informe final con marco teorico corregido romero

REDISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS

COMPARTIDOS (USC) DE FEDEPALMA Y CENIPALMA, EN LO CORRESPONDIENTE AL PROCEDIMIENTO DE PUBLICACIONES

NELLY BALBINA ROMERO CORREAL

UNIVERSIDAD SANTO TOMÁSSEDE VILLAVICENCIO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS2012



Trabajo de grado para optar al título de Administradora de Empresas Agropecuarias

DirectorALEJANDRO GÂRTNER TREJOS

Profesional en Mercadeo Nacional e Internacional

UNIVERSIDAD SANTO TOMÁSSEDE VILLAVICENCIO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS AGROPECUARIAS2012

AUTORIDADES ACADEMICAS

P. CARLOS MARIO ALZATE MONTES O.P.

Rector General

P. EDUARDO GONZÁLES GIL O.P.

Vicerrector Académico

P. DIEGO ORLANDO SERNA SALAZAR O.P.

Rector Sede Villavicencio

P. MURICIO CORTES GALLEGO O.P.

Vicerrector Académico Sede Villavicencio

GILMA YAMILE CUBILLOS

Secretaria de División Sede Villavicencio

WILSON ENRIQUE RUEDA URIBE

Decano de Facultad

Nota de Aceptación

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________

Wilson Enrique Rueda Uribe

Decano de Facultad Administración de

Empresas Agropecuarias

_______________________________________

Jesús Alejandro Gârnert Trejos

Director Trabajo de Grado

_______________________________________

Ligia Consuelo Cortés Rengifo

Jurado

_______________________________________

Hernán Eduardo Laskar Acero

Jurado



REDESIGN OF THE MANUAL OF PROCEDURES OF THE OFFICE OF PROCUREMET OF GOODS AND SERVICES FROM THE UNIT OF SHARED

SERVICES (USC) OF FEDEPALMA AND CENIPALMA, CONCERNING TO THE PUBLICATIONS PROCEDURE

Resumen

El presente trabajo, pretende, como su nombre lo indica, rediseñar el procedimiento de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios con el ánimo de especificar lo concerniente a la adquisición de servicios para el área de Publicaciones. Para alcanzar dicho objetivo fue necesario partir de una revisión detallada del procedimiento interno de las áreas en cuestión, haciendo las modificaciones pertinentes de tal manera que tanto el procedimiento como los responsables de llevar a cabo cada una de las actividades que lo conforman, queden claramente establecidos.

En forma paralela se llevó a cabo el proceso de selección y evaluación de proveedores de servicios editoriales, considerándose como un aspecto vital que garantiza la calidad de los productos publicados a tiempo, y mejora la eficiencia del área. En este caso fue necesario el diseño de dos formatos nuevos, incluidos en el manual de procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores de Fedepalma.

Palabras clave: Publicaciones, manual de procedimiento, servicio, procesos, calidad, selección, proveedor, evaluación, formato.

Abstract

The present paper, aims, as its name implies, redesign the procedure of Procurement of Goods and Services Office with the intention of specifying the regarding to the contracting of services for Publications Area. To achieve this objective was necessary to begin a detailed revision of the internal procedure of the areas in question, making the relevant changes in such a way that both the procedure and the responsible for each of the activities, finish clearly established.

In parallel, it was carried out the process of selection and evaluation for editorial services suppliers, considered as a vital aspect that guarantees the quality of the

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Esta actividad no está contemplada en los objetivos. Lo previsto era “Indicar los requisitos mínimos que debe cumplir toda persona natural o jurídica que esté interesada en ser proveedor de servicios”.

products and their publication in time, and improve the efficiency of the area. In this case was necessary to design two new formats from the Selection and Evaluation Procedure Manual of Fedepalma.

Keywords: publications, manual of procedure, service, processes, quality, selection, supplier evaluation, format

CONTENIDO

Pág.

1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………................. 10

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………….. 11

3. JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………….. .13

4. OBJETIVOS……………………………………………………………………….. 14

4.1OBJETIVO GENERAL………………………………………………………

4.2OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………….

5. MARCO DE REFERENCIA………………………………………………………15

6. METODOLOGÍA…………………………………………………………………… 33

6.1 LOCALIZACIÓN GEOGRAFICA DEL PROYECTO………………

6.2 DISEÑO METODOLÓGICO………………………………………….

6.3 FUENTES DE INFORMACIÓN………………………………………

6.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN……………

6.5 VARIABLES ANÁLIZADAS………………………………………….

6.6SISTEMATIZACIÓN Y ANÁLISIS………………………………….

7. ANÁLISIS Y RESULTADOS…………………………………………………… .35

8. CONCLUSIONES………………………………………………………………….38

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………………………….40

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Estructura organizacional de Fedepalma

Figura 2. Mapa estratégico de la Federación

Figura 3. Mapa de procesos de la Federación

LISTA DE ANEXOS

1. Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios.

2. Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores.

3. Formato de Evaluación para la Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente.

4. Formato de Visita a Proveedores de Imprenta

5. Agenda de Visita a Proveedores de Imprenta.

6. Informe del Proceso

7. Registro Fotográfico

1. INTRODUCCIÓN

Los denominados manuales de procesos y procedimientos gozan de gran importancia dentro del actuar de cualquier organización puesto que son en sí mismos el compendio de información organizada que permite desarrollar en forma precisa y secuencial las tareas y actividades de cada una de las dependencias, identificando los responsables y sus funciones. Por lo tanto definir el procedimiento para todas las áreas de la organización es vital para coordinar el trabajo, obtener los resultados esperados y mejorar las posibles fallas.

Considerando que toda organización sin importar el carácter de la misma, propende por la documentación de los procesos en el marco del sistema de gestión de calidad, con el objetivo de certificarse, La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, Fedepalma, no se aparta de este objetivo, por el contrario trabaja continuamente en la consolidación del sistema de calidad.

En consecuencia era imperativo reglamentar el procedimiento de adquisición de servicios del área de Publicaciones, como parte integrada del proceso general de adquisición de Bienes y Servicios dentro de la institución, puesto que en la actualidad la adquisición de este tipo de servicios, no se ajusta al procedimiento del área de compras convirtiéndose en un foco de fallas constantes, caracterizado por la falta de organización y el escaso control.

Dado que la publicación de diversos productos es un fenómeno que se vive a diario en Fedepalma se consideró necesario, además de la revisión e inclusión del procedimiento, realizar una selección de proveedores del área, que estén calificados para responder debidamente a las necesidades de la federación en materia de servicios editoriales.

En ese orden de ideas el presente trabajo tiene por objeto plasmar la problemática generada en torno a la contratación de servicios para Publicaciones en Fedepalma, junto con la alternativa de solución desde el procedimiento interno, abarcando el proceso de selección de proveedores, como requisito del sistema de gestión de calidad.

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No está previsto en los objetivos

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Fedepalma en su estructura orgánica cuenta con la Unidad de Servicios Compartidos (USC), encargada de procesos y manejos administrativos tanto para Fedepalma como para Cenipalma; en ese orden de ideas la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios funciona dentro de la USC, y tiene a cargo toda compra o contratación de servicio requerida por la organización en general.

La Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios tiene establecido el procedimiento que debe seguirse para desarrollar el proceso de compras y adquisición de servicios; dentro de los servicios adquiridos con frecuencia por la organización figuran los requeridos por el área de comunicaciones, como por ejemplo: diagramación, diseño, corrección de estilo, traducción, edición, e impresión de cartillas; manuales, guías de bolsillo; boletines económicos, Boletín mensual El Palmicultor; 4 ediciones anuales de la revista Palmas; los informes de gestión anuales para Fedepalma, Cenipalma y El Fondo de Empleados; y el anuario estadístico.

A pesar de que toda compra debe hacerse a través de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios y por lo tanto ajustarse al proceso de dicha área, en este caso toda solicitud de servicios del área de comunicaciones en cuanto a publicaciones se refiere, se convierte en una excepción, puesto que es indispensable que parte del proceso sea realizado por el área de Comunicaciones directamente. Este hecho dificulta la labor de la oficina de Adquisiciones ya que toda solicitud que provenga de comunicaciones representa un caso atípico que se sale de los parámetros del área, obligando a hacer un seguimiento diferente, que por lo general termina en devolución de facturas bien sea por concepto o por fechas. Bajo este esquema no solo se atrasa el proceso en Adquisiciones, afectando los indicadores de rendimiento del área, también se generan inconvenientes con los proveedores debido a la devolución de facturas, y finalmente en caso de auditoría las inconformidades se harán presentes ya que la contratación de servicios para comunicaciones suprime y antepone pasos del procedimiento general de Adquisición de Bienes y Servicios.

Se convierte entonces en una necesidad diseñar el procedimiento puntual para publicaciones, ampliando el procedimiento general de Adquisición de Bienes y

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Servicios. Para que este quede completamente estructurado y documentado debe modificarse el procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores, también a cargo del área, con el ánimo de validar los proveedores. Se creará un formato de registro con el fin de hacer seguimiento a los proveedores aprobados, con su respectiva información; adicionalmente se elaborarán instructivos cuando sean necesarios, como por ejemplo el proceso de validación de proveedores.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo debe rediseñarse el manual de procedimientos de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios de la Unidad de Servicios Compartidos (USC) de Fedepalma y Cenipalma, de manera que documente el procedimiento específico para los servicios de publicaciones?

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El manual de proceso que se propone rediseñar aplicará para la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios de la Unidad de Servicios Compartidos (USC) de Fedepalma y Cenipalma, especificando el procedimiento estrictamente para Publicaciones.

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3. JUSTIFICACIÓN

Todo proceso que se lleva a cabo dentro de la organización debe tener establecidos parámetros generales que indiquen el debido funcionamiento. La contratación de servicios por parte del área de Comunicaciones en lo concerniente a publicaciones, es parte del proceso de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios, no obstante dicho proceso no se ajusta a los procedimientos de Adquisiciones, con repercusiones negativas para las dos áreas e incluso los proveedores que prestan los servicios.

Es necesario encontrar una forma de trabajo mancomunado entre Comunicaciones y Adquisición de Bienes y Servicios, en pro de agilizar el proceso de trámite de cada solicitud de adquisición para publicaciones, generando los resultados esperados sin afectación negativa ninguna de las áreas, ya que el rendimiento de toda área funcional en la organización es medido a través de indicadores periódicamente publicados y evaluados.

Adicionalmente reglamentar el proceso de Publicaciones en el manual de procedimientos de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios, permitirá establecer una serie de, lineamientos que posteriormente deberán ser cumplidos a cabalidad por las dos áreas involucradas, como sucede con todas las compras realizadas y los servicios adquiridos.

En consecuencia establecer un procedimiento específico para la adquisición de servicios para publicaciones evitará la confusión en responsabilidades, delimitando las funciones y atribuciones; hacer palpable dicho procedimiento permitirá a su vez en un futuro visualizar en cual etapa del proceso se presentan fallas que afecten el rendimiento de las dos áreas, o que sean susceptibles de cambio en pro de la mejora continua perseguida por la Federación.

Es importante aclarar que la documentación de todo proceso realizado en la organización debe reglamentarse bajo la norma ISO 9001, puesto que Fedepalma basa su sistema de Gestión de Calidad en dicha norma internacional.

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Redacción

4. OBJETIVOS

4.1OBJETIVO GENERAL

Rediseñar el manual de procesos para la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios de la Unidad de Servicios Compartidos (USC) de Fedepalma y Cenipalma, documentando el procedimiento específico para Publicaciones.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Evaluar la pertinencia de los actuales procesos y procedimientos de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios de la Unidad de Servicios Compartidos (USC) de Fedepalma y Cenipalma para el caso particular de los servicios requeridos para Publicaciones.

Determinar las acciones más apropiadas para hacer eficiente el proceso de adquisición de servicios para el desarrollo de las publicaciones a través de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios de la Unidad de Servicios Compartidos (USC) de Fedepalma y Cenipalma.

Identificar los funcionarios y las acciones de estos involucrados en cada una de las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios y a al área de Comunicaciones respecto a los servicios requeridos para publicaciones.

Elaborar el ciclo de proceso de adquisición de servicios para el desarrollo de las publicaciones

Indicar los requisitos mínimos que debe cumplir toda persona natural o jurídica que esté interesada en ser proveedor de servicios para el área de Comunicaciones respecto a las publicaciones

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El título habla de procedimientos

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1. FEDEPALMA

La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite (en adelante Fedepalma) es la entidad gremial del sector palmero colombiano, la cual administra, dirige y vela por los intereses de sus agremiados, con el objetivo de alcanzar el desarrollo de una actividad productiva que le aporta bienestar y progreso al país, sus regiones y población local1.

Los palmicultores colombianos tienen en Fedepalma una de las entidades gremiales más sólidas y dinámicas del sector agropecuario, cuyo accionar ha sido decisivo para consolidar esta agroindustria en el país. Dada su naturaleza empresarial, la Federación lleva a cabo estudios de riesgos inherentes al negocio, analiza los mercados, realiza ejercicios de prospectiva, explora usos alternativos y advierte sobre la realidad de la actividad palmera a los empresarios, de manera que estos puedan tomar sus propias decisiones de inversión basados en información amplia, veraz, oportuna y suficiente2.

5.1.1. Planteamiento estratégico gremial3

Visión de la Federación

La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, Fedepalma, será una organización gremial reconocida a nivel internacional, nacional y regional por su impacto en la competitividad y la sostenibilidad ambiental y social del sector palmero, en el bienestar de los palmicultores colombianos y sus familias, y por su contribución, a través de ellos, al desarrollo económico y social de Colombia.

Misión de la Federación

Congregar a los palmicultores colombianos, grandes, medianos y pequeños, generando un espacio de discusión e intercambio de experiencias, capacidad colectiva de gestión y un frente único y representativo de interlocución; representar y defender sus intereses; traducir las políticas y directrices definidas por el Congreso Nacional de Palmicultores y por los afiliados, tanto en la Asamblea General de La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, Fedepalma como en la Sala General del Centro de Investigación en Palma, Cenipalma, en planes estratégicos y soluciones empresariales y tecnológicas integrales; lograr que dichas soluciones se extiendan a los palmicultores de forma adecuada, oportuna y efectiva, respondiendo a sus necesidades de corto,

1 Portal Fedepalma. 2 Oficina de Comunicaciones. (2006). p. 21.3 Portal Fedepalma.

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mediano y largo plazo, a través de una agremiación competente, eficiente, innovadora, cercana e incluyente.

Objetivos estratégicos

Según expresa el mapa estratégico de la federación, el cual se encuentra enfocado a sus clientes tanto internos como externos, la entidad plantea los siguientes objetivos estratégicos tendientes a hacer de la palmicultura una actividad empresarial atractiva y sostenible:

Optimizar el ingreso palmero Superar la problemática sanitaria Incrementar la productividad Disponer de un gremio fuerte que defienda los intereses sectoriales Identificar oportunidades y riesgos del negocio

Estructura organizacional de Fedepalma

Fedepalma se encuentra regida por un grupo de órganos de dirección donde se encuentran los cuerpos de representación y coordinación gremial compuestos por los asociados. Existe una presidencia ejecutiva, unos órganos de control, comunicación y Secretarías. Finalmente, está la departamentalización por unidades encargadas de funciones específicas. Sin embargo, como se observa en la figura 1, la Unidad de Servicios Compartidos, no se encuentra como una unidad, sino que desarrolla actividades que son transversales a todas las unidades.

Mapa estratégico de la Federación

La figura 2 muestra las apuestas estratégicas de Fedepalma, caracterizadas en sus procesos internos, recursos estratégicos y afiliados, siendo sus resultados esperados hacer de la palmicultura una actividad rentable y sostenible, contribuir al desarrollo económico de las zonas productoras y áreas de influencia y generar impactos económicos para la agremiación.

Mapa de procesos

Los procesos que lleva a cabo la federación se encuentran clasificados en procesos de direccionamiento estratégico, misionales y de apoyo. Todo esto para resolver unas soluciones de sus afiliados y el gremio en general de clientes internos y externos, siendo las salidas del sistema, los servicios y las soluciones proporcionadas a sus agremiados y a los aliados estratégicos que articulan la cadena de la actividad (ver figura 3).

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Figura 1. Estructura organizacional de Fedepalma

Fuente: Fedepalma.

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Figura 2. Mapa estratégico de la Federación

Fuente: Fedepalma.

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Figura 3. Mapa de procesos de la Federación

Fuente: Fedepalma

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5.1.2. Antecedentes históricos4

Fedepalma es una organización de tipo empresarial. Por eso, desde su fundación en 1962 ha impulsado toda suerte de iniciativas tendientes a incrementar la competitividad sectorial, priorizando aquellas actividades que los productores u otros particulares no están en capacidad de adelantar eficientemente de manera individual.

Hasta la década del ochenta, las actividades de Fedepalma hicieron énfasis en la concertación, con sucesivos gobiernos, de condiciones de fomento para el cultivo y de protección para la comercialización de sus productos. En los años noventa, la expansión y consolidación de la agroindustria exigió al gremio organizado fortalecer la investigación e impulsar medidas y acciones que aseguraran una mayor competitividad de la producción nacional de aceite de palma y una posición más sólida en materia de comercialización nacional e internacional en un contexto de apertura económica.

Los últimos tiempos han testimoniado el creciente interés de las sociedades de todo el mundo no sólo por su salud, sino también por la del planeta. En este nuevo contexto la palma de aceite tiene importantes oportunidades, pues sus características le permiten adaptarse a un sinnúmero de funciones que van desde ser la materia prima para preparar infinidad de alimentos saludables, hasta sustituir al petróleo en motores diésel, con los consecuentes beneficios para el medio ambiente. Fedepalma promueve entre sus afiliados la ejecución de acciones que respondan a este nuevo enfoque global, y gestiona el desarrollo de proyectos amigables con el medio ambiente para diversificar el uso de los aceites de la palma en los mercados internos y externos. La Federación también programa ejercicios de capacitación para todos los niveles del proceso productivo palmicultor y participa activamente en la formulación de sus temáticas.

Gracias a estos esfuerzos, hoy el sector palmero colombiano cuenta con una estructura organizativa importante, de la cual hacen parte entidades dedicadas a la investigación, la comercialización, y el fomento y financiación de proyectos agroindustriales de gran envergadura. Al igual que los programas especiales ejecutados por Fedepalma, aquellas se rigen bajo claros criterios empresariales y desarrollan las estrategias de la política gremial palmera que idean y construyen permanentemente la sostenibilidad futura de la actividad.

4 Oficina de Comunicaciones. (2006). p. 23.

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Hoy a 45 años de creada la institución, es relevante recalcar lo que su director el doctor Jens Mesa Dishington al destacar la loable labor de la federación por afianzar su consolidación institucional y reafirmar su compromiso de seguir representando y defendiendo los intereses de los palmicultores colombianos, quienes con su esfuerzo vienen generando bienestar y progreso para muchas regiones y para un gran número de compatriotas, incluidas sus familias, permitiéndoles soñar y creer firmemente en el futuro de la patria; a la vez que hacer una contribución al logro de la paz y la convivencia entre todos los colombianos5.

5.2. CENIPALMA

El centro de investigación en palma de aceite Colombiana (en adelante CENIPALMA), fue creada en 1990 por los mismos palmicultores colombianos, cuando el área sembrada se acercaba a las 110.000 hectáreas, y debido al flagelo de la pudrición del cogollo y a las innumerables plagas que, en esa época, afectaban el cultivo y para las cuales no existía tecnología de manejo ni en el país, ni en el exterior6; se tomo la decisión de tener un centro propio del sector, encargado de llevar a cabo la investigación y transferencia de tecnología en el sector palmero en los temas relacionados con el cultivo, la extracción y los usos del aceite de palma.

Actualmente, es catalogada como una corporación de carácter científico y técnico, sin ánimo de lucro, cuyo propósito es generar, adaptar y transferir tecnología en el cultivo de la palma de aceite, su procesamiento y consumo. Dentro de sus objetivos están la actualización permanente del inventario de problemas tecnológicos, la adaptación a las tecnologías desarrolladas dentro y fuera de Colombia, Generación de tecnologías para la solución de problemas que afecten económicamente el cultivo o la extracción del aceite y la difusión de dichas tecnologías mediante instrumentos como días de campo, cursos, mesas redondas y publicaciones7.

5.3. UNIDAD DE SERVICIOS COMPARTIDOS (USC)8

5Mesa, J. (2008).6 Portal Cenipalma.7 Portal Fedepalma.8 Ibíd.

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La USC realiza los procesos de apoyo y soporte a las actividades misionales de Fedepalma, Cenipalma, los fondos parafiscales palmeros y el Fondo de Empleados; la fusión de las áreas de apoyo y soporte de dichas entidades representa una muestra del desarrollo institucional del gremio, que visionariamente ha ido modernizándose y adaptando su estructura para poder cumplir con mayor eficacia su misión y atender los requerimientos de cada una de las áreas de trabajo.

La atención de la Unidad de Servicios Compartidos Fedepalma y Cenipalma, se sostiene en tres pilares: prestar un mejor servicio, mayor eficiencia y reducción de costos.

5.4. CONTROL INTERNO

5.4.1. Definición

El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas9.

Otra definición la proporciona el Instituto of Internal Auditors, el cual considera que el control interno son las acciones tomadas por la administración para planear, organizar, y dirigir el desempeño de acciones suficientes que provean seguridad razonable de que se estarán logrando los siguientes objetivos:

Logros de los objetivos y metas establecidos para las operaciones y para los programas

Uso económico y eficiente de los recursos

Salvaguarda de los activos

Confiabilidad e integridad de la información

Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones10.

9 Root (1998), citado por Mantilla y Cante (2005), p. 11.10 Mantilla y Cante (2005), p. 13.

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Para instituciones como el Basle Committee el control interno es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración principal y todos los niveles del personal. No es únicamente un procedimiento o una política desempeñada en un cierto punto del tiempo, sino que está operando continuamente en todos los niveles… la junta de directores y la administración principal son los responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno… sin embargo cada individuo dentro de una organización tiene que participar en el proceso11.

Finalmente, Chorafas Dimitris (2000), propone otra definición indicando que el control interno es un proceso establecido por la junta de directores y por la administración más alta para proveerse a sí mismos con un sistema dinámico, proactivo, sobre la manera cómo funciona la institución. Por lo tanto, es afectado por y afecta a todos los niveles de personal, a causa de que ofrece transparencia12.

5.4.2. Aspectos básicos del control interno

A la hora de establecer un sistema de control interno en una organización, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos básicos:

Definición de la autoridad, de la responsabilidad y de las funciones dentro de la organización, unidad, o departamento.

Establecimiento de un sistema de autorizaciones.

División de funciones.

Sistemas de control de las operaciones; que exista un manual de operaciones que contemple el procedimiento a seguir en cada caso.

Seguridad en la gestión13.

11 Mantilla y Cante (2005), p. 17.12 Mantilla y Cante (2005), p. 21.13 De la Peña. (2008).

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5.5. PROCESOS14

5.5.1. Definición

La Organización Mundial de la Salud (OMS) define los procesos como un conjunto de actividades de trabajo interrelacionados que se caracteriza por requerir ciertos insumos y tareas particulares que implican valor agregado con miras a obtener ciertos resultados.

Harrington (citado en Mejía, 2006) considera los procesos como cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo le agregue valor a éste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Los procesos utilizan los recursos de una organización para suministrar resultados definitivos.

De otra parte, un proceso puede considerarse como una serie de actividades o pasos relacionados entre sí, a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio (Martínez, mencionado por Mejía, 2006).

En síntesis, un proceso es la organización de personas, procedimientos (métodos) y maquinas (tecnología), dentro de una serie de actividades (funciones, decisiones) necesarias para transformar materiales y/o información en un resultado final especifico. Podríamos decir que no existe producto o servicio sin que exista un proceso. Igualmente no hay procesos sin producto o servicio. Por tanto, el proceso siempre tendrá un objetivo. No es posible pensar que la gente trabaja por trabajar, puesto que se pretende lograr algo. En síntesis todas las actividades o eventos buscan un objetivo y el conjunto interrelacionado de los mismos es lo que constituye el proceso.

Todo proceso incorpora un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de los clientes, internos y externos. Dichos procesos, deben tener un comienzo y un final. Es preciso determinar estos elementos, puesto que permitirán fijar responsabilidades en la ejecución del trabajo y definir acertadamente el proceso. Para el éxito de los procesos se requiere contar con el talento humano, su participación, definir la calidad de su diseño, ejecución, evaluación y control. Así mismo, en todo proceso debe existir una secuencia, un orden determinado, lo que es fundamental en la racionalización de los procesos.

14 Mejía G. B. (2006).25

5.5.2. Clases de procesos

Los procesos pueden ser de varias clases de acuerdo con sus características y la forma como se desplazan por la institución.

Proceso interfuncional: Es aquél que recorre toda la organización poniendo en juego diferentes áreas de servicio.

Proceso interdepartamental: Es un proceso que recorre varios departamentos.

Proceso vitales: Son aquellos que constituyen la esencia, la razón de ser de la institución. Es el objetivo social y misión de una empresa. Algunos procesos vitales de una organización pueden ser: Compras, inventarios, capacitación, investigación, mercadeo, etc. Es prioridad de una buena gerencia de procesos, el poder identificar los procesos vitales y desarrollar, mantener y mejorar la calidad de los mismos.

5.5.3. Selección de procesos

Con frecuencia se pierde tiempo y esfuerzos al trabajar con procesos equivocados. La alta dirección debería preparar una selección de los procesos en relación a:

Problemas y/o quejas del usuario

Problemas y/o quejas del cliente interno

Procesos de alto costo

Existencia de nuevas tecnologías

Procesos con tiempo prolongados

Dado el gran numero de procesos que toda organización tiene, no es conveniente iniciar con demasiados procesos críticos, sino con unos cuantos procesos

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prioritarios que sean importantes y que tengan oportunidades de mejoramiento. Unos criterios de selección serían:

Que sean importantes para el cliente

Que puedan ser modificados

Que sean importantes para la empresa

Que permitan mejorar la eficiencia de los recursos disponibles

Todo proceso debe tener una persona encargada de garantizar la eficiencia del mismo. La institución deberá seleccionar los procesos críticos, así como los responsables de que aquellos engranen en el funcionamiento integral de la empresa.

5.5.4. Componentes de los procesos

Todo proceso debe ser abordado integralmente mediante el análisis de sus diferentes componentes, no se trata solamente de reducir los trámites, de mejorar los formatos o de disminuir los costos. Si bien estos objetivos son importantes, no podemos mirarlos en forma aislada, sino dentro de un contexto más amplio que permitan la satisfacción del cliente interno y externo, mejorando así la organización y desarrollo de la institución.

Los diversos componentes de un proceso son:

La misión. El cumplimiento de la misión de la empresa se realiza a través de los diferentes procesos. La misión define el propósito fundamental del proceso, respondiendo a las preguntas del para qué del proceso y el por qué es necesario el mismo.

La organización. Hace referencia a la estructura orgánica de la institución. Debe tener en cuenta los diferentes niveles (directivo, ejecutivo, operativo y asesor), así como las áreas asistenciales y administrativas.

El talento humano. Un aspecto fundamental de cualquier proceso lo constituyen las personas que deben desarrollarlo y mejorarlo. Para que el talento humano pueda desempeñarse adecuadamente se requiere:

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o Una adecuada seleccióno Capacitación para el desempeñoo Comprensión del resultado esperadoo Incentivos para desarrollar las tareaso Tiempo y herramientas necesarias para desempeñar tareas

Limites del proceso. Una labor básica del responsable o dueño del proceso es saber donde se inicia éste y donde termina. La definición de los límites es algo crucial para que el proceso se desarrolle adecuadamente, pues allí se establecen relaciones de compromiso con proveedores y clientes.

El ambiente laboral. Está conformado por las condiciones físicas, afectivas y emocionales en las que se desarrollan los procesos. Aspectos como el ruido, las vibraciones, olores, temperatura, iluminación, pueden generar problemas en los procesos y por lo tanto productos de mala calidad afectando al cliente interno o externo. El ambiente laboral adecuado es aquel que permite el desempeño armónico dentro de un clima de tranquilidad y comodidad.

Clima organizacional. Es el conjunto de situaciones internas que pueden producir satisfacción y motivación en el personal o por el contrario, dañar la relación de convivencia y trabajo en la empresa. Entre ellas están: el respeto, comunicación, reconocimiento, armonía, colaboración, sentido de crecimiento e integración. Estos aspectos son de vital importancia en el desarrollo de los procesos.

Asignación de responsabilidades. Las funciones y responsabilidades deben ser claramente definidas. Los empleados se desvían del proceso por diversas razones entre otras:

o No conocen los procesoso Descubren otras formas de hacer las cosaso Les falta entrenamientoo No cuentan con las herramientas adecuadaso No disponen del tiempo suficienteo Sobrecarga de trabajo

Tecnología. Sin duda que la sistematización de los procesos incidirá en su eficiencia y eficacia. Las redes de computador facilitan recuperar información. Las respuestas a sus preguntas pueden estar en un disco duro enlazado a un computador personal, dentro de un gran computador central.

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Se obtiene así información precisa y oportuna incrementando la satisfacción del cliente y la imagen institucional.

Normas. Para el adecuado cumplimiento de los objetivos de la institución, existen una serie de políticas, estrategias y normas, las cuales deben ser evaluadas y sometidas a un análisis riguroso, con el fin de reducirlas al mínimo, mirando siempre la misión institucional, las posibilidades del cumplimiento del cliente interno y buscando la satisfacción del cliente externo; lo anterior generará mayor eficiencia a los procesos.

Costos: Hay que tener en cuenta que cualquier proyecto de mejora de un proceso tiene costos, los cuales pueden estar representados en papelería, tiempos, fotocopias, autenticaciones, etc. Es fundamental que este aspecto sea bien evaluado, buscando reducirlos en beneficio del usuario, pero sin menoscabo de la institución.

Otros procesos: la puesta en marcha de cualquier proceso innovador puede entrar en colisión con otros procesos que se desarrollen en la institución, por lo cual es necesario tener una visión integral con el fin de evitar colisiones de competencia entre diversas áreas o niveles, entorpeciendo así la nueva propuesta.

Papelería: Uno de los problemas que con más frecuencia se presentan en la innovación de procesos tiene que ver con los formatos utilizados. Es necesario revisar que sean comprensibles, fácilmente diligenciables, eliminar papelería sobrante y buscar la fusión de formatos, buscando siempre la simplificación.

5.6. PROCEDIMIENTOS

5.6.1. Definición15

El Procedimiento es un acto, método o manera de proceder en algunos procesos, o en cierto curso de acción. Curso particular de acción o manera de hacer algo. Es la descripción estandarizada y en mayor detalle de una actividad u operación. Son las guías para la ejecución permanente de una misma tarea y que por sus características especiales, necesita de otras explicaciones de cómo es hecho en la rutina diaria.

15 Rodríguez, V. J. (2002).29

Según Terry (mencionado por Rodríguez, 2002) los procedimientos son una serie de pasos seleccionados en el trabajo de oficina, por lo general ejecutados por más de una persona, que constituye una forma reconocida y aceptada de ejecutar una fase de la actividad de una oficina.

Los procedimientos se formulan para indicar cómo hacer el trabajo, qué proceso usar y otra información general respecto al trabajo, es decir, constituyen una guía para la acción no para pensar.

De la anterior definición se puede llegar a considerar que los procedimientos tienen una estructura, la cual es necesaria para llevar a cabo un estudio sistemático de los procedimientos de una organización. Dicha estructura está compuesta por las actividades, las relaciones y las políticas así:

Actividadeso Métodoso Secuenciaso Comportamiento organizacionalo Formaso Áreas de responsabilidad

Relacioneso De coordinacióno De ámbito de competencia

Políticas o De controlo De operacióno De decisión

5.6.2. Características de los procedimientos16

16 Muñiz. (2000).30

Los procedimientos permiten realizar todos los trabajos necesarios… siendo una guía de trabajo para los diferentes responsables y le ayuda a ahorrar tiempo en la confección de los mismos.

Los procedimientos deben ser adaptables y flexibles a cada circunstancia o cambio que sufra la empresa en su gestión.

Los procedimientos son unas instrucciones detalladas en forma de normas y procesos de trabajos.

Los procedimientos deben ser entendidos, utilizados y aplicados por el usuario responsable de forma correcta.

Los procedimientos deben indicar los trabajos a realizar, las tareas de los diferentes responsables, los plazos y además deben ser autorizados por los diferentes responsables.

Deben cumplir unos requisitos mínimos de calidad, deben poder ser aplicados a las etapas previas, deben adaptarse a las etapas y calendarios de elaboración de las tareas, y por último deben indicar las formas de trabajo, contenido de los informes y diseño de indicadores.

5.6.3. Actividades que debe documentar un procedimiento

Para Álvarez (1996) Las actividades que deben documentar un procedimiento, son principalmente aquellas que conforman la razón de ser de la organización y aquellas en que es muy costoso el no contar con una guía detallada para hacer correctamente una actividad. Las actividades que pueden no ser documentadas, son aquellas que no son vitales para el buen funcionamiento de la organización o que son esporádicas y que no afectan sensiblemente el resultado final.

5.7. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Según Álvarez (1996) Un manual de procedimientos es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u

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organización. En este manual se deben contestar las preguntas sobre lo que hace (políticas) el área, departamento, dirección, gerencia u organización y cómo se hace (procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido.

El manual de procedimientos es entendido como un elemento del sistema de control interno creado con el fin de obtener una información detallada donde estén contenidos en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades, políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones y departamentos.

Los manuales de procedimientos, son comparables con la constitución política de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de procedimientos reúne la normas básicas de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización. Por lo tanto diseñar un manual para cualquier organización requiere identificar y señalar quién?, cuándo?, cómo?, dónde?, para qué?, por qué? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

Autores como Graham (1962), consideran que “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”.

Otros como Continolo (citado por Rodríguez, 2002) sostienen que el manual es “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

5.7.1. características generales del manual

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.

Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. .

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Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión.

Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización

5.7.2. Utilidad:

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Establece un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

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6. METODOLOGÍA

6.1 LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA DEL PROYECTO

El proyecto se desarrolló en la ciudad de Bogotá, en las instalaciones de la Unidad de Servicios Compartidos (USC), de Fedepalma y Cenipalma.

6.2DISEÑO METODOLÓGICO

6.2.1 DISEÑOEl tipo de investigación corresponde a proyectivo y se emplearán técnicas cualitativas y cuantitativas.

6.2.2 POBLACIÓN

La población estará conformada por los funcionarios de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios y el área de Comunicaciones, responsables directos del proceso de publicaciones; además se tendrán en cuenta los empleados de Fedepalma y Cenipalma que por sus responsabilidades deben relacionarse con las dos áreas, y finalmente los proveedores de servicios, y los proveedores.

6.3 FUENTES DE INFORMACIÓN

Secundarias: Documentos de Fedepalma y Cenipalma y textos académicos de gestión de procesos.

Primarias: Entrevista semi-estructurada a los funcionarios de Fedepalma y Cenipalma y encuesta a los proveedores. Formatos de evaluación para cada grupo de proveedores.

6.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

La información se recolectó mediante la aplicación del Formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente código CO-S09, y el Formato de Visita a Proveedores de Imprenta código CO-S08; diseñados

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USTA, 19/06/12,

¿Futuro?

USTA, 19/06/12,

¿Futuro?

USTA, 19/06/12,

¿Futuro?

durante el proceso de modificación de los manuales de procedimiento de Fedepalma.

El primer formato nombrado en el párrafo anterior, pretende evaluar según parámetros establecidos, a toda persona natural o jurídica que desee proveer servicios editoriales a Fedepalma y Cenipalma. En el formato se define cuales serán los aspectos a evaluar de acuerdo al tipo de servicio clasificado como imprenta, edición y corrección de estilo, ó diseño y diagramación. Cada aspecto es calificado de 1 a 5 siendo 5 el mejor puntaje.

A su vez este formato consta de dos partes, la primera de corresponde a la calificación que otorgan los clientes de cada proveedor, respaldados en certificaciones comercial y laborales según el caso; la segunda parte corresponde a la calificación emitida por lo funcionarios de la Federación, de acuerdo a los documentos solicitados, para el caso del servicio de imprenta se tiene en cuenta la calificación de las instalaciones físicas.

Las instalaciones físicas de los proveedores de imprenta fueron evaluadas mediante el Formato de Visita a Proveedores de Imprenta código CO-S08, en este formato se estipulan los requisitos mínimos con los que debe contar un taller para poder ser aprobado como proveedor de servicios editoriales de Fedepalma. El resultado obtenido de esta evaluación se utilizara para calificar el ítem No.8 del formato CO-S09, que corresponde a instalaciones físicas.

6.4 VARIABLES ANÁLIZADAS

El Formato de Visita a Proveedores de Imprenta código CO-S08, evalúa siete aspectos entre los cuales figuran los subprocesos que comprenden el proceso general de imprenta y la planta física propiamente dicha.

Impresión tradicional (offset) Impresión digital Proceso de preprensa Anillado Plastificado Cajas y empaques Instalaciones físicas

El Formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente código CO-S09, consta de ocho variables a evaluar:

1. Calidad de desempeño de productos y servicios ofrecidos

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2. Cumplimiento con los programas y/o plazos acordados3. Precio4. Muestra física

Imprenta: calidad del papel, calidad de impresión de fotografías, registro, acabados.

Diseño y Diagramación: calidad del trabajo, creatividad, manejo del color, normas básicas de diseño y diagramación.

5. Tiempo de entrega6. Experiencia en el mercado (1) hasta 1 año, (2) de 1 a 3 años, (3) de 3 a 6

años, (4) de 6 a 10 años, (5) más de 10 años.7. Equipos y software (actualizados)8. Instalaciones físicas corresponden a las necesidades de la federación

(según formato de visita)

6.6 SISTEMATIZACIÓN Y ANÁLISIS

Para el formato CO-S09 EN LA SECCION “CALIFICACIÓN DE LOS CLIENTES” se promediaron los puntajes asignados por cada cliente, dado que se exigen dos referencias por proveedor. De acuerdo al promedio se obtiene la calificación final de la variable ponderando el puntaje por su respectivo peso.

Las variables 3 y 5, precio y tiempo de entrega respectivamente, que corresponde a la segunda sección del formato “Calificación de los Evaluadores” se calificaron basándose en la tabulación de la información proporcionada por cada proveedor en las cotizaciones solicitadas. De tal manera que para precio de impresión se tomaron lo valores totales por cada producto promediándolos, así, quien obtuviese el valor más bajo tendría la calificación más alta (5 puntos).

Para los proveedores de Diseño y Diagramación fue menos complejo la calificación, ya que se solicitó cotizar un único trabajo afín para todos; de igual forma los editores y los correctores de estilo cotizaron su trabajo sobre el documento “¿Qué nos ofrece la palma?, incluyendo el valor de edición por página.

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7. ANÁLISIS Y RESULTADOS

Incluir el procedimiento de Publicaciones dentro del procedimiento general de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios, implicó el análisis detallado de los mismos con el ánimo de hacer las modificaciones necesarias para que tanto el procedimiento como las actividades y sus responsables quedaran explícitos en el área de compras.

En ese orden de ideas se modificaron los numerales 5.2, y 7.1 del procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios en concordancia con el procedimiento de Publicaciones. Los numerales modificados hacen referencia en su respectivo orden a adquisiciones de Uso Frecuente y a la descripción de las actividades que se deben llevará a cabo en la oficina de Adquisiciones. (Ver anexo No. 1)

Igualmente fue necesario modificar el numeral 5.1 del procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores, referente a las Adquisiciones de Uso Frecuente siendo las solicitudes de Publicaciones una de ellas. (Ver anexo No. 2)

A su vez se diseñó el Formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente código CO-S09 (anexo No.3), con el cual se evaluará a todo proveedor nuevo de servicios de publicaciones, que pretenda hacer parte de la lista de proveedores aprobados por la Federación.

Este formato incluye una serie de aspectos a evaluar para cada uno de los grupos de servicios del área de publicaciones: edición y corrección de estilo, diseño y diagramación e imprenta. A pesar de que los parámetros evaluados no son los mismos para todos los servicios, se diseñó un solo formato en el cuál se incluyen los tres grupos de servicios, en pro de hacer más sencilla y concreta la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.

Adicionalmente se diseñó el Formato de Visita a Proveedores de Imprenta código CO-S08 (anexo No.4), que consta de requisitos mínimos con los que debe contar un taller de imprenta que esté en condiciones de proveer servicios a la Federación. El resultado obtenido de esta evaluación se utilizara para calificar el ítem No. 8 del Formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente, únicamente en el caso de imprenta puesto que hace referencia a las instalaciones físicas.

Los proveedores seleccionados podrán ser empleados para todo servicio que requiera el área de publicaciones por un periodo de una año, finalizado dicho periodo se hará una la Evaluación de Desempeño cuyo objetivo es determinar la

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permanencia para el siguiente año de quienes fueron seleccionados y por lo tanto están inscritos en el Listado de Proveedores Aprobados código CO-F07.

No obstante para el caso de Publicaciones hasta ahora se da inicio al proceso de selección por lo tanto la primera evaluación de desempeño se hará a comienzos del año siguiente.

La convocatoria se abrió con 5 proveedores para edición y corrección de estilo, 10 para diseño y diagramación y 12 para imprenta. Durante la fase inicial del proceso de selección se descartaron algunos, de tal manera que solo llegaron a la etapa de evaluación final 8 proveedores de diseño y diagramación, 10 proveedores de imprenta y los 5 iniciales de edición y corrección de estilo.

A los 23 proveedores de los tres grupos de servicios se les solicitó cotizar su trabajo incluyendo tiempos de entrega, de la siguiente manera:

Edición y Corrección de EstiloCorrección de estilo del documento ¿Qué nos ofrece la palma de aceite?, en letra arial, 12 puntos, 1,5 espacio. Incluyendo el valor del servicio de edición por página.

Diseño y diagramaciónDiseño y diagramación, de una cartilla de 80 páginas, de20,5 cm por 27,5, 4 x 4. Considerando que no existe una paleta y se hace entrega de textos, fotos y gráficos. El proceso incluye retoque de 20 fotos y redibujo de 10 gráficas.

ImprentaServicio de impresión de los siguientes productos:

1. Palmas volumen 32 No. 3 de 200112. El palmicultor No. 480 de febrero de 2012-05-113. Mesa redonda de Aceite de Palma Sostenible – RSPO4. Guía de accesos al crédito palmero5. Guía para el diagnostico y manejo de la Marchitez Sorpresiva (MS)

La visita a los proveedores de imprenta se realizó los días 24 y 26 de abril (ver anexo No. 5) durante estas jornadas se diligenció el Formato de Visita a Proveedores de Imprenta (CO–S08), y se entregó el paquete de productos para realizar las respectivas cotizaciones.

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Una vez recibidas todas las cotizaciones con la información necesaria se dispuso realizar la evaluación con el Formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente. El caso de los proveedores de Imprenta era distinto en la medida que se solicitaron cotizaciones de cinco productos diferentes y se visitaron los talleres para diligenciar el formato CO-S08. Se tomaron las cotizaciones sacando un promedio tanto del precio como del tiempo, así quien tuviese el promedio más bajo de precio y tiempo obtendría el puntaje más alto, para cada uno de los ítems. El ítem de instalaciones físicas se calificó de acuerdo a los resultados obtenidos del formato CO-S08.

Los resultados de aplicar el Formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente, fueron los siguientes: quedaron seleccionados ocho proveedores de imprenta que superaron los 4.0 puntos en la calificación, quedando excluidos Impresores Molher y Excelsior Impresores; para diseño y Diagramación solo seis de los ocho proveedores obtuvieron un puntaje igual o superior a 4.0, por lo tanto se descartan dos y se aprueban seis; finalmente para edición y corrección de estilo los cinco proveedores de la convocatoria alcanzaron puntajes por encima de cuatro quedando seleccionados para los trabajos del año.

Durante el desarrollo del proceso de selección se realizaron reuniones con el Jefe y el Especialista de adquisición de Bienes y Servicios, El Responsable de Publicaciones, el Responsable de Gestión de Calidad en Procesos y Proyectos, y la Pasante de Adquisición de Bienes y Servicios, para sugerir y aprobar cambios a los procedimientos y los diseños de los dos formatos nuevos. (Ver anexo No. 6)

Los proveedores eran notificados mediante un mail oficial dándoles a conocer los resultados del proceso de selección interno. Los procedimientos se someterán a revisión y aprobación del Director de La Unidad de Servicios Compartidos, para su posterior actualización en el sistema de Gestión de Calidad.

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8. CONCLUSIONES

El trabajo realizado con el área de Publicaciones y de Adquisiciones es un aporte al proceso de consolidación del Sistema de Gestión de Calidad de Fedepalma, siendo este un requisito para buscar la certificación de la organización.

Por otro lado, como se planteó al inicio del documento las solicitudes de servicio de Publicaciones son un caso atípico que genera inconvenientes tanto en el área de Publicaciones como en Adquisición de Bienes y Servicios, por lo tanto estructurar el proceso de este tipo de servicio como una Adquisición de Uso Frecuente regulada por la oficina de Adquisiciones, permite hacer control sobre toda solicitud generada, y responder a tiempo tanto a los solicitantes del servicio como a quienes lo proveen.

Empero el trabajo respecto al área no termina aquí, por el contario es apenas el primer paso de un esfuerzo coordinado en pro de que el proceso en cuestión funcione de manera eficiente y con el mismo grado de organización de las compras ordinarias de la Federación. Teniendo en cuenta la importancia del papel que juegan las publicaciones en las actividades misionales de Fedepalma, puesto que con ellas se difunde información, se apoyan los procesos de transferencia de tecnología y hay un actualización permanente de las cifras y las noticias que afectan al sector a nivel nacional e internacional.

A modo de recomendación se sugiere continuar con la ampliación del procedimiento de Evaluación de y Selección, respecto a las adquisiciones de uso frecuente de tal manera que se pueda hacer la selección de proveedores que garanticen el cumplimiento con productos y servicios de alta calidad y en el tiempo requeridos. Lo anterior repercute de manera directa en los indicadores de área de Adquisiciones y por extensión las demás áreas ya que tendrán lo que soliciten a tiempo y en las mejores condiciones.

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9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

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ANEXO No. 1

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1. Objetivo .................................................................................. ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

0 2

2. Alcance........................................................................................ ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ..................................................................................................0 2

3. Definiciones................................................................... ..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

03

4. Normas legales....................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 05

5. Normas internas.................................................... ...........................................................................................................................

Documento no se puede reproducir total o parcialmente, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico incluido fotocopiado sin autorización de Fedepalma o Cenipalma. La versión vigente es la que aparece en la carpeta pública “Documentación general”.

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...........................................................................................................................06

6. Entrada de datos..................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................

12

7. Descripción de actividades .................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................12

8. Control de salida de datos....................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................20

9. Niveles de servicio................................................... ......................................................................................................................................................................................................................................................

21

10. Referencias.............................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................23

11. Historia de revisión.................................................. ......................................................................................................................................................................................................................................................

23


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Elaborado por: Elaborado por:

Luisa Fernanda Páez Guzmán

Asistente Secretaría Jurídica

Angel Luis Mosquera Velasco

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios

Revisado por:

______________________________

Myriam Conto Posada

Aprobado por:

______________________________

Fabio Zuluaga Álvarez


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Secretaria Jurídica Director Unidad de Servicios Compartidos

Fecha de vigencia: 02/05/2012


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1. Objetivo

Establecer los pasos que se llevan a cabo para realizar la adquisición de bienes y servicios, así como las contrataciones civiles, comerciales y administrativas solicitadas por las entidades atendidas por la Unidad de Servicios Compartidos de Fedepalma y Cenipalma.

2. Alcance

Este proceso debe seguirse para todas las adquisiciones que requieran tanto orden de compra como la elaboración de un contrato para el desarrollo de las actividades misionales y no misionales de Fedepalma y Cenipalma (excepto las relacionadas con la Administración de los Fondos Parafiscales Palmeros).

El procedimiento de adquisiciones no incluye el pago de lo comprado, las compras por caja menor, ni los contratos en los cuales Fedepalma y Cenipalma prestan servicios o actúan como contratistas.

El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de un bien o servicio, el diligenciamiento de la solicitud de adquisición o términos de referencia en el sistema de gestión documental (Orfeo) por parte del solicitante y termina con el cumplimiento a satisfacción de los compromisos pactados por las partes (entregables), con el envío de la factura o cuenta de cobro aprobada con sus respectivos soportes a Contabilidad y la elaboración del acta de liquidación (para el caso de los contratos).


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Contratos Fedepalma y Cenipalma

Convenios de investigación y contratos donde Fedepalma y Cenipalma actúan como contratistas.

(Ver procedimiento de Contratación de Actividades Misionales. CO-P03)

Contratos con proveedores de servicio o producto (Aplique este procedimiento)

Contratos de adquisición, consultoría o de prestación de servicios en actividades misionales y no misionales

(Aplique este procedimiento)

Contrato de actividades relacionadas con la Administración de los Fondos Parafiscales Palmeros

(Ver procedimiento de contratación creado específicamente para los Fondos).

Contratos laborales (Ver procedimiento de Selección, Contratación e Inducción. GH-P01)

Nota: En los casos de asesorías legales para temas misionales use este procedimiento.


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3. Definiciones

3.1.SMMLV

Salario mínimo mensual legal vigente.

3.2.Compras especiales

Son aquellas que se realizan con un único proveedor, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: la especialidad del producto o servicio solicitado, el desempeño del proveedor, el número de distribuidores o representantes de la marca solicitada y los requerimientos de oportunidad de entrega.

3.3.Contrato

El contrato es un acuerdo de dos o más partes para constituir, regular o extinguir entre ellas una relación jurídica patrimonial, y salvo estipulación en contrario, se entenderá celebrado en el lugar de residencia del proponente y en el momento en que éste reciba la aceptación de la propuesta.

3.4.Convenio

Acuerdo de voluntades que consagran principios sin que medie una obligación patrimonial.

3.5.Oferta


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La oferta o propuesta, esto es, el proyecto de negocio jurídico que una persona formule a otra, deberá contener los elementos esenciales del negocio y ser comunicada al destinatario. Se entenderá que la propuesta ha sido comunicada cuando se utilice cualquier medio adecuado para hacerla conocer del destinatario.

3.6.Términos de referencia

Documento que contiene de manera detallada y exacta los requisitos de los servicios o productos que requiere un responsable de centro de costo, y a través del cual se expresan las necesidades a los posibles proveedores.

3.7. Términos de negociación

Acuerdo al que llegan contratante y contratista en términos comerciales y administrativos.

3.8. Interventor

Persona natural o jurídica encargada de velar por la ejecución y cumplimiento de las condiciones del contrato, verificando la ejecución y cumplimiento de los trabajos y actividades contratadas.

3.9.Responsabilidad civil

Obligación de una persona por un hecho propio, por delito o culpa, y que le ha causado daño o perjuicio a otro.

3.10. Contratante


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Persona natural o jurídica que celebra el contrato para garantizar la provisión de un bien o servicio.

3.11. Contratista

Persona natural o jurídica con quien se celebra el respectivo contrato.

3.12. Propiedad intelectual

La Propiedad Intelectual es una disciplina normativa que protege las creaciones intelectuales provenientes de un esfuerzo, trabajo o destreza humanos, dignos de reconocimiento jurídico. La Propiedad Intelectual comprende:

El derecho de autor y los derechos conexos; La propiedad industrial (que comprende la protección de los signos distintivos, de

las nuevas creaciones, los circuitos integrados, los secretos industriales); y Las nuevas variedades vegetales.

3.13. Confidencialidad

Acuerdos suscritos entre las partes para garantizar una información que puede tener el carácter de secreto empresarial.

3.14. Anticipo

Porcentaje que se pacta sobre el valor total del contrato, el cual se paga antes del inicio de las actividades establecidas en el contrato.


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3.15. Acta de inicio

Documento que firman las partes y el interventor del contrato en el que se fija la fecha de iniciación del contrato y que en algunos casos puede indicar el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.

3.16. Acta de liquidación

Documento en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibido a satisfacción por parte de la Empresa.

4. Normas legales

Según los Artículos 4 y 18 de la Ley 863 de diciembre 29 de 1993:

A partir de enero de 2004, se debe exigir a toda persona natural perteneciente al régimen simplificado que sea proveedor de bienes y servicios, copia de la inscripción en el Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN.

Cuando un proveedor de bienes y servicios cambia de régimen simplificado a régimen común debe presentar copia del RUT actualizado como uno de los requisitos para que se adjudique la compra o el servicio. Para este fin periódicamente se debe revisar el registro de los proveedores con régimen simplificado versus la última orden de compra o de servicio.


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Las cuentas de cobro emitidas por personas de régimen simplificado deben indicar la dirección, ciudad y número telefónico de domicilio. Si el proveedor presta el servicio en la ciudad de Bogotá D.C., debe presentar adicionalmente la Clasificación Industrial Internacional CIIU.

Código Civil Código de Comercio Código Contencioso Administrativo Ley 797 de 2003 Decreto 510 de 2003 Decreto 2800 de 2003

5. Normas internas

Los soportes de una compra son: la Solicitud de Adquisición CO-F01, cotizaciones (original, fax o correo electrónico), orden de compra, cuadros comparativos, actas de reuniones, acta del Comité de Compras y actas (extractos) donde se establezcan las aprobaciones del CAF y/o de las juntas directivas.

Los soportes de una contratación son: los términos de referencia CO-F19/ CO-F20, términos de negociación CO-F23 / CO-F24, extracto de las actas donde se trató el tema, contrato, acta de inicio, acta de entrega parcial y acta de terminación.

Los soportes de la compra permanecerán durante su trámite bajo la responsabilidad del Jefe y Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios, según corresponda.


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5.1.Atribuciones para adquisición de bienes y servicios Las atribuciones para la adquisición de bienes y servicios (por proveedor) de Fedepalma y Cenipalma, definidas según lineamientos de las juntas directivas respectivas, son como siguen:

TABLA 1

FEDEPALMA

RESPONSABLE ATRIBUCIÓN

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios o Jefe de Servicios Administrativos

Hasta 1 SMMLV

Jefe de Adquisición de Bienes o Jefe de Servicios Administrativos con la aprobación del responsable del centro de costo.

Hasta 10 SMMLV

Director de la USC con la asesoría del Comité de Compras definido en el anexo 1.

Hasta 100 SMMLV

Presidente Ejecutivo con la asesoría del Director de la USC y del Comité de Compras.

Hasta 200 SMMLV, en virtud de autorización de la Junta Directiva de junio 16

de 1993.

Comité Administrativo y Financiero Conjunto de Fedepalma y Cenipalma con la asesoría del Director de la USC y del Comité de Compras.

Hasta 400 SMMLV, en virtud de autorización de la

Junta Directiva de diciembre 10 de 2010.

Junta Directiva Superior a 400 SMLMV


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TABLA 2

CENIPALMA

RESPONSABLE ATRIBUCIÓN

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios y Jefe de Servicios Administrativos

Hasta 1 SMLMV

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios y Jefe de Servicios Administrativos con la aprobación del responsable centro de costo.

Hasta 10 SMLMV

Director Unidad de Servicios Compartidos con la asesoría del Comité de Compras definido en el anexo 1.

Hasta 50 SMLMV

Director Ejecutivo con la asesoría del Director de la USC y del Comité de Compras.

Hasta 100 SMLMV, en virtud de los Estatutos.

Comité Administrativo y Financiero Conjunto de Fedepalma y Cenipalma con la asesoría del Director de la USC y del Comité de Compras.

Hasta 200 SMMLV, en virtud de autorización de la

Junta Directiva de diciembre 10 de 2010.

Junta Directiva Superior a 200 SMLMV

El valor a aprobar debe incluir el IVA, para las compras que aplique éste impuesto.

Para los casos en que la instancia de aprobación sea el Comité de Compras, cuando la complejidad del producto o servicio a adquirir lo amerite, se debe invitar al responsable del centro de costo (o su delegado) para que exponga dicho requerimiento.


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Para el caso de Cenipalma, la adquisición de activos y la adecuación de infraestructura se aprobará tomando en cuenta lo definido en el presupuesto anual de compra de activos y adecuación de infraestructura, que incluye activos nuevos y de reposición. Todas las adquisiciones de activos debe ser aprobadas en el Comité de Compras, independientemente del valor de la compra.

La elaboración de una compra requiere la obtención de cotizaciones de diferentes proveedores, cuyo número varía según la especialidad de la compra, la frecuencia con la cual se realiza y su precio. Se establecen los siguientes rangos para obtención de cotizaciones:

TABLA 3

Precio No. de cotizaciones Tipo de cotización

0 -1 SMMLV 1 Escrita o verbal

1 - 10 SMMLV 2 Escrita

> 10 SMMLV 3 Escrita

Nota: Este requisito no aplica para las adquisiciones especiales

En los casos en los que por urgencia manifiesta, fuerza mayor o imprevisión se realice una adquisición sin el debido cumplimiento de las actividades y atribuciones establecidas en este procedimiento, el responsable del centro de costos correspondiente debe remitir al Contador General (con copia a la jefatura de Adquisición de Bienes y Servicios) una comunicación explicando las razones que obligaron a proceder sin conformidad con el procedimiento y manifestando la aprobación del pago al proveedor con el visto bueno del Director de la Unidad correspondiente.


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Las compras fuera de Bogotá deben ser tramitadas por la Asistente Administrativa de la zona en coordinación con el Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios. La Asistente Administrativa debe remitir por Orfeo la solicitud de adquisición del bien o servicio, indicando el traslado de recursos para pago en la zona y adjuntando las cotizaciones obtenidas para proceder con el traslado para la adquisición. La asistente Administrativa es la encargada del pago al proveedor y de la legalización del traslado efectuado.

Las compras de bienes y servicios para los eventos podrán ser autorizadas en el comité logístico del evento, siempre y cuando se tenga una evaluación previa de proveedores y cotizaciones (según atribuciones de compras), se tenga visto bueno de presupuesto y estén presentes al menos dos miembros del Comité de Compras.

Para los servicios de mantenimiento de activos cuyo valor no supere los 10 SMMLV las solicitudes y ordenes podrán ser tramitadas por el Jefe de Servicios Administrativos con el apoyo del Responsable de Servicios Bogotá.

Los descuentos por pronto pago, o por cualquier otra índole que sean pactados con el proveedor, deben quedar registrados tanto en la cotización como en la orden o factura.

El Jefe y Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios, según corresponda, es responsable de asegurar que el solicitante o su(s) delegado(s) haga(n) la verificación de que el producto comprado cumpla con los requisitos de compra especificados.

Toda entrega de reactivos analíticos que se realice por parte de los proveedores debe incluir el respectivo certificado de análisis por lote de dichos productos.


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5.2.Adquisiciones de uso frecuente

La adquisición de bienes o servicios de uso frecuente, se realiza a partir de una evaluación de proveedores al comenzar el año para seleccionar uno o varios proveedores con quienes se efectuarán las compras del año.

Los bienes o servicios de uso frecuente son:

Insumos de papelería Insumos de cafetería Insumos de aseo Papelería con membrete Elementos de dotación de ley Elementos de seguridad industrial Servicios editoriales (diseño, diagramación, edición, corrección de estilo e

imprenta) Servicios de fotocopiado e impresión Servicios de mantenimiento

La selección de los proveedores se realiza conforme a lo establecido en el procedimiento de selección y evaluación de proveedores (CO-P02), se elabora un comparativo de las calificaciones en el formato CO-F01 para identificar el proveedor con el mayor puntaje y por lo tanto el principal para cada grupo de adquisiciones de uso frecuente. Los proveedores que obtengan un puntaje superior a 4.0 en la calificación serán proveedores seleccionados, con vigencia de un año.

Para el caso del LAFS, las solicitudes de adquisición de insumos y suministros se realizan dos veces en el año, al finalizar cada semestre. Una vez se recibe cada Documento no se puede reproducir total o parcialmente, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico incluido fotocopiado sin autorización de Fedepalma o Cenipalma. La versión vigente es la que aparece en la carpeta pública “Documentación general”.

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solicitud, se obtienen las cotizaciones y se hace un cuadro comparativo, el cual es evaluado en una reunión con el Responsable y el Analista del LAFS. Al finalizar la reunión, se elabora un acta resumiendo lo revisado en la reunión y una tabla relacionando los proveedores seleccionados, la orden de compra y el valor. Estas adquisiciones deben ser aprobadas de acuerdo a las atribuciones del numeral 5.1.

5.3.Adquisiciones especiales

Una adquisición se clasifica como “especial” cuando el proveedor es “exclusivo” o cuando teniendo en cuenta las características del bien o del proveedor del mismo, el Comité de Compras en coordinación con el solicitante así lo determinan. En este caso se acepta una sola cotización escrita y debe quedar en el acta del comité de compras y en la compra la inscripción “único proveedor”. Se debe adjuntar a la compra el documento de exclusividad o la justificación del solicitante.

5.4.Tipos de contratos y formas de uso

Los tipos de contratos usados por Fedepalma y Cenipalma para la ejecución de sus actividades, sus características y requisitos adicionales están relacionados en el anexo 3 de este procedimiento.

Las compras de bienes que requieren contrato se deben tramitar según el numeral 7.2 del presente procedimiento y se deben determinan a partir del precio y del tipo de bien, insumo o servicio a comprar, de la siguiente forma:

TABLA 4

Precio Descripción de la compra que requiere contrato


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>= 20 SMMLV Muebles y enseres que requieren fabricación e instalación

El criterio lo establece el Comité de Compras.

Obras civiles y mantenimiento de equipos.

Los requisitos adicionales están relacionados en el anexo 3 de este procedimiento.

Para las compras de equipo de cómputo, equipo electrónico y maquinaria nueva que se realizan directamente a proveedores de reconocidas marcas internacionales que en su procedimiento comercial no acostumbren celebrar contratos, no se exigirá dicha solemnidad y se seguirá el procedimiento de formalización de la compra establecido por el proveedor.

5.5.Criterios básicos para la selección de proveedores.

El Jefe y Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios, según corresponda, son responsables de la selección y evaluación de proveedores, y de llevar el registro de estas, según lo establecido en el procedimiento de selección y evaluación de proveedores (CO-P02).

Respecto a los proveedores

Para la prestación de servicios en actividades misionales y consultoría, los requisitos básicos mínimos para el proveedor (persona natural o jurídica) son: (i) demostrar especialización en el tema requerido y (ii) por lo menos la ejecución de un proyecto durante los últimos tres años, relacionado con el objeto a contratar, estos puntos se deben aclarar en el memorando con el que se solicita la adquisición o servicio a contratar. Como criterio adicional para la selección, el


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responsable del centro de costo debe analizar la información disponible respecto a antecedentes y desempeño de los proveedores en la ejecución de contratos anteriores en Fedepalma y Cenipalma.

5.6.Atribuciones para la contratación

Las atribuciones para contratación de Fedepalma y Cenipalma, definidas según lineamientos de las Juntas Directivas respectivas, son las siguientes:

TABLA 5

FEDEPALMA CENIPALMA

El Presidente Ejecutivo está facultado para celebrar y suscribir todo tipo de contratos hasta por un monto de 200 SMMLV.

El apoderado hasta 100 SMMLV.

La Junta Directiva facultará, en su momento, al Presidente Ejecutivo para celebrar y suscribir los contratos superiores a 200 SMMLV.

El Director Ejecutivo está facultado para celebrar y suscribir todo tipo de contratos hasta por un monto de 100 SMMLV.

El apoderado hasta 50 SMMLV.

La Junta Directiva facultará, en su momento, al Director Ejecutivo para celebrar y suscribir los contratos superiores a 100 SMMLV.

5.7.Otrosí a los contratos

Para el caso de la modificación a un contrato mediante documentos de otrosí, el interventor debe comunicar al Secretario Jurídico, las motivaciones que dan lugar


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a la modificación y/o ampliación del contrato original por medio de un memorando. En caso que la modificación afecte de manera determinante o sea de tal magnitud que afecte de manera considerable el contrato, debe diligenciarse, adicionalmente, el formato de términos de negociación. El solicitante con el interventor deben evaluar la pertinencia de la modificación e involucrar al Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios (si existe una modificación en las condiciones administrativas del contrato) para elaborar los términos de negociación de la modificación.

En los casos en que exista incremento en el valor del contrato, se debe anexar comunicado del Responsable de Presupuesto en relación con la respectiva disponibilidad presupuestal.

6. Entrada de datos

Solicitud de Adquisición. CO-F01 y GC-F01 (para publicaciones), en la cual se debe documentar la necesidad de un bien o servicio para adelantar los trámites pertinentes.

Términos de referencia. Código: CO-F19 (Fedepalma) y CO-F20 (Cenipalma)

7. Descripción de actividades

7.1.Adquisición de bienes y servicios por orden de compra o servicio

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Diligenciar en el sistema de gestión documental (SGD) Orfeo el formato de solicitud de adquisición

Solicitante


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código CO-F01, obtener aprobación de responsable del centro de costo y enviarla al Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios.

Nota: Para la solicitud de una publicación se debe diligenciar en Orfeo el formato de solicitud de adquisición para publicaciones GC-F01 y remitirla inicialmente al Responsable de Publicaciones para que éste tramite la solicitud conforme a lo establecido en el presente procedimiento.

2.

Verificación de requisitos y aprobación de solicitud.

En el caso de las solicitudes de publicaciones es el Responsable de Publicaciones quien debe verificar los requisitos y aprobar la solicitud. Reasignar al dueño del centro de costo para aprobación.

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios / Responsable de publicaciones

3.

Reasignar al interior de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios el trámite según el tipo de adquisición.


4.

Radicación de la solicitud en los cuadros de seguimiento de compras y servicios y crear el expediente en el SGD Orfeo.

Las solicitudes de publicaciones se radican en el cuadro de seguimiento de comunicaciones.

Asistente de Adquisición de Bienes y Servicios


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5. Registro de proveedoresJefe y Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

6.

Obtención de cotizaciones y elaboración de cuadros comparativos para anexar al expediente de la solicitud.

Responsable del trámite

7.

Selección de proveedor, de acuerdo a los criterios de la compra.

En el caso de las solicitudes de publicaciones el proveedor es seleccionado por el Responsable de Publicaciones con la aprobación del solicitante.


8.Reasignar a la sección de presupuesto para aprobación

Responsable de Presupuesto

9.Aprobar la solicitud de adquisición según disponibilidad presupuestal.

Según atribuciones de compras definidas en las tablas 1 y 2 de este procedimiento.

10. Elaboración orden de compra/servicio mediante el software Apoteosys en el cual se debe identificar si el bien comprado es un insumo o suministro. Para los casos en que la compra sea en moneda extranjera o se requiera una orden de compra o servicio provisional, se utiliza el formato CO-F03.



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Adjuntar al expediente la orden de compra/servicio.

Las compras inferiores a medio SMMLV no requieren elaboración de orden de compra o servicio.

Nota: En las situaciones en las que se acuerde con el proveedor la entrega de anticipos, se debe anexar la respectiva cuenta de cobro. De lo contrario se debe diligenciar una Solicitud de Anticipo Código AF-F01

11.Envío orden de compra/servicio al proveedor Responsable del

trámite

12. Recepción y verificación del bien o servicio comprado mediante visto bueno en la remisión y/o factura del proveedor

Solicitante (o delegado)

13. Recepción de la factura, radicación y remisión al solicitante o a la jefatura de adquisiciones para su aprobación.

Al reasignar la factura a la jefatura de adquisiciones, el solicitante debe relacionar en el histórico el número

Recepcionista de la sede o Asistente Administrativa de la Zona


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de radicado de la solicitud a la que corresponde.

14. Verificación de cantidades y precios facturados contra la orden de compra y la remisión del proveedor.

Para el caso de servicios previamente se debe confrontar la factura contra la orden de servicio, en caso de existir diferencias se debe solicitar al responsable del centro de costos la respectiva justificación y aprobación según las atribuciones de compras definidas en las tablas 1 y 2.

Responsable del trámite y solicitante

15. Cerrar la orden de compra en el sistema Apoteosys y adjuntar a la misma, la factura y la remisión del proveedor.

Incluir el radicado de la factura al expediente de la orden de compra/servicio.

El cierre de la orden de compra en el sistema implica la activación del bien (si es un activo) o el cargue de las cantidades en el módulo de inventarios (si es un insumo)



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16. Reasignar factura a la sección de Contabilidad, si es un activo enviar a la Oficina de Servicios Administrativos sección Bogotá, para activación del bien, de acuerdo al procedimiento Gestión de Activos Fijos código GI-P01.

Reasignar el radicado de la factura a Contabilidad.

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios o sus designados.

En los casos en que se requiera realizar modificaciones a la solicitud de adquisición (ajustes en cantidades, descripción del producto o servicio, lugar de entrega o funcionario encargado), deberán informarse a través de un memorando, en el cual se identifique el radicado de la solicitud, con la aprobación del responsable del centro de costo. Este memorando se debe dirigir al Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios.

La verificación física de los productos que afecten la conformidad, los cuales están identificados en el procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores código: CO-P02, debe quedar consignada en el cuadro de seguimiento de compras. Este formato será controlado por la Jefatura de Adquisición de Bienes y Servicios, ya que es un documento soporte para la evaluación del desempeño de los proveedores.

Para el caso de los servicios, publicaciones y medios impresos, la prestación a satisfacción queda aprobada mediante la firma del solicitante, del Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios o del Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios en el documento con el que se autoriza el pago respectivo.


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7.2.Contratación de bienes o servicios


1.

Detectar la necesidad de una actividad de consultoría, de prestación de servicios en actividades misionales o de adquisiciones de bienes cuando corresponda. Radicar en Orfeo un memorando solicitando la contratación, asignar TRD y marcar como impreso.

Diligenciar los términos de referencia utilizando el formato “Términos de referencia” Código: CO-F19 (Fedepalma), CO-F20 (Cenipalma) y mediante la transacción “Reasignar” enviar al Jefe de la dependencia para su revisión y aprobación.

Responsable del centro de costo o solicitante

2.

Revisar el memorando y los términos de referencia en Orfeo y mediante la transacción “Devolver” registrar la aprobación de la solicitud y enviar al usuario solicitante.

Jefe dependencia solicitante

3.

Verificar la aprobación en el histórico del documento y mediante la transacción “Reasignar” enviar al Jefe de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios.

Responsable del centro de costo o solicitante

4.

Reasignar al Responsable de la Sección de Presupuesto para verificar y confirmar la disponibilidad presupuestal.



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5.

Verificar el histórico del documento. Revisar la disponibilidad presupuestal de la solicitud, teniendo en cuenta los términos de referencia anexos.

En caso de no existir disponibilidad presupuestal, enviar el memorando al Presidente Ejecutivo o Director Ejecutivo para la aprobación del traslado presupuestal.

Responsable de Sección de Presupuesto

6.

Revisar los términos de referencia y aprobar o rechazar el traslado presupuestal dejando constancia en el histórico del memorando y devolver al Responsable de la Sección de Presupuesto.

Si se requieren modificaciones en el presupuesto, se deben indicar en el histórico del memorando.

Presidente Ejecutivo o Director Ejecutivo

7.

Mediante la transacción “Devolver” enviar al Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios para el trámite.

Responsable de Sección de Presupuesto

8.

Solicitar ofertas a las personas naturales o jurídicas identificados como posibles proveedores. Esto se realiza mediante el envío de los términos de referencia. En algunos casos las ofertas podrían ser sustituidas por la hoja de vida del oferente, especialmente para el caso de la contratación de investigadores.

Las ofertas o propuestas recibidas, se deben anexar al radicado del memorando.

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios con el apoyo del solicitante

9. Solicitar a los proveedores el diligenciamiento del Jefe de Adquisición


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formato de Registro de Proveedores. Código: CO-F04 (continuar con lo establecido en el procedimiento de selección y evaluación de proveedores)

de Bienes y Servicios

10.

Evaluación y selección del proveedor. Según atribuciones de compras definidas en las tablas 1 y 2 de este procedimiento.

11.

Enviar el memorando al solicitante para que se realice la designación del interventor.


12.

Designar interventor y registrar el nombre en el histórico del documento.

Enviar como informado al Jefe de Gestión Organizacional y mediante la transacción “Devolver” enviar al Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios.

Solicitante o Jefe de Unidad

13.

Diligenciar los términos de negociación en el formato CO-F23 (Fedepalma) o CO-F24 (Cenipalma) teniendo en cuenta la información de los términos de referencia, la oferta y la negociación.

Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios y Responsable del centro de costo o solicitante

14. Mediante la transacción “Reasignar” enviar a la Sección de Presupuesto, para la revisión y

Jefe de Adquisición de Bienes y


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aprobación financiera (en caso de que la negociación final supere el presupuesto asignado)

Servicios

15.

Revisar y aprobar. Mediante la transacción “Devolver” enviar el memorando al Jefe de la Oficina de Adquisiciones Bienes y Servicios.

Responsable de la Sección de Presupuesto

16.

Mediante la transacción “Reasignar” enviar el memorando a la Secretaría Jurídica solicitando la elaboración del contrato con los documentos relacionados a continuación:

Términos de referencia. Código: CO-F19/ CO-F20 Términos de negociación. Código: CO-F23 / CO-

F24 Actas de aprobación (Junta Directiva y Comité de

Compras, según atribuciones) En los casos en que aplique, extracto de las actas

donde se trató el tema. Los demás documentos del contratista que se

requieran para el trámite y legalización del contrato, que son: Cámara de Comercio (en el caso de personas jurídicas), cédula del Representante Legal o de la persona natural y RUT del contratista.


17.Revisar y mediante la transacción“Reasignar” enviar al Analista Jurídico para la elaboración del contrato.

Secretario Jurídico

18. Revisar y elaborar el contrato.

Una vez este el primer borrador, enviar al solicitante el memorando de la solicitud con todos los

Analista Jurídico


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documentos anexos para su revisión y aprobación.

19.Reasignar el borrador del contrato al contratista para sus observaciones.

Solicitante

20.

Recibir el contrato revisado por el contratista, realizar los ajustes necesarios y reasignar al Secretario Jurídico.

Analista Jurídico

21. Aprobar el contrato y reasignar al Analista Jurídico Secretario Jurídico

22.

Imprimir, numerar, generar el expediente y enviar el contrato al solicitante a través de memorando para que se inicie el trámite de firma.

Analista Jurídico

23.

Enviar el contrato mediante comunicación escrita (radicado de salida) al contratista explicando los pasos necesarios para la legalización del contrato. Este radicado se debe anexar al expediente.

Solicitante

24.

Hacer firmar y cumplir con los requisitos para la formalización del contrato. Estos se encuentran definidos en el texto del contrato.

Solicitante

25.

Elaborar el memorando de pertinencia y recomendación de la firma de contrato, ilustrando su motivación, el servicio a contratar, criterios para la escogencia del proveedor, monto y duración. Anexar al expediente el memorando de pertinencia y reasignar al Representante Legal o apoderado para su firma.

Solicitante

26. Mediante la transacción “Archivar” del SGD Orfeo, Solicitante


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archivar la comunicación escrita remitida por Secretaría Jurídica (memorando).

27.Revisar, firmar el contrato y devolver al solicitante. Representante Legal

o apoderado

28.

Enviar el contrato físico al contratista para expedición de garantías.

Recibir contrato y garantías y enviar al Analista Jurídico.

Solicitante

29.

Recibir el contrato físico y las garantías, verificar el cumplimiento de las condiciones necesarias para la legalización del contrato y devolver al solicitante.

Analista Jurídico

30.

Enviar el contrato físico y las garantías a la sección de Gestión Documental (USC).

Reasignar el memorando de pertinencia por ORFEO al Interventor del contrato para que inicie el seguimiento de su ejecución.

Solicitante

31.

Identificar el número del expediente e incluir todos los documentos que se produzcan en el desarrollo del contrato. Enviar los documentos físicos a la sección de Gestión Documental (USC).

Interventor

32. Elaborar y firmar el acta de inicio antes de comenzar las actividades de los contratos de ejecución sucesiva, es decir, aquellos cuyas prestaciones se difieren en el tiempo, o en los casos en que se disponga que la vigencia del contrato comienza a

Interventor o Supervisor del contrato y contratista


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contarse a partir de la suscripción de dicho documento.

33.

Realizar interventoría o supervisión del contrato; verificar la entrega de productos e informes en los tiempos o fechas estipulados y evaluarlos. Dejar un registro de entrega de los productos estipulados en el contrato. En los casos en los que se requiera modificar el contrato, la solicitud debe realizarse antes del vencimiento del mismo, de conformidad con lo establecido en el punto 5.7.

Interventor o Supervisor del contrato

34.

Elaborar las actas de interventoría de los contratos de ejecución sucesiva. Enviar las actas al Responsable de Presupuesto para constatar el nivel de ejecución presupuestal.

Interventor o Supervisor del contrato

35.

Revisar las actas de interventoría y validar en ellas lo que se refiere a la ejecución presupuestal.

Responsable de presupuesto

36.

Realizar interventoría y control de pagos. Ver anexo 2.

Los pagos deben efectuarse conforme al cronograma de trabajo y previa presentación de un acta de entrega parcial aprobada por el interventor.

Interventor o Supervisor del contrato.

37. Diligenciar y firmar el formato “Acta de Terminación Interventor o Documento no se puede reproducir total o parcialmente, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico incluido fotocopiado sin autorización de Fedepalma o Cenipalma. La versión vigente es la que aparece en la carpeta pública “Documentación general”.

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del Contrato” previa recepción del informe final y recepción de los productos a satisfacción.

Supervisor del contrato.

38.

Someter a firma del contratista el acta de terminación y enviarla al Responsable de Presupuesto.


39.Revisar el acta de terminación en lo relacionado con la ejecución presupuestal.

Responsable de presupuesto

40.

Adjuntar el paz y salvo y el informe del interventor al acta de terminación, enviar a la sección de Gestión Documental (USC) y enviar un original del acta de terminación al contratista.

Nota: Todos los documentos que se generen desde la solicitud de la contratación y durante su ejecución deben incluirse en el expediente virtual y dichos documentos físicos deben ser enviados a la sección de Gestión Documental (USC)


41.

Evaluar el desempeño del proveedor y dejar el registro adjunto al expediente.


8. Control de salida de datos


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Registro Código Sitio de archivo Forma de archivo y

recuperación

Tiempo de archivo

Disposición

Orden de compra o contrato.

Orden de compra mediante uso de software.

CO- F03

Servidor de compras

Sistema de gestión documental Orfeo

Magnético, por año y consecutivo.

Por expediente de la solicitud

Perma-nente

Copia de seguridad

Solicitud de anticipo AF-F01

Archivo de gestión

Sistema de gestión documental Orfeo

Físico, por notas bancarias.

Magnético, por año, mes y consecutivo

Un año.

Perma-nente

9 años.

Copia de seguridad

Cotizaciones N.A.Sistema de gestión documental Orfeo

Magnético Por expediente de la

solicitud1 año Eliminación

Cuadro de seguimiento de compras

N.A.Servidor de compras

MagnéticoPerma-nente

Copia de seguridad

Actas Comité de Compras N.AOficina Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes

y Servicios

Carpeta física.

Actas Comité de Compras

2 años18 años Archivo inactivo

Términos de referencia

CO-F19 (Fedepalma)

CO-F20 (Cenipalma)

Físico: Archivo de gestión –Secretaría Jurídica.

Magnético: Sistema de gestión documental Orfeo.

Físico y magnético (Orfeo)

Expediente del contrato

Durante la duración del contrato y 1

año más.

19 años

Archivo inactivo


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Registro Código Sitio de archivo Forma de archivo y

recuperación

Tiempo de archivo

Disposición

Términos de negociación CO-F23

(Fedepalma)

CO-F24 (Cenipalma)





Durante la duración del contrato y 1 año más.

19 años

Archivo inactivo

Acta de terminaciónN.A.






19 años

Archivo inactivo

Evaluación de Proveedores

CO-F26






19 años

Archivo inactivo


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9. Niveles de servicio

Compras y administración de instalaciones

Las compras de bienes e insumos y las solicitudes de mantenimientos preventivos y correctivos se tramitan dentro de los ocho días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la solicitud. Tramitar una compra o un servicio significa solicitar las cotizaciones con el proveedor, realizar los comparativos, seleccionar al proveedor, elaborar la orden de compra y recoger las firmas de autorización según atribuciones. Para dar cumplimiento a este tiempo es requisito que el formato de solicitud de adquisición llegue diligenciado con toda la información necesaria para su trámite.

Cuando se requiera contrato para realizar la compra o el servicio, el trámite necesita ocho días hábiles adicionales, una vez elaborados los términos de referencia y de negociación.

En caso de requerirse aprobación de la Junta Directiva, el trámite de la compra o contratación está sujeto a la fecha de la reunión.

Para el caso del LAFS, el tiempo definido para el trámite de la compra es de 30 días calendario, debido a que el trámite se realiza una vez cada semestre y el volumen de compra involucra todos los productos requeridos para éste lapso de tiempo. Adicionalmente a las instancias de aprobación señaladas en el numeral 5.1, tabla 2, se debe realizar una reunión con el Responsable y el Analista del LAFS, para seleccionar las propuestas obtenidas.

Las fechas de entrega de los bienes y servicios solicitados serán acordadas de acuerdo a los plazos entregados por el proveedor en las cotizaciones y previa aceptación del solicitante vía correo electrónico o telefónicamente.Documento no se puede reproducir total o parcialmente, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico incluido fotocopiado sin autorización de Fedepalma o Cenipalma. La versión vigente es la que aparece en la carpeta pública “Documentación general”.

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La atención de urgencias de las instalaciones (situaciones imprevistas que afecten notoriamente el desarrollo de las actividades) se efectúa dentro de las ocho horas hábiles siguientes de presentarse la solicitud o de conocerse su ocurrencia con un diagnostico inicial y una propuesta de solución. Las urgencias fuera de Bogotá que requieran el desplazamiento de personal especializado se atenderán conforme los tiempos de respuesta de los proveedores.

La presentación de propuestas para remodelaciones o adecuaciones civiles se harán durante los 16 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, distribuidos de la siguiente manera: los primeros 8 días hábiles para solicitar cotizaciones a proveedores, realizar los comparativos (conforme a la tabla 3) y los 8 días hábiles restantes para elaborar la orden de compra y obtener las autorizaciones correspondientes.

Contratación

Contrato.

8 días hábiles, entre el momento en que Secretaría Jurídica recibe la solicitud de elaboración del contrato hasta la entrega de los originales del contrato al solicitante.

10. Referencias N/A.

11. Historia de revisión


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Revisión Descripción del cambio Revisado por Fecha

0 Edición procedimiento Omar Vásquez 23-02-04

1 Inclusión compras con contrato, pólizas Omar Vásquez 25-02-04

2 Definición atribuciones, política cotizaciones y contrato Omar Vásquez 10-03-04

3 Niveles de servicio Omar Vásquez 23-03-04

4Cambiar orden pasos 5 y 6, especificar horas hábiles atención emergencias

Angel Mosquera/ Omar Vásquez

06-04-04

5 Anexo Comité de Compras y atribuciones compras Fabio Zuluaga 17-02-05

6

En el capitulo 5 se precisó cuando se clasifica una compra como especial.

En los puntos requeridos se hizo referencia a las tablas 1 y 2 para mayor claridad.

En el capitulo 5 se excluyó: “Debe conservarse junto con la documentación el reporte de envío por fax de la orden de compra al proveedor o su confirmación telefónica que queda registrada al respaldo de la orden de compra”.

En el capitulo Nº 7, actividad 5 se incluyó una nota en relación con verificación presupuestal.

En el capitulo 7 se excluyó la actividad de solemnización de contratos, ya que quedará en el procedimiento de contratación.

En el capitulo 7, actividad 10 se incluyó la actividad de verificación del producto comprado y se incluyó la nota 2.

Omar Vasquez/ Angel Luis Mosquera

22 de junio de 2005.

7 En el capitulo 2 se precisó el alcance y se adicionó donde inicia y dónde termina el procedimiento.

En el capitulo 4 párrafo 3 se excluyó: “por lo menos dos veces al año”.

En el capitulo 4 se excluyó lo relacionado con la ley 797/2003 y el decreto 1703/2002.

En la viñeta 4 del numeral 5.1.2. Se adicionó la palabra orden.


18 de julio de 2006


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En la tabla 5 se adicionó “o registro de esta en la factura”.

En la tabla 5 se adicionó “(opcional)”.

En la página 6, viñeta 4, se excluyó:

El solicitante debe colocar Vo Bo en el registro de verificación de producto o servicio comprado.

En el capitulo 7, numeral 5, se adicionó: “En algunos casos la orden de compra se genera mediante el uso de un software”.

En el capitulo 7 se adicionó la actividad Nº 11.

Se adicionó la nota 3 en el capitulo 7.

8

En 5.1.2. se adicionó: “La adquisición de cualquier activo para Cenipalma debe ser autorizada por parte del Director Ejecutivo en la orden de compra respectiva”.

En 5.1.2. se adicionó: “Toda entrega de reactivos analíticos que se realice por parte de los proveedores debe incluir el respectivo Certificado de análisis por lote de dichos productos”.

En el numeral 7, actividad 5 se precisó que el software se encuentra en implementación y se dispone que las compras menores a medio SMMLV no requiere elaboración de orden de compra o de servicio.

En el capitulo 7, nota 3, se adicionó: “o del”.


31 de octubre de 2006

9

En 5.1. se modificaron las disposiciones en relación con la compra de activos fijos.

En la primera viñeta del capitulo 7, luego de las actividades, se referenció la tabla de productos o servicios que afectan la conformidad y que está en el procedimiento de Evaluación y Selección de proveedores CO-P02.

En la segunda viñeta del capitulo 7 se adicionó publicaciones y medios impresos.


9 de marzo de 2007

10 Se incluyó en la actividad 5 la nota Nº 2 relacionada con la solicitud de anticipos.


5 de sept. de 2007


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11En el capitulo 7, actividad 11, se adicionó una disposición para el cruce de los datos de la orden de servicio y la factura.


25 de oct. 2007

12 Se adicionó el anexo 1 y en el capítulo de Control de Salida de Datos se modificaron las disposiciones para la conservación de las cotizaciones realizadas por los proveedores.

Gerardo Montenegro / Richard Ernesto

Marciales

10 de febrero de 2009

13

Se ajustaron los cargos de acuerdo a la nueva estructura de la organización. En el numeral 5, se incluyeron las directrices para las compras descentralizadas. En los numerales 5 y 6, se eliminó Solicitud de servicio CO-F02, ya que se unificaron las solicitudes de compras y servicios en un sólo formato: Solicitud de Adquisición CO-F01. Se suprimió Orden de servicio CO-F09 en actividad No. 5 y en el numeral 8. Se adicionaron las actividades No. 10, 11 y 12. En la actividad No. 13 se incluyeron los soportes de la factura que se envían a Contabilidad. Se ajustó el numeral 8: se eliminaron las solicitudes de compra y de servicio, como salidas, ya que son entradas del procedimiento, se eliminó el formato CO-F08 Registro de Verificación del Producto Comprado, ya que se reemplaza por el cuadro de seguimiento de compras, se incluyeron las Actas del Comité de Compras.


26 de agosto de 2009

14

Se cambió el nombre del procedimiento.

Se adicionaron los numerales 5.2 y 5.3 para actualizar el procedimiento e incluir actividades que se realizan pero no estaban documentadas.

Se adicionaron los numerales 5.7, 7.2 y 7.3 con la descripción de actividades para la contratación de servicios de consultoría, prestación de servicios y arrendamiento de vehículos.

Se adicionaron los anexos 2 y 3 relacionados con las actividades de contratación y algunas definiciones relacionadas con el tema.


12 de noviembre de

2010

En el numeral 5.1 se ajustó el párrafo relacionado con casos de urgencia manifiesta, que se ubica inmediatamente después de la tabla No. 3. En el segundo párrafo del numeral 5.4 se incluyó el

texto: “Las compras de bienes que requieren contrato se deben

tramitar según el numeral 7.2 del presente procedimiento”.

En el numeral 5.5 se incluyó el texto: “estos puntos se deben aclarar en el memorando con el que se solicita la adquisición o


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15

servicio a contratar”.

En el numeral 5.7 se incluyó el texto: “por medio de un memorando y adjuntando los Términos de Negociación”.

Numeral 7.1:

En la actividad No. 1 se incluyó la nota que hace referencia al formato de solicitud de adquisición para publicaciones GC-F01.

Numeral 7.2:

Se incluyeron las actividades relacionadas con el Sistema Documental Orfeo.

Actividad No. 7: Se incluyó “continuar con lo establecido en el procedimiento de selección y evaluación de proveedores”.

En la actividad No. 13 se relacionaron los documentos que se requieren para el trámite y legalización del contrato.

Se revisaron las demás actividades y se ajustaron de acuerdo a las funciones que actualmente desarrolla el Analista Jurídico.

Se incluyeron las actividades No. 9, 15, 16 y 20.

En la actividad No. 19 se incluyó que el contrato se envía al solicitante para que se inicie el trámite de firma.

En la actividad No. 25 se incluyó la nota: El interventor no puede Archivar el expediente hasta que el contrato no se encuentre terminado.

Se reemplazó en la actividad No. 26 la lista de Acuerdos con Proveedores por el cuadro de control de consecutivos.

En la actividad No. 27 se incluyó: en los casos que este estipulado en el contrato.

Se eliminó el numeral 7.3 Arrendamiento de vehículos.

Se ajustó el capítulo 8 Control de salida de datos. Se eliminaron los formatos CO-F16 Contrato de prestación de servicios profesionales, CO-F17 Contrato de representación, CO-F21 Contrato de prestación de servicios, CO-F22 Carta Contrato, CO-

Secretaria Jurídica



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F13 Acuerdo de confidencialidad, CO-F15 Cesión de derechos patrimoniales y el código CO-F25 para el Acta de Terminación.

16

En el primer párrafo del numeral 5 se incluyó “y actas (extractos) donde se establezcan las aprobaciones del CAF y/o de las Juntas Directivas”.

Se ajustó el título del numeral 7.1, de Adquisición de Bienes y Servicios a Adquisición de Bienes y Servicios por orden de compra o servicio

En el numeral 7.1 se realizaron ajustes teniendo en cuenta las actividades que se realizan a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo. Se amplió la descripción en las actividades No. 9, 14 y 15.

Se incluyó después de la descripción de actividades del numeral 7.1, el párrafo donde se establece que en los casos en que se requiera realizar modificaciones a la solicitud de adquisición (ajustes en cantidades, descripción del producto o servicio, lugar de entrega o funcionario encargado), deberán informarse a través de un memorando, en el cual se identifique el radicado de la solicitud, con la aprobación del responsable del centro de costo. Este memorando se debe dirigir al Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios.

Se ajustó el título del numeral 7.2, de Contratos de consultoría o de prestación de servicios a Contratación de bienes y servicios.

Se realizó revisión y ajuste general de las actividades relacionadas en el numeral 7.2.

En el numeral 9, niveles de servicio, se ajustó la redacción del párrafo que hace referencia a los contratos.

Se actualizó el anexo No. 3 Tipos de contratos usados en Fedepalma y Cenipalma.

Secretaria Jurídica20 de abril de

2012


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ANEXO 1

Miembros del Comité de Compras

Director de la USC Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios Responsable Servicios Bogotá Jefe de Servicios Administrativos Jefe de Tecnología Informática Responsable del centro de costos o su delegado, en los casos en que se

requiera.


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ANEXO 2

FUNCIONES DEL INTERVENTOR

Administrativas

1. Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato.

2. Velar por la vigencia del contrato.3. Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.4. Velar por el trámite oportuno de los pagos.

Técnicas 1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos técnicos del contrato.

Financieras1. Revisar las facturas/cuentas de cobro presentadas por el contratista.2. Controlar los pagos y deducciones del contrato.3. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

Legales1. Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la

aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.2. Atender incumplimientos.


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Tipo Característica de uso. Pólizas Garantías Cláusula penal.Fuerza mayor o caso

fortuito

Impuestos

I.V.A Timbre

Contratos

Obligaciones donde hay desembolsos de recursos y/o continuidad en el tiempo para la prestación de los servicios.

Los contratos siempre tienen cuantía.

Garantía de manejo del anticipo (cuando aplique) por el 100% del valor del anticipo y por un periodo igual a la duración del contrato y tres meses más.

Garantía de cumplimiento del contrato por el 10% del valor total del contrato o convenio y por un periodo igual a la duración del contrato o convenio y tres meses más.

Garantía de salarios y prestaciones sociales por el 10% del valor del contrato y por un periodo igual a la duración del contrato o convenio y tres años más.

En caso de existir obra, se debe exigir la garantía de responsabilidad civil extracontractual por un valor del 10% del valor del contrato o convenio y por un periodo igual a la duración del contrato o convenio y tres meses más.

Si se trata de la adquisición de bienes o equipos se debe constatar que se garantice la reposición del bien en caso de daño antes de un año de servicio, y si supera el año se debe constatar que los bienes o equipos tengan una garantía de mantenimiento suficientemente segura.

Se establece por incumplimiento en las obligaciones del contratista sin justa causa y la sanción es del 30% del valor del contrato y se puede pactar su terminación sin lugar a ninguna indemnización adicional.

Se puede pactar para ambas partes indicando que para el caso de las obligaciones dinerarias la parte no pagada, puede cobrar intereses moratorios a la máxima tasa legal comercial permitida.

Se puede exonerar de responsabilidad al contratista de cumplir sus obligaciones cuando median casos de fuerza mayor o caso fortuito, es decir circunstancias que afectan el cumplimiento del contrato y que están fuera de todo control .Ejemplo: Terremoto, tempestad entre otros.

Se establece siempre que se trate de actividades que se deben desarrollar en condiciones donde la circunstancias del a naturaleza puedan afectar el cumplimiento del contrato.

Solo se exceptúa de I.V.A. los contratos de asistencia técnica sector agropecuario y contratos en los que el contratista pertenezca al régimen simplificado.

Se debe contemplar dependiendo de la cuantía y normalmente se paga por partes iguales (contratista, contratante)

Documento no se puede reproducir total o parcialmente, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico incluido fotocopiado sin autorización de Fedepalma o Cenipalma. La versión vigente es la que aparece en la carpeta pública “Documentación general”. MC-F12/0


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ANEXO 3. Tipos de contratos usados en Fedepalma y Cenipalma.

Tipo Característica de uso Pólizas Garantías Cláusula penalFuerza mayor o

caso fortuito

Impuestos

I.V.A Timbre

Convenios entidad

Donde las partes todas cooperan o contribuyen bien con recursos o bien con servicios o personal.

También se usan cuando se quieren pactar obligaciones marco. Estos convenios no tienen cuantía

N.A. N.A. N.A N.A Se exceptúan de I.V.A. por no tener valor.

N.A.

Carta contrato o

acta de servicios

Como desarrollo de un convenio marco o a discreción cuando la cuantía y la periodicidad no son relevantes pero se quiere formalizar la relación con el contratista.

Garantía de manejo del anticipo (cuando aplique) por el 100% del valor del anticipo y por un periodo igual a la duración del contrato o convenio y tres meses más. Garantía de cumplimiento del contrato o convenio por el 10% del valor total del contrato o convenio y por un periodo igual a la duración del contrato o convenio y tres meses más.

N.A. N.A. Solo se exceptúa de I.V.A. los contratos de asistencia técnica sector agropecuario y contratos en los que el contratista pertenezca al régimen simplificado.

Se debe contemplar dependiendo de la cuantía y normalmente se paga por partes iguales (contratista, contratante)

Documento no se puede reproducir total o parcialmente, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico incluido fotocopiado sin autorización de Fedepalma o Cenipalma. La versión vigente es la que aparece en la carpeta pública “Documentación general”. MC-F12/0

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

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ANEXO No.2

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

1. Objetivo............................................................................................................2

2. Alcance.............................................................................................................2

3. Definiciones......................................................................................................2

4. Normas legales.................................................................................................2

5. Normas internas...............................................................................................2

6. Entrada de datos..............................................................................................5

7. Descripción de actividades...............................................................................5

8. Control de salida de datos................................................................................6

9. Niveles de servicio............................................................................................7

10. Referencias......................................................................................................7

11. Historia de revisión...........................................................................................7

Este documento no se puede reproducir total o parcialmente, en ninguna forma o por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico incluido fotocopiado sin autorización de Fedepalma o Cenipalma. La versión vigente es la que aparece en la carpeta pública

“Documentación general”.

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Elaborado por: Revisado por:

Gerardo Montenegro Meneses

Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

Angel Luis Mosquera Velasco


Aprobado por:

_______________________________

Fabio Zuluaga Álvarez

Director Unidad de Servicios Compartidos



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Fecha de vigencia: 01/09/2011



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12. Objetivo

Registrar, seleccionar y evaluar los proveedores de acuerdo con los tipos de bienes, insumos y servicios generales solicitados por Fedepalma y Cenipalma, asegurando que estos cumplan con los requisitos especificados de compra.

13. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los proveedores de bienes, materiales, insumos y servicios generales de Fedepalma y Cenipalma. Se excluyen los proveedores de compras realizadas por caja menor y aquellos proveedores que son contratados utilizando el procedimiento de Contratación CO-P03.

14. Definiciones

N.A.

15. Normas legales

N.A.

16. Normas internas



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16.1. Tipos de evaluación a proveedores

16.1.1. Evaluación tipo I.

La evaluación se lleva a cabo con la revisión de la información registrada por los proveedores en el registro de proveedores código CO-F04 y en los documentos anexos solicitados. Lo anterior aplica para los proveedores que vendan productos y presten servicios que afecten la conformidad y para aquellos que suministren productos o servicios de forma regular (ver tabla 1), a todos los demás proveedores únicamente se les solicitará el Registro Único Tributario (RUT).

16.1.2. Evaluación tipo II.

Las evaluaciones de esta naturaleza se aplican únicamente a los productos o servicios que afectan la conformidad. Estas evaluaciones son de dos tipos, a saber:

Evaluaciones de selección

Se aplica a proveedores nuevos y permite conocer al proveedor a partir de referencias dadas por sus clientes, en aspectos relacionados con los productos que distribuye, servicios que presta y en general su desempeño como proveedor. En este caso se debe utilizar el formato Evaluación para Selección de Proveedores código CO-F05. Para el caso de solicitudes de Publicaciones que son adquisiciones de uso frecuente se utiliza el formato Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente código CO-S09, y el Formato de Visita a Proveedores de Imprenta código CO-S08.



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El resultado obtenido en el formato de Visita a Proveedores de Imprenta, se califica el ítem No. 8 del formato Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente, que corresponde a instalaciones físicas.

Los proveedores seleccionados tendrán una vigencia de un año, periodo durante el cual no será necesario solicitar cotizaciones debido a que el proceso de selección garantiza el cumplimiento, la calidad, y el nivel de precios fijo en coherencia con el mercado. No obstante para las solicitudes de servicio de Publicaciones habrá excepciones en caso de tratarse por ejemplo de un trabajo completamente nuevo y características diferentes a las publicaciones descritas en el Manual de Publicaciones.

Evaluaciones de desempeño

Se aplica a proveedores antiguos y permite calificar al proveedor a partir de la experiencia que con el se ha tenido, en aspectos relacionados con los productos que distribuye, servicios que presta y en general su desempeño como proveedor. Esta evaluación se aplica por lo menos una vez al año. En este caso se utiliza el formato Evaluación de Desempeño de Proveedores código: CO-F06

Tabla Nº 1. Productos y servicios que afectan la conformidad de los servicios de Fedepalma y Cenipalma, y que se requieren de forma regular



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Org

ani-

zac

ión Productos o servicios

de Fedepalma o Cenipalma

Servicios o productos adquiridos que afectan la conformidad

Productos o servicios que se requieren

de forma regular

Cen

ipa

lma

Investigación y transferencia

-Maquinaría, instrumentos e insumos de investigación.

-Insumos de papelería

-Cafetería

-Mantenimiento de instalaciones.

-Elementos eléctricos

-Hardware y software

-Productos para agricultura

-Publicaciones o medios impresos.

-Alquiler de salones y apoyo logístico para eventos Anuales (Sala General, Reunión de

Comités Asesores y Conferencia Internacional)

-Agencias de viajes

Análisis de laboratorio

-Materiales, insumos, reactivos, equipos e instrumentos de laboratorio

-Mantenimiento de equipos

Fed

epal

ma

Gestión de programas y proyectos para la

competitividad y sostenibilidad del sector palmero.

- Alquiler de salones y apoyo logístico para eventos Anuales (Conferencia Internacional)

- Agencias de viajes

Representación gremial

- Publicaciones o medios impresos.

- Alquiler de salones y apoyo logístico para eventos anuales (Congreso Nacional)

- Agencias de viajes

Administración de los fondos parafiscales palmeros

-N.A.



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16.2. Atribuciones para evaluación de desempeño proveedores

La evaluación de proveedores es de responsabilidad directa del Jefe y Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios; no obstante para su aplicación se debe contar con el apoyo de los funcionarios de las diferentes áreas que también están en contacto con el proveedor y sus productos o servicios. Los responsables de apoyar en la evaluación de desempeño se presentan en la siguiente tabla:

Tabla 2. Responsables de apoyar en la evaluación de desempeño de proveedores

Tipo de producto o servicio Responsable

Materiales, insumos, reactivos, equipos e instrumentos de laboratorio.

Responsable del laboratorio y Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios o su(s) delegado(s)

Maquinaria e instrumentos de investigación y productos para agricultura.

Coordinador de Programa o su(s) delegado(s) y Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

Publicaciones o medios impresosJefe de Comunicaciones, Responsable de Prensa o Analista de Comunicaciones o su(s) delegado(s) y Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

Mantenimiento y calibración de equipos y mantenimiento de

Responsable del laboratorio o Investigador Titular o Jefe de Servicios Administrativos o Jefe de Tecnología



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infraestructuraInformática o su(s) delegado(s) y Jefe o Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios.

Alquiler de salones y apoyo logístico para eventos anuales

Organizador logístico del evento

Agencias de viajes Secretarias

16.3. Criterios para selección o permanencia de proveedores

La selección o permanencia de un proveedor está sujeta a la calificación obtenida en la evaluación de selección o desempeño (CO-F05 y CO-F06). En caso de obtener una calificación entre 3.50 y 5.00 el proveedor será seleccionado, entre 2.00 y 3.49 el proveedor será reevaluado y menor a 2.00 el proveedor será rechazado.

Todos los proveedores que después de la evaluación se encuentren en el rango de calificación más alto pasarán a formar parte del listado de proveedores aprobados por Fedepalma y Cenipalma (CO-F07), según el grupo de producto o servicio al cual pertenezcan y con la calificación obtenida, los demás continuarán integrando la base de datos general de proveedores.

La calificación obtenida por cada proveedor se debe dar a conocer a ellos mediante comunicación escrita por parte del Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios.



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Para el caso de aquellos proveedores únicos que distribuyen productos específicos (compras especiales) y que obtuvieron una calificación igual o inferior a 3,49, se realizará una excepción, siendo aprobados e incluidos en el listado de proveedores respectivo, así mismo se dejará nota de esto en dicho listado. Este proveedor deberá ser sometido al proceso de reevaluación.

16.4. Reevaluación de proveedores

Las actividades que se deben llevar a cabo para la reevaluación de proveedores son las siguientes:

Identificar los proveedores a reevaluar, y seleccionar los dos aspectos de menor calificación, los cuales les fueron informados previamente.

Coordinar reunión con el proveedor.

Establecer con el proveedor compromisos de mejoramiento y fechas para una nueva evaluación que contemple los aspectos de menor calificación.

Actualizar la evaluación con las nuevas calificaciones obtenidas.

17. Entrada de datos

Formato diligenciado de registro de proveedores y documentación adjunta.



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18. Descripción de actividades

18.1. Registro de proveedores


1.

Solicitar al proveedor la documentación requerida. Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

17.Registrar los datos en el formato de registro de proveedores y adjuntar la documentación solicitada

Proveedor

18.

Recibir y verificar la información y documentación del proveedor

Jefe o Especialista o Analista de Adquisición de Bienes y Servicios / Recepcionista


19.

Aceptar al proveedor e ingresarlo a la base de datos general de proveedores o rechazar su registro

Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

18.2. Evaluación de selección y desempeño de proveedores


1. Aplicar el formato de evaluación para la Selección de Proveedores Código: CO-F05 telefónicamente.

Analista de Compras / Recepcionista



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Aplicar evaluación de desempeño

Según atribuciones (Ver tabla 2)

2.Revisar y consolidar las evaluaciones de proveedores.

Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

3.Ingresar proveedores al listado de proveedores aprobados.

Analista de Adquisición de Bienes y Servicios / Recepcionista

4.Informar a proveedores del resultado de la evaluación, con el fin de retroalimentar.

Jefe o Especialista o Analista de Adquisición de Bienes y Servicios

5. Reevaluar proveedores.Jefe o Especialista de Adquisición de Bienes y Servicios

19. Control de salida de datos

Registro CódigoSitio de archivo

Forma de archivo y

recuperación

Tiempo de

archivoDisposición



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Registro de proveedores

CO-F04

Carpeta de proveedor en

Oficinas Jefe o Especialista de Adquisición de

Bienes y Servicios

Carpeta física.

Por proveedor

Permanente para

proveedores

vigentes

2 años Archivo

inactivo y eliminar.

Evaluación Para Selección

de Proveedores

CO-F05Oficina del Jefe o Especialista de Adquisición


Carpeta física.

Por proveedor

Permanente para

proveedores

vigentes

2 años Archivo

inactivo y eliminar para proveedores no vigentes

Evaluación del Desempeño de

proveedoresCO-F06

Listado de proveedores

aprobadoCO-F07

Oficina del Jefe o Especialista de Adquisición


Carpeta física.

Listado proveedores aprobados.

2 años

3 años Archivo

inactivo y eliminar

20. Niveles de servicio

N.A.

21. Referencias

ISO 9001:2000, Manual para la industria del servicio. 2002. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, p 121 – 125.



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22. Historia de revisión


0 Edición procedimiento

Omar Vásquez/ Angel Luis Mosquera

22 de junio de 2005.

1

En la tabla 1, periodicidad de evaluación de desempeño se cambio de semestral a “anual o antes si así se requiere”.

Se eliminó la actividad 1 en el numeral 7.2. evaluación de selección y desempeño de proveedores, relacionada con definir cronograma de evaluación, ya que la actividad se

realizará una vez al año.

En 7.2. , actividad 1 Se sustituyó aplicar evaluación por aplicar formato de Evaluación….

En el numeral 5.4. se incluyó una disposición para los casos de proveedores únicos con calificaciones iguales o inferiores

a 3.49.

Omar Vasquez / Angel Luis Mosquera

2 de febrero de 2006

2

Se precisó el alcance del procedimiento.

El registro de proveedores se incluyó como un tipo de evaluación.

Se excluyó la tabla 1 y su contenido se redacto en dos párrafos.

Se adicionó la tabla Nº 1 de productos y servicios que afectan la conformidad.

Se adicionaron ítems a la tabla Nº 2.

Angel Luis Mosquera / Omar

Vasquez

18 de julio de 2006


3 En 5.1.1. Evaluación tipo I se incluyó una evaluación teniendo Angel Luis 1 de



MC-F12/0


CO-P02/6

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en cuenta el Registro Único Tributario (RUT).

En la tabla Nº 1, tema de alquiler de salones se adicionó:

Investigación y transferencia: “y apoyo logístico para eventos Anuales (Sala General, Reunión de Comités Asesores y Conferencia Internacional)”.

Gestión de programas y proyectos: “y apoyo logístico para eventos Anuales (Conferencia Internacional)”.

Representación gremial: “y apoyo logístico para eventos Anuales (Congreso Nacional)”.

En la tabla 2, tema alquiler de salones se sustituyó: Organizador del evento por Organizador logístico del evento.

Mosquera / Omar Vasquez

noviembre de 2006

4

En 5.3. se modificaron las calificaciones para la permanencia, reevaluación y rechazo de proveedores.

Se adicionó el numeral 5.4. titulado Reevaluación de proveedores.

En 7.2. se adicionó la actividad 5.

Jefe de compras/Jefe de Servicios Generales

13 de marzo de 2007

5

Se actualizaron los cargos de acuerdo a la nueva estructura organizacional.

Se eliminó en Descripción de actividades, numeral 7, en la columna Responsable, el cargo Jefe de Servicios Generales. Se ajustó el numeral 8 Control de salida de datos.



6En la actividad 1 del numeral 7.2 se elimina el texto “teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la información contenida en el registro de Verificación de Producto Comprado. CO-F08”.


8 de agosto de 2011



MC-F12/0

ANEXO No. 3

FORMATO DE EVALUACIÓN PARA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE ADQUISICIONES DE USO FRECUENTE

ANEXO No.4

FORMATO DE VISITA A PROVEDORES DE IMPRENTA

ANEXO No.5

AGENDA DE VISITAS A PROVEEDORES DE IMPRENTA

ANEXO No. 6

INFORME DEL PROCESO

El viernes 1 de febrero del año en curso se dió inicio a las reuniones formales del proceso de selección de proveedores de Fedepalma. El 10 de febrero sobre las 10 de la mañana se realizó una reunión que conto con la presencia de Yolanda Moreno responsable de Publicaciones, Gerardo Montenegro especialista del la oficina de adquisición de bienes y servicios y mi jefe inmediato. Entre los tres se planteó la situación de los servicios requeridos por publicaciones, las dificultades que esto significa para las dos áreas y la necesidad en consecuencia de reglamentar dicho proceso desde el inicio, es decir haciendo una selección de proveedores debidamente evaluados quienes serán los encargados de proveer dichos servicios durante el año. Al finalizar dicha reunión se establecieron los servicios discriminados, la metodología a utilizar y los tiempos.

El martes 14 de febrero se reunieron nuevamente Yolanda Moreno y Nelly Romero para establecer los parámetros a evaluar para la selección de proveedores de cada uno de los tres servicios claramente diferenciados (imprenta, diseño y diagramación, edición y corrección de estilo) una vez establecidos los aspectos que se tendrían en cuanta en el momento de la selección, se inició la búsqueda de los proveedores que serian invitados a las convocatoria en cada una de las categorías.

El 17 de febrero reunión con Ángel Mosquera y Claudia Domínguez Responsable de Gestión de Calidad en Procesos y Proyectos, para discutir tanto la ampliación del procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores como el manejo de la información física y digital.

El lunes 20 de febrero se abrió la convocatoria a la cual se invitaron 10 proveedores para diseño y diagramación, 12 para imprenta y cinco para edición y corrección de estilo. Las invitaciones se hicieron vía mail, con un plazo máximo de 8 días hábiles para entregar el registro de proveedores diligenciado y los documentos requeridos en el mismo. Los documentos se recibirían en físico o digitales.

En el transcurso de la semana se recibieron la gran mayoría de los documentos, por lo tanto se programo la siguiente reunión de trabajo el lunes 27 de febrero, ese día se verificaron los datos de contacto y la totalidad de los documentos en un

check list. Terminado el plazo de 8 días hábiles para enviar los documentos, se descartaron todos aquellos que no enviaron lo solicitado.

El viernes 2 de marzo se realizó una reunión a la que asistieron la Responsable de Comunicaciones, el Especialista y la Pasante de adquisición de Bienes y Servicios, el motivo esta vez era aprobar la propuesta del diseño de los Formatos de Selección y Visita a las instalaciones, presentado por la Pasante de Adquisiciones, era necesario diseñarlos puesto que los formatos existentes en los procedimientos no se ajustaban a las necesidades con los proveedores de publicaciones. En resumen, luego de debatir algunos aspectos sobre la forma de evaluación y la estructura del formato, se hicieron un par de modificaciones con el ánimo de evitar confusiones y ser lo más objetivos posible, para finalmente ser aprobados.

Con el proceso de selección en marcha podía procederse con la revisión detallada de los procedimientos de las dos áreas, y el de Selección y Evaluación de proveedores, para poder determinar que era estrictamente los que debía modificarse o ampliarse guardando la concordancia entre los tres documentos. En un lapso de 30 días se realizaron alrededor de cinco reuniones con los mismos funcionarios, el resultado fue la ampliación y modificación de algunos numerales tanto del procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios y de Selección como del de Evaluación y Selección de Proveedores, hasta llegar a su versión final tal como está en la sección de anexos.

Una vez aprobados los cambios por los responsables de las dos áreas involucradas, se continúo con el proceso para poder actualizar las versiones de los procedimientos puesto que siendo parte de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, deben ser revisados y aprobados a su vez por el departamento de Calidad. El lunes 9 de abril obtuvimos la respuesta positiva del Responsable de Gestión de Calidad en Procesos y Proyectos, quien aprobó las modificaciones y asignó los códigos a los dos nuevos formatos, según el consecutivo del Sistema de Gestión de Calidad. Los formatos se denominaron así: formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente código CO-S09, Formato de Visita a Proveedores de Imprenta código CO-S08.

El 16 abril se verificaron las referencias comerciales de los tres grupos de proveedores, llamando y solicitando que calificaran la calidad de los productos y servicios, y el cumplimiento del proveedor al que le fue otorgada la referencia

comercial. La calificación de estos dos parámetros figura en la primera sección del formato de selección y evaluación y obedecen a la calificación de los clientes.

El 17 de abril se envió vía mail la solicitud de cotización de servicios a los proveedores de edición y corrección de estilo y a los de diseño y diagramación, solicitando trabajos específicos para cada grupo, estos trabajos serian tomados como base para calificar los ítems de precio y tiempo de entrega que aparecen en el formato de Evaluación para Selección de Proveedores de Adquisiciones de Uso Frecuente. En la sección de Observaciones del Formato se describe las características del servicio solicitado.

Para los proveedores de imprenta debían programarse las visitas a las instalaciones de los mismos, no obstante uno de los 12 proveedores iniciales quedo descartado producto de haber sido calificado por una de sus referencias como impuntual con los tiempos de entrega. La puntualidad es un factor decisivo que garantiza que toda publicación estará lista en el momento indicado, considerando que hay casos especiales en los que el tiempo apremia. Durante la programación de la agenda de visitas quedó descartado otro proveedor puesto que fue imposible comunicarse y jamás se recibió respuesta alguna. De esta manera se programaron y se confirmaron visitas a 10 talleres de imprenta para los días 24 y 26 de abril.

Con una ruta organizada previamente se visitaron 5 talleres por día, durante las visitas se diligenció el Formato de Visita a Proveedores de Imprenta, firmado por el proveedor, con los resultados obtenidos de este formato se calificaría el ítem de instalaciones físicas del formato CO-S09. El mismo día de la visita se entregó a cada proveedor un paquete que constaba de 5 publicaciones de Fedepalma, de las cuales se solicitó una cotización entregando los productos exactamente iguales y determinando el tiempo requerido para cada uno. La cotización debía ser enviada lo antes posible vía mail y constituiría la base para la calificación de los ítems precio y tiempo de entrega.

El miércoles 2 de mayo estaban las cotizaciones listas, en poder de la Pasante de Adquisiciones, por lo tanto se programó la reunión de evaluación para el día siguiente. En el caso de los proveedores de imprenta como se solicitaron 5 cotizaciones, se promedio el precio y el tiempo de entrega de tal manera que quien sacara el promedio de precio y de tiempo más bajo tendría el puntaje más alto, debiendo superar 4.0 puntos en la calificación total para quedar seleccionado como proveedor de Publicaciones de Fedepalma y Cenipalma.

ANEXO No. 7

REGISTRO FOTOGRÁFICO

OBSERVACIONES:

1. No entendí si lo que aparece en el ANEXO No. 1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, fue diseñado por la estudiante, o por los señores Luisa Fernanda Páez Guzmán y Ángel Luis Mosquera Velasco. De igual manera, si la fecha que aparece allí (02/05/2012) corresponde a la de la terminación del documento, y la relación entre esta fecha y la fecha de presentación del anteproyecto de grado a la Universidad.

En caso de que lo haya elaborado la estudiante, es necesario explicar porqué no tiene el crédito correspondiente.

2. No entendí si lo que aparece en el ANEXO No.2 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES fue diseñado por la estudiante, o por el señor Gerardo Montenegro Meneses. De igual manera, si la fecha que aparece allí (01/09/2011) corresponde a la de la terminación del documento, y la relación entre esta fecha y la fecha de presentación del anteproyecto de grado a la Universidad.

En caso de que lo haya elaborado la estudiante, es necesario explicar porqué no tiene el crédito correspondiente.

3.En el ANEXO No. 3 FORMATO DE EVALUACIÓN PARA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE ADQUISICIONES DE USO FRECUENTE, debe explicarse la metodología utilizada para establecer los puntajes allí consignados.

Quedo atento a las aclaraciones solicitadas, además de las correcciones de forma subrayadas con color amarillo en el documento.

HERNAN EDUARDO LASKAR ACERO

Evaluador

informe final con marco teorico corregido romero

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