informe eficacia de planes de mejoramiento cierre …€¦ · informe de planes de mejoramiento de...

DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co

INFORME EFICACIA DE PLANES DE MEJORAMIENTO CIERRE

VIGENCIA FISCAL 2015

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTÁ D.C Enero de 2016

http://www.presidencia.gov.co/


TABLA DE CONTENIDO Pg.

1. OBJETIVO GENERAL 3

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3

3. ALCANCE DEL INFORME 4

4. RESPONSABILIDAD 4

5. DESARROLLO DE LAS ACCIONES 4

6. OPINIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 41



INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO

De acuerdo con lo dispuesto el procedimiento P-EM-06 Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento actividad 9) evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento y en la NTC GP 1000: 2009 - numerales:

8.5.1 Mejora continua

8.5.2 Acción correctiva literal f)

8.5.3 Acción preventiva literal e)

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo, mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se cumplieron durante la vigencia 2015 por parte de los procesos y dependencias de la entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional.

1. OBJETIVO GENERAL

Evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento que se finalizaron con corte a diciembre 31 de la vigencia 2015, mediante auditorías a las acciones implementadas en dichos planes.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras los planes de

mejoramiento que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2015.

Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron implementadas y eficaces para realizar el cierre definitivo.

Solicitar nuevo plan de mejoramiento cuando no fueron eficaces las acciones implementadas.



3. ALCANCE DEL INFORME

Planes de mejoramiento finalizados hasta el mes de DICIEMBRE de 2015.

4. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de las dependencias y/ o procesos el contenido de la información suministrada por éstas y que las acciones implementadas eliminaron las causas que dieron origen al hallazgo o evitaron que se materializara un riesgo; de igual forma que se implementaron acciones de mejoramiento continuo. La responsabilidad de la Oficina de Control Interno, es producir un informe que contenga la opinión sobre el estado de los planes y la eficacia o no eficacia de los mismos.

5. DESARROLLO DE LAS ACCIONES

Para del desarrollo de la auditoría se realizaron las siguientes acciones:

1. Identificación de los planes de mejoramiento que finalizaron las

dependencias y/o procesos:

2. Distribución de los planes finalizados a cada asesor de la Oficina de

Control Interno para la evaluación de la eficacia.

3. Evaluación de la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados por

cada uno de los asesores de la Oficina de Control Interno.

3.1 Análisis del Estado Total de los Planes de Mejoramiento

A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento con corte a 31 de diciembre de 2015:



Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras

De acuerdo con este reporte, se observa que a la fecha se han cancelado 144 Planes de Mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE por motivos de no utilización adecuada de los parámetros establecidos en el procedimiento de Formulación, Control y Evaluación de Planes de Mejoramiento F-EM-06 y cambio de estructura de la Presidencia de la República. En desarrollo se encuentran 368 planes de mejoramiento, de los cuales 87 se encuentran vencidos porque no se cumple con los tiempos establecidos en el flujo

Cuenta de

CódigoTipo

Estado Estado del paso Paso actual

No

Conformidad

Potencial

No

Conformidad

Real

Oportunidad

de Mejora

Total

general

Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 22 6 33

Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22

Ejecución y seguimiento 1 1 1 3

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 1 2 3 6

Formulación 3 5 3 11

Formular el Plan de Mejoramiento 1 5 9 15

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 4 4

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 13 3 21

Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17

Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8

Validar el Plan de Mejoramiento 2 2

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 20 83 41 144

Total Cancelada 20 83 41 144

En Desarrollo Al día Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 10 50 40 100

Formular el Plan de Mejoramiento 2 2 4

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 12 58 32 102

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 2 3

Validar el Plan de Mejoramiento 1 1

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 6 2 10

Total Al día 27 120 74 221

Vencido Ejecución y seguimiento 1 1 2

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 6 26 16 48

Formular el Plan de Mejoramiento 7 11 4 22

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 3 4

Validar el Plan de Mejoramiento 4 5 9

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 2

Total Vencido 18 46 23 87

Total En Desarrollo 45 166 97 308

Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 39 79 65 183

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 3 1 4

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 134 264 120 518

Total Finalizada 134 264 120 518

Nueva Al día Asignar Responsable de la Mejora 2 1 3

Total Al día 2 1 3

Vencido Asignar Responsable de la Mejora 2 1 1 4

Total Vencido 2 1 1 4

Total Nueva 2 3 2 7

Total general 201 516 260 977



del aplicativo SIGEPRE y en el procedimiento de Formulación, Control y Evaluación de Planes de Mejoramiento F-EM-06 y en especial en los pasos de ejecutar las acciones y realizar seguimiento al plan de mejoramiento (48 mejoras) y el de formular el plan de mejoramiento (22 mejoras), este tema se explicará en el punto 3.3. Se han finalizado en el aplicativo SIGEPRE 518 mejoras las cuales se les emitió concepto de Eficaces. Y por último se presentan 7 mejoras que se encuentra en el paso de solicitud para formular plan de mejoramiento. 3.2 Estado de los Planes de Mejoramientos Vigencia 2015

Con base en el reporte anterior de las mejoras, se identificaron los planes de mejoramiento que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2015 y que fueron objeto de evaluación en las auditorias que se realizaron durante el año 2015. Durante el 2015 se formularon 298 planes de mejoramiento, de los cuales se presenta el siguiente análisis:

DESCRIPCIÓN

CATIDAD

PORCENTAJE

Cancelados 23 7.71

Ejecución y Seguimiento 177 59.40

Finalizadas 98 32.89

TOTAL 298 100

3.3 Estado de las Mejoras Vencidas:

Con base en el reporte del estado de los planes de mejoramiento anterior, se describe a continuación las mejoras vencidas (87 MEJORAS VENCIDAS):



Código

Proceso Área organizativa Estado del paso

NCP-0198

Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido

NCR-0462


NCP-0212


NCR-0514


NCP-0210


NCR-0511


NCR-0495


NCP-0211


NCR-0513


NCR-0214 Atención al Usuario

CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Vencido

NCR-0402 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido






OM-0186 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido



OM-0164 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido


NCR-0466 Direccionamiento Estratégico

DIRECCION PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES Vencido

NCR-0467 Direccionamiento Estratégico ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido

NCR-0433 Direccionamiento Estratégico

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ Vencido

NCR-0490

Evaluación, Control y Mejoramiento OFICINA DE CONTROL INTERNO Vencido

NCP-0203

Evaluación, Control y Mejoramiento OFICINA DE CONTROL INTERNO Vencido

OM-0024 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido

NCR-0406 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido














NCP-0183 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS Vencido

NCP-0185 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS Vencido

NCP-0193 Gestión de Asuntos Políticos SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA Vencido

NCR-0482 Gestión de Asuntos Políticos Vencido



NCR-0507 Gestión de Asuntos Políticos

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ Vencido



OM-0247 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION PARA EL POSCONFLICTO Vencido

OM-0227 Gestión de Asuntos Políticos CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Vencido

OM-0189 Gestión de Asuntos Políticos SECRETARIA DE TRANSPARENCIA Vencido

OM-0171 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION DE SEGURIDAD Vencido

OM-0217 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION PARA EL POSCONFLICTO Vencido

OM-0215 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION DE SEGURIDAD Vencido

NCP-0219 Gestión de Asuntos Políticos

DIRECCION PARA LA COORDINACION DE VIVIENDA Vencido


DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Vencido


DIRECCION DE COORDINACION DE INFRAESTRUCTURA Vencido


DIRECCION PARA PROYECTOS ESPECIALES Vencido




OM-0255 Gestión de Asuntos Políticos C. PRESIDENCIAL DEL S. COMPETITIVIDAD E INNOVACIÓN Vencido





OM-0198 Gestión de Asuntos Políticos CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Vencido



OM-0179 Gestión de Asuntos Políticos CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER Vencido

NCP-0204

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

SECRETARÍA PARA LA SEGURIDAD PRESIDENCIAL Vencido

OM-0226


DIRECCION PARA RELACION CON LOS MEDIOS Vencido

OM-0168



OM-0167



NCP-0213

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa DIRECCION DE DISCURSOS Vencido

OM-0257

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa DIRECCION DE DISCURSOS Vencido

NCP-0187 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido

NCR-0384 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido


OM-0238 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido




OM-0138 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido





OM-0145 Gestión Jurídica SECRETARÍA JURÍDICA Vencido

NCR-0247 Talento Humano ÁREA DE TALENTO HUMANO Vencido

OM-0180 Talento Humano OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Vencido

OM-0136 Tecnologías de Información y Comunicaciones

ÁREA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Vencido

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras

Mediante correo electrónico se les informó a cada una de las dependencias responsables de las mejoras que debían cargar la información y actualizarla en el aplicativo SIGEPRE, se Recomienda 1 que se registren oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el fin de tener registros disponibles en el aplicativo de las acciones por parte de los responsables.



3.4 Estado de las Mejoras Finalizadas en la vigencia 2015:

Para la vigencia 2015 se finalizaron 190 planes de mejoramiento, los cuales

fueron objeto de evaluación por parte de las auditorías realizadas durante el año,

para determinar la eficacia en el cumplimiento de las acciones implementadas y si

las causas que generaron el hallazgo fueron eliminadas o evitaron la

materialización de algún riesgo, así como las acciones de mejoramiento

implementadas.

A continuación se presenta el siguiente reporte del estado de los planes de

mejoramiento finalizados en el 2015:

MEJORAS 2015

Finalizados 190

Pendientes de evaluación por la CGR 33

Pendiente de evaluar Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento 3

Eficaces 128

No Eficaces 26

Los 33 planes de mejoramiento pendientes de evaluación por parte de la

Contraloría General de la República, son los siguientes:

No. Código Proceso Nombre Área organizativa Evaluación

de la Eficacia

1 NCR-0333

Adquisición de Bienes y Servicios

CGR-Hallazgo No. 04: Certificaciones de contratos vigencia 2013

ÁREA DE CONTRATOS

Pendiente



2 NCR-0350


CGR-Hallazgo No. 20: Planeación contractual vigencia 2013

ÁREA DE CONTRATOS

Pendiente

3 NCR-0352


CGR-Hallazgo No. 22. Modalidad de selección contratación. Vigencia 2013

ÁREA DE CONTRATOS

Pendiente

4 NCR-0351


CGR-Hallazgo No. 21: Supervisión. Vigencia 2013

ÁREA DE CONTRATOS

Pendiente

5 NCR-0331

Direccionamiento Estratégico

CGR-Hallazgo No. 02: Indicadores vigencia 2013

OFICINA DE PLANEACIÓN

Pendiente

6 NCR-0354


CGR-Hallazgo No 24: Riesgos. Vigencia 2013


Pendiente

7 NCR-0341

Gestión de Asuntos Políticos

CGR-Hallazgo No. 12: Cumplimiento de metas del Proyecto vigencia 2013

CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA

Pendiente

8 NCR-0429


AP - rol de direccionamiento de la política

CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER Pendiente

9 NCR-0401


AP- Incumplimiento en los principios presupuestales de programación de anualidad

CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER

Pendiente

10 NCR-0343


CGR-Hallazgo No. 14: Gestión del Proyecto vigencia 2013

DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Pendiente

11 NCR-0336


CGR-Hallazgo No. 07: Sistema de Información vigencia 2013

CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Pendiente

12 NCR-0400


AP - Promoción de núcleos familiares de la pobreza extrema


Pendiente



13 NCR-0398


AP - Ineficiencia en la operación de la estrategia

CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER Pendiente

14 NCR-0342


CGR-Hallazgo No. 13. Planes territoriales vigencia 2013

DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Pendiente

15 NCR-0338


CGR-Hallazgo No. 09: Gestión de proyecto vigencia 2013

SECRETARIA DE TRANSPARENCIA

Pendiente

16 NCR-0345


CGR-Hallazgo No 15. Gestión de procesos planificadores- Cumplimiento de compromisos. Vigencia 2013

P.P. INDÍGENAS

Pendiente

17 NCR-0394


AP - Integración Comisión Intersectorial

CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA Pendiente

18 NCR-0335


CGR-Hallazgo No.06: Política de Derechos Humanos y Derecho internacional Humanitario vigencia 2013

CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS

Pendiente

19 NCR-0340


CGR-Hallazgo No 11: Política integral- Sistema de información vigencia 2013


Pendiente

20 NCR-0346


CGR-Hallazgo No. 16: Acuerdos de Prosperidad vigencia 2013

DIRECCION PARA LAS REGIONES

Pendiente

21 NCR-0399


AP - Ineficaz articulación institucional y en la gestión


Pendiente

22 NCR-0396


AP - Reporte Enfoque Diferencial - Comisión Intersectorial.


Pendiente



23 NCR-0339


CGR-Hallazgos No. 10: Cumplimiento de compromisos- política vigencia 2013

P.P. AFROCOLOMBIANO

Pendiente

24 NCR-0395


AP- Esfuerzo Territorial - Comisión Intersectorial

CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA Pendiente

25 NCR-0355


CGR-Hallazgo No 25: Aplicativo de viáticos. Vigencia 2013

ÁREA DE TALENTO HUMANO

Pendiente

26 NCR-0428


AP - Asignación y ejecución de recursos a las acciones del CONPES


Pendiente

27 NCR-0337


CGR-Hallazgo No. 08: Identificación de riesgos del proceso -Indicadores vigencia 2013


Pendiente

28 NCR-0397


AP- Compromisos adquiridos - Comisión Intersectorial.


Pendiente

29 NCR-0334

Gestión Financiera

CGR-Hallazgo No. 05: Reservas Presupuestales vigencia 2012 vigencia 2013

ÁREA FINANCIERA

Pendiente

30 NCR-0348

Gestión Jurídica

CGR-Hallazgo No. 18: Gestión documental (0.I). Vigencia 2013

SECRETARÍA JURÍDICA

Pendiente

31 NCR-0349

Gestión Jurídica

CGR-Hallazgo No. 19: Gestión procesos Judiciales (D). Vigencia 2013


Pendiente

32 NCR-0347

Gestión Jurídica CGR-Hallazgo No 17: Pagos. Vigencia 2013


Pendiente



33 NCR-0332

Talento Humano

CGR-Hallazgo No. 03: Cumplidos de comisión vigencia 2013


Pendiente

Nota: Esta evaluación se hará posiblemente por la Contraloría General de la

República en la auditoria regular integral al DAPRE de la vigencia 2014 y 2015,

prevista para el segundo semestre de 2016.

De los 3 planes de mejoramiento pendientes del proceso de Evaluación, Control y

mejoramiento, no se evaluó la eficacia, porque esta actividad debe ser realizada

por una persona diferente a la Oficina de Control Interno que los tiene a cargo y

se tiene definido evaluarlos en el proceso de auditorías de calidad para la vigencia

2016.

Con respecto a los 128 EFICACES, 77 planes de mejoramiento fueron evaluados

en las auditorías realizadas hasta noviembre 2015 y 51 fueron evaluadas en la

auditoría practicada en enero de 2016.

No. Código Proceso Nombre Área organizativa Evaluación

de la Eficacia

1 NCP-0179


DE - Plan de actualización MECI


EFICAZ

2

OM-0134


AP - Fortalecer el equipo de la Alta Consejería para Asuntos Políticos en el manejo de la información legislativa

DIRECCION PARA ASUNTOS POLÍTICOS

EFICAZ

3

NCR-0404


DE - Cumplimiento indicador Oportunidad en la atención de solicitudes de modificación a planes operativos


EFICAZ

4 OM-0104


DE-Optimización Normograma


EFICAZ

5

OM-0103


DE-Lanzamiento aplicativos Comisiones al Exterior y Publicación Hojas de Vida


EFICAZ

6 NCP-0153


DE- Administración Riesgos de Corrupción


EFICAZ

7 NCR-0414


DE - Estructura Orgánica


EFICAZ

8 OM-0182 Direccionamiento DE-Actualización Plan OFICINA DE EFICAZ



Estratégico Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

PLANEACIÓN

9 NCR-0320


DE- Normograma OFICINA DE PLANEACIÓN

EFICAZ

10 NCP-0158


DE- Control de Documentos


EFICAZ

11 NCP-0189


DE - Concordancia entre indicadores


EFICAZ

12 NCR-0450


DE- Actualización e identificación de un riesgo asociado a la prestación del servicio


EFICAZ

13

OM-0097

Evaluación, Control y Mejoramiento

EM - Mantenimiento y mejoramiento del desempeño de los auditores


EFICAZ

14

OM-0151


EM - Revisión y actualización de la caracterización - Revisión Alta Dirección


EFICAZ

15

OM-0166


EM-Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana


EFICAZ

16

OM-0150


EM - Mejorar la ponderación de la Matriz Calificación y Programación de Auditorías


EFICAZ

17

OM-0149


EM - Documentar las asesorías brindadas por la Oficina de Control Interno


EFICAZ

18 NCR-0292


EM-Hallazgo 1 Acciones preventivas ICONTEC 2013


EFICAZ

19 OM-0177


Capacitación lineamientos de Planeación 2015


EFICAZ

20 NCR-0369


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Programa Derechos Humanos


EFICAZ

21 OM-0173


Plan de mejoramiento infografías desminado humanitario

DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES

EFICAZ

22 NCP-0150


AP - Contabilidad DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES

EFICAZ

23 NCP-0152


AP- Elementos en el lugar al cual fueron destinados


EFICAZ

24 NCP-0151


AP - Entrega de Elementos


EFICAZ

25

OM-0135


AP - Evaluar la eficacia del seguimiento de la Alta Consejería para Asuntos Políticos a la

DIRECCION PARA ASUNTOS POLÍTICOS

EFICAZ



agenda legislativa

26 NCR-0376


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Programa Colombia Joven

DIRECCION S. NACIONAL DE JUVENTUD COLOMBIA JOVEN

EFICAZ

27

NCR-0212


AP - No efectividad NCR-0107 No Conformidad 4 del informe auditoría. Del Programa Colombia Joven


EFICAZ

28

NCR-0213


AP - No efectividad NCR-0108 NO Conformidad 5 del informe de auditoría. Del Programa Colombia Joven.


EFICAZ

29 NCP-0165


AP-Fondo PAZ-Caja fuerte

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

EFICAZ

30

OM-0176


AP - DP Regiones documentación seguimiento a compromisos


EFICAZ

31

OM-0175


AP-Mejorar la etapa de viabilización de proyectos de infraestructura para la Primera Infancia


EFICAZ

32

OM-0160


AP- Georreferenciación de los proyectos de infraestructura para la Primera Infancia (Plan Padrino)


EFICAZ

33 OM-0174


AP – D Regiones documentación fichas regionales


EFICAZ

34 NCR-0372


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para la Equidad de la Mujer


EFICAZ

35

OM-0213


AP - Mejoramiento del seguimiento interno de las tareas de la Consejería Presidencial del Sistema de Competitividad e Innovación

C. PRESIDENCIAL DEL S. COMPETITIVIDAD E INNOVACION

EFICAZ

36 NCP-0173


AP-Clasificación de las comunicaciones


EFICAZ

37 NCP-0182


Ap -ACP Regiones Control de Registros


EFICAZ

38 OM-0162


Capacitar al personal que ingresa nuevo a la consejería de DDHH.


EFICAZ

39 NCR-0381


Ap-Reporte servicio no conforme - Programa de Derechos Humanos


EFICAZ



40 NCR-0367


AP-Actividades de control


EFICAZ

41 NCR-0361


Ap-Derechos Humanos-Control de Documentos actas Comité Intersectorial 2014


EFICAZ

42 NCR-0362


Ap-Derechos Humanos-Control de Registros Actas Comité Intersectorial 2014


EFICAZ

43 NCP-0181


AP-ACPEM control de registros


EFICAZ

44 NCP-0176


AP-Comunicación organizacional - Equidad de la Mujer


EFICAZ

45 NCR-0382


AP-Reporte servicio No Conforme - Secretaría de Transparencia

SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA

EFICAZ

46 NCR-0379


AP-Resultados Planificados-Secretaría de Transparencia


EFICAZ

47 NCP-0168


AP-Ejecución presupuestal Auditoría de Calidad 2014


EFICAZ

48 OM-0118

Gestión Financiera GF-Actualización documentos Proceso de Gestión Financiera

ÁREA FINANCIERA EFICAZ

49

OM-0146

Gestión Financiera

Mejorar el análisis de datos del indicador denominado Presupuesto ejecutado

ÁREA FINANCIERA EFICAZ

50 OM-0158

Talento Humano TH-OCIDISC-actualizar procedimiento Disciplinario Ordinario

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

EFICAZ

51 OM-0127

Talento Humano TH- HOJA DE VIDA DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS


EFICAZ

52 OM-0130

Talento Humano TH- REINDUCCIÓN ÁREA DE TALENTO HUMANO

EFICAZ

53 OM-0112

Talento Humano TH- TRAMITE CERTIFICACIÓN LABORAL


EFICAZ

54 NCR-0316

Talento Humano TH - Tratamiento en la clasificación de la información


EFICAZ

55 NCR-0313

Talento Humano

TH - Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario


EFICAZ

56 NCR-0391

Talento Humano TH - Revocación de comisiones


EFICAZ

57 NCP-0156

Talento Humano TH - desvinculación del personal de planta


EFICAZ

58 NCR-0386

Talento Humano TH- Control en el Tramite de Comisiones


EFICAZ

59 NCR-0392

Talento Humano TH - Personas Autorizadas para la Legalización de


EFICAZ



Comisiones

60 NCR-0390

Talento Humano TH - Informe de Comisiones al Exterior


EFICAZ

61

NCR-0299

Talento Humano

TH- Materialización riesgo Incumplimientos legales en la liquidación de las novedades laborales y prestacionales


EFICAZ

62 OM-0129

Talento Humano TH-GESTIÓN AMBIENTAL


EFICAZ

63 NCR-0317

Talento Humano TH - aplicación de controles a la información clasificada


EFICAZ

64 NCP-0157

Talento Humano TH - diligenciamiento incorrecto de registros


EFICAZ

65 NCR-0315

Talento Humano TH - entrega de la primera dotación


EFICAZ

66 NCR-0389

Talento Humano TH - Control de Documentos Caja Menor


EFICAZ

67

OM-0114

Talento Humano

TH-PLAN DE MEJORAMIENTO MANUAL DE FUNCIONES


EFICAZ

68 NCR-0329

Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI- Control de Documentos

ÁREA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EFICAZ

69

OM-0184


Optimización Política Editorial Web

ÁREA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EFICAZ

70 NCR-0322

Atención al Usuario AU- Revisión del reporte del servicio no conforme

GRUPO ATENCIÓN AL USUARIO

EFICAZ

71 NCR-0310

Atención al Usuario AU - Tiempo límite de las respuesta en el aplicativo

GRUPO ATENCIÓN AL USUARIO

EFICAZ

72 NCR-0416


BS - Información SIGEP contratistas

ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ

73 NCR-0393


BS-SECOP Incumplimiento art 25 Decreto 1510 de 2013


74 NCR-0311


BS - Informes de Supervisión


75 NCR-0447


BS- Publicación de la información contractual en el SECOP


76 NCR-0449


BS - Registro de la información en el SECOP


77 OM-0125


BS- OM Publicidad de Contratación Ley 1712/14




78 OM-0200


BS - Competencias contratistas DAPRE

ÁREA DE CONTRATOS

EFICAZ: De acuerdo con las acciones implementadas y con el concepto emitido por el DAFP, se pudo determinar la no realización de ajuste a los estudios previos para contratación directa.

79 NCR-0448


BS - Control de registros

ÁREA DE CONTRATOS

EFICAZ: Porque se eliminó la causa que generó la No Conformidad, lo que permitió alcanzar la meta de fortalecer el control de registro de los documentos contractuales.

80 OM-0161

Atención al Usuario

Notificación personal de respuesta a peticiones

SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES

EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, se creó el documento de notificación personal, se documentó en el SIGEPRE, el mismo fue socializado y en la actualidad se digitaliza e incluye en la plataforma de correspondencia de la entidad lo que permite contar con un formato oficial de notificación personal.

81 NCR-0419


AU - Esquema de publicación ley 1712

GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO

EFICAZ: Se observa en la página web de la Entidad un esquema de publicación. http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/atencion/Paginas/instrumentos-gestion-informacion-publica.aspx.

82 NCR-0324


AU- Resultados Planificados


EFICAZ: El proceso de Atención al Usuario viene formulando planes de mejoramiento por autocontrol, cumpliendo la meta propuesta por la Oficina de Planeación.



83 OM-0073


AU - PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME 2013


EFICAZ: Se eliminó la causa de la No Conformidad toda vez que la herramienta para el reporte de los productos y/o servicios no conformes se actualizó, se fomentó la cultura institucional del producto no conforme.

84 OM-0122

Gestión Administrativa

REITERADAS MODIFICACIONES AL PLAN DE COMPRAS DEL AREA ADMINISTRATIVA

ÁREA ADMINISTRATIVA

EFICAZ: Se realizó e implementó procedimiento interno para levantamiento de especificaciones técnicas y se realizó reunión de grupo interdisciplinario para el estudio de mercado. Con estas 2 actividades se han minimizado las modificaciones al PAA.

85 NCP-0192


GA- Control de registros


EFICAZ: Se está controlando el registro total de lo entregado al operario por parte del supervisor, debido al seguimiento y control a los insumos del contrato de aseo con la generación de herramienta en Excel de control y registro de los elementos de recibo y entrega de los insumos de aseo y adjunta a cada informe de supervisión el soporte de documental del control y registro. Actualmente se mantiene el control para los contratos de igual objeto, el cual se adjunta al informe mensual de supervisión.

86 NCP-0191


GA - Contrato 023-14


EFICAZ: Se está controlando por parte del supervisor del contrato a través del seguimiento sobre los equipos mínimos requeridos para



garantizar el Servicio de Vigilancia con la implementación de recorridos mensuales para verificar que cada puesto de vigilancia cuente con los equipos y se adjunta a los informes de supervisión las evidencias documentales de la verificación de los equipos. Actualmente se mantiene el control para los contratos de igual objeto, el cual se adjunta al informe mensual de supervisión.

87 NCP-0177


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Programa de Minas


EFICAZ: De acuerdo con las acciones implementadas, la Dirección DAICMA realizó la evaluación y el análisis de datos de los sub servicios mejorando la calificación para la vigencia 2014 obteniendo una calificación de 4,37, quedando dentro del rango de calificación establecido en el Manual de Servicios Misionales (4,00).

88 NCP-0169


AP - Registro y documentación de acciones preventivas y de mejora de la Alta Consejería para las Comunicaciones

DIRECCION PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES

EFICAZ: Se evidencia el registro y documentación de acciones preventivas y de mejora de la dirección, para cumplir con la meta establecida en el indicador Índice de Proactividad de la mejora, a través de la implementación, seguimiento, registro y documentación.



89 NCP-0170


AP - Cargue oportuno de los avances de las actividades del plan operativo 2014 de la Alta Consejería

DIRECCION PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES

EFICAZ: Se registran y aprueban oportunamente las actividades del Plan de Acción de la Dirección, con la evidencia e implementación de capacitaciones en el manejo del SIGEPRE a los funcionarios de la dependencia, cargue oportuno de los avances de las actividades, envío para aprobación por parte del Director, preparación de insumos para el cargue oportuno de los avances de las actividades previa finalización de la misma, revisión y aprobación por parte del Director, de los registros realizados por los asesores.

90 NCR-0445


NO SE HAN ACTUALIZADO E IDENTIFICADO NUEVOS RIESGOS EN LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ OACP

OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ

EFICAZ: Este plan de mejoramiento se cerró satisfactoriamente 21/mayo de 2015 y se cumplió con la mejora propuesta identificando 2 riesgos nuevos y otro se reformuló. Los 3 riesgos siguen vigentes, para la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y su Dirección Temática.

91 NCR-0373


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para las Regiones


EFICAZ: Porque se eliminó la causa que generó la No Conformidad, lo que permitió alcanzar la meta al mejorar la percepción del cliente Entidades Estatales al pasar de 3.5 nivel medianamente satisfecho a 4.11 Satisfecho



92 NCR-0424


AP - Deposito Legal CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS

EFICAZ: Dando cumplimiento a lo establecido en el Articulo 213 del Decreto 019 de 2011 la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos está remitiendo la información requerida a la Biblioteca Nacional, como se evidenció en los oficios remisorios OFI15-00037630, OFI15-00044601 y OFI15-00037658

93 OM-0197


AP- Modificación Indicador POP2015 Dirección de Políticas Públicas

DIRECCION DE POLITICAS PUBLICAS

EFICAZ: Se realizó el ajuste en el SIGEPRE del Indicador Documentos técnicos de política pública de la Dirección para las Políticas Públicas en cual se encuentra analizado y cerrado por reestructuración del DAPRE en el 2015.

94 OM-0091


APSC - Fortalecimiento del equipo de la Alta Consejería en temas de gestión pública

DIRECCION DE SEGURIDAD

EFICAZ: La oportunidad de mejora fue eficaz toda vez que de conformidad con las auditorías realizadas a las PSQR en las cuales la dirección fue auditada no se determinaron respuestas extemporáneas a las PSQR

95 OM-0170


AP-DS-Instancia de Coordinación Inter-direcciones al interior del Despacho del Ministro Consejero.

DIRECCION DE SEGURIDAD

EFICAZ: La oportunidad de mejora fue eficaz toda vez que se cumplió la meta al realizar las 6 reuniones de coordinación inter-dirección realizadas

96 OM-0207


AP-CPEM-FORTALECIMIENTO DE LA PLANEACIÒN


EFICAZ: Con las acciones implementadas para esta mejora se logró articular y fortalecer la planeación operativa con el Plan Nacional de Desarrollo 2016 -



2018 y se actualizó el proyecto de inversión bajo los nuevos lineamientos y los otros ejes temáticos misionales de la Consejería.

97 OM-0225


MEJORA EN ELTRÁMITE DE PSQR - CPEM


EFICAZ: Se fortalecieron los controles para el trámite de las PSQR, tal como se verificó en los reportes del último trimestre de la vigencia 2015.

98 OM-0206


AP-DEGAE Documentación de actividades de la Dirección de Ejecución de Gobierno y AE

DIRECCION DE GOBIERNO Y AREAS ESTRATEGICAS

EFICAZ. Se cumplió con la acción de mejora, se documentaron en el SIGEPRE las actividades que se realizan al interior de la Dirección.

99 OM-0208


AP-CPEM-REFORZAR CONOCIMIENTO MISIONAL


EFICAZ: A través de muestra aleatoria se verificó que se fortalecieron los conocimientos y las capacidades del personal de la CPEM en la información básica necesaria para desarrollar su propósito en los cuatro ejes temáticos establecidos como misionales.

100 OM-0209


AP-CPEM-REUNIONES DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÒN


EFICAZ: Se realizan las reuniones de seguimiento a la gestión de la Consejería para la Equidad de la Mujer dos veces por mes, como se evidenció en las actas adjuntas que soportan las acciones cumplidas.

101 OM-0173


Plan de mejoramiento infografías desminado humanitario


EFICAZ: Se realizan reuniones (virtual o presencialmente) para la revisión de insumos y definición de la infografía y se publica la información del desminado humanitario de



manera más entendible.

102 OM-0178


AP- Fortalecer las asistencia técnica y la asesoría que presta la CPEM


EFICAZ: Se fortaleció la Asistencia técnica y la asesoría que presta la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer a sus clientes, mediante la implementación de la Guía G-AP-02 GUÍA PARA INCORPORAR LA TRANSVERSALIZACIÓN DE GÉNERO EN EL SECTOR PÚBLICO (ALCALDÍAS, GOBERNACIONES Y ENTIDADES, aprobada por el SIGEPRE.

103 OM-0181


AP-PAGINA WEB OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ -OACP-


EFICAZ: Esta mejora se cerró satisfactoriamente el 04 de marzo de 2015, a partir de la mejora la Oficina cuenta con su página web la cual está en funcionamiento y debidamente actualizada.

104 OM-0203


AP-Comisiones de viajes Col Joven


EFIACAZ: Se fortaleció el proceso de programación y seguimiento de las comisiones de viaje de la Dirección, con la implementación de controles tanto en la aprobación de las comisiones como en la presentación de informes y cierre de la comisión, esto acordes con las directrices en la utilización del aplicativo de comisiones del DAPRE - Área de Talento Humano



105 NCP-0175


AP-Seguimiento y medición Alta Consejería para las Comunicaciones

DIRECCIÓN PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES

EFICAZ: El indicador de proactividad se cumplió en los términos establecidos.

106 NCR-0380


AP-Resultados planificados - Alta Consejería para la Seguridad y Convivencia

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD

EFICAZ: Se implementaron todas las actividades del plan de mejoramiento, lo que permitió fortalecer los lineamientos para la planeación de la Dirección de Seguridad.

107 NCP-0175


AP-Seguimiento y medición Alta Consejería para las Comunicaciones


EFICAZ: Se realiza seguimiento eficaz al desempeño de la Dirección, evidenciado con la revisión, reporte y análisis de datos del indicador índice de proactividad de la mejora de la dependencia. Se establecen mejoras si es el caso, como resultado del análisis del indicador índice de proactividad. Validación del registro y análisis de los datos del indicador a semestral, en la fecha de captura del mismo. Establecimiento de punto de control para garantizar el seguimiento a la planeación operativa. Adicionalmente, se mantiene el control para los indicadores de la Dirección.

108 NCR-0368


AP-Satisfacción del cliente - Alta Consejería para las Comunicaciones


EFICAZ: La Dirección para la estrategia de comunicaciones realizó todas las acciones de encaminadas a evaluar el sub-servicio 2.1: Asistencia en el Desarrollo de Proyectos de Comunicación de las



Entidades (Dirección para la Estrategia de Comunicación), el cual presenta para el año 2014 el análisis de datos para la evaluación de las entidades estales y de acuerdo con las funciones definidas en el decreto 1649-2014 no presta servicios de atención directa con la población beneficiaria.

109 OM-0237


FORMATO PARA PRESENTACION INFORMES PLAN OPERATIVO


EFICAZ: Esta mejora finalizó el 29 de octubre de 2015, a partir de esa fecha la OACP cuenta con un formato estandarizado para la presentación de los informes de actividades que suben al plan operativo del SIGEPRE. (Eficaz).

110 OM-0152


SA - Mejoramiento de la selección del personal para la Casa Militar

CASA MILITAR

EFICAZ: El 27 de octubre del 2014 se cargó el plan del proceso de selección del personal del CAMIL y se está aplicando en la actualidad, el 31 de diciembre se establecieron los formatos para efectuar una carpeta por cada miembro de la Casa Militar a fin de verificar bien el perfil de cada candidato los formatos fueron: carpeta datos personales, F-SA-12 formato estudio de confiabilidad fuerza pública y hoja de datos personales.

111 OM-0142


SA - SEGURIDAD CLASIFICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SECRETARÍA PARA LA SEGURIDAD PRESIDENCIAL

EFICAZ: 1, Durante el tercer trimestre se capacitaron en temas de seguridad de la información a 672 funcionarios del Departamento



Administrativo para la Presidencia de la República de Colombia, quienes hacen uso de la plataforma tecnológica. De otro lado se capacitó en temas específicos de calificación de la información a 168 funcionarios adscritos a la Secretaría para la Seguridad Presidencial. 2. En el acta 020 de fecha 3 de septiembre de 2014, se evidencian los documentos de la TRD de la Secretaría para la Seguridad Presidencial y se dejó plasmado la periodicidad de verificación y el responsable de actualizar la información.

112 OM-0229


SA-CLASIFICACION Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION - CASA MILITAR

CASA MILITAR

EFICAZ: Para el cuarto trimestre del año 2015 se verificó que la clasificación de la información de Casa Militar esté alineada con las tablas de retención documental del año 2014 frente al Aplicativo Taurus implementado por el DAPRE.

Así mismo con el señor EDWIN YOVANNY CABRERA HURTADO, Coordinador del Grupo de Gestión Documental trabajó en la propuesta de actualización de Tablas de Retención Documental para Casa Militar, la cual quedaría establecida para el año 2016 después del visto bueno del Archivo



General.

Se realizó una retroalimentación al personal de Casa Militar sobre las TRD y el Aplicativo Taurus.

113 OM-0214


SA- MANUAL PARA EL SERVICIO DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL

SECRETARÍA PARA LA SEGURIDAD PRESIDENCIAL

EFICAZ: Se encuentra documentado el Manual en el SIGEPRE.

114 OM-0154


SA-Actualización procedimiento visitas guiadas casa de Nariño

CASA MILITAR

EFICAZ: La Casa Militar actualizó el procedimiento de visitas guiadas y se verificó su aplicación mediante la realización de un tour por Palacio a través de la página Web de Presidencia, siendo efectiva.

115 OM-0153


SA-Fortalecimiento de los canales de comunicación en las operaciones aéreas con el Señor Presidente, Vicepresidente y sus familias

CASA MILITAR

EFICAZ: De acuerdo a los documentos cargados mediante el SIGEPRE, existe ya la lista de verificación para las respectivas coordinaciones, a la vez que se formalizó ante la FAC, igualmente mediante el nombramiento de un Oficial Coordinador Aéreo para que lleve a cabo directamente dichas operaciones, el oficial coordinador aéreo, es quien verifica la aplicación de la lista de chequeo, y los resultados han sido óptimos.

116 OM- Gestión de Seguridad, Apoyo

SA - Secretaria Privada - Optimizar

SECRETARÍA EFICAZ: Se hizo seguimiento durante



0159 Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

los tiempos de respuesta de las invitaciones efectuadas al sr Presidente

PRIVADA el primer semestre de 2015 a los tiempos de respuesta de las comunicaciones que permiten mantener una comunicación constante del señor Presidente con los diferentes actores sociales, políticos, económicos e institucionales proyectando los pilares del Gobierno.

Con base en los resultados derivados, se evidencian los tiempos de respuesta por tipo de comunicación: Aniversarios Municipios Condolencias Fuerza Pública; Condolencias Personalidades colombianas y Funcionarios Presidencia; Cumpleaños Monseñores Cartas-mensaje del Presidente Mensajes discursivos del Presidente Felicitaciones Deportistas Empresas Instituciones Personas destacadas Excusas del Presidente a través del Secretario Privado.

117 OM-0190


Lecciones Aprendidas Eventos CAMIL

CASA MILITAR

EFICAZ: Durante este año, se inició un plan de lecciones aprendidas que se llevan a cabo cada lunes con el personal de Casa Militar, con el fin de establecer aspectos positivos y aspectos por mejorar en el desarrollo de las diferentes avanzadas que se efectúan con motivo de la agenda del señor Presidente de la República de Colombia.



118 OM-0222


SA- DE- AJUSTE PLAN OPERATIVO

DIRECCION DE EVENTOS

EFICAZ: Se modificó el Plan Operativo de la Dirección en la Estrategia 1, eliminando la actividad: "Realizar una reunión quincenal entre las dependencias con el fin de evaluar criterios aprobados por el comité de agenda y en ellas determinar la pertinencia y temática de los eventos y visitas del Presidente de la República”.

119 NCP-0134


SA - No se evidenció toma de decisiones de indicadores y encuesta del Sr presidente

SECRETARÍA PRIVADA

EFICAZ: Se diseñó un formato para uso del enlace que carga la información en el Sistema Integrado de Gestión, con el cual se podrá registrar la información resultante de la ejecución de las actividades de la agenda del Señor Presidente.

El formato creado permite, entre otras cosas, seleccionar, numerar, organizar y crear gráficas para el análisis de los datos que se van compilando y ponerlos a consideración de la Sra. Secretaría Privada para tomar decisiones en cuanto a la definición de la agenda.

120 NCP-0172


SA-Clasificación de comunicaciones SIGOB

CASA MILITAR

EFICAZ: la Secretaría para la Seguridad Presidencial está clasificando las comunicaciones de acuerdo con los procedimientos internos establecidos.



121 NCR-0421

Gestión Documental

GD - Programa de Gestión documental

AREA ADMINISTRATIVA

EFICAZ: la Presidencia de la Republica cuenta con el programa de gestión documental el cual se encuentra publicado en la página WEB.

122 NCR-0423

Gestión Documental

GD - Índice de información clasificada y reservada

AREA ADMINISTRATIVA

EFICAZ: El archivo correspondiente al Índice de Información Clasificada y Reservada, se publicó en la página web de la Entidad, el día 3 de marzo de 2015. El documento se encuentra disponible en la URL: http://wp.presidencia.gov.co/Paginas/Default.aspx El pantallazo del documento publicado se encuentra disponible en el Plan de Mejoramiento en SIGEPRE.

123 NCR-0457

Gestión Financiera

GF - Aplicación de retenciones

ÁREA FINANCIERA

EFICAZ: Una vez verificada las acciones implementadas, las cuales se realizaron de conformidad con lo planeado, su resultado fue eficaz toda vez se están aplicando de manera correcta las retenciones.

124 NCR-0459

Gestión Financiera

GF - Diligenciamiento de formato para la legalización de la caja menor

ÁREA FINANCIERA

EFICAZ: Una vez verificada las acciones implementadas, las cuales se realizaron de conformidad con lo planeado, su resultado fue eficaz toda vez que el formato se encuentra en el aplicativo SIGEPRE código F-GA-22 y se están diligenciando todos los campos del mismo.



125 OM-0223

Gestión Jurídica GJ-IMPLEMENTACION FORMATO


EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, se creó el documento F-GJ-09 FORMATO ACTUALIZACIÓN DE CONCILIACIONES PREJUDICIALES EN EL SISTEMA eKOGUI.xlsl, el cual de documentó en el SIGEPRE, el mismo fue socializado y en la actualidad se está aplicando.

126 OM-0240

Gestión Jurídica GJ-IMPLEMENTACIÓN DE FORMATOS PARA LA REVISIÓN DE PROYECTOS DE DECRETOS DE NOMBRAMIENTO, DE ENCARGO Y PROYECTOS DE LEY


EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, Adopción en el SIGEPRE de los formatos F-GJ-10 revisión proyecto de ley, F-GJ-11 Verificación Decretos de Nombramiento y F-GJ-12 Verificación Decreto de Encargo, y en la actualidad se están aplicando.

127 OM-0216

Talento Humano TH-OCID-Documentar Proceso verbal


EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, toda vez que el proceso verbal se encuentra documentado P-TH-16 PROCEDIMIENTO VERBAL.xls

128 OM-0254

Talento Humano TH-Divulgación de procedimiento verbal


EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, toda vez que el proceso verbal se encuentra comunicado a través de http://intranet.presidencia.gov.co/2015/Diciembre/default.asp-http://es.presidencia.gov.co/ y [email protected].



De los 26 NO EFICACES, 21 corresponden a las auditorías practicadas hasta

noviembre de 2015 y 5 a la auditoría realizada en enero de 2016, con el siguiente

reporte:

No.

Código

Proceso

Nombre

Área organizativa

Evaluación de la

Eficacia

1 NCR-0328


AU- Reporte de Servicio y/o Producto No Conforme


NO EFICAZ

2 NCR-0309


AU - Manejo aplicativo SIGOB


NO EFICAZ

3 NCR-0277


AU - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente


NO EFICAZ

4 NCR-0326


AU- Respuestas extemporánea de Derechos de Petición


NO EFICAZ

5 NCR-0307


AU - Respuesta PSQR dentro del término legal


NO EFICAZ

6 NCR-0308


AU - Respuestas extemporáneas


NO EFICAZ

7 OM-0164


AU - Oportunidad de mejora Servicio No Conforme ICONTEC 2014


NO EFICAZ

8 NCR-0229


AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos


NO EFICAZ

9 NCP-0186


DE - Índice proactividad mejora


NO EFICAZ



10 NCP-0159


DE- Actividades de Control


NO EFICAZ

11 NCR-0271


DE - Registro análisis de datos y reporte de avances en el aplicativo SIGEPRE


NO EFICAZ

12 NCR-0321


DE- Comunicación Interna: Clasificación de la información


NO EFICAZ

13 NCR-0319


AP - Publicación de los actos Administrativos

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

NO EFICAZ

14 NCR-0281


AP - No se evidencia control y seguimiento al Observatorio de Asuntos de Genero


NO EFICAZ

15 NCP-0174


AP-satisfacción del cliente


NO EFICAZ

16 NCR-0357


SA-Prensa-Control de registro actas consejo de redacción

DIRECCIÓN PARA LA RELACION CON LOS MEDIOS

NO EFICAZ

17 NCR-0356


SA-Prensa-Análisis de datos indicador eficiencia de recursos

DIRECCIÓN PARA LA RELACION CON LOS MEDIOS

NO EFICAZ

18 NCR-0383

Gestión Documental

GD - Clasificación de la Información


NO EFICAZ



19 OM-0138

Gestión Documental

GD-Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central


NO EFICAZ

20 NCP-0160


TI- Medición y Análisis

ÁREA DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

NO EFICAZ

21 NCR-0374


AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Secretaría de Transparencia

SECRETARIA DE TRANSPARENCIA

NO EFICAZ

22 NCR-

0469

Direccionamie

nto

Estratégico

DE-

Incumplimiento

de los

resultados

previstos en la

planeación

estratégica y

operativa

DAICMA

DIRECCION

PARA LA A.I

CONTRA

MINAS

ANTIPERSON

ALES

NO EFICAZ: al cierre de

la vigencia fiscal 2015

presentan indicadores

que no cumplieron las

metas propuestas,

persistiendo el hallazgo.

Indicadores:

Eventos con

MAP, MUSE o

AEI intervenidos

Áreas peligrosas

confirmadas

23 NCR-

0303

Gestión de

Asuntos

Políticos

OACP -

Respuesta

extemporáneas

a las PSQR de

la Oficina del

Alto

Comisionado

OFICINA DEL

ALTO

COMISIONAD

O PARA LA

PAZ

NO EFICAZ: Las

acciones implementadas

no han garantizado la

eliminación de las

causas que generan el

hallazgo - respuestas

extemporáneas a los

derechos de petición y

como consecuencia de

esto se formuló la

mejora NCR-0488=



Trámite y respuesta de

las PSQR, Este plan se

encuentra en proceso de

ejecución y su fecha de

cierre es 30- de junio de

2016.

24 NCR-

0378

Gestión de

Asuntos

Políticos

AP -

Evaluación

Servicios

Misionales -

Entidades

Estatales - AC

para las

Comunicacione

s

DIRECCION

PARA LA

ESTRATEGIA

DE

COMUNICACI

ONES

NO EFICAZ: Una vez

revisados los resultados

de la Evaluación de

Percepción de Entidades

Estatales para la

vigencia 2014, se

evidenció que el Sub-

servicio: Asistencia en el

Desarrollo de Proyectos

de Comunicación de las

Entidades, no alcanzó el

rango de calificación

establecido en el Manual

de Servicios Misionales

(4.00), obtuvo un

resultado promedio de

2.67, por tal motivo se

declara no eficaz este

plan de mejoramiento.

Es importante aclarar

que el código NCR-0378

no requiere reformularse

y se puede finalizar, toda

vez que ya existe una

mejora en ejecución con

código NCR-0456,

solicitado por el Grupo

de Atención al Usuario.

25 NCR-

0412

Gestión de

Asuntos

Políticos

AP - Plan

Operativo

Unión Europea

SECRETARÍA

DE

TRANSPAREN

CIA

NO EFICAZ: Porque las


no lograron eliminar las

causas que generaron el

hallazgo y por ende no

se cumplió con la meta

del plan de

mejoramiento - Plan



operativo con la Unión

Europea aprobado.

26 NCR-

0360

Gestión de

Asuntos

Políticos

AP-MINAS-

Análisis de

datos

indicadores

plan

operativo2014

DIRECCION

PARA LA A.I

CONTRA

MINAS

ANTIPERSON

ALES

NO EFICAZ: Al cierre de

la vigencia fiscal 2015

presentan indicadores

sin el análisis de datos,

lo cual indica que las


no permitieron eliminar

las causas que

generaron el hallazgo.

Estos planes de mejoramientos serán devueltos a los responsables para que

formulen e implementen nuevas acciones que logren eliminar las causas que

generaron la no conformidad.

3.5 Situación Encontrada:

3.5.1 Conclusión de la Auditoria

1. Se recomienda, que se registren las acciones en el aplicativo SIGEPRE,

con el fin de tener registros disponibles en el aplicativo y cumplimiento

oportuno de las acciones por parte de los responsables.

2. Reformular planes de mejoramiento: Implementar acciones correctivas y

preventivas que logren eliminar o prevenir las causas que generaron o

generan la no conformidad real o potencial de los planes de mejoramiento

no eficaces.



3.5.2 Resultado general de la Eficacia de los planes de mejoramiento

A continuación se presenta un resumen general de la evaluación de la eficacia de

planes de mejoramiento del el año 2012 hasta el 2015, así:

MEJORAS 2012 2013 2014 2015 Acumulado

2015

Finalizados 128 100 133 154 598

Eficaces 104 89 120 128 441

No Eficaces 24 11 13 26 74

% de No eficacia 19% 11,00% 9,77% 16,88% 12,37%

Cumplimiento de Metas

2012 %

2013 %

2014 %

2015 %

No eficaces 19 11 9,77 12,37 Meta 18 10,15 10,15 8,5 Porcentaje de cumplimiento 94,44 91,63 96,26 54,47



En el cuadro anterior podemos observar que para la vigencia fiscal 2015 no se

cumplió con la meta propuesta del 8.50% de planes no eficaces, se obtuvo el

12.37%, es decir que el porcentaje de cumplimiento fue del 54.47% y debería

estar como mínimo en el 80%.

Por lo tanto se concluye que de los 598 planes de mejoramiento finalizados, 441

fueron eficacias y 26 no fueron eficaces, por temas la atención oportuna de

PSQR, evaluación del servicio misional, tratamiento del servicio no conforme,

análisis de datos e indicadores, logro de metas y reporte de información oportuna

en el aplicativo SIGEPRE.

6. OPINIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Una vez evaluada la eficacia de los planes de mejoramientos de la vigencia fiscal

2015, se concluye que el Sistema Integrado de la Presidencia de la República –

SIGEPRE, viene implementado acciones correctivas, preventivas y de mejoras

eficaces que han fortalecido la gestión de los procesos y/o dependencias para la

prestación de los servicios internos y externos; sin embargo se requiere fortalecer

la implementación de acciones para la atención oportuna de PSQR, evaluación

del servicio misional, tratamiento del servicio no conforme, análisis de datos e

indicadores, logro de metas y reporte de información oportuna en el aplicativo

SIGEPRE, con el fin de aumentar el nivel de mejoramiento del sistema.


informe eficacia de planes de mejoramiento cierre …€¦ · informe de planes de mejoramiento de...

Documents