informe evaluaciÓn gestiÓn por dependencias unidad de
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INFORME EVALUACIÓN GESTIÓN POR DEPENDENCIAS
UNIDAD DE CONTROL INTERNO VIGENCIA DICIEMBRE 2016
INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta la Ley 909 de 2004, Decreto Reglamentario 1227 de 2005 artículos del 98 al 109, y el
Artículo 12 literal d del Decreto 2145 de 1999, además del instructivo establecido por el Departamento
Administrativo de la Función Pública DAFP, fue realizada y consolidada una autoevaluación a la gestión del
Instituto de Patrimonio y Cultura de Cartagena (IPCC) teniendo en cuenta el Plan de Acción definido para el
año 2016 con el fin de evaluar la consistencia de la Planeación Institucional con los resultados de las áreas de
trabajo. Lo anterior fue realizado en cabeza de la oficina de Control Interno con el apoyo de los responsables
de cada dependencia.
Para la evaluación por Dependencias vigencia 2016, se tuvieron en cuenta el grado de implementación
alcanzado en los principales elementos del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y el porcentaje de
avance logrado en las metas físicas y financieras del Plan de Acción 2016.
El (MECI) concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen
todos los servidores de la entidad, como responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca
garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los
fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y
comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer
institucional1.
La Oficina de Control Interno, procede a la elaboración del presente informe, desde su rol de evaluador
independiente, mediante la consolidación del avance reportado por cada Dependencia. Como resultado por
parte de esta oficina se realizan algunas observaciones generales y se formulan recomendaciones de mejora,
las cuales se espera sean tenidas en cuenta por cada uno de los responsables para la elaboración del Plan de
Acción 2017.
OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN
Garantizar la adecuada implementación del autocontrol y administración del riesgo en los procesos
de la entidad.
Impulsar el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de
Control Interno.
1 MANUAL TÉCNICO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI
2014. Departamento Administrativo de la Función Pública. Pág. 7
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Aplicar acciones preventivas y correctivas para el mejoramiento continuo en cada una de las
dependencias y organización en general.
Verificar que las dependencias institucionales estén cumpliendo con los objetivos de la organización
y cumplan con los planes de acción establecidos.
ALCANCE DEL INFORME
La oficina de Control Interno realizó la Evaluación de Gestión de las áreas o dependencias del Instituto de
Patrimonio y Cultura de Cartagena, año 2016, en donde se consideró en igual medida, el grado de
implementación del MECI, teniendo en cuenta las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGA).
Con la evaluación, se busca medir los avances y logros alcanzados por todas las dependencias que conforman
el Instituto, en cuanto a metas físicas y financieras del Plan de Acción 2016. Estas dependencias son:
Dependencia de Salvaguarda de Patrimonio Cultural, Dependencia de Promoción de la Cultura, Dependencia
Administrativa y financiera, Dependencia Jurídica. Durante el proceso de formulación del nuevo Plan de
Desarrollo “Primero la Gente 2016-2019” adoptado en el mes de julio del 2016, el Plan de Acción del IPCC
sufrió modificaciones que fueron armonizadas en un nuevo plan para el segundo semestre del año, sin
embargo teniendo en cuenta esta armonización se evaluaron las metas contenida en el plan de acción original
para el año 2016. Asi:
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Salvaguarda del Patrimonio
Cultural
Investigación, documentación y divulgación del patrimonio material e
inmaterial
Control y protección de bienes de patrimonio muebles e inmuebles
nacionales y distritales
Administración de bienes muebles e inmuebles del patrimonio cultural
y de los escenarios culturales en el distrito de Cartagena de Indias
Proyectos de intervención para el mantenimiento y recuperación del
patrimonio material
Promoción de la Cultura
Cultura para todos
Sistema distrital de cultura y gestión para el diálogo intercultural
Fiestas y festejos para la multiculturalidad
Red distrital de bibliotecas públicas y comunitarias, centros culturales
y casas de la cultura
Dependencia Administrativa y
Financiera
Talento Humano
Contabilidad
Presupuesto
Contratación
Dependencia Jurídica
Precontractual
Contractual
Postcontractual
Representaciones Judiciales
Peticiones, quejas y reclamos
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INFORME DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN POR DEPENDENCIAS VIGENCIA DICIEMBRE
2016
Realizada la evaluación de gestión por dependencias apoyada en los resultados del Plan de Acción 2016
realizado por la Oficina de Planeación, se procedió a analizar y consolidar la información tanto cualitativa
como cuantitativamente, es decir, los datos y porcentajes de cumplimiento de las metas establecidas en el Plan
de Acción 2016 con las respectivas observaciones de la Unidad de Planeación del IPCC.
Así, la oficina de Control Interno realizó sus propias observaciones por cada dependencia, una evaluación
respectiva y recomendaciones sugeridas.
DEPENDENCIA: PROMOCIÓN DE LA CULTURA
FORMATO DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
1. ENTIDAD: INSTITUTO DE PATRIMONIO Y CULTURA DEPENDENCIA
A EVALUAR:
PROMOCIÓN DE
CULTURA
3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:
1. La promoción y estimulo a la creación, a la investigación, y a la actividad artística y cultural.
2. Promover la formación cultural y el fortalecimiento de la identidad y sentido de pertenencia de la comunidad Distrital.
3. Generar y consolidar procesos para el reconocimiento, fortalecimiento y divulgación del carácter pluriétnico y
multicultural de la ciudad y sus corregimientos.
4. OBJETIVO DEPENDENCIA
Fortalecer y consolidar el sistema Distrital de Cultura de Cartagena de Indias, a través de los procesos de organización,
gestión y funcionamiento que proporcione la construcción del tejido social y la inclusión desde lo cultural de fiestas
populares, formación artística, asesorías, sensibilización, incluyendo componentes educativos y participativos, con la
participación de los diversos sectores sociales.
ACCIONES 5. MEDICIÓN
5.1. INDICADORES
5.2.
RESULTADO
(%)
5.3. ANÁLISIS DE
RESULTADO
CULTURA PARA TODOS
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Vincular a 500 niños y niñas de la
primera infancia (0 a 6 años) a
procesos artísticos y culturales como
conciertos, espectáculos de danza,
eventos literarios, proyecciones
cinematográficas o recorridos
culturales, con el fin de brindar acceso
democrático a cultura, preservación y
reconocimiento del patrimonio
artístico y procesos de formación de
públicos.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
9371%
Talleres danza, música, cátedra
afor, realizados en Bocachica,
Tierrabomba y Caño del Oro en
alianza Funcadeblak: 295.
Talleres de danza y percusión en
El Pozón en alianza con el
Centro Educativo "Educando
para la Paz", 70 niños. Apoyo al
Hay Festival: Hay Festivalito,
presentación de El bosque,
encantado, talleres lúdicos en el
centro cultural Las Palmeras,(40
niños) I.E Educando para la paz
del Pozón talleres de música,
danza, artes plásticas (110 niños)
550 personas, Talleres de lecto-
escritura y lectura en voz alta a
niños victimas del conflicto en la
ludoteca del punto de atención a
victimas (160 niños y niñas),
talleres artes plasticas con
aplicación a la tradición cultural
en bibliotecas públicas. (60)
Impactar a 500 niños y niñas a través
de procesos de formación artística y
formación de públicos a través de
funciones, talleres y capacitaciones en
temas de artes plásticas y visuales,
música, danza, teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
15378%
En este momento se estan
realizando los talleres en la isla
de Tierrabomba, Caño del Oro y
Bocachica en alianza
Funcadeblak, 80 niños. El Pozón
en alianza con el Centro
Educativo "Educando para la
Paz", 120 niños.Gran parte de
las actividades para esta franja
poblacional las tenemos
programadas entre octubre y
diciembre, se llevaron 42 niños a
conocer la "Ruta del esclavo" a
niños de Nelson Mandela, Navas
Meisel y San Francisco,
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Impactar a 400 jóvenes a través de
procesos de formación artísticay
formación de públicos como
funciones, talleres y capacitaciones en
temas de artes plásticas y visuales,
música, danza, teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
20031%
Concurso de danza urbana en
Cartagena: Heróico Urban
Dance en el Norton Madrid
participando 44 grupos, para un
total de 660 jóvenes con
asistencia de 2.640 familiares…
Evento apoyado en TAM de Mo
Kids (ahí hay por lo menos 300
pelaos más), Los jóvenes viven
el arte en el TAM 15, Día
internacional de la danza en el
TAM 660 jóvenes, atención a
jóvenes de Asomenores (sede
Zaragocilla-Convenio Becados
Bellas artes) 12 jóvenes
capacitados en talleres teorico
practicos en Artes plasticas,
escenicas, musica y diseño
industrial
Impactar a 100 adultos mayores a
través de procesos de formación
artística como talleres y
capacitaciones en temas de artes
plásticas y visuales, música, danza,
teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
17204%
Bocachica y Caño del Oro en
alianza Funcadeblak adultos
mayores, Punta Arena y
Tierrabomba, Se realizo una
campaña de identificacvión de
talentos de la tercera edad en los
centros de vida de Cartagena y
se realizo en el TAM el evento
"Centenario" donde se
presentaron los adultos mayores
Impactar a 60 integrantes de la
comunidad LGBTI a través de
procesos de formación artística y
formación de públicos como
funciones, talleres y capacitaciones en
temas de artes plásticas y visuales,
música, danza, teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
188%
Evento "Memorias vivas" de
Caribe afirmativo en el TAM
113 personas, talleres en temas
de patrimonio material e
inmaterial para 50 personas,
Marcha de la diversidad gay en
el marco de las fiestas de
Independencia
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Impactar a 200 personas
afrodescendientes e indígenas a través
de procesos de formación artística y
formación de públicos como
funciones, talleres y capacitaciones en
temas de artes plásticas y visuales,
música, danza, teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
469%
Reconocimiento de la Herencia
africana en la ciudad: Con
MinCultura ( Viceministra Zulia
Mena- Director de poblaciojes
Moises Medrano) UNESCO (Ali
Moussa- jefe de la división de
dialogo intercultural y ruta del
esclavo) Manolo Duque
Alcalde- Rebeca Gryn Span
(Secretaria general
Iberoamericana) y Tambores de
Cabildo con asistencia de 50
personas. Se realizo el mes de la
Herencia africana con diversas
actividades entre ellas: Emsable
coreografico Replantear
cooproducido con las compañias
de danzas Atabaques, Periferia y
Permanencias con asistencia de
en el TAM de 660 personas
entre jóvenes y adultos.
Gestionados $42.000.000 Con
MIncultura que fueron
canalizados para los grupos
artísticos presentados en las
actividades. Taller racismo e
infancia en el MUHCA: 60
personas. Cátedra del descenio
afrodescendiente de Cartagena
de Indias, 100 personas.
Conversatorio Mr Afro 28
personas. Realizado convenio
para el fomento de la música
Champeta. Socializaciópn
normatividad vigente en materia
cultural para población
afrodescendiente, 25 personas.
Se realizo en convenio con
MinCultura en el barrio Nelson
Mandela un proceso de
sensibilización y
autoreconocimiento de la
población afrodescendiente,
realizada la minga Indigena
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Impactar a 150 personas en temas de
equidad de género a través de
procesos de formación artística y
formación de públicos como
funciones, talleres y capacitaciones en
temas de artes plásticas y visuales,
música, danza, teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
104%
Se están planeando las
actividades que se realizarán en
tema de equidad de género.
Impactar a 60 personas con diversidad
funcional a través de procesos de
formación artísticay formación de
públicos como funciones, talleres y
capacitaciones en temas de artes
plásticas y visuales, música, danza,
teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
200%
Socialización normatividad
vigente en materia cultural para
la población con discapacidad,
60 personas., talleres en artes
plasticas, 60 personas, se han
tenido en cuentas en los eventos
del IPCC
Impactar a 60 personas víctimas del
conflicto a través de procesos de
formación artísticay formación de
públicos como funciones, talleres y
capacitaciones en temas de artes
plásticas y visuales, música, danza,
teatro y literatura.
Nº de personas
impactadas/N° de personas
programadas
208%
Realizado en el TAM* la
presentación de Memorias Vivas
en el TAM 113 personas.
Otorgar 100 becas anuales para formar
a personas en pregrados y/o
postgrados relacionados con Arte,
Cultura y Patrimonio.
Nº de Becas otorgadas/No
becas programadas
96%
En el primer semestre del año se
otorgaron a jóvenes de estrato 1y
2 de cartagena de hasta 28 años
45 becas en UNIBAC, para el
2° semestre se otorgaran 51
becas en UNIBAC en las
siguientes carreras Artes
plasticas, Musíca, Artes
escenicas y diseño industriral.
Apoyar 8 proyectos artísticos y
culturales mediante la convocatoria de
Estimulos IPCC 2016.
Nº de proyectos recibidos y
Nº de proyectos
apoyados/N° proyectos
programados 213%
La convocatorias de estímulos
Apoyo a las 9 propuestas priorizadas
por el Consejo Distrital de Cultura.
Nº de propuestas
realizadas/N° propuestas
priorizadas
89%
Se apoyó cada uno con $9
millones de pesos en efectivo y
se le dio un día del TAM gratis
correspondiente a $8 millones
más apoyo de la estrategía de
comunicaciones correspondiente
a $4 millones para un total de
$21 millones en efectivo y
especie.: Parlamento
Internacional de Escritores de
Cartagena, XVI Temporada de
Festival Internacional de Poesia
Cartagena de Indias, XXVI
Festival Regional de Gaitas
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Cartagena de Indias, Un canto a
la vida, un canto a la paz,
Festival Folclorico Nacional e
Internacional: Músicas y danzas
del mundo en Cartagena, Año
14: Temporada Permanente de
Teatro y titeres: Cuatro Meses
para la gente, Festival de Arte
Femenino.
Apoyar 1 proceso de fortalecimiento
de la economía naranja y su
articulación como sector productivo
de la ciudad.
Nº de procesos realizado/N°
procesos programados
400%
Participacón en el Bogotá Music
Market, Circulación de
agrupaciones y creación carrozas
Apoyar a través de procesos de
formación, circulación, articulación
entre la oferta y demanda o inserción
en una agenda cultural a 50 proyectos
de emprendimiento culturales.
Nº de proyectos
apoyados/N° proyectos
progrmados
116%
Se ha realizado convenios con
diversas entidades para apoyar
su actividad, a través de
prestamo del TAM (Teatro
Adolfo Mejía) hemos apoyado la
circulación y realización de
eventos y fortalecmiento de los
emprendimientos culturales, a
través de la realización del
cumpleaños de Cartagena, del
lanzamiento de las Giestas de la
Independencia hemos generado
trabajo a artistas, apoyos a
emprendimientos culturales,
circulación y promoción de
nuestras expresiones artísticas.
Apoyar 5 inicitivas o proyectos de
Turismo Cultural
Nº de proyectos
apoyados/N° proyectos
programados
100%
Hemos trabajado de la mano de
la Corporación Turismo de
Cartagena de Indias en la
Certificación de Cartagena como
destino turístico, hemos
presentado proyecto a Fontur
para que ellos patrocinen la
promoción de las Fiestas de
Independecia a nivel Nacional,
el cual fue aprobado. Hemos
trabajado en la mesa de Turismo
Comunitario liderada por la
Corporación de Turismo, así
como en las reuniónes de las
Temporadas Turísticas
generando una agenda cultural
de vacaciones. Hemos
participado de la mesa de cultura
y turismo realizadas por la
Cámara de Comercio de
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Cartagena y hemos generado el
proyecto de señalética de
reconocimiento de Cartagena
como sitio de memoria Afro de
la mano de la entidad Conservar,
por medio de la cual se ha
impactado a 35.000 personas.
Ejecución de 4 actividades del
Proyecto Ruta de la Identidad que rige
el Acuerdo 017 de 2013 del Concejo
Distrital y que se realiza de la mano
de la Secretaría de Participación y
Desarrollo Comunitario, la
Corporación Turismo de Cartagena y
la Secretaría del Interior.
Nº de actividades
realizadas/No. Actividades
programadas
175%
Para el cumpleaños de
Cartagena se celebró la
realización de la primera Ruta de
la Identidad, el 30 de diciembre
se realizarón 5 rutas
SISTEMA DISTRITAL DE
CULTURA Y GESTIÓN PARA EL
DIALOGO INTERCULTURAL
Realizar 1 socialización al sistema
distrital de cultura sobre los
lineamientos del programa de
Gobierno Primero la Gente y el
enfoque del plan de acción de IPCC
Nº de socializaciones 100% Actividad realizada con éxito
Realizar 1 mesa de trabajo para
concientizar sobre la importancia de
medir el impacto de la cultura y el arte
en el desarrollo económico y social de
la ciudad y del país.
Nº de mesas de trabajo 100%
Se han renovado los Consejos
de área artististicas: Danza,
literatura, teatro, música, medios
de comunicación ciudadanos y
comunitarios, artes plasticas y
visuales, cinemtaografia u
maudiovisuales y los tres
consejos locales y se crea el
Consejo Distrital de Artesanos
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Generar el formato de medición para
poder establecer políticas culturales y
patrimoniales basadas en mediciones
y necesidades reales.
N° de formatos creados 100%
Realizado por Planeación para
hacer seguimiento a politicas
culturales
Segunda Fase: II Encuentro Cultural
Indígena. N° de encuentros 100%
Realizado proyecto que esta en
revisión
Conformación del Concejo Distral de
Cultura
Nº de Consejos distritales
conformados 100%
Se realizó todo el proceso de las
áreas y grupos poblacionales con
representatividad en el Consejo
distrital de Cultura. Cada área
eligio su terna, cuyo
representante debe ser elegido
por el señor Alcalde.
Realizar 4 mesas de trabajo con el
Sistema Distrital de Cultura de
Cartagena de Indias.
Nº de mesas de trabajo 100%
Se han realizado las mesas de
trabajo: 1 encuentro de
Consejeros. 2.para implementar
planes de mejoramiento por
area, 3 socializar tema
reglamentos internos de cada
consejo, falta la mesa de del
encuentro distrital de Consejeros
y lideres culturales 4° Mesa del
Consejo Distrital de Cultura
Vincular a 80 artistas y gestores
culturales en actividades orientadas a
temas de inclusión social.
N° personas impactadas 281%
Se realizo en el centro cultural
Las Palmeras la puesta en escena
de procesos de formación de
NEXT LEVEL, con 180
jóvenes, bailarines, DJ,
productores, cantantes de hip
hop.
FIESTAS Y FESTEJOS PARA LA
MULTICULTURALIDAD
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Apoyar 20 festividades tradicionales
y patronales, celebraciones y
festivales en unidades comuneras
urbanas y rurales a través de la
realización de una convocatoria.
N° de festivales apoyados 150%
Esta en proceso la convocatoria,
apoyado el cumpleños del barrio
La Magdalena, la Campiña,
Ciudadela 2000 y Está en
proceso la selección de los
cabildos y desfiles de las
diversas unidades comuneras y
rurales
Realización de 3 Festivales
gastronómicos: Festival del Frito,
Festival del Dulce y Festival del
Pastel.
N° de festivales apoyados 100%
Realizado el festival del frito y
dulce, estos estan inscritos en la
red de eventos gastronomicos
nacionales del Viceministerio de
Turismo, lo cual ha abierto las
fuentes de financiación. En
Festival del Pastel participaron
25 cocineras
Realización de la Celebración de
Nuestra Señora de la Candelaria
N° de celebraciones
apoyadas 100%
Se realizó celebración de las
Fiestas Patronales de Cartagena,
incluyendo festival del frito,
festival de la cumbia.
Realización del VII encuentro
regional de coros N° de encuentros 100%
Se realizarón 14 conciertos en
diversos barrios de la ciudad, en
el marco de la celebracion previa
a la Semana Santa.
Realización de la Celebración del
Cumpleaños de Cartagena. N° de realizaciones 100%
Se realizarón tres conciertos
(uno en cada localidad)
Formulación e implemetación del
proyecto de "Valoración, apropiación
y sensibilización social de las
manifestaciones del patrimonio
cultural inmaterial". En el que se
1,500 niños, niñas, adolescentes y
jóvenes de colegios Distrital y
Prividados sobre la valoración,
apropiación y sensibilización social de
las manifestaciones del patrimonio
N° de personas impactadas 100%
Se desarrollaron talleres con los
estudiantes las I.E la Milagrosa
y Santa Maria, Antonia Santos,
La Boquilla, Manzanillo ,
Bayunca, Baru, Bocachica
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cultural inmaterial.
Realizar 3 eventos académicos donde
se promueva la historia,
multiculturalidad, importancia y
diversidad de las Fiestas
Nº de eventos realizados 433%
Se realizo la ruta de la identidad,
Foro Cartagena patrimonio de
todos, intercambio de
experiencias significativas con el
carnaval de Barranquilla y
fiestas de San Pacho,
Conversatorio de fiestas y
patrimonio, se han realizado
talleres en la I.E La MIlagrosa
(70 jóvenes) Nelson Mendela
(30) y Pozón (30)
Generar documento necesario para
que las Fiestas de la Independencia de
Cartagena sean incluidas en la lista
representativas del patrimonio de la
Nación
N° de documentos 100% Realizado el documento por la
Tecnológica de Bolívar
Realizar la planeación de las Fiestas
de Independencia con el tiempo
pertinente, realizando reuniones con
los actores involucrados en los
procesos: Polícia, Corporación de
Turismo, Oficina de Espacio Público,
Comité de Revitalizción de las
Fiestas, Actores Festivos y los
sectores culturales.
N° de documetos de
planeación 100%
Agenda festiva y academica con
todos los sectores culturales de
la ciudad y se realizo la
convocatoria por la cúal se
seleccionó el afiche y la canción
oficial de las fiestas de
Independencia 2016
Realizar con el tiempo pertinente una
campaña de promoción de las Fiestas
de Independencia a nivel Nacional
N° de campañas 100%
Se hizo proyecto de promoción
en Ibagué con 3 funcionarios del
IPCC, dos grupos de danza
folclóricay y los representantes
de danza. De igual manera se
presentó un proyecto a
FONTUR, entidad que aprobó
hacer una campaña a nivel
nacional.
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Realizar un proceso formación para la
creación de emprendimientos
culturales o de encadenamientos
productivos entorno a las Fiestas de la
Independencia.
N° de procesos 100%
Se ha comenzado un proyecto
para fortalecer emprendedores
que puedan trabajar en la parte
de maquillaje festivo en
convenio con el SENA.
Realizar 10 eventos masivos de pre
fiestas y Fiestas de Independencia
incluyentes, multiculturales y
diversos.
N° de eventos 600%
Se realizó el lanzamiento de las
Fiestas de Independencia en la
Plaza de la Aduana con la
presentación de 20 agrupaciones
artísticas y una asistencia de más
de 3.500. Primer preludio,
desfiles de Fantasia, "Noche de
Candela, gaitas y tambores",
Desfile de traje de baño, desfiles
con sentido ambiental, desfile
LGBTI, Folclorico infantil
Angeles somos, Coronación,
Fiesta en mi barrio (4
Campestre, Bruselas, Canapote,
Blas de Lezo) desfile de
independencia.
Apoyar 20 propuestas de cabildos,
bandos y desfiles seleccionados
mediante convocatoria.
N° de Cabildos apoyados 730%
Se realizó una convocatoria
pública para seleccionar los
cabildos y desfiles
seleccionados. El comité curador
los seleccionará en octubre y el
apoyo se hará efectivo con la
prticipación de ellos en las
Fiestas de Independencia en
noviembre.
Desarrollar 6 campañas sobre políticas
públicas o procesos de socialización
de actividades culturales y
patrimoniales con las candidatas al
Reinado de la Independencia 2016
N° de campañas 100%
Se han realizado campañas a
favor de la tercera edad, salud
mental contra el suicidio,
explotación sexual, medio
ambiente, prevencion de cancer
de mama, educación vial.
Desarollar un plan para garantizar que
en los espectáculos culturales
novembrinos puedan acceder personas
con diversidad funcional, niños, niñas
y personas de la tercera edad.
N° de planes 100%
Se tiene previsto el plan para
implementarlo durante las
Fiestas.
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Realizar el Reinado de la
Independencia 2016, N° de reinados 100%
Se realizo proceso de
inscripci{on del reinado, se
seleccionaron a las candidatas,
se les ha hecho vestuario,
capacitaciones sobre la historia
de la ciudad y las fiestas, han
realizado camapañas civicas, etc.
La coronzacion se da en
noviembre durante las Fiestas.
RED DISTRITAL DE
BIBLIOTECAS PUBLICAS Y
COMUNITARIAS, CENTROS
CULTURALES Y CASAS DE LA
CULTURA
Realizar las dotaciones necesarias
para que la Megabiblioteca del Pie de
la Popa pueda entrar en
funcionamiento.
N° de dotaciones 0%
Se incorporan $2.000.000.000
para continuar con la
construcción de la biblioteca Pie
de la Popa
Vincular a 320.000 usuarios en los
espacios de la RDBP mediante el
desarrollo de la programación
permanente, extensión comunitaria,
programación permanente simultanea,
formación del usuario y actividades
itinerantes.
N° de personas vinculadas 53%
El incumplimiento en las metas
se debe a el cierre que hubo en
las siguientes bibliotecas: Las
Pilandera, Barrio El Pozón,
donde la comunidad no permitió
la reapertura de la misma tras el
cambio del Coordinador a quién
no se le renovó contrato puesto
que durante su gestión ser
perdieron equipos de Sistemas;
Deigual manera estuvo cerrada
la Biblioteca Pública de
Fredonia puesto que el
coordinador dejó de ir sin aviso
y no había el recursos necesario
para tenerla abierta. El
coordinador de la biblioteca de
Tierrabaja salió por perdida de
equipos y en la transición estuvo
cerrada.
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Formar a 600 personas en lectura,
escritura y áreas artísticas mediante la
programación permanente dando
prioridad LGBTI, Personas con
discapacidad, Victimas , Niñez, Afro,
Juvetud , Vejez , Comunidad.
N° de personas formadas 53%
Niños formados en teatro y
dibujo facilitados por la
UNIBAC, talleres de lectura en
la unidad de victimas para 80
personas
Realizar 60 actividades culturales
propias del IPCC o en alianza con
otras entidades en el Teatro Adolfo
Mejia
N° de eventos realizados 179%
Se ha realizado convenios con
diversas entidades para apoyar
su actividad, a través de
prestamo del TAM (Teatro
Adolfo Mejía) hemos apoyado la
circulación y realización de
eventos y fortalecmiento de los
emprendimientos culturales, a
través de la realización del
cumpleaños de Cartagena, del
lanzamiento de las Giestas de la
Independencia hemos generado
trabajo a artistas, apoyos a
emprendimientos culturales,
circulación y promoción de
nuestras expresiones artísticas.
Vincular a 532 personas en lectura,
escritura y áreas artísticas mediante la
programación permanente simultánea.
N° de personas vinculadas 53%
Talleres permanentes en la red
de bibliotecas, realizada
exposición sobre Angeles somos
en bibliotecas
Vincular a 1.000 personas en lectura,
escritura y áreas artísticas mediante el
programa de extensión comunitaria o
actividades itinerantes.
N° de personas vincualdas 67%
Programas realizados en las
comunidades aledañas a las
bibliotecas y leer el caribe en el
TAM
Desarrollar mantenimiento y/o
intervención a 2 espacios culturales en
custodia del IPCC a través de la Red
Distrital de Bibliotecas Públicas y
Comunitarias, Centros Culturales y
Casas de la Cultura.
N° de espacios culturales
mejorados 100%
Realizado diagnóstico y
presupuesto en todas las
bibliotecas públicas, asimismo
se han formulado 2 proyectos
uno para Ley de Espectáculos y
otro para Regalías con miras a
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En articulación con el Ministerio de
Cultura y la Red de bibliotecas
Nacionales, mejorar la dotación de los
15 espacios culturales de la Red de
bibliotecas Públicas y comunitarias de
Cartagena con material bibliográfico,
audiovisual, musical y lúdico para la
atención a la primera infancia.
N° de espacios culturales
con dotación mejorada 93%
Realizada una dotación
bibliográfica y audiovisual en
cada biblioteca.Se presentaron 7
proyectos al Mincultura/
MinTics.
Desarrollar 1 convocatoria para la
ejecución de los recursos de la Ley de
Espectaculos públicos
N° de convocatorias
realizadas 100%
Se realizo la caracterización de
los escenarios , gestores y
artistas, hizo el lanzamiento de
la convocatoria de la ley de
espectaculos.
6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA
DEPENDENCIA:
La división de Promoción de Cultura logró cumplir satisfactoriamente con las metas planteadas en el Plan de Acción
durante año 2016, En el que en promedio se sobrepasaron todas las metas propuestas en el Plan de Acción de ese año. Sin
embargo teniendo en cuenta que el cumplimiento de las metas en algunos casos sobrepasó en hasta el 9.000% y en otros no
llegó al 100%, como el caso de la Red de Bibliotecas, se hace necesario el fortalecimiento al proceso de planeación que
permita la formulación de metas pertinentes y reales en el marco del Plan de Desarrollo “Primero la Gente”
7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
• Formular y presentar los Planes de Acción oportunamente y con la participación de cada líder de área ó proceso de las
dependencias que tengan la responsabilidad de presentar y hacer seguimiento a su Plan de Acción.
• Fortalecer los mecanismos de seguimiento y monitoreo del Plan de Acción, a partir de la medición de indicadores,
presentando a la oficina de Planeación los avances del citado Plan, dentro de los diez días hábiles siguientes a finalizar cada
trimestre, con el diligenciamiento adecuado y completo de cada indicador, que facilite el seguimiento y medición,
identificar los problemas que registra el desarrollo del plan y ajustar con precisión las metas que se pretende alcanzar, así
como retroalimentar los resultados de las mediciones.
• Seguir fortaleciendo la planeación institucional especialmente en lo referente al cumplimiento de las metas instituciones
contenidas en el Plan de Acción, definir claramente los indicadores de eficiencia, eficacia e impacto, construir tablero de
mando que permita su control. Minimizando el riesgo de incumplimiento de las metas del plan.
• Socializar e Involucrar a todo el personal en las acciones propuestas en los Planes de Acción, y sean parte activa constante
y de esta forma no sufra un retroceso los avances o logros obtenidos en el cumplimiento a los Planes
• Establecer como un compromiso de los directivos, de mantener actualizada la página web institucional, desde lo que le
compete a cada área, como estrategia para fortalecer las herramientas de comunicación, de tal forma que permitan mantener
informada a la comunidad sobre los avances que tiene la Entidad.
• Fortalecer articulación en las áreas misionales y las áreas de apoyo que permita llevar a cabo los procedimientos
establecidos en cada uno de los procesos comunes.
• Reiterar el compromiso a los líderes de las diferentes áreas, con el de los objetivos y metas institucionales y el reporte de
la información requerida para evidenciar este cumplimiento.
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8. FECHA: Diciembre 30 de 2016
DEPENDENCIA: SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO CULTURAL
FORMATO DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
1. ENTIDAD: INSTITUTO DE PATRIMONIO Y
CULTURA DE CARTAGENA
DEPENDENCIA A
EVALUAR:
SALVAGUARDA DEL
PATRIMONIO CULTURAL
3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:
1. La salvaguardia del patrimonio cultural del Distrito.
2. Promover la formación cultural y el fortalecimiento de la identidad y sentido de pertenencia de la comunidad Distrital.
4. OBJETIVO DEPENDENCIA
Realizar el control de obras públicas y privadas que se realicen en el centro histórico, el área de influencia y la periferia
Histórica, así como la aplicación en primera instancia de las sanciones contempladas en el presente acuerdo.
ACCIONES
5. MEDICIÓN
5.1.
INDICADORES
5.2. RESULTADO
(%)
5.3. ANÁLISIS DE
RESULTADO
INVESTIGACIÓN,
DOCUMENTACIÓN Y
DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO
MATERIAL E INMATERIAL.
Hacer las gestiones para conformar y
poner en funcionamiento el Consejo
Distrital de Patrimonio de Cartagena.
Nº de consejos
conformados 100%
Se realizo el lanzamiento con
los actores involucrados, la
terna se conformo y esta a la
espera de la decisión del
Alcalde, se elaboro el borrador
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del reglamento de trabajo
Realizar el proceso pertinente para
seleccionar las 5 manifestaciones que
serán propuestas para incluir dentro del
catalogo de bienes de interes cultural del
distrito de Cartagena, (consejo distrital de
cultura).
Nº de
manifestaciones
seleccionadas
100%
Esta en procesos de evaluación
a traves del Consejo Distrital
de Patrimonio, radiacada la
propuesta de declaracion de
bien de interes cultural distrital
de las Fiestas de
Independencia: Champeta,
fiestas de independencia, los
36 hornos de cal de Bocachica,
portal de los dulces y festival
del frito
Formular de 1 propuesta de declaratoria
como bien de interés Cultural a nivel
nacional
Nº de propuestas
formuladas 100%
Acopiar, digitalizar, divulgar o
sistematizar los 70 proyectos de
patrimonio material mueble e inmueble
recibidos durante 2015 por la oficina de
Patrimonio del IPCC.
N° de proyectos 100%
Al recibir los proyectos para
estudio del comité tecnico de
patrimonio, estos se solicitan
con un CD, con los contenidos
de la respectiva propuesta
Realizar la II Exposición Cartográfica e
Histórica de Cartagena N° de exposiciones 0%
Esta actividad fue reemplazada
por la Celebración del Mes del
Patrimonio que incluyó una
agenda de eventos, invitados
nacionales e internacionales
mesas académicas, etc.
Realizar y participar en 6 actividades y
eventos, Locales, nacionales e
internacinales sobre temas que afectan
al Patrimonio Cultural material e
inmaterial, inmersos en la Agenda de
Eventos.
Nº de actividades 250%
Esto se realizo en septiembre
en el marco del mes del
Patrimonio, se realizarón 15
conferencias dentro del mes
del patrimonio, para unas 1500
personas beneficiadas de los
gremios de arquitectos,
ingenieros, academias de
ingenieria y arquitectura,
comunidades, academia de
historia, bibliotecas, eventos
nacionales e internacionales de
gran impacto, dentro de este
proceso se logro incluir a
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Cartagena dentro de los 31
sitios del mundo patrimonios
en riesgos de la humanidad
desde mayo de 2016 y la
llegada a la ciudad de la alta
comisión presidiada por
MIlagro Florez de la
UNESCO-
ICOMOS_ICOFORT para
evaluación general del
patrimonio fortificado de
Cartagena
Impactar a 2000 niños, niñas y jóvenes en
procesos de preservación del patrimonio
material e inmaterial.
Nº de personas
impactadas 100%
Esto se realizo en septiembre
en el marco del mes del
Patrimonio, se realizarón 15
conferencias dentro del mes
del patrimonio, para unas 1500
personas beneficiadas de los
gremios de arquitectos,
ingenieros, academias de
ingenieria y arquitectura,
comunidades, academia de
historia, bibliotecas, eventos
nacionales e internacionales de
gran impacto, dentro de este
proceso se logro incluir a
Cartagena dentro de los 31
sitios del mundo patrimonios
en riesgos de la humanidad
desde mayo de 2016 y la
llegada a la ciudad de la alta
comisión presidiada por
MIlagro Florez de la
UNESCO-
ICOMOS_ICOFORT para
evaluación general del
patrimonio fortificado de
Cartagena
Realizar 3 investigaciones sobre
patrimonio material e inmaterial de
Cartagena.
N° investigaciones 200%
Se han realizado cuatro
investigaciones asi: Sobre los
entornos patrimoniales
afectados por las obras VIS-
Areas arquelogícas terrestres y
submarinas de Bocachica,
Estudios históricos
patrimoniales y arqueologicos
del corregimiento de Tierra
Bomba y Caño del oro-
Estudios sobre el espacio
público patrimonial de
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Cartagena- Afectaciones del
cambio climatico al
patrominio de Cartagena
CONTROL Y PROTECCIÓN DE
BIENES DE PATRIMONIO MUEBLES
E INMUEBLES NACIONALES Y
DISTRITALES.
Realizar una propuesta de incentivos y
exoneración en temas patrimoniales para
ser incluida en el nuevo Estatuto
Tributaro del Distrito de Cartagena
Nº de propuestas 100%
El documento se envio al
Concejo distrital para su
aprobación
Formar, informar, capacitar a 1500
personas interesadas en temas de
salvaguarda del patrimonio mueble e
inmueble de la Nación y el Distrito.-
Nº de personas
formadas 0%
Etapa de formulación del
proyecto
Realizar el dignóstico de edificaciones
del Centro Histórico, áreas de influencia y
periferia histórica en riesgo
Nº de diagnóstico 100%
Realizado barrido e
información preliminar, se ha
realizado estudios de una
muestra de más de 300
inmuebles en mal estado en el
centro histórico
Verificar y controlar 170 Bienes
Inmuebles del Centro Histórico de
Cartagena, Periferia Histórica y Área de
Influencia
N° de Bienes
Controlados 112%
se ha realizado control a 70
bienes inmuebles
Continuar, informar, divulgar y realizar
campaña de salvaguarda de nombres
propios de los Inmuebles, Icono y
Símbolos Hístoricos de Cartagena de
Indias.
Nº de campàñas
realizadas 200%
se ha realizado la campaña de
avisos y fachadas a nivel
informativo y preventivo
Vigilar y controlar con campaña
permanente de barrido 170 Inmuebles del
Centro Histórico de Cartagena, Periferia
Histórica y Área de InfluenciaTeniendo
en cuenta todos los requisitos y normas
que rigen el Centro Histórico de Cargena
Nº de obras
controladas 176%
se ha realizado control en el
centro historico, periferia y
area de influencia
Estudiar y evaluar el 40 proyectos y
propuestas de intervención presentados
ante la division de patrimonio del IPCC
del Cómite Técnico de Patrimonio
Nº de proyectos
evaluados 108%
En el 2016, realizaron 17
sesiones de Comité tecnico de
Patrimonio, se presentaron 43
proyectos de intervención y se
aprobaron 27
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Inspeccionar, Evaluar, informar,
diagnosticar el estado actual y afectación
de 100 % en sus áreas de influencia y
zonas de amortiguamiento de los BICs N
y D.
Nº de BIC evaluados 300%
Se han elaborado fichas
tecnicas a inmuebles en
avanzado estado de deterioro,
se retomara la campaña "No
me abandones"
ADMINISTRACIÓN DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES DEL
PATRIMONIO CULTURAL Y DE LOS
ESCENARIOS CULTURALES EN EL
DISTRITO DE CARTAGENA DE
INDIAS.
Organizar la estrategias dentro del ipcc y
la division de patrimonio para asumir la
gerencia del PEMP del Centro Historico,
Periferia Historica y Zonas de Influencia.
N° de estrategias 100%
Se han realizado cuatro
reuniones de evaluación del
estado actual del PEMP, donde
se hizo un listado de elementos
y temas a insertar dentro del
mismo y se ha entregado la
información a la secretaria de
Planeacion, incluyendo la
gerencia u oficina de gestión
del PEMP
Entregar Mincultura 2 documento del
PEMP del Convento de la Popa, el
Cementerio de Manga
Nº de propuestas
formuladas 0%
Documentos a revisar por
Mincultura
PROYECTOS DE INTERVENCIÓN
PARA EL MANTENIMIENTO Y
RECUPERACIÓN DEL PATRIMONIO
MATERIAL.
Cumplir con el plan de mantenimiento
del Teatro Adolfo Mejia.
N° de planes de
mantenimiento
cumplidos
100%
Realizado diagnóstico general,
proyecto de aires
acondicionados y obras
complementarias esta en
proceso la elaboración de los
pliegos y esta formulandose
proyecto para presentar a
regalias
Realizar 2 proyectos de mantenimiento de
bienes muebles del Distrito de
Cartagena de Indias.
N° de proyectos 100%
Se ha realizado mantenieminto
a Rosedal, Palmeras, busto del
parque Centenario
6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA
DEPENDENCIA:
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La División de Salvaguarda del Patrimonio Cultural teniendo en cuenta las metas establecidas en el Plan de Acción para
2016, ha cumplido el 81% de las mismas. En el que el Programa de intervención para el Mantenimiento y recuperación
del Patrimonio Material tuvo un cumplimiento del 50% teniendo en cuenta que no se realizó en su totalidad el plan de
mantenimiento del Teatro Adolfo Mejía. En ese sentido se avanzó en el diagnóstico general y se encuentra en curso el
proceso de mantenimiento y suministro de equipos de aires acondicionado en el teatro. De igual foma se adelantó pintura
de la fachada de este centro cultural. El programa Administración de Bienes Muebles e inmuebles del Patrimonio
Cultural y de los Escenarios Culturales en el Distrito de Cartagena presenta un cumplimiento de sus metas del 100%.
7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
• Formular y presentar los Planes de Acción oportunamente y con la participación de cada líder de área ó proceso de las
dependencias que tengan la responsabilidad de presentar y hacer seguimiento a su Plan de Acción.
• Fortalecer los mecanismos de seguimiento y monitoreo del Plan de Acción, a partir de la medición de indicadores,
presentando a la oficina de Planeación los avances del citado Plan, dentro de los diez días hábiles siguientes a finalizar
cada trimestre, con el diligenciamiento adecuado y completo de cada indicador, que facilite el seguimiento y medición,
identificar los problemas que registra el desarrollo del plan y ajustar con precisión las metas que se pretende alcanzar, así
como retroalimentar los resultados de las mediciones.
• Seguir fortaleciendo la planeación institucional especialmente en lo referente al cumplimiento de las metas instituciones
contenidas en el Plan de Acción, definir claramente los indicadores de eficiencia, eficacia e impacto, construir tablero de
mando que permita su control. Minimizando el riesgo de incumplimiento de las metas del plan.
• Socializar e Involucrar a todo el personal en las acciones propuestas en los Planes de Acción, y sean parte activa
constante y de esta forma no sufra un retroceso los avances o logros obtenidos en el cumplimiento a los Planes
• Establecer como un compromiso de los directivos, de mantener actualizada la página web institucional, desde lo que le
compete a cada área, como estrategia para fortalecer las herramientas de comunicación, de tal forma que permitan
mantener informada a la comunidad sobre los avances que tiene la Entidad.
• Fortalecer articulación en las áreas misionales y las áreas de apoyo que permita llevar a cabo los procedimientos
establecidos en cada uno de los procesos comunes.
• Reiterar el compromiso a los líderes de las diferentes áreas, con el de los objetivos y metas institucionales y el reporte de
la información requerida para evidenciar este cumplimiento.
8. FECHA: 30 de diciembre de 2016
DEPENDENCIA: DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
FORMATO DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
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1. ENTIDAD: Instituto de Patrimonio y
Cultura de Cartagena DEPENDENCIA A
EVALUAR:
División
Administativa y
financiera
3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:
En cumplimiento con todos los objetivos institucionales, la división administrativa y financiera tiene la responsabilidad
de gestionar y asignar los recursos estipulados para el desarrollo de estos.
4. OBJETIVO DEPENDENCIA
Establecer una guía metodológica para la realización del proceso administrativo y financieros en el IPCC, siguiendo los
parámetros definidos por el Gobierno Nacional, en cuanto al manejo de personal y procedimientos contables.
ACCIONES
5. MEDICIÓN
5.1. INDICADORES
5.2.
RESULTADO
(%)
5.3. ANÁLISIS DE
RESULTADO
Producción, manejo y flujo
adecuado de la información
financiera.
Producción, manejo y flujo
adecuado de la información
financiera presentada
80%
A pesar de los inconventientes
que acarrea a la oportunidad de
la información el hecho de no
tener una fiducia de
administración y pagos, la
División administrativa y
financiera viene cumpliendo con
la producción, manejo y flujo de
la informeción financiera en
forma adecuada
Difusión y socialización del
ejercicio presupuestal y contable
en la página web
Difusión y socialización del
ejercicio contable
70%
Se encuentra disponible en la
página la información
financiera: Presupuesto 2016,
informe ejecución presupuestal
del primer trimestre de 2016.
Aumentar en un 5% el recaudo de
la Estampilla Procultura
Porcentaje de aumento de la
Estampilla Procultura
0%
Actualmente se esta realizando
el proceso de consolidacion de
informacion contable vigencia
2016
Actualizar el inventario de la
propiedad, planta y equipo del
IPCC
Actualización del inventario
de la propiedad, planta y
equipo
0%
Se está a la espera de poder
realizar proceso
Cumplimiento de la normatividad
en relación con el desarrollo del
Talento Humano
Formulación y
documentación de los
productos y elementos del
Desarrollo del Talento
Humano
80%
Se cuenta actualmente con el
Plan Institucional de
Capacitación 2016 - Adoptado
por Resolucion #101-206 del 05
de Septiembre de 2016.
Adicional se encuentran
formulados los manuales de:
Desarrollo del Talento Humano,
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Inducción, Reinducción y
Bienestar Social mas no estan
adoptados mediante Resolución
6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA
DEPENDENCIA:
Teniendo en cuenta la transversalidad de la División Administrativa y financiera para la vigencia 2016 cumplió de
manera parcial las metas propuestas para coadyuvar al cumplimiento del plan de desarrollo, plan de acción, acuerdos de
gestión y planes de mejoramiento. En promedio el cumplimiento no superó el 50%. No se cumplieron con las metas
referentes a la actualización del inventario de la propiedad, planta y equipo y el aumento de recaudo de la estampilla
procultura. Es importante formular metas y asignarle los recursos que permitan su cumplimiento y hacer seguimiento a
las mismas.
7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
Insistimos nuevamente en la importancia de adelantar el proceso de fiducia de administración y pagos toda vez que el no
tenerla genera riesgos que de materializarse pondrían en peligro el cumplimiento de los objetivos del proceso financiero
de la entidad . De igual manera se hace necesario fortalecer las herramientas sistemática de interface (software
unificado), que integran los procesos de las diferentes áreas, optimizando el flujo de información que alimenta el Proceso
Contable y así generar los asientos contables de manera más eficaz y eficiente en las diferentes transacciones financieras.
Mantener los mecanismos para la comunicación y retroalimentación con el usuario, ya que estos brindan una
información vital para la toma de decisiones. Revisar periódicamente la Política de Calidad, para determinar si las metas
que se encuentran plasmadas en esta siguen siendo las más apropiadas para la organización. Efectuar la Medición de los
indicadores de gestión. La implementación de las NIC SP se hace indispensable en el marco de la Ley 1314 de 2009 y la
Resolución 533 de 2015 lo que conlleva a que la Dirección y toda la División Administrativa y financiera asuman metas
en este sentido.
8. FECHA: 30 de diciembre de 2016 9. FIRMA:
DEPENDENCIA: OFICINA JURÍDICA
FORMATO DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
1. ENTIDAD: Instituto de Patrimonio y Cultura de
Cartagena DEPENDENCIA A
EVALUAR: Oficina Jurídica
3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:
En cumplimiento con todos los objetivos institucionales, la Oficina jurìdica tiene la responsabilidad de definir las
políticas, objetivos y estrategias ralacionadas con la gestión jurídica de la Entidad.
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4. OBJETIVO DEPENDENCIA
Fijar las directrices jurídicas para la aplicación e implementación de las disposiciones normativas aplicables al
desarrollo del objeto y funciones de la Entidad.
ACCIONES
5. MEDICIÓN
5.1. INDICADORES
5.2. RESULTADO
(%)
5.3. ANÁLISIS DE
RESULTADO
Dar respuesta oportuna a las
solicitudes, derechos de petición
y quejas y reclamos
Solicitudes, derechos
de petición y PQRs
recibidos
respondidos/Solicitudes
, derechos de petición y
PQRs recibidos
89,0% Entre enero y diciembre de 2016
se han gestionado a través de la
bandeja de jurídica 443
correspondencias externas y 94
provenientes de dependencias de
la Alcaldía Mayor, de las cuales
se han generado 316 respuestas y
se han finalizado
411correspondencias recibidas
externas y 69 recibidas de la
Alcaldía. Es decir en gestion a
31 de diciembre hay 30
correspondencias externas y 25
internas. - Información tomada
del SIGOB.
Absolver las acciones de tutela,
acciones populares y otros
procesos judiciales que se
formulen en contra del IPCC e
instaurar las necesarias en nombre
de la Entidad
Procesos judiciales
atendidos/Procesos
judiciales presentados
100% Las acciones constitucionales
que se han fallado han sido
favorables en primera instancia.
Estamos a la espera de las
segundas instancias y de los
procesos orinarios en curso.
Tramitar los embargos y
secuestros de activos de los
obligados al pago de multas sin
cancelar a la entidad en virtud de
procesos administrativos
sancionatorios
Número de embargos
y/o secuestros
realizados/Número de
procesos coativos
sustanciados 0%
Los procesos coativos se
iniciaron con la etapa persuasiva.
6. EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA
DEPENDENCIA:
En términos generales la Oficina jurídica realizó una gestión aceptable en las metas propuesta por esta dependencia
para la vigencia 2016. En general se evidencian una mejora notable en la gestión de los PQRS de la entidad en
comparación con años anteriores, sin embargo la meta en este sentido debe ser el 100% de correspondencias
contestadas en los tiempos establecidos, evitando las tutelas generadas por no cumplir con esta obligación. En
relación con la meta de los procesos coativos no ha sido posible su avance toda vez que se han presentado
inconvenientes en la apertura de la cuenta en el Banco Agrario que permita el inicio de los procesos.
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7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
Hacer seguimiento a las comunicaciones, oficios y peticiones recibidas y a los expedientes que maneja la
dependencia.
Depuración y calificación de expedientes de manera organizada y confiable. Segùn lineamientos de Ley.
Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, realizando seguimientos a la interventorias designada en
convenios, con la finalidad que cumplan con los cronogramas de la contratación.
Compilar y concordar las normas legales relacionadas con la vigilancia de la gestión fiscal y la gestión pública,
manteniendo actualizado el archivo de las mismas y prestando los apoyos de consulta que requieran en el campo
jurídico todas las dependencias .
8. FECHA: 30 de diciembre de 2016 9. FIRMA:
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CONCLUSIONES
El Enfoque Basado en Procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación del ciclo PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar) es la piedra angular de cualquier sistema de gestión y por supuesto de
control, en este sentido es primordial que la entidad tenga claro su mapa de procesos y una caracterización
actualizada de los mismos que permita mejorar la efectividad y la satisfacción de todas las partes interesadas,
ya que la gestión por procesos tiene como propósito que estos se desarrollen de forma coordinada en la
entidad. En año anterior se realizó un proceso de asesoría y acompañamiento en la realización de un
diagnóstico organización con miras a formular recomendaciones orientadas a subsanar y mejoras los procesos
organizacionales, en este sentidos esperamos que se culmine con la finalidad de actualizar los procesos y
procedimientos de la entidad acordes con las recomendaciones dadas por esta asesoría.
En este sentido el Modelo Estándar de Control Interno MECI “concibe el Control Interno como un conjunto
de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad, como responsables del
control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos
institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación
de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna,
las debilidades que se presentan en el quehacer institucional” (DAFP)
De igual manera el MECI considera a la planeación como un proceso dinámico y sistemático que le permite a
las entidades públicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo, de modo tal que se planteen una serie de
programas, proyectos y actividades con la respectiva asignación de responsabilidades para su ejecución, que
le sirvan para cumplir con su misión, visión y objetivos institucionales y a los riesgos como el conjunto de
elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto
internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales. La adecuada
gestión de estos componentes le permitirá a la entidad lograr acercarse al logro de los objetivos y metas
institucionales de forma eficiente y eficaz con verdaderos indicadores que logren medir el impacto de la
gestión de la entidad en la comunidad.
Teniendo en cuenta que el MECI actualizado brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo fin
último es garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales, no es posible que esto
se cumpla si la entidad no cuenta con procesos actualizados basados en la realidad de las actividades que se
llevan en cada uno de mismos.
De igual manera una gestión eficaz de los riesgos en la entidad permite hacer frente a factores internos y
externos que generar incertidumbre. Tener implementado este proceso permite, entre otros:
Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos fijados
Fomentar una gestión proactiva y ética de la entidad.
Identificar las oportunidades, fortalezas, debilidades y amenazas.
Cumplir con las normas legales y reglamentarias aplicables.
Sin embargo el proceso de identificar, analizar y evaluar los riesgos en el año 2016 no se adelantó, pese a los
requerimientos realizados desde la oficina de Control interno.
GETSEMANÍ, CALLE LARGA No. 9ª-47 / TELEFAX (57) + 5 6645361
CARTAGENA DE INDIAS – BOLÍVAR / COLOMBIA / WWW.IPCC.GOV.CO
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Se observa la necesidad de fortalecer la planeación de la gestión, y la asesoría y acompañamiento a las áreas
en la formulación de los proyectos institucionales.
Teniendo en cuenta la posibilidad ocurrencia de materialización de algunos riesgos identificados en los
diferentes procesos, recomendamos el acompañamiento a las áreas en la formulación de los mapas de riesgos
actualizados asociados a los diferentes procesos y actividades de la entidad.
Cordialmente,
(Firmado en Original)
LUZ ESTELA MARRUGO MARTINEZ
Asesor Control Interno