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2015

JORGE HERNÁN RESTREPO

CONTROL INTERNO

JORGE HERNÁN RESTREPO

CONTROL INTERNO31/03/2015

INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIA GESTIÓN FINANCIERA

INFORME FINAL

I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E.

VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0

PAGINA (1)

CÓDIGO: EVCI.814.55.30.FO.05

INFORMES DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

VERSIÓN 2

Fecha Aprobación 22/07/2011

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

GESTIÓN FINANCIERA

VIGENCIA 2014

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Cartago, 31 de Marzo de 2015 Doctor HUGO EDUARDO CEDEÑO ESPINOZA Gerente IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Cartago Valle del Cauca Estimado Doctor Hugo Eduardo Cedeño: Como Auditor Interno de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y dando cumplimiento al Plan Anual de Auditoría Interna para el año 2015, me permito presentar a su despacho el informe correspondiente a la auditoría realizada al proceso de gestión financiera. Dicha auditoría fue desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de auditoría y siguiendo el procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la norma ISO 19011. Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas. Agradezco la colaboración recibida del personal del área financiera, para el desarrollo del trabajo. Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación, con gusto le será suministrada Atentamente, JORGE HERNAN RESTREPO Auditor Líder

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CONTENIDO

N° Pág.

1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME 4

2. OBJETIVO 4

3. ALCANCE 4

4. 1. PROCESO AUDITADO 4

5. 1. HECHOS RELEVANTES 4

6. 2. METODOLOGÍA 5

7. 3. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 6

8. FORTALEZAS 17

9. 4. DEBILIDADES – OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 18

10. 5. RECOMENDACIONES 21

11. 6. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 22

12. 7. ANEXO 1. LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA 23

13. 8. CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA 37

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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME

FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME

16 de Marzo de 2015 31 de Marzo de 2015

2. OBJETIVO Evaluar integralmente los hechos económicos, transacciones, operaciones, registros, soportes, estados e indicadores financieros del proceso financiero de la Entidad, buscando establecer la razonabilidad y confiabilidad de las operaciones desarrolladas por la Empresa Social del Estado. 3. ALCANCE La auditoría tendrá como alcance la Vigencia 2014. 4. PROCESO AUDITADO Área de gestión financiera y administrativa – Gestión financiera

5. HECHOS RELEVANTES La I.P.S del Municipio de Cartago E.S.E presta servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al régimen subsidiado en salud, la oferta de servicios asistenciales se realiza a través de unidades asistenciales que atienden a comunidades localizadas en zonas vulnerables del Municipio de Cartago, este tipo de organización se caracteriza por la descentralización de sus procesos misionales y la concentración de los procesos administrativos. En la actualidad la población contratada con las EPSS Coosalud, Ambuq y Caprecom es de aproximadamente 60.000 usuarios, además de la población pobre no asegurada. La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de Cartago y los Centros de salud se ubican en: Zaragoza, Barrio San Joaquín, Barrio Villa del Sol y la

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Sede hospitalaria ubicada en el Barrio San Vicente. De igual forma se ofertan servicios de salud a las personas que residen en el área rural de influencia por medio de puestos de salud, la Institución cuenta con una Unidad Móvil Asistencial la cual permite la accesibilidad de las personas en situación de vulnerabilidad del Municipio. 6. METODOLOGÍA Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:

Determinación de los procedimientos de auditoría

Elaboración de papeles de trabajo

Obtención y análisis de evidencias

Revisión documental

Revisión de procedimientos

Observación directa La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este informe no necesariamente son competencia del responsable del proceso auditado, pueden presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado. Lista de documentos revisados Presupuesto vigencia 2014 Ejecución de ingresos Ejecución de gastos Estados financieros Estado de actividad económica, financiera y social Estado de cambios en el patrimonio Glosas a la capitación Glosas al evento Cartera por edades Conciliaciones bancarias Conciliaciones entre áreas Pagos realizados en la vigencia 2014 Inversiones 2014

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PRESUPUESTO VIGENCIA 2014

El presupuesto de rentas y gastos de la IPS del municipio de Cartago E.S.E. para la vigencia 2014 fue aprobado mediante acuerdo 021 del 23 de diciembre de 2013, se fija el citado presupuesto en la suma de DOCE MIL TRESCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS DIEZ Y NUEVE MIL QUINIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($12.395.619.569), para la vigencia fiscal del 01 de Enero de 2014 al 31 de Diciembre de igual vigencia. Tabla 1, Presupuesto inicial vigencia 2014

INGRESOS $12.395.619.569

VENTA DE SERVICIOS $12.395.619.569

GASTOS $12.395.619.569

GASTOS DE PERSONAL $7.994.724.382

GASTOS GENERALES $1.362.181.267

TRANSFERENCIAS $14.713.920

GASTOS DE OPERACIÓN $2.100.000.000

PROYECTOS E INVERSIÓN $762.000.000

PAGO DEUDA PUBLICA $162.000.000

Fuente: Presupuesto IPS Tabla 2, Ejecución de ingresos vigencia 2014

DESCRIPCIÓN APROPIACIÓN

DEFINITIVA RECAUDO

ACUMULADO TASA

EJECUCIÓN

Cuentas de presupuesto y tesorería $15.316.890.804 $13.958.362.979 91 %

Disponibilidad inicial aprobada $605.951.034 $605.951.034 100 %

7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

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Venta de servicios de salud y previsión social $12.526.755.569 $11.908.677.296 95 %

Otros ingresos corrientes $1.233.875.713 $1.193.426.161 97 %

Reconocimientos vigencias anteriores $250.308.488 $250.308.488 100 %

Recursos de capital $700.000.000 0 0 %

Fuente: Presupuesto IPS Durante la vigencia 2014 los ingresos se recaudaron a un nivel del 91% con relación a la

apropiación definitiva, la ventas de servicios de salud se ejecutó a un nivel del 95%, por otro

lado se presentó ejecución de otros ingresos corrientes a nivel de 97%.

Se evidencia en el presupuesto un crédito interno por $700.000.000 el cual fue aprobado por

la Junta Directiva, este no ha sido utilizado y afecta negativamente la ejecución de ingresos

del presupuesto, de haberse recaudado el valor estimado para el crédito la ejecución de

ingresos se hubiera ubicado en un porcentaje superior del 96%.

Los valores de la ejecución de ingresos presentada por el Área de presupuesto presenta

incoherencia con las cifras plasmadas en el informe de gestión de rendición de cuentas de la

vigencia 2014, el informe de rendición de cuentas presenta en la cuenta venta de servicios

de salud y previsión social los siguientes valores de apropiación definitiva y recaudo

acumulado: $12.526.755.569 y $11.908.677.296; en la ejecución presupuestal se evidencian

los siguientes valores: $12.626.755.569 y $12.001.587.744.

Tabla 3, Ejecución de gastos vigencia 2014

DESCRIPCIÓN APROPIACIÓN

DEFINITIVA OBLIGACIONES ACUMULADAS

TASA EJECUCIÓN

Cuentas de presupuesto y tesorería 15.316.890.804 13.772.752.021 90 %

Gastos de personal 8.438.442.579 8.338.978.072 99 %

Gastos generales 1.624.318.860 1.551.610.170 96 %

Transferencias corrientes 14.713.920 6.652.800 45 %

Gastos de comercialización y producción 2.103.649.543 2.053.887.951 98 %

Otros - gastos de funcionamiento 5.000.000 0 0 %

Deuda pública interna 164.085.819 164.085.819 100 %

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Presupuesto de gastos de inversión 2.379.188.742 1.077.823.115 45 %

Vigencia anterior 587.491.341 579.714.094 99 %

Fuente: Presupuesto IPS Durante la vigencia 2014 se evidencia que los gastos se ejecutaron a un nivel del 90%, se aprecia bajo nivel de ejecución en los gastos correspondientes a presupuesto de gastos de inversión con 45%.

ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA 2014 Tabla 4, Balance general vigencia 2014 (Cifras en miles de pesos)

ACTIVO PERIODO 2014 PERIODO 2013 VARIACIÓN %

CORRIENTE $1.679.300 $1.624.817 $54.483 3 %

Efectivo $675.254 $605.951 $69.303 11 %

Inversiones $63.240 $63.240 $ - 0 %

Deudores $855.351 $820.337 $35.014 4 %

Inventarios $85.455 $135.289 $(49.834) -37 %

NO CORRIENTE $6.056.751 $5.268.140 $788.611 15 %

Propiedad Planta y equipo $6.012.262 $5.223.562 $788.700 15 %

Otros Activos $44.489 $44.578 $(89) 0 %

TOTAL ACTIVO $7.736.051 $6.892.957 $843.094 12 %

Fuente: Contabilidad IPS Durante la vigencia 2014 se presentó un crecimiento del 12% en el total de activo, esto teniendo en cuenta el incremento en un 15% de la propiedad, planta y equipo. Tabla 5, Pasivo y patrimonio vigencia 2014(Cifras en miles de pesos)

PASIVO PERIODO 2014 PERIODO 2013 VARIACIÓN %

Obligaciones financieras LP $175.000 $315.000 $ (140.000) -44 %

Cuentas por pagar $301.694 $399.222 $(97.528) -24 %

Obligaciones laborales $186.539 $185.411 $1.128 1 %

Recaudos a fvr. terceros $1.447 $2.858 $(1.411) -49 %

TOTAL PASIVO $664.680 $902.491 $(237.811) -26 %

PATRIMONIO $7.071.371 $5.990.466 $1.080.905 18 %

Patrimonio Institucional $7.071.371 $5.990.466 $1.080.905 18 %

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TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $7.736.051 $6.892.957 $843.094 12 %

Fuente: Contabilidad IPS Se evidencia que en la vigencia 2014 el total pasivo tuvo una reducción del 26% principalmente por la reducción de las obligaciones financieras en $140.000.000 lo que corresponde al 44%, además de las cuentas por pagar que presentaron una reducción de 97.528.000 correspondienteal24%. Por otro lado el patrimonio se incrementó en un 18%. Tabla 6, Estado de actividad económica, financiera y social vigencia 2014

ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PERIODO 2014 PERIODO 2013 VARIACION

Ingresos operacionales $13.363.560 $12.131.194 10 %

Costos de ventas $9.611.260 $9.494.561 1 %

Gastos operacionales $2.851.770 $2.358.588 21 %

Excedente (déficit) operacional $900.530 $278.045 224 %

Otros ingresos $1.207.760 $191.168 532 %

Otros gastos $1.110.409 $385.504 188 %

Excedente neto $ 997.881 $ 83.709 1092 %

Fuente: Contabilidad IPS En la vigencia 2014 la Institución incremento sus ingresos en un 10% principalmente por la venta de servicios de salud, los costos de ventas permanecieron estables con una variación incremental del 1%, los gastos operacionales incrementaron en la vigencia 2014 en un 21%, se aprecia el incremento en el excedente neto del 1092%, sin embargo esto debido a las transferencias realizadas por la Alcaldía Municipal para la ejecución del proyecto denominado “Construcción de Centro de Salud parque de la salud”.

Tabla 7, Estado de cambios en el patrimonio (Cifras en miles de pesos)

SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2012

$5.990.466

VARIACIONES PATRIMONIALES DURANTE 2.013

$1.080.905

SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2.014

$7.071.371

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INCREMENTOS 2014 2013 $1.080.905

CAPITAL $4.151.627 $4.151.627

RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES $ 1.921.863 $1.755.130

RESULTADO DEL EJERCICIO $997.881 $83.709

DIFERENCIA $7.071.371 $5.990.466 $1.080.905

Fuente: Contabilidad IPS INDICADORES FINANCIEROS COMPARATIVOS VIGENCIAS 2013 Y 2014 (Cifras en miles de pesos) Razón Corriente

2014

2013

ACTIVO CORRIENTE

$1.419.858,00

$1.624.817,00 PASIVO CORRIENTE

$489.680,00

$587.491,00

2,90

2,77

Por cada peso que debemos en el corto plazo, contamos con $ 2.90 para respaldar dicha obligación

Se aprecia mejoramiento del indicador de razón corriente en la vigencia 2014.

Capital de Trabajo

2.014

2.013 ACTIVO CORRIENTE - PASIVO

CORRIENTE

1.419.858,0 - 489,680

1,624,817 - 587,491

930.178,00

1.037.326,00

Le sobra a la IPS 930.178,00 después de cancelar las obligaciones a cortoplazo con en efectivo u otro activo corriente

Prueba Acida

2.014

2.013

ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS

1,419,858,00 - 85,455

1,624,817 - 135,289

PASIVO CORRIENTE

489.680,00

587.491,00

1.334.403,00

1.489.528,00

489.680,00

587.491,00

2,72

2,54

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Por cada peso que se debe a corto plazo se cuenta con 2.72 en activos corrientes de fácil realización para cancelar las obligaciones.

Se aprecia mejoramiento del indicador de prueba acida en la vigencia 2014. Los indicadores de liquidez analizados arrojan resultados positivos para el año fiscal 2014. INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO (Cifras en miles de pesos)

Endeudamiento Total

PASIVO TOTAL

664.680,00

587.491,00

ACTIVO TOTAL

7.736.051,00

6.892.957,00

8,6%

9%

Por cada peso invertido en activos el 8,6% han sido financiados por terceros.

Endeudamiento con Trabajadores

PASIVO LABORAL

186.539,00

185.411,00

PASIVO TOTAL

664.680,00

587.491,00

28%

32%

Por cada peso que la IPS tiene invertido en Activos el 28% ha sido financiados con recursos que se

le deben a los trabajadores

Se evidencia incremento en 2014 en torno al endeudamiento a trabajadores.

INDICADORES DE APALANCAMIENTO

Apalancamiento

ACTIVO TOTAL

7.736.051,00

6.892.957,00

PATRIMONIO

7.071.371,00

5.990.466,00

1,09

1,15

Por cada peso de Patrimonio se tiene 1,09 pesos en activos

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INDICADORES DE RENDIMIENTO

Margen Operacional

2014

2013

UTILIDAD OPERACIONAL

900.530,00

278.045,00

INGRESOS OPERACIONAL

13.363.560,00

12.131.194,00

7%

2%

Por cada $ 100 de servicios en 2014 se obtiene un SUPERAVIT operacional de 7%

Margen Neto

2014

2013

INGRESOS OPERACIONAL

13.363.560,00

12.131.194,00

INGRESOS TOTALES

14.571.320,00

12.322.362,00

92%

98%

El margen neto en la vigencia 2014 fue del 92%. Rendimientos de los Activos

2014

2013

UTILIDAD NETA

997.881,00

83.709,00

ACTIVO TOTAL

7.736.051,00

6.892.957,00

13%

1%

El rendimiento de los activos en la vigencia 2014 fue de 13% superior al presentado en la vigencia 2013. Rentabilidad Patrimonial

UTILIDAD NETA

997.881,00

83.709,00

PATRIMONIO

7.071.371,00

5.990.466,00

14%

1%

La rentabilidad patrimonial en la vigencia 2014 fue de 14% superior a la presentada en la vigencia 2013.

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INVERSIONES Tabla 8, Resumen de inversiones realizadas en la vigencia 2014

DESCRIPCIÓN INVERSIÓN

Construcción, ampliación,reforzamiento e interventoría centro de salud ciprés

$445.807.927

Adecuación puesto de salud piedras de moler $61.693.710

Adecuación consultorios médicos especialistas $22.107.028

Adecuación de cielo raso pasillos consulta externa $ 46.355.553

estudios previos parque de la salud $67.814.000

equipos de sistemas y de oficina $37.000.000

compra e instalación de una subestación eléctrica centro de salud San Joaquín $19.119.120

compra e instalación de una planta eléctrica de emergencia para la sede hospitalaria $269.985.777

compra de equipos biomédicos y odontológicos $25.000.000

software $82.940.000

TOTAL INVERSIÓN $1.077.823.115

Fuente: Contabilidad IPS En la vigencia 2014 se realizaron inversiones por valor de $1.077.823.115, la mayoría de las mismas con recursos propios de la Institución. GESTIÓN DE GLOSAS Tabla 9, Glosas a la capitación

INFORME DE GLOSAS POR RECOBROS A LA CAPITACION AÑO 2014

EPS FACTURA FECHA

RADICADO FECHA DE

RESPUESTA

DIAS HABILIES

DE RESPUESTA

VALOR OBJETADO

VALOR ACEPTADO

IPS

VALOR DESCONTADO

POR EPS

NO ACEPTADO

POR IPS

PRIMER TRIMESTRE AÑO 2014

COOSALUD 1

RECOBROS 02/01/2014 07/01/2014 3 DIAS $ 378.966 $ 224.201 $ 224.201 $ 154.765

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COOSALUD 2 Y 3

RECOBROS 16/01/2014 11/02/2014 15DIAS $ 1.663.399 $ 679.700 $ 679.700 $ 983.699

COOSALUD 4

RECOBROS 05/03/2014 11/03/2014 4 DIAS $ 2.141.467 $ 548.865 $ 548.865 $ 1.592.602

TOTAL COOSALUD

$ 4.183.832 $ 1.452.766 $ 1.452.766 $ 2.731.066

TOTAL RECOBROS

$ 4.183.832 $ 1.452.766 $ 1.452.766 $ 2.731.066

SEGUNDO TRIMESTRE AÑO 2014

COOSALUD 5

RECOBROS 04/04/2014 07/04/2014 3 DIAS $ 1.143.530 $ 442.342 $ 442.342 $ 701.188

COOSALUD 6

RECOBROS 29/04/2014 12/05/2014 9 DIAS $ 217.000 $ 217.000

COOSALUD 7

RECOBROS 29/05/2014 05/06/2014 4 DIAS $ 491.803 $ 101.700 $ 101.700 $ 390.103

COOSALUD 8

RECOBROS 20/06/2014 08/07/2014 12 DIAS $ 933.955 $ 875.200 $ 875.200 $ 58.755

TOTAL COOSALUD

$ 2.786.288 $ 1.419.242 $ 1.419.242 $ 1.367.046

TOTAL RECOBROS

$ 2.786.288 $ 1.419.242 $ 1.419.242 $ 1.367.046

TERCER TRIMESTRE AÑO 2014

COOSALUD 9

RECOBROS 14/07/2014 22/07/2014 6 DIAS $ 1.178.541 $ 545.835 $ 545.835 $ 632.706

COOSALUD 10

VALOR CAPITA SOBREFACTURADO

23/07/2014 29/07/2014 5 DIAS $ 26.454.454 0 0 $ 26.454.454

COOSALUD 11

RECOBROS 31/07/2014 12/08/2014 8 DIAS $ 1.914.440 $ 436.118 $ 436.118 $ 1.478.322

COOSALUD 12

RECOBROS 21/08/2014 04/09/2014 10 DIAS $ 77.658 $ 55.658 $ 55.658 $ 22.000

COOSALUD 14

RECOBROS 05/09/2014 15/09/2014 8 DIAS $ 512.490 $ 182.920 $ 182.920 $ 329.570

COOSALUD 16

RECOBROS 25/09/2014 25/09/2014 1 DIA $ 48.205 0 0 $ 48.205

TOTAL COOSALUD

$ 30.185.788 $ 1.220.531 $ 1.220.531 $ 28.965.257

AMBUQ 3 PYP LIQUIDACION 2012 Y RECOBRO

29/09/2014 30/09/2014 1 DIA $ 11.638.322 $ 30.000 $ 30.000 $ 11.608.322

TOTAL AMBUQ

$ 11.638.322 $ 30.000 $ 30.000 $ 11.608.322

TOTAL RECOBROS

$ 41.824.110 $ 1.250.531 $ 1.250.531 $ 40.573.579

CUARTO TRIMESTRE AÑO 2014

COOSALUD 17

RECOBROS 10/10/2014 17/10/2014 5 DIAS $ 1.310.185 $ 1.022.375 $ 1.022.375 $ 287.810

COOSALUD 18

RECOBROS 08/11/2014 10/11/2014 3 DIAS $ 66.826 $ 66.826 $ 66.826

COOSALUD 19

RECOBROS 11/11/2014 12/11/2014 1 DIA $ 352.618 $ -

$ -

$ 352.618

COOSALUD 20

RECOBROS 12/11/2014 27/11/2014 11 DIAS $ 1.505.295 $ 677.028 $ 677.028 $ 828.267

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VERSIÓN 2


COOSALUD 22

RECOBROS 11/12/2014 19/12/2014 7 DIAS $ 2.354.960 $ 404.840 $ 404.840 $ 1.950.120

TOTAL COOSALUD

$ 5.589.884 $ 2.171.069 $ 2.171.069 $ 3.418.815

AMBUQ 4 RECOBROS 18/11/2014 19/11/2014 1 DIA $ 44.493.572 0 0 $ 44.493.572

TOTAL AMBUQ

$ 44.493.572 0 0 $ 44.493.572

TOTAL RECOBROS

$ 50.083.456 $ 2.171.069 $ 2.171.069 $ 47.912.387

TOTAL RECOBROS COOSALUD AÑO 2014

$ 42.745.792 $ 6.263.608 $ 6.263.608 $ 36.482.184

TOTAL RECOBROS AMBUQ 2014

$ 56.131.894 $ 30.000 $ 30.000 $ 56.101.894

TOTAL RECOBROS AÑO 2014

$ 98.877.686 $ 6.293.608 $ 6.293.608 $ 92.584.078

Fuente: Coordinación de facturación de la IPS. Durante la vigencia 2014 se presentaron glosas a los contratos capitados por valor de $98.877.686, de los cuales no se aceptaron $92.584.078 lo que corresponde a un porcentaje de no aceptación del 94%, de igual forma el valor descontado por las EPSS fue de $6.293.608 equivalente al 6% del total objetado, el valor aceptado fue del 6%.

Tabla 10, Glosas por evento año 2014

EPS FACTURA FECHA

RADICADO FECHA DE

RESPUESTA

DIAS HABILIES

DE RESPUESTA

VALOR FACTURA

VALOR OBJETADO

EPS

VALOR ACEPTADO IPS

VALO NO ACEPTADO

IPS

SEGUNDO TRIMESTRE AÑO 2014

CAPRECOM 3051-3054-

3048 03/06/2014 12/06/2014 7 DIAS $1.483.347 $1.483.347 $1.483.347 0

CAPRECOM 13815-14337 03/03/2014 24/06/2014 14 DIAS $205.720 $ 205.720 0 $ 205.720

CAPRECOM 3073 26/06/2014 03/07/2014 6 DIAS $1.262.648 $ 1.262.648 $1.262.648 0

TOTAL CAPRECOM $2.951.715,00

$2.951.715,00 $ 2.745.995,00 $ 205.720,00

CUARTO TRIMESTRE AÑO 2014

CAPRECOM 3152 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $10.033.306 $ 2.608.894 0 $ 2.608.894

CAPRECOM 3138 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $ 628.953 $ 301.893 0 $ 301.893

CAPRECOM 3191 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $ 5.651.430 $ 1.099.305 0 $ 1.099.305

CAPRECOM 3192 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $ 4.100.494 $620.715 0 $620.715

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VERSIÓN 2


CAPRECOM 3181 13/12/2014 15/12/2014 2 DIAS $16.650.494 $ 2.817.920 0 $ 2.817.920

TOTAL CAPRECOM $ 37.064.677 $ 7.448.727 0 $ 7.448.727

Fuente: Coordinación de facturación de la IPS. En la vigencia 2014 la IPS tuvo una facturación por evento con CAPRECOM por valor de $40.016.392, de este valor fue glosado (objetado) el 26%, aceptado el 7% y no aceptado el 19%.

CARTERA POR EDADES Tabla 11, Cartera por edades cuarto trimestre de 2014

IPS DEL MUNICIPIO DE CARTAGO E.S.E

CARTERA POR EDADES CUARTO TRIMESTRE 2014

EPSS NO

VENCIDAS 0-30 DIAS 31-60 61-90 DIAS 91-180 181-360 MAS DE 360 TOTAL

AMBUQ

- $71.460.353 -

-

$148.369.554 $30.536.818 $4.100 $250.370.825

COOSALUD $ 19.102.580 - -

- - -

-

$19.102.580

CAPRECOM $ 9.075.374 - $30.261.578

- $ 18.521.815 $19.927.933

$258.778.008

$336.564.708

POBLACION POBRE

$215.422.580

$215.422.580

CONTRIBUTIVO $1.491.398 $640.577 -

- - -

-

$2.131.975

OTRAS IPS $778.258 - - $2.845.000 - - $ 394.100 $ 4.017.358

SOAT $932.645 $1.473.228 - $300.954 - $ 705.578 $ 647.659 $ 4.060.064

TOTAL $246.802.835 $73.574.158 $30.261.578 $3.145.954 $166.891.369 $51.170.329 $259.823.867 $831.670.090

Fuente: Contabilidad IPS La mayor proporción de cartera corresponde a las superiores a 360 días con 31%, la segunda frecuencia corresponde a cartera no vencida 30% y entre 91-180 días el 20%.

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VERSIÓN 2


Se aprecian roles bien definidos en el proceso financiero, además de buenos resultados en la vigencia auditada. Se evidencia eficiente organización y estructura en el Área financiera. El Talento Humano del proceso financiero tiene las competencias comunes y especificas requeridas para el buen desarrollo del mismo. Se observaron procedimientos actualizados en el proceso financiero, además de favorable gestión documental. Se evidencio comunicación efectiva entre las áreas del proceso financiero y aquellas áreas que suministran insumos o productos para el desarrollo de las actividades propias. Los resultados de las auditorias efectuadas por el Ente de control fiscal en las vigencias precedentes fueron favorables y los estados financieros fueron conceptuados con opinión limpia sin salvedades. Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable. Los controles implantados en el proceso financiero son confiables y han garantizado la consecución de los resultados esperados.

8. FORTALEZAS

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VERSIÓN 2


1. Publicación periódica de estados e indicadores financieros: Durante el procedimiento

auditor no se evidencio la publicación periódica de informes e indicadores financieros, se

aprecia la publicación anual de estados financieros en la página web institucional, sin

embargo no se cumple con el criterio de periodicidad, no se publican informes financieros

parciales. Por otro lado no se observo en la página web de la institución la publicación de

los estados financieros históricos de la Empresa Social del Estado.

Causa: Limitaciones en los procedimientos para la aplicación de normatividad emergente

Efecto: Incertidumbre en los usuarios y ciudadanos con relación a la situación financiera de

la Institución.

Criterio: Principio de divulgación proactiva de información, Ley 1712 de 2014.

2. Autoevaluación del proceso financiero: Se evidencio que el proceso financiero no

realiza autoevaluaciones que permitan identificar debilidades y/o no conformidades para

posteriormente desarrollar las acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento

necesarias, de igual forma, no se evidencio autoevaluación y seguimiento a los riesgos

identificados en el mapa.

Causa: Desconocimiento en la aplicación de los elementos del sistema de control interno y

deficiencias en la planeación

Efecto: Limitaciones en el mejoramiento continuo del proceso

Criterio: Decreto 943 de 2014

3. Actualización de los funcionarios: Se aprecian competencias necesarias en los líderes

del proceso financiero, sin embargo no se evidencia la realización de actividades de

formación, capacitación y/o actualización en el año auditado que permitan mantener

vigentes las competencias del ser, saber y hacer del personal de las diferentes áreas del

citado proceso.

9. DEBILIDADES O HALLAZGOS

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VERSIÓN 2


Causa: Deficiencias en los procedimientos de identificación de necesidades y proyectos de

aprendizaje en equipo

Efecto: Limitado desarrollo de las competencias de los Servidores públicos del proceso

financiero

Criterio: Ley 909 de 2004

4. Revisión y aprobación de informes rendidos a Entes de control: No se evidencio una

política de operación para la revisión de los informes financieros que deben ser

presentados por la Institución a los diferentes Entes de control, no se apreció la revisión

previa de informes como la circular única, entre otros, la debilidad es aplicable a todos los

procesos que rinden informes a diferentes Instituciones de vigilancia y control.

Causa: Deficiencias en la comunicación organizacional

Efecto: Materialización de riesgos de rendiciones extemporáneas y con deficiencias en el

contenido


5. Ejecución presupuestal de ingresos: Se evidencia en el presupuesto de ingresos de la

Empresa Social del Estado, un crédito interno por $700.000.000, el cual fue aprobado por

la Junta Directiva, este no ha sido utilizado y afecta negativamente la ejecución de

ingresos del presupuesto, se aprecia deficiencia en la planeación financiera de las

inversiones de la Institución.

Causa: Deficiencias en la planeación financiera y de gestión

Efecto: Menoscabo de los indicadores financieros del proceso


6. Los valores de la ejecución de ingresos presentada por el Área de presupuesto presenta

incoherencia con las cifras plasmadas en el informe de gestión de rendición de cuentas

de la vigencia 2014, el informe de rendición de cuentas presenta en la cuenta venta de

servicios de salud y previsión social los siguientes valores de apropiación definitiva y

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recaudo acumulado: $12.526.755.569 y $11.908.677.296; en la ejecución presupuestal

se evidencian los siguientes valores: $12.626.755.569 y $12.001.587.744.

Causa: Deficiencias en la validación de informes

Efecto: Rendición de cuentas con cifras irreales

Criterio: Ley 489 de 1998

7. Se evidencio diferencia en la conciliación entre presupuesto, tesorería y contabilidad del

mes de septiembre de 2014, la Ejecución de ingresos menos la ejecución presupuestal

de gastos da como resultado $442.476.680,66, este último valor es diferente al arrojado

por el balance de comprobación de saldos de Tesorería. $442.535.179,74, diferencia de

$58.500.

Causa: Organización de soportes documentales

Efecto: Confusión en las cifras arrojadas por la conciliación entre áreas

Criterio: Ley 594 de 2000 y Decreto 943 de 2014

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9. RECOMENDACIONES

Es recomendable que los cheques para realizar pagos contemplen la obligatoriedad de dos

firmas, la del preparador y ordenador.

Se recomienda que los informes financieros sean revisados en un espacio de decisión previo

a la rendición de los mismos.

Es pertinente que la oficina de control interno de la organización realice confirmaciones de

los saldos en bancos y concilie con los registros respectivos de los documentos soporte.

Se recomienda que los estados financieros de la Institución estén acompañados de notas

ilustrativas que permitan el mejor entendimiento de los usuarios y ciudadanos.

Es recomendable que los actos administrativos del proceso financiero sean publicados en la

página web institucional para cumplimiento de la normatividad vigente en materia de

transparencia de la información.

El acceso al Área de Tesorería debe ser restringido para el personal de la Institución y

personas externas.

Es recomendable que se haga seguimiento a los topes de gastos de caja general.

En la vigencia 2014 la Institución no realizo procesos de contratación para adquirir software,

es necesario ajustar la opinión sobre los estados financieros realizada por la Revisora Fiscal.

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10. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

La Oficina de Control Interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión del proceso auditado es aceptable, desde la perspectiva del sistema de control interno, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de riesgos. El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.

Miembros del Equipo auditor y firma

ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO

Asesor de Control Interno

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ANEXO 1 LISTAS DE CHEQUEO

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VERSIÓN 2


LISTA DE CHEQUEO

Proceso Auditado: GESTIÓN FINANCIERA

Auditor Líder: JORGE HERNÁN RESTREPO

Área o departamento: DEPARTAMENTO FINANCIERO

Responsable: VICTOR HUGO ARENAS RIOS

N° CRITERIO

C NC NA OBSERVACIÓN GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

1

¿La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones?

X

2 ¿Se llevan libros oficiales de contabilidad? X En el sistema de información, mayor, inventario y caja, además de auxiliares

3 Existen Manuales de sistemas y procedimientos contables?

X

4 Archivos organizados relacionados con la documentación contable?.

X

5 Se Concilian las operaciones reciprocas con las entidades públicas que se efectuaron transacciones?

X Se realiza conciliación con las del Municipio de Cartago

6

Están Integradas las dependencias que conforman el área contable y financiera (Planeación, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad)?

X

7 ¿Las notas a los Estados Contables se ajustan a las normas técnicas del Plan General de Contabilidad Pública?

X

8 La Dependencia de tesorería o pagaduría el acceso a personal ajeno a esta es restringida?

X

9 Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?

X

10 Es conocida la clave de la caja fuerte por el personal diferente al cargo del cajero, tesorero y gerente?

X

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VERSIÓN 2


11 Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques?

X Sello seco y chequera separados

12 Los cheques para realizar pagos contempla la obligatoriedad de dos firmas (preparador y ordenador)?

X Firma de la Subgerente administrativa y financiera

13 Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes, tanto ingresos y egresos?

X

14 Cuenta con personal de seguridad para salvaguardar físicamente el dinero en operación?

X

15 Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja (consignados)?

X

16 Se expiden los recibos de caja, son numerados y conservan un consecutivo?

X

17

Los recibos de caja tienen un espacio o existe un acto administrativo, donde se deja constancia el por que fue anulado? En caso de que se presente este caso

X

18 Tiene separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pago y registros contables. ?

X

19 Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin?

X

20

En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes?

X

21 Tiene formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor

X

22 Los tiene archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor, además tienen un consecutivo?

X

23 Se codifica los comprobantes de egresos y se identifican con el nombre y función del responsable que efectuó el gasto?

X

24 Antes de pagar cualquier comprobante se lo revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para el trámite?.

X

25 Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor?.

X

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VERSIÓN 2


26 El procedimiento de reembolso de caja menor es suficiente dinámico para evitar el exceso de fondo o la falta de efectivo?.

X

27 Tiene prohibido que los fondos de caja menor sirva, para cambiar cheques a empleados, clientes proveedores?

X La caja general por $400.000

28 Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor?

X

29 Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja menor?

X

30

Si se presentan anticipos para gastos que se cubren con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto?.

X

31

Se realizan anticipos a nombre de funcionarios de la entidad para realizar compras que no están autorizadas en el acto administrativo de autorización de compras por caja menor o sin que medie un proceso contractual?

X

32 Se expiden cheques de reembolso a favor del personal vinculado a la Entidad para legalizar los anticipos dados a estos?

X

33 Se verifica que los dineros de caja menor no sean utilizados para evadir el proceso contractual de la Mínima Cuantía?

X

34 ¿Los fondos recaudados se depositan dentro de los plazos establecidos por las normas vigentes?

X

35 En los recaudos se identifica y verifica que las cantidades cobradas ingresadas a caja, se realicen en forma oportuna y exacta?.

X

36 Los recaudos son registrados en los respectivos libros?

X

37 Son autorizados por el ordenador del gasto cada una de las cuentas corrientes?

X

38 Están clasificados de acuerdo a su naturaleza los comprobantes?

X

39 Están debidamente registrados los recaudos en libros auxiliares?

X

40 Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo?.

X No se reciben cheques

41 Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercaderías, servicios, entregados o vendidos?

X

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VERSIÓN 2


42 Tiene registradas a nombre de la entidad las cuentas corrientes o de ahorros que se manejan?

X

43 Tiene guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco?

X

44 Se encuentran los cheques girados y no cobrados restringidos del alcance del personal?

X

45 Se encuentran debidamente protegidos los diversos sellos restrictivos.

X

46 Se encuentra archivados en orden, secuencial los cheques anulados?

X

47 Lleva su registro en libros auxiliares de bancos? X

48 Son entregados los cheques previa presentación del comprobante de pago y/o previa prestación de respectiva autorización del beneficiado?

X

49 ¿Se realizan conciliaciones bancarias mensuales por parte de personal ajeno a la Tesorería?

X

50 descuentan oportunamente las notas de débito en banco?

X

51 Son archivados en orden secuencial las conciliaciones?

X

52 Cuando se hace las conciliaciones el jefe inmediato o superior lo revisa?

X

53 En caso de presentarse saldos de conciliaciones bancarias, se efectúan los ajustes correspondientes?

X

54 Tiene documentos sobre el ingreso o egreso emitido por el banco para conocer su origen y autorización?.

X

55 ¿Existe una separación de funciones entre quienes manejan fondos y valores y quienes registran las operaciones?

X

56

¿Existen procedimientos claramente definidos respecto a las transacciones en efectivo, concretados en: - manuales de procedimientos? - requisitos de supervisión y aprobación?

X

57 ¿Se llevan registros por separado para cada tipo de fondos de: - Caja? - cuentas corrientes bancarias?

X

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VERSIÓN 2


58 ¿Se controla que los saldos existentes en Caja y Bancos coincidan con los registros contables?

X

59 ¿Se controlan los ingresos y egresos con la documentación respaldante?

X

60 ¿Tienen seguros todos los funcionarios que manejan fondos o bienes?

X

61

Si la oficina de control interno de la organización realiza confirmaciones de los saldos en bancos

y concilia con los registros respectivos de los documentos soporte?

X

62 Los recursos obtenidos, los intereses y dividendos, se aplican y registran en forma oportuna y en las cuentas apropiadas?

X

63

Los saldos mostrados en los estados contables de las cuentas de inversiones, bancos y obligaciones bancarias, se validan mediante pruebas?

X

64 Los procedimientos de registro, validación y comprobación de las transacciones de tesorería están formalizados por la administración?

X

65 Las actividades de tesorería que son base para el cálculo de impuestos tienen controles para verificar que se realicen de forma correcta?

X Lo hace el Contador y la Revisora valida

66 El efectivo recibido está clasificado, consolidado e informado de manera correcta y oportuna?

X

67

En el ciclo de otros ingresos y egresos, existen controles adecuados que garantizan el manejo de las cuentas que intervienen en el proceso, en cuanto a: • Reconocimiento • Procesamiento • Clasificación • Registro • E informe?

X

68 ¿Se valorizan las inversiones de acuerdo a las disposiciones legales, esto es Valoración a Precios de Mercado?

X

69 Se lleva un registro especial con el movimiento de valores?

X

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VERSIÓN 2


70 ¿Se controla que el depósito de los fondos se haga en los plazos establecidos por las normas?

X

71 Se tienen un registro de cada inversión, incluyendo números de título u otras referencias y se compara contra registros contables?

X

72

Si la oficina de control interno de la organización realiza confirmaciones de valores en poder de

terceros y concilia con los registros respectivos de los documentos soporte?

X

73 Si se lleva control por separado de las inversiones que han perdido valor?

X

74 ¿El registro de rendimientos financieros generados por la inversión de los recursos se hace dentro del período en que se causan?

X

75 ¿Se realizan conciliaciones periódicas con las entidades donde se poseen inversiones con el fin de establecer los saldos reales en este grupo?

X

76 Los saldos registrados en contabilidad son conciliados con los datos de tesorería y arqueos de títulos valores?

X

77 ¿Existen registros contables auxiliares a nivel de terceros?

X

78

¿Existe procedimiento para depurar los saldos contrarios a su naturaleza, por vigencia, por subcuenta y por áreas o fuentes que reportan la información?

X

79 Los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas se verifican y evalúan en forma periódica?.

X

80

En cobranzas y cuentas por cobrar, el acceso a los registros se realiza en los lugares y conforme a los procedimientos establecidos previamente por la administración?

X

81 ¿Existe una unidad responsable por la administración de los insumos y materiales de la Organización?

X

82 ¿Están las responsabilidades de quiénes allí trabajan claramente definidas?

X

83 ¿Existe un sistema de seguridad que establezca que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los Almacenes?

X

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VERSIÓN 2


84 ¿Se exige que todas las solicitudes de materiales e insumos vengan debidamente autorizadas?

X

85 ¿Se registran todas las salidas de bienes por cualquier concepto?

X

86 ¿Todas las salidas de bienes tienen un respaldo documental y han sido debidamente autorizadas?

X

87

¿La persona que realiza los registros de entradas y salidas de bienes es diferente a quien tiene la responsabilidad por la guarda y custodia de los mismos?

X

88 ¿Se realizan inventarios por parte de personal ajeno al circuito de todas las existencias en forma total o rotativa?

X

89 ¿El sistema de recuento físico asegura que todas las existencias se revisen por lo menos una vez al año, se hace este?

X

90 ¿Existe algún sistema de recuento periódico de bienes de uso?

X

91 ¿Se lleva algún registro permanente de los bienes de uso?

X

92 ¿Las bajas por deterioro u obsolescencias son debidamente autorizadas por la autoridad competente?

X

93 ¿Existe algún mecanismo de control sobre el manejo de la chatarra, etc.?

X

94 ¿Se lleva algún sistema de registro de los materiales que utiliza cada unidad dentro del organismo?

X

95 Las operaciones de inversiones y obligaciones financieras son ejecutadas de acuerdo al PAC?

X

96 ¿Se encuentran registrados todas las propiedades, planta y equipo?

X

97 ¿La entidad cuenta con los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus estados financieros?

X

98 ¿La entidad dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con contabilidad?

X

99 ¿Se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con contabilidad?

X

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VERSIÓN 2


100 ¿Los avances y anticipos entregados son legalizados a 3X de Diciembre como lo establece la norma?

X

101 Se realiza arqueos sorpresivos? X

102 ¿Se llevan registros de cargos y descargos de quienes están obligados a rendir cuentas de fondos y valores?

X

103 ¿Se controla que cada tipo de fondo no se utilice para otros fines?

X

104 ¿Los programas de endeudamiento (Deuda Publica) se hacen de acuerdo con la norma de aprobación del Presupuesto?

X

105 ¿Se encuentra adecuadamente registrada la Deuda Publica en la contabilidad?

X

106 ¿Las cuentas por pagar están debidamente respaldados con sus documentos soportes?

X

107 Para los pagos electrónicos la oficina de Control Interno verifica que la cuenta matriculada sea la autorizada por el proveedor?

X Solo se paga de forma electrónica la seguridad social

108 Para los pagos electrónicos la entidad cuenta con mínimo dos claves para la transacción (preparador y ordenador)?

X

109 Las obligaciones financieras están clasificadas, registradas y calculadas en forma oportuna y de acuerdo con su naturaleza?

X

110 Las obligaciones sobre los contratos de endeudamiento se cumplen oportunamente para evitar el pago de intereses moratorios?

X

111

¿En la cuenta Bienes en Investigación Administrativa, la entidad revela en sus estados financieros los bienes que se encuentran en esta cuenta?

X

112 ¿Las reservas constituidas por el ente público están soportadas por normas vigentes, estatutarias y de junta directiva?

X

113 Los hechos económicos, financieros y sociales que se reflejan en los saldos de las cuentas se presentan en notas a los estados contables?

X

114

Las operaciones de ingresos, gastos y costos realizados por la administración en el periodo contable realizado están registradas de manera correcta y oportuna?

X

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VERSIÓN 2


115

Los ajustes a los ingresos, costos, gastos y cuentas de clientes se clasifican, consolidan e informan de manera correcta y oportuna; así mismo se aplican con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente?

X

116 El acceso a los registros de transacciones, procesos y documentos del área de tesorería es restringido?

X

117 Las medidas de seguridad que adopte la entidad previenen la pérdida o extravío de los títulos valores?

X

118 Están correctamente ejecutados los egresos? X

PUBLICIDAD Y PROPAGANDA

119 Se tienen políticas de austeridad en el gasto para publicidad y propaganda?

X

120 Se cuenta con un método para definir el valor para gastar en publicidad y propaganda durante una vigencia?

X

121 La selección de medios obedece a un estudio previo?

X

122 Se cuenta con un método para medir la eficacia de la publicidad realizada por la Entidad?

X

123 Se hace análisis de ventas y/o beneficios una vez termina la campaña de publicidad y mercadeo?

X

124 Se tiene alguna restricción legal para campañas de conmemoraciones o aniversarios?

X

BIENES INMUEBLES

125 Se tiene una base de datos de todos los bienes inmuebles de la empresa?

X

126 Están debidamente clasificados en : Uso, Arrendamiento, Comodato, Invadido y otros.

X Todos se encuentran en uso

127 Cuentan todos los inmuebles con títulos de propiedad ?

X

128 Se tiene inventario actualizado de bienes inmuebles ?

X

129 Se hacen conciliaciones con el área contable ? X

130 Se tienen inventarios de servidumbres a favor de la Entidad?

X

131 Se tienen bienes en arriendo? X

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VERSIÓN 2


132 Se tienen bienes inmuebles en comodato ? X

133 Se han cedido a título gratuito bienes inmuebles de la Entidad en las últimas cinco vigencias ?

X

134 Se tienen bienes inmuebles entregados en arrendamiento ?

X

135 Se hacen conciliaciones de los bienes inmuebles con los pagos de predial y servicios públicos ?

X

136 Se tienen predios invadidos o con alguna limitación de dominio?

X

137 Se han realizado mejoras en bienes ajenos ? X

138 Se ha realizado avalúos Técnicos de todos los bienes inmuebles en los últimos tres años?

X

139 Se tiene constituidas pólizas para la protección de bienes inmuebles?

X

140

Los avalúos de bienes inmuebles fueron adelantados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, la oficina de los catastro municipal, o por peritos privados inscritos en las Lonjas de Propiedad Raíz.(Decreto 266 de 2000, art 36)

X

VEHICULOS

141 Se encuentran todos los vehículos propiedad de Entidad asegurados?

X

142 El amparo cubre, daños, pérdida total, hurto, responsabilidad civil etc.?

X

143 Se tiene registro de todos lo siniestros de los vehículos?

X

144 Se estudian las causas de los siniestros? X

145 Se tiene la relación de los pagos recibidos por siniestros?

X

146 Se tiene actualizado el inventario de vehículos? X

147 Se tienen vehículos en alquiler prestando servicios a la Entidad?

X

148 Se tienen vehículos prestados a personas o entidades?

X

149 Se lleva registro de todas las actividades realizadas a un vehículo?

X

150 Se revisa que los repuestos instalados correspondan a los originales y nuevos?

X

151 Se tiene plan de mantenimiento por vehículo? X

152 Se tiene un responsable por vehículo? X

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VERSIÓN 2


153 Se verifica en base de datos la existencia de los vehículos para entregar vale de gasolina?

X

154 Se controla que los elementos de medición de combustible se encuentre en buen estado?

X

155 Se tiene el registro de los vehículos que con mayor frecuencia se le dañen los aparatos de medición del combustible?

X

156 Se establecen cupos para combustible con base en la naturaleza de sus servicios?

X

157 Se tiene registro de vehículos que soliciten permanentemente tanque adicional?

X

158 Se tiene informes periódicos sobre consumo de combustibles?

X

159 Se controla el vale único de combustible? X

160 Se han iniciado investigaciones internas o externas por el mal uso del combustible?

X

161 Se han iniciado investigaciones internas o externas por el mal uso de los vehículos de la Entidad?

X

INVENTARIO FISICO

162 ¿Se han fijado claramente las responsabilidades de los almacenistas?

X

163 ¿Se conservan las existencias en almacenes bajo llave a los que sólo tienen acceso las personas autorizadas?

X

164 ¿Se encuentran las mercancías debidamente protegidas contra el deterioro físico?

X

165 Verifican los almacenistas las cantidades recibidas contra el pedido.

X

166 ¿Se hacen todas las entregas de almacén tan sólo mediante la presentación de solicitudes debidamente aprobados y prenumeradas?

X

167

¿Se exige a los almacenistas que informen acerca de las mercancías obsoletas, no utilizables, de poco movimiento o estropeadas? Informe la periodicidad de estos informes.

X

168

¿Existe un acondicionamiento físico de los almacenes que facilite los recuentos, una protección adecuada, un cómodo manejo y una pronta localización?

X

169 ¿Se llevan inventarios permanentes (datos de cantidad y valor) en relación con las partidas más importantes del almacén?

X

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VERSIÓN 2


170 Las personas que llevan los registros ¿son distintas de las encargadas de custodiar las existencias?

X

171 ¿Se efectúa un recuento físico de todas las existencias en almacén (incluidas las mercancías recibidas en consignación y otras):

X

NOMINA

172 Existen planes, políticas y programas para el manejo del personal ?

X

173 Existen planes, políticas y programas para el manejo de cuotas partes?

X

174 Existen controles para la liquidación y el pago de nómina y novedades?

X

175 Existe una política para el redondear cifras cuando hay centavos o se cancelan con estos?

X

176

El proceso de nómina cuenta con las seguridades físicas y lógicas, con los suficientes controles que garanticen el pago correcto de los valores devengados?

X

177 Se realiza electrónicamente la liquidación de los pensionados y de las cuotas partes?

X

178 Quien liquida es diferente a quien aprueba? X

179 Quien liquida cuotas partes es diferente a quien aprueba?

X

180 Se verifica la contabilización de las deducciones para salud (parafiscales), descuentos, embargos, etc.?

X

181 Se hace oportuno el traslado o pago de las deducciones para salud (parafiscales), descuentos, embargos, etc.?

X

182 Existe calculo actuarial actualizado? X

183 Existen jubilados asumidos plenamente por la entidad?

X

184 Existen jubilados compartidos? X

185 Reconoce la empresa pensiones de invalidez, sobrevivencia e indemnización sustitutiva?

X

186 Existen requerimientos de re liquidación de jubilaciones?

X

187 Existen órdenes judiciales para re liquidación de jubilaciones?

X

188 Se reconoce auxilio funerarios u otros auxilios a los jubilados o pensionados?

X

189 Se tienen controles de supervivencia? X

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VERSIÓN 2


190 Se tienen controles sobre el cobro de cuotas partes?

X

191 Se tienen controles sobre los pagos de cuotas partes?

X

192 Se tienen controles para los hijos sobrevivientes?

X

193 Se tienen procesos de nómina, pos nómina y cierre?

X

194 Se tiene devoluciones de bancos por no cobro de nómina?

X

195 Se tienen identificados los usuarios del proceso de nómina pensionados y cuotas partes?

X

196 Se tienes desagregadas las autorizaciones, para liquidación, autorización y registro de nómina jubilados y cuotas partes?

X

197 Se tienen autoridades de modificación de la base de datos de jubilados y pensionados?

X

198 Se circulariza con la registraduría la nómina de jubilados y pensionados?

X

199 Se han presentado prescripciones de mesadas? X

200 Se tiene reclamos por los jubilados o pensionados?

X

201 Se han presentado errores en la liquidación de la nómina de jubilados, pensionados, y cuotas partes?

X

202 Las deducciones de la nómina se hace a través de entidades debidamente constituidas?

X

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VERSIÓN 2


ANEXO 2 CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

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VERSIÓN 2


CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN DE AUDITORIA

RESPUESTA DEL LÍDER DE PROCESO O ÁREA (CONTRADICCIÓN)

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA

1. Publicación periódica de estados e

indicadores financieros: Durante el

procedimiento auditor no se evidencio la

publicación periódica de informes e

indicadores financieros, se aprecia la

publicación anual de estados financieros

en la página web institucional, sin

embargo no se cumple con el criterio de

periodicidad, no se publican informes

financieros parciales. Por otro lado no se

observó en la página web de la

institución la publicación de los estados

financieros históricos de la Empresa

Social del Estado.

2. Autoevaluación del proceso

financiero: Se evidencio que el proceso

financiero no realiza autoevaluaciones

que permitan identificar debilidades y/o

no conformidades para posteriormente

desarrollar las acciones preventivas,

correctivas o de mejoramiento

necesarias, de igual forma, no se

evidencio autoevaluación y seguimiento

a los riesgos identificados en el mapa.

3. Actualización de los funcionarios: Se

aprecian competencias necesarias en

los líderes del proceso financiero, sin

embargo no se evidencia la realización

de actividades de formación,

capacitación y/o actualización en el año

auditado que permitan mantener

vigentes las competencias del ser, saber

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VERSIÓN 2


y hacer del personal de las diferentes

áreas del citado proceso.

4. Revisión y aprobación de informes

rendidos a Entes de control: No se

evidencio una política de operación para

la revisión de los informes financieros

que deben ser presentados por la

Institución a los diferentes Entes de

control, no se apreció la revisión previa

de informes como la circular única, entre

otros, la debilidad es aplicable a todos

los procesos que rinden informes a

diferentes Instituciones de vigilancia y

control.

5. Ejecución presupuestal de ingresos:

Se evidencia en el presupuesto de

ingresos de la Empresa Social del

Estado, un crédito interno por

$700.000.000, el cual fue aprobado por

la Junta Directiva, este no ha sido

utilizado y afecta negativamente la

ejecución de ingresos del presupuesto,

se aprecia deficiencia en la planeación

financiera de las inversiones de la

Institución.

6. Los valores de la ejecución de ingresos

presentada por el Área de presupuesto

presenta incoherencia con las cifras

plasmadas en el informe de gestión de

rendición de cuentas de la vigencia

2014, el informe de rendición de cuentas

presenta en la cuenta venta de servicios

de salud y previsión social los siguientes

valores de apropiación definitiva y

recaudo acumulado: $12.526.755.569 y

$11.908.677.296; en la ejecución

presupuestal se evidencian los

siguientes valores: $12.626.755.569 y

$12.001.587.744.

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VERSIÓN 2


7. Se evidencio diferencia en la

conciliación entre presupuesto, tesorería

y contabilidad del mes de septiembre de

2014, la Ejecución de ingresos menos la

ejecución presupuestal de gastos da

como resultado $442.476.680,66, este

último valor es diferente al arrojado por

el balance de comprobación de saldos

de Tesorería. $442.535.179,74,

diferencia de $58.500.

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