los productos estn siendo distribuidos a los Comitsoficialmente recon~JCidosy registrados en la Municipalidad.

los encargados de suoportunamente a los



g. Determinar si los procedimientos establecidos por la Municipalidad, permitenfiscalizar la distribucin que diariamente deben realizar estos Comits a losbeneficiarios del Programa del Vaso de Leche.

3. ALCANCE DEL EXAMEN.

El Examen Especial "Programa del Vaso de Leche- Ejercicio 2004", se realiz deacuerdo a lo establecido en las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas(NAGAS) y las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU) aprobadas por laContralora General de la Repblica y el alcance establecido fue tal, que nospermiti evaluar en forma selectiva los procesos de adquisicin, distribucin,supervisin y control de los nsumos adquiridos para el Programa del Vaso deLeche y la gestin del Comit d. Administracin. Asimismo, hemos examinado enatencin a su competencia, a las Gerencias: de Administracin y Finanzas; dePlaneamiento, Presupuesto y Racionalizacin; y la Oficina del Programa del Vasode Leche y las Subgerencias: de Contabilidad; de Tesorera; y de Logstica, por elperodo de Enero a Diciembre del 2004. El Examen fue realizado en lasinstalaciones del Palacio Municipal, con verificaciones en el rea fsica dondefunciona el Programa del Vaso de Leche.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD.

ANTECEDENTES.-

La Municipalidad de El Agustino fue creada por Ley N 15353 del 06 Enero de1965, siendo el domicilio fiscal y sede institucional en la Av. Riva Agero N 1358.

La Municipalidad Distrital de El Agustino, es un rgano de Gobierno Localemanado de la voluntad popular, tiene personera jurdica de derecho pblico ygoza de autonoma poltica, econmica y administrativa, en los asuntos de sucompetencia. Adems representa a su vecindario, promoviendo la adecuadaprestacin de los servicios pblicos y locales y fomentando el bienestar de losvecinos.

Su organizacin y funcionamiento se encuentra normado por la Nueva LeyOrgnica de Municipalidades N 27972, Y tiene como finalidad planificar, ejecutar eimpulsar un conjunto de acciones, con el objeto de proporcionar una adecuadaprestacin de los servicios pblicos, as como propender al desarrollo integral yarmnico de su jurisdiccin.

Corresponde a la Municipalidad de El Agustino, planificar, ejecutar e impulsar atravs de los Organismos correspondientes, el conjunto de acciones destinados a

oporcionar al ciudadano, el ambiente adecuado para la satisfaccin de sus~"~c:On~ sidades vitales como: vivienda, salubridad, abastecimiento, educacin,/.)~:f0..."t'\.

(.~" rer~ cin, transporte y comunicaciones.!' o B. e eu-o O(JJ .z. ~ ..1-" +0 ,?';.e o~

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe deAuditoria N 004-2005-2-2183 -13 -

BA.SE LEGAL


Constitucin Poltica del Per. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la

Contralora General de la Repblica. . Resolucin de Contralora N 114-2003-CG, que aprueba el Reglamento de

los Organos de Control Institucional. Ley N 27972 Nueva Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Legislativo N 776 - Ley de Tributacin Municipal. Ley N 28128 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2004. Decreto Supremo N 012-2001-PCM Texto Unico Ordenado de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N -G13-2001-PCM, Reglamento de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado y sus modificatorias. Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, aprobadas por

Resolucin de Contralora N 072-98-CG, modificada por Resolucin deContralora N 123-2000-CG de fecha 23.JUN.2000.

Decreto Legislativo N 276 - Ley de Bases de la carrera Administrativa yremuneraciones del Sector Pblico.

Decreto Supremo N 005-90-PCM Reglamento del Decreto Legislativo 276. Ley N 24059, Ley de Creacin del Programa del Vaso de Leche en todos

los Municipios Provinciales de la Repblica. Ley N 26637 Normas referidas a la Administracin del Programa del Vaso

de Leche. Ley N 27470 Ley que establece Normas Complementarias para la ejecucin

del Programa del Vaso de Leche. Ley N 27712, Ley que modifica la Ley N 27470, Ley que establece Normas

complementarias para la ejecucin del Programa del Vaso de Leche. Resolucin Jefatural N 304-2001-INEI, que aprueba la Norma Tcnica

sobre la remisin de Resumen del Empadronamiento Distrital de losBeneficiarios del Programa del Vaso de Leche

Resolucin de Contralora N 009-2000-CG, que aprueba la Directiva N003-2000-CG/SDE "Informadn a ser recibida por la Contralora General de laRepblica con relacin al Gasto del Programa del Vaso de Leche. (Vigentehasta el 31. MAR.2004)

Resolucin de Contralora N 116-2004-CG, que aprueba la DirectivaN 01 0-2004-CG/EI "Informacin a ser recibida por la Contralora General dela Repblica con relacin al Gasto y Racin del Programa del Vaso deLeche. (Vigente a partir del 01.ABR.2004)

Resolucin de Contralora N 118-99-CG, que aprueba la Directiva N 07-99-CE/SDE, "Lineamientos para Auditoria al Programa del Vaso de Leche porlos Organos del Sistema Nacional de Control y Sociedades de Auditoria

.-0-0--' ignadas, en el mbito de Gobiernos Locales".o ..-tftOl

_J .

Organo de Comrol Institucional

5. COMUNICACiNDE HALLAZGOS.

La Oficina del Organo de Control Institucional, en cumplimiento a lo sealado porla NAGU 3.60, modificada por Resolucin de Contralora N 259-2000-CGpublicada el 13.DIC.2000, durante el proceso de ejecucin del examen especial,comunic por escrito los hallazgos a los funcionarios y ex funcionarioscomprendidos en los mismos, a fin de que formulen y presenten sus respectivasapreciaciones ylo aclaraciones debidamente documentadas, las mismas que hansido evaluadas para determinar su inclusin o no, en el presente Informe.Asimismo, la relacin de Funcionarios y Ex Funcionarios, comprendidos en lasobservaciones resultantes del presente Examen Especial se presentan en elAnexo N01.

6. MEMORANDUMDECONTROLINTERNO.

Durante el desarrollo del presente Examen Especial, con Informe N 033-2005-OCI-MDEA de fecha 14.SET.005, se remiti el Memorndum de Control Interno alDespacho de Alcalda con el propsito de que se implanten las AccionesCorrectivas, a fin de fortalecer el control y lograr una mejor administracin de losrecursos para alcanzar los objetivos propuestos (Anexo N 02).

7. OTROSASPECTOSDE IMPORTANCIA

De la evaluacin correspondiente al Programa del Vaso de Leche, se haevidenciado lo siguiente:

El Programa del Vaso de Leche, de la Municipalidad Distrital de El Agustino nocumple con lo establecido en el Artculo 2 de la Ley N 27712, que modifica elnumeral 4.1 del Artculo 4 de la Ley N 27470, el mismo que a la letra dice:"El Programa del Vaso de Leche deber cumplir con el requisito que exige unabastecimiento obligatorio los siete das de la semana a los nios.Abastecindoles en la actualidad por seis (06) das a la semana, al no considerarlas prioridades establecidas en el Artculo 6._ De Los Beneficiarios de la LeyN 27470, la cual seala que: Las Municipalidades dan cobertura a losbeneficiarios del Programa del Vaso de Leche: Nios de O a 6 aos, MadresGestantes y en perodo de Lactancia, priorizando entre ellos la atencin a quienespresenten un estado de desnutricin o se encuentren afectados por tuberculosis.Asimismo en la medida en que se cumpla con la atencin a la poblacin antesmencionada, se mantendr la atencin a los nios de 7 a13 aos, Ancianos yafectados por tuberculosis".

Asimismo, hacemos de conocimiento que hemos remitido la Carta Circular N 001-2005-0CI-MDEA, de fecha 16.AGo.2005, a las Empresas Consorcio deProductos y Servicios S.C.R., Fouscas Trading E.I.R.L. e Insumos Mantaro,proveedores de azcar rubia, leche evaporada y qunua avena, para que nosinformen sobre las reducciones en la compra de productos alimenticios para el

,.0 ';: ograma en mencin, por las semanas 34 y 43. Asimismo, nos expliquen las';!k""I: Ot.. f~ nes por las cuales no formularon apreciacin alguna al respecto. Teniendo?: B" c~~ respuestas lo siguiente:00 oen.~'" 0: ....,?lIt~amell special al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004

- e deAuditoria N 004-2005-2-2183 -15-


la Empresa lnsumos Mantaro con documento SIN de fecha 20.SET.2005 sealaque: "Verbalmente, el representante de su Empresa hizo notar los inconvenientesde esta poltica tendientes a reducir volmenes establecidos en el contrato,contraviniendo los trminos establecidos previamente; al respecto se les hizo notarque exista un supervit de producto en stock, por lo que no era necesariocomprar todo el volumen contratado para las semanas 34 y 43, Y su Empresaentendi que era comprensible el caso y que adems, reflejaba trasparenciaobjetiva. En ese sentido tuvieron que aceptar la propuesta, entendiendo que lademanda vena del comprador".

A la fecha de culminacin del Examen Especial, las Empresas Consorcio deProductos y Servicios S.C.R. y Fouscas Trading E.l.R.L., proveedores de azcarrubia y leche evaporada no han remitido sus respuestas a esta Direccin..r

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe de Auditoria N 004-2005-2-2183 -16 -


Municipalidad Distrital {leEl AgustinoOrgano de Control Institucional

u. OBSERVACIONES

1. SE REALIZARON PAGOS POR 5/.197,594 POR LA COMPRA DE INSUMOSALIMENTICIOS, SIN TENER EN CUENTA QUE LOS CERTIFICADOS DECALIDAD SE ENCONTRABAN VENCIDOS.

Como resultado de la revisin y evaluacin de los Comprobantes que sustentan elpago realizado a las Empresas proveedoras de los insumos para el Programa delVaso de Leche, se ha observado que se han comprado SI. 197,594 en insumosalimenticios, sin tener en cuenta que las empresas proveedoras presentaronCertificados de Calidad vencidos, tal como se muestra en el cuadro siguiente:

Laboratorio NC/P Fecha Empresa Producto que otorgo Certificado FechaN certificado de Calidad vigenciade calidad

11397

Insumos Quinua Sociedad de 24.MAY.200427.SET.2004 Mantaro Avena Asesoramiento 0882-2004 al S.R.Uda. Tcnico SACo 24.AGO.2004

! Insumos Sociedad de 24.MAY.200411381 20.SET.2004 Mantaro

QuinuaAsesoramiento 0882-2004 al

S.R.Uda. Avena Tcnico SACo 24.AGO.2004Consorcio de Azcar La Molina CN-1904- 20.ABR.2004 al

1183 05.AGO.2004 Productos y Rubia Calidad Total 2004 20.JUL.2004Servicios S.C.R. Laboratorios

Fouscas Leche International Hasta el1168 03.AGO.2004 Trading E.I.R.L. Evaporada Analytical 119512004/C 28.JUL.2004

Services SACo

Lo expuesto anteriormente, no observa lo dispuesto en las Normas Tcnicas deControl Interno para el Sector Pblico, aprobadas por Resolucin de ContralorfaN 072-98-CG, de fecha 26.JUN.1998, modificadas por Resolucin de ContralorfaN 123-2000-CG de fecha 23.JUN.2000; citando primeramente la Norma 100-06"Monitoreo de Controles Internos", que a la letra dice: "La Direccin debe evaluaren forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunasante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuacin contraria alos criterios de economa, eficiencia y efectividad"; y, la Norma 280-06"Documentacin Sustentatoria", que a la letra dice: "Las entidades pblicas debenaprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actosadministrativos cuenten con la documentacin sustentatoria que los respalde,para su verificacin pos.terior".

-18 -

Municipalidad Distriu deEl AgustinoOrgano de ControlInstitucional

Con Cartas N 001, 002, 003 Y 004-2005-/PVL 2004/-0CI-MOEA de fecha19.JUL.2004, esta observacin fue comunicada a los seores (as), NicolsMartnez Purilla, Gerente de Administracin y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailn,Jefa del Programa del Vaso de Leche; Jos Balbn Nuez, Sub Gerente deTesorera; y Javier Aguirre Ramos, Ex Sub Gerente de Contabilidad,respectivamente, quienes responden lo siguiente:

a. A la fecha de culminacin del presente Informe, el seor Nicols MartnezPurilla, Gerente de Administracin y Finanzas no ha emitido sus descargos,con lo que estara dando por consentida las aseveraciones que realizamosen el cuerpo de la presente observacin, por lo que lo observado subsiste.

b. Mediante Carta N 009-2005-IOCI/-PVL-MOEA, de fecha 27.JUL.2005 laSra. Elizabeth Ramos Bailn, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiere:"Que en el producto de la quinua avena se halla el Certificado de CalidadN 882-2004 con fecha de expedicin el 24.MAY.2004 y la fecha devencimiento el 24.AGO.2004, pudiendo observar que los Certificados deCalidad de este producto estn dentro de lo establecido. En el producto delAzcar Rubia se halla el Certificado de Calidad N CN-1904-2004 con fechade expedicin el 20.ABR.2004 y la fecha de vencimiento el 20.JUL.2004.Pudiendo observar que los Certificados de Calidad de este producto estndentro de lo establecido. Igualmente en el producto de la Leche Evaporadase halla el Certificado de Calidad N 1195/2004/C con fecha de expedicin el03.MAY.2004 y la fecha de vencimiento el 28.JUL.2004, pudiendo observarque los Certificados de Calidad de este producto estn dentro de loestablecido.

Evaluacin del descargo

Lo manifestado por la indicada funcionaria, no levanta lo observado, ya quesolo contesta: Pudiendo observar que los Certificados de Calidad de estosproductos estn dentro de lo establecido, sin realizar ningn sustento, niespecificar para que semanas compraron dichos productos y hacer unacomparacin entre las fechas a que correspondan estas y las fechas devencimiento de los mencionados certificados.

c. Mediante Carta N 002-2005-JMAR, de fecha 23.JUL.2005, y Carta N 002-2005-JABN/MOEA, de fecha 06.AGO.2005, los seores Javier AguirreRamos, Ex Sub gerente de Contabilidad, y Jos Balbn Nuez,Ex Subgerente de Tesorera, en respuesta a nuestra observacin refieren:Que se pudo observar lo siguiente:

24.AGo. 2004**

Municipalidad Dstrital de El AgustinoOrgano de Control Institucionai

Azcar Rubia : Certificado de Calidad N CN-1904-2004Expedido : 20.ABR.2004 Vencimiento: 20.JUL.2004**Certificado de Calidad N CN-3974-2004.Expedido : 23.JUL.2004** Vencimiento: 23.0CT.2004** No existe mucho margen de separacin por lo que ha existido un error aladjuntar los Certificados en los Informes correspondientes.

Leche Evaporada: Certificado de Conformidad N 1195/2004/CExpedido : 03.MAY.2004 Vencimiento: 28.JUL.2004**Certificado de Conformidad N 850/04Expedido : 03.JUL.2004** Vencimiento: 05.0CT.2004** Los mrgenes estn vinculados por lo que no existi caducidad, ya que nose encuentra un vencimiento real.


Lo manifestado por los indicados funcionarios, no levantan lo observado,ms bien lo confirman, al afirmar que no existe mucho margen deseparacin, por lo que ha existido un error al adjuntar los certificados en losinformes correspondientes

De la evaluacin efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimosque les asiste Responsabilidad Administrativa a los seores (as): Nicols MartnezPurilla, Gerente de Administracin y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailn, Jefa delPrograma del Vaso de Leche; Jos Balbn Nuez, Sub gerente de Tesorera;Javier Aguirre Ramos, Ex Sub gerente de Contabilidad, al no cumplir con susobligaciones signadas en los incisos a) y d) del Artculo 21 del Decreto LegislativoN 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del SectorPblico, por no haber observado lo dispuesto en las Normas Tcnicas de ControlInterno para el Sector Pblico N 100-06 Y 280-06, Monitoreo de ControlesInternos y Documentacin Sustentatoria.

2. REDUCCION EN LA COMPRA DE RECURSOS ALIMENTICIOS EN LASSEMANAS 34 Y 43, POR SI. 120,804 SIN SUSTENTO ALGUNO, QUEDANDOSIN ANULARSE LAS ORDENES DE COMPRAS CORRESPONDIENTES.

Se ha observado que en la compra de recursos alimenticios por las semanas 34 y43 hubo una menor cantidad de los mismos, sin tener un documento quesustente dicha reduccin y sin anularse las Ordenes de Compra donde figuran lascantidades iniciales, quedando como si se hubieran comprado dichas cantidades,contradiciendo lo estipulado en los Comprobantes de Pago y en los Contratosfirmados por la Municipalidad con las empresas proveedoras de los mencionados

~-o'-D-r;--- cursos, tal como se detalla en el siguiente cuadro:,o ~"'Ot. '-t,"~ ,~

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.tt Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe deAuditoria N 004-2005-2-2183 -19-

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I I Cantidad segn Diferencia ImporteEmpresa Producto OIC I C/P ISemana entreOIC C/P O/C y C/P (SI.)

Fouscas Trading Leche182 1281 34 37,714 Unid 8,206 Unid 29,508 Unid 51,639.00E.I.R.L. Evaporada

Consorcio de AzcarI1

Productos y Servicios 333 1289 34 3,423 Kg. I 1,990 Kg. 1,433 Kg. 2,923.32S.C.R.

Rubia IInsumos Mantaro Enriquecido

308 1352 34 1,692 Kg. 655.5 Kg. 1,036.5 Kg. 3,990.52S.R.Ltda. Lcteo

Ilnsumos Mantaro Ouinua 184 1397 34 5,280 Kg. 1,963 Kg. I 3,317 Kg. 9,619.30S.R.Ltda. AvenaConsorcio de Azcar

\Productos y Servicios Rubia I 333 11516 43 3,423 Kg. 1,241 Kg. 2,182 Kg. 4,451.28S.C.R.

,

Fouscas Trading Leche182 1555 43 37,714 Unid 13.709 Unid 24,005 Unid 42,008.75,E.I.R.L. Evaporada

Insumos Mantaro Ouinua185 16531 43 2,640 Kg. 1,902.5 Kg. 737.5 Kg. 2,138.75

S.R.Ltda. Avena

Insumos Mantaro : Enriquecido 308 1654 43 1,692 Kg. 644.5 Kg. 1 1,047.5 Kg. 4,032.87S.R.Ltda. I Lcteo I,TOTAL 120,803.79

OIC Orden de CompraC/P Comprobante de Pago

Lo expuesto anteriormente, no observa lo dispuesto en las Normas Tcnicas deControl Interno para el Sector Pblico, aprobado por Resolucin de ContraloraN 072-98-CG, de fecha 26.JUN.1998, modificada por Resolucin de ContraloraN 123-2000-CG de fecha 23.JUN.2000; Norma 100-06 "Monitoro de ControlesInternos", que a la letra dice: "La Direccin debe evaluar en forma permanente lasoperaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia deerror, irregularidad o fraude o, de actuacin contraria a los criterios de economa,eficiencia y efectividad y la Norma 280-06, "Documentacin Sustentatoria", que ala letra dice: "Las entidades pblicas deben aprobar los procedimientos queaseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con ladocumentacin sustentatoria que los respalde, para su verificacin posterior".

Se ha realizado una reduccin en la compra de recursos alimenticios, porSI. 120,804 sin sustento alguno, quedando sin anularse las rdenes de compracorrespondientes, aspecto que demuestra que el nivel de revisin existente nofunciona adecuadamente, creando la duda en cuanto a la ejecucin realefectuada.

Esta situacin se ha originado por la falta de coordinacin entre la GerenciaMunicipal, Gerente de Administracin y Finanzas, la Jefatura del Programa delVaso de Leche y la Subgerencia de Logstica, quienes no establecieron losmecanismos y/o procedimientos que permitan el adecuado control y la

___.:s.....ontrastacin de saldos, entre las rdenes de compra giradas por la adquisicin()~:;R~[d~

Municipalidad Distriu de El AgustinoOrgano de Control Institucionai

Con Cartas N 001, 002, 006 Y 007 -2005-/PVL 2004/-0CI-MOEA, de fecha19_JUL2005, esta observacin fue comunicada a los Seores (as), NicolsMartnez Purilla, Gerente de Administracin y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailn,Jefa del Programa del Vaso de Leche; Ricardo Meza Conde, Ex Sugerente deLogstica; y Ricardo Conde Aldude, Gerente Municipal, respectivamente, quienesresponden lo siguiente:

a. A la fecha de culminacin del presente Informe, el seor Nicols MartnezPurilla, Gerente de Administracin y Finanzas no ha emitido sus descargos,con lo que estara dando por consentida las aseveraciones que realizamosen el cuerpo de la presente observacin, por lo que subsiste.

b. Mediante Carta N 009-2005-/0CI/-PVL-MOEA, de fecha 27.JUL_2005, laSra. Elizabeth Ramos Bailgn, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiere:Que se le emiti a la Gerencia de Administracin y Finanzas los InformesN 248-2004-PVL-MOEA, para la semana 34 y el N 295-2004-PVL-MDEApara la semana 43, lo cual lo sustent presentando copias de los mismos.


Lo presentado no levanta la observacin, por lo que esta se mantiene, porque si bien es cierto, Informa a los niveles correspondientes sobre lasreducciones en la compra de recursos, no tom ninguna accinadministrativa inmediata, para que las rdenes de compras correspondientessean anuladas.

c. Mediante Carta N 002-2005-BRMC-MOEA, de fecha 26_JUL2005 elSr. Ricardo Meza Conde, Ex Subgerente de Logstica, refiere que: conrespecto a la semana N 34 Y 43 en los 4 Insumos Alimenticios,efectivamente se realiz la reduccin de los recursos alimenticios, por la bajade beneficiarios y por contar con stock segn lo muestra y comunica laOficina del programa del Vaso de Leche, segn constan en los InformesN 248 Y 295-2004-PVL-MOEA, documentos que se remitieron a la AltaDireccin, pero que en ningn momento lleg a la Subgerencia de Logstica,por lo que no tom ningn tipo de accin.

Asimismo manifiesta: Efectivamente como ustedes lo estipulan en eldocumento en mencin, no existe ningn sustento para la reduccin yanulacin de las rdenes de compra; por lo que tampoco se deba anular laorden de compra, ya que se realizaron pagos correspondientes a las rdenesde compra en mencin.


3. SERIAS DEFICIENCIASBENEFICIARIOS.

ENCONTRADAS EN EL PADRON DE

Municipalidad Distriu de El AgustinoOrgano de Control Institudonal

d. A la fecha de culminacin del presente Informe, el seor Ricardo CondeAldude, Gerente Municipal, no ha emitido sus descargos, con lo que estaradando por consentida las aseveraciones que realizamos en el cuerpo de lapresente observacin, por lo que lo observado subsiste

De la evaluacin efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimosque les asiste Responsabilidad Administrativa a los seores (as), Nicols MartnezPurilla, Gerente de Administracin y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailn, Jefa delPrograma del Vaso de Leche; Ricardo Meza Conde, Ex Sub gerente de Logstica;y Ricardo Conde Aldude, Gerente Municipal, al no cumplir con sus obligacionessignadas en los incisos a) y d) del artculo 21 del Decreto Legislativo N 276 Leyde Bases de Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Pblico, porhaber contravenido lo dispuesto-en las Normas Tcnicas de Control Interno para elSector Pblico N 100-06 Y 280-06, referente al Monitoreo de Controles Internos ya la Documentacin Sustentatoria, respectivamente.

De la revisin a las Fichas de Empadronamiento de Beneficiarios del ProgramaMunicipal del Vaso de Leche, proporcionado por la Jefatura del Programa, quefueron chequeadas con su Base de datos, entregada por la Unidad de Estadsticae Informtica, se ha evidenciado que existen serias deficiencias al encontrarbeneficiarios empadronados en dos (02) Comits y con direcciones domiciliariasdiferentes, en otros casos el beneficiario ya no recibe la racin diaria porencontrarse fuera del pas, pero sin embargo, figura como beneficiario habitual.Estas situaciones que han sido corroborados con Actas de manifestacin tomadastanto a las Coordinadoras de los Comits donde figuran empadronados, como alos padres y/o tutores, de los mencionados beneficiarios, segn detalle:

Coordinadora \ BeneficiarioI Domicilio

Fecha deCdigo Comit nacimiento

13 15 Mendoza Salazar, Huertos Rosales, Jr. Chavia N 1167 28.12.00Gladys Milco

13 17 Lpez Ortega, Leonor Huerto Rosales, Mirlo Jr. Chiquin N 2699 28.12.00Iris

El nio en mencin es Huerto Rosales, Mirko Carlos y segn el Acta tomada a la Sra. Mara AugustaCastro de Rosales, abuela del menor manifiesta que el nio ha viajado a Italia con su pap el18.AGO.2004; y que se encuentra sorprendida de que hayan utilizado el nombre de su nieto, paraque alguien se beneficie con la racin diaria del vaso de leche. Actualmente a Julio del 2005, dichobeneficiario se encuentra activo en el Sistema, en los dos Comits como si fueran dos beneficiarios

- diferentes y adems en las nuevas Fichas de Empadronamiento, que corresponde al 10 semestreDE: ~O 2005, se observa que sigue inscrito en los dos comits antes mencionados, para queO -t o...~ ine como beneficiario activo en todo el perodo ..., "o

~ A" .." 1cC:... ~ !!(J1-0-~

..,~+. ""\~~~'~E ecial al Pro rama del Vaso de Leche - E tercicio 2004sp gInforme deAuditoria N 004-2005-2-2183

.1-22-

Municipalidad Distriu de El AgustinoOrgano de Control Institucional

Cdigo Comit Coordinadora Beneficiario DomicilioFecha de

nacimiento

21 12Reyes Otrola, Arroyo Velsquez, Psje. Santa Mara 17.05.03Consuelo Milagros W 185

37 17Azorsa Ayquipa. Arroyo Velsquez, Psje. Sto. Tomas 17.05.03Jacqueline Celeste W 113

La nia en mencin, segn el Acta de su Nacimiento se llama Arroyo Velsquez, Milagros Celeste

21 17 Espinoza Araujo, NellyToribio Pacheco, Psje. Satlite N 167 26.04.03Yoselyn

23 14 Caso Fierro, EugeniaToribio Pacheco,

Av. Riva Agero 201 26.04.03Joseln M.

21 14Gles Ravichagua, Vilchez Sotelo, Jomeli Psje. San Francisco 19.03.03Fior Glumael W 147

21 16Mendez Armas, -" Vilchez Sotelo Jomel San Francisco de 19.03.03Margarita Asis W 137

El nio en mencin, segn el Acta de su Nacimiento se llama Vilchez Sotelo, Jomeli Glumahel.

Lo mencionado anteriormente incumple la Resolucin Jefatural N 304-2001-INEI,publicada el 07.0CT.2001, que aprueba la Norma Tcnica sobre la remisin delresumen del empadronamiento distrital de los beneficiarios del Programa del Vasode Leche, que tiene por finalidad establecer el formato de consolidacin de lainformacin estadstica para remitir adecuadamente al INEI, el resumen delempadronamiento distrital de beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, quepermita su vinculacin con la base de datos que elabora el INEI. Asimismo, noobserva lo establecido en la Norma Tcnica de Control Interno para el SectorPblico N 100-06 "Monitoreo de Controles Internos" el cual establece que: "LaDireccin debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidascorrectivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, deactuacin contraria a los criterios de economa, eficiencia y efectividad". Tambinno observa el artculo 20._ Del Empadronamiento. Del Reglamento Interno delPrograma del Vaso de Leche - MDEA, aprobado por Acuerdo de Concejo N 039-2004-MDEA de fecha 07.JUL.2004, el cual establece que: El proceso deempadronamiento y reempadronamiento ser llevado a cabo en coordinacin entrela Municipalidad Distrital y la Organizacin, para dicho proceso se emplear elformato denominado Ficha de Empadronamiento del PVL. Dichoempadronamiento se realizar dos veces al ao, en los meses de Julio yDiciembre. Es responsabilidad de las coordinadoras realizar el empadronamientode los beneficiarios sin ningn tipo de discriminacin, consignando datosverdicos.

Esta situacin se ha generado por la falta de un control adecuado en elempadronamiento de' los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche,consiguiendo que los productos adquiridos con los Fondos del Programa, no seansuficientes para "satisfacer" al total de beneficiarios "inscritos", por desconocer el

__~ ....nmero real de los beneficiarios vlidos, es decir, aquellos que en verdad, de.0:?j~"~"'~uerdo a Ley, deben acceder al programa e incumplindose de esta manera con.v." ~ fines que persigue el mencionado Programa, en atender a los ms- o W Il sitados.



Con Cartas N 025 Y 027-2005-/PVL 2004/-0CI-MDEA, de fecha 31.AGO.2005,esta observacin fue comunicada a los Seores (as), Delia Elizabeth RamosBailn, Jefa del Programa del Vaso de Leche y Vctor Salcedo Ros, Presidentedel Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche, quienesresponden lo siguiente:

a. Mediante Carta N 010-PVL-2005-MDEA, de fecha 12.SET.2005, la Sra.Elizabeth Ramos Bailn, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiere: "Queen cuanto al nio Huertos Rosales Mirko Carlos informamos que se dieron lasbajas respectivas, segn adjuntamos las copias de las fichas entregadas por laCoordinadora, tomndose como medida el no empadronamiento del mismo".


Lo indicado por la mencionada funcionaria, no levanta lo observado, ms bienlo confirma, ya que las bajas que menciona, fueron realizadas el 08 y el15.AGO.2005,

b. Mediante Nota de Alcalda N 061-ALC/MDEA, de fecha 07.SET.2005, elSr. Vctor Salcedo Ros, Presidente del Comit de Administracin delPrograma del Vaso de Leche, refiere que: "Las deficiencias encontradas en elExamen Especial con respecto al padrn de beneficiarios se ha heredado degestiones anteriores y como medida correctiva se est fiscalizando a partir delejercicio 2003 a la fecha con sus correspondientes informes, actualizandopadrones y fiscalizando"; asimismo, menciona que las coordinadoras delPrograma realizaron el empadronamiento posiblemente en una formainadecuada, ya que a su vez existen mas de 490 comits en el distrito, por loque se haya incurrido en las faltas detectadas debido al reducido personal parala verificacin in situ de los padrones que cuenta el Programa del Vaso deLeche. las deficiencias mostradas en el hallazgo esta siendo depurado por laJefatura del Programa del Vaso de Leche, que es por funcin la responsableadministrativa de efectuar las coordinaciones y supervisiones directas con lasrepresentantes de los cdigos y de los comits de base de las beneficiarias delPrograma del Vaso de Leche, tomando en consideracin los informes de lafiscalizacin efectuada hasta el momento.


Lo mencionado por el Presidente del Comit de Administracin del Programadel Vaso de Leche, no levanta lo observado, mas bien lo confirma al mencionarque las deficiencias mostradas estn siendo actualmente depurados por laJefatura del Programa del Vaso de Leche y que las coordinadoras delprograma realizaron el empadronamiento posiblemente en una formainadecuada. Adicionalmente, sealamos que algunas de estas situaciones, se

~ ~" ~ n dado en la actual gestin, al observarse que la fecha de nacimiento de losiv~o" I",~ eficiarios, presentada en los cuadros anteriores, corresponde al 2003.! o B- ~ e 0(4

$~ 0'1"'?o .+~'"o '"\o"

Municipalidad Distriu de El AgustinoOrgano de Corurol Institucional

De la evaluacin efectuada a las respuestas emitidas por los rinoentes, concluimosque le asiste responsabilidad administrativa a la Sra. Elizabeth Ramos Bailn, Jefadel Programa del Vaso de Leche, al no cumplir con sus obligaciones signadas enlos incisos a) y d) del Artculo 21 del Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases dela Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Pblico, por habercontravenido lo dispuesto en las Normas Tcnicas de Control Interno para elSector Pblico N 100-06, referente al Monitoreo de Controles Internos.

4. RETRASO EN LA EMISION DEL RESUMEN DEL EMPADRONAMIENTODISTRITAL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHEAL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA (INEI) .

..-.De la evaluacin efectuada a la documentacin presentada a la Comisin deAuditora, se evidenci que el envo de informacin al Instituto Nacional deEstadstica e Informtica, en el 11 Semestre se realiz fuera del plazo depresentacin, tal como se observa en el siguiente cuadro:

FECHA DIAS DESEM OFICIO N RETRASOMAXIMA DE REMISION REMITIDA

I 574-2004-ALC-SEGE-MOEA 31.JUL.2004 27.JUL.2004 -

11 107-2005-ALC-MOEA 31.ENE.2005 15.FEB.2005 15

Lo anterior incumple lo establecido en la Resolucin Jefatural N 304-2001-INEIque aprueba la Norma Tcnica sobre la remisin del resumen delempadronamiento distrital de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche,que en su punto VII Perodo de Remisin de la Informacin, seala las fechasmximas de la remisin de la informacin al Instituto Nacional de Estadstica eInformtica, las cuales son:

I SemestreII Semestre

Ultimo da del mes de Julio del ao en curso.Ultimo da del mes de Enero, del ao siguiente.

La falta de un control adecuado en el empadronamiento de los beneficiarios delPrograma del Vaso de Leche, motiva que la informacin no se remitaoportunamente al Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI) por la faltade coordinacin entre la administracin de la Municipalidad y la Organizacin delPrograma del Vaso de "Leche para realizar el proceso de empadronamiento a losbeneficiarios.

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercido 2004Informe de Auditoria N 004-2005-2-2183 -25 -



Con Cartas N 025 Y 028-2005-/PVL 2004/-0CI-MOEA, de fecha 31.AGO.2005,esta observacin fue comunicada a la Sra. Delia Elizabeth Ramos Bailn, Jefa delPrograma del Vaso de Leche y al Sr. Vctor Salcedo Ros, Alcalde de laMunicipalidad de El Agustino, quienes responden lo siguiente:

a. Mediante Carta N 010-PVL-2005-MDEA., de fecha 12.SET.2005, la Sra.Elizabeth Ramos Bailn, Jefa del Programa del Vaso de Leche refiere que: "Elretraso del empadronamiento se debe a que la entrega de las fichas no fueronremitidas a tiempo por la Organizacin, habindose entregado dichosdocumentos en el mes de Mayo, como se confirma en las cartas enviadas yrecibidas por cada una de las MIADES (Micro reas de Desarrollo).

Evaluacin del descargo -

Lo manifestado por la indicada funcionaria no levanta lo observado, ms bien loconfirma, al mencionar que hubo un retraso del empadronamiento, porque lasfichas no fueron entregadas a tiempo por la organizacin.

b. Mediante Nota de Alcalda N 061-ALC/MDEA, de fecha 07.SET.2005, el Sr.Vctor Salcedo Ros, Alcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino, refiereque: "Por funcin administrativa le corresponde a la Jefa del Programa delVaso de Leche efectuar los resmenes de los padrones de beneficiarios delPrograma del Vaso de Leche, depurarlos inicialmente y presentarlos dentro delos plazos establecidos que es de pleno conocimiento de la mencionadafuncionaria, ya que est a cargo de esa jefatura desde el mes de enero del2003". Asimismo menciona que la labor inherente por funcin corresponde a ladesignada en la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, siendo deresponsabilidad funcional su accionar, y el incumplimiento del mismo, leacarreara las medidas disciplinarias correspondientes. Sin embargo,efectuadas las comunicaciones con la responsable del Programa del Vaso deLeche se constat que para realizar las labores administrativas, cuenta con unslo asistente, por lo que se ha dispuesto el apoyo administrativocorrespondiente para superar el presente hallazgo, corregir este retrasoinvoluntario y cumplir en lo sucesivo, con la presentacin oportuna al InstitutoNacional de Estadstica e Informtica (INEI). Tambin menciona que porrazones econmicas no se puede contratar personal para el Programa, porrestriccin presupuestal, lo que genera retraso en las labores que le compete alrea.


Municipalidad Distrital deEl AgustinoOrgano deControl Institucional

De la evaluacin efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimosque le asiste responsabilidad administrativa a la Sra. Elizabeth Ramos Bailn, Jefadel Programa del Vaso de Leche, al no cumplir con sus obligaciones signadas enlos incisos a) y d) del Artculo 21 del Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases dela Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Pblico, por habercontravenido lo dispuesto en las Normas Tcnicas de Control Interno para elSector Pblico N 100-06, referente al Monitoreo de Controles Internos.

5. EL REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA, INTEGRANTEDEL COMIT DE ADMINISTRACION DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE,NO ASISTi A NINGUNA DE LAS REUNIONES DEL MENCIONADO COMIT.

De la revisin al Libro de Actas del Comit de Administracin del Programa delVaso de Leche, se ha observado que el representante del Ministerio deAgricultura, Ing. Roberto Robles Cabrera, integrante del Comit de Administracindel Programa del Vaso de Leche, no asisti a ninguna de las 16 (diecisis),reuniones programadas por el mencionado Comit, durante el Ejercicio-2004, talcomo consta en los registros de los Libros denominados Actas N 01 (foliosNs 159, 163, 170, 176, 177, 181 Y 183) YActas N 02 (folios Ns 3, 8, 11, 14, 22,25, 30, 35 Y 40) del Comit de Administracin del Programa del Vaso de Lechedel distrito de El Agustino; donde dejan constancia de la inasistencia delmencionado representante o simplemente no hacen mencin si asisti o no.

El cual incumple la Ley N 27470, Ley que establece Normas Complementariaspara la ejecucin del Programa del Vaso de Leche, Artculo 2._ De laOrganizacin del Programa del Vaso de Leche, 2.1 que establece: "En cadamunicipalidad provincial en el distrito capital de la provincia, en las municipalidadesdistritales y delegadas ubicadas en su jurisdiccin. Se conforma un Comit deAdministracin del Programa del Vaso de Leche, el mismo que es aprobadomediante Resolucin de Alcalda con Acuerdo del Concejo Municipal. El referidocomit est integrado por el Alcalde, un Funcionario Municipal, un representantedel Ministerio de Salud y tres representantes de las Organizaciones del Programadel Vaso de Leche, elegidas democrticamente por sus bases, de acuerdo a losestatutos de su organizacin y adicionalmente deber estar conformado por unrepresentante de la Asociacin de Productores Agropecuarios de la regin o zona,cuya representatividad ser debidamente acreditada por el Ministerio deAgricultura" .

L.A.-'UIu:.n Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe deAuditoria N 004-2005-2-2183 -27-



La inasistencia del Representante de Ministerio de Agricultura, integrante delComit de Administracin del Programa del Vaso de Leche, origin que sefrustren dos reuniones. Asimismo que el mencionado Comit, se quede con unintegrante menos, no pudindose realizar las consultas necesarias para laseleccin de los insumos alimenticios, de acuerdo a los criterios establecidos en elnumeral 4.1 de la presente Ley, por lo que se limit en el accionar del Comit.

Esta situacin se da por la falta de seguimiento de los integrantes del Comit deAdministracin del Programa del Vaso de Leche y la falta de coordinaciones con elMinisterio de Agricultura, por la ausencia injustificada de su representante a lasreuniones del Comit.

Con Cartas N 029 Y 030-2005-/PVl 2004-OCI-MOEA, de fecha 05.SET.2005,esta observacin fue comunicada a la: Seora Oelia Eiizabeth Ramos Bailn,Integrante del Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche; y alEco. Vctor Salcedo Ros, Presidente del Comit de Administracin del Programadel Vaso de Leche, quienes responden lo siguiente:

a. Mediante Carta N 011-PVL-2005-MOEA., de fecha 12.SET.2005, laSra. Elizabeth Ramos Bailn, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiereque: "El representante del Ministerio de Agricultura si fue invitado a lasreuniones del Comit de Administracin, como consta en la copia que adjuntade la Carta N 034-2004-ALC-SEGE-MOEA, de fecha 27.MAY.2004,recepcionado por FONGAl LIMA".

Lo manifestado por la indicada funcionaria no levanta lo observado, ya que sibien es cierto se le curs una carta citndolo con carcter de urgente, alIng. Roberto Robles Cabrera, no se hizo el seguimiento ni las coordinacionesnecesarias, por las dems inasistencias a las reuniones del Comit deAdministracin del Programa del Vaso de Leche del mencionadorepresentante del Ministerio de Agricultura.

b. Mediante Nota de .Alcalda N 062-ALC-MOEA, de fecha 09.SET.2005, elSr. Vctor Salcedo Ros, Presidente del Comit de Administracin delPrograma del Vaso de Leche, refiere que: " Notificar a los miembrosintegrantes del Comit, por funcin corresponde al funcionario representantede la Municipalidad designado en la Jefatura del Programa del Vaso de Lechesiendo de responsabilidad funcional su accionar administrativo y tcnico comolo dispone el acpite segundo del Artculo N 7 del Reglamento del Comit deAdministracin del Programa del Vaso de Leche y el incumplimiento delmismo, le acarreara' las medidas disciplinarias correspondientes. Sin embargose encontr la carta N 034-2004-ALC-SEGE-MOEA, de fecha 27.MAY.2004con el sello de recepcin correspondiente a FONGAL LIMA, donde se le cita al

> D~ Ing. Roberto Robles Cabrera a la reunin del Comit de Administracin del.



Lo mencionado por el Sr. Vctor Salcedo Ros, Presidente del Comit deAdministracin del Programa del Vaso de Leche, no levanta lo observado, yaque si bien es cierto se le curs una carta citndolo con carcter de urgente, alIng. Roberto Robles Cabrera, no se hizo el seguimiento ni las coordinacionesnecesarias, por la inasistencia a las reuniones del Comit de Administracindel Programa del Vaso de Leche del mencionado representante del Ministeriode Agricultura.

De la evaluacin efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimosque le asiste responsabilidad administrativa a la Sra. Elizabeth Ramos Bailn, Jefadel Programa del Vaso de Leche; al no cumplir con sus obligaciones signadas enlos incisos a) y d) del Artculo 21 del Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases dela Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Pblico, por habercontravenido lo dispuesto en las Normas Tcnicas de Control Interno para elSector Pblico N 100-06, referente al Monitoreo de Controles Internos.



111. CONCLUSIONES

Como resultado de la ejecucin del presente Examen Especial al Programa del Vaso deLeche ejercicio 2004, se ha determinado las siguientes conclusiones:

1. Se ha evidenciado que se realizaron pagos por SI. 197,594 (Ciento noventisietemil, quinientos noventicuatro y 00/100 Nuevos Soles) por la compra de InsumosAlimenticios para el Programa del Vaso de Leche, sin tener en cuenta que losCertificados de Calidad se encontraban vencidos, siendo estos uno de losrequisitos para el pago, segn lo establecido en la clusula quinta de los contratos,presentacin del Certificado de Calidad del producto.( Observacin N 01, Pgina N 17)

2. Se ha evidenciado que se produjo una reduccin en la compra de RecursosAlimenticios para el Programa del Vaso de Leche en las semanas 34 y 43, por unmonto de SI. 120,804 (Ciento veinte mil, ochocientos cuatro y 00/100 NuevosSoles) y no se anularon las rdenes de compra correspondientes, dejando estascomo si se hubieran comprado en su totalidad, generando la duda al figurar en elcomprobante de pago una cantidad y otra cantidad diferente en la orden decompra.( Observacin N 02, Pgina N 19)

3. Se ha evidenciado que existen serias deficiencias en el Empadronamiento deBeneficiarios del Programa del Vaso de Leche, ya que se ha determinado queexisten beneficiarios empadronados en dos (02) Comits al mismo tiempo, condirecciones domiciliarias diferentes y en otro caso, un beneficiario que ya no recibela racin diaria, por encontrarse fuera del pas, pero sin embargo figura comobeneficiario habitual en dos distintos Comits, es decir, doble racin.( Observacin N 03, Pgina N 22)

4. Se ha evidenciado que se remiti el resumen del empadronamiento Distrital de losBeneficiarios del Programa del Vaso de Leche del 11Semestre, al Instituto Nacionalde Estadstica e Informtica (INEI), con 15 das de retraso a la fecha mxima depresentacin.( Observacin N 04, Pgina N 25)

5. Se ha evidenciado que el representante del Ministerio de Agricultura, integrantedel Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche de la MunicipalidadDistrital de El Agustino, no asisti a ninguna de las 16 (diecisis) reunionesprogramadas por el mencionado Comit. Asimismo, debemos sealar que nohubo seguimiento por parte de los miembros del Comit de Administracin delPrograma del Vaso de Leche, y falta de coordinaciones con el Ministerio deAgricultura, por la ausencia injustificada de su representante a las reuniones del

o OE" Comit.z.:~"Oi.",< bservacin N 05, Pgina N 27)v, ~ ~C'I_0 ~c:e /')111.::'~ ~o...""? o ..~ ~

Ex en Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe deAuditoria N 004-2005-2-2183 - 30 -

Municipalidad Distrital de El AgustinoOrgano de Control Instuucionai

IV. RECOMENDACIONES

En mrito a las observaciones y conclusiones sealadas en este Informe, se pone enconocimiento del Seor Alcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino, lasrecomendaciones siguientes:

1. Se traslade el presente Informe a la Comisin Especial de ProcesosAdministrativos y Disciplinarios, la que en pleno uso de sus facultades, califique lasResponsabilidades Administrativas establecidas en su contenido, apertureProceso Administrativo; y proponga las sanciones que correspondan.( Conclusiones N 01, 02, 03, 04 Y 05, Pgina N 30)

2. Que se disponga al Gerente Municipal, el ordenar al Gerente de Administracin yFinanzas en coordinacin con la Subgerencia de Tesorera, Subgerencia deContabilidad y la Jefatura del Programa del Vaso de leche, establezcan mejorarlos niveles de revisin y supervisin, a fin de que la documentacin est completa,antes de realizar los pagos a los proveedores, para as evitar cualquier tipo deproblemas posteriores.( Conclusin N 01, Pgina N 30)

3. Que se disponga a la Gerencia Municipal, para que en coordinacin con laGerencia de Administracin y Finanzas, la Subgerencia de logstica y la Jefaturadel Programa del Vaso de leche, mantengan la documentacin sustentatoria, enio que respecta a las reducciones de los Insumos Alimenticios y no dejen rdenesde compra abiertas, cuando stas por diversos motivos hayan sufrido variacin,evitando diferencias entre las cantidades de las respectivas rdenes de compra ylos comprobantes de pago respectivos.( Conclusin N 02, Pgina N 30)

4. Que el Seor Alcalde como Presidente del Comit de Administracin delPrograma del Vaso de leche, realice las coordinaciones, con la Subgerencia dePersonal y la Jefatura del Programa del Vaso de leche, para que se provea delpersonal idneo y en la cantidad suficiente para realizar la revisin de los padronesde beneficiarios presentados por las coordinadoras. Asimismo, se establezcamecanismos como charlas de orientacin y capacitacin que permitan superar lasdeficiencias encontradas.( Conclusin N 03, Pgina N 30)

5. Que el Seor Alcalde, ordene al Gerente municipal disponga, que la Jefatura delPrograma del Vaso de leche realice oportunamente, el empadronamiento de losbeneficiarios del mencionado programa y remita la informacin al Instituto Nacionalde Estadstica e Informtica en los plazos establecidos, para as contribuir con labase de datos que prepara el INEI, proporcionando informacin confiable que lepermita obtener, cifras estadsticas ms reales sobre el Programa del Vaso de

/0 ~.~ che.'_~.1:"0..-,~ nclusin N0 04, Pgina N 30).;.- ~ (;\

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.- n Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe deAuditoria N 004-2005-2-2183 - 31 -

G6. o Presidente del Comit de Administracin dele, disponga que se realicen las gestiones necesarias

e ~.g icuttura, para contar en lo sucesivo con su representante,es el Comit de Administracin, dejando constancia en Actas de

....a iones y as poder tener mayores aportes para el mencionado

- - ~-e

~Co elusin N 05, Pgina N 30)


Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe de Auditoria N 004-2005-2-2183 -32 -

,1

Municipalidad DissriiOrgano de Control

ANEXOS


Anexo N

--

001

OBS

2

1 Y2

1,2,34y5

2

1

1

-

1//lI/MIII//M/(J Dtstrltal de El Agustino0, 1..'1/1/0 t/(, ( 'ontrol Instuucional------------------------------------------------------------------------

RELACiN DE EX FUNCIONARIOS Y FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LAS OBSERVACIONES

Nombres y Apellidos D.N.! Cargo Periodo de Gestin Condicin Direccin OBSDesde Hasta

."do Conde Aldude 07087813 Gerente Municipal 24.02.04 Actualidad Funcionario Calle Lourdes N 136 2El Agustino

,Ido Nicols Martnez Purilla 09423255Gerente de Administracin y

02.08.04 Actualidad FuncionarioJr. Luis Fumagalli 1226

1 Y2Finanzas El Agustino

lo Elizabeth Ramos Bailn 07091082Jefa del Programa del Vaso de 02.01.03 Actualidad Funcionario

Psje. Romn Cavero 270 1,2,3Leche Sexta.,Zona 4y5

urdo Meza Conde 07091309 Ex Sub Gerente de Logstica 31.05.04 10.05.05 Funcionario Calle Huarango N 475 2VII Zona - El Agustino

lar Manuel Aguirre Ramos 07061632Ex Sub Gerente de

09.01.03 31.12.04Ex Calle Santa Rosa 195

1Contabilidad Funcionario El Agustino

Calle Los Alisos N 123 Antonio Balbn Nuez 40312057 Ex Sub Gerente de Tesorera 02.08.04 02.08.05 Funcionario A.H. Las Palmeras 1

~~ ----- El AgustinoI

~ II) I

tvcamen Especial al Programa del Vaso de I,('('//(I 1':/t'l'ddo .11)()Informe de Auditoria N 004-2005-2-2183 -34 -

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO


Anexo N 02

EMORANDUM DE CONTROL INTERNO

Como resultado del Examen Especial practicado al Programa del Vaso de Leche (PVL)Ejercicio 2004, se han observado debilidades en el Sistema de Control Interno, queafectan el desarrollo normal de las operaciones; y en consecuencia un menor logro delos objetivos y metas institucionales propuestos. Entre otros, mencionamos lassiguientes:

1. FALTA DE UN CONTROL ADECUADO EN EL ARCHIVO DE LAS FICHAS DEEMPADRONAMIENTO DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DEL VASODE LECHE.

De la revisin efectuada a las Fichas de Empadronamiento de Beneficiarios delPrograma del Vaso de Leche, se ha observado que existe una falta de controladecuado en su archivamiento, ya que no ha sido posible ubicar muchas de ellas,que si se encuentran en la base de datos del sistema de beneficiarios activos. De lamuestra selectiva realizada observamos que no se encuentran las fichas deempadronamiento de los siguientes beneficiarios:

CODIGO APELLIDOS Y NOMBRESFECHA DE

NACIMIENTO

80082004436 Prudencio Idelfonso, Joselin 16.MAR.1999

80090603046 Mamani Alvares, Jean Carlos 20.JUN.1999

80091313484 Ouispe Ignacio, Catalina 04. MAR.1999

80091313482 Ouispe Ignacio, Eulogio 01.MAY:2001

80110503917 Vega Castillo, Jair 17.JUL.2001

80120285650 Perez Aguirre, Mariela Vanesa 22.SET.2001

80200212256 Moreno Alvares, Alex 05.JUL.2000

80211225566 Pachas Ramirez Jos 23.ENE.2000

80340717718 Cadillo Figueroa, Natale Vctoria 01.ENE.2000

80600186221 Ouispe Ignacio, Natalia 01. ENE.1920

80680228589 Ramirez Chochoca, Manuel Martin 24.A8R.2001

Lo anterior, no observa lo establecido en las Normas Tcnicas de Control Internopara el Sector Pblico, aprobado por Resolucin de Contralora N 072-98-GC, defecha 26.JUN.1998, modificada por Resolucin de Contralora N 123-2000-CG, de

< ha 23.JUN.2000; Norma 100-06 Monitoreo de Controles Internos que a lay

~ a dice: "La Direccin debe evaluar en forma permanente las operaciones y; - optar las medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error,

..~~o

--'--""amen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004tforme de Auditoria N 004-2005-2-2183 - 36 -

e . e actuacin contraria a los criterios de economa, eficiencia; s isrno, no observa la Resolucin Jefatural N 304-2001-INEI,~_ caca e 07.OCT.2001, que aprueba la Norma Tcnica sobre la remisin delres.. e del empadronamiento distrital de los beneficiarios del Programa del Vasode Leche. Que tiene por finalidad establecer el formato de consolidacin de lainformacin estadstica para remitir adecuadamente al INEI, el resumen delempadronamiento distrital de beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, quepermita su vinculacin con la base de datos que elabora ellNEI.

Recomendacin.

Que el Sr. Vctor Salceda Ros, Presidente del Comit de Administracin delPrograma del Vaso de Leche, en coordinacin con la Sra. Elizabeth Ramos Bailn,Jefa del Programa del Vaso de Leche e integrante del Comit de Administracin,mantengan un adecuado archlvamiento de las Fichas de Empadronamiento de losBeneficiarios del PVL que le permita tener un mejor control de la informacin a sucargo.

2. EXISTEN COMPROBANTES DE PAGO, SIN SU DOCUMENTACIONSUSTENTATORIA.

De la revisin efectuada a los Comprobantes de Pago remitidos por la Subgerenciade Contabilidad, se ha evidenciado que existen los Comprobantes de PagoN 1033, girado a la empresa Consorcio de Productos y Servicios S.G.R. por elimporte de SI. 16,209.84 (Diecisis mil, doscientos nueve y 84/100 Nuevos Soles),importe que se paga por la adquisicin de azcar para el Programa del Vaso deLeche, por las semanas 25, 26 Y 27 Y el Comprobante de Pago N 498 girado a laempresa Multiec EI.R.L., por el importe de SI. 24,926.40 (veinticuatro mil,novecientos veintisis y 40/100 Nuevos Soles) importe que se paga por laadquisicin de enriquecido lcteo, correspondiente a las semanas N 08, 09, 10 Y11; las cuales no cuentan con la documentacin sustentatoria respectiva. En elprimer caso no cuentan con la documentacin sustentatoria por las semanas N 26Y 27; Y en el segundo caso no cuentan con la documentacin sustentatoria por lassemanas N 10 Y 11.

Lo mencionado anteriormente incumpie la Norma Tcnica de Control InternoN 280-06 Documentacin Sustentatoria, que a la letra dice: "Las entidadespblicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones yactos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria que lo respalde,para su verificacin posterior"; y en su comentario 03 establece que: "Correspondeal rgano de administracin financiera de cada entidad establecer losprocedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para laconservacin y custodia ae la documentacin sustentatoria, durante el perodo de

(;-';0 o~ . mpo que fijan las disposiciones legales vigentes".

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J

~ ~ s -~"" r calde ordene al Gerente Municipal disponga, al Gerente de-~- straci y Finanzas, que en coordinacin con la Subgerencia de Tesorera ya ogerencia de Contabilidad, realicen oportunamente el registro y revisin deodos los Comprobantes de pago que remiten y reciben, verificando ladocumentacin sustentatoria de los mismos.

3. EL CUADRO RESUMEN DEL SUSTENTO DE LECHE EVAPORADA DE LASSEMANAS 49,51 Y 52 QUE SE ADJUNTA A LOS COMPROBANTES DE PAGON 1798 Y 1887, PRESENTA DEFICIENCIAS EN LOS CALCULOSCORRESPONDIENTES.

De la revisin a los documentos sustentatorios que se adjuntan a los Comprobantesde Pago N 1798 Y 1887 girads a la empresa Fouscas Trading E. 1.R.L por lacompra de leche evaporada por importes de SI. 65,999.50 Y SI. 131,999.00, se haevidenciado que el cuadro resumen de sustento de los pagos realizados a dichaempresa se encuentran mal elaborados como a continuacin se detalla:

UQUIDACION A LA FECHA DE LA ORDEN DE COMPRA (SEMA 9)NA4

MONTO TOTAL DE LAS ORDENES DE COMPRA 2,398,931.50

PAGO A CUENTA 4,016,572.00

PAGO A LA FECHA 65,999.50

SALDO 1,683,640.00

UQUIDACION A LA FECHA DE LA ORDEN DE COMPRA (SEMANA 51 Y 52)

MONTO TOTAL DE LAS ORDENES DE COMPRA 2,398,931.50

PAGO A CUENTA 4,214,570.50

PAGO A LA FECHA 131,999.00

SALDO 1,881,038.50

Lo anterior incumple lo establecido en las Normas Tcnicas de Control Interno parael Sector Pblico, aprobado por Resolucin de Contralora N 072-98-GC, de fecha26.JUN.1998, modificada por Resolucin de Contralora N 123-2000-CG, de fecha23.JUN.2000; Norma 100-06 Monitoreo de Controles Internos que a la letra dice:"La Direccin debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar lasmedidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad ofraude o, de actuacin contraria a los criterios de economa, eficiencia y efectividad"y la Norma 280-06 Documentacin Sustentatoria, que a la letra dice:

_____ "Las entidades pblicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las...._~.o~ ~ eraciones y actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria, ''\.. lo respalde, para su verificacin posterior'.

amen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe de Auditoria N 004-2005-2-2183 -38-

.\tfunidpaliJUui . . - f:" Ao> "noOrgano de Corurol Institucional

Recomendacin.


Anexo N 03

RESUMEN DE MEDIDAS CORRECTIVAS

PROGRAMA DEL VASO DE LECHE - EJERCICIO 2004.

InformesTotal de

Implantadas Proceso PendientesRecomendaciones

Informe N 001-2004-2-21831 3 1 2 -

Informe N 010-2002-2-2183 6 4 2 -

TOTAL 9 5 4 -



INFORME DE AUDITORIA N 001-2004-2-2183

NOMBRE DEL INFORME: EXAMEN ESPECIAL "PROGRAMA VASO DE LECHEEJERCICIO 2004".

OBSERVACiN N 01

Entre el presupuesto existente, para el Programa del Vaso de Leche y loejecutado segn Ordenes de Compra al 31.DIC.2003 existe una diferencia deSI. 480,247.62, que se incrementa a SI. 757,070.61 por el saldo existente enbancos a esa fecha ascendente a SI. 276,822.99.

Recomendacin N 01 En Proceso

Se traslade el presente Informe a la Comisin Especial de Proceso Administrativos yDisciplinarios, la que en pleno uso de sus facultades, califique las responsabilidadesadministrativas establecidas en su contenido; y propongan las acciones quecorrespondan.

Situacin a Junio - 2005.

Se ha enviado nuestro Memorando N 001-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha21.JUN.2005, reiterado segn Memorando N 012-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha04.JUL.2005, dirigido al Presidente de la Comisin Especial de ProcesosAdministrativos, el cual ha sido respondido mediante informe N 020-2005-GEMU-MDEA, de fecha 27.JUL.2005, en el cual manifiesta: sobre la conformacin de laComisin Especial de Procesos Administrativos, en conformidad con las normasvigentes y normativa interna, se ha implementado dicha comisin, con RA. N 035-A-2005-SEGE-02-MDEA y RA. N 036-A-2005-SEGE-02-MDEA. En relacin a lasobservaciones, esta Gerencia Municipal tomara en cuenta la correccin que correspondaen el corto plazo.


Que se disponga al Gerente Municipal, el ordenar al Gerente de Administracin yFinanzas, realice una supervisin directa y evale las actividades administrativas de laMunicipalidad Distrital de El Agustino en lo que corresponda a las reas de Contabilidad,Logstica, Tesorera y a la .Jefatura del Programa del Vaso de Leche para queoportunamente y en la celeridad que el caso amerite, no dejar rdenes de compraabiertas, cuando estas por diversos factores, han sido anuladas, evitando posibles

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confusiones con las nuevas rdenes emitidas, por la duplicidad en el cronograma de()~~ , e articin semanal ven las cantidades a adquirirse.

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- framen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004ifarme de Auditoria N 004-2005-2-2183 -41-

Municipalidad Distriu de El AgustinoOrgano de Control Institucionai


Se ha enviado nuestro Memorando N 002-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha21.JUN2005, reiterado segn Memorando N 013-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha04.JUL.2005, dirigido al Gerente Municipal, el cual ha sido respondido con InformeN 021-2005-GEMU-MDEA, de fecha 27.JUL.2005, en el cual manifiesta: queactualmente se viene coordinando tanto el ingreso de insumos como la realizacin deOrdenes de Compra de los pagos a los Proveedores, para tener un mejor control tanto aproveedores como a beneficiarios.

Asimismo se ha enviado el Memorando N 003-2005-0CI-SMC-MDEA, de fecha21.JUN.2005, reiterado con Memorando N 014-2005-0CI-SMC-MOEA, de fecha04.JUL.2005, dirigido al Gerente de j\dministracin y Finanzas, no siendo respondidohasta la fecha de culminacin del Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas ISemestre 2005.

INFORME DE AUDITORIA N 010-2002-2-2183

NOMBRE DEL INFORME: PROGRAMA VASO DE LECHE 2001

OBSERVACiN N 01

Desviaciones detectadas al efectuar el anlisis a los estados de ingresos yegresos del Programa del Vaso de Leche.


Disponga que la Unidad de Contabilidad efecte las coordinaciones correspondientescon la Entidad Bancaria en Liquidacin (Banco Repblica) o en su caso, con el OrganoRector; "(Superintendencia de Banca y Seguros)", a fin de que se determine la razn y eldestino del cargo efectuado en la Cta. Cte. N 21-00216208-05 por el Banco deRepblica, ascendente al monto de S1.16,966.33 nuevos soles


Se ha enviado el Memorando N 008-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 21.JUN.2005, alSub Gerente de Contabilidad: el cual ha sido respondido segn Informe N 071-2005-SGC-GAF-MDEA de fecha 28.JUN.2005, en el cual manifiesta: que sobre los saldosbancarios al 31.DIC.2002, sobre estos ya se ha remitido la solicitud a las entidades

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~o-o,,-- rrespondientes.,0 ,.-tRO


OBSERVACiN N 02

Deficiencias encontradas en el proceso de adquisicin de los productosalimenticios del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Distrital de ElAgustino.


Disponga, se capacite a los miembros integrantes del Comit Especial de Licitaciones,Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, sobre los casos tericos y prcticos quese establece en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamentoactualizado; a fin de que los referidos miembros no incurran en errores cuando serealizan los procesos de adquisictones.


Se ha enviado el Memorando N 002-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 21.JUN.2005,reiterado segn Memorando N 013-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 04.JUL.2005,dirigido al Gerente Municipal, el mismo que ha sido respondido con Informe N 021-2005-GEMU-MDEA de fecha 27.JUL.2005, en el cual manifiesta: que actualmente seencuentra en coordinacin con la oficina de Administracin y Finanzas sobre los casostericos y prcticos que se establecen en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones delEstado.

Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004ifc rme de Auditoria N 004-2005-2-2183 -43-

Anexo N 04

C ESnONARIO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO

I PREGUNTAS RESPUESTA REF. p/rSI NO N/A

1. CAJA Y BANCOS

1.1. INGRESOS

1.1.1 Los saldos del perodo anterior no Xcomprometidos fueron depositados en la cuenta deltesoro Pblico?

1.1.3 Se registran en Libro Bancos los intereses Xgenerados con fondos del PVL, Donaciones,recursos directamente recaudados, aportes deterceros u otros?

1.1.2 Se lleva un registro detallado del Control de XIngresos del Programa del Vaso de Lechemediante el Libro Bancos?Fecha de ltimo registro: 31.DIC.2004

1.1.4 Los fondos transferidos mensualmente del Tesoro XPblico para el PVL son abonados ntegramenteen una cuenta bancaria especifica?

Cta.Cte N. 245917 Banco: NACIN

1.1.5 Los fondos asignados para elrecepcionados oportunamenteMunicipalidad?

PVL.por

Sonla

1.1.6 Cuando existe atraso en la recepcin de losfondos, la entidad ha efectuado los reclamoscorrespondientes ante el MEF?

1.1.7 La entidad asigna parte de los ingresos propiospara la atencin del P.V. L.?

1.1.8 Se emplea todos los recursos transferidos por elMEF en adquirir exclusivamente los insumos parael P.V.L.?

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~ , La entidad cancela mensualmente al proveedor el"'.>.Y~\walorde los insumos?-Q

- \B- e~\ \., oJI

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ExaNtn Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004L tforme de Auditoria N 004-1005-2-2183

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PREGUNTAS RESPUESTA REF. P/TSI NO N/A

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~~ i~ . Los compromisos contrados por adquisicin de.-!YQ productos para el Programa se cancelan con

- _ '.~ ~~ cheque y a nombre de proveedor?_~ c--o~_~~~~~~~~~~~~~~~------------~---L---L--~--------~.- ....~~/

-rJ_.-> Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004

1.1.10 Las donaciones recibidas por la Municipalidadpara el P.V. L. son utilizadas totalmente en dichoprograma?

1.1.11 Los excedentes que se generan como resultadodel uso de donaciones en productos para elPrograma de Vaso de Leche, se orientannecesariamente a la adquisicin de alimentoscomplementarios, tales como: azcar, canela, clavode olor y otros?

1.2. EGRESOS

1.2.1 Los fondos asignados al Programa han sido Xutilizados en su totalidad durante el ao 2004, enel cumplimiento del objetivo previsto en lanormativa?En caso contrario, explicar los motivos

1.2.2 Se lleva un registro de los desembolsos para el XPrograma del Vaso de Leche?

1.2.3 La documentacin sustentatoria de lasadquisiciones:

1.2.3.1 Se encuentra prenumerada? XI'JTC. 230.07

1.2.3,2 Cuenta con las visaciones de Xautorizacin?I'JTG. 280.06 X

1.2.3.3 Las Facturas consignan el sello restrictivopagado?NTG. 230,08

1.2.4 La documentacin sustentatoria se adecua al Xreglamento de comprobantes de pago emitido porla SUNAT?I'JTC. 230,13

1.2.5 Previo al pago, se exige la conformidad d

informe nº 004-2005-2-2183

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