informe final -...

CONTRALORÍA REGIONAL DE ANTOFAGASTAUNIDAD DE CONTROL EXTERNO

INFORME FINAL

Consejo Nacional de la Cultura y las ArtesRegión de Antofagasta

Número de Informe: 08/201226 de junio de 2012

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DE ANTOFAGASTA

Unidad de control externo

C.E. N° 268/2012 REMITE INFORME FINAL N° 8, DE 2012,SOBRE AUDITORÍA A LASTRANSFERENCIAS OTORGADAS CONFONDOS CONCURSABLES POR ELCONSEJO NACIONAL DE LA CULTURA YLAS ARTES DE LA REGIÓN DEANTOFAGASTA.

ANTOFAGASTA, N° 00 19 2 Z1 Vil/

El Contralor Regional que suscribe, cumplecon remitir a Ud., debidamente aprobado, el informe final N° 8, de 2012, con elresultado del examen practicado a la materia señalada en el epígrafe, para suconocimiento y fines pertinentes.

Saluda atentamente a Ud.,

VICTOR HE RIQUEZ GONZALEZContralor Regional de Antofagasta

Contraloría General de la República

CONSEJO NACIONALDE LA C ULTURA Y LAS ARTESOF DE PARTES R EGIÓN/ DE ANTOFAGASTA

2 6 JUN. 2012

DOCUMENTO RECIBIDOEXP.: ...............................................

0,--a )4 '12Q»eALAS EÑORADIRECTORA REGIONAL DELCONSEJO NACIONAL DE LA CULTURA Y LAS ARTESREGIÓN DE ANTOFAGASTAPRESENTEYZS

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Unidad de Control Externo

PREG N° 2009/2012 INFORME FINAL N° 08, de 2012, SOBREAUDITORÍA A LAS TRANSFERENCIASOTORGADAS CON FONDOSCONCURSABLES POR EL CONSEJONACIONAL DE LA CULTURA Y LAS ARTESDE LA REGIÓN DE ANTOFAGASTA.

ANTOFAGASTA, 2 6 JUN 21312

En cumplimiento del programa anual defiscalización de esta Contraloría Regional y de conformidad con las facultadesestablecidas en la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de la ContraloríaGeneral de la República, se efectuó una auditoría en el Consejo Nacional de laCultura y las Artes, Región de Antofagasta, sobre las transferencias otorgadas porfondos concursables.

OBJETIVO Y ALCANCE

La auditoría tuvo por finalidad verificar elcumplimiento de la normativa legal vigente y los procedimientos de controlimplementados por el servicio, para la correcta inversión de los fondos concursablesotorgados a personas naturales y jurídicas, comprobar la veracidad y fidelidad de lascuentas y la autenticidad de la documentación de respaldo de las operaciones,abarcando el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembrede 2011.

METODOLOGÍA

El trabajo se efectuó conforme a las normas,procedimientos de control interno y de auditoría aprobados por este OrganismoContralor mediante las resoluciones N°s 1.485 y 1.486, ambas de 1996, e incluyó,entre otros, la comprobación selectiva de los registros y documentos que respaldanlas operaciones desarrolladas en el periodo auditado, la evaluación de control internoy validaciones en terreno. Además, debe señalarse que el trabajo se realizó según laMetodología de Auditoría de la Contraloría General de la República (MAC), a travésdel Sistema Integrado para el Control de Auditorías, SICA.

AL SEÑORVÍCTOR HENRÍQUEZ GONZÁLEZCONTRALOR REGIONAL DE ANTOFAGASTACONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICAPRESENTESGP/DCA

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Unidad de Control Externo2

UNIVERO Y MUESTRA

Para el periodo sometido a examen, el ConsejoNacional de la Cultura y las Artes de la Región de Antofagasta efectuó transferenciaspor fondos concursables ascendentes a $ 420.410.967.-, de los cuales se examinóuna muestra selectiva de $ 142.161.120.-, representativa del 33,81% del total de losrecursos otorgados.

El detalle de lo expuesto anteriormente seexpone en anexo N° 1 del presente informe final.

ANTECEDENTES GENERALES

El Consejo Nacional de la Cultura y las Arteses un servicio público autónomo, descentralizado y territorialmente desconcentrado,con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuyo objetivo es apoyar el desarrollo delas artes y la difusión de la cultura, velando por un desarrollo cultural entre lasregiones, provincias y comunas del país.

Esta entidad fue constituida mediante la ley N°19.891, que crea el Consejo Nacional de la Cultura y las Artes y el Fondo Nacional deDesarrollo Cultural y las Artes, indicando en sus artículos 16 y 18, que el servicio sedesconcentrará territorialmente a través de los Consejos Regionales, a los cualescorresponderá cumplir las funciones del Consejo Nacional en el ámbito regional yvelar por la coordinación y cooperación en materias culturales entre las distintasentidades públicas y privadas que cumplan funciones en esas mismas materias.

En dicho contexto, el Consejo Nacional de laCultura y las Artes asigna recursos para financiar proyectos mediante los fondosconcursables, los cuales clasifican en cuatro líneas de financiamiento, a saber, elFondo Nacional de Desarrollo Cultural y las Artes (FONDART), el Fondo de Fomentodel Libro, el Fondo de Fomento Audiovisual y el Fondo de Fomento de la Música.

Mediante el oficio N° 723, de 2012, se remitióa esa institución, con carácter confidencial, el preinforme de observaciones N° 8, deeste año, que contenía las observaciones establecidas al término de la fiscalización,con la finalidad que la autoridad tomara conocimiento de ellas y formulara los alcancesy precisiones que a su juicio procedieran.

Dicho preinforme fue atendido por la entidadmediante el oficio N° 58, de 2012, cuyos antecedentes y argumentos fueronconsiderados para la emisión del presente informe final.

DESARROLLO DEL TRABAJO

Como resultado del examen practicado sedeterminó lo siguiente:

I SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO.

El estudio de la estructura de control interno y, /=?./(9-5' G> de sus factores de riesgo permitió obtener una comprensión del entorno en que se

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ejecutan las transferencias por fondos concursables, para lo cual se efectuó unanálisis y evaluación de los principales procedimientos de control interno existentes,determinándose lo siguiente:

1 Segregación de funciones.

La entidad fiscalizada no contaba condescripciones de los perfiles de cargos para el análisis de las competencias quepermitieran controlar la ejecución de los distintos procesos administrativos,estableciendo las responsabilidades y/o tareas de los funcionarios.

Dicha situación representa una debilidad decontrol interno, dado que al no estar definidas las funciones dentro del servicio, eldesarrollo de las tareas y actividades no permiten prevenir o reducir el riesgopotencial de errores e irregularidades.

En su respuesta, la Dirección Regional delmencionado Consejo aceptó la observación, no obstante, agregó, que elDepartamento de Recursos Humanos del Servicio ha elaborado un manual con esascaracterísticas y un organigrama para las direcciones regionales, el que se encuentraen el proceso final de evaluación y serían entregados en el mes de mayo de este añopara su aplicación.

Analizado lo expuesto por esa autoridad, seha determinado mantener la presente observación mientras dicho manual no seapruebe formalmente y no se verifique su total y efectiva aplicación.

2. Control de las conciliaciones bancarias.

El examen practicado a las conciliacionesbancarias de la cuenta corriente N° 02509154565, del Banco Estado, para los mesescomprendidos entre enero de 2010 y diciembre de 2011, permitió constatar que éstascarecían de la autorización de los funcionarios pertinentes.

En efecto, el análisis efectuado permitióestablecer que si bien el formato utilizado por el servicio para la confección de lasconciliaciones bancarias consideraba las firmas de quien las elaboraba y aprobaba -del Encargado de Administración y del Director Regional, respectivamente-, secomprobó la falta de rúbricas en algunos meses del período en estudio. Casos queejemplarizan lo anterior, son las conciliaciones de los meses de enero a agosto de2010, en las que se advirtió la inexistencia de la firma del Director del Servicio, ydesde marzo a junio de 2011, las conciliaciones bancarias se confeccionaron yrevisaron únicamente por el analista SIGFE de la entidad.

Lo anteriormente expuesto, denotó lainexistencia de un procedimiento adecuado que permitiera mantener controlesdetectivos y preventivos que mitigaran la probabilidad de ocurrencia de erroresrelacionados con el registro, integridad, validez, presentación y valuación de lainformación que alimentan los estados financieros.

Sobre lo anterior, la entidad fiscalizada señaló

o /Y que el Departamento de Administración General del servicio ha adoptado las medidas"G), correspondientes, instruyendo a todas las direcciones regionales, a través del

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memorándum interno N° 30.151, de 27 de enero de 2012, respecto al procedimientoque se debe aplicar para la elaboración de las conciliaciones bancarias, a fin demantener los controles adecuados que permitan detectar y prevenir los erroresindicados en la observación, acompañando para tal efecto, copias del citadomemorándum y el instructivo que da cuenta de aquello.

Atendido que el cumplimiento de la medidaanunciada por el Consejo sólo puede ser verificado en los estados conciliatoriospreparados con posterioridad a la emisión de la referida instrucción, y a que laentidad no aportó antecedentes que permitieran acreditar su aplicación, correspondemantener la observación.

3. Deudores por rendiciones de cuentas.

Se constató que el Consejo Nacional de laCultura y las Artes, Región de Antofagasta, mantenía en la cuenta contable N° 12106"Deudores por rendiciones de cuentas", un saldo de arrastre desde el año 2007 adiciembre de 2011, ascendente a $ 881.564.632.-

Al respecto, cabe señalar que según loinformado a este Organismo de Control por la Encargada de Administración de lainstitución fiscalizada, mediante correo electrónico de 10 de febrero de 2012, dichosaldo de arrastre se explicaba por la falta de oportunidad en el registro contable, lainexistencia de controles y supervisión en el procedimiento que debió ejecutarse sobrela materia, precisando que dicho saldo no reflejaba los montos reales pendientes derendición.

Asimismo, esta Entidad Fiscalizadora verificócasos de proyectos por un total de $ 43.157.874.-, que si bien contaban con susrespectivas rendiciones de gastos, éstas no estaban contabilizadas como tales. Eldetalle de los casos detectados se presenta en el anexo N° 2 de este informe final.

La situación descrita infringió lo dispuesto enel capítulo I, letra b) de la resolución N° 1.485, de 1996, que aprueba normas decontrol interno de la Contraloría General de la República, que indica que lastransacciones y hechos significativos deben registrarse inmediata y debidamenteclasificados.

Además, se vulneró el principio contable deexposición, al no contener toda la información necesaria en el estado contable, lo queimpidió tener una adecuada interpretación de las situaciones presupuestarias yeconómicas — financieras.

Sobre la materia, la Autoridad del Serviciomanifestó que, efectivamente, a diciembre de 2011 la entidad presentaba el saldoobservado, y que se instruyó a la encargada de administración para que, al momentoen que un proyecto se encuentre cerrado, tanto técnica como administrativamente, seprocediera a su inmediata contabilización. Seguidamente, expresó que al 13 de marzodel presente año, ese saldo se había rebajado contablemente a $ 646.450.780.-

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Por último, en cuanto a las rendiciones degastos relacionadas con los proyectos expuestos en el referido anexo N° 2, querepresentan un total de $ 43.157.874.-, la institución indicó que estas ya fueroncontabilizadas, no obstante, no acompañó documentación que permitiera avalar dicha

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Al respecto, se ha resuelto mantener laobservación formulada en este punto, pues para las acciones correctivas anunciadas,esa autoridad no aportó antecedentes de sustento que permitan acreditar lo expuestopara cada uno de los casos representados.

Sin perjuicio de lo anterior, esa entidad deberáadoptar las medidas tendientes a regularizar el saldo de arrastre incluido en la cuentacontable denominada Deudores por rendiciones de cuentas, debiendo informar a estaContraloría Regional, en el plazo de 30 días contados desde la recepción del presenteinforme final, sobre el resultado de las mismas, adjuntando la documentaciónpertinente que permita verificar su aplicación.

Asimismo, deberá informar en el plazo de 10días, sobre las contabilizaciones efectuadas para normalizar el registro de lasrendiciones de cuentas pendientes por el valor de $ 43.157.874.-, con el objeto deverificar si éstas se ajustaron a los procedimientos contables dispuestos sobre lamateria.

4. Ejecutores y co-ejecutores inhabilitados.

Las bases generales de los fondosconcursables para los años 2010 y 2011, definieron a las personas inhabilitadas departicipar en procesos de convocatorias, entre otras razones, a quienes mantuvieransaldos pendientes de rendición con el Consejo Nacional de la Cultura y las Artes porel incumplimiento de los convenios de ejecución de proyectos.

Sobre el particular, se constató quebeneficiarios con rendiciones de fondos pendientes percibieron nuevos recursos parafinanciar sus proyectos. El detalle de lo expuesto se presenta a continuación:

Nóminainhabilitados

año

Línea deFinanciamiento Folio Responsable del

proyecto

MontoAdjudicado

$Año

Saldopendiente derendición $

2011 Libro51996 Comité de Selección

de libros para niños yJóvenes Antofagasta

4.397.000 2007 23.377

19543-K 16.700.000 2011

La situación descrita vulneró lo establecido enel numeral 5.4 de la resolución N° 759, de 2003, de esta Entidad de Control, la queindica que los servicios no entregarán nuevos fondos a rendir, mientras la persona oinstitución que debe recibirlos no haya cumplido con la obligación de rendir cuenta dela inversión de los fondos ya concedidos.

En relación al proyecto folio N° 51.996, elservicio manifestó en sus descargos que se despachó la carta certificada N° 15, demarzo de 2012, al responsable del mismo —cuya copia adjuntó- con el propósito desolicitar el reintegro del monto pendiente de rendición ($ 23.377.-), agregando que siesa gestión no obtenía resultados positivos, se elaborará el informe de incumplimientoy se dictará la resolución que ordene gestionar las acciones correspondientes para elcobro de dicha cifra, remitiendo el proyecto al Consejo de Defensa del Estado. Añadió,que se adoptarán las medidas para determinar la eventual responsabilidadadministrativa de los funcionarios de la entidad que certificaron su total ejecución.

En cuanto al proyecto folio N° 19.543-K, laentidad aludió que éste fue postulado a la convocatoria 2011, en septiembre de 2010,fecha en que el beneficiario no se encontraba en la nómina de inhabilitados, porque


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no tenía problemas para adjudicarse y recibir los recursos, dado que el proyecto teníacertificada su ejecución total, lo que según se desprende de lo argumentado, seefectuó sin advertir la existencia de un saldo pendiente de rendición.

Sin perjuicio de las medidas adoptadas poresa Entidad Regional, se mantiene la observación formulada mientras no se obtengael reintegro de la señalada cifra. Por lo anterior, la Directora Regional del ConsejoNacional de la Cultura y las Artes de la Región de Antofagasta deberá implementar loscontroles que sean necesarios para evitar, a futuro, que se incurra nuevamente eneste tipo de situaciones.

Adicionalmente, se constató que la entidadfiscalizada no mantenía un reporte actualizado del estado técnico de los proyectos conla información financiera respectiva, advirtiéndose durante la fiscalización, quealgunos se encontraban cerrados técnicamente con el correspondiente certificado deejecución total, sin embargo, para el área de administración, no se había contabilizadola rendición de gastos, por lo que para efectos financieros, los proyectos aún seencontraban pendientes. Ejemplo de lo anterior, se describe a continuación:

Año Folio TítuloMonto

adjudicado $Estado

área fondos Estado Administración

2007 43660Intimadas (Lo que

fuimos, lo que somos. loque queremos ser)

3.929.638 CerradoPendiente contabilizar

rendición

2007 44025 Avenidas 3.974.390 Cerrado Pendiente contabilizarrendición

2007 54034 Pensamientoindesendiente


rendición

2008 63375El alicanto y la beta de

cobre.8 474.813 Cerrado Pendiente contabilizar

rendición

008 68596

Festival internacional decine del norte de chile

2008, "Muestras de ciney ceremonias".


rendición

2009 44032

Rescatando unageneración perdida en

las artes visualesantofagastinas de los 60.

ex eosición catálogo

5.573.594 Cerrado Pendiente contabilizarrendición

2010 10024-2Lautaro y la maldición del

Calcu, brujo de laoscuridad

3.902.610 Cerrado Pendiente contabilizarrendición

En relación a los proyectos que se incluyeronen el cuadro anterior, la entidad señaló que fueron contabilizados en la cuenta"Deudores por Rendiciones de Cuentas" (121-06), no obstante, debido a que noadjuntó a su respuesta documentación de respaldo que permita acreditar los registroscontables efectuados, y por ende, que estos se ajustaron a los procedimientoscontables dispuestos sobre la materia, corresponde mantener la observaciónformulada, debiendo esa entidad informar a esta Contraloría Regional, al término de30 días contados desde la recepción del presente informe final, sobre los registroscontables efectuados, adjuntando la documentación que permita acreditar lo expuesto.

5. Acciones de cobranza por falta de rendiciones de cuentas.

Se constató que la entidad no contaba con unprocedimiento de gestión de cobranza para los casos en que los beneficiarios no

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presentaran las rendiciones de los fondos transferidos en los plazos definidos en losconvenios suscritos.

Al respecto, cabe señalar que el servicio envíacartas a los responsables de los proyectos ejecutados que no han presentado losinformes de avance o final comprometidos, según lo indicado en el "Manual para elcontrol y supervisión de proyectos", autorizado mediante la resolución exenta N'5.954, de 28 de diciembre de 2010, del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, sinembargo, el citado manual no estipula, entre otros, el plazo para ejecutar la señaladaacción de cobranza, y los pasos a seguir en caso de no existir respuesta. Por ejemplo,el envío a cobranza judicial o despacho de los antecedentes al Consejo de Defensadel Estado, según corresponda.

En lo concerniente a esta materia, el servicioadmitió la observación, indicando que existe un sistema de registro que establece losprocedimientos y plazos para declarar un proyecto en incumplimiento, dictar laresolución para poner término al convenio de ejecución y, en caso de existir recursosadeudados, solicitar al Consejo de Defensa del Estado su representación judicial.

Por último, expresó que esta situación fueinformada al Departamento Jurídico del Consejo de la Cultura, a fin de que en elseñalado manual se incluyeran procedimientos sobre el cobro de los recursosadeudados por los responsables de los mismos.

Debido a que la aplicación y efectividad de laacción correctiva aludida por el Servicio no puede ser validada en esta oportunidad, semantiene lo observado en este punto.

De otra parte, se detectó que el ConsejoRegional emitió el informe de incumplimiento a la ejecución del proyecto folio N° 9469-2, denominado "Instalando en Antofagasta un lenguaje teatral didáctico",correspondiente a la convocatoria del año 2010, cuyo monto adjudicado fue de$12.948.853.-. El citado informe indicaba que el proyecto no estaba rendido en formatotal, quedando un saldo pendiente de $2.328.091.-. Posteriormente, este informe fuederivado al Departamento Jurídico del Consejo Nacional de Cultura y las Artes, el quemediante ordinario N° 4, de 21 de junio de 2011, ingresó al registro de antecedentesde convenios con informe de incumplimiento —sistema utilizado para tales efectos-, alresponsable del proyecto, a saber, don Sebastián Díaz Botta, indicando que se debíaremitir el caso analizado al Consejo de Defensa del Estado. No obstante lo anterior, ala fecha de cierre de esta auditoría, febrero de 2012, no se había realizado este últimoprocedimiento.

En relación a esta materia, la entidadmanifestó que mediante ordinario N° 47, de 24 de febrero de 2012, se remitieron losantecedentes del mencionado proyecto al Consejo de Defensa del Estado, del cualanexó copia. Además, señaló que se adoptarán las medidas administrativas quepudieran caber en contra de los funcionarios del servicio, ante la tardanza del envío deese proyecto a la instancia respectiva, toda vez que el Departamento Jurídico delservicio, a través del ordinario N° 4/82, de 21 de junio de 2011, había manifestado laobligación de efectuar dicho trámite y de protestar la letra de cambio entregada por elresponsable, garantía que a esa data se encontraba vigente.

Si bien la Autoridad del Servicio remitió losantecedentes al Consejo de Defensa del Estado con el propósito de obtener el cobrode los recursos adeudados, se ha determinado mantener lo observado sobre este

Ri aspecto, dado el incumplimiento advertido.

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Por lo anterior, el Consejo Nacional de laCultura y las Artes de la Región de Antofagasta deberá instruir un procedimientodisciplinario de rigor para establecer las eventuales responsabilidades administrativasdel o los funcionarios involucrados en tal demora, como así también, de la falta deprotesto de la letra de cambio que garantizaba el cumplimiento del convenio,documento que finalmente se encontraba vencido al momento de enviar losantecedentes al Consejo de Defensa del Estado.

De igual manera, en el preinforme deobservaciones se representaron otros casos detectados sobre la materia en análisis,citándose, a modo de ejemplo, los siguientes:

Responsabledel Proyecto Año Folio Proyecto

MontoAdjudicado

($)Estado

Saldo Pendientede Rendición

($)

XimenaGarcíaBanda

2007 57.239

Diplomadoen

direcciónorquestal

4.046.190Con informe

deincumplimiento

801.639

PauloFigueroa

Manosalva2007 53.756 Latino go

home 15.817.658Con informe

deincumplimiento

9.042.098

Totales 19.863.848 9.843.737

Al respecto, esa superioridad respondió quese informará esta situación al Jefe Superior del Servicio, a fin de que, si lo estimaoportuno, adopte las medidas que correspondan para determinar las eventualesresponsabilidades administrativas de los funcionarios pertenecientes a las Secretaríasde los Fondos para el Fomento de la Música Nacional y Audiovisual, respectivamente,ya que "se trata de proyectos del ámbito nacional de financiamiento", suscritos confecha anterior a la delegación de facultades de los directores regionales, a quienes seles "remitieron los preinformes de incumplimientos para su revisión y elaboración delos respectivos informes de incumplimiento", mediante los memorándum N os 141, de20 de abril de 2010, respecto al proyecto folio N° 57.239, y 184, de 23 de mayo de2011, sobre el proyecto folio N° 53.756.

Dado que la entidad no aportó antecedentesque permitan levantar la observación, esta se mantiene en todos sus términos.Asimismo, corresponde que la autoridad regional informe a este Organismo deControl, dentro de 30 días contados desde la recepción del presente informe final,acerca del cumplimiento de la acción comprometida y de las medidas dispuestas paraconseguir la rendición o el reintegro de los fondos pendientes de rendir asociados alos proyectos mencionados precedentemente, debiendo adjuntar toda ladocumentación que permita acreditar su ejecución.

6. Supervisiones a los proyectos.

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De la revisión efectuada, se advirtió que sóloen uno de los casos examinados se efectuó una supervisión durante la ejecución delproyecto. La citada visita correspondió al proyecto folio N° 20677-6, denominado"Miramar, mirador de colores remodelación y etapa 2", por un monto adjudicado de$9.871.312.- efectuada con data 26 de diciembre de 2011, según consta en acta desupervisión.

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Lo anterior, infringió lo estipulado en el"Manual de Control y Supervisión de Proyectos", que en su acápite II, numeral 2,indicaba que se deberá realizar una visita a terreno al menos una vez durante eldesarrollo de los proyectos que se ejecuten en el territorio nacional, cuando lanaturaleza de los mismos lo ameritara.

Asimismo, el citado numeral indica que sedeberán realizar visitas en el estreno de la obra, inauguración o inicio de rodaje, lo queen la especie no se advirtió, situación que no permitió tener certeza del cumplimientode los objetivos para los cuales fueron transferidos los fondos, como así también, delcumplimiento de los plazos en cuanto al avance de los proyectos.

De igual forma, el decreto ley N° 65, de 2004,que aprueba el Reglamento del Fondo Nacional de Desarrollo Cultural y las Artes,dispone en su artículo 55, que la unidad a cargo del control corresponderá, entreotros, a los Directores Regionales, quienes deben ejercer la supervisión sobre laejecución de los proyectos, lo que implica el cumplimiento de las bases y lasdisposiciones del convenio.

En su contestación, la autoridad del servicioexpresó, en síntesis, que los encargados de los convenios realizan las visitas aterreno y asisten a los estrenos, lanzamientos y otros, pero que no se deja constanciade esas actividades en las respectivas carpetas de los proyectos, y que por lo mismo,se ha instruido a los funcionarios que suscriban las actas respectivas cada vez quepractiquen las visitas mencionadas, sin adjuntar antecedente alguno que dé cuenta detal instrucción, por lo que la observación debe mantenerse hasta que se acredite laefectiva aplicación y cumplimiento de la misma.

7 Documentación de respaldo no inutilizada.

Se verificó que los documentos originales querespaldaban las rendiciones de cuentas presentadas por los responsables de losproyectos de toda la muestra analizada, no fueron inutilizados, con indicación delnúmero de rendición y fecha, u otro antecedente que permita su anulación.

El cumplimiento de esta instancia de controlpermite minimizar el riesgo de que la documentación presentada en las rendiciones decuentas por subvenciones, pueda ser utilizada posteriormente como respaldo de otrosegresos.

Referente a lo observado en este numeral, lainstitución fiscalizada argumentó que no existen instrucciones al respecto sobre lamateria, por lo que se informará a los departamentos de Fomento de las Artes eIndustrias Creativas y Jurídicos, a fin de que se estudie la inclusión de esterequerimiento en el Manual de Control y Supervisión de Proyectos de los FondosConcursables.

Al respecto, se mantiene la observaciónformulada hasta que se implemente y aplique el procedimiento de control internodescrito.

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II. EXAMEN DE CUENTAS.

Cumplimiento de la ley N° 19.862, sobre Registros de las Personas JurídicasReceptoras de Fondos Públicos.

El examen practicado incluyó la verificacióndel cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 1° de la ley N° 19.862, sobre Registrode Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos, y su reglamento, contenido enel decreto N° 375, de 2003, en el cual se establece que todos los órganos y serviciospúblicos incluidos en la Ley de Presupuestos y los municipios que efectúentransferencias de fondos públicos, estarán obligados a llevar el registro de lasentidades receptoras de dichos recursos, mencionando los detalles de cada una delas transferencias efectuadas (aplica criterio contenido en dictámenes N°s. 47.557 y55.874, ambos de 2004, de este Organismo de Control).

Consultado el citado registro, en el portal webhttp://www.registros19862.cl , se constató el incumplimiento de la disposición señaladaprecedentemente para toda la muestra examinada, que abarcó un total de 11operaciones.

Sobre esta materia, la entidad explicó que laDirección Regional no cuenta con la información exigida en el señalado registro, loque se debe, principalmente, al cambio de personal y a la ausencia de la Encargadade Administración por licencia post natal, pero que se ha instruido a dicha funcionariaque, a la brevedad, se dé cumplimiento a lo observado, solicitando para tal efecto,acotó, el apoyo al Departamento de Administración General del Consejo.

Al respecto, la Directora Regional noacompañó en este caso antecedentes que respaldaran lo manifestado, debiendomantenerse la observación. No obstante, dicha autoridad deberá implementar loscontroles que le permitan evitar, en lo sucesivo, que se incurra nuevamente en esaomisión, y dar efectivo cumplimiento a las medidas anunciadas, regularizando elregistro en el citado portal de todos los casos de transferencias observados.

Rendiciones de Cuentas.

El trabajo incluyó el examen de lasrendiciones de cuentas presentadas por los distintos responsables de proyectosfinanciados con fondos concursables de los periodos 2010 y 2011. Dicho examencontempló, principalmente, el análisis sobre la veracidad y fidelidad de las cuentas, laautenticidad de la documentación respaldatoria y la verificación del destino de losfondos.

Como resultado de ese procedimiento sedeterminó lo siguiente:

2.1 Rendiciones de Proyectos año 2010.

2.1.1 Rendición de gastos improcedentes.

a) En relación al proyecto folio N° 9630-K, "Implementación audiovisual centro deeventos Coyo Antai, de San Pedro de Atacama", por $ 13.429.545.-, se advirtió que elgasto rendido por $ 14.000.-, correspondiente a una compra respaldada con la boleta

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N° 61.064, de 2 de junio de 2011, en la ferretería Nueva Atacama, fue presentado endos instancias por la Municipalidad de San Pedro de Atacama, entidad responsabledel proyecto, ya que cargó contablemente el gasto a la cuenta municipal 22.12.002,"Otros gastos en bienes y servicios de consumo, gastos menores", y asimismo, fuepresentado al Consejo Regional de la Cultura y las Artes como parte de la rendicióndel proyecto.

En sus descargos, el servicio acompañó suoficio ordinario N° 055/DIR/12, de 7 de marzo de 2012, mediante el cual solicitó a lamencionada entidad edilicia el reintegro de la referida suma.

Sin perjuicio de la acción realizada por elServicio, corresponde insistir en lo observado mientras no acredite la devolución delos dineros de parte del municipio.

b) La rendición de cuentas del proyecto folio N° 12853-8, "Antiguos habitantes delsalar de atacama", por un monto adjudicado de $ 9.050.000.-, presentaba un depósitode $ 40.000.- correspondiente a un reintegro al Consejo Nacional de la Cultura y lasArtes, del responsable del proyecto, don Agustín Llagostera Martínez, por pérdida dedocumentación de respaldo de los gastos por dicha cifra, tal procedimiento llevó a queel proyecto fuera cerrado tanto técnica como financieramente. Sin embargo, el montoreintegrado fue devuelto a dicho responsable, lo que según el correo electrónico defecha 25 de enero de 2012, enviado a esta Contraloría Regional por la Encargada deAdministración, se debió a un error administrativo que a la fecha de cierre de estaauditoría -febrero de 2012- no había sido regularizado.

Los gastos observados en los literalesprecedentes, no guardan relación con el atributo de la acreditación, por cuanto no seha demostrado el cumplimiento de objetivos y uso de los recursos por parte de losbeneficiarios.

Para este numeral, la Dirección del Consejorespondió que, según lo informado por la Encargada de Administración, y pese a quela respuesta enviada por ella a la Contraloría Regional fue poco clara, nunca seentregaron materialmente los $ 40.000.-, sino que al percatarse que se había giradoun cheque al responsable del proyecto, por el saldo que él reintegró al Consejo, seconsultó a la Sección de Contabilidad y Tesorería del Departamento de AdministraciónGeneral del Servicio, quienes indicaron los pasos a seguir para dejar sin efecto esepago, los que fueron ejecutados, regularizando la situación descrita.

Luego, en atención a que el respaldodocumental proporcionado por la entidad es insuficiente para validar la operacióncontable realizada, por lo que la presente observación debe mantenerse. Además, sedeberá remitir a este Organismo de Control, en el plazo de 10 días hábiles contadosdesde la recepción del presente informe final, el detalle de todos los movimientoscontables efectuados para subsanar la situación observada.

2.1.2 Rendición de gastos insuficientemente acreditados.

a) De la transferencia del proyecto folio N° 10903-K, "Antofagasta más teatro,Ciclo de tres montajes nacionales en el bicentenario", por $ 26.124.722.-, se detectó

ow 0 un gasto por traslado aéreo de $ 3.469.360.-, según consta en factura N° 177.714, de

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fecha 11 de octubre de 2010, del proveedor Sky Airline, el cual no acreditó el detallede los pasajeros trasladados.

En relación a esta observación, el Serviciomanifestó que a través de la carta emitida con fecha 07 de marzo de 2012, cuya copiaadjuntó, se solicitó al responsable del proyecto un detalle de las personas queviajaron, en el que se incluyera el nombre y número de su cédula de identidad.

Además, la entidad expresó que el Manual deControl y Supervisión de los Proyectos, del cual aparejó una copia, señala que lospasajes aéreos se rinden con el ticket, sin requerir el detalle de las personas queviajan, considerando, según indicó, que esa información está descrita en el proyecto.No obstante, agregó, se informará a los departamentos de fomento de las Artes eIndustrias Creativas y Jurídico, a fin de que se estudie la inclusión de esterequerimiento en el mencionado manual.

Si bien los gastos rendidos fueronrespaldados conforme a lo dispuesto por la normativa interna del Servicio, la presenteobservación debe mantenerse hasta que se obtengan los antecedentes de respaldoque permitan fundar el gasto realizado. Asimismo, es dable indicar que las actividadesdescritas en el proyecto son ejecutadas en su totalidad por la entidad beneficiariarespectiva, no obstante, para justificar su cumplimiento y sustentar los desembolsosefectuados es necesario exigir y obtener, entre otras, la documentación que fueobservada como faltante.

b) Asimismo, de la rendición de gastos anteriormente señalada, se constató elpago de honorarios de diversos servicios, por un total de $ 2.555.000.-, de los cualesno se adjuntó el convenio de prestación de servicios que regule la relación contractualentre las partes, como tampoco un informe del trabajo y la constancia de recepciónconforme de los mismos. El detalle de los casos detectados se expone a continuación:

Boleta Honorarioselectrónica N°

Fecha deemisión

Monto bruto sinretención ($) Prestador Servicio

46 28/10/2010 300.000 Helen Díaz Periodista17 28/10/2010 275.000 Franne Goic Diseño gráfico

24 28/10/2010 100.000 Ariel Velásquez Registrofotográfico

12 11/11/2010 720.000 GonzaloDantagnan

Volanteo, afichaje

8 15/11/2010 1.160.000 Claudia Canivilo Servicio de staffTotal 2.555.000

Sobre este punto, el servicio argumentó que elconvenio suscrito entre el responsable del proyecto y el Consejo, se establece que losgastos contemplados en el ítem de honorarios se rinden con las respectivas boletasde honorarios, sean electrónicas o debidamente timbradas por el Servicio deImpuestos Internos. Respecto a las retenciones, añade, se debe adjuntar la copia delformulario 29, debidamente timbrada, en la que se acredite el pago de esa obligación,precisando que esta forma de rendir los servicios prestados a raíz de un contrato ahonorarios se establece también en el Manual de Control y Supervisión de Proyectos.

Luego, advierte que es importante tenerpresente que no se deben aplicar las solemnidades de un contrato administrativo a los

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particulares, puesto que se trata de convenios entre privados y, por lo tanto, estánk);,

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regidos por la legislación civil, de modo que cualquier documento que pruebe laexistencia del contrato, como las boletas de honorarios, sirven de base al funcionarioreceptor para afirmar que existe relación contractual entre el responsable del proyectoy terceros, los que constituyen la base suficiente para tener por efectuados losservicios y, en consecuencia, como rendidos los recursos.

Además, expresó que si bien en laobservación no se pone en duda la existencia de los contratos, sino que se reprochano tenerlos por acreditados, ello en conformidad a las normas de contratación pública,pero los convenios entre el responsable del proyecto y los terceros están regidos porlas leyes privadas que norman las relaciones entre particulares, y el Consejo es ajenaa dicha relación.

Lo expuesto por la entidad resulta atendible,considerando que la normativa interna que describe no exige la documentación que seindicó como faltante. No obstante, la observación debe mantenerse hasta que seobtengan antecedentes que permitan acreditar la efectiva prestación de los serviciosque fueron incluidos en la rendición de gastos de la entidad beneficiaria, y quepermitan fundar las erogaciones efectuadas, pudiendo respaldarlas, por cierto, conantecedentes distintos a informes o actas de recepción conforme, lo que dependerádel tipo de servicio que se rinda.

Finalmente, en relación con los argumentosvertidos por la entidad respecto de las observaciones contenidas en las letras a) y b)del presente numeral, es necesario precisar que las entidades públicas que seencuentran autorizadas para efectuar transferencias de recursos al sector privado,como ocurre en la especie, están dotadas de facultades suficientes para adoptar todasaquellas medidas que estimen necesarias para velar por el cumplimiento de los finesque se han fijado para los mismos, y para exigir también la consiguiente rendición decuentas de dichos fondos, de manera tal que la función de transferir recursos que laley encomienda a los organismos del estado no se entiende agotada con la solaentrega de los fondos a los beneficiarios, todo ello con el propósito de cautelar sudebido empleo (aplica criterio contenido entre otros, en los dictámenes N os 36.815, de2008, y 45.864, de 2004).

Asimismo, es del caso señalar que larendición de cuentas tiene por objeto demostrar que los recursos otorgados a tercerosfueron destinados a los fines previstos, de manera oportuna, eficiente y transparente.Además, la resolución N° 759, de 2003, que fija normas sobre procedimientos derendición de cuentas, de este Organismo Contralor, dispone en su numeral 3, quetoda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de los egresos,acompañados de la documentación en que se fundamentan, los que constituyen unreflejo de las transacciones realizadas (aplica criterio de dictamen N° 6.515, de 2011,de esta Entidad Fiscalizadora).

2.2 Rendiciones proyectos año 2011.

2.2.1 Rendición de gastos improcedentes.

Para el proyecto folio N° 16575-1, "Gira deconciertos de piano", autorizado por $ 7.049.501.-, se constató en la rendición decuentas la inclusión del gasto "propinas", por un monto total de $ 47.028.-,correspondiente al 10% de cada boleta de venta presentada, sin embargo, este ítem

cumplió con el destino para el cual los fondos fueron asignados, ya que el pago deoJE

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propinas constituye una erogación voluntaria de la persona que la otorga, distinta delEstado, según lo ha señalado la jurisprudencia de este Organismo de Control, entreotros, en el dictamen N° 26.345, de 1994.

En cuanto a este numeral, la entidad aceptó laobservación e informó que mediante carta N° 55, de 7 de marzo de 2012, de la cualacompañó copia, se solicitó el reintegro del monto rendido como propina alresponsable del proyecto, mencionando que si las gestiones no tienen los resultadospositivos, se elaborará el correspondiente informe de incumplimiento y se dictará laresolución que ordene el cobro de los recursos adeudados, remitiendo losantecedentes al Consejo de Defensa del Estado. Además, agrega que se adoptaránlas medidas para determinar la eventual responsabilidad administrativa de losfuncionarios del Consejo por certificar la ejecución total de ese proyecto.

Sobre este punto, se debe indicar quecorresponde insistir en el reproche formulado mientras no se obtenga el reintegro delgasto objetado, ello, sin perjuicio de que la efectiva aplicación de las medidasanunciadas por la entidad sean verificadas por este Organismo Fiscalizador enpróximas fiscalizaciones que practique.

2.2.2. Gastos insuficientemente acreditados.

Respecto de la rendición presentada para elproyecto folio N° 15146-7, "Licenciatura en música de cámara y orquesta sinfónica",por $ 11.850.000.-, se detectó la inclusión de gastos ascendentes a $ 32.613.-, sin elrespaldo sustentatorio suficiente, puesto que los documentos adjuntos corresponden aórdenes de trabajo internas de la lavandería "Lavaya Laundry", según el siguientedetalle:

Orden de trabajointerna N° Fecha Monto ($)

79553 06-12-2010 6.12380207 20-12-2010 9.35079552 06-12-2010 4.47381801 27-01-2011 12.667

Total 32.613

A su respuesta, la institución fiscalizadaadjuntó la carta N° 56, de 7 de marzo de 2012, mediante la cual solicitó al señorManuel López Leal, responsable del proyecto, la acreditación del gasto o el reintegrode los recursos. Luego, manifiesta que la referida cifra fue devuelta por el señor LópezLeal, a través de transferencia electrónica bancaria realizada el día 15 de marzo de2012, a la cuenta corriente N° 2509154565, del Banco Estado, documento del cualaparejó una copia.

Conforme a lo señalado en el párrafo anterior,esta observación se da por subsanada.

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VALIDACIONES EN TERRENO.

Se efectuó la verificación en terreno de lamaterialización y correspondencia de las operaciones reflejadas en los documentospuestos a disposición para efecto de esta fiscalización, constatándose en laoportunidad, respecto de la transferencias de fondos concursables del proyecto folioN° 9630-K, "Implementación audiovisual centro de eventos Coyo Antai", de San Pedrode Atacama, por $ 13.429.545.-, que los siguientes artículos, que formaban parte de larendición, no se encontraban en el citado centro de eventos:

Implementación proyecto folio N° 10903-7Factura Fecha Producto Monto $

3752 28/12/2010 Lámpara especial para pódium 35.000561840 30/06/2011 Notebook Samsung modelo RV410 271.980

Total 306.980

Lo anterior, impidió tener certeza sobre lacorrecta utilización de los fondos, transferidos por el Consejo Nacional de la Cultura ylas Artes de Antofagasta.

Sobre el particular, la entidad indicó en surespuesta que mediante el referido ordinario N° 055/DIR/12, de 07 de marzo de 2012,el cual adjuntó, se requirió a la Municipalidad de San Pedro de Atacama que informarasobre el destino dado a los bienes observados como faltantes, agregando que, a lafecha, no se había recibido la respuesta a lo requerido.

Referente a lo anterior, se debe indicar quemientras no sean ubicados los mencionados bienes y en la medida que no sedetermine y acredite su adecuado uso, corresponde mantener en su totalidad laobservación formulada en este punto. Ello, sin perjuicio de las futuras validacionesque sobre la materia practique este Organismo de Control.

OTRAS MATERIAS

1. Registro marcación horaria de la Directora Regional.

Sobre el particular, se constató que laDirectora Regional de la entidad fiscalizada, no había dado cumplimiento a laobligación de registrar su asistencia en el sistema de control biométrico implementadopor el servicio.

Al respecto, corresponde señalar que la leyN° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, cuyo texto refundido, coordinado ysistematizado fue fijado por el D.F.L. N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda,establece en sus artículos 61, letra d), y 65, inciso tercero, respectivamente, laobligación de todo funcionario de cumplir con la jornada de trabajo y desempeñar sucargo en forma permanente durante dicho período.

En relación a lo anterior, el artículo 3°, letrad), del decreto N° 1.897, de 1965, del Ministerio del Interior, que reglamenta laimplantación de la jornada única o continua de trabajo, ordena que todos losfuncionarios públicos están obligados al cumplimiento del horario fijado para elrespectivo servicio, inclusive los jefes y empleados superiores, con la salvedad de




otras obligaciones inherentes a los cargos de estos últimos (aplica criterio contenidoen dictamen N° 20.230, de 2011, de esta Entidad Fiscalizadora).

Asimismo, conviene señalar que de acuerdoal criterio de este Organismo de Control, contenido en los dictámenes N os 58.526, de2008, y 20.230, de 2011, y conforme a lo dispuesto en los artículos 61, letras d), 65inciso final, 72 y 64, letra a), de la citada ley N° 18.834, y 11 de la ley N° 18.575,Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, todoslos funcionarios, cualquiera sea su jerarquía, están obligados a cumplir con la jornaday el horario establecido para el desempeño de su trabajo, previéndose los efectosjurídicos que se derivarán en caso de transgresión de esos deberes. Como lanormativa aludida no fija un régimen de control de tales obligaciones, compete a lasautoridades de los servicios y organismos, a través de un acto administrativo fundado,implementar los procedimientos que estimen convenientes para asegurar sucumplimiento.

En sus descargos, la Directora Regionalseñaló que efectivamente a la fecha en que se realizó la auditoría, no registraba suasistencia en el sistema de control biométrico del Servicio. Ello, según indicó, debidoal total desconocimiento de esa exigencia, ya que su anterior trabajo lo desarrolló enel área privada en donde no tenía esa obligación, y en atención a que no seencontraba enrolada en ese sistema, porque no estaba habilitada desde el nivelcentral. Luego, agregó que desde que tomó conocimiento de esa obligación seadoptaron las medidas para ingresar su huella digital a dicho sistema, registrando suasistencia desde el día 7 de febrero de 2012.

Al respecto, corresponde mantener lapresente observación, dado que no acreditó el cumplimiento efectivo de la citadaobligación. Por lo anterior, deberá remitir a esta Contraloría Regional, dentro de diezdías contados desde la recepción del presente informe final, los registros de asistenciaque el sistema de control biométrico emite, con el objeto de comprobar el efectivocumplimiento de la obligación funcionaria ya descrita.

2. Continuidad del servicio.

Con motivo del desarrollo de una actividad deplanificación y reorganización interna, efectuada el día 5 de enero de 2012, durante lajornada de la tarde, se advirtió que la Dirección del Consejo Regional de la Cultura ylas Artes de Antofagasta, dispuso de la participación de todos los funcionarios endicha actividad, realizada durante la jornada laboral y fuera de las dependencias delservicio, permaneciendo la entidad sin personal que resguardara el funcionamientonormal del Consejo.

Al respecto, la administración justificó laasistencia a esa actividad, mediante las resoluciones exentas emitidas por laDirección Regional, que autorizaron los cometidos habituales de los funcionarios,según el siguiente detalle:

Resoluciónexenta N°

Fecha Materia

9 12/01/2012 Autoriza cometidos habituales funcionarios contrata.10 12/01/2012 Autoriza cometidos habituales personal a honorarios.

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No obstante lo anterior, la situaciónconstatada incumplió el principio de continuidad, consagrado en el artículo 3°, incisoprimero, de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de laAdministración del Estado, que obliga a atender las necesidades públicas en formacontinua y permanente (aplica criterio contenido en dictamen N° 14.518, de 2010, deesta Entidad Fiscalizadora).

De otra parte, es del caso señalar que laentidad vulneró el principio de irretroactividad de los actos administrativos que imperaen Derecho Público, puesto que las resoluciones exentas que autorizan los cometidosfuncionarios, fueron dictadas con posterioridad a la fecha en que se realizó la referidaactividad.

Sobre lo anterior, cabe precisar que según loestablecido en el artículo 52 de la ley N° 19.880, sobre Procedimientos Administrativosque rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, los actosadministrativos no tendrán efecto retroactivo, salvo cuando produzcan consecuenciasfavorables para los interesados y no lesionen derechos de terceros. En ese contexto,la jurisprudencia administrativa de esta Entidad de Control, contenida, entre otros, enlos dictámenes N°s. 18.293, de 1986, 29.225 de 2000, y 10.532 de 2007, haestablecido como principio general la irretroactividad conforme al cual los decretos yresoluciones sólo pueden regir para el futuro y una vez cumplida su total tramitación,de suerte que no podría disponerse que entren a regir a contar de una data anterior ala de su total tramitación.

La mencionada práctica, vulneró además lasdisposiciones contenidas en los artículos 3°, inciso segundo, y 8° de la ley N° 18.575,que imponen a los órganos que la integran, el deber de observar los principios deresponsabilidad, eficiencia, eficacia y simplificación, y rapidez de los trámites.

En relación a esta materia, la Autoridadmanifestó que efectivamente, se realizó esa jornada de planificación y reorganizacióninterna, pero que a la fecha se han adoptado las medidas para que una situacióncomo la descrita no vuelva a ocurrir en la Dirección Regional del Consejo, y asíasegurar su continuidad de atención.

Agrega que la realización de dicha actividadfue informada a toda la institución, a través de un comunicado interno de la Encargadade Comunicaciones, entregado mediante correo electrónico, cuya copia fue aportadaa este Organismo Fiscalizador.

Al respecto, corresponde mantener laobservación, y a la vez hacer presente que de conformidad con lo dispuesto en losartículos 1° y 3° de la referida ley N° 18.575, la citada entidad forma parte de laAdministración del Estado, por lo que "su finalidad es promover el bien comúnatendiendo las necesidades públicas en forma continua y permanente", estandosujeta, además, a la fiscalización de este Organismo de Control, acorde con loprevisto en los artículos 98 y 99 de la Constitución Política de la República y en la leyN° 10.336.

En lo sucesivo, corresponde que la DirectoraRegional arbitre las medidas necesarias para que en situaciones como la de laespecie, aun cuando hayan sido dispuestas por el nivel superior de la institución, sedé cumplimiento a las funciones que le son propias, de tal manera de atender lasnecesidades públicas en forma continua y permanente.

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V. CONCLUSIONES.

En virtud de lo expuesto en el cuerpo delpresente informe y atendiendo los antecedentes aportados y argumentos vertidos porla entidad, se concluye lo siguiente:

La Directora Regional de Antofagasta del Consejo Nacional de la Cultura y lasArtes, acompañó a su respuesta una copia de la transferencia electrónica bancariarealizada a la cuenta corriente N° 2509154565, del Banco Estado, por el valor de$32.613.- efectuada por el encargado del proyecto folio N° 15146-7, "Licenciatura enmúsica de cámara y orquesta sinfónica", correspondiente a la devolución de fondospor los gastos insuficientemente acreditados, detectados en la presente auditoría. Porlo anterior, corresponde levantar la observación contenida en el numeral 2.2.2 delapartado sobre examen de cuentas del presente informe final.

Evaluación de Control Interno:

Se constató que algunas conciliaciones bancarias preparadas por la entidadcarecían de las rúbricas de quienes las habían elaborado y aprobado, denotando lafalta de revisión de dichos reportes, así como de controles detectivos y preventivosque mitigaran la probabilidad de ocurrencia de errores.

La entidad mantenía en la cuenta contable N° 12106 "Deudores por rendicionesde cuentas", un saldo de arrastre desde el año 2007 a diciembre de 2011, ascendentea $ 881.564.632.-, generado entre otros motivos, por la falta de oportunidad en elregistro contable. Al respecto, la autoridad manifestó que al 13 de marzo del presenteaño, dicho saldo se había rebajado contablemente a $ 646.450.780.-

Asimismo, se verificaron casos de proyectos por un total de $ 43.157.874.-, quesi bien contaban con sus respectivas rendiciones de gastos, éstas no estabancontabilizadas como tales, situación que según manifestó el Servicio en su respuesta,fue regularizada, no obstante, no acompañó documentación que permitiera verificarque lo efectuado se ajustó a los procedimientos contables dispuestos sobre la materia.

Se constató que el responsable de los proyectos folios 51996 y 19543-K,Comité de Selección de libros para niños y Jóvenes Antofagasta, percibió nuevosrecursos para financiar sus proyectos, en circunstancias que mantenía pendientefondos por rendir, equivalentes a $ 23.377,-, incumpliéndose con ello lo dispuesto enel numeral 5.4 de la resolución N° 759, de 2003, de esta Entidad de Control. Sobreesta situación, la autoridad anunció la adopción de diversas medidas para subsanar lorepresentado.

Se constató que el proyecto folio N° 9469-2, denominado "Instalando enAntofagasta un lenguaje teatral didáctico", presentaba un saldo pendiente de rendiciónde $ 2.328.091.-. Al respecto, el Departamento Jurídico del Consejo Nacional de laCultura y las Artes instruyó mediante ordinario N° 4, de 21 de junio de 2011, que sedebía informar dicho caso al Consejo de Defensa del Estado. No obstante lo anterior,a la fecha de cierre de esta auditoría, febrero de 2012, no se había realizado este




último procedimiento y tampoco se había protestado la letra de cambio quegarantizaba el cumplimiento del proyecto.

Igualmente, en el numeral 5 del apartado sobre Evaluación de Control Internodel presente informe final, se determinó la existencia de dos proyectos adjudicadosdurante el año 2007, que se encontraban con informe de incumplimiento y quesumados presentaban un saldo pendiente de rendición equivalente a $ 9.843.737.-, locual fue confirmado por la entidad fiscalizada.

La entidad no mantenía registros para todos los proyectos examinados, de lassupervisiones practicadas a la ejecución de los mismos, y la documentación derespaldo incluida en las rendiciones de cuentas no había sido inutilizada. Sobre talesaspectos, la entidad deberá adoptar las medidas pertinentes que permitan salvar lorepresentado.

Examen de Cuentas:

Se comprobó que el Servicio no registró en el portal webhttp://www.registros19862.cl , las transferencias efectuadas a las entidadesbeneficiarias de sus aportes, incumpliendo con ello lo dispuesto en el artículo 1° de laley N° 19.862, sobre Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos.Dicha observación fue aceptada por la Directora Regional, y anunció la adopción demedidas para regularizar la situación descrita.

Del examen practicado a las rendiciones de cuentas presentadas para losproyectos durante los años 2010 y 2011, se determinaron gastos improcedentes porun total de $ 54.000.- y $ 47.028.-, respectivamente. Sobre estas operaciones, laentidad acreditó acciones para requerir el reintegro de los valores objetados, yrespecto del gasto de $ 40.000.- observado en la letra b) del numeral 11.2.1.1 delpresente informe final, relacionado con el giro de un cheque a nombre de unbeneficiario, manifestó que se habían efectuado los ajustes contables para regularizartal situación, sin embargo, no adjuntó el detalle de los mismos.

Asimismo, en las letras a) y b) del numeral 11.2.1.2, se determinó que lasrendiciones presentadas durante el año 2010 incluían gastos asociados aprestaciones de servicios que se encontraban insuficientemente acreditados, los quesumados ascendían a $ 6.024.360.-. Sobre ello, la entidad deberá exigir a lasorganizaciones beneficiarias de los recursos los antecedentes que permitan acreditarla efectiva prestación de los servicios contratados, incluidos en las rendiciones degastos.

Validaciones en terreno:

Efectuada la verificación en terreno de la materialización y correspondencia delas operaciones reflejadas en los documentos puestos a disposición para efecto deesta fiscalización, se constató para el proyecto "Implementación audiovisual centro deeventos Coyo Antai", de San Pedro de Atacama, que una lámpara especial para

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pódium y un notebook Samsung modelo RV410, incluidos en las rendicionespresentadas al Servicio, no se encontraban en el citado centro de eventos, lo queimpide tener certeza sobre la correcta utilización de los fondos transferidos por elConsejo Nacional de la Cultura y las Artes de Antofagasta.

Sobre el particular, la entidad requirió a laMunicipalidad de San Pedro de Atacama, ejecutora del proyecto, que informara sobreel destino dado a los bienes observados como faltantes.

Otras materias:

La Directora Regional de la entidad fiscalizada no había dado cumplimiento a laobligación de registrar su asistencia en el sistema de control biométrico implementadopor el servicio, incumpliendo lo dispuesto en los artículos 61, letra d), y 65, incisotercero, de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo. Dicha autoridad manifestóque había regularizado dicha situación, sin acompañar antecedentes que permitieranverificar lo aseverado.

Con motivo de una actividad de planificación y reorganización interna,efectuada el día 5 de enero de 2012, durante la jornada de la tarde, se advirtió que laDirección del Consejo Regional de la Cultura y las Artes de Antofagasta no dispuso depersonal que resguardara el funcionamiento normal de la entidad. La administraciónjustificó la asistencia a esa actividad, mediante dos resoluciones exentas emitidas el12 de enero de 2012, que autorizaron los cometidos habituales de los funcionariospara el presente año.

Lo anterior, infringió el principio de continuidaddel servicio, consagrado en el artículo 3° de la ley N° 18.575, y el principio deirretroactividad de los actos administrativos que impera en Derecho Público,establecido en el artículo 12 del referido cuerpo legal. En lo sucesivo, la DirectoraRegional deberá arbitrar las medidas para que en situaciones como la de la especie,se dé cumplimiento a las funciones que le son propias a la institución, de tal manerade atender las necesidades públicas en forma continua y permanente.

Respecto de las situaciones a que se refieren las conclusiones N os 3 y 7expuestas precedentemente, la Directora Regional de Antofagasta del ConsejoNacional de la Cultura y las Artes deberá informar a esta Contraloría Regional, dentrode 30 días contados desde la recepción del presente informe final, sobre las medidasdispuestas para regularizar las situaciones representadas y sus resultados,adjuntando la documentación de sustento que permita verificar su cumplimiento.

Asimismo, deberá remitir en el plazo de 10 días, el detalle de los registroscontables efectuados, relacionados con lo expuesto en las conclusiones N os 4 y 10precedentes, y deberá enviar los registros de asistencia que el sistema de controlbiométrico emite, que permitan verificar el cumplimiento de la obligación funcionaria aque se refiere la conclusión N° 13 del presente apartado.

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17. Finalmente, en relación con lo expuesto en el número 6 de este apartado deconclusiones, la autoridad deberá instruir un procedimiento disciplinario para

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involucrados en la situación descrita en el numeral 5 del apartado sobre Evaluación deControl Interno del presente informe final.

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