informe diagnostico de gestion empresarial organizaciones lecheras

Fe

br

er

o d

e 2

01

1

Febrero de 2011

ALEXANDER FIGUEROA ACEVEDO ECONOMISTA UPTC

DIAGNOSTICO

EMPRESARIAL

*RESULTADOS

PROCESO EXPLORATORIO DE NUEVAS

POSIBILIDADES DE MERCADO PARA

ORGANIZACIONES LECHERAS DE BOYACA

COAGROSOTAQUIRA

COBINAGA

COOMELAC

GANAQUI

MOTALAC

AGRONIT

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL *RESULTADOS |ECONOMISTA. ALEXANDER FIGUEROA ACEVEDO [email protected]

Cel.: 310 7500427

2

INFORME DE GESTION

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

- RESULTADOS -

PROCESO EXPLORATORIO DE NUEVAS

POSIBILIDADES DE MERCADO PARA

ORGANIZACIONES LECHERAS DE BOYACA

ELABORADO POR:

ALEXANDER FIGUEROA ACEVEDO

ECONOMISTA UPTC

SOGAMOSO, FEBRERO 28 DE 2011


Cel.: 310 7500427

3

CONTENIDO

PAG

ANTECEDENTES 4

PRESENTACION 5

OBJETIVO GENERAL 6

OBJETIVOS ESPECIFICOS 6

JUSTIFICACION 7

ASPECTOS METODOLOGICOS 7

IDENTIFICACION DE LAS ORGANIZACIONES 8

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL INTEGRAL 11

MATRIZ DOFA (FACTORES INTERNOS) 12

MATRIZ DOFA (FACTORES EXTERNOS) 16

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL ESPECIFICO 20

ASPECTO FINANCIERO 21

ASPECTO DE CLIENTES 22

ASPECTO DE PROCESOS INTERNOS DE PRODUCCION Y OPERACIÓN 25

ASPECTO DE RECURSOS HUMANOS 27

RECOMENDACIONES 30


Cel.: 310 7500427

4

El análisis fue realizado en los municipios de Aquitania, Duitama, Motavita, Nobsa,

Sotaquira y Toca, los cuales son pertenecientes al sector productivo lechero del

departamento. Dicho diagnostico empresarial se hizo en términos de investigación

exploratoria, a favor de los interesados en efectuar un plan de acción para establecer

con claridad el camino a seguir, para la consolidación de la formulación, evaluación y

ejecución de un proyecto que favorezca los aspectos relacionados con la producción

lechera del departamento y el mejoramiento de los niveles de desarrollo del sector en

Boyacá.

El diagnostico empresarial fue un proceso de varios registros realizados a las

organizaciones, los cuales desarrollaban en primera parte un diagnostico integral

mediante una matriz DOFA y en

segunda parte, haciendo referencia

al diagnostico especifico, que

trataba en consideración, aspectos

financieros, aspecto de clientes,

aspecto de procesos internos de

producción y operación, finalmente

se tocaron aspectos de recursos

humanos.

El grado de profundidad en el cual

se registro el diagnostico, se

estableció a nivel informativo para

caracterizar en generalidad los

aspectos relevantes que permiten

tener un panorama integral sobre la

identificación y conocimiento de

problemáticas del sector lechero

boyacense y, así, establecer un plan de acción que oriente el devenir de las

organizaciones para un eventual proyecto de inversión.


Cel.: 310 7500427

5

El diagnostico empresarial es un proceso de

varios análisis realizados en las empresas, ya

sean estas, de producción de bienes o

servicios.

Para el caso en particular, esté fue realizado a

organizaciones de producción lechera del

departamento de Boyacá.

El resultado inicial del diagnostico permite

identificar y conocer de forma generalizada

una serie de problemáticas que se presentan

actualmente en el sector. Lo anterior fue hecho con el ánimo de trazar un plan de

acción que oriente el devenir de las organizaciones productoras de leche del

departamento en un eventual proyecto de inversión para el corto o mediano plazo que

les garantice una posición altamente competitiva en el mercado a nivel regional y

nacional.


Cel.: 310 7500427

6

Aplicar la metodologia del diagnostico

empresarial en las organizaciones lecheras de

Boyacá, para indagar posibles causas y

efectos de problematicas que se presentan

actualmente, y que son referidas en primera

parte a los aspectos de gestion empresarial

internos y en segunda parte a los aspectos

externos que estas mismas tienen en terminos

de definir sus relaciones comerciales con otras

empresas y con el mercado actual.

Identificar las organizaciones objeto de estudio

Desarrollar un diagnostico integral

Analizar la gestion financiera

Analizar la gestion con los clientes

Analizar la gestion productiva y operativa

Analizar la gestion de recursos humanos

Formular posibles estrategias y acciones a

tomar en materia de dinamizar la produccion y

comercializacion de los productos lecheros en

Boyacá


Cel.: 310 7500427

7

La cabeza gerencial de toda organización, debe

disponer de una buena parte del tiempo de su

gestion para atender a la identificacion de

problematicas que afectan el curso normal de la

actividad productiva en la cual dinamizan su

mercado.

Esta tarea, conlleva a explorar alternativas

metodologicas para aplicar un diagnostico

empresarial como herramienta fundamental del

proceso de mejoramiento continuo de las

organizaciones en miras de proyectar su actividad hacia el crecimiento productivo y

economico.

El analisis se realizo a 6 organizaciones

de comercializacion lechera de Boyacá

Se hizo una indagacion general a manera

de diagnostico empresarial a cada una de

las organizaciones por separado, en miras

de recolectar informacion

Se aplico un diagnostico integral y uno

especifico

Se realizo el proceso de observacion,

recoleccion, organización, descripcion,

analisis e interpretacion de la serie de

datos obtenidos en las visitas

Se tabularon las respuestas y los calculos

necesarios

Se elaboro un informe escrito como forma de presentacion de los resultados

obtenidos del ejercicio a las organizaciones interesadas en el diagnostico


Cel.: 310 7500427

8

El inicio del diagnostico se efectuo tomando en

consideracion que es indispensable para todo proceso

de exploración contar con la informacion necesaria

para poder identificar a las organizaciones que seran

objeto de estudio, por lo tanto, la reseña de

identificacion y de presentacion de cada ente, fue

estructurada de tal forma que se pudiera establecer en

primera medida, la formalidad de la organización ante

la ley y en segunda medida, los datos especificos de

localizacion y de contacto.

A continuacion se presentan los datos de identificacion de las organizaciones lecheras

que fueron objeto de analisis, durante la fase primaria en el proceso exploratorio de

nuevas posibilidades de mercado para los productos del sector lechero de Boyacá.

IDENTIFICACION DE AGRONIT

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ASOCIACIÓN AGROPECUARIA DE PRODUCTORES Y COMERCIALIZADORES DE NOBSA, IZA Y TIBASOSA AGRONIT

REPRESENTANTE LEGAL BELKIS EDELMIRA RAMÍREZ TRISTANCHO

NIT 900055418-6

FECHA DE CONSTITUCION 9 DE OCTUBRE DE 2005

NUMERO DE ASOCIADOS 160

TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) 313 2834874 FIJO 7 773147- FAX 7773809

CORREO(S) ELECTRONICO(S) DE CONTACTO(S)

[email protected]

DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CENTRO JUVENIL CAMPESINO

CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA BARRIO CAMILO TORRES NOBSA

IDENTIFICACION COAGROSOTAQUIRA

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN COOPERATIVA AGROPECUARIA DE SOTAQUIRA

REPRESENTANTE LEGAL ORLANDO PACAVITA

NIT 900012182-9

FECHA DE CONSTITUCION FEBRERO 5 DE 2005


TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) 310 3208558


[email protected] y [email protected]

DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) VEREDA BOSIGAS CENTRO DE SOTAQUIRA

CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA SECTOR LOTE 4 MUNICIPIO

mailto:[email protected]




Cel.: 310 7500427

9

IDENTIFICACION COBINAGA

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN COOPERATIVA INTEGRAL AGROGANADERA DE BOYACÁ

REPRESENTANTE LEGAL ALBA LUCIA CORREDOR

NIT 826003807-7

FECHA DE CONSTITUCION MARZO 06 DE 2004


TELEFONO(S) DE CONTACTO(S) 7611198-3203015763


[email protected]

DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CARRERA 34 NO 9-50

CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA DUITAMA

IDENTIFICACION COOMELAC

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN COOPERATIVA MULTIACTIVA DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS

REPRESENTANTE LEGAL MANUEL JOSE BAYONA

NIT 900152734-4

FECHA DE CONSTITUCION 11 NOVIEMBRE DE 2006, CÁMARA COMERCIO 30 DE MAYO DE 2007




[email protected]

DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) CAMPAMENTO MUNICIPAL SALIDA A PAIPA

CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA TOCA

IDENTIFICACION GANAQUI

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ASOCIACIÓN GANADERA DE AQUITANIA

REPRESENTANTE LEGAL CARLOS ALBERTO BARRERA ACOSTA

NIT 900268420-6

FECHA DE CONSTITUCION 11 ABRIL DE 2008




[email protected]

DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) VEREDA SISBACA SECTOR JUNCALES

CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA AQUITANIA




Cel.: 310 7500427

10

IDENTIFICACION MOTALAC E.U

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MOTALAC E.U

REPRESENTANTE LEGAL VICTORIA ELISA NIÑO

NIT 900082205-9

FECHA DE CONSTITUCION 26 ABRIL DE 2006


NUMERO DE PROVEDORES 550



[email protected]

DATOS DE UBICACIÓN (DIRECCION) MOTAVITA CENTRO

CIUDAD, MUNICIPIO O VEREDA MOTAVITA

Exhibiendo la reseña de presentacion e identificacion de cada organización,

posteriormente se pasaran a exponer los resultados arrojados por parte del ejercicio de

diagnostico empresarial aplicado a las organizaciones.



Cel.: 310 7500427

11


Cel.: 310 7500427

12

Como instrumento metodologico, la matriz

DOFA se aplico para identificar acciones

viables mediante el cruce de variables, en el

supuesto de que las acciones estrategicas

deben ser ante todo posibles y que la

viabilidad se debe encontrar en la realidad

misma de la situacion actual de las

organizaciones lecheras del departamento.

Luego de estructurar la matriz DOFA, se hace

una preparacion conjunta de una matriz de

impacto, en la cual se muestran tres

categorias, alto, medio y bajo, para con esto tener una consideracion del grado en el

cual la vulnerabilidad de un futuro proyecto podria ser impactado por los aspectos

tenidos en cuenta en la DOFA.

Como elemento final de analisis se permite mediante estrategias cruzadas de los

factores DOFA, plantear acciones que potencien entre si lo positivo resultado del

analisis matricial y generar acciones de contencion para lo negativo, con el animo de

minimizar sus repercusiones a nivel general en caso de optar por un proyecto a futuro.

A continuacion se expone el cuadro de categorizacion de impacto para definir cual es el

riesgo de vulnerabilidad de las organizaciones de manera generalizada.

CATEGORIZACIÓN DE IMPACTO

ALTO

Un punto de alto impacto es aquel que puede llegar a poner en riesgo de fracaso inminente a una organización o proyecto, este implica factores relevantes de inviabilidad y problemáticas con un grado de dificultad alto para una posible solución

MEDIO

Se refiere a aspectos que pueden afectar o poner en riesgo a la organización o al proyecto en determinado momento y escenario de acción, no implica un inminente fracaso, pero si un manejo planificado para cumplir con el objeto de la organización o la ejecución del proyecto

BAJO Puntos que pueden entorpecer a la organización o al proyecto, pero finalmente no representan motivos de éxito o fracaso de una organización o de un proyecto


Cel.: 310 7500427

13

Luego de definir la categorizacion del impacto se elabora la matriz conjunta DOFA e

impacto de los factores internos.

ANALISIS INTERNO

FORTALEZAS IMPACTO

ALTO MEDIO BAJO

Trabajo asociativo

x

Acompañamiento técnico y productivo para los productores de leche

por parte de las asociaciones x

Apoyo en capacitación para los productores de leche por parte de

las asociaciones x

Calidad del producto x

Manejo productivo por personal capacitado y calificado

x

Vías con disponibilidad de acceso

x

Adecuada infraestructura de acopio (almacenaje en tanques de

enfriamiento) x

Laboratorios primarios

x

Cooperación con la comunidad x

La calidad del producto por ser el punto mas importante a la hora de la comercialización

en el mercado local y regional o en cualquiera otro, a nivel nacional e internacional, es

el elemento empresarial-productivo que debe ser tomado con la mas alta consideración,

ya que de la calidad que posean los bienes ofertados en el mercado, depende en gran

medida que los productos sean consumidos por la poblacion o cualquier entidad publica

o privada que desea demandarlos, por lo tanto, el factor “calidad” es considerado dentro

del nivel alto de impacto, ya que una variacion que deteriore tal caracteristica en los

productos lecheros en el plano de interaccion comercial de mercado, pone en gran

riesgo cualquier nivel de demanda real de mercado.

El alto nivel de correlación que existe entre el acopio y la calidad del producto, hace que

este punto sea categorizado dentro de alto impacto, y por lo tanto, puede en

determinado escenario poner en alto riesgo un futuro proyecto de inversion.

La cooperacion con la comunidad es un factor definitivo que en determinado caso

puede limitar o faciltar el desarrollo de los planes de acción de las organizaciones, por

lo tanto su nivel es de alto impacto.


Cel.: 310 7500427

14

En relación a la categoria de medio impacto, el trabajo asociativo, el acopañamiento

tecnico y productivo, de capacitación por parte de las organizaciones a sus asociados y

el manejo productivo por personal calificado, son elementos manejables que dentro de

una buena planeación de recursos humanos, se pueden cubrir en caso de alguna

falencia que pueda en determinado momento poner en riesgo al proyecto. En referencia

a laboratorios primarios, el manejo que se tiene de estos por parte de las

organizaciones, está enfocado a brindar un producto de calidad para los demandantes

de esté (grandes empresas productoras de leche), por lo tanto, si existiere la posibilidad

de que en determinado momento el proyecto estuviera en algun riesgo por parte de

esté elemento, no seria inminente el fracaso, ya que se puede cubrir con un buen

trabajo de apoyo en red de mas laboratorios de todas las organizaciones.

Finalmente las vias de acceso aunque son importantes para la actividad de cualquier

organización, debido a que la conexión que se debe hacer entre las unidades

operativas (fincas) y el acopio se debe mantener con relativa facilidad para no tener

traumatismos en la recoleccion del producto ni en el flujo de información directa entre

los lecheros y el acopio, resulta ser categorizado en el nivel de menor impacto, debido a

que no afecta en mayor medida el trabajo colectivo interno de la organización.

ESTRATEGIAS FO (de crecimiento)

FORTALEZA

OPORTUNIDAD

Crear un programa de acciones de capacitación técnica y

productiva para todos los asociados de las organizaciones,

donde se manejen temáticas referidas al campo técnico,

productivo, cooperativo, empresarial y financiero, en miras

de estandarizar el manejo de cada unidad operativa para

plantear un manejo de bloque productivo enfocado a

mejorara la calidad y composición de la leche, para

desarrollar una comercialización cada vez mas estructurada

a nivel regional.

Iniciar los procesos de gestión de la calidad en las

asociaciones y cooperativas.

Generar acciones que fortalezcan la cadena productiva y

comercial de la leche en Boyacá


Cel.: 310 7500427

15

ANALISIS INTERNO

DEBILIDADES IMPACTO

ALTO MEDIO BAJO

Falta de compromiso por adelantar acciones beneficiosas por parte

de los asociados x

Baja implementación de buenas practicas de manejo x

Falta de disposición para la vía comunicativa de las organizaciones

y sus asociados x

Falta de control interno para los productores (manejo

administrativo, financiero, económico, productivo y de recursos

humanos)

x

Bajo componente tecnológico en las labores productivas

x

Inexistencia de un laboratorio avalado por organismos de control

públicos o privados, que garanticen y respalden la calidad del

producto ante grandes comercializadoras de leche

x

Bajos niveles de planes de producción principal y de derivados x

Poco interés en la gestión de proyectos por parte de los productores

x

La falta de compromiso por emprender acciones beneficiosas para la asociacion, la baja

implementación de buenas practicas de manejo y el bajo nivel de planeación

productiva, hacen que el riesgo sea alto, debido a que en determinado momento por

falta de desarrollar estos elementos dentro de la organización, se pueden ver

estancados los objetivos empresariales de las organizaciones, se presentarian bajas

consistentes de la producción y se comprometeria la calidad del producto a ofertar, por

lo tanto, un mal manejo de los anteriores elementos, pone en alto riesgo a las

organizaciones y las dejarian en mala posicion dentro de la interacción del mercado.

Entre las debilidades de las organizaciones, la baja disposición para fortalecer las vias

de comunicación entre la comunidad productiva de las organizaciones, los bajos niveles

de sistemas de control interno, la falta de componente tecnologico incorporado a la

produccion, la inexistencia de un laboratorio avalado por entes de contro publicos y/o

privados y el poco interes por formular proyectos por parte de las asociaciones, hacen

que cualquier tipo de proyecto que se emprenda, se someta a tener en determinado

momento un mediano riesgo de fracaso, que aunque no es inminente, podria impactar

importantemente en el uso de recursos del proyecto, debido a que estas debilidades se

convierten en desajustes estructurales que hay que corregir al corto plazo.


Cel.: 310 7500427

16

ESTRATEGIAS DA (de fuga)

DEBILIDAD

AMENAZA

Estructurar planes de contención ante bajas de producción

debido a factores climatológicos

Generar un acercamiento más activo con los entes

estatales, mediante propuestas de trabajo que hagan que

se creen compromisos entre los productores de leche de

Boyacá y las administraciones a nivel local, departamental y

nacional

Abrir más líneas de producción de derivados de la leche,

como forma de aprovechar todo el potencial de aplicación

productiva de la leche

Estructurar una industria láctea boyacense que tenga una

base competitiva definida y organizada

Establecer una banda de precio (con un techo y un piso)

para la comercialización de leche en el departamento

luego de haber visto el analisis DOFA para

los factores internos, a continuacion se

expondran los resultados del analisis DOFA

de los factores externos, asociados a las

oportunidades y amenazas que enfrentan

las organizaciones dentro del marco actual

de producción y comercialización de leche

en el departamento. El tratamiento de estos

factores sera de igual forma que el referido a

los factores internos.


Cel.: 310 7500427

17

ANALISIS EXTERNO

OPORTUNIDAD IMPACTO

ALTO MEDIO BAJO

Mejoramiento de la calidad y la composición de la leche por medio

de programas de genética x

Elevación de niveles óptimos de pastos mediante programas

enfocados hacia el mejoramiento de praderas x

Posicionamiento productivo y comercial a nivel regional y nacional x

Facilidad en líneas de comercialización de insumos

x

Alto nivel de colaboradores a nivel interdisciplinar disponibles para

apoyo de las organizaciones x

Estructuración y fortalecimiento de cadena productiva y comercial

de productos lácteos x

Implementación de procesos de gestión de la calidad x

Facilidad al acceso de líneas de crédito financiero x

Volúmenes de producción x

Conocimiento de los procesos productivos por parte de productores

x

Gestión de proyectos ante entidades publicas o privadas para

captación de recursos que fortalezcan a las organizaciones x

El posicionamiento de las organizaciones en el mercado lechero, el estructuramiento y

fortalecimiento de la cadena productiva y comercial, la implementación de procesos de

gestión de la calidad, el acceso a recursos financieros y los volumenes de produccion,

son factores que tratados desde la optica de oportunidades, aseguran un nivel solido

competitivo para el choque con el mercado, sin embargo, la carencia de estos mismos,

determina en gran medida el éxito de la actividad de las empresas en el intercambio,

por lo tanto, en este punto es importente tratar estos factores como de alto riesgo para

el proyecto, debido a la importancia que estas oportunidades tienen en la tarea de

emprender un plan de abastecimiento que cubra una importante porcion de la demanda

de leche de la region a corto, medio y largo plazo.

En terminos de mejorar la calidad y composicion de la leche y optimizar insumos para la

produccion (pastos, vacunas, abonos,suplementos alimenticios, etc), se puede decir

que las organizaciones deben manejar estos elementos desde un punto medio de

riesgo para un eventual proyecto de inversion, ya que las implicaciones que estos

tienen, no determinaran finalmente el éxito o fracaso del proyecto, pero si pueden traer

paros de ejecucion de actividades, y estas tienen que ser corregidas para dar un

transito dinamico- productivo eficiente.


Cel.: 310 7500427

18

El apoyo interdisciplinar y el conocimento de los procesos de produccion que tienen las

organizaciones, representan un nivel medio de riesgo, y puede ser manejado a corto

plazo, a traves de una buena planificación de demanda de recursos humanos.

Finalmente la gestión que se haga con entes estatales y privados para apoyo desde

diferentes frentes como, el financiero, tecnico, productivo, etc, puede brindar elementos

que en determinado momento sirvan como contencion ante anomalias del mercado, y, a

partir de esta situacion lograr un mejor nivel competitivo en la industria lechera

departamental y nacional.

ESTRATEGIAS DO (de supervivencia)

OPORTUNIDAD

DEBILIDAD

Formular proyectos que tengan como finalidad la

incorporación tecnológica a la producción lechera y

exponerlos a entes estatales y organizaciones extranjeras

que apoyen la actividad primaria de países en vías de

industrialización

Realizar acciones de motivación empresarial dentro de las

organizaciones

Crear un centro de laboratorio especializado y avalado por

los entes de control, para garantizar y respaldar la calidad de

la leche que se produce y comercializa.

ANALISIS EXTERNO

AMENAZA IMPACTO

ALTO MEDIO BAJO

Factores climatológicos x

Políticas gubernamentales x

Tratado de libre comercio x

Fallas mecánicas en equipamiento de producción y control

x

Fallas en infraestructura publica (energía, alcantarillado, agua,

internet, telefonía, transporte, vías, etc.) x

Variación del nivel de precios de mercado x

Competencia con grandes marcas x

Competencia con productores de bienes derivados de la leche

(quesos, yogurt, etc.) x


Cel.: 310 7500427

19

Desde el plano de amenazas, estas representan un alto riesgo de fracaso de los

proyecto. Pero si bien es cierto que son muy dificiles de minimizar o ontener su impacto,

hay estrategias que lo hacen, lo cual demanda una planeación o una directriz bastante

habil para hacerles frente, por lo tanto aunque una manera efectiva de afrontar una

amenaza es anticiparla y esquivarla, a traves de un buen plan de contencion se puede

salir bien librado de su impacto.

A nivel de medio riesgo, la competencia y la infraestructura fisica con que se dispone,

aunque es una amenaza a corto plazo, puede ser manejada igualmente con acciones

que irian dentro de un plan de contencion.

ESTRATEGIAS FA (de supervivencia)

AMENAZA

FORTALEZA

Formular un plan estratégico de contención para activar la

demanda cuando esta se encuentre inactiva, en miras de no

afectar la oferta y mantener al mercado en nivel de equilibrio

para no afectar, precios, producción y comercialización de los

productos


Cel.: 310 7500427

20


Cel.: 310 7500427

21

El analisis especifico supone establecer la realidad

en que está la organización desde diferentes

aspectos a considerar, los cuales sirven como

información para un posterior plan de mejoramiento

y/o plan de acción.

A continuacion se expondra la información

proveniente del aspecto financiero a nivel general de

las organizaciones.

Fuente: Datos emanados por parte de 6 organizaciones lecheras de boyaca

El anterior grafico muestra que las organizaciones manejan una documentación y

registro mayormente referido a balance general anual y estado de perdidas y

ganancias, con una participación del 83%, lo cual indica que la mayoria de

organizaciones desarrollan los mencionados estados contables durante su actividad. El

67% de las organizaciones, elaboran flujos de caja, y el 50% de las mismas llevan un

plan de inventarios.

El 33% de las organizaciones tienen definida su estructura de costos, programas de

presupuesto por area de gestión, plan de compras, plan de inversiones y balances

periodicos (mensuales, trimestrales, semestrales).

BALANCE GENERAL ANUAL

BALANCES PERIODICOS (MENSUAL, TRIMESTRAL, SEMESTRAL)

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

FLUJO DE CAJA

PLAN DE INVERSIONES

PLAN DE COMPRAS

PLAN DE INVENTARIOS

PROGRAMA DE PRESUPUESTOS POR AREA DE GESTION

ESTRUCTURA DE COSTOS GENERALES (OPERATIVOS Y FIJOS)

RELACION DE COSTOS Y PRODUCCION

RELACION DE COSTOS Y AREA EN PRODUCCION

RELACION DE UTILIDADES Y PRODUCCION

RELACION DE UTILIDADES Y AREAS EN PRODUCCION

83%33%

83%67%

33%33%

50%33%33%

17%17%17%17%

ASPECTOS FINANCIEROS(DOCUMENTACION Y REGISTRO)


Cel.: 310 7500427

22

Finalmente el 17% de las organizaciones dentro de sus unidades operativas (fincas),

utilizan relaciones de utilidad/area en produccion, utilidades/produccion, costos/area en

produccion y costos/produccion.

El segundo aspecto del analisis especifico, radico su

estructura en la relación respecto al manejo de clientes

de las organizaciones dentro de su actividad, para lo cual

se tomarón en cuenta elementos del establecimiento de

la base de clientes consistente en llevar un registro

(escrito o en medios informáticos), de la cantidad de

clientes y sus respectivos datos de ubicación y contacto,

área de ubicación de clientes, número aproximado de

clientes y principales necesidades que se perciben al

momento de comercializar el producto y finalmente se

toco la relación con el aliado o aliados comerciales y las problemáticas y principales

necesidades en la comercialización con estos mismos


El grafico anterior muestra que el 80% de las organizaciones tienen establecida su base

de clientes (productores asociados), y de estas el 80% guarda cercania con los mismos,

lo cual indica que las organizaciones, en cuanto a contacto y ubicación con sus clientes

pueden realizar un manejo eficiente que les permita tomar acciones con un flujo de

informacion aceptable.

En cuanto a proximidad, las organizaciones guardan relativa cercania con sus

asociados, esto es relevante si se generan acciones que tengan que manejar aspectos

BASE DE CLIENTES CERCANIA DE CLIENTES

80% 80%

ASPECTO DE CLIENTES


Cel.: 310 7500427

23

de macrolocalización como factor estrategico. Aunque el 80% de los clientes de las

organizaciones se ubican en cercanías a estas, existe un 20% que presenta una

importante consideración en términos de distancia, lo cual influirá de manera directa en

el manejo operativo que se haga con estos, además hará establecer una ponderación

especial para el manejo financiero y económico a la hora de la comercialización.

La informacion generalizada respecto a elementos de manejo de clientes es la

siguiente:

El numero aproximado de asociados que tienen las 6 organizaciones en su conjunto

es de 369 y para el caso de MOTALAC E.U es de 550 provedores

Las principales necesidades de los clientes son;

Control en la variabilidad de precios

Errores en la medición de las cantidades de leche

Mal manejo de volúmenes de leche

Regular eficiencia en el transporte

Los principales aliados comerciales son;

Alqueria

Algarra

Colanta

Parmalat

Principales necesidades de aliado comercial;

Tecnificación de la producción

Sistema de información de seguimiento y control productivo

Altas exigencias en los niveles de calidad

Altos parámetros de aceptación del producto (acidez)

Problematicas en comercializacion con aliado

Restricción de volúmenes de producción en panoramas de oferta activa de leche

Devoluciones por no cumplimiento de estándares de compra

Variaciones en los precios de compra, algunas veces sin previo aviso


Cel.: 310 7500427

24

Medidas no comparativas entre el aliado y el productor

Diferencias del peso de la leche entre aliado y productor

Autoritarismo en la ponderación de estándares de aceptación de calidad de la

leche

La distribucion geografica de las organizaciones es la siguiente;

Las organizaciones tienen cubrimiento en gran parte del departamento, las

ciudades y municipios integrantes son; Iza, Nobsa, Tibasosa, Sogamoso, Toca,

Motavita, Duitama, Tunja, Belen, Paipa, Santa Rosa, Aquitania y Sotaquira. Así

mismo integran a un numero importante de veredas aledañas a las ciudades y

municipios señalados anteriormente.


Cel.: 310 7500427

25

El análisis del aspecto de procesos internos de

producción y operación, pretende describir en

forma clara y enfática el proceso productivo,

teniendo en cuenta de hacerlo en sentido

sistémico, con el orden de la serie de actividades

que se realizan durante todo el proceso de

producción

A nivel de procesos internos de producción y operación, las organizaciones llevan

actividades de acopio de forma tecnificada, utilizando tecnicas de recolección y

manipulación para una adecuada labor de acopio lechero, algunas de estas cuentan

con laboratorios basicos de pruebas para la calidad de la leche.

ACTIVIDADES DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL PROCESO

PRODUCTIVO DEL ACOPIO

RECEPCIÓN DE LECHE Entrega la leche por parte del lechero

MEDICION DE LA CANTIDAD DE LECHE

Con la varilla de litros se mide la cantidad de leche de las cantinas

PLANILLADO Se compara la leche que se recibe con la que el lechero entrega, mediante una planilla que tiene información del productor

PRUEBA DE ALCOHOL Se realiza la prueba de alcohol

PRUEBA DE ACIDEZ Se realiza la prueba de acidez

PESO O LACTÓMETRIA Se realiza la prueba de lactometria

PRUEBA DE ANTIBIÓTICO Se realiza la prueba de antibiótico

PRUEBA DE ADULTERANTES

se realiza la prueba de adulterantes

ENFRIAMIENTO Luego de las pruebas se pasa a enfriar mediante placas de enfriamiento y banco de hielo.

MANEJO DE LA LECHE EN EL TANQUE DE ENFRIAMIENTO

La leche luego de tener un proceso de enfriamiento externo, se coloca en el tanque para que esté de forma hermética, conserve la temperatura optima de conservación de la leche, además se adiciona un trabajo de revolverla para que no se deteriore su calidad

ALMACENAJE Luego de enfriar se almacena en el silo o tanque, allí demora la leche aproximadamente 18 horas

DESPACHO DE LECHE Se despacha la leche desde el tanque hasta el contenedor del vehículo

LAVADO DE TANQUE con detergentes o agua se lava el tanque para luego desinfectar, luego el tanque vacio dura dos horas para esperar nueva leche


Cel.: 310 7500427

26

En tres organizaciones visitadas se vio que llevan un manejo de acopio adecuado del

producto, aunque las pruebas que se deben practicar a la leche que llega, presenta

variacion a su tratamiento, es decir, algunas pruebas se realizan y otras no.

En una organización se eviencio que la recepción de la leche pone en riesgo de

contaminacion al producto, ya que los vehiculos que lo descargan se acercan mucho a

las cantinas y no apagan los motores, razon por la cual particulas toxicas son lanzadas

dentro de un ambiente que tiene que ser lo mas posible libre de contaminantes.

En dos organizaciones, aunque existen acopios, estos no estan actualmente en

funcionamiento.

En referencia a las labores de extraccion de leche, en mayor medida se realizan de

forma convencional, en estas actividades de finca, es poca la utilizacion de recurso

productivo tecnologico, ya que se carece de esté.

ACTIVIDADES DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DEL PROCESO DE

EXTRACCION DE LECHE

POSICIONAR Se llevan las vacas al sitio de ordeño

COMIDA Se le suministra alimento concentrado mientras se ordeña

MANEAR Se amarran las patas con guantes caucho

PRESELLADO Se lavan los pezones con solución especial

DESPUNTE Se sacan los dos primeros chorros de cada pezón

LAVADO Se lavan los pezones con agua

SECADO Se secan los pezones con papel periódico

EXTRACCIÓN Mediante movimientos con la mano se extrae la leche de la vaca

SELLADO Se pone en un recipiente especial para introducir el pezón y sellarlo en solución de yodo

DESMANEAR Se desamarra las patas

PRADERA Se lleva la vaca a la pradera

El establecer los factores de relevancia en la producción es una acción de análisis que

determina de forma clara el manejo de las unidades de producción de las

organizaciones.


Cel.: 310 7500427

27


El grafico anterior indica que el 50% de las unidades operativas de las organizaciones

realizan de forma sistematica y estructurada, el plan de manejo de pastos y suelos,

esquema de manejo sanitario, plan de manejo alimentario de las vacas y pondera

indicadores economicos y financieros en sus unidades.

El 33% de las unidades operativas y organizaciones realizan el plan logistico, plan de

distribución y comercialización, plan de ventas y promoción, esquema de capacidad

instalada y ocupada, esquema de manejo de infraestructura fisica, planes de

reproduccion y llevan una desarrollo de planeacion estrategica.

Finalmente el 17% de las organizaciones, estructura un plan de producción general

para sus unidades operativas.

El análisis del manejo de los recursos humanos de las

organizaciones se enfoco en establecer las actividades del

direccionamiento organizacional, el acervo de capital

humano y el plan de recursos humanos, lo anterior tomando

como parámetro de ponderación de resultados el sistema de

Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) del SGC1 para

clasificar el manejo que han tenido las organizaciones

respecto al factor de recursos humanos.

1 Sistema de gestión de la calidad

PLANEACION ESTRATEGICA

INDICES ECONOMICO-FINANCIEROS

PLAN DE MANEJO ALIMENTARIO DE LAS VACAS

PLANES DE REPRODUCCION ESTABLECIDOS

ESQUEMA DE MANEJO SANITARIO

ESQUEMA DE MANEJO Y DE INFRAESTRUTURA FISICA

ESQUEMA DE CAPACIDAD OCUPADA E INSTALADA

PLAN DE MANEJO DE PASTOS Y SUELOS

PLAN DE PRODUCCION

PLAN DE VENTAS Y PROMOCION

PLAN DE DSITRIBUCION Y COMERCIALIZACION

PLAN LOGISTICO

33%50%

50%33%

50%33%33%

50%17%33%33%33%

ASPECTO PROCESOS INTERNOS DE PRODUCCION Y OPERACION(FACTORES DE RELEVANCIA EN LA PRODUCCION LECHERA)


Cel.: 310 7500427

28

ASPECTO DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIONAMIENTO

ASPECTO A PONDERAR ALTA MEDIA BAJA

PLANEACION 17% 50% 33%

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

AREA ADMINISTRATIVA 0% 67% 33%

AREA TECNICA DE PRODUCCION 17% 50% 33%

AREA OPERACIONAL 17% 67% 17%

AREA DE VENTAS Y MERCADEO 0% 50% 50%

OTRAS AREAS 0% 0% 0%

DIRECCION 67% 0% 33%

CONTROL 33% 50% 17%

ALTA Se establece con base en el ciclo PHVA de mejoramiento, en el cual se planea, se

hace, se verifica y por ultimo se actúa para fijar acciones de mejoramiento

MEDIA Existe una consideración al ciclo PHVA, sin embargo algunas acciones no se

planifican, se hacen, se verifican y se actúa de acuerdo a las recurrencias de una eventualidad

BAJA No se establece ningún sistema de trabajo con base en el ciclo PHVA de

mejoramiento, en el cual se planea, se hace, se verifica y por ultimo se actúa para fijar acciones de mejoramiento


En referencia a los aspectos de recursos humanos, la gestión de planeación sobresale

por tener un manejo en categoria media, seguida por una baja planeación y finalmente

las organizaciones que llevan una alta planeación se ubican en el ultimo lugar.

El area de organización funcional es manejada en un su mayoria por un nivel medio de

gestión, seguido de un nivel bajo y por ultimo un nivel alto.

Respecto al area de dirección es ejercida en la mayoria de las organizaciones en un

nivel alto, y en menor proporción en nivel bajo, no hay gestion de nivel medio en este

aspecto de dirección.

El control de la organización es ejercido en nivel medio, seguido de un nivel alto y por

ultimo del nivel bajo.

Finalmente de acuerdo a lo anterior, sobresale en el proceso de direccionamiento de las

organizaciones, que estas se ubican en un nivel medio de gestión mayormente, seguido

del nivel bajo y dejando en ultimo termino la gestión que se debe realizar en el nivel


Cel.: 310 7500427

29

alto, indicando que aunque las organizaciones llevan un manejo de su direccionamiento

en referencia a los recursos humanos, es indispensable aplicar un manejo mas

estructurado de acuerdo a la actividad que realizan.

En referencia a la identificación de las personas claves para el desarrollo de la actividad

productiva de las organizaciones, desde el punto de vista de capital humano, se pudo

evidenciar que, estás cuentan con el suficiente apoyo profesional para elaborar planes

de mejoramiento que propendan a elevar el nivel de gestión empresarial de las

organizaciones.

Identificacion del personal de colaboradores. Las organizaciones cuentan con un

importante capital humano, lo cual indica que cualquier acción que se tome para la

formulación, evaluación y ejecución de un proyecto de inversión futuro, estará

respaldado por un equipo interdisciplinar como apoyo para tal finalidad, entre ellos

se tienen:

Administradores de empresas agropecuarias

Contadores

Abogados

Veterinarios

Analista de control de calidad

Ingenieros agrónomos

El plan de recursos humanos de las organizaciones no se establece debidamente

estructurado en consideración a:

Determinar la repercusión de los objetivos organizacionales en las unidades

integrantes de la organización

Definir las habilidades, conocimientos y número total de empleados que se

necesitan para alcanzar los objetivos de la organización

Determinar las necesidades adicionales netas de recursos humanos en

contraposición a la planta de trabajadores actual

Desarrollar planes de acción de recursos humanos para las necesidades de

demanda laboral


Cel.: 310 7500427

30

1. Elaboración de planes de mejoramiento de gestión empresarial dentro de las

organizaciones

2. Generación de una mesa de trabajo para:

a. Estipular un plan de acción y cronograma de trabajo que conlleve a la discusión

de un proceso formal de exploración de nuevas opciones de mercado para la

producción lechera de las organizaciones de Boyacá

b. Estructurar un plan de estratégico para la producción lechera en el departamento

c. Formular un estudio de mercado para establecer la dinámica actual y potencial

de la producción lechera a nivel regional y nacional

d. Formular y evaluar un proyecto de inversión que exponga la viabilidad financiera

de determinada opción de negocio

informe diagnostico de gestion empresarial organizaciones lecheras

Documents