INFORME DE TRANSMILENIO

DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

NATALIA GALVIS Gerenta General

NESTOR GAITAN Sub Gerente

NATALIA SUAREZ Secretaria Gerencia

CLARA ROMERO Recursos Humanos

NOHORA ACERO Tesorera

YISETH TORRES Publicista

JESUS IMBAJOA Sistemas

ARASLEIDIS PERALTA Mercadeo

PRESENTADO A:

EFRAIN MORA AGULAR

CONSUELO UNIGARRO

LILIANA BOHORQUEZ

SENA

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

7/12/2010

INTRODUCCIÓN

El presente informe nos permitirá como se maneja la empresa Transmilenio S.A su área de

documentación y archivo, mediante el uso de herramientas de diagnostico como la entrevista,

la encuesta y la lista de chequeo para la entrega posterior de un informe a la empresa.

Lógicamente en una empresa como Transmilenio S.A. por seguridad no está permitido el

acceso a sus documentos ni tomar fotografías ni videos además la entrevista con el jefe de

recursos es demorada ya que para esto se tienen procedimientos internos.

Este informe está íntimamente ligado a nuestro proyecto de formación pues aplicamos

conceptos como variables, listas de chequeo, encuestas, observación, entrevista, escalas de

medición, ética, salud ocupacional y servicio al cliente.

1. PROYECTO DE FORMACIÓN

PROBLEMA:

Dificultad para aplicar los instrumentos del diagnostico ya que con la limitación al

acceso de documentos no podemos llevar a cabo un completo dictamen sobre el

proceso administrativo.

.OBJETIVOS:

Tener el conocimiento de la empresa en cuanto al manejo de documentación de archivo

como lo es transmilenio

Identificar los procesos de las áreas establecidas en la empresa

Conocer a profundidad el manejo del área de archivo de una empresa macro como

transmilenio S.A.

Aplicar todas las herramientas dadas en el programa de formación para hacer un completa

diagnostico de la empresa.

Tener las bases teóricas de la forma como se cumple con el proceso administrativo paso a

paso, además de la normatividad que se maneja con la diferente tipología documental

JUSTIFICACIÓN

El presente informe pretende dar solución a las inquietudes sobre el proceso administrativo

que como aprendices tenemos empezando por el hecho de recibir correspondencia hasta la

disposición final de los documentos para dar cumplimiento a las competencias de nuestro

proyecto de formación.

A mediano plazo se espera, además de entregar un informe de diagnostico, este proyecto nos

sirva de gran utilidad para nuestra formación y acercarnos a la realidad del manejo

DIAGNOSTICO DEL EQUIPO

ENTREVISTA

DIAGNOSTICO:

a. TOLERANCIA A LA FRUSTACIÓN: frente a un problema sin solución tratamos

de buscar alternativas y buscar otras opciones para tratar de salir adelante frente

al problema. No nos quedemos estancados frente a un obstáculo que se nos

presente ya sea transitorio o permanente.

b. TRABAJO EN EQUIPO: en equipo es relativamente parejo y comprometido con

sus responsabilidades cuando nos reunimos tratamos de distribuirnos

equivalentemente los trabajos y documentarnos para tener bases teóricas para

las exposiciones, cuando tenemos dificultades de tiempo tratamos de utilizar

medios virtuales para mantenernos en contacto.

c. RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDAD:

Relación instructores Aprendices

Se maneja como una desinformación entre instructores y aprendices que a

veces no permite cumplir a cabalidad con las actividades.

Relación Líder Integrantes del grupo:

Es buena, en general pero a veces se han presentado divergencias que hemos

sabido sobrellevar.

d. TRABAJO BAJO PRESIÓN: nos hemos estresado en ocasiones, pero tratamos

de buscar soluciones individuales para aportarlas al grupo.

e. HABILIDADES SOCIALES: habilidades comunicativas, recursividad, activos,

agiles, optimistas, habilidades lectoras.

f. NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS:

HABILIDADES:

La mayoría de la parte somos personas que estamos dispuestos a lograr

unas metas en el trabajo grupal.

AUTODIAGNOSTICOS DEL GRUPO:

Nohora Acero Casallas. 113443

PERFIL: Soy una persona que se caracteriza por ser responsable, comprometida y

trabajadora. Procuro hacer las cosas tratando de conseguir la excelencia y si me asignan un

trabajo en equipo trato de que se note que todos aportaron su granito de arena,

Me gusta basarme en la buena lectura y estar documentada de la manera adecuada para

lograr trabajos bien elaborados.

Al trabajo en el proyecto se le ha concedido importancia, tiempo y responsabilidad pero

lastimosamente las cosas no salen como uno quiere pero hemos tratado de agotar todas las

posibilidades antes de declinar ante una situación desfavorable.

Trato al máximo de manejar los principios éticos en todas las cosas que hago, tengo el

respeto, compromiso, responsabilidad, autonomía y me gusta cumplir a cabalidad con las

actividades asignadas.

En cuanto a cultura física me encanta practicar alguna actividad física porque soy muy

consciente de que es la base para estar sano de cuerpo y espíritu y así poder ser integral para

llevar a cabo cualquier acción con eficacia y eficiencia.

TOLERANCIA A LA FRUSTRACION

Creo que la he manejado en mi vida de una manera inteligente, pues no me ha logrado

afectar de una manera extrema o significativa, aunque lógicamente causa estrés pero he

logrado salir avante de muchas situaciones difíciles que se me han presentado en la vida.

RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDAD

Siempre he mostrado respeto empezando por mi padre y madre quienes fueron mis primeras

figuras de autoridad y valoro su experiencia, con mis jefes y superiores he manejado buenas

relaciones, de respeto, cumplimiento, he tratado de cumplir con los estándares de

productividad exigida y de hacer las cosas lo mejor posible, tratando de colocar un valor

agregado personal al desempeño de mis labores.

TRABAJO EN EQUIPO

Analizando como ha sido mi experiencia de trabajo en equipo me he encontrado con varias

situaciones: todo tipo de personas que no están al ciento por ciento comprometidas o siempre

tienen una disculpa.

En esos momentos es en que me siento incómoda trabajando con personas con poco sentido

de la ética y el compromiso. Me gusta dar todo de mí para alcanzar un buen nivel en el

resultado de cualquier actividad esa siempre ha sido una constante en mi vida.

TRABAJO BAJO PRESION

Pues en realidad hoy en día la mayoría de labores son bajo esta circunstancia pues no es

desconocido que hoy más que ayer se manejan variables de calidad, tiempo, eficacia,

eficiencia, productividad y otros indicadores para evaluar nuestro desempeño dentro de la

empresa lo importante es tener un buen manejo de estas situaciones y no permitir que el

estrés se apodere de nuestra cotidianidad, también debemos tener en cuenta colocar

soluciones a tiempo.

HABILIDADES SOCIALES

Tengo en mi concepto varias habilidades y destrezas que me han ayudado a no ser una más

del montón, por ejemplo, habilidades comunicativas, de acción inmediata, aunque me gusta

manejar un bajo perfil me gusta aportar en la organización de actividades, tengo capacidad de

planeación para esto hago casi siempre una bitácora de actividades para no dejar nada al

azar, capacidad de persuasión, manejo habilidades como buena redacción y ortografía y

aunque mi fuerte no es la capacidad expositiva me defiendo al hacerla. He sido afortunada en

la vida con el hecho de haber recibido capacitación en áreas referentes a la comunicación.

NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR LAS METAS

Siento que trabajo al 90% de mi capacidad porque siempre hay un 10% que lo arrastra a uno

hacia la pereza, pero aunque he tenido dificultades me levanto con las pilas puestas para

seguir adelante. Me gusta como se dice vulgarmente meterle la ficha a lo que haya que hacer

y agotar todas las posibilidades para tratar de alcanzar la excelencia

Natalia Rocío Galvis Lerma

PERFIL: Soy una persona muy alegre, soñadora, activa en mis cosas, me destaco por ser

muy responsable .me encanta viajar, leer, saber cosas nuevas, capaz de cumplir con

Obligaciones de una manera eficaz, me gusta comprometerme con el trabajo en Equipo y me considero con excelente dinámica para el trabajo que debo realizar En razón a las funciones que me correspondan cuando tengo un trabajo. Me considero una

persona malgeniada cuando alguien me lleva la contraria. Soy un poco orgullosa con mis

cosas y vanidosa con mi personalidad…me gusta estar siempre bien presentada para

cualquier eventualidad, cuando me despiertan me da mal genio y me desquito feo con la

persona que me este molestando……..me encanta ser muy sociables con las personas y ser

muy compañerista en todo, y por ultimo ayudar a las personas más necesitadas.

TOLERANCIA A LA FRUSTRACION: REACCION FRENTE A UN PROBLEMA

En un caso que se me presente un problema x, mis reacciones serian las siguientes:

1) Me pongo muy angustiada

2) De mal genio

3) Lloro mucho

4) Me preocupo mucho

5) Dialogo para arreglar el problema visto

6) Me pongo muy nerviosa y a veces grito de la desesperación

TRABAJO EN EQUIPO: COMO ACTUO EN UN EQUIPO DE TRABAJO

1) Soy muy responsable

2) Me gusta aportar siempre ideas nuevas

3) Me gusta ser muy comunicativa con mis compañeros

4) Soy muy puntual a la hora de llegar a un lugar o en mis cosas personales también.

RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDADES: RELACION CON LOS JEFES O

SUPERIORES

1) Buena relación con los superiores y jefes, con respeto y obediencia acataba mis

normas a realizar en mi trabajo.

2) Buena relación con ellos en la parte de interactuar y dialogar.

3) Responsable y puntual con mis actividades propuestas

4) TRABAJO BAJO PRESION: COMO REACCIONO EN EL TRABAJO

1) Intranquilidad

2) Impaciencia

3) Me da desesperación

4) Me pongo a llorar

5) HABILIDADES SOCIALES: COMO ME MANEJO EN EL TRABAJO

1) Comunicativa con los demás

2) Me gusta ser activa

3) Responsable

4) Honesta

5) Compañerista

6) Soñadora

7) Pensadora

8) Noble

NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS: ENERGIA EN UN PROYECTO La energía

que le pongo empeño a mis metas para lograrlas es tener buenas estrategias con una

energía asertiva para llevar a cabo mis logros a realizar.

1) Normalmente cuando hacemos algo esperamos un resultado, para tener éxito ese

resultado siempre debe estar enfocado de manera positiva.

2) Para triunfar es necesario tener claro en nuestra mente las imágenes de logro y crear en

nuestra mente esas grandes expectativas, no importa la situación actual, no piense que

es difícil llegar, ya que si así piensa continuamente así ocurrirá, nada de eso, usted es

grande y poderoso, comience a hacer las cosas desde el primer momento.

IPEMS PROPUESTAS EN LA MATRIS DOFA: MATRIZ DOFA

DEBILIDADES:

1) Me dejo manipular por la gente fácilmente

2) Ser muy noble

3) Lloro mucho

OPORTUNIDADES:

1) Ser comunicativa

2) Aprovecho las oportunidades de trabajo que se me presentan.

3) Talentosa

FORTALEZAS:

1) Responsable

2) Honesta

3) Amable

4) Compañerista

AMENAZAS:

1) Inseguridad 3) Malgeniada en ciertas cosas

2) Falta de tolerancia

Néstor Javier Gaitán

PERFIL: Soy un hombre muy alegre, activo, me destaco por ser muy responsable .me

encantan los animales, jugar futbol y compartir en familia En razón a las funciones que me

correspondan cuando tengo un trabajo. Me considero una persona Soy una persona

comprometida con lo que hago y sin nunca olvidar la mística con la que me caracterizo, me

gusta estar siempre bien presentad para cualquier eventualidad y por ultimo ayudar a las

personas más necesitadas.

TOLERANCIA A LA FRUSTRACION: REACCION FRENTE A UN PROBLEMA

En un caso que se me presente un problema x, mis reacciones serian las siguientes:

7) Me pongo muy angustiado

8) De mal genio

9) Me vuelvo intolerante

10) Me preocupo mucho

11) Dialogo para arreglar el problema visto

12) Me pongo muy nervioso

TRABAJO EN EQUIPO: COMO ACTUO EN EQUIPO DE TRABAJO

Soy muy responsable

5) Me gusta aportar siempre ideas nuevas

6) Me gusta ser muy sincero con mis compañeros

7) Soy muy puntual a la hora de llegar a un lugar o en mis cosas personales también.

RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDADES: RELACION CON LOS JEFES O

SUPERIORES

5) Buena relación con los superiores y jefes, con respeto y obediencia acataba mis

normas a realizar en mi trabajo.

6) Buena relación con ellos en la parte de interactuar y dialogar.

7) Responsable y puntual con mis actividades propuestas

TRABAJO BAJO PRESION: COMO REACCIONO EN EL TRABAJO

6) Intranquilidad

7) Impaciencia

8) Me da desesperación

9) Me pongo a intolerante

HABILIDADES SOCIALES: COMO ME MANEJO EN EL TRABAJO

9) Comunicativo con los demás

10) Me gusta ser pasivo

11) Responsable

12) Honesto

13) Compañerista

14) Emprendedor

15) Pensador

16) Noble

NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS: ENERGIA EN UN PROYECTO

La energía que le pongo empeño a mis metas para lograrlas es tener buena confianza para

con migo mismo ser pasivo pero efectivo imaginarme como quiero lograr mis metas ya que si

uno piensa en lo que quiere esto se le cumple

IPEMS PROPUESTAS EN LA MATRIS DOFA: MATRIZ DOFA

DEBILIDADES:

4) pereza

5) Ser muy noble

6) Ser muy despreocupado

OPORTUNIDADES:

4) Ser comunicativo

5) Ganas de triunfar en la vida

6) Respetuoso

FORTALEZAS:

5) Lealtad

6) Honestidad

7) Responsabilidad

AMENAZAS:

3) Despreocupado

2) Impulsivo

3) Intolerante

JESUS ORLANDO IMBAJOA

PERFIL: yo JESUS ORLANDO IMBAJOA me he dado cuenta de varias cosas en las cuales

tengo que reflexionar.

Empezando soy una persona que se deprime mucho al ver que algunas cosas no me salen

como lo he pensado, además me alejo de las personas constantemente ya que pienso que

me pueden hacer daño sin darles la oportunidad de conocerlos mas a fondo.

Me cuesta comenzar relaciones con los demás por ser timando y por pensar que todos son

personas en las cuales no se puede confiar, tengo pocos amigos pero así me he dado cuenta

que los que tengo son aquellos que merecen mi afecto y confianza.

Además mi condición física no es buena y eso me ha traído algunos trastornos en cuanto a la

salud y también emocionalmente y aunque recurro a los médicos algunas dolencias no me

dejan y eso me pone algo mal

Pero no todo es malo en estos momentos me encuentro bien estudiando me hace sentir

cómodo conmigo mismo aunque a veces me gustaría trabajar mas solo no porque me sienta

mejor que los demás simplemente porque así me siento mejor, pero al estar rodeado de mas

personas podre darme cuenta de que teniendo algún tipo de apoyo se pueden lograr grandes

cosas.

Para terminar todo lo que me pasa para mí es algo mental si pongo mi mente en perspectiva y

enfocarme superare muchas cosas a las cuales les tengo miedo como timidez o aceptación

Ir donde un profesional me ayudaría en estos momentos el cual podría darme orientación

sobre mis problemas así que si pongo de mi parte todo saldrá bien.

ARASLEIDIS MARIA PERALTA ESTRADA

PERFIL: Soy una persona responsable honesta, dedicada a mi estudio y mi hogar. Me

considero una buena compañera y con buenas actitudes y colaboradora.

TRABAJO BAJO PRESIÓN

Pienso que no podría trabajar bien ya que si hay presión no hay un buen resultado de las

labores que sean ordenadas.

TOLERANCIA A LA FRUSTRACIÓN.

Me considero tolerante sin destacar, que hay momentos que puede haber molestia por

algún obstáculo que se presente.

TRABAJO EN EQUIPO

Soy muy colaboradora en cuanto que hay que trabajar en grupo. Pero mirando que se

presenta muchas dificultades pero hay que sobrellevarlos.

HABILIDADES SOCIALES

Ante la sociedad me considero que no muchas habilidades pero trato de destacarme mas

para tener una buena relación.

NIVEL DE ENERGÍAS PARA ALCANZAR MIS METAS

Tratar de alcanzar mis metas incluyendo mis estudios para así lograr una mejor vida.

DEBILIDAD OPORTUNIDAD

Desespero Nerviosa

Estudios Hijos Marido

FORTALEZA AMENAZA

Responsable Buena madre e hija

No poder alcanzar mis metas.

LEIDY NATALIA SUAREZ SANCHEZ

PERFIL: Me considero una persona honesta, responsable y muy dedicada a las cosas que

me propongo para mi vida y al mí alrededor.

Soy amigable y me gusta compartir conocimientos y así mismo aprende de otros.

TRABAJO BAJO PRESIÓN

Me considero una persona tolerante y que tiene mucho aguante pero como todo uno tiene

su límite.

TOLERANCIA A LA FRUSTRACIÓN.

En ocasiones me siento mal cuando un trabajo no sale bien pues me da mucha nostalgia

pero trato de mejóralo cada día mas en mi diario vivir.

TRABAJO EN EQUIPO

Trato de dar lo mejor posible para dar buen conocimiento y recibirlos a la misma vez.

HABILIDADES SOCIALES

Me destaco por ser una persona que escucha a los demás para que también me sean

escuchada soy alegre y muy buena gente con los que me rodean.

NIVEL DE ENERGÍAS PARA ALCANZAR MIS METAS

Doy todo de mí para lograr un objetivo en mi vida

DEBILIDAD OPORTUNIDAD

Tímida Orgullosa Desorganizada Mal genio

Estudios brindados por el Sena.

FORTALEZA AMENAZA

Compañerita Comprometida Responsable

No tener dinero para asistir al estudio

YISETH JOHANNA TORRES POVEDA

PERFIL: Soy una persona que me gusta aprovechar el estudio, soy amigable, alegre,

solidaria, me encariño muy rápido con las personas, me gusta medirme a las oportunidades

que se me ofrecen. Uno de los defectos que tengo es que soy orgullosa y a veces me pongo

de malgenio, pero cuando es necesario.

TOLERANCIA A LA FRUSTACIÓN:

Mis reacciones solo las saco cuando me pasa algo que no es agradable para mí; y es a veces

el malgenio, pero después de un rato se me pasa.

TRABAJO EN EQUIPO:

Me gusta aportar mis ideas, lo que pienso o lo que siento, aporto para trabajar, escuchar a mis

compañeros y opinar sobre tales cosas, también enseño mis conocimientos.

RELACIÓN CON LAS FIGURAS DE AUTORIDADES:

Yo respeto a mis autoridades mayores, pero de igual manera si ellos me respetan. Soy

obediente ante ellos.

HABILIDADES SOCIALES:

Me gusta aprender lo que me enseñan y a tanto a esto soy hábil en lo que me ponen para

trabajar.

NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS:

Pienso bien mis ideas para empezarlas a proyectar, me gusta hacer lo imposible para

alcanzar mis logros, estudio, pregunto, investigo Etc. para buscar lo que proyecto y confiar en

mi misma.

IPEMS PROPUESTAS EN LA MATRIZ DOFA:

D: confianza, débil en sentimientos, inseguridad, orgullo

O: estudiar en el Sena y en la universidad, tener y conocer gente que me apoya

F: creativa, me gusta el estudio, amable, alegre, tener a Dios al lado mío.

A: la envidia de las personas, problemas políticos y ambientales, gente que me pueda hacer

daño

TIPOLOGIA DOCUMENTAL 1) Certificados de cumplimiento 2) Acta de liquidación 3) Informe de interventora 4) Historias laborales 5) Los contratos que se realizan con terceras personas jurídicas. 6) formato único de hoja de vida 7) Certificados de estudios, certificados laborales, declaración de bienes y rentas,

procesos disciplinarios, decretos, resoluciones, orden de servicio Certificados de Registro presupuestal

8) pólizas de seguro

9) Designación de interventora

10) Memorandos

11) Eventualidades de la vida´´ (área de operaciones)

12) Las cámaras de filmación

13) Prueba escrita de transmilenio

NORMATIVIDAD:

Ley 594 de 2000

Numeral 5 de la ley 734 de 2002

Numeral 13 del artículo de la ley 734 del 2002

Artículo 3° de la ley 734 del 2002

Artículo 21 de la ley 594 del 2000

Artículo 22 de la ley 594 del 2000

Artículo 23 de la ley 594 del 2000

Artículo 26 de la ley 594 del 2000

Artículo 2° del acuerdo 042 de 2002

DESCRIPCIÓN GENERAL:

Los archivos de transmilenio están ubicados en su sede administrativa, toda la información

esta almacenada en contenedores especialmente diseñados, manejando estándares de

control de temperatura y humedad, los archivos de guardan en cajas de los siguientes tipos:

X- 200 que son las más utilizadas, X- 100 Y X – 300 que son las de mayor tamaño y tienen

dos asas para facilidad de desplazamiento. Dentro de estas se introducen carpetas 4 tapas

que son especialmente diseñas para el mantenimiento adecuado y perfecto de los

documentos, estas se utilizan en el archivo semiactivo, en el de gestión se utilizan carpetas 2

tapas

UBICACIÓN: está localizado en las plantas 1,2, y 3 del edificio de transmilenio que queda

ubicado en la av. el Dorado 66-63 en el edificio de la secretaria de educación.

DIAGNÓSTICO:

PRODUCCION: La gestión de documentación Dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la Producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la Recuperación y la disposición final de los documentos. Transmilenio produce documentos como, actas, memorandos, contratos, certificados de estudio, laborales, procesos disciplinarios, decretos, resoluciones, certificados de cumplimiento, informes de actividades, entre otros. RECEPCION: En este proceso se recibe la documentación, se verifica lo recibido,

seguidamente se radican los documentos que significa darle un numero consecutivo a todas

las comunicaciones recibidas y producidas dejando constancia de fecha y hora.

Posteriormente se hace el registro en donde se constata remitente o destinatario, nombre o

código de la dependencia competente, nombre del responsable del trámite, anexos y tiempo

de respuesta.

DISTRIBUCION: Una vez se reciben los documentos, se hace una clasificación para saber a

qué dependencia corresponde, se hace un enrutamiento de documentos, luego se hace un

registro de control de entrega de documentos recibidos, se definen los medios de distribución.

Los profesionales de cada una de las dependencias son los responsables de la generación,

tramite, organización, conservación y disposición final de la documentación. Esta función

puede ser delegada en las secretarias o auxiliares administrativos que tengan como

responsabilidad la organización de los archivos de gestión.

TRAMITE: Primero se hace una recepción de solicitud o tramite para dar una respuesta clara

en la preparación y proyección de respuesta.se diligencia una planilla de control de ruta del

trámite con respecto a quien le competa.

ORGANIZACIÓN: dentro del procedimiento para la clasificación, ordenación, y

almacenamiento de documentos en los archivos de gestión se contemplan los siguientes

criterios de organización:

1) Constituye material para almacenamiento y conservación,la documentacion producida y

tramitada por transmilenio s. a en cumplimiento de las funciones según las

resoluciones de la entidad

2) No se considera material de archivo la siguiente documentación: monografías, libros,

publicaciones periódicas, recortes de prensa, periódicos, y en general cualquier tipo de

material bibliográfico.

3) La totalidad de la documentación generada por la dependencia en cumplimiento de sus

funciones se almacena y administra en el sistema de archivo de gestión, los

documentos que no corresponden a las series definidas en las tablas de retención

documental, se consideran documentos de apoyo y por lo tanto pueden ser eliminados

cuando pierdan su vigencia o utilidad dejando un acta como constancia.

4) Los procedimientos establecen la ejecución de actividades específicas, indicando los

documentos generados, asignación de términos para la ejecución de las actividades y

los controles requeridos para labores de seguimiento y verificación.

5) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la aplicación de la tabla de

retención documental debidamente aprobada

6) Para la organización física de los documentos en los archivos de gestión, se debe tener

en cuenta el orden de almacenamiento teniendo en cuenta lo siguiente:

Orden cronológico: Se sitúan los documentos en el tiempo y con relación a él, son

incorporados uno de tras del otro: año, mes, dia. Cuando no aparece la fecha se

recurre a la data archivística. El documento con la fecha más antigua de producción,

será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta, y el más reciente al

final de la misma

El orden numérico: Este es el caso de los archivos de gestión donde se administran

números consecutivos, la ordenación es numérica y esta debe ser la variable para el

almacenamiento en las carpetas y para la ubicación en los depósitos de archivo.

Dentro de las carpetas los documentos se ordenaran en forma numérica y cronológica

ascendente evitando guardar duplicados.

Para las series contratos, historias laborales, procesos disciplinarios y procesos

judiciales, la foliación se efectúa en la medida que se integra la documentación al

expediente para las demás series la foliación se efectúa al momento de efectuar la

transferencia al archivo central.

Las carpetas que se administran en los archivos de gestión deben contar con la

identificación requerida para su ubicación y localización en depósito respectivo. La

apertura e identificación de las carpetas deben reflejar las series y sub-series

correspondientes a cada unidad administrativa, con los datos de identificación se debe

generar el rótulo adhesivo para ser colocado en la carpeta. Por ningún motivo se

administran carpetas tituladas “varios”, “miscelánea” “generalidades” o correspondencia

recibida y/o despachada

CONSULTA: la consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras

dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los

documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan

copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o

el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la

información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes.

En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una

estadística de consulta, Registro R- A- CA-006 Consulta Usuarios Internos.

CONSERVACIÓN: Cada archivo de gestión debe contar con el depósito para el

almacenamiento y conservación de las carpetas- módulos, archivadores verticales, estantería.

Cada depósito de archivo dispondrá de la seguridad requerida para la documentación.

En los módulos y archivadores las carpetas se almacenan de izquierda a derecha iniciando

siempre en el espacio superior de cada estante.

La estantería y archivadores son elementos que permiten la conservación, seguridad y buen

manejo de los documentos por lo tanto no se deben guardar elementos tales como papelería,

elementos de oficina, equipos, impresoras etc.

Para el préstamo de documentos de trámites internos de una dependencia a otra, la dependencia productora del documento deberá llevar un registro y vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. Todas las Personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a Que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no Tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán El derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las Personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

DISPOSICION FINAL: En este caso se determina el final de la valoración en todas las etapas

del ciclo vital de los documentos, por tal razón se lleva a cabo una conservación total, y una

eliminación de documentos; es decir que haya más organización en los documentos para

disponerlos al servicio de los usuarios y que de esto se vallan satisfechos con la información

que se les brinda. Manejar un control de calidad durante todo el proceso y poder también

determinar la metodología y el plan de trabajo para definir calidad, según la fase del ciclo vital

en la cual se requiera el control de todos los procesos adquiridos por determinar. Y también

poder manejar la Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a

su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las

tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental.

SERVICIO AL CLIENTE: la atención que le brindan a los usuarios es muy poca la información

que le brindan a uno, porque ya que la empresa es nueva, por otro lado tienen un buen

enfoque para gestionar el recurso clientes para crear mayor valor de rentabilidad en la

aplicación de una buena metodología de dar una gran información para poder garantizar la

satisfacción de los clientes.

SALUD OCUPACIONAL: Transmilenio se rige en este aspecto por la Resolución 2639 de

2000 con los siguientes artículos: ART.37: Licencia remunerada en caso de aborto, en el

capítulo X las normas sobre labores en orden a la mayor higiene, regularidad y seguridad en

el trabajo.

ART. 51: AFILIACION AL REGIMEN DE SALUD Y PENSIONES: Transmilenio se encarga

de contratar la aseguradora de Riesgos Profesionales (ARP) que se encargue de implantar y

ejecutar actividades permanentes en medicina preventiva y del trabajo, y en higiene y

seguridad industrial de conformidad al programa de salud ocupacional, con el objeto de velar

por la protección integral del trabajador.

ART. 52 PRESTACION DEL SERVICIO MEDICO: Los servicios médicos que requieran los se

prestarán por la E. P. S. Y A.R.P. a través de la I. P. S. a la cual estén asignados. En los

artículos 53y 54 se tratan las obligaciones por parte del trabajador y empleador

respectivamente, el ART. 55 habla de aviso de enfermedad o accidente, ART. 56 tratamiento,

vamos a destacar el ART. 57 que trata de que los funcionarios deben someterse a todas las

medidas de higiene y seguridad industrial que se presentan a nivel nacional en cuanto a

reglamentación y en particular las que ordene la entidad para la prevención de las

enfermedades y de los riesgos en el manejo de las máquinas y demás elementos de trabajo

especialmente, para evitar accidentes de trabajo.

CONCLUSIONES:

1) El área de archivo de Transmilenio S. A. muestra uniformidad y unificación de

conceptos en cuanto a la ley General de Archivos siguiendo procedimientos para la

realización de procesos más ágiles y eficaces.

2) La empresa del Tercer Milenio maneja muchos formatos propios de la empresa, dando

un valor agregado a su imagen corporativa a nivel distrital.

3) El proceso de diagnóstico no fue sencillo porque la empresa maneja bastante reserva

con la información, pese a esto se logró conocer ampliamente el manejo del archivo de

esta importante empresa de transporte del Distrito Capital.

PRESENTACION DE LA EMPRESA: TRANSMILENIO

MISION

Satisfacer la necesidad de transporte público de los usuarios del distrito capital y su área de influencia, con estándares de calidad, eficiencia y sostenibilidad, mediante la planeación, gestión, implantación y control de la operación de un sistema integrado de transporte público urbano de pasajeros, que opere bajo un esquema público-privado, que contribuya a una mayor competitividad de la ciudad y al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes

VISION

Ser la organización que administra la operación del Sistema Integrado de Transporte Público, para atender con calidad, eficiencia y sostenibilidad la demanda de transporte público en el Distrito Capital y su área de influencia, que contribuya al desarrollo económico y social mediante la acción conjunta de lo público y lo privado, constituyéndose en un modelo a seguir a nivel nacional e internacional.

HISTORIA TRANSMILENIO De conformidad con la Ley, en desarrollo del proyecto contemplado en el Acuerdo 06 de 1998, y con la cofinanciación de la Nación, el Concejo de Bogotá mediante el Acuerdo 04 de 1999 autorizó al Alcalde Mayor para participar con otras entidades distritales en la constitución de la sociedad pública por acciones que se denominaría EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A. y que tendría por objeto la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia. Es así como el 13 de octubre de 1.999, mediante la escritura pública No. 1528 de la Notaría No. 27 del Círculo de Bogotá, se constituye la sociedad EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A, por Alcalde Mayor, en nombre del Distrito Capital y otras cuatro entidades públicas, y con capital exclusivamente aportado por entidades estatales, con el mismo objeto que le fijó el Acuerdo que autorizó su creación. El proyecto de transporte masivo, indica que la infraestructura será construida y mantenida por el Estado y la operación, suministro de la flota y prestación del servicio de transporte masivo será a cargo de empresas privadas de transporte, habilitadas por la autoridad de tránsito. La infraestructura del Sistema de Transporte Masivo es de propiedad del ente territorial, y es construido por el Instituto de Desarrollo Urbano, con los recursos aportados por la Nación y el Distrito Capital, manejados por el ente gestor, sociedad por acciones TRANSMILENIO S.A... Una vez terminadas las obras de infraestructura, aquellas de uso exclusivo del Sistema de Transporte Masivo urbano de Bogotá le son entregadas en administración. Con ocasión de su constitución, TRANSMILENIO S.A. inició sus actividades, de planeación, gestión e implantación del servicio de transporte masivo de pasajeros con buses de alta capacidad y abre las licitaciones para que empresas privadas de transporte accedieran a los primeros cuatro (4) contratos de concesión para la explotación económica de la actividad de transporte masivo de pasajeros dentro de la infraestructura especial y exclusiva. En igual forma selecciona los primeros alimentadores y el concesionario a cargo de la actividad de recaudo. Es entonces claro, que TRANSMILENIO S.A. no es una empresa de transporte, no es dueña, ni afiladora, ni arrendadora de vehículos de transporte público, no presta el servicio de transporte público, no tiene contratados conductores, ni realiza el recaudo, ya que estas actividades son desarrolladas por entidades privadas. TRANSMILENIO S.A. es un ente gestor del Sistema de Transporte público masivo, administra la infraestructura y hace el control del cumplimiento de los contratos de concesión de las empresas privadas de transporte masivo que prestan con sus propios recursos y bajo su propio riesgo, el servicio de transporte público masivo de pasajeros en el Distrito capital y su área de influencia. Para el cumplimiento de lo anterior TRANSMILENIO S.A. tiene como base una estructura organizacional por funciones, contando con cinco áreas básicas de dirección, Administrativa, Operaciones (Con un centro de Control que monitorea la operación del Sistema), Planeación del Transporte, Comercial y Financiera; y tres áreas asesoras, Asuntos Legales, Sistemas de Información y Control Interno.

Los socios de TRANSMILENIO S.A. son los siguientes:

Bogotá, D.C. Instituto Distrital de Turismo. Instituto de Desarrollo Urbano. Instituto Distrital de Patrimonio. Metro vivienda. Fondo de Vigilancia y Seguridad. Fondo de Prevención y Atención de Emergencias. Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Posteriormente nace la Resolución 003 de 1.999 en el cual se adopta el manual de funciones

y requisitos de la planta de personal para TRANSMILENIO S.A., en este momento se hace

necesario conformar el área de Control Interno, tomando como base esta normatividad.

UBICACIÓN DE LA EMPRESA

La oficina principal de transmilenio S.A. está ubicada en la Av. el dorado número 66-63

adjunto al ministerio de educación.

Tel: 2203000

ANEXOS

1) MATRIS DOFA DE LA EMPRESA:

* LOS BLOQUEOS CONTINUOS.

VIAS EN MAL ESTADO

MUCHA INSEGURIDAD

POCA COLABORACIÓN CON LOS USUARIOS

* GENERACIÓN DE EMPLEO

CAPACITACIÓN CONTINUO A LOS EMPLEADOS.

INFORMACION SOBRE LAS UBICACIÓNES

* ESTAR EN UNA BUENA POSICIÓN EN EL MERCADO.

ESTAR ABARCANDO LAS VIAS PRINCIPALES EN LA

CAPITAL.

SER LIDER ENTRE LOS TRANSPORTE PÚBLICO.

* QUEJAS FRECUENTES DE LOS USUARIOS.

DEMORA EN EL SERVICIO DE LOS ARTICULOS.

EL ALTO COSTO EN LOS PASAJES A LOS USUARIOS.

LISTA DE CHEQUEO:

LISTADE CHEQUEO

A

N.A

N.E

OBSERVACIONES

TIENEN ORGANIZADOS Y DEFINIDOS LOS ARCHIVOS DE ESTA EMPRESA.

SI

LA EMPRESA CUENTAS CON UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.

SI

HA TENIDO PROCESO DE ELIMINACION DE LOS DOCUMENTOS.

SI

MANEJAN TABLA DE RETENCION Y VALORIZACION DE LOS DOCUMENTOS.

SI

SE CUENTAN CON EL ESPACIO PARA LA CENTRALIZACION DE LOS ARCHIVOS.

SI

LAS CARPETAS TIENEN EL STIKER DE ACUERDO CON LAS NORMAS

SI

LOS DOCUMENTOS DE ESTA EMPRESA ESTAN FOLIADOS Y EN CARPETADOS

SI

AREA DE ARCHIVO: todas las áreas en general.

FECHA: 23/11/2010

REALIZADO POR: todos los del grupo

CONVENCIONES:

A: ACEPTABLE

N.A: NO ACEPTABLE

N.E: NO EXISTENTE

ENTREVISTA

1. Que planes de contingencia se manejan en caso de incendio, inundaciones o casos

fortuitos para el área de archivo?

2. Se hacen estudios para mejorar el servicio al cliente?

3. Como maneja el área de quejas y reclamos en su empresa?

4. Como se tramitan las acciones legales en contra de transmilenio?

5. Como produce los documentos su empresa?

6. Como se hace la recepción de documentos?

7. Como se organizan sus documentos, nos podría indicar por ejemplo que documentos

componen los expedientes?

8. Tiene proyectos a futuro para su área de archivo?

9. En sus diferentes tipos documentales llámense memorandos, actas circulares etc., se

rigen por normas ICONTEC o por normas internas de la empresa?

10. Como protegen a sus empleados en caso de enfermedad o accidentes de trabajo?

11. Por pertenecer la empresa a establecimiento público de economía mixta manejan una

normatividad especial en sus archivos?

12. Manejan ustedes un manual de procedimientos de su gestión documental?

13. L a forma como actualmente funciona el archivo de transmilenio ha contribuido al

desarrollo de sus actividades de un modo más fácil?

14. Piensa usted que la atención brindada al usuario relacionada con los documentos de su

empresa es adecuada?

15. Cree usted que se podría mejorar el acondicionamiento de sus edificios y locales

destinados al lugar del archivo?

16. Aparte de sus sistemas cotidianos de almacenamiento como los archivadores o existen

otros sistemas para almacenar la información utilizada?

17. Manejan ustedes el formato único de inventario documental?

TRANSCRIPCION DE LA ENTREVISTA:

1. Bajo que normatividad se maneja los diferentes pasos de procesos

administrativos desde su comienzo siguiendo con la recepción distribución,

trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los

documentos?

Rta/cuenta con las tablas de retención documental, comenzaron aplicarla en el 2006

según los lineamientos del archivo general de la nación.

2. Cuáles son las principales políticas y estrategias que maneja transmilenio en

cuanto al servicio de cliente que se trata?

Rta/los documentos que genera cada área son custodiados se lleva un control de

préstamos para la consulta, no mayor de 3 días

3. Como cobija su empresa los riesgos profesionales de sus empleados bajo a que

normatividad?

Rta/ no se dio respuesta pues no se encontraba la persona indicada para la

información

4. Como manejan el área de quejas y reclamos de su empresa

Rta/ transmilenio tiene una recepción de todos los requerimientos, derechos d petición,

quejas, lo canalizan atreves del área de comunicaciones; ya que tiene su área especifica

5. Como se hace la recepción de documentos

Rta/ los documentos llegan primero por correspondencia, en correspondencia se

digitalizan, se lleva una actualización a medida que va entrando a correspondencia, se

envía al área de correspondencia para que le hagan el tramite y por último se archiva.

6. Como se organiza sus documentos? Nos podría indicar que documentos

compone los expedientes que manejan

Rta/ cada área tiene sus funciones que genera, tenemos el área jurídica que es la que

maneja toda la parte contractual de los contratos, orden de servicio, tiene su orden

cronológico. Al momento de llegar se clasifican con tapa y contra caratula.

7. En sus diferentes tipos documentales llámense memorandos, actas,

circulares…etc. se rigen por normas Icontec o por normas internas de la empresa

Rta/ se rigen por las normas internas de la empresa, según las tablas de retención

documental.

8. Por pertenecer a la empresa a establecimiento público de economía mixta,

manejan una normatividad especial en sus archivos.

Rta/ no se dio respuesta pues no se encontraba la persona indicada para la

información

9. Manejan ustedes un manual de procedimientos de su gestión documental

Rta/ si claro; tenemos un manual del archivo de transmilenio y también tenemos el

manual del archivo general de la nación.

10. La forma como actualmente funciona el archivo de transmilenio ha contribuido al

desarrollo de sus actividades de un modo más fácil

Rta/claro; es mucho más eficiente saber donde esta los documentos y tenerlos de una

forma organizada por tipo documental, por su código y también su tipo documental.

11. Piensa usted que la atención brindad al usuario relacionada con los documentos

de su empresa es adecuado

Rta/ si; porque el hecho de aplicar las tablas y de estar en funcionamiento, eso da un

orden de los documentos que genera transmilenio y cada área tiene su administrador

de archivo. Tenemos archivo central y archivo de gestión que facilita al usuario para

encontrar el documento y que siempre estén a disposición y que haiga personas

encargadas de esta tarea.

12. Cree usted que podría mejorar el acondicionamiento de sus edificios y locales

destinados al lugar del archivo

Rta/ si; se podría mejorar y adecuar para que el acondicionamiento de la información

sea mejor.

13. Aparte de sus sistemas cotidianos de almacenamiento como los archivos existen

otros sistemas para almacenar la información utilizada

Rta/ no; se maneja las carpetas. Dentro de las carpetas están los archivos rodantes.

Que tipos de contenedores manejan

Manejamos solo carpetas y las carpetas en los estantes; en el momento en que se

envían al archivo central como es mucho más tiempo de conservación, se pasa a

otro tipo de carpeta de doble aleta se eliminan los elementos metálicos (ganchos) y

se guardan en caja, pero si solamente están en el archivo de gestión solo se

guardara en carpetas.

14. Manejan ustedes el formato único de inventario documental

Rta/ si; el inventario se maneja tanto para el archivo de gestión, se maneja al momento

de transferir al archivo de gestión central.

BIBLIOGRAFIA

http://www.transmilenio.gov.co/WebSite/Default.aspx

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9353

http://www2.unalmed.edu.co/archivo/index.php?option=com_content&view=article&id=35&Itemid=89